MANEJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI

DESENTRALISASI KE SENTRALISASI BERDASARKAN FMEA

(FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.
TJITROWARDOJO PURWOREJO

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Perekam Dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

AYU MADE PURNAMASARI

(1314037)

PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
iii
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur kepada Allah yang Maha memudahkan segala urusan hamba-
Nya di muka bumi ini. Dengan segala kemudahan-Nyalah penulis selaku hamba-
Nya dapat menyelesaikan pemyusunan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul
“Manejemen resiko perubahan sistem penyimpanan dari Disentralisasi ke
Sentralisasi berdasarkan FMEA (failure mode and effect analysis) di RSUD Dr.
Tjitrowardojo purworejo”
Karya Tulis ilmiah ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, bantuan
dan saran berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya kepada
1. Kuswanto Hardjo., Dr., M.Kes sebagai ketua STIKES Jendaral Achmad
Yani Yogyakarta
2. Sis Wuryanto., A.Md.Perkes., SKM., MPH sebagai Kepala prodi Perekam
dan Informasi Kesehatan (D-3) di STIKES Jendaral Achmad Yani
Yogyakarta
3. Kori Puspita Ningsih., A.Md., SKM selaku dosen pembimbing
4. Ery Rustiyanto., SKM., N.Kes selaku penguji
5. Drg.Gustanul Arifin, M.Kes sebagai Direktur RSUD Dr. Tjitrowardojo
purworejo
6. Kedua orang tua tercinta yang telah banyak memberikan motivasi dan
kakaku tercinta sebagai penyemangat.
7. Teman-teman yang banyak membantu dan memberikan semangat.
8. Dan semua pihak yang teelah banyak membantu secara langsung maupun
tidak langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa hasil penelitian yang peneliti buat ini masih jauh
dari yang diharapkan, sehingga banyak terdapat kekurangan bahkan kesalahan
yang terdapat dalam penulisan penelitian ini dari segi isi maupun penulisannya.
Dalam hal ini penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun dalam
menyusun penelitian ini sehingga dapat menjadi penelitian yang baik dan dapat
digunakan pada masa yang akan datang

Yogyakarta, 05 Agustus 2017

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

Hal
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ ii

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... iii

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv

DAFTAR ISI ........................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix

DAFTAR SINGKATAN ....................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................... xi

INTISARI ............................................................................................................. xii

ABSTRACT ......................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah......................................................................................... 2

C. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 2

D. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 3

E. Keaslian Penelitian ........................................................................................ 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 5

A. Tinjauan Teoritis ............................................................................................ 5

1. Rekam Medis ............................................................................................ 5

2. Sistem Penyimpanan Rekam Medis.......................................................... 8

3. Manajemen Risiko .................................................................................... 9

4. FMEA ..................................................................................................... 10

v
 B. Landasan Teori ............................................................................................ 14

C. Kerangka Konsep......................................................................................... 15

D. Pertanyaan Penelitian................................................................................... 16

BAB III METODE PENELITIAN ....................................................................... 17

A. Jenis Penelitian ............................................................................................ 17

B. Desain Penelitian ......................................................................................... 17

C. Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 17

D. Subjek dan Objek Penelitian ........................................................................ 18

1. Subyek Penelitian.................................................................................... 18

2. Obyek Penelitian ..................................................................................... 18

E. Definisi Operasional .................................................................................... 18

F. Teknik Pengumpulan Data .......................................................................... 20

G. Instrumen Pengumpulan Data...................................................................... 21

H. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ......................................................... 22

I. Metode Pengolahan dan Analisis Data ........................................................ 23

J. Etika Penelitian ............................................................................................ 24

K. Jalannya Penelitian ...................................................................................... 25

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 27

A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSUD Dr.

Tjitrowardojo Purworejo ............................................................................. 27

B. Hasil ............................................................................................................. 32

C. Pembahasan ................................................................................................. 50

vi
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 57

A. Kesimpulan .................................................................................................. 57

B. Saran ............................................................................................................ 57

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 58

LAMPIRAN

vii
 DAFTAR TABEL
Hal

Tabel 2. 1 Tingkat Keparahan ............................................................................... 11

Tabel 2. 2 Level Probabilitas ................................................................................ 12

Tabel 2. 3 Metode Deteksi .................................................................................... 13

Tabel 4. 1 Rating Severity ..................................................................................... 34

Tabel 4. 2 Nilai Severity ........................................................................................ 35

Tabel 4. 3 Rating Occurrence ............................................................................... 39

Tabel 4. 4 Nilai Occurrence .................................................................................. 40

Tabel 4. 5 Rating Detection .................................................................................. 42

Tabel 4. 6 Nilai Detection .................................................................................... 43

Tabel 4. 7 Nilai RPN untuk perubahan sistem penyimpanan desentralisasi ke

sentralisasi .............................................................................................................. 46

Tabel 4. 8 Rangking dari Nilai RPN perubahan sistem penyimpanan dari

desentralisasi ke sentralisasi ................................................................................... 47

Tabel 4. 9 Usulan Perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari

desentralisasi ke sentralisasi ................................................................................... 49

viii
 DAFTAR GAMBAR

Hal
Gambar 2. 1 Kerangka Konsep Penelitian ........................................................... 15

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo............................................................................................................... 31

ix
 DAFTAR SINGKATAN

Dr = Dokter
FMEA = Failure Mode and Effect Analysis
MenKes = Menteri Kesehatan
RPN = Risk Priority Number
RSU = Rumah Sakit Umum
RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah
SDM = Sumber Daya Manusia
SOP = Standar Oprasional prosedur

x
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Pengantar penelitian Izin Studi Pendahuluan Dari Stikes jenderal

Achmad Yani Yogyakarta

Lampiran 2. Permohonan izin studi pendahuluan Dari RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo

Lampiran 3. Permohonan Izin Studi Pendahuluan ke Bappeda Purworejo

Lampiran 4. Surat Rekomendasi Studi Pendahuluan dari Kesbanpol Purworejo

Lampiran 5. Surat Rekomendasi Penelitian dari RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo

Lampiran 6. Surat Rekomendasi penelitian dari Kesbanpol DIY

Lampiran 7. Permohonan Izin Penelitian ke RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo

Lampiran 8. Permohonan izin Penelitian ke Bapeda Purworejo

Lampiran 9. Permohonan Izin Penelitian ke Kesbanpon Purworejo

Lampiran 10. Surat Rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan

Pelayanan terpadu Satu Pintu Provinsi Jawa Tengah

Lampiran 11. Surat Rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan

Pelayanan Terpadu Satu Pintu Dari Purworejo

Lampiran 12. Keterangan Persetujuan Etika Penelitian Dari Stikes jenderal

Achmad Yani Yogyakarta

Lampiran 13. Lembar Bimbingan Karya Tulis Ilmiyah

Lampiran 14. Lembar Persetujuan Responden

Lampiran 15. Pedoman Wawancara

Lampiran 16. Cheklist Observasi

Lampiran 17. Tabel Mode Kegagalan

xi
 MANEJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI
DESENTRALISASI KE SENTRALISASI BERDASARKAN FMEA
(FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.
TJITROWARDOJO PURWOREJO

Oleh:
Ayu Made purnamasari1, Kori Puspita Ningsih2

INTISARI

Latar belakang : sistem penyimpanan merupakan salah satu bagian dari

pelayanan di rumah sakit. Sistem penyimpanan di RSUD dr. Tjitrowardojo
Purworejo menggunakan sistem desentralisasi sehingga penyimpanan berkas
rekam medis rawat jalan dan rawat inap terpisah, Penyimpanan berkas secara
desentralisasi sudah lama digunakan. Faktor yang mempengaruhi belum adanya
perubahan terkait dengan sistem penyimpanan yaitu tempat dan petugas

Tujuan : Menganalisa moda kegagalan dengan menggunakan metode FMEA,

Mendapatkan nilai RPN (Risk Priority Number), memberikan usulan perbaikan
untuk perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi.

Metode Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan

pendekatan kualitatif dan rancangan Cross Sectional. Metode pengumpulan data
dengan menggunakan Studi dokumentasi, Chack list wawancata, Observasi dan
FGD.

Hasil : berdaasarkan hasil FGD mode kegagalan yang menyebabkan cacat pasa
perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi di penengaruhi
oleh 3 faktor (SDM, Sarana prasarana, Sistem), dan didapatkan nilai RPN
tertinggi yaitu 252 dan usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan
dari desentralisasi adalah revisi regulasi Internal Rumah sakit (kebijakan,
pedoman, SOP assembling dan SOP penyimpanan)

Kata kunci : Sistem Penyimpanan, Perubahan Sistem, FMEA

1
Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Dan Informasi kesehatan Sekolah
Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2
Dosen Pembimbing Program studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad yani Yogyakarta.

xii
 RISK MANAGEMENT OF STORAGE SYSTEM CHANGE FROM
DECENTRALIZATION TO CENTRALIZATION BASED ON FMEA
(FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS) IN Dr. TJITROWARDOJO
PURWOREJO HOSPITAL

By:
Ayu Made purnamasari1, Kori Puspita Ningsih2

ABSTRACT

Background: storage system is a part of hospital service. Dr. Tjitrowardojo

Purworejo hospital use decentralized storage system, so the outpatient and
inpatient medical record file are separated. Decentralized file storage has been
used for a long time. Factors that make the hospital has not change the storage
system is space and officers.

Objective: Analyze modes of failure using FMEA methods, Obtain RPN (Risk
Priority Number) scores, proposed improvements to change storage systems from
decentralization to centralization.

Methods: The research use descriptive with qualitative approach and Cross
Sectional design. Data collection using documentation study, interview, Chack list
Observation and FGD.

Result: Based on the FGD result, the failure mode causing defect in the change of
the storage system from decentralization to centralization was influenced by 3
factors (HR, infrastructure, System), and obtained the highest RPN value of 252.
And the proposed improvement for the storage system change from
decentralization is revision Internal hospital regulations (policies, guidelines, SOP
assembling and SOP storage)

Keywords: Storage System, System Change, FMEA

1
Student Diploma 3 Program Recorder And Health information High School
Health Science General Achmad Yani Yogyakarta
2
Supervisor of Diploma 3 Study Program Recorder and Health Information
College of Health Sciences General Achmad yani Yogyakarta.

xiii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang
menyediakan rawat inap dan rawat jalan. Pelayanan kesehatan jangka pendek
dan jangka panjang yang terdiri dari observasi, diagnosis, terapeutik dan
rehabilitatif untuk orang-orang yang menderita sakit, cidera dan melahirkan
(Permenkes, 2006).
Salah satu peran yang paling pentng dari sebuah rumah sakit adalah
menyediakan informasi dari rekam medis yang baik dan lengkap. Rekam medis
merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam medis juga harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas
atau secara elektronik (Permenkes, 2008).
Pelayanan rekam medis pasien salah satunya dilakukan oleh bagian
penyimpanan (filing). Dimana filing adalah kegiatauan menyimpan, penataan
atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah
pengambilan kembali (Retrieval) (Rustiyanto, 2011)
Berdasarkan hasil studi pendahuluan pada tanggal 15 Mei 2017 diketahui
bahwa sistem penyimpanan Di RSUD dr. Tjitrowardojo purworejo menggunakan
sistem penyimpanan desentralisasi, yaitu dengan cara pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat, berkas rekam medis
rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan yang terpisah.
Sehingga penyimpanan berkas rekam medis tidak berpusat di satu tempat saja.
Sistem penyimpanan secara desentralisasi memiliki beberapa kekurangan di
antaranya: banyak terjadi duplikasi data rekam medis, biaya untuk pembuatan rak
dan ruangan lebih banyak, membutuhkan rak dan ruangan yang banyak,
membutuhkan banyak tenaga pelaksana. Secara teori cara sentralisasi lebih baik

1
 diterapkan daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanannya tergantung pada
situasi dan kondisi masing – masing rumah sakit.
Sehubungan dengan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian tentang perencanaan perubahan sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke
sentralisasi di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo. Dengan penggunaan FMEA
mampu mengidentifikasi resiko kegagalan yang terjadi selama proses perubahan
sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah pada penulisan Karya
Tulis Ilmiah adalah “Bagaimana manajemen resiko perencanaan perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi berdasarkan FMEA (FAILURE
MODE AND EFFECT ANALYSIS) di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo?”

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan umum
Mengetahui Manajemen Resiko Perubahan Sistem penyimpanan dari
Desentralisasi menjadi Sentralisasi di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo
2. Tujuan khusus
a. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada saat
perubahan sistem penyimpanan dengan menggunakan metode FMEA
b. Mendapatkan resiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority
Number)
c. Memberikan usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan
desentralisasi ke sentralisasi.

2
 D. Manfaat Penelitian
1. Bagi mahasiswa
Dapat meningkatkan pengetahuan penulis tentang sistem Penyimpanan
berkas rekam medis dan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Ahli Madya Perekam & Informasi Kesehatan
2. Bagi institusi pendidikan
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan
melakukan praktik kerja lapangan yang akan datang dan menambah
kerja sama dengan rumah sakit pemerintah maupun swasta.
3. Bagi rumah sakit
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi)
pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas rekam medis
dimasa yang akan datang di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo

E. Keaslian Penelitian
Menurut pengamatan pneliti, penelitian dengan menggunakan judul
“Perencanaan Perubahan Sistem Penyimpanan dari Desentralisasi menjadi
Sentralisasi Di RSUD dr. Tjitrowardojo Purworejo” belum pernah dilakukan,
namun ada beberapa penelitian yang hamper sama, yaitu:
a. Marjeki (2016) yang berjudul “Gambaran Tata Kelola Sistem Filling Rekam
Medis Rawat Jalan Di RSU Imelda Pekerja Indonesia”.
Penelitian ini bertujuan untuk Mengetahui cara penerapan sistem filing
dengan sistem angka langsung (straight numerical filing system) di rekam
medis rawat jalan di RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2015 sampai
dengan tahun 2016.
Hasil penelitian ini adalah penelitian sistem filing rekam medis rawat
jalan menggunakan sistem desentralisasi, yaitu terjadi pemisahan antara
rawat inap dan rawat jalan. Sistem filing yang diterapkan menggunakan
sistem angka langsung.

3
 Persamaan penelitian Marjeki (2016) adalah meneliti bagian rekam
medis tentang sistem penjajaran serta mencari hambatan- hambatan yang
terjadi dan penelitian nya dengan deskriptif kualitatif. Perbedaan adalah
penulis bertujuan untuk mengetahui Perencanaan Perubahan sistem
Penyimpanan dari Desentralisasi menjadi Sentralisasi sedangkan penelitian
Marjuki ini bertujuan untuk mengetahui cara penerapan sistem filling dengan
sistem angka langsung (straight numerical filing system) di rekam medis
rawat jalan di RSU Imelda Pekerja Indonesia tahun 2015 sampai dengan
tahun 2016.
b. Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif. (2004) dengan judul “Penggunaan
FMEA Dalam Mengidentifikasi Resiko Kegagalan Proses Produksi Sarung
ATM (Alat Tenun Mesin)
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis moda kegagalan yang
menyebabkan cacar produk dengan menggunakan FMEA, menganalisis
moda kegagalan proses produksi terbesar dalam RPM (Risk Priority
Number), memberikan usulan perbaikan untuk produksi selanjutnya di PT.
ASAPUTEX JAYA TEGAL.
Hasil pengamatan ini cacat produksi yang terjadi pada perusahaan
masih ada yang diluar dari ketentuan batas perusahaan yaitu diatas angka
persentase yang telah diterapkan oleh perusahaan yaitu sebesar 2%, sehingga
perusahaan segera melakukan perbaikan agar tidak terjadi waste yang
merugikan perusahaan.
Persamaan penelitian Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif (2014)
adalah sama-sama meneliti dengan menggunakan metode FMEA (Failure
Mode And Effect Analysis). Perbedaannya adalah penulis meneliti tentang
manajemen risiko perubahan sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke
Sentralisasi sedangkan penelitian Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif
meneliti tentang resiko kegagalan proses produksi sarung ATM (Alat Tenun
Mesin).

4
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSUD Dr.

Tjitrowardojo Purworejo
1. Gambara Umum Rumah Sakit

a. Sejarah RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo

RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo terletak di Jalan Jenderal

Sudirman No. 60 Kelurahan Doplang, Kecamatan Purworejo, Kabupaten
Purworejo, Propinsi Jawa Tengah. RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo
didirikan pertama kali pada tahun 1915 dengan nama Zenden. RSUD
Dr.Tjitrowardojo Purworejo merupakan rumah sakit kelas B pendidikan
yang telah ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor. HK.02.03/I/0216/2014 tentang Penetapan Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo sebagai rumah sakit pendidikan
pada tanggal 21 Februari 2014. RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo
memiliki kapasitas tempat tidur yang beroperasi saat ini sebanyak 262
tempat tidur. Luas Tanah 58.123 m2, luas bangunan 18.727.80 m2 terdiri
dari Gedung Farmasi, 19 Bangsal Perawatan, Kantor dan Auditorium.
Melalui pendekatan manajemen mutu, RSUD Dr.Tjitrowardojo
Purworejo selalu berusaha untuk meningkatkan dan mengembangkan
mutu pelayanan di seluruh jajaran rumah sakit. Peningkatan dan
pengembangan mutu pelayanan ini tercapai berkat partisipasi, dorongan
dan dukungan dari seluruh jajaran Pemerintah Daerah Kabupaten
Purworejo dibawah kepemimpinan bapak Bupati, serta komitmen dari
DPRD Kabupaten Purworejo.

27
 Latar belakang pada tahun 1915 RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo
didirikan pertama kali dengan nama Zenden. Tahun 1951 Zenden berubah
nama menjadi Rumah Sakit Umum Purworejo. Tahun 1979 penetapan
kelas Rumah Sakit Umum Purworejo menjadi Rumah Sakit Umum Type
D. Tahun 1983 penetapan kelas Rumah Sakit Umum Purworejo menjadi
Rumah Sakit Umum Type C. 22 Desember 1994 penetapan kelas Rumah
sakit Umum Purworejo menjadi Rumah sakit Umum Daerah Type B Non
Pendididkan. Januari 1997 Rumah Sakit umum Daerah Purworejo
Terakreditasi Penuh 5 Bidang Pelayanan. 5 Oktober 2005 Rumah Sakit
Umum Daerah purworejo resmi berganti nama menjadi Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo. Tahun 2008 Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo mendapat Piagam Penghargaan
Prima dari Menteri Negara Pembedayaan Aparatur Negara atas
prestasinya dan Peningkatan Pelayanan Publik di Bidang “Pelayanan dan
Pemeliharaan Kesehatan Masyarakat”. 29 Desember 2009 Rumah Sakit
Umum Daerah saras Husada Purworejo Terakreditasi 16 Bidang
Pelayanan dengan sertifikat Nomor: YK.01.10/III/5053/09. Tahun 2009
Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada Purworejo ditetapkan sebagai
Badan Layanan Umum Daerah (BLUD). Tahun 2011 Rumah Sakit
Umum Daerah Saras Husada Purworejo menjadi juara ke II untuk
Kategori I Kompetisi Pelayanan Publik Se-Kabupaten Purworejo. 21
Februari 2014 Penetapan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada
Purworejo menjadi Rumah Sakit Pendidikan dengan sertifikat Nomor :
1069/Menkes/SK/XI/2008. 26 September 2015 perubahan nomenklatur
menjadi Rumah Sakit Umum daerah Dr.Tjitrowardojo Purworejo
diresmikan oleh presiden ke 3 B.J. Habibie yang merupakan cucu Dr.
Tjitrowardojo.

28
b. Visi dan Misi
Rumah sakit Umum daerah Dr.Tjitrowardojo Purworejo memiliki
visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan arah kebijakan sebagai berikut :
1) Visi
Terwujudnya Kabupaten Purworejo yang semakin sejahtera
berbasis pertanian, pariwisata, industri dan perdagangan yang
berwawasan budaya, lingkungan dan ekonomi kerakyatan.
2) Misi
Mewujudkan kabupaten purworejo sebagai kabupaten yang
unggul di bidang pendidikan dan pelayanan kesehatan.
3) Tujuan
Meningkatkan pemberdayaan masyarakat dan akses pelayan
kesehatan dasar dan rujukan berkualitas selama 24 jam.
4) Sasaran
Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
5) Strategi
Meningkatkan kualitas pelayan kesehatan dasar dan rujukan
selama 24 jam melalui pelayan berdasarkan siklus daur kehidupan.
6) Arah kebijakan
Pelayan kesehatan berdasar siklus daur kehidupan denagn
pelayan skrining dan pelayanan kesehatan, peningkatan kualitas
sarana prasarana kesehatan, penanganan penyakit menular dan
peningkatan kesehatan lingkungan.
c. Pelayanan
1) Poliklinik
a) Klinik Dalam
b) Klinik Anak
c) Klinik Kebidanan dan Kandungan
d) Klinik Bedah

29
 e) Klinik Bedah Orthopedi
f) Klinik Syaraf
g) Klinik Kulit dan Kelamin
h) Klinik Mata
i) Klinik Jiwa
j) Klinik THT
k) Klinik Gigi
l) Klinik Paru
m) Klinik Psikologi
n) Klinik Rehabilitasi Medik
o) Klinik DOTS/VCT
p) Klinik Konsultasi Gizi
2) Penunjang
a) Radiologi
b) Anesthesi
c) Laboratorium
3) Jam Pelayanan
a) Senin - Kamis : 07.00 WIB - 12.00 WIB
b) Jumat - Sabtu : 07.00 WIB - 10.00 WIB

30
2. Gambaran Umum Unit Rekam Medis

a. Struktur Organisasi Rekam Medis

Struktur Organisasi Rekam Medis
di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo

Gambar 4. 1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo

31
 B. Hasil

Pengambilan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara

wawancara, observasi dan FGD. FDG di lakukan pada hari selasa tanggal 28
juli 2017 FGD, kegiatan FGD dibuka dengan pemaparan pengertian dan Tujuan
di FMEA dan dilanjutkan dengan memberikan reting pada tabel moda
kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem desentralisasi ke
sentralisasi, FGD dihadiri oleh Responden C,E,F dan Triangulasi sumber.

1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada

perubahan sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke Sentralisasi.

Berdasarkan hasil wawancara dan FGD dengan responden dan

triangulasi sumber diperoleh pengetahuan petugas tentang FMEA
masih terbatas, hal ini sesuai pernyataan responden berikut.

Untuk metode FMEA saya pernah mendengar tetapi belum

mengetahui banyak tentang itu

Responden A

Dari pernyataan yang diberikan oleh Responden A dan

Responden B maka peneliti melakukan wawancara dengan triangulasi
sumber untuk memvalidkan data yang sudah diperoleh.

Untuk metode FMEA saya pernah mendengar tetapi belum tau

pasti tentang penggunaanya dan penerapannyaa

Triangulasi Sumber

32
 Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta
Triangulasi Sumber mengenai analisa moda kegagalan yang
menyebabkan cacat pada perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi dilihat dari 3 aspek (SDM, Sarana
prasarana dan Sistem Penyimpanan), sebagai berikut:

a. SDM

1) Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai dengan

jenis pelayanannya.

2) Petugas mencari berkas rekam medis lebih lama

3) Petugas sering bertanya kepada petugas yang lebih

berkompeten.

b. Sarana Prasarana

1) Belum adanya penyekat/ guide

2) Penyekat/guide tidak tersedia pada saat petugas akan

melakukan assembling

3) Kesalahan penataan ruang penyimpanan

4) Kesalahan penataan rak penyimpanan

5) Berkas tidak di assembling

c. Sistem

1) Regulasi internal rumah sakit (kebijakan, Pedoman, SOP)

belum di revisi masih menerapkan sistem desentralisasi

33
2. Mendapatkan resiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority
Number)

Berdasarkan hasil FGD terkait pembahasan RPN diperoleh

hasil berikut :

a. Nilai RPN dari tabel kegagalan yang menyebabkan cacat pada

perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi
didapatkan dari hasil perkalian antara Severity, Occurrence,
Detection yang dihasilkan dari rating mode kegagalan.

b. severity menetukan tingkat keparahan dari mode kegagalan yang

menyebabkan cacat pada perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi. Skala/rangking pada saka severity
yang disepakati pada saat FGD adalah sebagai berikut :
Tabel 4. 1 Rating Severity
Rangking Kriteria
Negligible Severity (Pengaruh buruk yang dapat diabaikan),
kita tidak perlu memikirkan bahwa akibat ini akan berdampak
1
pada kinerja produk. Pengguna akhir mungkin tidak akan
memperhatikan kecacatan ini.
Mild Severity (Pengaruh buruk yang ringan), Akibat yang
2
ditimbulkan hanya bersifat ringan. Pengguna akhir tidak akan
merasakan perubahan kinerja. Perbaikan dapat dikerjakan pada
3
saat pemeliharaan regular.
Moderate severity (Pengaruh buruk yang moderat). Pengguna
4 akhir akan merasakan penurunan kinerja, namun masih dalam
batas
5 toleransi. Perbaikan yang dilakukan tidak mahal dan dapat
6 selesai dalam waktu singkat.
7 High severity (Pengaruh buruk yang tinggi) pengguna akhir
akan merasakan akibat buruk yang tidak akan diterima, berada
diluar batas
8 toleransi. Perbaikan yang dilakukan sangat mahal.
Potential Safety Problem (Masalah keamanan potensial).
9 Akibat yang ditimbulkan sangat berbahaya dan pengaruh
terhadap keselamatan

10 pengguna. Bertentangan dengan hukum.

34
 Berdasarkan hasil FGD terdapat perbedaan penetapan rangking,
dan disepakati nilai severity diperoleh dari rata-rata nilai yang
diberikan oleh responden. Berikut hasil severity :

Tabel 4. 2 Nilai Severity

Severity
N Modus Efek
Aspek Rata-
o Kegagalan Kegagalan A B C D E F
tara
1 SDM 1. Petugas Pengambila
megambil n berkas
berkas rekam medis
rekam medis menjadi
2 2 2 2 1 1 2
sesuai lebih lama
dengan jenis
kunjunganny
a
2. Petugas Komplain
mencari pasien,
berkas komplain
rekam medis dokter,
lebih lama komplain
perawat, 2 3 3 3 1 1 3
pasien batal
periksa,
sasaran
mutu tidak
tercapai
3. Petugas Waktu kerja
sering petugas
bertanya yang ahli
kepada menjadi
petugas yang berkurang 2 1 1 1 1 1 2
lebih karena harus
berkompeten mentrening
berulang
kali
4. Petugas 1.
menyediaka Memerlukan
n berkas waktu untuk
rekam medis penggabung
yang sama an berkas
untuk semua rekam
3 2 2 2 6 6 4
jenis medis,
pelayanan terjadi
kesalahan
pada saat
penggabung
an

35
 2. Masalah
pencarian/pe
ngamilan
kembali
3 1 1 1 4 4 3
berkas
rekam medis
menjadi
lebih lama
2 Sarana Belum 1. Tidak ada
Prasara adanya penyekat
2 1 1 1 2 2 2
na penyekat/ pada map
guide rekam medis
2. Berkas
rekam medis
rawat jalan
2 1 1 1 1 1 2
dan rawat
inap
digabung
Severity
N Modus Efek
Aspek Rata-
o Kegagalan Kegagalan A B C D E F
tara
3. Perawat
atau dokter
akan
kesulitan
membedaka 2 1 1 1 1 1 2
n form
rawat jalan
dan rawat
inap
Penyekat/gui 1. Tidak ada
de tidak penyekat
tersedia pada pada map
saat petugas rekam medis 2 2 3 3 1 1 2
akan
melakukan
assembling
2. Berkas
rekam medis
rawat jalan
2 1 3 3 1 1 2
dan rawat
inap
digabung
3. Perawat
atau dokter
akan
kesulitan 2 1 3 3 1 1 2
membedaka
n form
rawat jalan

36
 dan rawat
inap

Kesalahan 1. Waktu
penataan penyedian
ruang berkas
penyimpana rekam medis 2 3 3 3 3 3 3
n pasien lama
belum dapat
diprediksi
2. Ketidak
tepatan
pembagian
penyimpana 2 2 2 2 6 6 4
n berkas
rekam medis
Kesalahan 1. Berkas
penataan rak rekam medis
penyimpana susah di 2 3 2 3 2 2 3
n temukan
2. Waktu
pencarian/
pengambila 3 3 3 3 7 7 5
n berkas
lebih lama

N Modus Efek
Aspek Severity
o Kegagalan Kegagalan
Rata-
A B C D E F
tara
Berkas tidak 1. Dokter/
melakukan perawat
assembling kesulitan
mencari
urutan/
menggunaka 2 8 8 8 8 8 7
n berkas
rekam medis
karena tidak
sesuai
urutan

37
 2. Tidak
terdapat
guide untuk
memisahkan
rekam medis 2 8 8 8 1 1 5
rawat jalan
dan rekam
medis rawat
inap
3. Tidak
mengetahui
klengkapan 2 8 8 8 5 5 6
dari berkas
rekam medis
Berkas tidak 1. Tidak
digabung tergambar
kontunuitas/
kesinambun 2 8 8 8 7 7 7
gan riwayat
kesehatan
pasien
2. Formulir
rekam medis
rawat jalan
dakn 2 8 7 7 1 1 5
terpisah
dengan
rawat inap
regulasi petugas
internal masih
rumah sakit bekerja
3 sistem (Kebijakan, dengan 2 8 8 8 5 5 6
Pedoman, menggunaka
SOP) belum n sistem
direvisi yang lama

c. Occurrence menetukan berapa banyak gangguan yang akan

menyebabkan kegagalan dalam perubahan sistem penyimpanan
dari desentralisasi ke sentralisasi. Skala/rangking pada skala
Occurrence yang disepakati pada saat FGD adalah sebagai berikut:

38
 Tabel 4. 3 Rating Occurrence
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi

1 Sangat jarang 1 dalam 10.000 Tidak ada atau sedikit

dan hampir tidak diketahui; sangat tidak
2 ada mungkin kondisi akan
terjadi

3 Kemungkinan 1 dalam 5.000 Mungkin, tapi tidak

rendah diketahui datanya; kondisi
4 terjadi dalam kasus
terisolasi, tetapi
kemungkinannya rendah

5 Kemungkinan 1 dalam 200 Didokumentasikan, tetapi

moderat jarang; kondisi tersebut
6 memiliki kemungkinan
cukup besar terjadi

7 Kemungkinan 1 dalam 100 Didokumentasikan dan

tinggi sering ; kondisi tersebut
8 terjadi sangat teratur dan
atau selama jangka waktu
yang wajar

9 Yakin terjadi 1 dalam 20 Didokumentasikan hamper

pasiti; kondisi tersebut pasti
akan terjadi selama periode
panjang yang spesifik untuk
langkah atau hubungan
tertentu

10 Selalu terjadi 1 dalam 10 Didokumentasikan dan

selalu terjadi pada langkah
atau hubungan tertentu

Berdasarkan hasil FGD terdapat perbedaan penetapan

rangking, dan disepakati nilai Occurrence diperoleh dari rata-rata
nilai yang diberikan oleh responden. Berikut hasil Occurrence:

39
 Tabel 4. 4 Nilai Occurrence
Occurrence

Modus
No Aspek Efek Kegagalan Rata-
Kegagalan A B C D E F
rata

1 SDM 1. Petugas Pengambilan

megambil berkas rekam
berkas rekam medis menjadi 4 2 2 2 1 1 2
medis sesuai lebih lama
dengan jenis
kunjungannya

2. Petugas Komplain pasien,

mencari berkas komplain dokter,
rekam medis komplain perawat, 4 3 3 3 1 1 3
lebih lama pasien batal
periksa, sasaran
mutu tidak tercapai

3. Petugas Waktu kerja

sering bertanya petugas yang ahli
kepada petugas menjadi berkurang 5 1 1 1 1 1 2
yang lebih karena harus
berkompeten mentrening
berulang kali
4. Petugas 1. Memerlukan
menyediakan waktu untuk
berkas rekam penggabungan
medis yang berkas rekam 5 2 2 2 6 6 4
sama untuk medis, terjadi
semua jenis kesalahan pada saat
pelayanan penggabungan

2. Masalah
pencarian/pengamil
an kembali berkas 5 1 1 1 3 3 3
rekam medis
menjadi lebih lama

2 Sarana Belum adanya 1. Tidak ada

Prasarana penyekat/ guide penyekat pada map 4 1 1 1 1 1 2
rekam medis

2. Berkas rekam
medis rawat jalan 4 1 1 1 1 1 2
dan rawat inap
digabung
Modus Occurrence
No Aspek Efek Kegagalan
Kegagalan
Rata-
A B C D E F
rata

3. Perawat atau
dokter akan
kesulitan 4 1 1 1 1 1 2
membedakan form
rawat jalan dan
rawat inap

40
 Penyekat/guide 1. Tidak ada
tidak tersedia penyekat pada map
pada saat rekam medis 4 1 3 3 1 1 3
petugas akan
melakukan
assembling

2. Berkas rekam
medis rawat jalan 3 1 3 3 1 2 2
dan rawat inap
digabung
3. Perawat atau
dokter akan
kesulitan 3 1 3 3 1 1 2
membedakan form
rawat jalan dan
rawat inap
Kesalahan 1. Waktu
penataan ruang penyedian berkas
4 3 3 3 3 3 4
penyimpanan rekam medis
pasien lama belum
dapat diprediksi
2. Ketidak tepatan
pembagian
4 2 2 2 4 4 3
penyimpanan
berkas rekam
medis
Kesalahan 1. Berkas rekam
penataan rak medis susah di 4 3 2 3 2 2 3
penyimpanan temukan

2. Waktu
pencarian/ 4 3 3 3 6 6 5
pengambilan
berkas lebih lama
Berkas tidak 1. Dokter/ perawat
melakukan kesulitan mencari
assembling urutan/
menggunakan
berkas rekam 5 8 8 8 8 8 8
medis karena tidak
sesuai urutan

Modus Occurrence
No Aspek Efek Kegagalan
Kegagalan

Rata-
A B C D E F
rata

2. Tidak terdapat
guide untuk
memisahkan rekam 4 8 8 8 1 1 5
medis rawat jalan
dan rekam medis
rawat inap

41
 3. Tidak
mengetahui 4 8 8 8 4 4 6
klengkapan dari
berkas rekam
medis
Berkas tidak 1. Tidak tergambar
digabung kontunuitas/
kesinambungan 4 8 8 8 8 8 8
riwayat kesehatan
pasien

2. Formulir rekam
medis rawat jalan 4 8 7 7 1 1 5
dakn terpisah
dengan rawat inap
petugas masih
regulasi internal bekerja dengan
rumah sakit menggunakan 4 8 8 8 4 4 6
3 Sistem (Kebijakan, sistem yang lama
Pedoman, SOP)
belum direvisi

d. Detection menetukan bagaimana kegagalan tersebut dapat

diketahui sebelum terjadi perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi. Skala/rangking pada skala Detection
yang disepakati pada saat FGD adalah sebagai berikut:

Tabel 4. 5 Rating Detection

Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi

1 Pasti terdeteksi 1 dari 10 Hamper selalu terdeteksi dengan segera

2

3 Kemungkinan 7 dari 10 Kemungkinan terdeteksi

4 rendah

5 Kemungkinan 5 dari 10 Kemungkinan sedang untuk terdeteksi

6 moderat

7 Kemungkinan 2 dari 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah

8 tinggi

9 Hamper pasti 0 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya

tidak terdeteksi serius

10 Tidak ada upaya 0 dari 10 Tidak ada mekanisme deteksi atau proses
deteksi baru

42
 Berdasarkan hasil FGD terdapat perbedaan penetapan
rangking, dan disepakati nilai Detection diperoleh dari rata-rata
nilai yang diberikan oleh responden. Berikut hasil Detection:

Tabel 4. 6 Nilai Detection

Detection

Modus
No Aspek Efek Kegagalan Rata-
Kegagalan A B C D E F
rata

1 SDM 1. Petugas Pengambilan

megambil berkas rekam
berkas rekam medis menjadi 2 2 2 2 1 1 2
medis sesuai lebih lama
dengan jenis
kunjungannya
2. Petugas Komplain pasien,
mencari berkas komplain dokter,
rekam medis komplain perawat, 2 3 3 3 1 1 3
lebih lama pasien batal
periksa, sasaran
mutu tidak tercapai

Modus Detection
No Aspek Efek Kegagalan
Kegagalan
Rata-
A B C D E F
rata

3. Petugas Waktu kerja

sering bertanya petugas yang ahli
kepada petugas menjadi berkurang 2 1 1 1 1 1 2
yang lebih karena harus
berkompeten mentrening
berulang kali
4. Petugas 1. Memerlukan
menyediakan waktu untuk
berkas rekam penggabungan
medis yang berkas rekam 2 2 2 2 3 3 3
sama untuk medis, terjadi
semua jenis kesalahan pada saat
pelayanan penggabungan

2. Masalah
pencarian/pengamil
an kembali berkas 2 1 1 1 4 4 3
rekam medis
menjadi lebih lama

2 Sarana Belum adanya 1. Tidak ada

Prasarana penyekat/ guide penyekat pada map 2 1 1 1 1 1 2
rekam medis

2. Berkas rekam
medis rawat jalan 2 1 1 1 1 1 2
dan rawat inap
digabung

43
 3. Perawat atau
dokter akan
kesulitan 2 1 1 1 1 1 2
membedakan form
rawat jalan dan
rawat inap
Penyekat/guide 1. Tidak ada
tidak tersedia penyekat pada map
pada saat rekam medis 2 1 3 3 1 1 2
petugas akan
melakukan
assembling

2. Berkas rekam
medis rawat jalan 2 1 3 3 1 2 2
dan rawat inap
digabung
3. Perawat atau
dokter akan
kesulitan
membedakan form 2 1 3 3 1 1 2
rawat jalan dan
rawat inap

Modus Detection
No Aspek Efek Kegagalan
Kegagalan

Rata-
A B C D E F
rata

Kesalahan 1. Waktu
penataan ruang penyedian berkas
2 3 3 3 3 3 3
penyimpanan rekam medis
pasien lama belum
dapat diprediksi
2. Ketidak tepatan
pembagian
2 2 2 2 4 4 3
penyimpanan
berkas rekam
medis
Kesalahan 1. Berkas rekam
penataan rak medis susah di 2 3 3 3 2 2 3
penyimpanan temukan

2. Waktu
pencarian/ 2 3 3 3 6 6 4
pengambilan
berkas lebih lama
Berkas tidak 1. Dokter/ perawat
melakukan kesulitan mencari
assembling urutan/
menggunakan 2 8 8 8 8 8 7
berkas rekam
medis karena tidak
sesuai urutan

44
 2. Tidak terdapat
guide untuk
memisahkan rekam 2 8 8 8 1 1 5
medis rawat jalan
dan rekam medis
rawat inap

3. Tidak
mengetahui
klengkapan dari
2 8 8 8 4 4 6
berkas rekam
medis

Berkas tidak 1. Tidak tergambar

digabung kontunuitas/
kesinambungan 2 8 8 8 8 8 7
riwayat kesehatan
pasien

2. Formulir rekam
medis rawat jalan
dakn terpisah 2 8 7 7 1 1 5
dengan rawat inap

Modus Detection
No Aspek Efek Kegagalan
Kegagalan
Rata-
A B C D E F
rata

petugas masih
regulasi internal bekerja dengan
rumah sakit menggunakan 4 8 8 8 5 5 7
3 sistem (Kebijakan, sistem yang lama
Pedoman, SOP)
belum direvisi

e. Berdasarkan hasil FGD nilai RPN akan menetukan rengking dari

mode kegagalan dan akan menetukan prioritas dari usulan
perbaikan dari mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada
perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi,

f. Pada saat FGD terdapat perbedaan dalam penentuan reting yang di

berikan oleh responden dan triangulai sumber maka untuk
mendapatkan nili RPN disepakati mengambil rata dari nilai yang
diberikan. Berikut adalah tabel Nilai RPN.

45
 Tabel 4. 7 Nilai RPN untuk perubahan sistem penyimpanan
desentralisasi ke sentralisasi

Severit Occurr Detecti

No Aspek Modus Kegagalan RPN
y ence on

1. Petugas mengambil
berkas rekam medis
2 2 2 8
sesuai dengan jenis
kunjungannya
2. Petugas mencari
berkas rekam medis 3 3 3 27
lebih lama
1 SDM 3. Petugas sering
bertanya kepada petugas 2 2 2 8
yang lebih berkompeten

4. Petugas menyediakan
berkas rekam medis
yang sama untuk semua 4 4 3 48
jenis pelayanan
Belum adanya penyekat/
guide 2 2 2 8

Penyekat/guide tidak
tersedia pada saat
petugas akan melakukan 2 3 2 12
assembling

Kesalahan penataan
Sarana
2 ruang penyimpanan 4 4 3 48
Prasarana
Kesalahan penataan rak
penyimpanan 4 4 6 96

Petugas tidak melakukan

assembling 6 7 6 252

Berkas tidak digabung

6 7 6 252

Regulasi intrnal rumah

sakit (kebijakan,
pedoman, SOP) belum
3 Sistem 5 4 6 120
direvisi masih
menerapkan sistem
desentralisasi

g. Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta

Triangulasi Sumber mengenai analisa moda kegagalan didapatkan
nilai RPN tertinggi dari tabel moda kegagalan yang menyebabkan
cacat pada perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke

46
 sentralisasi yaitu 252 yaitu Petugas tidak melakukan assembling.
Berikut adalah rengking dari RPN

Tabel 4. 8 Rangking dari Nilai RPN perubahan sistem

penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi

Occu
Modus Sever Detec Rengki
No Aspek rrenc RPN
Kegagalan ity tion ng
e
Petugas tidak
1 melakukan 6 7 6 252 I
sarana
assembling
Prasara
na Berkas tidak
2 6 7 6 252 II
digabung
Regulasi
intrnal rumah
sakit
(kebijakan,
pedoman,
3 Sistem 5 4 6 120 III
SOP) belum
direvisi masih
menerapkan
sistem
desentralisasi
sarana Kesalahan
4 Prasara penataan rak 4 4 6 96 IV
na penyimpanan
Petugas
menyediakan
berkas rekam
5 SDM medis yang 4 4 3 48 V
sama untuk
semua jenis
pelayanan
Kesalahan
sarana
penataan
6 Prasara 4 4 3 48 VI
ruang
na
penyimpanan
Petugas
mencari
7 SDM berkas rekam 3 3 3 27 VII
medis lebih
lama

47
 Penyekat/guid
e tidak
sarana tersedia pada
8 Prasara saat petugas 2 3 2 12 VIII
na akan
melakukan
assembling
Petugas sering
bertanya
kepada
9 2 2 2 8 IX
petugas yang
lebih
berkompeten

Occu
Modus Sever Detec Rengki
No SDM rrenc RPN
Kegagalan ity tion ng
e

1. Petugas
mengambil
berkas rekam
10 2 2 2 8 X
medis sesuai
dengan jenis
kunjungannya
sarana Belum adanya
11 Prasara penyekat/ 2 2 2 8 XI
na guide

3. Memberikan usulan perbaikan untuk perubahan sistem

Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta

tiangulasi sumber mengenai analisia mode kegagalan urutan prioritas
berdasarkan rengking dari mode kegagalan berikut adalah Usulan
tindakan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi yaitu sebagai berikut :

48
Tabel 4. 9 Usulan Perbaikan untuk perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi
Tindakan yang di
No Modus Kegagalan RPN Rangking
rekomendasikan
Petugas tidak melakukan
252 I
assembling
Revisi regulasi Berkas tidak digabung 252 II
Internal Rumah
sakit (kebijakan, regulasi intrnal rumah sakit
1 (kebijakan, pedoman, SOP)
pedoman, SOP
assembling dan belum direvisi masih 120 III
SOP penyimpanan) menerapkan sistem
desentralisasi
Petugas mencari berkas
27 VIII
rekam medis lebih lama
Tindakan yang di
No Modus Kegagalan RPN Rangking
rekomendasikan
evaluasi
penghitungan rak
penyimpanan Kesalahan penataan rak
2 96 IV
rekam medis penyimpanan
dengan sistem
sentralisasi
evaluasi kebutuhan
luas ruang
Kesalahan penataan ruang
3 penyimpanan 48 V
penyimpanan
dengan sistem
sentralisasi
pengajuan jadwal
untuk menyatukan
Petugas menyediakan berkas
berkas rekam medis
4 rekam medis yang sama 48 VI
rawat jalan dan
untuk semua jenis pelayanan
rawat inap (SDM,
Waktu dan Biaya)
Penyekat/guide tidak
pengadaan guide tersedia pada saat petugas 12 VIII
5 dan perencanaan akan melakukan assembling
anggaran
Belum adanya penyekat/
8 IX
guide

Petugas sering bertanya

pelatihan petugas kepada petugas yang lebih 8 X
filing untuk sistem berkompeten
6
penyimpanan Petugas mengambil berkas
sentralisasi rekam medis sesuai dengan 8 XI
jenis kunjungannya

49
 Dari tabel diatas dapat disimpulkan perbaikan perubahan sistem dari
desentralisasi ke sentralisasi berdasarkan prioritas tertinggi dari nilai RPN adalah
Revisi regulasi Internal Rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP assembling dan SOP
penyimpanan).
C. Pembahasan

1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan

sistem penyimpanan dari Desentralisasi ke Sentralisasi.

Berdasarkan hasil wawancara dan FGD untuk Menganalisa perubahan

sistem penyimpanan dari desentraisasi ke sentralisasi dilakukan
manajemen resiko yang bersifat proakktif terkait dengan mode kegagalan
menggunakan metode FMEA (Failure Moda And Effect Analysis) untuk
melihat mode kegagalan. Hal ini didukung oleh pernyataan penelitian dari
Stamatis (1995) yang menyatakan FMEA (Failure Mode and Effect
Analysis) adalah sebuah teknik rekayasa yang digunakan untuk
menerapkan, mengidentifikasi dan untuk menghasilkan kegagalan yang
diketahui, permasalahan, error dan sejenisnya dari sebuah sistem, desain,
proses dan atau jasa sebelum mencapai konsumen.

Pernyataan ini didukung juga oleh penelitaian dari Andiyanto,

Sutrisno dan Punuhsingo (2016) yang menyatakan bahwa FMEA adalah
sebuah metode evaluasi kemungkinan terjadinya sebuah kegagalan dari
sebuah sistem, desain, proses atau servis untuk dibuat langkah
penanganannya. Sedangkan menurut PERMENKES RI
No.1961/MENKES/PER/III/2011, kembangkan kejadian yang
menjabarkan dengan jelas kriteria pelaksanaan analisis akar masalah (Root
Cause Analysis/RCA) yang mencakup insiden yang terjadi dan minimum

50
satukali pertahun melakukan Failure Mode And Effect Analysis (FMEA)
untuk proses resiko tinggi.

Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta Triangulasi

Sumber terdapat tingkat keparahan yang dihasilkan dari proses analisa
moda kegagalan berdasarkan 3 aspek yaitu Sistem, SDM, Sarana
Prasarana dan yang mengakibatkan keparahan yang timbul dinilai dari
tingkat keparahan salah satunya mengadakan pelatihan terhadap petugas
filling.

Berdasarkan hasil FGD sistem juga merupakan salah satu faktor

penting dalam perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke
sentralisasi, dalam penelitian ini yang dimaksut dengan sistem adalah
regulasi internal rumah sakai yaitu kebijakan, pedoman dan SOP.
Sedangkan menurut penelitian Awaludin, dan Saputra (2016) Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Berdasarkan hasil FGD kebijakan adalah sebagai keputusan untuk

mencapai tujuan tertentu, berisikan ketentuan yang dijadikan pedoman.
Sedangkan menurut Tahir dan Arifin (2014) kebijakan adalah suatu
tindakan yang mepunyai tujuan yang dilakukan seseorang pelaku atau
sejumlah pelaku untuk memecahkan suatu masalah.

Berdasarkan hasil FGD SOP merupakan panduan untuk kegiatan yang

dilakukan oleh petugas pada setiap pelayanan. Menurut Sailendra (2015)
SOP adalah panduan yang digunakan untuk memeastikan kegiatan
oprasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancer.

51
 Berdasarkan hasil FGD Sumber Daya Manusia merupakan salah satu
faktor yang penting dalam sebuah organisasi dan untuk menganalisis
moda kegagalam dalam perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi
ke sentralisasi. Sedangkan menurut Hasibuan (2016) Sumber Daya
Manusia memiliki peran sentral pada perkembangan suatu organisasi.
SDM merupakan komponen kritis yang berarti tingkat manfaat suber daya
lainya tergantung kepada bagaimana kita memanfaatkan SDM.

Berdasarkan hasil FGD salah satu faktor yang mendukung perubahan

sistem adalah sarana prasarana. Sarana prasarana merupakan fasilitas yang
sangat dibutuhkan dalan perubahan sistem penyimpanan,

Dari hasil FGD guide adalah kertas yang yang berfungsi memisahkan
antara sattus lama dan satus baru pasien rawat inap. Di RSUD
tjitrowardojo Purworejo guide dikenal dengan istilah Cover. Sedangkan
menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) Guide card (tanda batas/sekat
penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tabal yang
berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang
ada dibelakangnya.

Ruang penyimpanan berkas rekam medis dan berkas rawat inap masih
terpisah, ruang penyimpann rawat jalan letaknya dibelakang tempat
pendaftaran pasien rawat jalan, sedangkan ruang penyimpanan rawat inap
berada di lantai dua gedung perkantoran. Ruang penyimpanan rekam
medis rawat inap tidak dekat dengan tempat pendaftaran rawat inap karena
setiap pasien mondok akan dibuatkan berkas baru dan tidak digabung
dengan status sebelumnya.

52
 Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) Work space atau area kerja di
bagian filing seharusnya dekat dengan unit kerja rekam medis, agar
supaya dalam mencari dan pendistribusian dokumen rekam medis lebih
cepat. Ruang penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya terpusat
menjadi satu ruangan, baik rawat jalan maupun rawat inap maupun gawat
darurat. Pernyataan ini juga didukug dengan pernyataan dari Budi (2011)
yang menyatakan Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis
yang disimpan dalam rak filing, mudah mengambil dari tempat
penyimpanan, mudah mengambilnya, melindungu berkas rekam medis
dari pencuri, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi.

Rak penyimpanan di ruang filing rawat jalan sudah menggunakan rool

o’pack sedangkan rak penyimpanan berkas rekam medis rawat inap masih
menggunakan rak manuat dan di bedakan berdasarkan bulan kunjungan
pasien. Sedangakn menurut Rustiyanto dan Rahayu, (2011) Perlengkapan
utama dari ruang filing adalah almari atau rak penyimpanan. Di dalam
memilih atau menentukan almari atau rak penyimpanan dokumen rekam
medis juga harus memperhatikan struktur atau atau bentuk folder dari
dokumen rekam medis yang akan di simpan, baik dari tinggi maupun lebar
dokumen rekam medis.

2. Mendapatkan resiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority

Number)

Berdasarkan hasil FGD nilai RPN akan menentukan rengking dari

mode kegagalan dan akan menetukan prioritas dari usulan perbaikan dari
mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi. Sedangkan menurut
Stamatis (1995), Nilai ini merupakan produk dari hasil perkalian tingkat

53
keparahan, tingkat ketajaman, dan tingkat deteksi. RPN menentukan
prioritas dari kegagalan. RPN tidak memiliki nilai atau arti. Nilai tersebut
digunakan untuk merengking kegagalan proses yang potensial.

Berdasarkan hasil FGD severity menentukan tingkat keparahan dari

mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi. Menurut penelitian dari
andiyanto (2016) Dalam menentukan tingkat kerusakan (severity) ini
dapat ditentukan seberapa serius kerusakan yang dihasilkan dengan
terjadinya kegagalan proses dalam hal operasi perawatan dan kegiatan
operasional pabrik. Pernyatan ini juga di dukung oleh penelitaian stamatis
(1995) yang menyatakan bahwa Severity adalah penilaian terhadap
keseriusan dari efek yang ditimbulkan. Dalam arti setiap kegagalan yang
timbul akan di nilai seberapa besarkah tingkat keseriusannya. Terdapah
hubungan secara langsung antara efek dan severity.
Berdasarkan hasil FGD Occurrence menentukan berapa banyak
gangguan yang akan menyebabkan kegagalan dalam perubahan sistem
penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi.
Menurut penelitian dari andiyanto (2016) Dalam menentukan
occurrence ini dapat ditentukan seberapa banyak gangguan yang dapat
menyababkan sebuah kegagalan pada operasi perawatan dan kegiatan
operasional pabrik. Hal ini juga di dukung oleh penelitian dari Stamatis
(1995) yang menyatakan bahwa Occurance adalah kemungkinan bahwa
penyebab tersebut akan terjadi dan menghasilkan bentuk kegagalan
selama masa penggunaan produk. Occurance merupakan nilai reting yang
disesuaikan dengan frekuensi yang diperkirakan dan atau angka kumulatif
dari kegagalan yang terjadi.
Berdasarkan hasil FGD Detection menetukan bagaimana kegagalan
tersebut dapat diketahui sebelum terjadi perubahan sistem penyimpanan

54
 dari desentralisasi ke sentralisasi. Menurut penelitian dari andiyanto
(2016) Dalam menentukan tingkat deteksi ini dapat ditentukan bagaimana
kegagalan tersebut dapat diketahui sebelum terjadi. tingkat deteksi juga
dapat dipengaruhi dari banyaknya kontrol yang mengatur jalanya proses.
Hal ini di dukung juga dengan penelitian dari Stamatis (1995) yang
menyatakan bahwa Nilai detection diasosiasikan dengan pengendalian saat
ini. Detection adalah pengukuran terhadap kemampuan
mengendalikan/mengontrol kegagalan yang dapat terjadi.
Berdasarkan hasil wawancara dan FGD didapatkan nilai RPN terbesar
yaitu 252. Nilai RPN didapatkan dari perkalian Severity dikali Occurance
dikali Detection. Hasil dilihat dari nilai keparahan atau severity karena
kalau nilai keparahan besar maka mode kegagalannya juga sangat banyak
terjadi.
Menurut Stamatis (1995), RPN menentukan Prioritas dari kegagalan.
RPN tidak memiliki Nilai atau arti. Nilai tersebut digunakan untuk
merangking kegagalan proses yang potensial. Nilai RPN dapat ditinjau
dengan persamaan sebagai berikut :

RPN=Severity x Occurrence x Detection

3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi

ke sentralisasi
Perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi di
RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo pasti akan mengalami kendala, maka
dari itu ada usulan perbaikan dari perubahan sistem dari desentralisasi ke
sentralisasi. Prioritas usulan perbaikan berdasarkan nilai RPN tertinggi
adalah revisi regulasi internal rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP)
Assembling dan penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke
sentralisasi.

55
 Menurut Azwar (2011), Perencanaan sebagai menyusun rencana
(Plan) cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur-
unsur rencana yang lengkap serta saling terkait terpadu sehingga dapat
dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah.

D. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini yaitu sulit bertemu dengan triangulai

sumber karena melanjutkan pendidikannya di luar kota serta banyak petugas
yang belum mengerti tentang sistem penyimpanan dan FMEA.

56
 BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Mode kegagalan yang menempati urutan teratas atau yang mendapat
rangking tertinggi dalam tabel mode kegagalan yang menyebabkan cacat
pada perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi
yaitu pada aspek sarana prasarana.
2. Risiko kegagalan tertinggi sebesar 252 di dapatkan dari rumus RPN (Risk
Priority Number yaitu pada mode kegagalan petugas tidak melakukan
assembling sedangkan risiko ke gagalan terendah ada di angka 8 yaitu
pada mode kegagalan belum adanya penyekat/guide pada berkas rekam
medis.
3. Priorita Usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari
desentralisasi ke sentralisasi berdasarkan nilai RPN tertinggi adalah revisi
regulasi internal rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP ) Assembling dan
penyimpanan berkas rekam medis dari desentralisasi ke sentralisasi

B. Saran
1. Sebaiknya prioritas perbaikan dilakukan pada aspek sarana prasarana, agar
nilai kegagalan pada aspek sarana prasarana dapat diturunkan.
2. Sebaiknya prioritas perubahan sistem penyimpanan dilakukan dari yang
mendapat rangking tertinggi dari nilai RPN yaitu sebaiknya petugas
melakukan assembling pada berkas rekam medis.
3. Sebaiknya dilakukan revisi regulasi internal rumah sakit (Kebijakan,
Pedoman, SOP assembling dan SOP penyimpanan)

57
 DAFTAR PUSTAKA

Andiyanto, Sutrisno, dan Punuhsingon (2016). Penerapan Metode FMEA (Falilure

Mode and Effect) untuk Kualifikasi dan Pencegahan Resiko Akibat
Terjadinya Lean Waste. Teknik Mesin Universitas Sam Ratulangi.
Manado, Indonesia. Vol.6. No.1.2016.

Arikunto, S. (2013). Prosedur penelitian suatu pendekatan praktik. Rineka Cipta,

Jakarta
Awaludin, dan Saputra (2016). Sistem Informasi Manajemen Sarana Prasarana
Sekolah (Studi Kasus : Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten
Siak). Pekanbaru Riau : Universitas Suska Riau. Vol. 2, No. 2.2016.

Azwar, Azrul. 2011. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa Aksara

Damin dan Darwis, (2012), Metode Penelitian Kebinanan, EGC, Jakarta

DepKes RI., 2006. Profil Kesehatan Indonesia. Jakarta, Indonesia
Hasibuan, Malayu S.P (2016) Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. PT
Bumi Aksara : Jakarta
Hatta, G. R. (2013) Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan. UI Press, Jakarta
Indrawan, Rully dan Yaniawati, Poppy. (2014), Metodologi Penelitian Kuantitatif,
Kualitatif, dan Campuran untuk Manajemen, Pengembangan, dan
Pendidikan. PT Refika Aditama, Dandung
Notoadmodjo, S. (2012) Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta
PERMENKES RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Keselamatan Pasien.
Jakarta, Indonesia
PERMENKES RI No. 1691/MENKES/PER/III/2011 tentang rekam medis. Jakarta,
Indonesia
Rustiyanto, Ery (2011), Manajemen Filing Dokumentasi Rekam medis dan Informasi
kesehatan. Yogyakarta: Poltekes Permata Indonesia.

58
Rustiyanto, Ery dan Rahayu, Warih Ambar (2011) Manajemen Filing Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Poltekes Permata
Indonesia.
Sailendra, Annie (2015). Langkah-langkah Praktis Membuat SOP. Trans Idea
Publishing, Yogyakarta
Stamatis, D. H. (1995). Falilure Mode and Effect Analysis : FMEA from Theory to
Execution. ASQC Quality Press, Milwaukee
Sugiyono. (2010) Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Alfabeta,
Bamdung
Sulistiyaningsih, (2011), Metodologi Penelitian Kebidanan Kuantitatif-Kualitatif.
Graha Ilmu, Yogyakarta
Tahir, Arif (2014). kebijakan Public dan Daerah. Alfabeta, Bandung

59
L
A
M
P
I
R
A
N

60
81
98
99