AUDIT ATAS SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia meliputi penggunaan tenaga kerja dan pembayaran kesemua pegawai,
tanpa memperhatikan klasifikasi atau metode penentuan kompensasi. Pegawai dapat berupa eksekutif
dengan gaji tetap ditambah dengan bonus, pekerja kantor berdasarkan gaji bulanan dengan atau tanpa
lembur, wiraniaga berdasarkan komisi, buruh pabrik dan pegawai serikat pekerja dibayar berdasarkan
jam.

Siklus penggajian dan personalia meliputi semua bentuk kompensasi yang diberikan kepada seluruh
aktivitas tenaga kerja yang dipekerjakan perusahaan. Rekening-rekening yang terbentuk dalam siklus ini
antara lain:

- Kompensasi pokok (meliputi gaji, upah, insentip, dan macam-macam tunjangan karyawan)
- Pajak atas gaji/upah karyawan
- Biaya tenaga kerja langsung (biaya overhead pabrik)
- Biaya tenaga kerja langsung
- Utang atas gaji/upah karyawan
- Gaji dibayar dimuka (uang muka gaji)

Permasalahan Audit Terhadap Siklus Penggajian dan Personalia

Siklus ini menjadi penting dengan beberapa alasan.. Pertama gaji, upah, dan pajak penghasilan pegawai,
dan beban pegawai lainnya merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan, kedua beban
tenaga tenaga kerja (labour) merupakan pertimbangan penting dalam penilaian persediaan pada
perusahaan menufaktur dan konstuksi, dimana klasifikasi dan alokasi beban upah yang tidak semestinya
dapat menyebabkan salah saji laba bersih secara material. Terakhir, penggajian merupakan bidang yang
menyebabkan pemborosan sejumlah besar sumber daya perusahaan karena inefisiensi atau pengujian
melalui fraud.

Dalam perusahaan yang lebih besar, seringkali kebanyakan akun buku besar untuk memiliki lima puluh
atau lebih akun beban gaji. Penggajian juga mempengaruhi akun persediaan barang jadi pada
perusahaan manufaktur. Audit atas siklus penggajian dan personalia meliputi perolehan pemahaman
atas struktur pengendalian intern, penetapan resiko pengendalian, pengujian atas substantif atas
transaksi, prosedur analitis dan pengujian terinci atas saldo.

Jenis-jenis Akun Yang Mempengaruhi Siklus Penggajian dan Personalia

Jenis jenis akun yang mempengaruhi adalah :

Beban Gaji dan Upah

Pajak penghasilan ditanggung perusahaan dan tunjangan pegawai

Kewajiban berupa hutang gaji, hutang pajak penghasilan pegawai

Akun sejenis yang berhubungan dengan penggajian

Menjelaskan dan menilai materialitas, resiko dan strategi audit

Kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor. Kecurangan semacam ini timbul
dari adanya pegawai fiktif yang dimasukkan dalam daftar gaji, dan kemungkinan kesalahan yang
disengaja dalam menyusun klasifikasi daftar gaji. Ini berarti ada karyawan yang dihitung dengan tarif
yang lebih tinggi. Disamping adanya kecurangan tersebut, akuntan harus memperhatikan ketelitian
perhitungan sejak penhitungan waktu hadir, insentif sampai dengan pembuatan daftar gaji dan
pembuatan slip gaji.

Berbagai aspek resiko diatas akan mempengaruhi strategi audit siklus penggajian dan personalia, oleh
karena itu hal hal yang harus dipertimbangkan adalah :

Resiko audit yang utama timbul dari pemrosesan transaksi penggajian

Perusahaan pada umumnya memperluas cakupan pengendalian intern untuk transaksi penggajian

Saldo hutang gaji pada akhir tahun kadang kala tidak material

Teknis audit yang disarankan

Verifikasi kecermatan penyajian berbagai saldo, daftar dan buku pembantu

Terapkan prosedur analitikal

Lakukan inspeksi proses penghitungan daftar gaji dan hutang

Hitung kembali dan lakukan pengujian terhadap daftar gaji dan upah

Bandingkan penyajian statement dengan GAAP

Struktur Pengendalian Intern

Auditor harus memahami struktur pengendalian intern dalam aktivitas pembayaran gaji. Ketiga unsur
pengendalian intern harus dipahami, agar dapat menentukan resiko audit yang akan dihadapinya.

Aspek struktur pengendalian yang harus diperhatikan auditor adalah :

a. Lingkungan pengendalian

Sangat dipengaruhi sistem perekonomian yang berlaku. Dalam menerapkan sistem penggajian ini
dipengaruhi oleh kesepakatan kerja dengan organisasi buruh setempat. Dalam masalah penggajian ini
manager personalia menghadapi masalah yang sangat pelik karena pada dasarnya transaksi tenaga kerja
terjadi setiap saat bersamaan dengan operasinya perusahaan.

b. Sistem akuntansi

Mencerminkan proses penanganan transaksi penggajian dalam operasi perusahaan. Auditor harus
memahami sistem yang digunakan untuk menangani transaksi jasa-jasa tenaga kerja beserta aspek
pengendaliannya

c. Prosedur pengendalian

Menghendaki pelaksanaan lima aspek kategorisasi sistem pengendalian intern dalam operasi
perusahaan. Kelima kategori tersebut adalah otorisasi yang memadai, dokumen dan buku-buku catatan,
pemisahan tugas, akses kendalian dan pengecekan oleh pihak yang independent

Catatan dan dokumen dalam siklus penggajian dan personalia

Dokumen-dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur penggajian antara lain
sebagai berikut :

Personal Authorization adalah surat keputusan yang berisi penempatan dan penugasan seseorang
karyawan dalam posisi dan jabatan tertentu

Clock Card adalah formulir daftar hadir karyawan

Time tickect adalah formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seseorang karyawan atas
penugasan dan jabatan tertentu

Payroll Register adalah laopran yang berisi informasi penggajian seluruh karyawan perusahaan.

Payroll Check adalah dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang
sebagai kompensasi yang diserahkan kepadanya.

Labor Cost Distribution Summary adalah laporan yang berisi jumlah pembayaran gaji setiap periode
untuk setiap klasifikasi rekening gaji

Employee Personnel File merupakan data permanen yang berisi risalah kerja setiap karyawan

Personnel Data Master File adalah arsip data personel berkomputer yang termuktahir

Employee Earning Master File adalah arsip data personel untuk komputer mengenai penghasilan
masing-masing karyawan

Fungsi-fungsi yang terkait pada siklus penggajian personalia

Kerjasama diantara berbagai bagian tersebut menunjukkan fungsi tertentu yang antara lain :

a. Hiring Employees

Fungsi ini berkaitan dengan proses penempatan karyawan pada suatu unit kerja

b. Authorizing Payroll Changes

Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan penetapan struktur gaji atau upah seseorang beserta
perubahannya dalam sistem penggajian perusahaan

c. Preparing Attendance dan Time Keeping Data

Adalah fungsi personalia yang berkaitan dengan pencatatan kehadiran seseorang dalam kantor atau
pabrik dan pencatatan aktifitas seseorang di unit kerja masingmasing

d. Preparing the Payroll

Adalah fungsi personalia yng berkaitan dengan penyiapan daftar gaji seluruh karyawan

e. Recording the Payroll

Adalah fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pencatatan semua transaksi penggaj ian

f. Paying the Payroll

Adalah fungsi berkaitan dengan pembayaran gaji kepada setiap individu karyawan

g. Filling Payroll Tax Return

Adalah fungsi ini berkaitan dengan penanganan pembayaran pajak untuk setiap individu karyawan