OFFICER DEVELOPMENT PROGRAM

Makalah

Judul Makalah:
“Cara Meningkatkan dan Mempertahankan Jumlah Mitra untuk dapat
Melanjutkan ke Siklus Pembiayaan Selanjutnya”

Cabang OJT:
0005 dan 0064 (Mojowarno dan Rengasdengklok)

Mentor:
Dewi Sekarasih

Disusun Oleh:
Nama: Dani Yudiastono
 Lembar Persetujuan

Sesuai dengan hasil On The Job Training pada tanggal 02 – 13 Juni 2014 & 23 Juni
– 04 Juli 2014 serta diskusi yang dilakukan oleh Mentee dan Mentor maka makalah
yang berjudul:

“Cara Meningkatkan dan Mempertahankan Jumlah Mitra untuk dapat

Melanjutkan ke Siklus Pembiayaan Selanjutnya”

dinyatakan telah mendapat persetujuan dan dapat dipresentasikan pada

Final Exam Project Officer Development Program (ODP)
PT Bina Artha Ventura

Jakarta , 19 Juli 2014

Disusun oleh:

Dani Yudiastono
Peserta ODP Batch-1

Disetujui oleh:

Dewi Sekarasih
Mentor Makalah
 I. Ringkasan Masalah

Salah satu aspek dalam perwujudan Misi Bina Artha untuk melayani
masyarakat berpendapatan rendah yang aktif dalam kegiatan perekonomian adalah
berkelanjutan. Proses interaksi antara Bina Artha dengan mitra berlandaskan pada
trust (kepercayaan). Mitra tidak diwajibkan memberikan collateral untuk
mendapatkan Fasilitas Modal. Ini menunjukkan proses bisnis Bina Artha dilandaskan
atas dasar etikad baik kepada para mitra untuk membangun hubungan jangka
panjang.
Bina Artha mensyaratkan beberapa kriteria untuk dapat membangun hubungan
jangka panjang kepada para mitranya. Artinya, hanya mitra yang memenuhi kriteria
tersebut yang dapat terus menjadi mitra Bina Artha. Untuk mewujudkan hubungan
jangka panjang tersebut maka diperlukan metode-metode untuk mempertahankan
mitra yang telah ada.
Selain itu Market Segment untuk Bina Artha sendiri sangat spesifik. Bina Artha
hanya memberikan pinjaman modal kerja kepada wanita yang telah berkeluarga dan
telah memiliki usaha mikro. Dan dalam pengambilan fasilitas modal tersebut
diharuskan untuk berkelompok dengan jarak rumah tidak lebih dari 500 meter.
Mengingat target market yang spesifik tersebut maka dikhawatirkan dikemudian hari
Bina Artha akan mengalami kesulitan dalam mencari mitra jika semua daerah dalam
lingkup sebuah cabang Bina Artha telah dilakukan ekspand.. Kesulitan itu dapat
berupa pembentukan kelompok mitra dengan keanggotaan minimal 15 orang. Maka
dari itu, mempertahankan mitra yang telah ada dengan membina hubungan baik
jangka panjang menjadi penting. Tentunya seiring dengan terus melakukan
rekrutmen mitra baru berkualitas.
Data berikut dapat menggambarkan pergerakan jumlah mitra aktif:
1. Pergerakan Jumlah Mitra Cabang berusia kurang dari 1 tahun
(Sumber Data: Rekapitulasi Jumlah Mitra Aktif pada Pengiriman Stiker Tunggakan periode
April – Juni 2014)

2. Pergerakan Jumlah Mitra Cabang berusia 1 – 2 tahun

(Sumber Data: Rekapitulasi Jumlah Mitra Aktif pada Pengiriman Stiker Tunggakan periode
April – Juni 2014)

3. Pergerakan Jumlah Mitra Cabang berusia lebih dari 2 tahun

(Sumber Data: Rekapitulasi Jumlah Mitra Aktif pada Pengiriman Stiker Tunggakan periode
April – Juni 2014)

Berdasarkan data di atas dapat diketahui bahwa pergerakan jumlah mitra Bina
Artha mengalami penurunan ketika Cabang berusia lebih dari 1 tahun. Bahkan pada
Cabang yang berusia lebih dari 2 tahun, penurunan jumlah mitra terjadi secara
signifikan. Sebagai contoh pada Cabang Mojowarno dan Diwek dimana jumlah mitra
aktif berkurang sangat besar pada bulan Mei.
Data tersebut menunjukkan bahwa masih banyak mitra yang tidak melanjutkan
pembiayaan modal di Bina Artha setelah pembiayaan tahap pertama selesai. Hal ini
menyebabkan jumlah mitra pada cabang yang berusia lebih dari 1 tahun memiliki
tren menurun karena jumlah mitra yang tidak melanjutkan tahap pembiayaan
selanjutnya lebih besar dari pada jumlah mitra baru yang diperoleh cabang.
Sehingga secara keseluruhan jumlah mitra aktif menurun.
 II. Uraian Singkat Mengenai Bisnis

.....(tambahkan info sedikit mengenai industri BAV dan proses yang

berlangsung di dalamnya).....
Produk yang ditawarkan Bina Artha adalah berupa Fasilitas Modal Kerja yang
memiliki tenor 1,5 tahun (18 bulan) dengan besar Rp. 1.700.000,- untuk cycle
pertama. Artinya, sebelum waktu jatuh tempo tersebut, mitra dalam kumpulan tidak
diperbolehkan mengajukan penerimaan modal kerja dari Bina Artha kecuali jika
kelompok atau kumpulan tersebut mengajukan top up setelah 20 kali angsuran (10
bulan) atau 25 kali angsuran (12 bulan). Ataupun ketika kumpulan tersebut
menyepakati adanya pre-closure (pelunasan dini) minimal pada angsuran ke-25 (12
bulan).
Setelah kumpulan tersebut selesai menjalankan kewajibannya membayarkan
angsuran pada cycle 1, terdapat 2 kemungkinan:
1. Mitra dalam kelompok atau kumpulan tersebut berhenti mengambil pinjaman dari
Bina Artha.
2. Mitra melanjutkan ke cycle 2.atau cycle berikutnya.
Kemungkinan pertama terjadi akibat 2 hal, yaitu performance mitra tidak sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan Bina Artha (meliputi parameter: tingkat
kehadiran kurang dari...%?, adanya tunggakan sebanyak.....angsuran?, tanggung
renteng tidak berjalan..., penggunaan pembiayaan tidak sesuai dengan usaha yang
dijalankan, kondisi mitra, jumlah mitra dalam kumpulan) dan dinyatakan tidak layak
untuk mendapatkan fasilitas modal kerja tahap selanjutnya. Kemungkinan kedua
yaitu mitra tidak berminat lagi dengan produk Bina Artha dan enggan melanjutkan ke
siklus berikutnya.
Adapun kemungkinan kedua hanya dapat terlaksana jika kumpulan tersebut
telah memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Mitra sudah melunasi pembiayaan sebelumnya.
b. Mitra memenuhi kriteria kelayakan untuk pembiayaan tahap selanjutnya.
c. Mitra yang sudah memperoleh persetujuan deviasi dari Kantor Pusat.
d. Proses pembiayaan tahap selanjutnya hanya dapat dilakukan minimal pada
tingkat kelompok (minimal 2 kelompok dengan 10 anggota)
 Kemungkinan kedua merupakan tujuan yang diharapkan Bina Artha agar
terjadi hubungan jangka panjang dengan mitra.
 III. Pembahasan Masalah

Bina Artha memiliki visi untuk menjadi lembaga keuangan khusus terkemuka
dengan melayani 1.000.000 keluarga di Indonesia di tahun 2020. Untuk mencapai
visi tersebut, Bina Artha harus senantiasa meningkatkan jumlah mitra aktifnya dari
waktu ke waktu. Selain meningkatkan mitra aktif, mempertahankan mitra aktif agar
terus bertahan di Bina Artha dalam jangka waktu yang lama pun tak kalah
pentingnya. Perpaduan ini yang akan menciptakan akselerasi tercapainya visi
Perusahaan pada tahun 2020.
Clients Quantity dan Portofolio yang digulirkan menjadi tolok ukur utama secara
riil dalam menilai kinerja Bina Artha. Dua hal tersebut tercermin dari peningkatan
jumlah mitra aktif dari waktu ke waktu, yang sangat ditentukan oleh kinerja karyawan
cabang yang meliputi Branch Manager (BM), Sales Officer (SO), Relationship Officer
dan Admin selaku ujung tombak perusahaan. Selain melakukan ekspansi wilayah
dengan menambah regional area perusahaan yang berarti menambah jumlah
cabang baru, Bina Artha pun perlu untuk memperhatikan kinerja cabang.
SO merupakan staff yang memiliki fungsi utama merekrut mitra baru. Selama
observasi di lapangan, saya melakukan wawancara kepada para Sales Officer (SO)
di Cabang Mojowarno dan Cabang Rengasdengklok terkait aktivitas yang mereka
lakukan.
Cabang
Cabang Mojowarno
Pertanyaan Rengasdengklok
(3 orang SO)
(3 orang SO)
2 lokasi (66%), 3 hari
1. Jumlah lokasi yang dikunjungi setiap hari 3 lokasi (100%)
(34%)
2. Waktu yang diperlukan untuk memproses 6 hari (66%), 7 hari
UKM hingga pencairan (34%)
Sangat membantu
3. Peran BM dalam membantu tugas SO Membantu (100%)
(100%)
- Menginformasikan
4. Tindakan BM yang Anda anggap sangat lokasi UM (5)
membantu/mendukung pekerjaan Anda - Membantu pengecekan
Form (%)
5. Tanggapan mitra terhadap produk Bina Cukup bagus (34%),
Bagus (100%)
Artha Bagus (66%)
6. Waktu yang dibutuhkan untuk merevisi 1 hari (66%), 2 hari
2 hari (100%)
UKM (34%)

Dari hasil wawancara di atas, dapat dianalisa sebagai berikut:

 Jumlah/banyaknya lokasi yang dikunjungi setiap hari menunjukkan intensitas
komunikasi SO dengan calon mitra. Diketahui bahwa SO Cabang
 Rengasdengklok rata-rata mengunjungi 3 lokasi per harinya, dan jumlah ini
lebih banyak dibandingkan oleh lokasi yang dikunjungi oleh SO Cabang
Mojowarno yang rata-rata 2 lokasi. Artinya, SO cabang Rengasdengklok lebih
proaktif dalam melakukan survei untuk mencari mitra yang potensial
 Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses dari awal sampai pencairan
menunjukkan responsiveness SO. Secara umum Cabang Mojowarno dan
Cabang Rengasdengklok memiliki lama proses yang sama yaitu 7 hari kerja.
 Sedangkan peran BM dalam mengarahkan SO-nya di lapangan, diketahui
bahwa Cabang Rengasdengklok dinilai dengan penilaian yang ‘sangat bagus’
oleh seluruh SO-nya. Sedangkan di Cabang Mojowarno, peran BM dalam
mengarahkan SO-nya dinilai dengan prediket ‘bagus’. Ini menunjukkan bahwa
peran BM Cabang Rengasdengklok untuk mengarahkan SO-nya melakukan
perekrutan mitra dinilai lebih baik. Adapun peranan BM yang dianggap sangat
membantu adalah.........
 Dalam hal karakter mitra untuk meminjam fasilitas modal (menunjukkan kondisi
medan) di Bina Artha, Cabang Rengasdengklok memiliki calon mitra yang
potensial. Hal ini ditunjukkan dari pengamatan SO yang menyatakan bahwa
antusiasme mitra terhadap lembaga keuangan yang memberikan pinjaman
modal lebih baik. Artinya, karakter warga di Cabang Rengasdengklok dalam hal
mengambil pinjaman modal jauh lebih menunjukkan ketertarikan dibandingkan
karakter warga di Cabang Mojowarno.
 Penilaian terakhir berkenaan dengan lamanya revisi UKM menunjukkan bahwa
SO di Cabang Rengasdengklok memiliki tenggat waktu yang lebih cepat dalam
hal merespon kesalahan yang dilakukan dari hasil UKM yang dilakukan. Mereka
membutuhkan waktu 1 – 2 hari untuk menyelesaikan revisi UKM. Sedangkan di
Cabang Mojowarno rata-rata SO membutuhkan waktu 2 hari.
Dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa Cabang
Rengasdengklok memiliki beberapa aspek yang lebih baik dalam hal perekrutan
mitra baru. Ini menjadikan jumlah mitra baru yang diperoleh Cabang
Rengasdengklok lebih banyak dari pada jumlah mitra yang diperoleh Cabang
Mojowarno.
Pada saat jumlah mitra yang direkrut oleh Cabang telah meningkat maka hal
selanjutnya untuk dilakukan adalah mempertahankan keberlanjutan mitra tersebut
untuk terus menjadi mitra Bina Artha. Proses mempertahankan mitra ini dilakukan
mulai dari proses perekrutan mitra. Dari proses awal tersebut dilakukan screening
untuk melakukan seleksi terhadap mitra yang berkualitas.
Proses selanjutnya yang dilakukan untuk mempertahankan mitra adalah saat
dilakukan kumpulan 2 mingguan dan pembayaran angsuran. Pada fase ini, mitra
diberikan persyaratan yang akan menentukan sejauh mana kualitas masing-masing
mitra. Mitra yang berkualitas akan dapat melanjutkan pembiayaan tahap berikutnya.
Mitra yang tidak memenuhi persyaratan, jika ingin melanjutkan ke pembiayan
selanjutnya diharuskan mengajukan mitra deviasi.
Mitra yang sudah ada merupakan aset bagi Perusahaan. Mitra yang berkualitas
akan menjalin hubungan jangka panjang dengan Bina Artha. Kemungkinan yang
menyebabkan Mitra tidak melanjutkan pembiayaan siklus selanjutnya di Bina Artha
karena dua hal:
1. Performance mitra tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan Bina
Artha
Performance mitra dianggap baik dilihat dari 5 parameter yaitu kehadiran,
ketepatan dalam membayar angsuran, penggunaan fasilitas modal kerja untuk
usaha, penggunaan hasil usaha untuk keluarga dan pelaksanaan tanggung renteng.
a. Tingkat Kehadiran Mitra
Kehadiran mitra saat angsuran menjadi syarat utama untuk menentukan
kelayakan mitra agar dapat melanjutkan ke cycle selanjutnya dan
mempengaruhi besaran fasilitas modal kerja yang diperoleh. Alasan
pentingnya kehadiran bagi mitra diantaranya: dengan hadirnya mitra
diharapkan tidak adanya tanggung renteng yang mencemaskan mitra lainnya,
jika tidak hadir saat angsuran tidak ada yang akan melakukan tanggung
renteng. kehadiran hanya dilakukan 2 minggu sekali dan waktunya 10 – 20
menit (sangat ringan untuk dilakukan).
Kedisiplinan kumpulan dapat dinilai dari tingkat kehadiran mitra. Kumpulan
yang tidak disiplin dan memiliki tingkat kehadiran rendah berpotensi
melahirkan PAR. Jika sebuah kumpulan terkena PAR maka secara otomatis,
kumpulan tersebut dinyatakan tidak dapat melanjutkan pembiayaan pada
cycle berikutnya mengingat syarat pengembalian angsuran kumpulan
haruslah 100%.
Maka dari itu untuk mencegah timbulnya PAR, kehadiran mitra menjadi critical
point. Hadirnya mitra saat membayar angsuran dianalogikan sebagai
pengganti jaminan yang harus diberikan oleh mitra kepada Bina Artha.
Ketidakhadiran mitra ataupun keterlambatan mitra tanpa alasan yang benar
harus diberikan peringatan tegas oleh petugas. Ini merupakan tindakan
preventif yang perlu dilakukan untuk menghindari resiko mindset mitra tentang
tidak pentingnya arti “kehadiran”.
Berikut ini data kehadiran mitra di Cabang Mojowarno pada Bulan Januari
2011 sampai dengan April 2014:
Sumber data: BR. Net Cabang Mojowarno (Bulan Januari 2013 - April 2014
 Data tersebut menunjukkan bahwa dari 49 kumpulan yang aktif pada Bulan
Januari 2013 – April 2014 terdapat 11 kumpulan yang mengalami masalah
dengan tingkat kehadiran kumpulan. Artinya, 11 kumpulan tersebut tidak
memenuhi syarat untuk melanjutkan pada siklus pembiayaan selanjutnya
dikarenakan pada syarat pertama yaitu tingkat kehadiran kumpulan < 60%.
Jika setiap kumpulan memiliki 15 mitra maka potensi kehilangan mitra karena
tidak memenuhi syarat pada tahap awal adalah 165 mitra.
Sebab-sebab yang menjadikan ketidakhadiran mitra pada saat kumpulan 2
mingguan dapat dilihat dari hasil observas dan wawancara sebagai berikut:
Jumlah Responden: 5
Target Responden : RO Cabang Mojowarno dan Cabang Rengasdengklok
Jawaban
No. Pertanyaan
Cabang Mojowarno Cabang Rengasdengklok
1 Apa 3 hal yang menyebabkan Mitra 1.Mitra bekerja 1.Sibuk
tidak hadir? 2.Malas 2.Uang tidak ada
3. Ada anak yang sakit

Sumber Data : Wawancara RO

Note : karena yang diwawancara Cuma 1 item, maka tidak usah buat tabel
tapi dijabarkan dalam paragraf aja dengan menyebutkan berapa banyak yang
menjawab hal tersebut, dan dibandingkan antara jawaban dari Cab
Mojowarno dengan Cabang Rengasdengklok
Dari hasil wawancara tersebut, diketahui bahwa masih terdapat mitra yang
beralasan sibuk bekerja. Hal ini mengindikasikan adanya karakter yang tidak
baik dari mitra yang direkrut sebab kewajiban mengenai kehadiran telah
dijelaskan sejak awal dan disetujui oleh seluruh anggota kumpulan.
b. Ketepatan angsuran & pelaksanaan tanggung renteng
Selain kehadiran mitra saat kumpulan 2 mingguan, mitra yang menunggak
dalam suatu kumpulan juga harus ditangani dengan benar.
Berikut ini Data jumlah mitra yang bermasalah dalam hal kedisiplinan dari
Bulan Januari 2013 sampai Bulan April 2014 di Cabang Mojowarno.
 Sumber data: BR. Net Cabang Mojowarno Januari 2013 – April 2014

Dari data tersebut diketahui bahwa pada periode Januari 2013 – April 2014
terdapat 222 mitra yang tidak melanjutkan pembiayaan pada siklus
berikutnya. 129 mitra tidak diperkenankan mengikuti pembiayaan tahap
selanjutnya karena kehadirannya yang tidak memenuhi standar. Sedangkan
91 orang tidak berminat melanjutkan ke tahap selanjutnya sehingga
memutuskan keluar dari kemitraan dengan Bina Artha ataupun dikeluarkan
dari kemitraan Bina Artha karena menunggak dan dianggap tidak layak untuk
mengikuti program pembiayaan modal tahap selanjutnya.
Penyebab utama dari munculnya mitra yang menunggak pada suatu cabang
dapat dilihat pada data hasil wawancara berikut ini terhadap 5 orang RO
Cabang Mojowarno dan Cabang Rengasdengklok :
 Jawaban
No. Pertanyaan
Cabang Mojowarno Cabang Rengasdengklok
1 Apa 3 hal yang menyebabkan 1. Usaha macet 1. Usahanya macet
Mitra menunggak? 2. Tidak ada uang 2. Tanggung renteng tidak jalan
3. Bad Karakter 3. Mitra kabur
4.Tidak bekerja
2 Apa 3 alasan yang menyebabkan 1. Uang tidak kembali 1.Bawa uangnya pas untuk setoran saja
Mitra tidak mau tanggung renteng? setelah tanggung renteng. 2.Takut uangnya tidak diganti
3.Takut mitra tersebut mengandalkan tanggung renteng

Sumber Data : Wawancara RO

Indikasi terjadinya masalah bisa dilihat dari ketidakhadiran mitra sebanyak 3

kali berturut-turut atau mitra tidak mau membayar angsuran, dan hal ini
hendaknya menjadi warning bagi petugas. Petugas perlu untuk menanyakan
kembali komitmen mitra tersebut karena jika sampai 5 kali berturut-turut mitra
tidak hadir maka Ia diwajibkan untuk melakukan pelunasan dan mitra
dikeluarkan dari kumpulan. Bentuk warning tersebut dapat dilakukan dengan
cara berikut:
a. Melakukan kunjungan / sillahturahmi ke rumah mitra.
b. Menjenguk mitra yang sedang sakit.
c. Melakukan kunjungan ke rumah saudara / anak mitra
d. Menggali informasi dari tetangga, menitipkan pesan tentang pembayaran
angsuran kepada tetangga jika mitra tidak dapat ditemui dan mencatatnya
dalam buku progres penanganan mitra bermasalah.
Pastikan bahwa tujuan pemberian warning diatas agar mitra membayar
angsuran dalam keadaan apapun. Selain itu, petugas harus memastikan
tanggung renteng yang merupakan perjannjian hitam diatas putih mitra
dengan Bina Artha dalam kumpulan tersebut berjalan. Sebisa mungkin
petugas mengarahkan kumpulan agar sama sekali tidak melakukan tanggung
renteng. Artinya setiap anggota selalu membayar tepat waktu. Untuk
menghindari mitra ditanggung renteng oleh anggota lainnya dapat dilakukan:
1. Menekankan pentingnya menyisihkan uang per harinya dari keuntungan
sebesar minimal 5.000 rupiah.
2. Jangka waktu angsuran yang lama seharusnya digunakan mitra untuk
memastikan terkumpulnya angsuran.
 3. Memberikan pengertian bahwa mitra yang ditanggung renteng akan
membebani mitra lainnya karena mitra lainnya juga memiliki kewajiban
yang sama.
Pembinaan tersebut yang meliputi tingkat kehadiran, mitra yang menunggak,
pembayaran tanggung renteng selalu dilakukan sepanjang masa
pengembalian modal kerja. Kemudian petugas juga memastikan bahwa
dalam kelompok tersebut terdapat setidaknya 10 mitra / 2 kelompok yang
benar-benar berkualitas yang nantinya dapat mengambil pembiayaan tahap
selanjutnya. Jika memungkinkan seluruh mitra dalam kumpulan dapat
melanjutkan ke siklus pembiayaan berikutnya.
c. Penggunaan pembiayaan untuk usaha
Apabila selama proses UKM hingga sebelum proses pencairan sudah terlihat
potensi mitra bermasalah, maka calon mitra tersebut sebaiknya digugurkan
menggunakan cara yang baik untuk menghindari resiko kredit macet yang
sangat mungkin terjadi. Idealnya sesuai dengan SOP, BM diwajibkan
melakukan kunjungan ke rumah masing-masing mitra pada saat UPKM
untuk........... Proses UPKM yang benar yaitu......Proses kedua yang
digunakan untuk memastikan penggunaan pembiayaan untuk saha mitra
adalah dengan melakukan proses PU. Dimana berdasarkan hasil observasi,
kondisi riil yang terjadi di lapangan yaitu.....
Pada saat masalah terjadi ketika mitra tersebut telah mendapatkan pinjaman
modal maka diperlukan penanganan cepat agar masalah itu tidak menginfeksi
anggota kumpulan lainnya.

2. Mitra tidak berminat lagi dengan produk Bina Artha dan enggan
melanjutkan ke siklus berikutnya.
Produk yang baik akan memberikan kesetiaan bagi mitra untuk senantiasa
bertahan menjadi mitra Bina Artha. Berikutn ini data perbandingan jumlah perekrut
mitra di Cabang Mojowarno (dari Januari 2013 – April 2014) dan di Cabang
Rengasdengklok (dari Bulan Maret 2014 – Juli 2014)
 Jumlah Kumulatif Mitra Cabang Mojowarno Jumlah Kumulatif Mitra Cabang Rengasdengklok
1400 1400
1200 1200
1000 1000
Jumlah Mitra

Jumlah Mitra
800
800
600
600
400
400
200
200
0
Tahun 2013 Januari 2014 Februari 2014 Maret 2014 April 2014 0
Maret 2014 April 2014 Mei 2014 Juni 2014 Juli 2014

Sumber: Data BR. Net

Dari Grafik diatas dapat dilihat bahwa untuk mencapai perekrutan 1200 mitra
pada Cabang Mojowarno (Memasuki tahun ke-3) memerlukan waktu 16 bulan ( rata-
rata 75 mitra per bulan) sedangkan pada Cabang Rengasdengklok (Cabang baru)
hanya membutuhkan waktu 5 bulan (rata-rata 240 mitra per bulan). Untuk dapat
mengatasi kondisi ini, perlu dilakukan beberapa perbaikan terhadap proses internal
di Bina Artha
a. Review terhadap pelaksanaan proses rekrutmen mitra pada tahap
selanjutnya.
Studi kasus pada Cabang Mojowarno ditemukan bahwa proses pencairan
pembiayaan tahap pertama lebih cepat dari pada tahap kedua. Dari
pengamatan yang dilakukan ditemukan bahwa ketika UKM dilakukan secara
bersamaan pada kumpulan baru (tahap 1) dan kumpulan lama (tahap 2) di
desa Slamet Rejo, hasilnya kumpulan baru lebih cepat mendapatkan
pencairan.
Perbedaan waktu pencairan ini muncul karena SO diharuskan melakukan
banyak revisi pada fase UKM di siklus pembiayaan tahap kedua. Ketrampilan
SO masih kurang baik saat menghandle perekrutan mitra tahap kedua.
Terutama untuk calon mitra tahap kedua yang diproyeksikan mendapatkan
pembiayaan sebesar 2,5 juta Rupiah. Proses yang dilakukan membutuhkan
banyak revisi. Panjangnya proses ini menjadikan mitra harus menunggu yang
mengakibatkan antusiasme mitra yang akan melanjutkan ke tahap
pembiayaan selanjutnya berkurang.
QA sebagai penentu kebijakan dalam pembuatan SOP perekrutan mitra untuk
pembiayaan tahap selanjutnya dapat melakukan review hal-hal berikut:
 1. Mengevaluasi tahapan proses UKM, LKKM 1, LKKM 2 dan UPKM agar
dilakukan seefektif mungkin untuk menarik minat mitra lama untuk tetap
mengambil pembiayaan dari Bina Artha.
2. QA melakukan training dan guidance secara intensif kepada SO untuk
meminimalisasi mistakes pada proses perekrutan mitra pada tahap
selanjutnya. Sehingga jumlah revisi berkurang dan proses pencairan lebih
cepat.
3. QA memberikan klarifikasi tentang status mitra yang tidak melanjutkan
pembiayaan pada tahap selanjutnya dan bukan merupakan mitra deviasi.
Seharusnya mitra tersebut bisa diberikan kesempatan yang kedua.
Tentunya dengan syarat dan ketentuan yang berlaku seperti: mitra
tersebut diharuskan untuk menunggu (vakum) dalam jangka waktu
tertentu terlebih dahulu.
4. Dari sini dapat disimpulkan bahwa diperlukan suatu inovasi untuk menarik
mitra guna mengurangi jumlah perbedaan rekrutmen yang signifikan
antara cabang baru dan cabang lama.
b. Inovasi untuk memenangkan persaingan dengan kompetitor
Inovasi dibutuhkan dalam menghadapi tantangan. Selain Bina Artha, terdapat
beberapa lembaga keuangan kompetitor yang mengarah pada segmen
market yang sama. Untuk meningkatkan hubungan baik jangka panjang
dengan mitra, Bina Artha sebagai lembaga keuangan mikro memiliki
beberapa keunggulan dibandingkan kompetitor diantaranya:
 Asuransi Bina Artha yang mencakup mitra dan Suami / tertanggung.
 Tidak adanya denda jika terjadi keterlambatan dalam membayar
angsuran.
 Proses pencairan yang relatif cepat (7 – 10 hari kerja).
Selain added values di atas, Bina Artha juga diharuskan untuk terus
melakukan pengembangan produk sehingga mitra setia memilih Bina Artha
sebagai lembaga keuangan yang dipercaya.
Berikut ini tabel perbandingan beberapa fitur antara Bina Artha dan Lembaga
Pesaing:
 Fitur / Karakteristik
Jumlah Pinjaman yang diberikan pada Cycle 1
Periode pembayaran angsuran
Jumlah Pinjaman yang diberikan pada Cycle 2
Tabungan
Top up
Sumber Data: Materi training Handling Objection – Bina Artha
Kompetitor
Pinjaman yang diterima anggota
kelompok variatif tergantung besarnya
sbb:
- Rp. 1,5 juta - 2 juta (Jika belum punya
usaha)
- Rp. 3 - 4 juta jika sudah punya usaha
- Rp. 5 juta (untuk mini micro)
2 mingguan dalam 12 bulan
Maksimal mendapat pinjaman dengan
besaran 2 kali lipat, dengan syarat:
- Tingkat kehadiran > 80%
- Tidak pernah ditanggung renteng
- Lancar
Jika tidak memenuhi, maksimal
pinjaman lanjutan: Rp. 500.000
-Tabungan awal (5 kali pertemuan
awal: LKKM @ Rp. 2.000) = Rp.
10.000
- Tabungan tanggung renteng
(angsuran terbesar dibagi jumlah
anggota)
Setelah 6 bulan atau 12 kali angsuran,
mitra
bisa mendapat pinjaman Rp. 500.000
Bina Artha
Jumlah pinjaman yang diterima oleh semua
mitra sama: 1,7 juta
2 mingguan dalam 18 bulan
-Maksimal mendapat pinjaman 2, 5 juta.
- Tingkat kehadiran > 60%
- Pernah ditanggung renteng max 4 kali
- Tingkat pembayaran 100%
-Tidak ada kewajiban untuk menabung di Bina
Artha
-LKKM hanya dilakukan 2 kali dan tidak ada
penarikan tabungan selama LKKM
Setelah 10 bulan (20 kali angsuran) atau
12 bulan (25 kali angsuran), mitra bisa
mendapatkan tambahan pinjaman Rp.
500.000 atau Rp 600.000

Dari tabel diatas, terdapat perbandingan kekurangan dan kelebihan fitur yang
dimiliki Bina Artha. Dalam hal jumlah pinjaman, kompetitor memiliki keunggulan
dikarenakan jumlah pinjaman yang ditawarkan jauh lebih besar dibandingkan Bina
Artha. Untuk periode pembayaran angsuran, Bina Artha dan kompetitor memiliki
tenor waktu yang hampir sama.. Jika kompetitor hanya memberikan tenor 1 tahun,
pada Bina Artha pun dapat dilakukan selama 1 tahun dengan melakukan pelunasan
dini. Dalam hal pinjaman cycle ke-2, Bina Artha memiliki keringanan yang lebih
tinggi. Dalam hal kehadiran dan tanggung renteng, Bina Artha memberikan toleransi
yang cukup besar dibandingkan kompetitor. Namun lagi-lagi untuk modal pinjaman
yang didapatkan, kompetitor memberikan pinjaman modal yang lebih besar. Selain
itu, untuk mitra yang tidak memenuhi kriteria persyaratan, maka pada kompetitor
mereka tetap dapat menerima pinjaman modal maksimal Rp. 500.000,-. Sedangkan
di Bina Artha, untuk mitra yang tidak memenuhi persyaratan maka Ia harus
mengajukan mitra deviasi dengan persetujuan QA hingga ke Kantor Pusat. Jika tidak
ada persetujuan dari QA maka mitra tersebut tidak dapat melanjutkan cycle ke-2.
Dalam hal tabungan, Bina Artha memiliki kelebihan karena tidak ada
pungutan lain selama proses perekrutan mitra. Sedangkan untuk Top Up,
Kompetitor memberikan jarak waktu setelah 6 bulan. Di Bina Artha, Top Up baru
dapat direalisasikan setelah 10 bulan atau 12 bulan.
 Latar belakang munculnya produk Top Up adalah untuk meningkatkan
semangat kehadiran mitra yang memiliki tren menurun pada angsuran ke 20 dan 25.
Pada angsuran awal, kecenderungan semangat mitra masih besar sehingga tingkat
kehadiran mitra masih tinggi begitu pula pada angsuran akhir karena mitra berharap
akan mendapatkan pembiayaan tahap selanjutnya.

Deskripsi tujuan Sistem Top Up

Berdasarkan analisa dan wawancara dengan AM, produk top up memiliki

beberapa kekurangan:
1. Proses pengisian form yang relatif sulit bagi SO untuk menghandle mitra top
up.
2. Jika mitra yang ikut top up tidak membayar angsuran atau kabur, tanggung
renteng menjadi semakin besar.
3. Timbulnya kekecewaan dari mitra karena hanya sebagian mitra saja yang
dapat ikut top up. Mitra lainnya ingin ikut tapi tidak bisa karena kehadiran yang
tidak memadai.
4. Membebani angsuran karena semakin besar nilai angsurannya setelah
dilakukan top up.
5. SO yang kurang selektif dalam memilih mitra top up dapat mengakibatkan
kecemburuan.

Diperlukan suatu produk model baru guna menutupi kekurangan sistem top up
sebagaimana disebutkan di atas. Yaitu dengan menggulirkan produk yang memiliki
fitur sebagai berikut:
1. Tidak memberatkan mitra karena jumlah angsuran yang meningkat disertai
dengan jumlah waktu jatuh tempo yang singkat.
2. Jika jumlah angsuran meningkat maka disertai pula dengan peningkatan waktu
jatuh tempo pinjaman.
3. Lama tenor pinjaman pertama yang lebih pendek.
4. Jumlah modal tambahan yang lebih besar.
5. Fasilitas untuk mitra yang lebih mudah ketika akan melakukan pelunasan.
Produk dengan fitur seperti ini diharapkan dapat mempertahankan mitra selain
top up. Dengan reward pinjaman kedua yang lebih besar dan dalam tenor pertama
yang lebih pendek akan meningkatkan antusiasme mitra. Selain itu dengan hadirnya
produk ini juga menghindarkan mitra untuk meminjam dari luar Bina Artha (seperti
rentenir) untuk melakukan pelunasan dengan harapan mitra akan mendapatkan
pembiayaan tahap selanjutnya.
Guna mendapatkan produk layanan yang berkualitas lainnya, QA dapat turun
langsung ke lapangan. Tim QA melakukan pengumpulan data terkait dengan
preferensi konsumen terhadap layanan keuangan permodalan dari Bina Artha. Tim
QA juga dapat melakukan simulasi dan penilaian konsumen terhadap hasil proyeksi
NPD kepada konsumen. Tujuan akhirnya, didapatkannya produk layanan keuangan
permodalan yang mampu memenangkan persaingan dengan kompetitor sehingga
hubungan Bina Artha dan mitra-nya dapat terus terjalin.
 IV. Kesimpulan

Dari hasil analisa di atas, dapat disimpulkan beberapa hal :

 Ada beberapa variabel yang mempengaruhi keefektifan cabang dalam

meningkatkan jumlah mitra baru yaitu:
o Responsiveness (kecepat-tanggapan) yaitu kemampuan SO untuk
memberikan respon terhadap potensi calon mitra yang ditemui. Kecepat-
tanggapan ini antara lain dalam hal melakukan kunjungan lokasi (survey ke
wilayah potensial), kecepatan dalam memproses aplikasi dan merevisi
kesalahan. Semakin responsive seorang SO, maka jumlah mitra yang
direkrut semakin besar.
o Arahan BM terhadap karyawan cabang. BM berperan penting dalam
mengorganisasikan sumber daya cabang dan mengarahkan tim-nya untuk
bekerja secara runtut dan sistematis. Sebagai representasi Cabang, BM
memberikan pembelajaran kepada staff-nya tentang proses bisnis Bina
Artha dan urgensi mematuhi SOP untuk mencegah resiko munculnya
tunggakan di masa yang akan datang. Semakin aktif seorang BM dalam
..............maka semakin....
o Komunikasi dengan mitra, yaitu kemampuan SO untuk menjalin
pembicaraan secara dua arah dengan calon mitra sehingga didapatkan feed
back positif. Semakin........
o Kondisi Medan, yaitu penilaian SO terhadap daerah yang akan digarap dan
juga karakteristik calon mitra di lokasi tersebut. Semakin......maka,......
 Cabang Rengasdengklok memiliki jumlah rekrutmen mitra lebih besar dari pada
Cabang Mojowarno karena unggul dalam beberapa variabel seperti: komunikasi
SO, peran BM, sisi responsive SO serta penerimaan warga yang lebih baik
terhadap produk Bina Artha.
 Proses mempertahankan mitra aktif dilakukan dengan memperbaiki kualitas
kumpulan sejak awal pembentukannya dengan cara:
o Memastikan anggota Kumpulan paham akan pentingnya kehadiran dalam
Minggon dan memiliki komitmen yang tinggi untuk hadir di setiap Minggon
o RO dan BM melakukan penanganan secepat mungkin terhadap mitra
menunggak untuk menghindari exit client karena perilaku yang buruk atau
kedisiplinan yang buruk. (di bagian Rekomendasi, cantumkan bahwa
masukkan di SOP/KPI batas maksimum penanganan maksimum ...hari
sejak Minggon berjalan)
o Petugas memastikan komitmen mitra dalam melakukan pembayaran
angsuran secara tepat waktu dan menerapkan sistem warning kepada mitra
yang bermasalah.
o Memaksimalkan fungsi tanggung renteng dengan memastikan bahwa mitra
yang ditanggung renteng mengganti uang tanggung renteng yang
dibayarkan anggota kelompok / kumpulannya.
o Memastikan pelaksanaan UPKM dan PU Oleh.....(di rekomendasi masukkan
saran utk memastikan pelaksanaanUPKM dan PU).
o Mengevaluasi tahapan proses UKM, LKKM 1, LKKM 2 dan UPKM agar lebih
efektif
o Meningkatkan ketrampilan dan pemahaman SO mengenai proses
perekrutan mitra untuk tahap selanjutnya dan teknik-teknik pengsiain form
yang benar sehingga jumlah revisi berkurang dan proses pencairan lebih
cepat.
 V. Rekomendasi

Branch Manager
 BM mengarahkan team-nya untuk bekerja secara runtut dan sistematis.
Untuk SO, setiap perekrutan mitra baru dari tahap UKM wajib untuk
diselesaikan sampai tahap Pemeriksaan Usaha (PU). Sedangkan RO
diberikan tanggung jawab untuk menangani setiap mitra bermasalah
secepat mungkin terutama dengan memastikan tanggung renteng
berjalan dan melakukan tindakan tegas terhadap potensi munculnya mitra
bermasalah.  Saran saya, diubah kalimatnya menjadi :”BM
meningkatkan komunikasi dan memonitor fungsi/tugas masing-masing
karyawan cabang melalui mekanisme ....... dan ............, serta terlibat aktif
dalam......(sesuai hasil wawancara dengan RO)
 Memastikan kedisiplinan karyawan cabang dengan cara........(agar SO
hadir tepat waktu saat LKKM, RO saat pembayaran angsuran)
Sales Officer
 Meningkatkan responsiveness dengan cara:
- Melakukan kunjungan ke lokasi mitra setidaknya 3 kali dalam sehari
- Mematuhi arahan BM dalam melakukan ekspansi
- Menyelesaikan proses revisi UKM 1-2 hari.
- Mengerjakan proses Survey hingga pencairan maksimal 7-8 hari
 Menekankan pentingnya kehadiran kepada seluruh anggota kumpulan
antara lain dengna cara :
- Mem-pending proses LKKM / UPKM jika calon mitra terlambat lebih
dari 15 menit.
Relationship Officer
 Menekankan pentingnya kehadiran saat Minggon dengan cara :
- Petugas RO selalu menanyakan alasan ketidak hadiran mitra pada
setiap angsuran jika pada angsuran sebelumnya tidak hadir.
- Petugas RO memberikan warning letter untuk melakukan pelunasan
jika mitra tidak hadir selama 3 kali berturut-turut.
- Melakukan kesepakatan denda keterlambatan kehadiran saat
membayarkan angsuran.
  Memastikan komitmen mitra dalam melakukan pembayaran angsuran
secara tepat waktu dan menerapkan sistem warning kepada mitra yang
bermasalah dengan cara:
- Melakukan kunjungan / silahturahmi ke rumah mitra.
- Menjenguk mitra yang sedang sakit.
- Melakukan kunjungan ke rumah saudara / anak mitra jika mitra tidak
bisa ditemui.
- Menggali informasi dari tetangga, menitipkan pesan tentang
pembayaran angsuran kepada tetangga jika mitra tidak dapat ditemui
dan mencatatnya dalam buku progres penanganan mitra bermasalah.
 Menekankan pentingnya kehadiran saat Minggon dan memberikan Tips
kepada anggota Kumpulan dengan cara :
- Mengajarkan mitra untuk menyisihkan uang per harinya dari
keuntungan sebesar minimal 5.000 rupiah.
- Jangka waktu angsuran yang lama seharusnya digunakan mitra untuk
memastikan terkumpulnya angsuran.
- Memberikan pengertian bahwa mitra yang ditanggung renteng akan
membebani mitra lainnya karena mitra lainnya juga memiliki kewajiban
yang sama.
Kantor Pusat
 Memberikan pelatihan secara periodik kepada.......untuk....
 Menetapkan SLA bagi penanganan PAR adalah....hari dan dicantumkan
dalam......
 Memperbaiki form untuk mitra top up agar lebih ,udah dimengerti, yaitu
dengan menambahkan/mengurangi.....
 Memastikan Cabang selalu menjalankan proses UPKM dan PU dengan
cara.....