4.

Persiapan dokumen perjalanan dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat
memberikan keterangan bagi karyawan atau pimpinan ketika melakukan perjalanan
dinas. Macam-macam dokumen untuk perjalanan dinas dalam maupun luar negeri
meliputi :

1. Dokumen internal

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi
yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

a. Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan
dan di berikan kepada seseorang/karyawan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Dalam pembuatan surat tugas harus terdiri dari empat bagian, yaitu :

 Bagian kepala surat

 Pembuka surat

 Bagian isi surat

 Bagian penutup surat

b. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

SPPD adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih
tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan perjalanan
dinas.1

2. Dokumen eksternal/dokumen pendamping

1
http://rukminisetiasih.blogspot.com/2013/11/dokumen-untuk-perjalanan-dinas.html, Pukul
14:09, 15 Oktober 2019
Ada beberapa dokumen eksternal yang perlu dipersiapkan dan tentunya yang
diperlukan ketika seseorang melakukan perjalanan dinas dalam maupun luar negeri.
Berikut macam-macam dokumen eksternal yang diperlukan, yaitu:

 KTP

Identitas Resmi Penduduk sebagai bukti diri yang sah yang diterbitkan oleh instansi
pelaksana yang berlaku di NKRI. KTP wajib dimiliki oleh setiap penduduk yang telah
berusia 17 tahun keatas, atau telah menikah.

 Tiket

Adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang m=berwenang dari suatu
negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk perjalanan antar kota
(dalam negeri) maupun antar negara.

 Paspor(Khusus untuk ke luar negeri)

Adalah identitas warga yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat
digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit
permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk
perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor
untuk umum yang tidak digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh
kantor imigrasi setempat. Paspor berisi data sebagai berikut :

1. Nomor paspor 6. Tanggal dikeluarkannya paspor

2. Nama pemegang paspor 7. Tanggal masa berlaku paspor
3. Jenis kelamin 8. Kantor yang mengeluarkan
4. Kewarganegaraan paspor
5. Tempat dan tanggal lahir 9. Foto pemegang paspor

Macam-macam paspor

a. Paspor biasa (Normal Passport)

Paspor dengan sampul berwarna hijau dan biasanya disebut paspor hijau adalah
paspor untuk masyarakat umum, paspor ini diperoleh di Kantor Imigrasi setempat.
Masa berlakunya adalah 5 tahun, ditulis dengan bahasa Indonesia dan Inggris. Cara
mendapatkannya yaitu dengan mengajukan permohonan, isi form, menyerahkan
fotokopi KTP, KK, dan dokumen lain yang mungkin diminta.

b. Paspor dinas

Paspor dengan sampur berwarna biru dan biasa disebut paspor biru. Paspor biru
digunakan untuk pejabat pemerintah dalam rangka perjalanan ke luar negeri, paspor
ini dapat diperoleh di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah.
Masa berlakunya tergantung keperluan, dan umunya satu tahun atau lebih. Ditulis
dalam dua bahasa yaitu Bahasa Indonesia dan Inggris.

c. Paspor diplomatik

Paspor dengan sampul berwarna hitam disebut juga paspor hitam yaitu paspor untuk
pejabat diplomatik seperti Duta Besar atau pejabat pemerintah tertentu yang berhak
memperolehnya. Paspor jenis ini dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri.

d. Paspor haji

Paspor dengan warna coklat yaitu paspor yang diperuntukkan bagi orang-orang yang
akan pergi menunaikan haji. Masa berlaku paspor ini sesuai waktu melaksanakan haji,
paspor ini diperoleh di Departemen Agama. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan
Arab.

e. Paspor khusus (Special Passport)

Paspor khusus adalah paspor untuk pejabat United Nayions (PBB) dan biasanya
mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul
merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul biru muda untuk staff PBB.

 Visa (Khusus untuk ke luar negeri)

Visa adalah izin tinggal disuatu negara untuk suatu periode tertentu dalam waktu
tertentu.Visa ini dapat di peroleh dari kedutaan negara yang bersangkutan. Untuk
kunjungan yang tidak melebihi dua Minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara
Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.2

Macam-macam Visa

 Fiskal (Khusus untuk ke luar negeri)

Fiskal merupakan biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap Warga Negara Indonesia
yang akan berangkat ke luar negeri. Fiskal adalah surat keterangan pembayaran pajak
yang dikeluarkan oleh DIRJEN Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang
akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

 Yellow card/Kartu kesehatan (Khusus untuk ke luar negeri)

Yellow card adalah kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk
diberikan kepada warga negara yang akan ke luar negeri, kartu ini dipakai untuk
menyatakan bahwa warga negara tersebut bebas dari penyakit yang menular.

Exit permit adalah ijin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian ke
negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler
lainnya. Bentuk exit permit berupa cap atau stempel yang diterakan pada lembaran
paspor. Masa berlakunya exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, dan apabila masa itu
telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.

 Exit permit

Exit permit adalah ijin meninggalkan negara tempat tinggalnya untuk bepergian ke negara lain untuk
sementara waktu sebagai turis atau traveller. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas
yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada
paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.3

2
http://apksmkt.blogspot.com/2017/01/dokumen-yang-dipersiapkan-dalam.html, Pukul 08:44, 16
Oktober 2019

3
http://hanbinonly19.blogspot.com/2015/03/materi-perjalanan-bisnis.html, Pukul 13:55, 16 Oktober
2019