KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DAERAH KALIMANTAN TENGAH

RESOR SUKAMARA
Jalan Tjilik Riwut Km 07 Sukamaa

STANDAR
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
TENTANG
PELAKSANAAN SIUM
POLRES SUKAMARA

Sukamara, Oktober 2015

KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DAERAH KALIMANTAN TENGAH

RESOR SUKAMARA

 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

 SIUM BIDANG ADMINISTRASI UMUM 

PENDAHULUAN

Umum.

Bahwa untuk memberikan pedoman dalam pelaksanaan tugas kepolisian operasional dan
staf baik tingkat Polres maupun tingkat Polsek maka perlu di buat Standar Operasional
Prosedur (SOP) tugas-tugas operasional Polri pada dasarnya di laksanakan oleh satuan Polri
yang bergelar di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia sampai dengan tingkat Polsek 
 begitu uga staf sebagai pendukung kegiatan operasional kepolisian untuk men!apai tahapan
ren!ana aksi reformasi berokrasi Polri tersebut dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP)
untuk tahap fungsi maupun staf sebagai unsur pendukung dalam institusi Polri yang
menelaskan tentang tugas-tugas fungsi se!ara rin!i tentang apa yang di lakukan kapan harus
di laksanakan" siapa yang melakukan#
Seksi umum merupakan unsur pembantu pimpinan yang berada di bawah $apolres"
SI%& dipimpin oleh $asium yang bertanggung awab kepada $apolres dan dalam
melaksanakan tugas sehari-hari di bawah kendali waka polres" salah satu tugasnya pelayanan
administrasi SI%& guna memudahkan dan menyamakan tindakan dalam pelayanan
administrasi umum dipandang perlu membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)#

I; PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM

1; %ndang-undang RI nomor ' tahun '' tentang $epolisian Negara Republik 

Indonesia#
2; Perkap $apolri nomor ' tahun '* tentang susunan organisasi dan tata kera#
3; Surat $apolda $alteng nomor + B, ,II,'**,Rorena tentang ren!ana aksi"
sistematika dan laporan ealuasi RBP .el II persemester,tahunan Sat ker aaran
Polda $alteng tahun '**#
4; Reformasi Birokrasi Polri#
TATA CARA PERSURATAN DINAS
I# S%R/0 &/S%$ 

1; Pengurusan surat masuk dilaksanakan dengan beberapa tahapan" yaitu+

a; Penerimaan
b; Pen!atatan
c; Penilaian , 1isposisi
d; Pengolahan dan
e; Penyimpanan

2; $esatuan pada tahap penerimaan sebagaimana dimaksud" meliputi +

a; Surat masuk harus teliti kebenaran alamat" kelengkapan" dan keadaan fisiknya
dan apabila tidak sesuai dengan kondisi surat yang diterima" surat tersebut
harus dikonsultasikan atau dikembalikan kepada pengirim atau pembawa
surat#
b; Surat masuk diterima dalam keadaan amplop tertutup kemudian dipilah,
dikelompokan berdasarkan deraat dan klasifikasi surat#
c; Surat yang berklasifikasi sangat rahasia" Rahasia dan konfedensial
disampaikan kepada alamat dalam keadaan amplop tertutup setelah surat
tersebut diagendakan" ke!uali ada pelimpahan wewenang dari pimpinan untuk 
membukanya#
d; Petugas penerima surat waib menandatangani dan membutuhkan nama terang
 pangkat dan NRP,NIP pada tanda terima#

3; $egiatan pada tahap pen!atatan sebagaimana dimaksud meliputi +

a; Surat diterima oleh petugas" di!atat dengan memprioritaskan deraat surat#
b; Surat masuk di!atat pada buku agenda sesuai klasifikasi surat" dan diberi
lembar disposisi#
c; Pen!atatan surat klasifikasi surat rahasia" rahasia atau kendensial dilakukan
oleh peabat tertentu atau peabat yang ditunuk#
d; Pen!atatan surat masuk dimulai dengan nomor satu pada tanggal pertama
 penerimaan surat pada bulan anuari dan nomor akhir pada tanggal *
1esember tahun itu uga#

4; $egiatan pada tahap penilaian sebagaimana dimaksud" meliputi +

a; Penilaian surat dilakukan dengan berpedoman kepada deraat dan klasifikasi
serta isi surat#
 b; Penilaian surat dilakukan untuk menentukan apakah surat akan disampaikan
kepada pimpinan satuan atau disampaikan kepada peabat yang menanganinya
dengan mempertimbangkan apakah surat tersebut asli atau tembusan#
c; Penilaian isi surat" dilakukan untuk memproses surat" antara lain apakah perlu
diolah dengan tata naskah tidak#

5; $egiatan pada tahap pengolahan sebagai mana dimaksud sbb +

a; 1ilakukan oleh pimpinan,peabat yang berwenang untuk meneruskan
menentukan tindakan apa yang perlu sesuai 1isposisi#
b; Prosesnya bergantung pada isi surat,masalah yang harus ditangani#
c; 2asil pengolahan ada yang langsung disimpan atau menghasilkan pengolahan
naskah dinas baru#

6; $egiatan pada tahap penyiapan sebagaimana dimaksud yaitu naskah dinas yang telah
selesai diproses" disimpan sesuai ketentuan tata kearsipan#
7; Pengawasan dan pengendalian penerimaan surat masuk di pusatkan di sekretariat
umum atau bagian yang diberi wewenang melaksanakan tugas#

II# S%R/0 $34%/R 

1; Proses pengurusan surat keluar melalui tahapan +

a; Pengolahan
b; Pengiriman

2; $egiatan dalam tahap pengolahan sebagaimana dimaksud" meliputi +

a; Penyusunan konsep naskah oleh perwira staf membidangi urusan tersebut atau
 peabat yang ditunuk ($onseptor)#
b; Setiap konsep yang diaukan kepada pimpinan" terlebih dahulu
dikoordinasikan isinya dengan peabat atasannya serta dapat dipertanggung
 awabkan#
c; Setelah naskah dinas tersebut diparaf oleh para peabat yang bersangkutan dan
tidak ada kesalahan yang harus diperbaiki di aukan kepada peabat yang akan
menandatangani dengan disertai !atatan atau pengantar dari konseptor,atasan
konseptor#
d; Surat yang telah ditandatangani di beri nomor dengan system satu pintu yaitu
melalui SI%& polres (apabila ditanda tangani oleh kapolres, waka polres) dan
melalui pengemban fungsi deskresi (apabila di tanda tangani oleh kepala
satuan organisasi atau pimpinan instansi yang bersangkutan)#
 e; Penomoran disesuaikan dengan bentuk dan kode klasifikasi surat serta di!atat
didalam buku erbal dan nomor pertama penerimaan surat pada bulan anuari
dan nomor akhir pada tanggal * 1esember tahun itu uga#
f; Satu lembar, eksemplar naskah asli bersatu lampirannya yang telah
ditandatangani peabat yang berwenang dan telah diberi nomor" ditinggalkan
sebagai arsip dibagian penomoran#

3; Penulisan paraf memenuhi ketentuan sebagai berikut +

a; Paraf dibutuhkan dibawah tauk tandatangan atau dibawah tembusan#
b; /pabila ruang tidak memungkinkan paraf dibutuhkan disebelah kiri tauk 
tandatangan#
c; Peabat yang terlibat didalam pemberian paraf" paling sedikit adalah konseptor 
 peabat pengemban fungsi kesektariatan dan peabat satu tingkat dibawah
 peabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut#

4; 5ontoh penulisan paraf sebagaimana ter!antum dalam lampiran yang tidak 

terpisah dengan peraturan naskah dinas no *6 thn '7#

5; $egiatan dalam tahap pengiriman sebagaimana dimaksud adalah kegiatan

menyampaikan atau meneruskan naskah dinas dan satu pihak lain atau dari
seseorang peabat kepada peabat lainnya#

6; Penyimpanan surat , tulisan dinas dilakukan se!ara tepat guna dengan

memperhatikan faktor hemat" !epat dan aman#

7; Pengawasan dan pengendalian surat keluar dilakukan melalui SI%&, pengemban

fungsi masing-masing satuan organisasi#

8; Semua surat keluar yang akan dikirim dimasukan kedalam amplop" dengan
ketentuan sebagai berikut#
a; Pada kiri atas amplop di !antumkan konseptor" ke!uali untuk surat khusus
tidak memakai kopstuk#
b; 1iatas kopstuk di !antumkan lambang 0ribrata dan di bawah kopstuk 
di!antumkan nomor surat dinas serta alamat yang dituu dan kiri bawah
 bubuhi !ap staf#
c; Surat sangat rahasia" rahasia dan konfedensial dikiri dengan menggunakan dua
amplop#