DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA BARAT

YAYASAN PENDIDIKAN AGRAPURA PARAHITA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN AGRAPURA PARAHITA
Izin Operasional No : 421.5/57b/Bid.SMA-SMK/Kab/2014
NPSN : 69830092; NSS : 402020704113; NIS : 401602;
Jl. Balegede-Naringgul Kp.Babakan 003/001 Balegede Kec.Naringgul Kab. Cianjur 42374
E-mail : smkagrapuraparahita@gmail.com - Website : smkagrapuraparahita.sch.id

SURAT KEPUTUSAN KEPALA SMK AGRAPURA PARAHITA

NOMOR : …./SMKAP-KS/KP/201
Tentang
TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN SMK AGRAPURA PARAHITA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA SMK AGRAPURA PARAHITA KABUPATEN CIANJUR
PROVINSI JAWA BARAT

Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektifitas administrasi pengelolaan sekolah
dipandang perlu menetapkan Tata Naskah Dinas di lingkungan SMK Agrapura
Parahita.

b. bahwa untuk keperluan butir a perlu ditetapkan dengan Keputusan Kepala Sekolah.

Memperhatikan : 1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 19 Tahun 2007 tentang Standar
Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah;
5. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Nomor 60 Tahun 2012 tentang
Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta informasi publik di Lingkungan Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan;
6. Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Nomor 68 Tahun 2016 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA SMK AGRAPURA PARAHITA TENTANG TATA NASKAH

DINAS DI LINGKUNGAN SMK AGRAPURA PARAHITA

BAB 1
KETENTUAN UMUM
Pasal 1

BAB II

TATA NASKAH DINAS

Bgagian Kesatu

Pasal 2

Asas tata naskah dinas terdiri atas :

a. Asas efisien dan efektif

b. Asas pembakuan
c. Asas akuntabilitas
d. Asas keterkaitan
e. Asas kecepatan dan ketepatan
f. Asas keamanan

Pasal 3

1) Asas efisien dan efektif sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf a, dilakukan melalui
penyederhanaan dalam penulisan penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa indonesia yang baik, benar dan lugas.
2) Asas pembakuan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b, dilakukan melalui tatacara dan
bentuk yang telah dibakukan.
3) Asas akuntabilitas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf c, dilakukan melalui
penyelenggaraan tata naskah dinas yang dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,
prosedur, kewenangan, keabsahan, dan dokumentasi.
4) Asas keterkaitan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf d, dilakukan melalui
penyelenggaraan tata naskah dinas dalam satu kesatuan sistem.
5) Asas kecepatan dan ketepatan sebagaimana dimaksud pad apasal 2 huruf e, dilakukan
Melalui penyelenggaraan tata naskah dinas dalam satu kesatuan sistem.
6) Asas keamanan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf f, dilakukan melalui penyelenggaraan
tata naskah dinas yang aman secara fisil dan substansi.

Bagian Kedua
Prinsip
Pasal 4
Prinsip penyelenggaraan naskah dinas, meliputi :
a. Ketelitian
b. Kejelasan
c. Singjat dan padat
 d. Logis dan meyakinkan

Pasal 5
1) Prinsip ketelitian sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 huruf a, diselenggarakan secara teliti dan
cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan
di dalam pengetikan
2) Prinsip kejelasan sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 huruf b, diselenggarakan dengan
memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi dengan mengutamakan metode yang cepat dan
tepat.

3) Prinsip singkat dan padat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c, diselenggarakan dengan
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
4) Prinsip logis dan meyakinkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d, diselenggarakan
secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat harus lengkap dan efektif.

Pasal 6

Penyelenggaraan naskah dinas dilaksanakan sebagai berikut:

a. pengelolaan surat masuk;

b. pengelolaan surat keluar;
c. tingkat Keamanan;
d. kecepatan proses;
e. penggunaan kertas surat;
f. pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; dan
g. warna dan kualitas kertas.

Pasal 7

Pengelolaan surat masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, dilakukan melalui:

a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan:

1. diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit pengelola;
2. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dan
3. surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.
b. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak.
c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke
pejabat struktural terendah yang berwenang.

Pasal 8

Pengelolaan surat keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, dilakukan melalui tahapan:

a. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya
dan diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian;
b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan
stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing satuan kerja perangkat daerah;
c. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan
d. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.
 Pasal 9

Tingkat keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c, dilakukan dengan mencantumkan
kode pada sampul naskah dinas sebagai berikut:

a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat
keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan
negara.
b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan
tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa.
c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat
perhatian penerima surat.
d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat
keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan
pembangunan.
e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat
disampaikan kepada yang tidak berhak.

Pasal 10

Kecepatan proses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf d, sebagai berikut:

a. amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima;

b. segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima;
c. penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah surat diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja setelah surat diterima.

Pasal 11
Penggunaan kertas surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf e, sebagai berikut:
a. kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram;
b. penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas
yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama;
c. penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak
di atas kertas 80 gram;
d. ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm);
e. ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm);
dan
f. ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215 mm).

Pasal 12

Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran dimaksud dalam Pasal 6 huruf f, sebagai

berikut:

a. penggunaan jenis huruf pica;

b. arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; dan
c. spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
 Pasal 13
Warna dan kualitas kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf g, berwarna putih dengan
kualitas baik.

BAB III
NASKAH DINAS

Bagian Kesatu

Bentuk Dan Peraturan Nomor Surat

Pasal 14
Bentuk dan susunan naskah dinas surat di lingkungan sekolah, terdiri atas:

a. instruksi;
b. surat edaran;
c. surat biasa;
d. surat keterangan;
e. surat perintah;
f. surat izin;
g. surat perjanjian;
h. surat perintah tugas;
i. surat perintah perjalanan dinas;
j. surat kuasa;
k. surat undangan;
l. surat keterangan melaksanakan tugas;
m. surat panggilan;
n. telaahan staf;
o. pengumuman;
p. laporan;
q. rekomendasi;
r. surat pengantar;
 Bagian Kedua

Peraturan Nomor Surat

Pasal 15

KD Keterangan
Contoh Nomor Surat :
01 No urut surat
YPAP-PY.1 Kode awal-Kode Jabatan
01/YPAP-PY.1/PS/2014 PS Kode HAL
2014 Tahun

NO Pejabat Yayasan Kode Jabatan Kode Awal

1 Pembina PY.1 YPAP

2 Pengawas PY.2 YPAP

3 Pengurus PY.3 YPAP

PEJABAT SEKOLAH

1 Kepala Sekolah P.KS SMKAP

2 Kurikulum KR SMKAP

3 Sarana prasarana SP SMKAP

4 Hubin HI SMKAP

5 Kesiswaan KSW SMKAP

6 Tatausaha TU SMKAP

7 Bendahara BDH SMKAP

8 Kaprog TIK Ka.TIK SMKAP

9 Kaprog Kesehatan ka.Kes SMKAP

10 Walikelas WKs SMKAP

11 Ekstrakurikuler Eks SMKAP

ORGANISASI

1 Osis OS SMKAP

2 PMR PMR SMKAP

3 Pencinta Alam PA SMKAP

4 Paskibra PASKib SMKAP

5 DKM DKM SMKAP

PAUD

1 Kepala sekolah Ka.PAUD PAUD-AP

2 Wakil Kepala Sekolah Wk.PAUD PAUD-AP

3 TU TU.PAUD PAUD-AP

4 Bendahara BDH.PAUD PAUD-AP

LPK

1 Penanggung Jawab PNJ.LPK LPKI-AP

2 Manager MNG.LPK LPKI-AP

3 Bendahara BDH.LPK LPKI-AP

4 Admin ADM.LPK LPKI-AP

KOPERASI

1 Ketua Ket.KOP KOP-AP

2 Wakil Wk.KOP KOP-AP

3 Administrasi Adm.KOP KOP-AP

4 Bendahara Bdh.Kop KOP-AP

5 Unit Usaha UU.KOP KOP-AP

NO HAL KODE SERI

1 Hubungan Masyarakat HMs 001

2 Kerjasama Luar Negeri KLN 002

3 Perlengkapan Plk 003

4 Perencanaan Prc 004

5 Ketatausahaan Ktu 005

6 Keuangan KEU 006

7 Hukum HKM 007

8 Pengawasan PWS 008

9 Pendidikan Dasar PDS 009

10 Pendidikan Menengah PMN 010

11 Pendidikan Tinggi PDT 011

12 Pendidikan Nonformal PNF 012

13 Kelembagaan Klm 013

14 Sarana dan Prasarana SAP 014

15 Praktik Kerja Lapangan PKL 015

16 Kesiswaan KSW 016

17 Pendidikan Masyarakat PMS 017

18 Pembinaan dan Pengembangan PPB 018

19 Kepustakaan dan Perbukuan KPb 019

20 Kepegawaian Kpg 020

21 Kurikulum KRM 021

22 Penerimaan Peserta Didik Baru PPDB 022

23 Bantuan Pemerintah Pusat BPP 023

24 Bantuan Pemerintah Daerah BPD 024

25 Bantuan Perusahaan BPU 025

26 Bantuan Aspirasi BSP 026

27 Sumbangan Orangtua/Wali Murid SOM 027

28 Rapat Koordinasi RKO 028

29 Pendidikan Layanan Khusus PLK 029

30 Undangan UND 030

31 Ujian Tengah Semester UTS 031

32 Ujian Akhir Sekolah UAS 032

33 Ujian Kenaikan Kelas UKK 033

34 Ujian Nasional UN 034

35 Try Out TOT 035

36 Pembelajaran Intensif Pbi 036

37 Kearsipan Kar 037

38 Peraturan Prt 038

39 Pembangunan Pmb 039

BAB IV

PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN

ATAS NAMA, UNTUK BELIAU, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN DAN

PENJABAT

Pasal 16

(1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan
internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya.
(2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan
internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya.
(3) Tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tetap berada pada pejabat
yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus
mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang.

PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN,

DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS

 Bagian Kesatu

Paraf

Pasal 17

(1) Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf.

(2) Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebelum ditandatangani terlebih
dahulu diparaf pada setiap lembar.
(3) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat terkait secara
horizontal dan vertikal.
(4) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) merupakan tanda tangan singkat
sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi dan pengetikan
naskah dinas.
(5) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (4) meliputi:
a. paraf hierarki; dan
b. paraf koordinasi.

Bagian Kedua

Penulisan Nama

Pasal 18

(1) Penulisan nama menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat

BAB V

KOP NASKAH DINAS

Bagian Kesatu
Jenis

Pasal 19
Jenis kop naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas:

a. kop sekolah

Bagian Kedua

Bentuk dan Isi

Pasal 62
(1) Kop naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 61 huruf a, untuk gubernur/wakil
gubernur, bupati/wakil bupati dan walikota/wakil walikota menggunakan:
a. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah atas untuk naskah
dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum;
b. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian tengah atas serta alamat
nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan kode pos ditempatkan dibagian tengah
bawah untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat.
(2) Kop naskah dinas perangkat daerah provinsi memuat sebutan pemerintah provinsi, nama satuan
kerja perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan kode pos.
(3) Kop naskah dinas perangkat daerah kabupaten/kota memuat sebutan pemerintah kabupaten/kota,
nama satuan kerja perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, webite, e-mail dan
kode pos.
(4) Kop naskah dinas kecamatan memuat sebutan pemerintah kabupaten/kota, nama kecamatan,
alamat, nomor telepon, nomor faksimile, webite, e-mail dan kode pos.
(5) Kop naskah dinas kelurahan memuat sebutan pemerintah kabupaten/kota, nama kecamatan,
kelurahan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, webite, e-mail dan kode pos.

DITETAPKAN DI : CIANJUR
PADA TANGGAL : ………………….
Kepala Sekolah,

Indra Maulana, S.Kom, S.Ip, M.Si

NIY. 8010214