STRATEGI CVEM (CONTENT AND VIRAL EVENT MARKETING) : PENGGUNAAN

SURAT NIAGA YANG CERDAS DI ERA DISRUPSI DALAM UPAYA

PENINGKATAN CUSTOMER (PELANGGAN) TETAP PADA DUNIA BISNIS
(Studi Kasus AJM STATIONARY di Banaran, Sekaran, Gunung Pati, Kota Semarang)

ABSTRAK
In the world of trading in information and communication devices with the aim of offering
goods, partners between companies from the central level to branches and other companies
in commercial matters are important. Letters commonly used in trade are commercial letters
or often known as business flow letters. Letters that have a scheme from the beginning of the
introduction to the settlement in one selling and buying flow. In this era of disruption, the
letter used is a commercial letter in the form of an electronic, or even only made orders
through social media such as WhatsApp (WA) or telephone. Thus it is not uncommon when
the use of e-mail is not paying enough attention to the rules so that it is not right on the
target. Therefore there is a strategy in the use of smart commercial letters that aim to
increase permanent customers in a business. Strategies in the form of content and events that
are expected to have a major influence, not only on the customer, but also on the
development of a business.
Kata Kunci : Letter, disruption, company, bussines, content, event, marketing, commercial

A. PENDAHULUAN

Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepihak lain yang
berfungsi untuk menyampaikan informasi dan sebagai alat komunikasi. Tidak hanya di dunia
organisasi saja surat dipergunakan namun juga di dunia perniagaan. Menurut Djoko
Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis maupun non bisnis.
Surat niaga atau sering dikenal sebagai surat dagang merupakan surat yang berhubungan
dengan masalah dan kepentingan dalam peniagaan atau perdagangan. Surat niaga ini
merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau informasi yang berisi
tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-barang dalam kegiatan dagang.
Dalam pengertian lain disebutkan bahwa surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-
orang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat

1
bersifat intern dan ekstern. Intern artinya surat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar
perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai pada cabang-cabangnya. Sedangkan
secara ekstern artinya surat ini dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan lain.
Surat ini sudah digunakan sejak sedari lama selama kegiatan perdagangan berlangsung,
namun seiring berjalannya waktu serta perubahan zaman surat niaga yang berbentuk kertas
sudah berpindah alih dan berubah menjadi surat elektronik, apalagi pada era disrupsi atau
zaman serba digital pada saat ini. Proses surat menyurat sudah tergantikan dengan media
elektronik. Reformasi yang terjadi akibat era disrupsi ini mengguncangkan dunia ekonomi,
khususnya dalam bisnis. Penggunaan E-commerce, serta media sosial sebagai salah satu
ajang promosi menjadi hal biasa pada era ini. Bahkan tangan manusia sekalipun sudah
berbaur dengan semua hal yang berhubungan dengan digital.
Reformasi yang terjadi dalam era disrupsi ini yang kita tinjau ialah reformasi terhadap surat
menyurat dalam dunia perdagangan. Surat menyurat resmi di atas kertas yang dulu digunakan
saat ini sudah berubah menjadi surat elektronik dan bahkan dalam alur bisnis sekalipun sudah
tidak menggunakan surat menyurat melainkan sistem order via online, yakni menggunakan
pesan singkat di WhatsApp (WA) maupun telepon. Selain itu reformasi di era disrupsi ini
juga berupa perubahan persaingan yang semakin hari semakin ketat. Berdirinya toko atau
usaha baik offline maupun online yang relatif berintensitas tinggi dan semakin hari semakin
bertambah menjadikan tingkat persaingan dalam perdagangan pun semakin meningkat. Maka
dari itu surat menyurat niaga dari toko atau usaha memiliki peran atau pengaruh penting
dalam menarik minat para customer (pelanggan) tetap bagi toko atau usaha tersebut.
Dalam menarik minat customer (pelanggan) biasa menjadi customer (pelanggan) tetap
tentunya ada strategi tersendiri. Menurut Tjiptono (2004) minat konsumen tumbuh karena
suatu motif berdasarkan atribut-atribut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan dalam
menggunakan suatu produk, berdasarkan hal tersebut maka diperusahaan harus tepat
merancang strategis pemasaran untuk menarik minat dari diri konsumen agar tertarik dalam
mempertahankan pangsa pasar.
Maka dengan demikian suatu usaha harus dapat merumuskan strategi pemasaran dengan
tepat, tidak dapat mengabaikan pendapat atau masukan dari konsumen yang akan menjadi
customer (pelanggan) tetap. Karena keberadaan konsumen biasa maupun customer (tetap)
mempunyai pengaruh pada pencapaian tujuan akhir perusahaan, yaitu memperoleh laba.
Zeithaml & Bitner (2003) menyatakan bahwa bukti fisik adalah lingkungan dimana

2
 pelayanan diberikan dan dimana perusahaan dan konsumen berinteraksi, dan berbagai
komponen tangible (terlihat) dan fasilitas-fasilitas yang mendukung interaksi dalam
memunculkan minat beli konsumen.
Dari hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan di sebuah toko usaha, yakni Toko
AJM Stationary yang merupakan suatu bisnis pada bidang alat tulis, penulis memberikan
sebuah gambaran strategi yakni Strategi CVEM atau Content and Viral Event Marketing.
Strategi yang berisi mengenai pengaruh konten dan event terhadap peningkatan customer
(pelanggan) tetap. Peningkatan customer (pelanggan) tetap di sini penulis kaitan dengan
penggunaan surat niaga yang cerdas. Menurut penulis sendiri, bauran penggunaan surat niaga
yang cerdas terhadap peningkatan customer (pelanggan) berpengaruh sangat besar terhadap
perkembangan suatu usaha dan toko serta penambahan intensitas customer (pelanggan) tetap
serta permintaan barang yang relatif besar dan berkelanjutan.

B. METODE PENELITIAN

Dalam penulisan karya ilmiah ini, kami menggunakan metode penulisan campuran. Metode
penulisan campuran yaitu suatu pendekatan yang mengkombinasikan atau mengasosiasikan
bentuk kuantitatif dan kualitatif dalam studi tunggal atau satu penelitian (observasi). Data
kuantitatif diperoleh dari data jenis jenis surat niaga yang kami peroleh dari beberapa
sumber. Data deskripsi sendiri diperoleh dari uraian data dalam sumber tersebut.
a. Jenis data
Data yang digunakan dalam penulisan karya ilmiah ini yaitu data sekunder. Data sekunder
yang digunakan adalah data kuantitatif yang didapat dari buku serta artikel yang terkait
dengan observasi
b. Kerangka berfikir

Menentukan dan Mencari dan menyeleksi Menganalisis data Merumuskan

data dari sumber yang untuk menjawab pemecahan
merumuskan masalah
sesuai dengan masalah permasalahan masalah

Penyusunan karya Menarik kesimpulan

tulis ilmiah jawaban dan saran atas
permasalahan

Gambar 3. Kerangka Berfikir

Sumber: Ilustrasi Penulis,2018

3
 c. Waktu dan Tempat
Dalam penulisan karya ilmiah ini kami melakukan observasi dan wawancara di
sebuah toko usaha ATK (Alat Tulis Kantor), yakni Toko AJM STATIONARY, yang
terletak di Banaran, Sekaran, Gunung Pati, Kota Semarang pada hari Kamis, 14
November 2018.

C. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Dari data yang menjadi referensi kami yakni di buku “MENEMUKAN
KOMUNIKASI “BISNIS” (DIRI) CARA MELEJITKAN POTENSI UNTUK
MENGGAPAI KESUKSESAN” oleh Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd. terdapat 13
jenis surat niaga yaitu sebagai berikut.
1. Surat Perkenalan
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Penawaran
4. Surat Pesanan
5. Surat Konfirmasi Pesanan
6. Surat Penerimaan Pesanan
7. Surat Pengiriman Pesanan
8. Surat Pengiriman
9. Surat Klaim/Pengaduan
10. Surat Penyelesaian Klaim
11. Surat Permohonan
12. Surat Penagihan
13. Surat Penyelesaian

Namun dari hasil wawancara dengan CEO founder AJM Stationary untuk alur bisnis, tidak
menggunakan surat resmi seperti alur surat niaga di atas. Dari 13 jenis surat seperti yang di
atas, hanya satu surat yang digunakan, yaitu surat Penawaran. Surat penawaran yang
digunakan oleh pihak AJM Stationary berupa surat rekomendasi kepada instansi, baik
pemerintahan maupun swasta. Surat rekomendasi berisi tentang barang-barang yang terdapat
di AJM Stationary yang bisa mereka order, dan juga potongan harga barang yang mereka
dapatkan. Di surat rekomendasi pun dicantumkan nomor telepon yang dapat mereka hubungi

4
untuk order barang di AJM Stationary. Untuk pemesanan, konfirmasi, perjanjian, retur,
penagihan melalui via telephone dan WhatsApp (WA). Berikut skema yang kami cantumkan
berdasarkan pengamatan dan wawancara.

Surat Penawaran Pesanan untuk Pengiriman

(Toko AJM pada order (via
supplier) berupa telepon atau (via telepon atau
form WA) WA)

Pembayaran
Penagihan Perjanjian (via telepon
atau WA)

Berdasarkan skema di atas, dapat dilihat bahwa alur bisnis yang dilakukan dalam pemesanan
oleh customer (pelanggan) kepada pihak AJM Stationary yakni di awali dengan pihak AJM
Stationary yang memberikan surat penawaran dan rekomendasi kepada customer
(pelanggan). Lalu pihak customer (pelanggan) melakukan pemesanan melalui via WhatsApp
(WA) dan di konfirmasi langsung oleh pihak AJM Stationary melalui via yang sama
mengenai pengiriman, perjanjian pembayaran, hingga penagihan bagi curtomer (pelanggan)
yang melakukan transaksi kredit.

Dari hasil observasi dan wawancara kami dapat disimpulkan bahwa penggunaan surat niaga
dalam aktivitas dagang saat ini sebagian besar ialah menggunakan surat elektronik. Meskipun
surat yang digunakan bukanlah surat resmi di atas kertas namun pembuatan hingga
penggunaan surat niaga tersebut haruslah di perhatikan. Karena surat niaga memiliki
pengaruh yang besar terhadap peningkatan customer (Pelanggan) tetap. Seperti hasil
wawancara kami, CEO dan founder AJM mengatakan bahwa penggunaan bahasa yang sopan
dan menarik dari surat penawaran dan rekomendasi khususnya, hingga melayani orderan dan
penagihan akan membuat pelanggan menjadi pelanggan tetap yang memesan orderan dengan
intensitas pemesanan yang besar dan berkelanjutan.

5
Dari penyampaian CEO dan founder AJM kami menyimpulkan bahwa memang perlu adanya
strategi yang baik agar menarik perhatian customer (pelanggan) tetap untuk selalu order atau
memesan barang di tempat usaha yang bersangkutan. Strategi yang kami maksud di sini ialah
strategi CVEM (CONTENT AND VIRAL EVENT MARKETING). Strategi ini melibatkan
penggunaan surat niaga yang cerdas. Pertama, Strategi Content, Strategi Content ini sendiri
kami khususkan pada konten dalam surat niaga yang cerdas dan tepat sasaran. Surat niaga
yang cerdas ialah surat niaga yang memiliki isi, nada, ketepatan, etika, serta format yang
sopan dan sesuai aturan. Apalagi jika surat niaga yang diterapkan suatu usaha ialah surat
niaga resmi di atas kertas, maka akan sangat perlu diperhatikan isi, nada, ketepatan, etika,
serta format tersebut. CEO dan Founder AJM memberikan informasi kepada kami bagaimana
mengkonfirmasi pesanan, hingga penagihan melalui via WhatsApp (WA), ia mengatakan
bahwa kalimat yang sopan dan bahasa yang harus digunakan terlebih lagi jika pada saat
proses penagihan. Seperti berikut, “Assalammualaikum, Pak. Sesuai perjanjian kita beberapa
waktu lalu mengenai pembayaran orderan Bapak, saya memberitahukan bahwa hari ini
adalah hari jatuh tempo. Sekiranya kapan Bapak bisa mengirimkan pembayaran pelunasan
kepada saya.”

Dengan konten bahasa seperti di atas sudah jelas terdapat bahasa yang santun dalam metode
penagihan. Jika menggunakan bahasa santun, maka customer (pelanggan) akan merasa
nyaman dan aman dalam pemesanan barang secara berkelanjutan dengan sistem tunai
maupun kredit kepada toko tersebut. Maka dengan menggunakan strategi content yang
merujuk pada penggunaan konten dalam surat niaga sepanjang alur bisnis akan menarik
perhatian customer (pelanggan) menjadi customer (pelanggan) tetap.

Selanjutnya strategi Viral Event, yakni sebuah strategi yang digunakan oleh pihak toko atau
pemilik usaha untuk menarik perhatian customer (pelanggan) tetap melalui event-event yang
mereka tawar melalui surat penawaran dan juga surat rekomendasi. Event tersebut pertama
berupa penawaran harga, di AJM Stationary sendiri terdapat tiga jenis penawaran harga,
yakni : (1). Penawaran harga umum, penawaran ini ditujukan kepada customer biasa yang
membeli barang satuan. (2). Penawaran harga grosir, penawaran harga ini ditujukan kepada
customer biasa yang membeli barang dalam jumlah banyak namun tidak berkelanjutan. (3).
Penawaran harga spesial, penawaran harga ini ditujukan kepada customer tetap yang membeli
barang dalam jumlah banyak dan berkelanjutan. Event kedua, yakni event bonus bagi
pengunjung-pengunjung toko setia. Ketiga, Event potongan harga di hari-hari tertentu.
Selanjutnya Event yang berupa doorprize yang dilakukan secara berkala.

6
Dengan adanya event-event seperti ini tidak hanya bisa menarik perhatian customer
(pelanggan) untuk menjadi customer tetap serta menjadikan toko tersebut sebagai tujuan
utama jika mencari barang yang diinginkan, tetapi juga bisa pengembangan toko, yakni bisa
mendirikan cabang-cabang usaha.

Seperti Informasi yang kami dapat dari CEO dan Founder AJM Stationary, bahwa akan
didirikannya AJM Stationary cabang ketiga di daerah Mijen, Semarang. AJM Stationary
cabang ketiga yang saat ini dalam proses pembuatan merupakan pengembangan dari AJM
Staionary cabang pertama dan kedua yang terdapat di Banaran, Sekaran, Gunung Pati,
Semarang. AJM Stationary cabang ketiga ini akan didirikan dengan tiga lantai yang setiap
lantainya terdiri dari barang-barang yang berbeda. Lantai pertama alat tulis serta perabot
rumah tangga, lantai kedua buku, dan lantai ketiga aksesoris. Dengan demikian dapat
disimpulkan bahwa strategi content dan viral event telah membuktikan bahwa tidak hanya
dapat menarik perhatian customer (pelanggan) semata tetapi juga bisa untuk pengembangan
usaha menjadi usaha yang besar yang memiliki jumlah cabang yang banyak serta mitra kerja
di seluruh kota.

D. KESIMPULAN
Surat niaga atau sering dikenal sebagai surat dagang merupakan surat yang
berhubungan dengan masalah dan kepentingan dalam peniagaan atau perdagangan.
Surat niaga ini merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita atau
informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran barang-
barang dalam kegiatan dagang.
Saat ini sedang berada di era digital yang mengalami reformasi pada surat menyurat
niaga. Surat niaga yang dahulu dilakukan menggunakan surat resmi di atas kertas, saat
ini sudah tergantikan dengan surat niaga berbasil elektronik.
Menyikapi hal demikian penulis memberikan sebuah gambaran strategi yakni Strategi
CVEM atau Content and Viral Event Marketing dalam menghadapi reformasi surat
niaga di era disrupsi. Strategi yang berisi mengenai pengaruh konten dan event
terhadap peningkatan customer (pelanggan) tetap. Peningkatan customer (pelanggan)
melalui penggunaan surat niaga yang cerdas serta event-event yang dilakukan suatu
usaha dalam memajukan dan mengembangkan usahanya.

7
E. SARAN
Dalam upaya menghadapi era disrupsi yang sedang terjadi saat ini, terkhusus
menghadapi reformasi surat niaga menjadi surat elektronik serta menghadapi
persaingan yang ketat di dunia bisnis. Strategi CVEM (content and viral event
marketing) merupakan salah satu solusinya. Karena seiring perkembangan zaman
yang begitu pesat saat ini, apabila tidak cerdas dalam menyikapi serta tidak cepat
dalam mengambil strategi maka usaha yang dijalankan akan sulit berkembang akibat
sulitnya menarik minat customer (pelanggan) untuk tetap survive bekerja sama
terhadap usaha kita dan memesan barang secara berkelanjutan dalam intesitas yang
besar.

8
DAFTAR PUSTAKA

Fandy, Tjiptono. 2004. Strategi Pemasaran Edisi Kedua. Yogyakarta : Penerbit Andi

Kuswantoro, Agung. 2018. Menemukan Komunikasi “Bisnis” (Diri) : Cara melejitkan

potensi untuk menggapai kesuksesan. Semarang : Fastindo

Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga