LAMPIRAN II

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

NOMOR : /UN40/HK/2018
TENTANG
PEDOMAN KLASIFIKASI ARSIP
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

PEDOMAN KLASIFIKASI ARSIP FASILITATIF

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
PR Perencanaan
00 Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan
00 Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) /master plan bidang pendidikan, Rencana Induk
Pengembangan Kampus (RIPK)
01 Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) bidang pendidikan rencana strategis
02 Rencana operasional
03 Program kerja tahunan
- Usulan perencanaan program unit kerja tahunan beserta data pendukung
- Program kerja tahunan unit kerja/ satker di lingkungan UPI
- Program kerja tahunan UPI
04 Penetapan/ kontrak kinerja
- Pimpinan satker
- Pimpinan unit kerja
- Rektor
HK Hukum
00 Peraturan perundang-undangan terkait UPI
01 Peraturan Rektor
02 Keputusan Rektor
03 Peraturan Dekan/ Direktur/ Ketua Lembaga
04 Keputusan Dekan/ Direktur/ Ketua Lembaga
05 Instruksi Rektor
06 Pedoman, standar, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis dan prosedur tetap
07 MoU, kontrak, kerjasama (rancangan/ draft sampai dengan rancangan final, telaah/ kajian/ evaluasi dan
pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah pembuatan MoU, kontrak, perjanjian)
00 Dalam negeri
01 Luar negeri
08 Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern) berkas yang berhubungan dengan dokumentasi publik dan
referensi hukum, yang meliputi :
00 Undang-undang
01 Peraturan Pemerintah (PP) pengganti Undang-undang
02 Peraturan Pemerintah (PP)
03 Peraturan dan Keputusan Presiden
04 Peraturan/ Keputusan Menteri dan Keputusan Lembaga non Kementerian
05 Keputusan Dirjen atau Itjen
09 Sosialisasi atau penyuluhan hukum
00 Sosialisasi
01 Penyuluhan
02 Pembinaan hukum
10 Bantuan dan konsultasi hukum/ advokasi
00 Pidana
01 Perdata

1
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
02 Tata usaha negara
03 Ketenagakerjaan
04 Internasional
05 Agama
11 Kasus atau sengketa hukum
00 Pidana
Berkas tentang kasus/ sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran
- Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s.d. vonis
- Berkas pembelaan dan bantuan hukum
- Telaah hukum dan opini hukum
01 Perdata
Berkas tentang kasus/ sengketa perdata
- Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s.d. vonis/ mediasi, gugatan, jawaban,
replik, duplik, pembuktian (bukti tertulis dan saksi-saksi), pemeriksaan setempat (apabila
diperlukan), kesimpulan dan putusan
- Berkas pembelaan dan bantuan hukum
- Telaah hukum dan opini hukum
02 Tata usaha negara
Berkas tentang kasus/ sengketa tata usaha negara
- Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s.d. vonis/ mediasi, gugatan, jawaban,
replik, duplik, pembuktian (bukti tertulis dan saksi-saksi), pemeriksaan setempat (apabila
diperlukan), kesimpulan dan putusan
- Berkas pembelaan dan bantuan hukum
- Telaah hukum dan opini hukum
03 Arbitrase
Berkas tentang kasus/ sengketa arbitrase
- Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s.d. vonis/ mediasi, gugatan, jawaban,
replik, duplik, pembuktian (bukti tertulis dan saksi-saksi), pemeriksaan setempat (apabila
diperlukan), kesimpulan dan putusan
- Berkas pembelaan dan bantuan hukum
- Telaah hukum dan opini hukum
04 Sengketa adat
Berkas tentang kasus/ sengketa-sengketa adat
- Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan s.d. vonis
- Berkas pembelaan dan bantuan hukum
- Telaah hukum dan opini hukum
12 Perijinan: berkas perjanjian sejak permohonan sampai dengan diterbitkan surat ijin
13 Sertifikasi dan akreditasi bidang pendidikan
00 Lembaga pendidikan formal
01 Lembaga pendidikan nonformal
02 Dosen
OT Organisasi dan Tata Laksana
00 Organisasi
00 Statuta, Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah Tangga (ART)
01 Struktur tugas dan fungsi organisasi UPI
- Pembentukan
- Pengubahan
- Pembubaran
02 Penghargaan unit/ lembaga/ organisasi
01 Tata laksana

2
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
00 Sistem dan prosedur kerja
01 Pembakuan sarana kerja
02 Kajian/ analisis jabatan/ analisis manajemen serta penyuluhan ketatalaksanaan
- Analisis organisasi
- Uraian jabatan
- Beban kerja
03 Standar kompetensi jabatan
- Struktural
- Fungsional
04 Evaluasi dan laporan kinerja
a. Laporan berkala
- Laporan bulanan
- Laporan triwulan
- Laporan semester
- Laporan tahunan unit kerja
- Laporan tahunan UPI
b. Laporan insidental
c. LAKIP
- LAKIP satker/ unit kerja
- LAKIP UPI
d. Laporan monitoring dan evaluasi program
- Laporan monitoring dan evaluasi masing-masing satker/ unit kerja
- Laporan monitoring dan evaluasi UPI
AR Kearsipan
00 Administrasi pengendalian surat (agenda surat, ekspedisi surat, pengendali surat)
01 Permintaan penggandaan dokumen/ arsip
02 Pembinaan kearsipan, meliputi :
00 Sosialisasi/ penyuluhan kearsipan
01 Bimbingan teknis/ bimbingan konsultasi
02 Supervisi/ pembinaan dan pengawasan
03 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip (hard copy dan soft copy )
00 Daftar Arsip
01 Pemeliharaan arsip, seperti kegiatan pembersihan dan fumigasi
02 Peminjaman dan penggunaan arsip
03 Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
04 Penyusutan arsip
00 Pemindahan arsip inaktif
- Berita acara pemindahan arsip
- Daftar arsip yang dipindahkan
01 Pemusnahan arsip :
- Berita acara pemusnahan arsip
- Daftar arsip yang dimusnahkan
- Rekomendasi/ pertimbangan/ persetujuan
- Keputusan pemusnahan arsip
02 Penyerahan arsip statis
- Berita acara serah terima arsip statis
- Daftar arsip yang diserahkan
03 Berkas proses alih media arsip
TR Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan
00 Telekomunikasi : telepon, radio, faksimili, cctv,televisi, kabel dan internet
00 Administrasi
01 Penggunaan peralatan

3
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
01 Perjalanan dinas
00 Dalam negeri
01 Luar negeri
02 Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang,
gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya
03 Risalah/ notulen rapat
00 Rapat staf
01 Rapat pimpinan
02 Administrasi konsumsi dan akomodasi
04 Pengurusan kendaraan dinas
00 Pengurusan surat-surat kendaraan dinas
01 Pemeliharaan dan perbaikan
02 Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan
05 Pengurusan visa/ paspor
06 Permohonan pemeliharaaan gedung dan taman
00 Pertamanan/ landscaping
01 Perbaikan gedung
02 Perbaikan rumah dinas/ wisma
03 Kebersihan gedung dan taman
07 Mechanical dan Engineering : jaringan listrik, air, telepon dan komputer
00 Pemasangan
02 Pengelolaan jaringan listrik, air,telepon, komputer
08 Keamanan dan ketertiban/ sekuriti
00 Pengamanan/ penjagaan dan pengawalan terhadap pejabat, rumah dinas dan kampus, meliputi :
- Daftar nama
- Satuan pengamanan
- Daftar jaga , pelanggaran/ kejadian
- Keluar/ masuk piket
- Catatan gangguan/ orang atau barang dan perangkat keamanan
01 Laporan ketertiban dan keamanan, meliputi :
- Kehilangan
- Kerusakan
- Kecelakaan
- Gangguan
09 Administrasi pengelolaan parkir
10 Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan, petugas kesehatan dan pegawai
SP Sarana dan Prasarana
00 Rencana kebutuhan barang/ rencana umum pengadaan
00 Rencana kebutuhan unit kerja
01 Rencana kebutuhan UPI
01 Pengadaan Barang
00 Pengadaan/ pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung) :
- Usulan unit kerja dan data pendukung
- Proses pengadaan barang
- Berita acara serah terima barang
- Berita acara pemeriksaan sebelum serah terima barang
01 Pengadaan/ pembelian barang melalui lelang :
- Pengadaan barang bergerak, melalui dari lelang pengumuman pemenang
- Daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang usulan unit kerja dan data
pendukung
- Proses pengadaan barang

4
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
- Berita acara pemeriksaan sebelum serah terima
- Pengadaan barang investasi,mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan
sampai dengan berita acara serah terima barang
02 Pengadaan barang melalui bantuan/ hibah
03 Pengadaan barang melalui tukar menukar
04 Pengadaan barang melalui pinjaman
05 Pengadaan barang melalui sewa
06 Berkas penawaran
02 Pengadaan jasa (berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran
sampai dengan kontrak perjanjian) melalui cara konvensional dan e-procurement
00 Pengadaan/pembelian jasa tidak melalui lelang (penunjukan langsung) :
01 Pengadaan/ pembelian jasa melalui lelang :
03 Penyimpanan/ pergudangan
00 Tanda terima/ surat pengantar pengiriman barang
01 Surat pernyataan harga dan mutu barang
02 Serah terima barang
03 Buku penerimaan
04 Buku persediaan barang/ kartu stok barang
05 Kartu barang/ kartu gudang
04 Penyaluran/ distribusi
00 Surat penerimaan barang dari unit kerja/ formulir permintaan
01 Persetujuan sampai dengan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)
02 Berita acara serah terima barang
03 Laporan dan berita acara mutasi barang
05 Inventaris barang
00 Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
01 Kartu Inventaris Barang (KIB)
02 Laporan SIMAK BMN :
- Laporan barang persediaan
- Laporan bulanan
- Berita acara rekonsiliasi internal
- Laporan tengah tahunan/ semester
- Berita acara rekonsiliasi eksternal
- Laporan tahunan
06 Perbaikan/ pemeliharaan
00 Pemeliharaan barang bergerak/ inventaris kantor :
- Surat permintaan perbaikan/ pemeliharaan
- Penawaran pada/ dari rekanan
- Surat Perintah Kerja (SPK)
- Berita acara penyelesaian pekerjaan
01 Perbaikan/ pemeliharaan barang investasi
- Surat permintaan perbaikan/ pemeliharaan
- Penawaran pada/ dari rekanan
- Surat Perintah Kerja (SPK)
- Berita acara penyelesaian pekerjaan
07 Penghapusan barang
00 Penghapusan barang bergerak/ inventaris, diantaranya berkas usulan penghapusan, panitia
penghapusan sampai dengan berita acara penghapusan barang
01 Penghapusan barang tidak bergerak/ investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan,
panitia penghapusan sampai dengan berita acara penghapusan barang
08 Bukti-bukti kepemilikan aset
00 Sertifikat tanah

5
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
01 IMB
02 BPKB
03 STNK
04 Denah gambar bangunan/ instalasi listrik, saluran air dan gas
09 Pemanfaatan aset
00 Kertas kerja penghitungan tarif
01 Perjanjian kerjasama
10 Penggunaan aset
00 Ijin penggunaan tanah
01 Ijin penggunaan aset selain tanah
HP Hubungan Masyarakat dan Protokoler
00 Keprotokolan
00 Penyelenggaraan acara kedinasan
- Upacara termasuk peringatan hari-hari besar nasional
- Pelantikan
- Peresmian
- Jamuan termasuk buku tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri, pejabat tinggi dan tamu
asing)
01 Dies natalis
02 Agenda kegiatan pimpinan perguruan tinggi
03 Kunjungan dinas dalam dan luar negeri
- Kunjungan dinas pimpinan perguruan tinggi
- Kunjungan dinas pejabat lain/pegawai
- Kunjungan DPR/pimpinan lembaga tinggi
04 Daftar nama dan alamat pejabat
05 Dokumentasi/ liputan kegiatan pimpinan (Rektor, Wakil Rektor, Dekan atau yang sejajar) dalam
acara kedinasan dan peristiwa-peristiwa dalam berbagai media: kertas/ foto/ video/ rekaman
06 Pengumpulan pengolahan dan penyajian informasi kelembagaan yang berupa :
- Guntingan berita/ kliping
- Brosur : leaflet / poster/ plakat
- Pengumuman/ pemberitaan
07 Layanan informasi publik
- Administrasi layanan informasi publik
- Prosedur layanan informasi publik
- Laporan layanan informasi publik
- Aspirasi publik
01 Hubungan antar lembaga
00 Hubungan antar perguruan tinggi/sekolah, termasuk magang, pendidikan sistem ganda (PSG),
praktek kerja lapangan (PKL)
01 Forum kehumasan/ bakohumas/ perhumas
02 Hubungan dengan media massa
- Siaran pers/konferensi pers/Pers release
- Analisis pemberitaan
- Kunjungan wartawan peliputan/wawancara
- Liputan media massa tentang UPI
03 Hearing (dengar pendapat) DPR
04 Bahan/ materi untuk sidang kabinet
05 Penerbitan, publikasi dan dokumentasi
06 Pameran/ sayembara, festival
07 Penghargaan/ tanda kenang-kenangan (pemberian penghargaan/tanda kenang-kenangan kepada
masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar)
08 Ucapan terima kasih, ucapan selamat, belasungkawa, permohonan maaf

6
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
DL Pendidikan dan Pelatihan
00 Rencana penyelenggaraan diklat
01 Jadwal diklat
02 Modul/ materi/ bahan diklat
04 Penyelenggaraan diklat
00 Surat pemanggilan peserta
01 Surat keputusan tim penyelenggara diklat
02 Surat keputusan tim pengajar diklat
03 Panduan diklat
04 Laporan panitia penyelenggara diklat
05 Sambutan pembukaan penyelenggara diklat
06 Daftar peserta diklat
07 Bahan ajar diklat
08 Daftar hadir peserta
09 Daftar hadir widyaiswara
10 Formulir evaluasi diklat
11 Formulir evaluasi widyaiswara
12 Hasil formulasi peserta diklat
13 Sertifikasi/ STTPL
14 Sambutan penutupan diklat
05 Laporan penyelenggaraan diklat
06 Evaluasi penyelenggaraan diklat
07 Buku register peserta/alumni
TI Teknologi Informasi dan Komunikasi
00 Rencana strategis/ master plan pembangunan sistem informasi
01 Rancang bangun sistem/ design sistem informasi dan komunikasi
02 Dokumentasi arsitektur
00 Sistem informasi
01 Sistem aplikasi
02 Infrastruktur
03 Pengumpulan dan pengolahan data
04 Analisis data
05 Data base
06 Implementasi sistem informasi
07 Dokumentasi implementasi
00 Sistem informasi
01 Sistem aplikasi
02 Infrastruktur
08 Perekaman dan pemutakhiran
00 Formulir isian
01 Daftar petugas perekaman
02 Jadwal pelaksanaan
03 Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data
09 Migrasi sistem aplikasi dan data
00 Perencanaan migrasi
01 Pelaksanaan migrasi
02 Berita acara kegiatan migrasi
03 Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi
04 Laporan hasil migrasi
10 Evaluasi sistem dan media
11 Dokumen Hosting
00 Formulir permintaan hosting

7
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
01 Laporan hasil uji kelayakan
02 Laporan pelaksanaan hosting
12 Data e-mail
13 Layanan backup data digital
14 Administrasi keanggotaan/ langganan/ jaringan
PW Pengawasan
00 Rencana pengawasan
00 Rencana strategis pengawasan
01 Rencana kinerja tahunan
02 Penetapan kinerja tahunan
03 Rakor pengawasan tingkat Universitas
04 Rakor pengawasan tingkat Nasional
01 Program kerja pengawasan
00 Program pembinaan/ fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
01 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
02 Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
03 Program AKIP unit kerja di lingkungan UPI
04 Program AKIP UPI
02 Pelaksanaan pengawasan
00 Pengawasan Internal
- Administrasi pengawasan antara lain meliputi : surat penugasan, surat pemberitahuan
- Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan
Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan
Auditor Independen (LAI), yang masih memerlukan tindak lanjut
- Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan
Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan
Auditor Independen (LAI), dan tidak memerlukan tindak lanjut
- Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung Tindak Pidana Korupsi
(TIPIKOR) dan memerlukan tindak lanjut
01 Pengawasan Eksternal
- Administrasi pengawasan antara lain meliputi : surat penugasan, surat pemberitahuan
- Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan
Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan
Auditor Independen (LAI), yang masih memerlukan tindak lanjut
- Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan
Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan
Auditor Independen (LAI), dan tidak memerlukan tindak lanjut
- Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung Tindak Pidana Korupsi
(TIPIKOR) dan memerlukan tindak lanjut
- Laporan perkembangan penanganan surat pengaduan masyarakat
02 Laporan pemutakhiran data/ rekonsiliasi
03 Laporan perkembangan barang milik negara
04 Laporan kegiatan pendampingan penyusunan laporan keuangan dan review UPI
05 Laporan pembinaan/ fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
06 Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
07 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
08 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
09 Laporan hasil seminar/lokakarya
10 Laporan evaluasi kinerja UPI
11 Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan UPI
12 Analisis hasil pengawasan
13 Ekspose hasil pengawasan

8
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
BU Badan Usaha
00 Akte pendirian/ perijinan/ ijin gangguan
01 Surat keputusan direksi
02 Rencana pendapatan dan belanja
03 Rapat umum luar biasa (pemegang saham)
04 Rapat komisaris
05 Rapat manajer unit dan direksi
06 Data pelanggan
07 Laporan perusahaan
KU Keuangan
00 Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB)
00 Dokumen Rencana Kerja Anggaran (DRKA) UPI
01 Dokumen usulan dan penetapan target penerimaan negara
02 Penyusunan RAPB
- Arah kebijakan umum, strategi, prioritas dan renstra UPI dan petunjuk penyusunan anggaran
- Rencana Anggaran Kerja UPI (RAKIP) dan RKA-K/L (termasuk usulan anggaran belanja
dari/ di unit organisasi)
- Rancangan Anggaran Satuan Kerja UPI (RASKIP)
01 Penyusunan anggaran pendapatan dan belanja
00 Pembahasan/ penelaahan anggaran
01 Ketetapan pagu indikatif/ pagu sementara UPI
02 Ketetapan pagu definitif UPI
03 Rencana kerja anggaran UPI
04 Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan revisinya
05 Ketentuan/ peraturan yang menyangkut pelaksanaan penatausahaan dan pertanggungjawaban
06 Target Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
02 Pelaksanaan Anggaran
00 Pendapatan
- Surat Setoran Pajak (SSP)
- Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP)
- Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
- Penerimaan sisa anggaran lebih dan saldo kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja
(SSPB)
- Bunga dan/ atau jasa giro pada bank
- Piutang negara
- Pengelolaan barang milik negara
- Dana pemerintah
- Dana masyarakat
01 Belanja
a. Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah, seperti untuk :
1) Barang habis pakai
2) Barang inventaris
- Barang bergerak
- Barang tidak bergerak (tanah dan bangunan)
3) Jasa
4) Perangkat lunak komputer
catatan: yang termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa antara lain:
- Dokumen uang muka dan data pendukung
- Penagihan/invoice , kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan kas/bank
beserta data pendukungnya antara lain: copy faktur pajak, dan nota kredit.
- Berita acara penyelesaian pekerjaan/ serah terima barang
- Surat Permintaan Pembayaran (SPP)/ Surat Permintaan Membayar (SPM)/Surat
Perintah Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya

9
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
- Pengumuman lelang
- Dokumen pra kualifikasi
- Dokumen peninjauan lapangan
- Berita acara penjelasan pekerjaan
- Berita acara pelelangan
- Usulan calon pemenang
- Penetapan pemenang
- Surat Perintah Kerja (SPK)
- Kontrak atau adendum kontrak
b. Dokumen pembayaran keuangan:
- Pengajuan kebutuhan penarikan kas
- Bukti-bukti tagihan dari pihak ketiga
- Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
- Surat Perintah Membayar (SPM): UP/ TUP, GU, LS
- Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
c. Pembukuan anggaran, yaitu :
- Buku Kas Umum (BKU)
- Buku Kas Pembantu (BKP)
- Buku/ kartu pengawas kredit anggaran
- Rekening koran bank
d. Daftar gaji/ tunjangan/ lembur/ honorarium
e. Kartu gaji
f. Penggunaan dana pemerintah RI untuk kontribusi/ iuran pada badan atau organisasi
Internasional
g. Laporan arus kas :
- Berita Acara Pemeriksaan (BAP)
- Kas/register penutupan kas
- Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk Arsip Data Komputer (ADK)
- Laporan pendapatan negara
- Laporan keadaan kredit anggaran (LKKA) bulanan/ triwulan/ semesteran
h. Laporan keuangan tahunan, terdiri dari:
- Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk Arsip Data Komputer (ADK)
- Neraca
- Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK)
03 Bantuan/ Pinjaman Luar Negeri
00 Permohonan pinjaman luar negeri (blue book)
01 Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai (green book)
02 Dokumen Memorandum of Understanding (MoU) dan dokumen sejenisnya
03 Dokumen loan agreement Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN), seperti draft agreement, legal
opinion , surat menyurat dengan tender
04 Alokasi dan relokasi penggunaan dana luar negeri, seperti usulan luncuran dana
05 Aplikasi penarikan dana Bantuan Luar Negeri (BLN), berikut lampirannya:
- Reinbursement
- Direct payment/transfer procedure
- Special commitment/ L/C opening
- Special account/imprest fund
- Dokumen pengesahan atas penerimaan hibah luar negeri
- Notice of disbursement
06 Otorisasi penarikan dana (payment advice )
07 Realisasi pencairan dana bantuan/ pinjaman/ hibah luar negeri, yaitu: SPM beserta lampirannya
seperti:
- Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

10
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
- Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
- Kontrak
- Berita acara dan data pendukung lainnya
08 Replenishment ( permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain :
- No Objection Letter (NOL)
- Project implementation
- Notification of contrack
- Withdrawal Authorization (WA)
- Statement of expenditure
09 Staff appraisal report
10 Report /laporan yang terdiri dari :
- Progress report
- Monthly report
- Quarterly report
- Final report/ completion report
11 Laporan utang negara
- Laporan pembayaran utang negara
- Laporan posisi utang negara
04 Pengelolaan APBN/ Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN)
00 Keputusan Rektor tentang penetapan :
- Kuasa pengguna anggaran
- Kuasa pengguna barang/jasa
- Pejabat pembuat komitmen
- Pejabat pembuat daftar gaji
- Pejabat penandatanganan SPM
- Bendahara penerimaan/ pengeluaran
- Pengelola barang
- Berita acara serah terima jabatan
05 Sistem Akuntasi Instansi (SAI)
00 Manual implementasi Sistem Akuntasi Instansi (SAI)
01 Kebijakan akuntansi
02 Arsip data komputer dan berita acara rekonsiliasi
03 Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), Penerimaan (PN), Dokumen Sumber (DS), Bukti
Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setor Bukan Pajak (SSBP), Surat Perintah Pencairan
Dana (SP2D), SPM dalam Daftar Ringkasan Pengembalian Pajak (SSBP), SPM dalam Daftar
Ringkasan Pengembalian dan Potongan dari Pengeluaran
04 Laporan realisasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dari unit akuntansi kuasa pengguna anggaran
dan unit akuntansi pembantu pengguna anggaran wilayah :
- Bulanan
- Triwulan SAI
- Semesteran SAI
06 Pertanggungjawaban keuangan
00 Laporan hasil pemeriksaan atas laporan keuangan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) RI
01 Hasil pengawasan dan pemeriksaan internal
02 Laporan aparat pemeriksa fungsional
- Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)
- Memorandum Hasil Pemeriksaan (MHP)
- Tindak lanjut/tanggapan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)
03 Dokumen penyelesaian kerugian negara
- Tuntutan perbendaharaan
- Tuntutan ganti rugi

11
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
KP Kepegawaian
00 Formasi pegawai
00 Usulan dari unit kerja
01 Usulan permintaan formasi
02 SK persetujuan formasi
03 Penetapan formasi
04 Penetapan formasi khusus
01 Pengadaan pegawai
00 Proses penerimaan pegawai, meliputi :
- Pengumuman
- Seleksi administrasi
- Pemanggilan peserta test
- Pelaksanaan ujian tertulis
- Keputusan hasil ujian
- Wawancara
01 Penetapan pengumuman kelulusan
02 Berkas lamaran yang tidak diterima
03 Nota usul dan kelengkapan penetapan NIP
04 Nota usul dan pengangkatan CPNS menjadi PNS lebih 2 tahun
05 SK CPNS/ PNS Kolektif
02 Pembinaan karir pegawai
00 Tugas belajar/ ijin belajar/ diklat/ kursus/ ujian dinas
a. Tugas belajar/ijin belajar (studi lanjut S1, S2, dan S3 dalam negeri dan luar negeri)
- Edaran/ pengumuman berkenaan dengan studi lanjut
- Surat-menyurat permohonan dari pegawai dan atau usulan studi
- Laporan hasil tes masuk ke Universitas yang dituju untuk studi lanjut
- Ikatan kerja dan surat perjanjian tugas belajar
- Surat perintah/ tugas belajar/ SK/ surat ijin
- Surat-surat sponsor
- Laporan mengikuti studi lanjut
- Laporan halangan/ ketidak mampuan/ rintangan selama studi
- Permohonan perpanjangan masa studi
- Ijazah
- Laporan perkembangan studi
b. Diklat/ kursus internal/ eksternal
- Edaran/ pengumuman berkenaan dengan diklat/ kursus
- Surat-menyurat permohonan dari pegawai dan atau usulan diklat/ kursus
- Surat Perintah diklat/ kursus
- Laporan mengikuti diklat/ kursus
c. Sandwich Program
- Edaran/ pengumuman berkenaan dengan sandwich program
- Surat-menyurat permohonan dari pegawai dan atau usulan sandwich program
- Surat perintah sandwich program
- Surat-surat sponsor
- Laporan mengikuti sandwich program
d. Pertukaran ilmuwan
01 Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/ Sertifikat
02 DP3/ SKP
03 Penetapan Angka Kredit (PAK)
04 Disiplin pegawai
- Daftar hadir
- Rekapitulasi daftar hadir

12
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
05 Berkas hukuman disiplin
06 Penghargaan dan tanda jasa
03 Penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai
04 Mutasi Pegawai
00 Alih status, pindah instansi, pindah wilayah kerja, diperbantukan, dipekerjakan, penugasan
sementara, pindah sementara, mutasi antar unit
01 Nota persetujuan
02 Mutasi keluarga :
- Surat ijin pernikahan/ perceraian
- Surat penolakan ijin pernikahan/ perceraian
- Akta nikah/ cerai
- Akta kelahiran anak
- Surat keterangan meninggal dunia
03 Usul kenaikan pangkat golongan/ jabatan
04 Usul pengangkatan dan pemberhentian dalam jabatan struktural/ fungsional
05 Usul penetapan perubahan data dasar/ status/ kedudukan hukum pegawai
06 Peninjauan masa kerja
07 Berkas BAPERJAKAT
05 Administrasi Pegawai
00 Hasil pengujian kesehatan
01 Cuti besar
02 Cuti sakit, cuti bersalin, cuti tahunan
03 Cuti alasan penting
04 Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN)
05 Dokumentasi identitas pegawai :
- Usul penetapan Karpeg/ KPE/ Karis/ Karsu
- Keanggotaan organisasi profesi/ kedinasan
- Laporan pajak penghasilan pribadi
- Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4)
- Berkas kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
06 Kesejahteraan pegawai
00 Layanan pemeliharaan kesehatan pegawai
01 Layanan asuransi pegawai
02 Layanan perumahan
03 Layanan bantuan sosial
04 Layanan olahraga dan rekreasi
05 Layanan pakaian dinas
06 Layanan pengurusan jenazah
07 Pemberian tali kasih
08 Pemberian pinjaman penghargaan dan tanda jasa
07 Pemberhentian pegawai tanpa hak pensiun
08 Perselisihan/ sengketa kepegawaian
09 Usul pemberhentian dan penetapan pensiun pegawai/ janda/ duda dan PNS yang meninggal dunia
10 Berkas perseorangan PNS, meliputi :
00 Berkas lamaran calon pegawai
01 Nota penetapan NIP dan kelengkapannya
02 Nota persetujuan/ pertimbangan Kepala BKN
03 SK pengangkatan CPNS
04 Hasil pengujian kesehatan
05 SK pengangkatan PNS
06 SK peninjauan masa kerja
07 SK kenaikan pangkat

13
 KODE
SERIES/JENIS ARSIP
KLASIFIKASI
1 2
08 Surat pernyataan melaksanakan tugas/ menduduki jabatan/ surat pernyataan pelantikan
09 SK pengangkatan dalam atau pemberhentian dari jabatan struktural/ fungsional
10 SK perpindahan wilayah kerja
11 SK perpindahan antar instansi
12 SK Cuti diluar Tanggungan Negara (CLTN)
13 Berita Acara Pemeriksaan (BAP)
14 SK hukuman jabatan/ hukuman disiplin PNS
15 SK perbantuan/ dipekerjakan di luar instansi induk
16 SK penarikan kembali dari perbantuan/ dipekerjakan
17 SK pemberian uang tunggu
18 SK pembebasan dari jabatan organik karena diangkat sebagai pejabat negara
19 SK pengalihan PNS
20 SK pemberhentian sebagai PNS
21 SK pemberhentian sementara
22 Surat keterangan pernyataan hilang
23 Surat keterangan kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
24 SK penggantian nama
25 Surat perbaikan tanggal tahun kelahiran
26 Akta nikah/ cerai
27 Isian formulis PUPNS
28 Berita acara pengambilan sumpah/ janji PNS dan jabatan
29 Surat permohonan menjadi anggota partai politik
30 Surat keterangan mutasi keluarga
31 Surat keterangan meninggal dunia
32 Surat keterangan peningkatan pendidikan
33 Penetapan angka kredit jabatan fungsional
34 Surat keterangan hasil penelitian khusus
35 Surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala
36 Surat Tugas/ Ijin belajar dalam/ luar negeri
37 Surat ijin bepergian ke luar negeri
38 Ijazah/ sertifikat
39 SK penempatan/ penarikan pegawai
40 SK pengangkatan pada jabatan di luar instansi induk
41 Surat pertimbangan status PNS
42 SK kepakaran
43 SK pengukuhan guru besar
44 SK pengaktifan kembali sebagai PNS
45 SK pengaktifan kembali sebagai PNS
46 SK pensiun
47 NPWP
48 Fakta integritas

Ditetapkan di Bandung
Pada tanggal

REKTOR,

14