PENDAHULUAN
Tidak ada bisnis yang sempurna, dan terkadang pelanggan dapat mengalami
masalah atau ketidakpuasan. Namun, bagaimana perusahaan menangani
masalah tersebut akan mempengaruhi loyalitas pelanggan. Mengelola masalah
dengan baik, dengan cepat dan efektif menangani keluhan, memberikan solusi
yang memuaskan
a. Divisi Acara
Divisi ini bertugas mengurus rangkaian acara. Menjadi divisi yang kerap
dianggap paling sibuk mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, divisi acara
harus memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang
ditentukan. Jadi secara keseluruhan, divisi acara membuat konsep acara secara
umum sampai mengatur berjalannya acara.
b. Divisi Humas
Jobsdesk Tugas Divisi Acara agar lebih mudah memahami, berikut ini
adalah jobdesk divisi acara yaitu :
1. Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster,
undangan, brosur, baliho, vidio,dan merancang serta mendesain katalog.
2. Membantu bagian dalam kepanitian yang mengurusi administrasi dalam
mengadakan dan mengelola dokumen yang diperlukan dalam kegiatan.
3. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan
promosi acara.
4. Bertanggung jawab kepada ketua panitia.
c. Divisi Perlengkapan
Divisi perlengkapan yang menyediakan semua perlengkapan yang
dibutuhkan selama acara. Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi
perlengkapan menghimpun semua perlengkapan atau peralatan yang diperlukan
setiap divisi. Kemudian divisi ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti
tepat acara, kursi acara, panggung bila ada, sampai sound system.
Tugas Divisi Perlengkapan:
1. Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
2. Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan
pengedataanya
3. Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan
penyewaan peralatan.
4. Bertanggung jawab atas pemiliharaan dan pengembalian perlengkapan
acara
5. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara.
6. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada manager ataupun bertanggung
jawab kepada atasan yang telah memberikan kepercayaan kepada divisi
humas
d. Divisi Sponsorship
Kemudian ada divisi sponsorship yang berkaitan dengan pendanaan.
Divisi ini memastikan tersedianya dana untuk menyelenggarakan acara. Tugas
divisi ini yang paling utama adalah mencari donor yang memberikan suntikan
dana dan menjalin kerja sama dengan pihak-pihak donor. Lumrahnya divisi ini
membuat proposal untuk mengajukan kerja sama dengan pihak tertentu.
Jobsdesk Divisi Sponsorship :
1. Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak kerjasama
2. Membuat proposal sponsorship
3. Mengajukan proposal sponsorship kepada pihak tertentu
4. Memikirkan dan merencanakan sumber pendanaan lain yang memberikan
pemasukan
5. Menyambut dengan hangat pihak sponsor bila datang saat hari
pelaksanaan acara
6. Melakukan follow up dana dan usaha baika pre acara maupun pasca acara
7. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan dengan
divisi lain yang bersangkutan
8. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
e. Divisi Bendahara
Bendahara merupakan seseorang yang bertanggung jawab dalam
pengelolaan dana pada sebuah kepanitiaan. Bendahara dibutuhkan karena tugas
utamanya dalam mengatur keuangan. Agar keuangan dapat dikelola dengan baik
dan benar, kepanitian perlu sosok bendahara yang pandai mengatur keuangan.
Jobdeks Bendahara dalam Kepanitiaan Tugas bendahara terdiri dari:
1. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama dalam hal
pengelolaan anggaran
2. Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara
3. Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
4. Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana
5. Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas
6. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia
3.2 Pembahasan
Faktor-faktor dan strategi yang digunakan untuk mempengaruhi loyalitas
perusahaan terhadap Jambi Event Organizer adalah sebagai berikut:
1.Produk (product)
Produk yang ditawarkan dari JEOrganizer adalah jasa pembuatan event
besar yang dimulai dari perencanaan hingga ke tahap evaluasi. Produk yang
diberikan kepada klien lebih mengarah kepada layanan tanpa tanda fisik
dikarenakan service yang diterima oleh klien berupa ide dan gagasan acara, tenaga
ahli pengelola acara, dan promisi brand klien melalui perhelatan acara akbar.
Secara garis besar produk yang ditawarkan adalah
1. Perencanaan acara
JEOrganizer membantu klien dalam merencanakan semua aspek acara,
termasuk lokasi, tanggal, tema, dan jadwal acara.
2. Penyediaan tempat
JEOrganizer dapat membantu menyediakan lokasi atau tempat untuk acara
tersebut, seperti gedung, hotel, auditorium, atau tempat terbuka.
3. Manajemen logistic
Pelibatan manajemen semua aspek logistik acara, termasuk pengaturan
transportasi, akomodasi, dan perizinan yang diperlukan.
4. Pendaftaran dan administrasi
JEOrganizer dapat mengelola pendaftaran peserta acara, mengumpulkan
informasi, mengelola pembayaran, dan mengurus semua aspek
administratif terkait.
5. Produksi acara
Ini mencakup semua hal teknis dan produksi acara, seperti pencahayaan,
suara, pengaturan panggung, dekorasi, perlengkapan, dan efek khusus.
6. Hiburan
JEOrganizer dapat membantu menyediakan hiburan untuk acara, seperti
penampilan musik, tarian, pertunjukan seni, atau penampilan selebriti.
7. Pemasaran dan promosi
JEOrganizer dapat membantu dalam upaya pemasaran dan promosi acara,
termasuk desain materi promosi, kampanye media sosial, dan strategi
pemasaran yang efektif.
8. Manajemen acara
Selama acara berlangsung, JEOrganizer akan bertanggung jawab untuk
mengkoordinasikan semua elemen acara, memastikan semuanya berjalan
lancar, dan menangani situasi darurat atau masalah yang mungkin muncul.
9. Evaluasi dan umpan balik
Setelah acara selesai, JEOrganizer dapat membantu dalam evaluasi acara,
mengumpulkan umpan balik dari peserta, dan menganalisis keberhasilan
acara untuk perbaikan di masa mendatang.
2.Harga (price)
Untuk harga melakukan kerjasama dengan perusahaan, JEOrganizer tidak
bisa di tentukan secara langsung yaitu dengan menentukan konsep acara dan
melakukan kesepakatan dengan perusahaan yang ingin melakukan kerjasama.
Berikut contoh harga yang pernah telah mencapai kesepakatan kerjasama
Tabel 3.1
NO Event Harga Event
1 Kampung Yamaha Rp 60.000.000
2 Yamaha Classy Rp200.000.000
3 Pameran Yamaha Rp 2.500.000
Penentuan harga ini ditentukan berdasarkan proses negosiasi yang
dilaksanakan secara adil dan fleksibel. Setelah kesepakatan dirasa menguntungkan
bagi semua pihak, maka persetujuan harga bisa ditentukan. Pembentukan harga ini
juga meninjau dari persaingan harga yang diciptakan oleh pesaing lain. Maka dari
itu, menciptakan kesepakatan harga dengan patokan diskusi kekeluargaan bersama
klien adalah nilai unggul bagi perusahaan JEOrganizer.
3.Promosi (Promotion)
Promosi yang dilakukan perusahaan JEOrganizer yaitu menggunakan:
a. Website
Website digunakan sebagai model portofolio dan softselling bagi
JEOrganizer. Platform ini ditujukan untuk penjualan halus yang
diperuntukkan sebagai media informasi dan pengembangan jaringan
melalui kata pencarian di google. Selain itu penggunaan website
merupakan bentuk dari profesionalitas brand sebuah perusahaan.
b. Instagram
4.People (SDM)
Perusahaan JEOrganizer menyediakan jasa, dan memiliki SDM yang
cukup berpengalaman untuk menanganin permintaan perusahaan yang melakukan
kerjasama dan melakukan pekerjaan sesuai SOP dan memiliki pelayanan yang
baik,cepat,dan teliti terhadap perusahaan akan meningkatkan nama baik
perusahaan JEOrganizer. Adapun tim dari Jeorganizer tersusun dari :
1) Manager (1 orang)
2) Finance (1 orang)
3) Admin (1 Orang)
4) AE (1 Orang)
5) Staf Lapangan (15 orang)
5. Place (Tempat)
Pengaruh tempat dalam layanan jasa event organizer adalah tergantung
pada aksesibilitas tempat di mana layanan dilakukan. Dikarenakan pada saat
perencanaan pemilihan tempat adalah salah satu penentu yang membuat tamu
berdatangan. Dikarenakan tempat adalah salah satu faktor keberhasilan acaramaka
ini juga mendorong perspektif klien potensial terhadap kinerja dari JEOrganizer.
JEOrganizer menawarkan fasilitas kantor yang modern dan nyaman untuk
kenyamanan serta produktivitas karyawan. Kantor didesain dengan perhatian pada
detail, menciptakan lingkungan kerja yang inspiratif dan mendukung kolaborasi
tim. Dilengkapi dengan teknologi canggih, jaringan internet cepat, dan ruang rapat
modern untuk pertemuan yang lancar. JEOrganizer juga mengutamakan
kepedulian terhadap lingkungan dengan desain ramah lingkungan dan area hijau
yang menyegarkan.
6.Process (Proses)
Komunikasi yang efektif yaitu komunikasi yang baik antara event
organizer, klien, vendor, dan seluruh tim. Selain itu, perencanaan yang mendalam
dan detail sebelum acara. Buat jadwal yang terperinci, identifikasi tugas dan
tanggung jawab, dan pastikan semua persiapan logistik telah dipertimbangkan
dengan baik. Hal ini akan membantu menghindari kebingungan atau kelebihan
beban pada saat pelaksanaan acara. Identifikasi dan evaluasi potensi risiko yang
dapat muncul selama acara. Buat rencana mitigasi risiko dan siapkan solusi
alternatif jika terjadi kendala atau masalah. Selalu siap menghadapi situasi darurat
dengan memastikan keamanan, keandalan peralatan, dan koordinasi dengan pihak
berwenang jika diperlukan.
Setelah acara selesai, lakukan evaluasi menyeluruh untuk mengevaluasi
keberhasilan acara dan mendapatkan umpan balik. Identifikasi area yang dapat
ditingkatkan dan pelajari pelajaran berharga untuk acara di masa depan. Terus
beradaptasi dan memperbaiki proses berdasarkan pengalaman yang didapat.
Membangun hubungan yang baik dengan vendor, penyedia layanan, tempat acara,
dan pihak terkait lainnya merupakan faktor penting untuk menjalankan proses
acara dengan lancar. Jalin komunikasi yang baik, tetap terbuka terhadap
kolaborasi, dan pertimbangkan hubungan jangka panjang untuk membangun
kepercayaan dan memperoleh dukungan yang dibutuhkan.
Project event yang pernah dilakukakan JEOrganizer oleh perusahaan lain yaitu
a) Event yamaha classy
Di gambar kedua ini merupakan salah satu project yang sama yaitu dari
perusahaan yamaha. Event yang di minta dari salah satu perusahaan yaitu dengan
konsep kampung yamaha. Dengan mengadakannya acara ini akan menarik para
masyarakat terutama ibu-ibu supaya berdatangan ke acara kampung yamaha ini
acara yang diselengarakan terdiri dari,senam ibu-ibu,lomba mewarnai dan
memperkenalkan produk motor yang akan di promosi.Dengan diadakannya acara
kampung yamaha harapanya dapat memperkenalkan secara luas produk motor
yang ada di perusahaan yamaha.
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penjelasan pada bab sebelumnya maka penulis mengetahui
strategi dalam membangun loyalitas pelanggan di Jambi Event Organizer adalah
sebagai berikut :
1. Faktor untuk membangun loyalitas serta strategi yang dilakukan untuk
mencapainya adalah sebagai berikut:
a) Produk
Produk yang ditawarkan dari JEOrganizer adalah jasa pembuatan
event besar yang dimulai dari perencanaan hingga ke tahap evaluasi
b) Harga
Menciptakan kesepakatan harga dengan patokan diskusi
kekeluargaan bersama klien
c) Promosi
Promosi yang dilakukana perusahaan JEOrganizer yaitu
menggunakan media sosial sehingga banyak diketahui banyak orang
d) Orang
Perusahaan JEOrganizer menyediakan jasa, dan memiliki SDM yang
cukup berpengalaman yang baik,cepat,dan teliti
e) Tempat
JEOrganizer menawarkan fasilitas kantor yang modern dan nyaman
untuk kenyamanan, dilengkapi dengan teknologi canggih, jaringan
internet cepat, dan ruang rapat modern untuk pertemuan yang lancar
f) Proses
Komunikasi yang efektif yaitu komunikasi yang baik antara event
organizer, klien, vendor, dan seluruh tim
g) Bukti Fisik
Menciptakan kesan visual yang menarik dan mempengaruhi
pengalaman peserta acara
4.2 Saran
Berdasarkan dari pengkajian hasil penelitian di lapangan maka penulis
bermaksud memberikan saran yang dapat bermanfaat bagi perusahaan maupun
masyarakat, yaitu sebagai berikut :
1. Bagi perusahaan
Untuk lebih meningkatkan strategi dalam membangun loyalitas pelanggan
di Jambi Event Organizer dan perlu adanya tambahan keterampilan baik
dari manajerial untuk meningkatkan komunikasi internal dan eksternal.
2. Bagi Masyarakat
Bijak dalam memilih perusahaan yang berlatar belakang yang jelas dan
telah banyak menghandle event-event penting agar kegiatan yang
direncanakan berjalan dengan baik dan lancar.