LPJ 2018-2019

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
FAKULTAS ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
CABANG KOTA SURAKARTA
Gedung A Lantai 2 Kampus 1 UMS Sayap Timur, Jl. Ahmad Yani
Tromol Pos 1, Pabelan, Kartasura, Surakarta 57102 Telp. 085 641 641 406
Blog: imm-fik.blogspot.co.id Surel: imm.kom.fik.ums@gmail.com
Fb: ImmFikUms Twitter: @IMMFIK_ums Instagram: @immfik_ums
A. MUQODDIMAH
Alhamdulillah, Segala puji bagi Allah SWT, Dzat Penguasa yang Maha Tinggi,
sumber dari segala sumber kebenaran, tempat asal dan tujuan hidup kita. Atas izin-Nya kita
masih diberi kesempatan untuk mengemban amanah sebagai Sekertaris Umum dan
Sekretaris 1 di IMM PK IMM FIK sampai akhir periode ini. Sholawat serta salam semoga
senantiasa tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW sang tauladan sepanjang masa, sang
revolusioner sejati, karena beliau lah terbukanya jalan yang benar yang menuntun kita untuk
selalu mencari kebenaran yang hakiki yang berlandaskan pada risalahNya dan menjadi
intelektual muda yang tercerahkan.
Organisasi merupakan sekelompok orang yang melakukan kerjasama untuk
mencapai tujuan bersama. Kumpulan dua orang atau lebih yang bergerak secara terstruktur
dan memiliki tujuan bersama. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan organisasi dengan
baik, maka diperlukan sumber daya untuk mencapainya. Sumber daya merupakan energi,
tenaga, pikiran dan kekuatan yang diperlukan untuk menciptakan aktivitas ataupun kegiatan.
Sumber daya itu antara lain sumber daya alam, sumber daya finansial, sumber daya ilmu
dan teknologi, serta sumber daya manusia. Di antara sumber daya tersebut, sumber daya
terpenting ialah sumber daya manusia. Sumber daya manusia dianggap penting karena dapat
mempengaruhi efisiensi dan efektifitas organisasi, serta merupakan pengeluaran pokok
organisasi dalam menjalankan kegiatannya. IMM merupakan organisasi pergerakan dan
perkaderan, gerakan Mahasiswa Islam yang bergerak di bidang keagamaan, kemasyarakatan
dan kemahasiswaan yang bertujuan mengusahakan terbentuknya akademisi islam yang
berakhlak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD IMM Pasal 5 dan 7).
Alhamdulillah satu periode kepemimpinan ini telah telah berjalan dalam
kepemimpinan ini. Tidak banyak keringat yang telah kita cucurkan, tetapi keikhlasan yang
tetap membuat kita berjuang. Banyak pula lika-liku yang telah kita lalui bersama untuk
menjunjung, menghidupi dan menjalankan amanah sebagai Sekretaris Umum dan Sekretaris
1. Bukanlah suatu hal mudah memang untuk dapat menjalankan amanah yang kami emban
ini. Kami masih sangat merasa kurang dalam mengemban amanah ini. Namun apabila dalam
menjalankannya kita sertai rasa ikhlas, niat, usaha dan kerja keras Insya Allah akan ada jalan
kemudahan yang kita hadapi. Bila kita yakin akan perjuangan ini maka kita akan tetap dapat
berjalan bersama-sama.
B. KONDISI KEAPARATAN
Berdasarkan hasil keputusan pemilihan rapat formatur dalam musyawah komisariat
IMM Komisariat Fakultas Ilmu Kesehatan Cabang Kota Surakarta Universitas
Muhammadiyah Surakarta periode 2018/2019 dan berdasarkan SK Pengesahan dan
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT
Pelantikan Cabang Kota Surakarta No. 24/A-1/XI/2017 dan SK hasil Resuffle Pleno 1 No.
146/A-1/XI/2018 menetapkan sekretaris terdiri dari :
Sekretaris Umum : IMMawati Rahmi Windhy Astari
Sekretaris I : IMMawati Ariwati Anggita Putri
Koordinasi yang dilakukan oleh Sekretaris Umum dan 1 Alhamdulillah berjalan
cukup baik sebisa mungkin kita tetap menjaga komunikasi yang ada. Namun karena
beberapa aktivitas serta kendala lain yaitu intensitas waktu yang diberikan oleh Sekretaris 1
untuk organisasi masih kurang dikarenakan kesibukan akademik dan keterbatasan waktu
untuk mengikuti beberapa kegiatan serta untuk berkoordinasi secara langsung membuat
komunikasi berjalan cukup lama serta terkendala juga oleh batasan izin dari orang tua yang
tidak memungkinkan untuk dapat langsung ikut andil.
Sekretaris Umum memiliki beberapa kesibukan yang tidak bisa selalu intens untuk
komisariat karena pemadatan perkuliahan, praktikum dan KKN serta pada awal periode,
sekitar 4 bulan yang juga sama-sama menjabat sebagai Pimpinan Umum di organisasi lain
maka tanggung jawab yang harus dilaksanakan harus dapat terbagi dengan baik. Walaupun
amanah yang diterima dan dilaksanakan juga harus terbagi namun dengan segala rasa
tanggung dan profesionalitas dalam berorganisasi guna Ikatan ini maka kami selaku ari
Sekretaris melaksanakan penuh dengan hati-hati dan lebih teliti lagi.
C. KEBIJAKAN SEKRETARIS UMUM

Berdasarkan ranah kebijakan Pimpinan Komisariat IMM FIK UMS Cabang Kota
Surakarta, kebijakan Sekretaris Umum adalah sebagai berikut:
1. Administrasi Kesekretariatan
Berikut merupakan buku keorganisasian yang menjadi kebijakan Sekretaris Umum:
a. Buku Nominatif Pimpinan
b. Buku Normatif Kader
c. Buku Agenda Surat (Masuk dan Keluar)
d. Buku Ekspedisi Surat Keluar
e. Buku Inventaris
f. Buku Peminjaman Inventaris
g. Buku Daftar Inventaris Masalah
h. Buku Peminjaman Buku Perpustakaan
i. Buku Tamu
j. Buku Bidang
k. Buku Notulensi Rapat
l. Buku Presensi Rapat
m. Buku Liputan Kegiatan
n. Buku Perpustakaan
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT
2. Agenda Komisariat
3. Pola Komunikasi
D. REALISASI KEBIJAKAN
1. Administrasi Kesekretariatan
Buku-administrasi yang telah ada yaitu:
a. Buku Agenda Surat (Masuk dan Keluar)
Buku ini digunakan untuk dokumentasi terkait surat-surat yang masuk dan keluar.
Untuk surat masuk dapat ditempelkan di papan surat masuk kemudian direkap pada
buku. Untuk surat keluar Pimpinan menulis pada kolom kertas yang telah disediakan
mengurutkan Nomor Surat Keluar maka wajib mengisi di kertas-kertas yang telah
ditempelkan di “ Penggunaan Surat Keluar 2018/2019”. Buku ini menjadi tanggung
jawab Sekretaris dalam pengisiannya.
b. Buku Ekspedisi Surat Keluar
Buku yang digunakan dalam pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti
bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Surat- surat
yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku ekspedisi.
Penanggungjawab pengisian buku ini lebih ditekankan kepada bidang-bidang
maupun dalam kepanitiaan. Pengawas dan pengontrolan buku ini oleh Sekretaris,
yang bekerjasama dengan Bidang Organisasi.
c. Buku Inventaris
Buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik
organisasi/Inventaris. Buku ini berisi catatan tentang barang, baik yang diarsip
permanen maupun nonpermanen berfungsi untuk mengontrol dan mempermudah
menjalankan fungsi organisasi di Ikatan. Buku ini dibawah pengawasan Sekretaris.
d. Buku Peminjaman Inventaris
Buku yang digunakan ketika ada yang meminjam barang atau inventaris milik
Komisariat. Buku ini telah terealisasi namun karena lupa atau hal lain saat petugas
piket atau pimpinan meminjamkan barang tersebut maka buku ini tidak terisi saat
peminjaman sehingga menyusahkan dalam pengontrolan.
e. Buku Daftar Inventaris Masalah
Buku Daftar Inventaris Masalah sebagai bank data permasalahan selama satu
periode. Buku Daftar Inventaris Masalah, dalam hal ini Sekretaris bekerja sama
dengan Bidang Organisasi, tiap sekretaris bidang yang mempunyai kewajiban untuk
melaporkan permasalahan dalam pengisiannya. Pengisian akan dilakukan berkala
sesuai dengan jadwal rapat intern bidang bersama PU, baik kultural maupun
struktural. Tidak menutup kemugkinan bahwa pengisian buku daftar inventaris
masalah tidak hanya terpaku oleh laporan bidang, dimana Pimpinan Umum
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT
menelaah permasalahan yang ada dan sedang terjadi di komisariat untuk selanjutnya
bisa ditindaklanjuti. Namun karena sulitnya para Sekretaris bidang untuk
mengumpulkan buku bidang mereka, pencatatannya begitu sulit.
f. Buku Peminjaman Buku Perpustakaan
Pimpinan mempunyai tanggungjawab bersama untuk menjaga perpustakaan
komisariat. Bagi para peminjam diwajibkan untuk mengisi buku peminjaman dan
mematuhi prosedur yang telah disepakati. Sekretaris umum dalam hal ini bekerja
sama dengan bidang Riset dan Pengembangan Keilmuan. Buku ini sepenuhnya
dibawah pengawasan sekretaris umum dan bidang RPK dalam kontroling
pengisiannya.
g. Buku Tamu
Buku ini diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang. Bagi anggota IMM FIK
khususnya bagi yang piket diharapkan dapat memandu tamu yang datang untuk
mengisi pada buku yang telah disediakan. Pencatatan identitas para tamu yang
datang berkunjung ke komisariat IMM FIK dirasa penting dengan analisis keperluan
organisasi ke depan maupun untuk membangun jaringan komunikasi dengan pihak
lain.
h. Buku Bidang
Buku ini seperti notulensi rapat berisi catatan hasil rapat, kendala atau permasalan
yang dihadapi oleh bidang tersebut yang dipegang oleh masing masing bidang atau
mencatat hal-hal yang penting menurut bidangnya masing-masing. Tiap beberapa
bulan atau sesuai intruksi Sekretaris Umum buku ini nantinya dikumpulkan.
i. Buku Notulensi Rapat
Buku ini digunakan sebagai notulensi dalam rapat, untuk mencatat hal-hal penting
serta hasil rapat dari awal hingga akhir. Buku notulensi rapat ini juga berfungsi
sebagai arsip data bagi segala sesuatu yang pernah menjadi bahasan dalam rapat.
Buku ini menjadi tanggung jawab Bidang Organisasi dalam pengawasan
pengisiannya.
j. Buku Presensi Rapat
Buku yang digunakan sebagai presensi setiap kegiatan dan umtuk mengetahui
kehadiran yang dilaksanakan oleh Pimpinan Komisariat IMM FIK. Penanggung
jawab buku presensi ini adalah pada setiap bidang yang mengadakan kegiatan,
dengan monitoring dari Bidang Organisasi dan lebih ditekankan pula kepada
sekretaris bidang.
k. Buku Liputan Kegiatan
Buku ini difungsikan untuk memonitoring agenda yang disepakati bersama dalam
rapat kerja, diharapkan buku ini dapat menjadi bahan untuk dapat memonitoring
kegiatan agar ada keluaran kegiatan yang lebih baik. Pencatatan agenda setiap
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT
harinya selama satu minggu dalam satu periode ituliskan pada whiteboard agenda
yang kemudian akan disalin ke dalam buku liputan kegiatan sebagai dokumentasi.
Buku ini menjadi tanggung jawab Bidang Organisasi.
l. Buku Perpustakaan
Buku yang digunakan untuk mencatat buku bacaan milik komisariat. Berfungsi
untuk mengontrol dan mempermudah pengawasan buku bacaan milik komisariat
yang di list sesuai kelompoknya. Buku ini dibawah pengawasan bidang RPK.
Buku-buku administrasi yang belum terealisasi yaitu:
a. Buku Nominatif Pimpinan
Buku Nominatif Pimpinan ini diadakan untuk mengetahui struktural pimpinan IMM
Komisariat FIK UMS periode 2017-2018, dari Ketua Umum sampai pada Lembaga-
lembaga. Hal ini untuk mempermudah dalam mencari referensi kepemimpinan tiap-
tiap periode. Buku ini menjadi tanggung jawab Sekretaris umum dalam pengisiannya
dan dalam mendapatkan datanya bekerjasama dengan Bidang Medkom. Belum
dapat terealisasi karena form melalui google formyang katanya sudah ada dari
bidang Medkom untuk menyebarkan belum tersebar sehingga kesulitan untuk
mendapatkan datanya yang akan dibuat buku.
b. Buku Normatif Kader
Buku ini diisi dengan data-data anggota IMM FIK per-periode yang telah mengikuti
perkaderan utama Darul Arqam Dasar (DAD). Buku ini selanjutnya dikelola oleh
bidang kader sebagai penanggungjawab, dengan pengisian data-data kader yang
telah mengikuti DAD bisa dituliskan dalam buku ini, serta menjadi sumber dalam
pengolahan data kader dibidang kader. Dalam pengisianya pun bekerjasama dengan
bidang Medkom namun hal penyebaran form belum dapat terealisasi sehingga
bidang kader mendapatkan data dari kader menjelang DAD kemudian data yang
berupa file tersebut diserahkan kepada Sekretaris.
2. Agenda Komisariat
Dari hasil program kerja yang telah disepakati pada saat rapat kerja, Sekretaris bekerja
sama dengan Bidang Organisasi dalam melakukan pengontrolan dan pengawasan
program kerja sesuai hasil kesepakatan dalam Rapat Kerja. Serta dapat meberikan
semangat-semangat dalam berorganisasi dan rasa kekeluargaan dalam komisariat.
Sekretaris lebih melakukan komunikasi secara kultural kepada bidang yang didampingi
maupun bidang lainnya terkait kendala ataupun masalah agenda yang dihadapi.
3. Pola Komunikasi
Komunikasi yang dilakukan Sekretaris adalah struktural dan kultural.
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT
a. Komunikasi struktural:
Melakukan rapat Pimpinan Umum yang dilaksanakan selama 3 kali sebelum pleno.
Melakukan sosialisasi administrasi kepada sekbid terutama namun juga terbuka
kepada kabid, anggota Pimpinan Komisariat IMM FIK. Melakukan kumpul dengan
bidang yang di dampingi oleh Sekretaris dan masih dilakukan 1 kali kumpul bersama
bidang Organisasi dan Medkom namun belum dapat kumpul dengan bidang Tabligh.
b. Komunikasi kultural:
Melalukan komunikasi kepada Pimpinan Umum, bidang yang didampingi ataupun
bidang yang lain melalui komunikasi langsung tatap muka ataupun via sosmed
terkait hal-hal yang perlu dibicarakan maupun keadaan yang dialami oleh bidang
ataupun person untuk mendapatkan solusi bersama.
E. HAMBATAN DAN SOLUSI

Hambatan :
a. Rasa memiliki pimpinan masih kurang sehingga beberapa inventaris hilang di komisariat
ataupun tidak diletakkan pada tempatnya mengakibatkan susah dicari.
b. Buku bidang tidak terkumpul kepada Sekretaris sehingga terjadi kendala pencatatan
DIM.
c. Kurang tertib administrasi, sulit untuk membuat surat pemberitahuan saat bidang
melaksanakan kegiatan.
Solusi :
a. Meningkatkan kembali rasa memiliki kepada Pimpinan bahwa kebutuhan yang ada di
komiariat adalah milik bersama harus pula dijaga bersama.
b. Sekretaris tidak boleh bosan terus meminta kepada bidang terkait buku bidang untuk
DIM serta lebih melihat kondisi-kondisi yang terjadi pada tiap bidang.
c. Bidang lebih administratif lagi saat melaksanakan kegiatan dengan membuat surat.
F. REKOMENDASI
1. Melengkapi buku administrasi yang belum terealisasi.
2. Sekretaris lebih rajin mengingatkan serta meminta buku bidang guna pencatatan daftar
inventaris masalah di Komisariat.
3. Lebih semangat lagi menjaga pimpinan menjaga inventaris yang ada, serta melengkapi
kekurangannya.
4. Memaksimalkan adanya piket komisariat.
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT
G. LAMPIRAN
1. Surat Masuk
2. Surat Keluar
3. Inventaris
4. Buku Perpustakaan
H. PENUTUP
Demikian Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris selama satu periode
kepengurusan. Semoga Sekretaris dapat melaksanakan segala evaluasi dan rekomendasi
yang telah diberikan serta dapat memperbaiki lagi pada sistem Sekretaris yang masih kurang
baik. Semoga kedepannya Sekretaris mampu membawa perubahan yang lebih baik lagi
bersama pimpinan baru yang lain. Aamiin
Billahi Fii Sabilillhaq Fastabiqul Khairat.
Surakarta, 22 Juli 2019 M

Sekretaris
Sekretaris Umum, Sekretaris I,
dto dto
IMMawati Rahmi Windhy Astari IMMawati Ariwati Anggita Putri

NIA : - NIA : -
SEKRETARIS UMUM
PIMPINAN KOMISARIAT

LPJ 2018-2019

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LPJ 2018-2019

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

C. KEBIJAKAN SEKRETARIS UMUM

E. HAMBATAN DAN SOLUSI

Billahi Fii Sabilillhaq Fastabiqul Khairat.

Surakarta, 22 Juli 2019 M

Sekretaris Umum, Sekretaris I,

IMMawati Rahmi Windhy Astari IMMawati Ariwati Anggita Putri

Anda mungkin juga menyukai