Manajemen proyek

Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal

perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta
pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan
proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang
telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan
biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh
sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik
dan unik dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan
yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah.
Tantangan utama sebuah proyek adalah mencapai sasaran-sasaran dan
tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah
dipahami sebelumnya. Pada umumnya batasan-batasan itu adalah ruang
lingkup pekerjaan, waktu pekerjaan dan anggaran pekerjaan. Dan hal ini
biasanya disebut dengan "triple constrains" atau "tiga batasan". Dengan
semakin meningkatnya kesadaran akan harkat dan martabat individu
dalam menjalankan proyek, maka batasan ini kemudian berkembang
dengan ditambahkan dengan batasan keempat yaitu faktor keselamatan.
Pendekatan mengenai tahapan proyek secara umum adalah
mengidentifikasi urutan langkah yang harus diselesaikan. Dalam
"pendekatan tradisional" ini, lima komponen perkembangan proyek dapat
dibedakan (empat tahap ditambah kontrol) dan ditambah lagi tahapan
penyelesaian proyek, yang dapat juga dapat disebut "Siklus Kehidupan
Proyek" (Project Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek
merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan
bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak
proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai.
Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup
proyek yaitu :

 inisiasi;
 perencanaan dan desain;
 pelaksanaan dan konstruksi;
 pemantauan dan sistem pengendalian;
 penyelesaian.
Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak
sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini,
permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa
pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan.
Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi
yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai
solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi
telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga
tim proyek dapat dibentuk.

Tahap Perencanaan dan Desain

Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk,
maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap
ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai
panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun
aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat
dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan,
acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract
supplier dan perform phare review.

Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau Konstruksi

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek
siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada
tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun.
Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan
dieksekusi.
Tahap Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses
manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol
penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir
proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada
pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan
memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan
bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang
perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation
review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat
setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung
sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.
Organisasi Proyek
Tahapan ini merupakan tahapan proyek sebelum kemudian ditutup
(penyelesaian). Namun tidak semua proyek akan melalui setiap tahap,
artinya proyek dapat dihentikan sebelum mereka mencapai penyelesaian.
Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur dan / atau
proses pemantauan. Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4
beberapa kali.
Banyak industri menggunakan variasi pada tahap-tahapan proyek ini.
Sebagai contoh, ketika bekerja pada sebuah perencanaan desain dan
konstruksi, proyek biasanya akan melalui tahapan dengan nama yang
berbeda-beda seperti pada tahapan Perencanaan dengan nama: Pra-
Perencanaan, Desain Konseptual, Desain Skema, Pengembangan
Desain, Gambar Konstruksi (atau Dokumen Kontrak), dan/atau
Administrasi Konstruksi.

Jenis-jenis organisasi proyek dan kelebihan

serta kekurangannya
Organisasi Fungsional

Yaitu proyek dimasukkan sebagai bagian dari divisi setiap fungsional

dalam suatu perusahaan

David L Olson menulis ”Organisasi fungsional bekerja baik pada

lingkungan yang stabil”

Kelebihan :

– adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan karyawan/staf

– orang-orang dengan keahlian tertentu ditugaskan pada banyak

proyek yang berbeda

– orang-orang dengan keahlian berbeda dikelompokkan dalam satu

grup untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang bermanfaat bagi
pemecahan masalah teknis
– divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi
kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek

– divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang

mempunyai keahlian tertentu

Kekurangannya :

– klien tidak menjadi perhatian utama dari aktifitas yang dilakukan

oleh orang yang terlibat dalam proyek

– divisi fungsional cendrung berorientasi pada aktifitas yang sesuai

dengan fungsinya

– tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk

mengurus proyek

– motivasi untuk orang yang ditugaskan ke proyek cendrung lemah

– proyek yang kompleks secara teknis tidak dapat dikerjakan dengan

baik tanpa totalitas

Organisasi Proyek Murni

Yaitu proyek yang terpisah dari organisasi induk dimana menjadi

organisasi tersendiri dalam staff teknis tersendiri dan terhubung
dengan organisasi induk hanya berupa laporan kemajuan atau
kegagalan secara periodik mengenai proyek.

Beberapa tipe organisasi proyek Murni:

– Proyek Pusat (Project Center)

Proyek yang langsung berhubungan dengan Organisasi induk,

mengambil sumber daya dan personil yang dibutuhkan.

– Proyek Tunggal (Stand Alone Project)

Organisasi yang baru diciptakan untuk pembuatan suatu proyek,

diambil dari beberapa divisi.

– Proyek Perbagian (Partial Proyek)

Proyek yang dibuat untuk mengembangkan produk dari hasil
proyek sebelumnya, manajer proyek bertanggung jawab atas
pengawasan aktivitas yang dilakukan oleh divisi fungsional lainnya.

Kelebihan :

– manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk

mengelola proyek

– semua anggota tim proyek bertanggung jawab kepada manajer

proyek

– rantai komunikasi menjadi pendek, yaitu manajer proyek

dengan eksekutif secara langsung

– proyek yang sejenis yang berturut-turut bisa dilakukan oleh

tim yang sama

– pembuatan keputusan cepat karena kewenangan terpusat

– adanya kesatuan komando karena bertanggung jawab kepada

satu atasan

– bentuk organisasi cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan

– adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

Kekurangannya :

– bisa terjadi duplikasi usaha dan fasilitas jika terjadi banyak

proyek

– struktur ini sendiri menambah biaya yang cukup mahal untuk

organisasi induk

– ketidakkonsistenan prosedur sering terjadi

– proyek yang sudah selesai menimbulkan masalah bagi tim

proyeknya

– penumpukan sumberdaya yang berlebihan untuk

mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu
dibutuhkan, tetapi biasa dipegang pada saat tidak dibutuhkan
Organisasi Matriks

Yaitu penggabungan kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi

fungsional dan proyek murni dengan menhindarkan kekurangan-
kekurangan yang ada. Digunakan untuk menggambarkan organisasi
yang membutuhkan penggunaan minimal pada tim proyek maupun
kelompok produk, bisa membentuk pola organisasi.

Kelebihan :

– proyek mendapatkan perhatian secukupnya

– lebih mudah untuk mendapatkan orang potensial dari setiap

fungsinya

– tidak ada masalah tentang nasib bagi tim proyeknya jika suatu
proyek sudah selesai

– tanggapan keinginan klien bisa cepat diberikan

– konsistensi terhadap kebijaksanaan atau prosedur dari

perusahaan induk terjaga.

– Distribusi sumberdaya lebih seimbang

– mampu untuk mencapai tingkat organisasi yang diperlukan

untuk menjawab tuntutan ”ganda” lingkungan

– dapat memanfaatkan kawyawan secara fleksibel

– sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta

lingkungan yang tidak stabil

– sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang

Kekurangannya :

– manajemen matrik melanggar prinsip kesatuan komando

– dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang

antara manajer fungsional dan manajer proyek sehingga bila
terdapat keraguan siapa yang mesti kena beban, pekerjaan proyek
bisa jadi terbengkalai
– perpindahan sumberdaya membuat persaingan antar manajer
proyek

– menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.

– Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya

kebingungan

– hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan

vertikal
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada
divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan
penggabungan kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi
proyek khusus.
Beberapa kelebihan yang terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer
proyek bertanggung jawab penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat
segera ditindaklanjuti, lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun
tenaga ahli yang dimiliki pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat
kembali ke organisasi induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini
antara lain manajer proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai
pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan personil karena keputusan tersebut
merupakan wewenang dari pada departemen
lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi lain
pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek karena
personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen
fungsional.
Kebaikan :
1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.
2. Mengembangkan ketrampilan dan kreatifitas karyawan serta fleksibilitas
kepada organisasi.
3. Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas
pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya
membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.
4. Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan
perusahaan
dan orientasi proyek.
5. Mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional
6. Menekankan pada teknik dan pasar
7. Memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang
teknik
dan pemasaran

Kelemahan :
1. Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
2. Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.
3. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi.
4. Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki.
5. Sangat mahal untuk di implementasikan.
6. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan
daripada kegiatan.
7. Sangat mahal
8. Kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu
supervisor