Makalah Prinsip-prinsip AKK “Fungsi-

fungsi Manajemen”
December 9, 2012delfistefani 3 Comments

Tugas

PRINSIP-PRINSIP ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN

“Fungsi-fungsi Manajemen”

Disusun Oleh:

DELFI LUCY STEFANI

F1D2 11035

JURUSAN KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS HALUOLEO
 2011

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi Kebijakan Kesehatan adalah cabang dari ilmu Administrasi yang

khususnya mempelajari bidang kesehatan suatu masyarakat. Ilmu Kesehatan
Masyarakat adalah cabang ilmu kesehatan yang mempelajari kondisi-kondisi dan
kejadian-kejadian sehat dan sakit pada masyarakat.

Pengertian administrasi dapat didekati dari dua pengertian, yaitu sebagai unsur statis
administrasi (organisasi) dan sebagai unsur dinamis administrasi (manajemen).

Organisasi merupakan suatu wadah/institusi/kelompok/ikatan formal di mana

terdapat orang-orang yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen merupakan suatu proses/kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh

anggota-anggota organisasi untuk menggerakkan unsur-unsur manajemen dalam
mencapai tujuan tadi. Macam-macam kegiatan/aktivitas kerja sama tersebut dapat
disebut sebagai fungsi manajemen. Manajemen dipimpin oleh seorang manajer yang
dalam kepemimpinannya ia mengenakan atribut kepemimpinan tertentu (leadership).

Manajemen sendiri memiliki lima fungsi yakni planning (perencanaan), organizing

(pengorganisasian), actuating (penggerakan), controlling (pengawasan), dan
evaluation (penilaian). Masing-masing fungsi tersebut mempunyai peran serta
manfaat sendiri dalam suatu manajemen yang akan dijelaskan lebih lanjut dalam
makalah ini.

1.2 Rumusan Masalah

Dalam makalah ini rumusan masalah yang akan dibahas adalah

1. Apa saja pengertian dari masing-masing fungsi manajemen?

2. Apa saja tujuan dan manfaat dari masing-masing fungsi manajemen tersebut?

1.3 Tujuan dan Manfaat

Tujuan dan manfaat yang diharapkan melalui makalah ini adalah

1. Mahasiswa dapat mengetahui pengertian dari masing-masing fungsi

manajemen.
2. Mahasiswa dapat mengetahui tujuan dan manfaat dari masing-masing fungsi
manajemen.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Planning (Perencanaan)

Pengertian

Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber
yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara
keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi
berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat
apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan
perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi,

membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas
kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi
manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal.Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap

anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk
mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan
perencanaan.Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk
manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat
mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama,
dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana,
departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan,
sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer

membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan,
memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk
menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan.Dengan kerja yang terarah

dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi
pemborosan.Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi
dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan
dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses
pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan
kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja
perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan
antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu
sendiri (plan).

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh
organisasi.Sasaran sering pula disebut tujuan.Sasaran memandu manajemen membuat
keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated
goals) dan sasaran riil.Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada
masyarakat luas.Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan
tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen.
Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya
untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah
sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan.Sasaran riil hanya dapat
diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai
sasarannya.Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional.Pada pendekatan ini,
manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh
bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci.Bawahannya itu
kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai
tingkat paling bawah.Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah
orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan.
Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan.
Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti
“tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga
bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi
maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO.Pada

pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak
saja, tetapi juga oleh karyawan.Manajer dan karyawan bersama-sama membuat
sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa
dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa
kelemahan dalam pendekatan MBO.

Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan

banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang
sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi
sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang.
Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang
menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai
tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-
tindakan penting lainnya.Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu,
kekhususan, dan frekuensi penggunaannya.Berdasarkan cakupannya, rencana dapat
dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional.Rencana strategis adalah
rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana
operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang
dan rencana jangka pendek.Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai
rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang
memiliki jangka waktu satu tahun.Sementara rencana yang berada di antara keduanya
dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana
spesifik.Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines
secara umum, tidak mendetail.Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya
untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus
dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun
tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara
detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain
menyuruh karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah
mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau
standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali
saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai
penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah
rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya
adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

Batasan Perencanaan

Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah

kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya
yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun
langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.

Dalam buku-buku manajemen dijelaskan berbagai batasan tentang perencanaan. Dari

batasan di atas, perencanaan akan menjadi efektif jika perumusan masalah sudah
dilakukan berdasarkan fakta-fakta, dan bukan berdasarkan emosi atau angan-angan
saja. Fakta-fakta diungkap dengan menggunakan data untuk menunjang perumusan
masalah. Perencanaan juga merupakan proses pemilihan alternative tindakan yang
terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan juga merupakan suatu
keputusanuntuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang, yaitu suatu tindakan
yang diproyeksikan di masa yang akan datang. Salah satu tugas manajer yang
terpenting di bidang perencanaan adalah menetapkan tujuan jangka panjang dan
pendek organisasi berdasarkan analisis situasi di luar (eksternal) dan di dalam
(internal) organisasi.

Manfaat Perencanaan

Ada beberapa manfat yang dapat diperoleh oleh staf dan pimpinan jika organisasi
memiliki sebuah perencnaan. Mereka akan mengetahui:

1. Tujuan yang ingin dicapai organisasi dan cara mencapainya.

 1. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan.
2. Jenis dan jumlah staf yang diinginkn dan uraian tugasnya.
3. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang
diperlukan.
1. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan.

Selain itu, dengan perencanaan akan diperoleh keuntungan sebagai berikut:

1. Perencanaan akan menyebabkan berbagai macam aktivitas organisasi untuk

mencapai tujuan tertentu dan dapat dilakukan secara teratur.
2. Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak
produktif.
3. Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai
karena dalam perencanaan ditetapkan bernagai standar.
4. Perencanaan memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya,
terutama untuk fungsi pengawasan.

Sebaliknya, pimpinan dan staf organisasi juga perlu memahami bahwa perencanaan
juga

memiliki kelemahan, yaitu:

1. Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta-fakta di

masa yang akan datang dengan tepat.
2. Perencanaan yang baik memerlukan sejumlah dana.
3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis bagi pimpinan dan staf karena
harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai.
4. Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif. Gagasan baru untuk
mengadakan perubahan harus di tunda sampai tahap perencanaan berikutnya.
5. Perencanaan juga akan menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh
staf.

Dengan perencanaan yang tersusun lengkap, seorang manajer dan seorang staf akan
mengetahui dengan jelas arah sebuah program atau proyek. Mereka akan mengetahui
jenis dan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan program/proyek,
jumlah dan kualifikasi staf yang dibutuhkan untuk melaksanakan program/proyek
tersebut, model pengawasan yang harus dilaksanakan oleh manajer atau mereka yang
diserahi tugas sebagai penanggung jawab program/proyek. Karena perencanaan juga
mengandung keuntungan dan kerugian, para manajer program sebaiknya
mengantisipasi hambatan tersebut pada saat penyusunan rencana. Jika hal tersebut
memang terjadi, hambatan tersebut akan menghambat pelaksanaan program atau
proyek di lapangan. Hal ini harus sudah diwaspadai dan diantisipasi sebelumnya oleh
para penyusun perencanaan.

Langkah-langkah Perencanaan

Langkah awal untuk menyusun perencanaan dapat dimulai dengan sebuah gagasan
atau cita-cita yang terfokus pada situasi tertentu. Sebagai suatu proses, perencanaan
kesehatan mempunyai beberapa langkah :

1. Analisis Situasi

Analisis situasi adalah langkah pertama proses penyusunan perencanaan. Langkah ini
dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki oleh organisasi (data primer)
atau mengkaji laporan lembaga lain (data sekunder) yang datanya dibutuhkan
observasi dan wawancara. Agar mampu melaksanakan analisis situasi dengan baik,
manajer dan staf sebuah organisasi atau mereka yang diberikan tugas sebagai tim
perencana harus dibekali ilmu epidemiologi, ilmu antropologi, ilmu demografi, ilmu
ekonomi, dan ilmu statistic.

Analisis situasi merupakan langkah awal perencanaan yang bertujuan untuk

identifikasi masalah. Yang dihasilkan dari proses analisis situasi adalah rumusan
masalah kesehatan dan berbagai factor yang berkaitan dengan masalah kesehatan
masyarakat yang sedang diamati serta potensi organisasi yang dapat digunakan untuk
melakukan intervensi. Dari penjelasan di atas, langkah analisis situasi bertujuan
untuk mengumpulkan berbagai jenis data atau fakta yang berkaitan dengan masalah
yg dijadikan dasar penyusunan perencanaan.

1. Mengidentifikasi Masalah dan Prioritasnya

Melalui analisis situasi akan dihasilkan berbagai macam data. Data dianalisis lebih
lanjut menggunakan pendekatanepidemiologi untuk dapat dijadikan informasi
tentang distribusinya di suatu wilayah, berdasarkan kurun waktu tertentu.. Informasi
lain yang perlu dicari adalah bagaimana tanggapan masyarakat tentang kesehatan
masyarakat tersebut dan bagaimana potensi organisasi untuk memeahkannya.
Informasi tersebut dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengambil keputusan tentang
bagaimana puskesmas akan mengembangkan program intervensi.

Apa batasan tentang suatu masalah?

Masalah adalah kesenjangan yang dapat diamati antara situasi/kondisi yang terjadi
dengan situasi/kondisi yang diharapkan, atau kesenjangan yang dapat diukur antara
hasil yang mampu dicapai dengan tujuan yang ingin dicapai.Maslah juga dapat
dirumuskan dalam bentuk hambatan kerja, dan kendala yang dihadapi staf dalam
pelaksanaan kegiatan program.Masalah kesehatan masyarakat adalah suatu penyakit
yang berkembang pada kurun waktu tertentu dan menyerang kelompo-kelompok
masyarakat di suatu masyarakat tertentu. Dengan menggunakan batasan masalah
tersebut dpat dikelompokan ke dalam tiga kategori masalah yaitu masalah kesehatan
masyarakat, masalah manajemen pelayanan kesehatan(masalah program), dan
masalah perilaku (termasuk sikap dan pengetahuan masyarakat tentang penyakit dan
kegiatan program kesehatan).

Model identifikasi masalah akan membantu para manajer program kesehatan di

puskesmas untuk mengkaji suatu masalah kesehatan masyarakat dan factor-faktor
risikonya. Yang perlu dibedakan adalah mana masalah program (input, proses,
output, dan efek) dan yang mana masalah kesehatan masyarakat (outcome/dampak
dari sebuah sistem).

1. Menentukan Tujuan Program

Setelah prioritas masalah kesehatan ditetapkan, manajer program menetapkan tujuan

program. Semakin jelas rumusan maslah kesehatan masyarakat dengan menggunakan
riteria di atas akan semakin mudah menyusun tujuan program. Sebelum rencana kerja
operasional disusun, beberapa pertanyaan berikut ini wajib dipahami oleh tim
perencana:

1. Berapa besar sumber daya yang dimiliki oleh organisasi (potensi organisasi-
How many)?
2. Seberapa jauh masalah kesehatan masyarakat akan dipecahkan (target
program-How far)?
3. Kapan target tersebut akan dicapai (target waktu-When)?

Merumuskan program tujuan operasional berdasarkan jawaban ketiga pertanyaan

tersebut di atas maka bermanfaat untuk :

1. Menetapkan langkah-langkah operasional program

2. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program

4.Mengkaji hambatan dan Kelemahan Program

Langkah keeempat proses penyusunan adalah mengkaji kembali hambatan dan

kelemahan program yang pernah dilaksanakan. Tujuannya adalah untuk mencegah
atau mewaspadai timbulnya hambatan serupa.
Selain mengkaji hambatan yang pernah dialami, juga dibahas prediksi kendala dan
hambatan yang mungkin terjadi dilapangan pada saat program dilaksanakan.

Jenis hambatan atau kelemahan program dapat dikategorikan ke dalam:

1. Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi

Hambatan ini merupakan aspek kelemahan organisasi.Motivasi staf rendah,

pengetahuan dan keterampilan mereka kurang, staf belum mampu mengembangkan
partisipasi masyarakat setempat.

1. Hambatan yang terjadi pada lingkungan

Hambatan geografis (jalan rusak), iklim atau musim hujan, masalah tingkat
pendidikan masyarakat yang masih rendah, sikap dan budaya masyarakat yang tidak
kondusif (masih banyak tabu, salah persepsi, mitos dan sebagainya).Semua kendala
dan hambatan yang bersumber pada lingkungan seperti ini sebaiknya dianalisin pada
saat melakukan kajian terhadap perilaku sehat-sakit masyarakat.Perilaku masyarakat
yang kurang partisipasif merupakan kendala utama pelaksanaan program.

Setelah semua hambatan dianalisis, kemudian ditetapkan langkah-langkah sebagai

berikut:

1. Susun semua daftar hambatan. Hambatan mungkin terjadi pada staf atau para
pelaksana, peralatan, informasi, biaya dan waktu, geografis, iklim, dan peran
serta masyarakat.
2. Pilih hambatan kendala yang dapat dihilangkan, mana yang di anggap sebagai
tantangan untuk dimodifikasi atau dikurangi dan mana yang sama sekali tidak
dapat dihilangkan.
3. Kaji kembali tujuan operasional kegiatan yang sudah disusun, tetapi tetap
waspada dengan berbagai hambatan dan kendala di lapangan.

5.Menyusun Rencana Kerja Operasional

Hambatan (kelemahan) yang bersumber dari dalam organisasi harus dikaji dulu
sebelum KRO disusun. Jika tidak, program yang akan dilaksanakan terhambat oleh
factor internal organisasi. Factor lingkungan di luar organisasi seperti peran serta
masyarakat dan kerjasama lintas sector juga penting di kaji sebagai bagian dari
strategi pengembangan program di lapangan.

Pada saat memasuki fase ini, tim perencana sudah menetapkan tujuan dan target yang
ingin dicapai. Proses perencanaan yang terakhir adalah menetapkan alternative
kegiatan dan sumber daya pendukung. Langkah ini dilakukan sebelum proses
penyusunan RKO. Format senuah RKO yang lengkap terdiri dari:

1. Alasan utama disusunnya RKO (Mengapa program ini dilaksanakan-WHY)

2. Tujuan (apa yang ingin dicapai-WHAT)
3. Kegiatan program (bagaimana cara mengerjakannya-HOW)
4. Pelaksana dan sasarannya (Siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran
kegiatan program-WHO)
5. Suumber daya pendukung (what kind of support)
6. Tempat (dimana kegiatan akan dilaksanakan-Where)
7. Waktu pelaksanaan (kapan kegiatan akan dilaksanakan-When)

Dari penjelsan tentang fungsi perencanaan di atas, perencanaan mengandung lima

unsur penting, yaitu:

1. Unsur tujuan

Tujuan perencanaan harus jelas dirumuskan sesuai dengan hierarkinya.Tujuan

operasional harus mengikuti kaidah penyusunan sebuah tujuan.

1. Unsur kebijakan

Kebijakan dalam perencanaan harus tercermin didalam strategi yang disusun oleh
pimpinan (manajer) untuk mencapai tujuan program.

1. Unsur prosedur

Dalam konsep perencanaan harus jelas standar operating prosedur setiap kegiatan.
Standar unjuk kerja (standar of performance) harus ada karena akan menjadi
pedomen kerja staf di lapangan. Pembagian tugas dan hubungan kerja antara staf
akan tercermin dalam unsur perencanaan ini.

1. Unsur kemajuan/progress

Didalam perencanaan harus di tulis jelas target atau standar keberhasilan program
yang dipakai untuk melakukan evaluasi keberhasilan kegiatan.

1. Unsur program

Program harus disusun berdasarkan prioritas masalah dan prioritas alternative untuk
mencapai tujuan perencanaan.
Tipe Perencanaan yang Digunakan Manajer

a. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)

Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang

b. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)

Perencanaan untuk Jangka waktu 5 tahun atau lebih

c. Perencanaan Strategi

Perencanaan Strategi adalah Kebutuhan jangka panjang dan menentukan

komprehensif yang telah diarahkan.Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa
yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya. Tahap
perencanaan strategi:

1. identifikasi tujuan dan sasaran

2. penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan

3. penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran

4. implementasi perencanaan strategi

5. evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi

Tujuan perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive

advantage).

Manajemen Strategi

Manajemen strategi adalah proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan

menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan
organisasi dalam jangka panjang.

Tahap manajemen strategi:

1. perumusan strategi (strategy formulation)

2. pengimplementasian strategi (strategy implementation)

Strategi yang digunakan organisasi

Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:

1. strategi korporasi (corporate strategy)

Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total.

Srtategi ini digunakan pada tingkat korporasi.

2. strategi bisnis (business strategy)

strategi untuk bisnis satu produk lini.

Strategi ini digunakan pada tingkat divisi.

3. strategi fungsional (functional strategy)

mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.

Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan,
sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll.

d. Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional adalah kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk
mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut.
Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.

Perencanaan operasional yang khas :

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan

metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan

2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan

dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional

3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan

fasilitas & layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan
keperluanpenjualan dan distribusi barang /jasa.

perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan

rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan

e. Perencanaan Tetap (standing plans)

Digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus menerus)

Tertuang dalam : Kebijaksanaan Organisasional , Prosedur dan Peraturan

Kebijaksanaan.

Perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat

berbagai keputusan dan melaksanakan tindakan.

Misalnya : Penyewaan karyawan, Pemberhentian sementara

Prosedur dan aturan

Perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu
sering disebut : Standard Operating Prosedurs (SOPs)

f. Perencanaan Sekali Pakai (single-use plans)

Perencanaan sekali pakai Digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik. Anggaran
menggunakan sumber-sumber untuk mengerjakan aktivitas proyek atau program

Merupakan alat Manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam

sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beranekaragam.

Jadwal Proyek

Menetapkan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan khusus dan
yang menghubung-hubungkan dengan kerangka waktu yang khusus, target kinerja
dan Sumber Daya.

Pendekatan-pendekatan Perencanaan
 1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in

Perencanaan inside-out: terfokus pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan

untuk melakukan yang tebaik yang dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas
organisasi.

Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk

mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang
terjadi.

Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.

2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up

Perencanaan dari atas ke bawah (top-down): manajer dibawah manajer puncak

membuat perencanaan berdasarkan tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.

Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang

lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke
tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam
perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal
untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara
keseluruhan.

3. Perencanaan contingency

perencanaan yang terfokus pada pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi

penentuan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya
perencanaan orisinil tidak sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi
perubahan yang akan datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang
dijalankan.

Dasar-dasar Perencanaan yang Baik

1. forecasting

proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan
datang.è

a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli

b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara
matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)

2. Penggunaan skenario

meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan dtaang atau keadaan
peristiwa yang mungkin terjadi.è

Pengidentifikasian kemungkinan skenario yang berbeda waktunya akan membantu

organisasi beroperasi lebih fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.

3. benchmarking

perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan
menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang.
Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik
dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam
pengoperasiannya.

4. partisipasi dan keterlibatan

perencanaan partisipatif yang aktif: perencanaan di mana semua orang yang mungkin
akan memperngaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu
mengimplementasikan perencanaan-perencanaan tersebut.

5. penggunaan staf perencana

fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi

sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu
komponen perencanaan yang utama.

2.2 Organizing (Pengorganisasian)

Batasan Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur

berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok dan wewenang, dan
pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.
Berdasarkan definisi tersebut, fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk
memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan
personil, financial, material dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
disepakati bersama. Berdasarkan penjelasan tersebut, organisasi dapat dipandang
sebagai wadah kerjasama sekelompok orang –organisasi bersifat statis. Organisasi
juga dapat dikaji dari sisi proses kerjasama. Dalam hal ini organisasi dilihat dari
proses kerjasama staf yang berisi uraian tugas untuk mencapai tujuan –organisasi
bersifat dinamis. Organisasi juga dapat dikaji dari bagaimana pimpinan menggunakan
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi – organisasi sebagai alat pimpinan.

Manfaat Pengorganisasian

Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manajer akan dapat

mengetahui :

1. Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok. Tugas pokok staf dan
prosedur kerja merupakan dokumen dari fungsi pengorganisasian, digunakan
sebagai panduan kinerja staf.
2. Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota atau staf sebuah
organisasi. Hubungan ini akan terlihat pada struktur organisasi.
3. Pendelegasian wewenang. Manajer atau pimpinan organisasi akan
melimpahkan wewenang kepada staf sesuai dengan tugas-tugas pokok yang
diberikan kepada mereka.
4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi. Tugas staf dan
pemanfaatan fasilitas fisik harus diatur dan diarahkan semaksimal mungkin
untuk membantu staf, baik secara individu maupun kelompok mencapai
tujuan organisasi.

Langkah-langkah Pengorganisasian

Ada 6 langkah penting dalam menyusun fungsi pengorganisasian, yaitu :

1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. Tujuan organisasi sudah disusun
pada saat fungsi perencanaan.
2. Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan-kegiatan pokok untuk
mencapai tujuan. Dalam hal ini, pimpinan yang mengemban tugas pokok
organisasi sesuai dengan visi dan misi organisasi. Untuk itu, ia membagi tugas
pokoknya pada staf yang ada. Dari sini akan muncul gagasan
departementalisasi, pengembangan bidang-bidang, seksi-seksi dan sebagainya
sesuai dengan kegiatan pokok.
 3. Menggolongkan kegiatan pokok kedalam satuan kegiatan yang praktis
(elemen kegiatan). Pembagian tugas pokok ke dalam elemen kegiatan harus
mencarminkan apa yang harus dikerjakan oleh staf.
4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan menyediakan
fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya.
Pengaturan ruangan dan dukungan alat-alat kerja adalah salah satu contohnya.
5. Penugasan personil yang cakap yaitu memilih dan menempatkan staf yang
dipandang mampu melaksanakan tugas. Bagian ini perlu dipahami oleh
manajer personalia pada saat mengangkat atau memilih staf pejabat atau yang
akan melaksanakan tugas-tugas tertentu organisasi.
6. Mendelegasikan wewenang.

Prinsip Manajemen Organisasi

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu

dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang
berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari
Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari.

1. Pembagian kerja (Division of work)

2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan, semangat korps

Untuk melaksanakan fungsi pengorganisasian yang baik, perlu dilalui beberapa

langkah sebagai berikut :

1. Kenali sasaran-sasaran yang ingin dicapai.

2. Perinci pekerjaan yang dibutuhkan sampai hal yang sekecil mungkin
3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan
4. Pertegas tugas-tugas dan berikan sasaran yang memadai untuk setiap aktivitas
atau kelompok aktivitas
 5. Berikan tugas-tugas tersebut kepada orang-orang yang bermutu atau yang
dapat dikembangkan secara potinsial
6. Beritahukan kepada setiap anggota tentang kegiatan-kegiatan apa yang
diharapkan olehnya dalam rangka melaksanakan tugas dan hubungannya
dengan perusahaan atau organisasi lannya.

Fungsi Manajemen yang Lazim Ditempuh

1. Membentuk susunan jabatan dan peranan dengan pemberian nama.

2. Membagi pekerjaan yang akan dilakukan , menetapkan tugas-tugas dan
tanggung jawab.
3. Membentuk sistem-sistem kekuasaan dan status formal.
4. Membentuk suatu struktur organisasi untuk melakukan komunikasi-
komunikasi internal.

Model Desain Struktur Organisasi

Ada dua model ekstrem dari desain organisasi, yaitu :

1. Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh

departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang
terbatas, dan sentralisasi.
2. Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas
hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki
jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan
keputusan secara partisipatif.

Macam-macam Struktur Organisasi

1. Organisasi Garis
Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol, ciri-ciri struktur organisasi garis adalah
sebagai berikut :

1. Organisasi masih kecil,praktis dan sederhana

2. Jumlah karyawan sedikit
3. Pimpinan dan semua karyawan saling mengenal
4. Spesialisasi kerja belum tinggi
5. Hanya mengenal satu komando
6. Struktur organisasi sangat sederhana
7. Garis komando dari atas ke bawah, sebaliknya tanggung jawab dari bawah ke
atas

2. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh E.W Taylor. ciri-ciri organnisasi fungsional

adalah sebagai berikut :

1. Setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang

ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.
2. Setiap pimpinan dapat menerima perintah dari pimpinan mana saja asal lebih
tinggi kedudukannya
3. Tidak terlalu menekankan pada struktur hirarki
4. Tanggung jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan.

2.3 Actuating (Penggerakan)

Pengertian Actuating
Fungsi aktuasi/actuating merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerja sama
diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara
efektif dan efisien. Fungsi aktuasi tidak terlepas dari fungsi manajemn lainnya.
Fungsi penggerak dan pelaksanaan dalam istilah lainnya yaitu actuating (member
bimbingan), motivating (membangkitkan motivasi), directing (memberikan arah),
influencing (mempengaruhi) dan commanding (memberikan komando atau perintah).
(Muninjaya, G, A, A. 2004).

Penggerakan dan pelaksanaan (aktuasi) adalah upaya untuk menjadikan perencanaan

menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar
setiap staf dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas
dan tanggungjawabnya. (George, R. Terry, 1986).

Dari pengertian di atas, pelaksanaan/pergerakkan (actuating) tidak lain merupakan

upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan
secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa
seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan.

2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya.
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting
atau mendesak.
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan.
5. Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Tujuan Fungsi Aktuasi

Tujuan fungsi aktuasi :

1. Menciptakan kerja sama yang lebih efisien.

2. Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf.

3. Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan.

4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi dan

prestasi kerja staf.
5. Membuat organisasi berkembang secara dinamis.

Fungsi Penggerakan dan Perencanaan

Fungsi aktuasi haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada staf
bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap
lingkungannya. Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.

Ada 4 jenis utama fungsi penggerakan :

1. Koordinasi kegiatan

Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus
memastikan bahwa semua kegiatan sebelumnya telah dilaksanakan tepat pada
waktunya. Untuk mengkoordinasi pekerjaan tim kesehatan, pekerja kesehatan yang
bertugas harus :

1. Mengkoordinasikan fungsi para aggota tim kesehatan

2. Mengkoordinasikan kegiatan
3. Menyampaikan keputusan
4. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi
mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi
5. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukn meliputi :
1. Pemantauan dan pengawasan
2. Logistik ( perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman,
penyebaran dan pengembalian barang )
3. Akuntasi
4. Organisasi
5. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan
berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus
dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya
selama penerapan.

Tahapan Penggerakan dan Pelaksanaan

Tindakan penggerakan dan pelaksanaan dibagi dalam tiga tahap, yaitu:

a. Memberikan semangat, motivasi, inspirasi atau dorongan sehingga timbul

kesadaran dan kemauan para petugas untuk bekerja dengan baik. Tindakan ini juga
disebut motivating.
b. Pemberian bimbingan melalui contoh-contoh tindakan atau teladan. Tindakan
ini juga disebut koding yang meliputi beberapa tindakan, seperti: pengambilan
keputusan, mengadakan komunikasi antara pimpinan dan staf, memilih orang-orang
yang menjadi anggota kelompok dan memperbaiki sikap, pengetahuan maupun
ketrampilan staf.

c. Pengarahan (directing atau commanding) yang dilakukan dengan memberikan

petunjuk-petunjuk yang benar, jelas dan tegas. Segala saran-saran atau instruksi
kepada staf dalam pelaksanaan tugas harus diberikan dengan jelas agar terlaksana
dengan baik terarah kepada tujuan yang telah ditetapkan.

Faktor Penghambat Fungsi Aktuasi

Kegagalan manajer menumbuhkan motivasi staf merupakan hambatan utama fungsi

aktuasi. Hal ini dapat terjadi karena manajer kurang memahami hakekat perilaku dan
hubungan antar manusia. Seorang manajer yang berhasil akan menggunakan
pengetahuannya tentang perilaku manusia untuk menggerakan stafnya agar bekerja
secara optimal dan produktif.

Faktor-faktor Pendukung Fungsi Aktuasi

Faktor-faktor yang diperlukan dalam penggerakan diantaranya :

(1). Kepemimpinan (Leadership)

Kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar berusaha

dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang manajer yang tidak memiliki
kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja,
sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Sifat-sifat
kepemimpinan menurut Harold koontz, diantaranya sebagai berikut :

(a). Memiliki kecerdasan orang-orang yang dipimpin

(b). Mempunyai perhatian terhadap kepentingan yang menyeluruh

(c). Memiliki kelancaran dalam berbicara

(d). Matang dalam berpikir dan emosi

(e). Memiliki dorongan yang kuat dari dalam untuk memimpin

(f). Memahami/menghayati kepentingan kerja sama.

(2). Sikap dan Moril (Attitude and Morale)

Sikap ialah suatu cara memandang hidup, suatu cara berpikir, berperasaan dan
bertindak. Oleh karena itu sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan pola
hidupnya. Beberpa sikap manajer diantaranya yaitu :

(a). Sikap feudal (feudal attitude)

Manajer yang mempunyai sikap cara berpikir, berperasaan dan bertindak sesuai
dengan pola-pola kehidupan feodalisme, yaitu suka terikat oleh aturan-aturan tertentu
yang telah teradat dan selalu ingin penghormatan yang serba lebih. Dengan demikian
dalam masyarakat feudal dimana sikap anggota masyarakat sesuai dengan pola hidup
feodalisme akan sukar lahir kepemimpinan demokratis dariad para manajer,
mengingat manajer tersebut hidup dari masyarakat feudal.

(b). Sikap Kediktatoran (Dictatorial attitude).

Manajer yang bersikap kediktatoran akan berpikir berperasaan dan bertindak sebagai
dictator yang mempunyai kekuasaan mutlak, sehingga bawahan, pekerja akan
menjadi sasaran daripada kekuasaannya.

(3). Tatahubungan (Communication)

Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif,

pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial
diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan
komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya :

(a). Komunikasi intern

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan
dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan
atau sebaliknya.

(b). Komunikasi Ekstern

yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

(c). Komunikasi Horizontal

yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang
sama.

(d). Komunikasi Vertikal

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan
atau sebaliknya dalam suasana formil.

(4). Perangsang (Incentive) ;

insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak.

(5). Supervisi (Supervision)

Supervisi dalam bahasa Indonesia disebut juga dengan pengawasan, sehingga suka
timbul kekacauan pengertian dengan kata pengawasan sebagai terjemah dari kata
control. Menurut Terry Supervsi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan
organisasi dimana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling
berhubungan secara langsung. Dengan demkian tugas supervisor cukup berat karena
ia harus dapat menemukan kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya, serta memberi
petunjuk untuk menyelesaikan sesuatu pekerjaan dan memberi nasehat-nasehat
kepada pegawai yang mengalami kesulitan.

(6). Disiplin (Discipline)

Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak untuk melahirkan
ketaatan dan tingkah laku yang teratur. Jenis disiplin ada dua :

(1) Self Imposed discipline (disiplin yang timbul dengan sendirinya).

(2). Command Discipline (Disiplin berdasarkan perintah).

Hal – hal yang perlu diperhatikan manajer dalam fungsi penggerakan

1. Manajer harus bekerja lebih produktif

2. Manajer perlu memahami ilmu psikologi, komunikasi, kepemimpinan dan
sosiologi
 3. Manajer harus mempunyai tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap
lingkungan
4. Manajer harus bersikap obyektif

2.4 Controlling (Pengawasan)

Pengertian Manajemen dan Manajer

Istilah manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu pertama, manajemen sebagai

suatu proses; kedua, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan
aktivitas manajemen; dan ketiga, manajemen sebagai suatu “seni” (art) dan sebagai
suatu “ilmu.”.

Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga
pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama adanya tujuan yang
ingin dicapai; kedua tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain;
ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi.

Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab atas terselenggaranya aktivitas-

aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan
menggunakan bantuan orang lain.

Pada umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah

planning, organizing, staffing, dan controlling. Ini sering pula disebut dengan istilah
proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsur-
unsur manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, merupakan pengertian yang klasik menyebutkan

bahwa manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber
daya secara efisien, efektif, dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya. Untuk mencapai tujuan para manajer menggunakan apa yang
dikenal sebagai 6 M. Dengan kata lain sarana atau tools atau alat manajemen untuk
mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods, dan markets.
Semuanya disebut sumber daya. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu adalah manusia.

Berbagai macam aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan aktifitas
itu dapat kita tinjau dari sudut proses seperti planning, organizing, actuating,
controlling dan evaluation. Disini yang akan dikupas adalah segala sesuatu yang
berkaitan dengan controlling atau dengan istilah lain yaitu: pengawasan dan
pengendalian (wasdal).

Pengertian Pengawasan

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk

mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja
yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal
yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu
dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi
perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya
dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa
disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz
(1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which
manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko

(1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial
proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik
untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan,
merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan
standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk

mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana
letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.
Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan
memiliki lima tahapan, yaitu:

(a) Penetapan standar pelaksanaan

(b) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

(c) Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

(d) Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan
penyimpangan- penyimpangan

(e) Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Manfaat Pengawasan

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat
berupa:

 Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah
sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan
sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan
efisiensi kegiatan program.
 Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam
melaksanakan tugas-tugasnya.
 Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi
kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.
 Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
 Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau
diberikan pelatihan lanjutan.

Proses Pengawasan

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasan manajerial yaitu:

 Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi

 Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.
 Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan
faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor
tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.

Objek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu
dijadikan sasaran pengawasan.

 Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan
ini bersifat fisik.
 Keuangan
 Pelaksanaan program dilapangan
  Obyek yang bersifat strategis
 Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Jenis-jenis Pengawasan

Adapun jenis-jenis dari pengawasan yaitu:

 Pengawasan fungsional (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada

seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.
 Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.
 Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-
badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR,
BPK, KPK, dan lain-lain.

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan

terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk
dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:

 Adanya Rencana
 Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya
disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi
perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk
mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila

diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau
kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini
membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain
dengan dalam organisasi. Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan
pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-
standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

¨ Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas,

kualitas, biaya atau waktu.

¨ Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas
penampilan.
Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan yang baik adalah:

¨ Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.

¨ Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

¨ Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.

2.5 Evaluation (Penilaian)

Pengertian Evaluasi

Fungsi manajemen adalah masing-masing bentuk kegiatan manajemen dengan

spesifikasi tertentu dan dilaksanakan pada periode-periode tertentu. Salah satu fungsi
manajemen adalah evaluation atau penilaian.

Evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya yaitu

perencanaan, pengorganisasian, pemantauan, dan pengendalian. Terkadang fungsi
pemantauan dan fungsi evaluasi sulit untuk dipisahkan. Fungsi manajemen puncak
misalnya meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena
itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat
pimpinan, atau temu muka baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-
kejadian khusus lainnya.

Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri.
Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya
dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak
mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.

Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang
diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan
menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektifitas pelaksanaan kegiatan
organisasi. Menurut Departement of Health & Human Service, evaluasi adalah proses
untuk mengumpulkan informasi. Sebagaimana dengan proses pada umumnya,
evaluasi harus dapat mendefinisikan komponen-komponen fase dan teknik yang akan
dilakukan.
Menurut W. Dunn, istilah evaluasi mempunyai arti yang berhubungan, masing-
masing menunjukkan pada aplikasi beberapa skala nilai terhadap hasil kebijakan dan
program. Secara umum istilah evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran,
pemberian angka, dan penilaian kata-kata yang menyatakan usaha untuk menganalisis
hasil kebijakan dalam arti yang lebih spesifik. Evaluasi berkenaan dengan produksi
informasi mengenai nilai atau manfaat hasil kebijakan.

Pengertian lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi (1993:5) menyebutkan bahwa

evaluasi merupakan aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain,
implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi. Dengan kata
lain, evaluasi dilakukan untuk menilai dan meningkatkan cara-cara dan kemampuan
berinteraksi organisasi yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerjanya.

Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi
dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang
ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap
sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan
dengan hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada
organisasi saja.

Tujuan Evaluasi

Tujuan dilaksanakannya evaluasi diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Untuk memberikan penilaian terhadap pelaksanaan aktivitas dan program

organisasi
2. Untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan
program yang akan datang
3. Untuk mengembangkan program-program dan teknik baru bagi peningkatan
kinerja
4. Untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik dari suatu program
5. Untuk meningkatkan efektivitas manajemen pelaksanaan kegiatan

Secara umum, jika dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan
evaluasi ? maka terdapat beberapa jawaban seperti berikut :

1. Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen

2. Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3. Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi
kesalahan yang sama
 4. Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah
yang ada di dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya

Klasifikasi Evaluasi

Klasifikasi evaluasi dapat dilakukan berdasarkan pada :

1. Apa yang dievaluasi

2. Tujuan evaluasi
3. Fokus evaluasi
4. Pendekatan evaluasi
5. Orientasinya

Berdasarkan apa yang dievaluasi, evaluasi dapat dibagi ke dalam beberapa

kelompok :

 Evaluasi kegiatan
 Evaluasi program
 Evaluasi kebijakan
 Evaluasi pengelolaan kebijakan
 Evaluasi pengelolaan sumber daya manusia
 Evaluasi terhadap sistem dan governance
 Evaluasi terhadap struktur, mekanisme, dan prosedur
 Evaluasi efisiensi, efektifitas, kehematan, dan kelayakan

Penggolongan evaluasi berdasarkan tujuan evaluasi dapat meliputi :

 Evaluasi untuk tujuan tertentu, misalnya : untuk mempelajari fakta dan

kemungkinan perbaikannya, untuk meningkatkan akuntabilitas, dan untuk
meningkatkan kinerja
 Goal free evaluation atau evaluasi untuk mencari peluang perbaikan yang
tidak ditetapkan terlebih dahulu

Berdasarkan fokus evaluasinya, evaluasi dapat dibagi ke dalam lima kelompok :

 Input Evaluation

Evaluasi input yaitu evaluasi untuk menilai suatu program yang belum atau akan
dilaksanakan
  Process Evaluation

Evaluasi proses yaitu evaluasi untuk menilai proses atau kegiatan

 Output Evaluation

Evaluasi output yaitu evaluasi untuk menilai hasil kegiatan program

 Impact Evaluation

Evaluasi dampak yaitu evaluasi untuk menilai dampak dari hasil pelaksanaan
program

Berdasarkan pendekatannya, evaluasi dapat dibagi ke dalam ;

 Evaluasi semu

Evaluasi semu adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan atau metode deskriptif
untuk menghasilkan informasi yang valid dan dapat dipercaya tanpa berusaha untuk
menanyakan tentang manfaat atau nilai dari hasil-hasil tersebut terhadap individu,
kelompok, atau masyarakat secara keseluruhan.

 Evaluasi formal

Evaluasi formal adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan deskriptif untuk

menghasilkan informasi yang valid dan cepat dipercaya mengenai hasil-
hasil kebijakan tetapi mengevaluasi hasil tersebut atas daasar tujuan program
kebijakan yang telah diumumkan secara formal oleh pembuat kebijakan.

 Evaluasi keputusan teoritis

Evalusi keputusan teoritis adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan deskriptif

untuk menghasilkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan dan valid
mengenai hasil-hasil kebijakan yang secara eksplisit dinilai oleh berbagai macam
pelaku kebijakan

Berdasarkan orientasinya, evaluasi dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori

sebagai berikut :

 Evaluasi yang proaktif (proactive evaluation)

Evaluasi proaktif ini dapat dilakukan sebelum suatu kebijakan/program ditetapkan

  Evaluasi yang klarifikatif (clarificative evaluation)

Evaluasi klarifikatif ini berfokus pada klarifikasi struktur internal dan fungsi dari
suatu program dan kebijakan

 Evaluasi interaktif (interactive evaluation)

Evaluasi intreaktif ini dapat digunakan untuk memperoleh informasi atas

implementasi program

 Evaluasi monitoring (monitoring evaluation)

Evaluasi monitoring ini sangat tepat digunakan ketika program sudah dalam
pelaksanaan. Evaluasi ini sudah melibatkan pengembangan sistem untuk pemantauan
kemajuan program

 Evaluasi dampak (impact evaluation)

Evaluasi ini digunakan untuk menilai hasil dan dampak program yang sudah mapan.
Evaluasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang penghargaan atau
kemanfaatan program. Evaluasi ini disebut juga evaluasi sumatif.

BAB III

PENUTUP

1.1 Kesimpulan

Dari pembahasan makalah ini, kesimpulan yang dapat diambil yaitu

1. Fungsi manajemen terbagi lima yaitu fungsi planning atau perencanaan,

fungsi organizing atau pengorganisasian, fungsi actuating atau penggerak,
fungsi controlling atau pengawasan, dan fungsi evaluation atau penilaian.
2. Masing-masing fungsi tersebut memiliki peran, tujuan, dan manfaat yang
berbeda tetapi saling berkaitan satu sama lain dalam menjalankan suatu
organisasi.
1.2 Saran

Saran yang dapat penulis sampaikan kepada pihak-pihak yang ingin menjalankan
suatu organisasi sebaiknya harus memahami dengan baik tujuan, proses, maupun
manfaat dari fungsi-fungsi manajemen yang ada karena apabila salah satu fungsi
tidak dijalankan dengan semestinya maka organisasi tersebut tidak akan mencapai
tujuan yang diinginkan.

Daftar Pustaka

Amsyari F.; Prinsip-prinsip dan Dasar Statistik dalam Perencanaan Kesehatan;

Lembaga

Basu Swastha; Azas AzasManajemen Modern; Penerbit Liberty, Yogyakarta,, 1984.

Gde, Muninjaya A.A.2004. Manajemen Kesehatan.Jakarta: Buku Kedokteran EGC.

http://akhmadsudrajat.wordpress.com/author/akhmadsudrajat.

http://littleworldever.blogspot.com/2011/04/laporan-praktikum-actuating.html

Manulang; Dasar-dasar Manajemen; Ghalia Indonesia, cetakan ke 15, Jakarta, 1992.

Muninjaya, A.A. Gde. 2004. Manajemen Kesehatan . Penerbit Buku Kesehatan :

Jakarta.Penerbitan Universitas Airlangga, Surabaya, 1975.

Prayitno S.; Dasar-dasar Administrasi Kesehatan Masyarakat; Airlangga University

Press, Surabaya, 2005.

www.google.com//mengenal sistem manajemen perusahaan Chapter. 14 . Evaluasi

Manajemen (1) « Smk Negeri 3 Kimia Madiun.htm
Share this:

 Twitter
 Facebook2


Related

Makalah Fungsi Administrator bagi Pembangunan KesehatanIn "Administrasi

Pembangunan Kesehatan"

Makalah Pembiayaan KesehatanIn "ekonomi kesehatan"

Kesehatan Ibu dan AnakIn "Kesehatan Ibu dan Anak"

kesehatan masyarakatprinsip administrasi kebijakan kesehatan

Post navigation
« Makalah Pengantar Kependudukan “Perkembangan Penduduk dan
Ketersediaan Pangan”
Data, Jenis-jenis Data dan Skala Pengukuran »

3 thoughts on “Makalah Prinsip-prinsip AKK

“Fungsi-fungsi Manajemen””

1. Asyahril

February 6, 2014 at 11:15 am

Keren .. sering saja buat yang semacam ini .. saya sebagai alumni kesmas
bangga ..

Reply
 2. nurfaizinyunus

October 1, 2014 at 10:37 am

Bagus dek makalahnya. Sy jadikan referensi buat tugas sy yah :)

Reply

o delfistefani

October 3, 2014 at 6:05 am

iya kak, senang bisa bantu :D

Reply

Leave a Reply

Search

this is me, delfi ;)

Delfi Lucy Stefani

Recent Posts
 Transformasi ASKES ke BPJS
 Flu Burung
 Makalah Ketahanan Pangan
 Makalah Keamanan Pangan
 Makalah Sistem Informasi Kesehatan

Archives
 September 2014
 December 2013
 June 2013
 May 2013
 December 2012
 November 2012

Categories
 Uncategorized

my twitter acc
 one person unfollowed me // automatically checked by fllwrs.com 9 hours ago
 RT @ddlovato: Sometimes you have to ALLOW yourself to reach new
milestones when your mind wants to quit. Keep pushing yourself.. Your
spiri… 2 days ago
 have a safe flight dad, Gob bless, see u really soon :) 2 days ago
 one person unfollowed me // automatically checked by fllwrs.com
2 weeks ago
 give me more strength, God :'( 2 weeks ago

Day by Day
December 2012
M T W T F S S
« Nov May »
 December 2012
M T W T F S S
1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31

Blog Stats
 57,477 dearest visitors :)

Blog at WordPress.com. | The Crafty Theme.

Follow

Follow “Delfi is my name”

Get every new post delivered to your Inbox.

Build a website with WordPress.com