Disusun Oleh:
RESTIYA ARIYANI
1314027
PROGRAM STUDI
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
i
ii
iii
KATA PENGANTAR
menyadari bahwa penyusunan karya tulis ilmiah ini tidak akan terselesaikan
dengan baik tanpa dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Semoga karya tulis
besarnya kepada berbagai pihak yang membantu dalam penyusunan karya tulis
ilmiah yaitu :
1. Kuswanto Hardjo, Dr., M.Kes. sebagai Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani
2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Rekam Medis
sebagai dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran guna
3. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah
ilmiah ini.
iv
4. Dr. Rahmat Saptono, Sp.OG selaku Karumkit dr. Soedjono Magelang yang
5. Mayor CKM Mukti Wibowo, SKM sebagai pembimbing lahan yang telah
6. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis di RST dr. Soedjono Magelang yang
telah mendukung dan melancarkan kegiatan penelitian karya tulis ilmiah ini.
7. Ayah dan Ibu, kakak tersayang yang telah mendukung baik secara moril
doanya yang tidak pernah telat dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah
ini.
9. Serta semua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, yang telah
Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini jauh dari sempurna. Oleh
sebab itu peneliti sangat mengharapkan masukan dari berbagai pihak demi
kesempurnaan.
Yogyakarta,........
Penyusun
v
Daftar Isi
Halaman Judul................................................................................................................. i
Halaman Pengesahan ...................................................................................................... ii
Halaman Pernyataan........................................................................................................ iii
Kata Pengantar ................................................................................................................ iv
Daftar Isi.......................................................................................................................... v
Daftar Tabel .................................................................................................................... vi
Daftar Gambar ................................................................................................................. vii
Daftar Singkatan.............................................................................................................. viii
Intisari ............................................................................................................................. ix
Abstrac ............................................................................................................................ x
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1
A. Latar Belakang .................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................... 2
C. Tujuan ................................................................................................................. 3
D. Manfaat ............................................................................................................... 3
E. Ruang Lingkup .................................................................................................... 4
F. Keaslian ............................................................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................... 7
A. Landasan Teori ................................................................................................... 7
1. Rumah Sakit ........................................................................................................ 7
2. Rekam Medis ........................................................................................................ 7
a. Pengertian Rekam Medis ................................................................................ 8
b. Tujuan Rekam Medis...................................................................................... 8
c. Kegunaan Rekam ........................................................................................... 9
3. Filing ................................................................................................................... 10
a. Pengertian Filing ........................................................................................... 10
b. Sistem Penyimpanan ...................................................................................... 10
c. Fungsi Pokok Bagian Filing .......................................................................... 10
d. Fungsi Bagian Filing ..................................................................................... 11
e. Formulir dan Catatan yang Digunakan di Unit Filing ................................... 11
4. Retensi Rekam Medis .......................................................................................... 11
5. Penyusutan Rekam Medis ................................................................................... 12
Rekam Medis Inaktif ........................................................................................... 13
6. Pemusnahan ......................................................................................................... 14
B. Kerangka Teori ................................................................................................... 15
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................................. 18
A. Desain Penelitian ................................................................................................. 18
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................................. 18
C. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data ......................................................... 20
D. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ................................................................ 21
E. Metode Pengolahan dan Analisis Data .............................................................. 22
F. JalannyaPenelitian .............................................................................................. 23
G. Etika Penelitian .................................................................................................. 24
vi
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................................... 27
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ........................................................................... 27
1. Profil RST dr. Soedjono Magelang ................................................................ 27
2. Sejarah RST dr. Soedjono Magelang ............................................................. 28
3. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan ........................................................................ 29
4. Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang ................... 30
5. Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang ......................... 31
B. Hasil...................................................................................................................... 32
1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017 .................................................................... 32
2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di
RST dr. Soedjono
3. Magelang Tahun 2017 .................................................................................... 33
4. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 ................. 34
5. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST
dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 .............................................................. 35
C. Pembahasan ......................................................................................................... 36
1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017 .................................................................... 37
2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di
RST dr. Soedjono Magelang .......................................................................... 37
3. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 ................ 37
4. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST
dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 .............................................................. 38
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 39
A. Kesimpulan .......................................................................................................... 39
B. Saran ..................................................................................................................... 39
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang..............30
Gambar 4.2 Strukutr Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang...................31
ix
PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKASREKAM MEDIS
DI RST DR. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017
Oleh:
INTISARI
x
IMPLEMENTATION DEPRECIATION MEDICAL RECORD FILE IN
RST DR. SOEDJONO MAGELANG 2017
Oleh:
Restiya Ariyani1, Kuswanto Hardjo2
ABSTRACT
Background.May 2017 at RST dr. Soedjono Magelang depreciation has not been
fully implemented, so there are inactive files that accumulate in the storage room
of inactive medical record files, In October 2016 RST dr. Soedjono began to
depreciate the medical records file but not yet fully implemented. This is due to
inadequate time that hinders the officers to implement depreciation, and limited
human resources in the filing.
Result.Implementation of the shrinkage of medical record files has not been done
routinely because the workforce for the depreciation of medical records
documents that do not exist because of the number of filing officers are still
limited.
xi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan bagian integral dari suatu organisasi sosial dan
masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan
Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis adalah keterangan, baik yang tertulis maupun yang terekam tentang
pelayanan, dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan tentang
1
pengobatan, baik rawat inap, rawat jalan, maupun pengobatan melalui pelayanan
gawat darurat.
Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan rekam medis inaktif.
Rekam medis aktif adalah rekam medis yang masih digunakan untuk pasien saat
adalah rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu 5 tahun tidak pernah
digunakan lagi karena pasiennya tidak pernah berkunjung lagi ke rumah sakit
tersebut. Sistem penyusutan berkas rekam medis boleh disimpan lebih lama dari
angka tahun yang ditentukan, namun apabila kapasitas ruang filing sudah padat
maka perlu dilakukan pemusnahan berkas rekam medis yang sudah inaktif agar
rak lebih longgar. Rak yang terlalu padat dapat mempersulit dan memperlambat
proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen rekam medis. Selain itu,
penyimpanan yang padat akan menyebabkan dokumen rekam medis menjadi tidak
rapi, kusut, dan menjadi rusak atau robek (Sudra, 2014). Penyusutan berkas
rekam medis adalah suatu proses pemindahan berkas rekam medis dari aktif ke
inaktif, di mana berkas rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui
sejauh mana berkas rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak
mempunyai nilai guna. Penyusutan berkas rekam medis juga bisa dilakukan jika
berkas rekam medis sudah rusak atau tidak dapat terbaca (Rustiyanto dan Rahayu,
2011).
inaktif yang menumpuk di ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, Pada
2
bulan Oktober tahun 2016 RST dr. Soedjono mulai melaksanakan penyusutan
filing.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah yang ingin
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
2. Tujuan Khusus
3
c. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan berkas
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
2. Bagi Peneliti
di lapangan kerja mengenai dunia kerja rekam medis dan informasi kesehatan.
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan datang
4
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini adalah sebagai beikut :
Penyusutan BRM.
3. Lingkup Lokasi: Bagian filing di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017.
F. Keaslian Penelitian
1. Hani Prastikaningsih (2016), dengan Judul “Tinjauan Pelaksanaan Sistem
Sragen“
dokumen rekam medis yang masih belum sesuai dengan standar operasional
rekam medis inaktif hanya dimasukkan didalam kardus dan dokumen rekam
Persamaan penelitian ini adalah metode yang digunakan yaitu observasi dan
5
Rumah Sakit yang digunakan adalah RSUD DR. Soehadi Prijonegoro Sragen
pada tahun 2016, sedangkan penelitian ini pada tahun 2017 di RST dr.
Soedjono Magelang
belum berjalan dengan baik. Karena Siloam Hospitals Kebon Jeruk yang
Persamaan penelitian ini adalah metode yang digunakan yaitu observasi dan
medis, dan variabel yang diteliti. Perbedaan Dewi Rahayu (2012) : Rumah
Sakit yang digunakan adalah Siloam Hospitals pada tahun 2012, sedangkan
penelitian ini dilaksanakan pada tahun 2017 di RST dr. Soedjono Magelang.
6
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
sampai dengan tahun 1986 kondisi bangunan rumah sakit tidak banyak
sejak 20 tahun terakhir tepatnya era tahun 2000 hingga sekarang, RST
27
Tahun 2011 terdapat penambahan bangunan baru yaitu gedung ICU
resmi digunakan bulan April Tahun 2012, serta perbaikan ruang rawat
inap Taruna juga pada tahun 2012. Tahun 2013 hingga tahun 2014
28
3. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan
sebagai berikut:
a. Visi
b. Misi
Diponegoro
c. Motto
d. Tujuan
29
4. Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang
KARUMKIT
WAKARUMKIT
KASI YANMED
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang
30
5. Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang
Gambar 4.2 Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang
31
B. Hasil
Responden A
Triangulasi
32
Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa penyusutan
saat ini bahwa pemilahan berkas rekam medis yaitu berkas rekam
medis yang telah 5 tahun dilihat dari tahun kunjungan terakhir dan
dipisahkan dari berkas rekam medis aktif. Selain itu berkas rekam
medis yang belum berusia 5 tahun dilihat dari kunjungan terakhir juga
Responden A
33
Penyusutan dipilihin satu-satu yang kunjangan terakhir pasien
berobat
Responden B
Triangulasi
Magelang pada saat berkas telah inaktif atau pada berkas pasien yang
Tahun 2017
untuk penyusutan antara lain adalah tali rafia, straples, spidol, kertas,
Responden A
34
Paling rapiah to dek, jadi berkas rekam medis diikat itu pakai rapiah
terus dipindahin ke rak cuma itu aja alat nya dek
Responden B
Mobil yang di pakai, troli karena poli yang terlalu jauh, tali menali,
dan tempat yang sudah tersedia
Triangulasi
Responden A
35
Kurangnya tenaga sehingga menghambat petugas untuk
melaksanakan penyusutan dan jumlah pasien yang meningkat
Responden B
Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang masih kurang
karena jumlah petugas filing yang masih terbatas. Hal ini dikarenakan
36
C. Pembahasan
operasional prosedur rumah sakit dan teori yang sudah ada. Dalam
c) Pasal 8 ayat 1 :
37
Terminal Digit Filing (TDF), tetapi penggunaannya berbeda karena
bukan menggunakan dua nomor digit, tetapi satu nomor digit yang
rawat inap dan rawat jalan terpusat dalam satu lokasi dan satu dalam
satu berkas. Selain Terminal Digit Filing, juga digunakan sistem warna
ada berkas rekam medis yang berada tidak pada rak penyimpanan yang
semestinya.
yang sudah disimpan sela 2 tahun dipilah supaya diketahui mana yang
rawat jalan akan dihancurkan.pada saat berkas telah inaktif atau pada
tahun diadakan secara bertahap. Namu belum ada petugas khusus yang
38
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), untuk kelompok umum
berkas aktif rawat inap 5 tahun, kemudian kelompok mata berkas aktif
rawat inap 5 tahun, kelompok jiwa aktif rawat inap 10 tahun, kelompok
Tahun 2017
medis inaktif dari rak file aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah
39
a. Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang belum ada
Sudra (2014), salah satu tugas pokok bagian filing dalam unit rekam
rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar
rawat inap belum ada, sehingga masih dijadikan satu ruang dengan
berkas rekam medis yang masih aktif. Sedangkan untuk rawat jalan
berkas rekam medis yang masih aktif dan akan mudah dalam
pemusnahan.
40
D. Keterbatasan Penelitian
responden.
41
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
3. Sarana yang dibutuhkan saat penyusutan pada rawat jalan adalah tali
belum ada karena jumlah petugas filing yang masih terbatas, Rak
jalan dan rawat inap belum ada karena digunakan untuk menyimpan
B. Saran
42
2. Sebaiknya pelaksanaan penyusutan dilakukan secara rutin minimal
setahun sekali secara rutin sesaui dengan jenis penyakit pasien yang
bagian filing untuk kegiatan penyusutan berkas rekam medis dan ada
43
DAFTAR PUSTAKA
Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta :
quantum Sinergis Media
Rustiyanto, Ery. 2011. Manajemen Filing Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Indonesia
Rustiyanto, E dan Warih. A.R. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia