GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN BERKAS

REKAM MEDIS INAKTIF DI RSPAU dr. S. HARDJOLUKITO

TAHUN 2017

Karya Tulis Ilmiah

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis
dan Informasi Kesehatan Stikes Achmas Yani Yogyakarta

Disusun oleh :

Rahmadhani Siregar
1314083

PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN( D-3 )
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan segala
rahmat dan nikmatnya berupa kesehatan, kesempatan, kekuatan, keinginan, serta
kesabaran, sehingga dapat menyusun Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini dengan judul
”GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN
BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI RUMAH SAKIT” ini dengan baik.
Adapun karya tulis ilmiah ini disusun dan dibuat untuk memenuhi salah satu
syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Perekam dan Informasi
Kesehatan STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. Selanjutnya saya ucapkan
terima kasih kepada :
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
(STIKes) Jendral A.Yani Yogyakarta;
2. Sis Wuryanto, A.MdPerKes.,SKM., MPH,selaku Ketua Prodi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jendral Achmad
Yani Yogyakarta dan sekaligus pembimbing yang telah membantu dalam
pembuatan laporan karya tulis ilmiah ini;
3. Marsekal Pertama TNI dr. M. Daradjat, Sp.An, selaku Kepala RSPAU dr. S.
Hardjolukito;
4. Letkol Kes Estina Racmajati selaku Kepala Bagian Binkompetensi RSPAU dr.
S. Hardjolukito;
5. Letkol Kes Nurul Hidayat selaku Kepala Pelayanan Medis RSPAU dr. S.
Hardjolukito;
6. Letkol Kes Nina Amelina selaku Kasi RMIK RSPAU Dr. S. Hardjolukito;
7. Segenap staf dan karyawan Rekam Medis RSPAU Dr. S. Hardjolukito;
8. Rekan-rekan seperjuangan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad
Yani prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang saya banggakan dan
semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan laporan magang ini yang
tidak dapat kami sebutkan satu persatu;
9. Teristimewa orang tua saya yaitu ayahanda dan ibunda tercinta yang
telah memberikan kepercayaan serta limpahan kasih sayang;
Saya menyadari bahwa hasil karya tulis ilmiah yang dibuat ini masih jauh
dari yang diharapkan, sehingga banyak terdapat kekurangan bahkan kesalahan
yang terdapat dalam penulisan karya tulis ilmiah ini dari segi isi maupun
penulisannya. Dalam hal ini semoga karya tulis ilmiah dapat bermanfaat bagi
pembaca dan dapat digunakan pada masa yang akan datang.

Yogyakarta, Agustus 2017

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................ ii
PERNYATAAN..................................................................................................... iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv
DAFTAR TABEL .................................................................................................. vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR SINGKATAN ..................................................................................... viii
INTISARI .............................................................................................................. ix
ABSTRACT ........................................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang ......................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................................... 2
C. Tujuan Umum ......................................................................................... 3
D. Tujuan Khusus .......................................................................................... 3
E. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 3
F. Keaslian Penelitian ....................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................. 6
A. Landasan Teoritis ..................................................................................... 6
B. Kerangka Teori ....................................................................................... 14
C. Kerangka Konsep ................................................................................... 15
D. Pertanyaan Penelitian ............................................................................. 15
BAB III METODE PENELITIAN ........................................................................ 16
A. Desain Penelitian .................................................................................... 16
B. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 17
C. Data dan Sumber Data ............................................................................ 17
D. Subjek dan Objek ................................................................................... 18
E. Definisi Operasional................................................................................... 18
F. Alat dan Teknik Pengumpulan ................................................................... 20
G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data .................................................... 21
H. Metode Pengolahan Data dan Analisis Data .......................................... 21
I. Urutan Teknik Analisis .............................................................................. 22
J. Etika Penelitian .......................................................................................... 24
K. Jalannya Penelitian ................................................................................. 24
1. Tahap Persiapan ..................................................................................... 24
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 26
A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSPAU dr. S.
Hardjolukito Yogyakarta ................................................................................... 26
B. Hasil........................................................................................................ 30
1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif ....................... 30
2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif ............................. 32
3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif .................................... 35
C. Pembahasan ............................................................................................ 55
1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif ....................... 55

iv
 2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif ............................. 55
3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif .................................... 56
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 58
A. Kesimpulan ............................................................................................. 58
B. Saran ....................................................................................................... 58
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 60
LAMPIRAN

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis .................................................... 9

Tabel 4. 1 Tabel Checklist Observasi ....................................................................30
Tabel 4. 2 Tabel Checklist Observasi ................................................................... 35

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Kerangka Teori ................................................................................. 14

Gambar 2. 2 Kerangka Konsep ............................................................................. 15
Gambar 4. 1 Layout Penempatan Rak……………………………………………36
Gambar 4. 2 Tampak Rak Penyimpanan Tipe A .................................................. 37
Gambar 4. 3 Tampak Rak penyimpanan Tipe B ................................................... 38
Gambar 4. 4 Rak Penyimpanan 3D Tampak depan .............................................. 39
Gambar 4. 5 Rak Penyimpanan 3D tampak Atas .................................................. 39
Gambar 4. 6 Layout Penempatan rak penyimpanan A.......................................... 40
Gambar 4. 7 Tampak Depan Rak penyimpanan A (4m x 0.8m)........................... 41
Gambar 4. 8 Tampak Depan Ruang Rak A (4m x 0.4m) ...................................... 42
Gambar 4. 9 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan A (3D) ....................... 43
Gambar 4. 10 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A……43
Gambar 4. 11 Layout Penempatan rak penyimpanan B ........................................ 44
Gambar 4. 12 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.8m) ........................... 45
Gambar 4. 13 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.4m) ........................... 46
Gambar 4. 14 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan B (3D) ...................... 47
Gambar 4. 15 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A(3D) 47
Gambar 4. 16 Layout Penempatan rak roll’o’pack (4m) ...................................... 48
Gambar 4. 17 Tampak Depan Rak roll’o’pack (4m) ............................................ 49
Gambar 4. 18 Tampak Samping Rak roll’o’pack (4m) ........................................ 50
Gambar 4. 19 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m) ...................... 51
Gambar 4. 20 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m) 51
Gambar 4. 21 Layout Penempatan rak dengan roll’o’pack (1m) .......................... 52
Gambar 4. 22Tampak Depan dan Tampak Samping roll’o’pack (1m) ................ 53
Gambar 4. 23 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m) ...................... 54
Gambar 4. 24 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m) 54

vii
 DAFTAR SINGKATAN

DRM : Dokumen Rekam Medis

IFHIMA : International Federation of Health Information Management
Associations
KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit
KTI : Karya Tulis Ilmiah
PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan
RI : Rawat Inap
RJ : Rawat Jalan
RM : Rekam Medis
RMIK : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
RS : Rumah Sakit
RSPAU : Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
SDM : Sumber Daya Manusia
SPO : Standar Operasional Prosedur
UU : Undang-undang
WHO : World Health Organization

viii
GAMBARAN RAK PENYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN BERKAS
REKAM MEDIS INAKTIF DI RSPAU dr. S. HARDJOLUKITO
TAHUN 2017

Rahmadhani Siregar¹, Sis Wuryanto²

INTISARI

Latar Belakang : Rekam Medis yang baik seharusnya mempunyai rak

penyimpanan agar mutu pelayanan lebih efisien. Dalam penyimpanan berkas
rekam medis dibutuhkan luas ruangan dan rak penyimpanan yang sesuai.
Berdasarkan study pendahuluan di RSPAU dr. S. Hardjolukito sudah mempunyai
rak penyimpanan namun masih dalam proses pembuatan, sehingga berkas rekam
medis inaktif masih diletakkan dilantai dan disimpan secara acak didalam kotak
kardus.
Metode Penelitian : Desain penelitian menggunakan metode deskriptif kualitatif
dimana metode ini lebih kepada penggambaran data yang telah terkumpul
menggunakan triangulasi. Subjek pada penelitian ini adalah petugas filing dan
staff rekam medis dengan menggunakan objek berkas rekam medis inaktif dan
ruang penyimpanan inaktif. Alat penelitian berupa pedoman wawancara, alat tulis
dan cheklist observasi. Tahapan metode pengolahan data dengan editing, data
entry dan cleaning. Analisis data dilakukan sebelum dilapangan dan saat
dilapangan.
Hasil Penelitian: luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif mempunyai luas
39,2m², dalam perhitungan kebutuhan rak yang akan dibutuhkan 2 (Dua) tahun
kedepan yaitu 1 (satu) rak penyimpanan, dan ruang penyimpanan rekam medis
inaktif memiliki 5 (Lima) rak penyimpanan sehingga dalam ruang tersebut
menjadi sempit. Maka dari itu perlu menggambarkan ulang rak penyimpanan
yang lebih efisien.

Kata Kunci: Pengelolaan, berkas rekam medis inaktif, rak penyimpanan.

1
Mahasiswa DIII RMIK Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2
Dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

ix
 The Description of Filing Cabinet in Inactive Medical Record Files
Administration in dr. S. Hardjolukito Air Force Hospital in 2017

Rahmadhani Siregar¹, Sis Wuryanto²

ABSTRACT

Background : A proper medical record unit is supposed to have a filing cabinet

so that service quality can be more efficient. The filing of medical record files
needs sufficient space and filing cabinet. A preliminary study in dr. S.
Hardjolukito air force hospital found a filing cabinet but still in the assembling
process so that inactive medical record files remained on the floor and saved
randomly in paper boxes.
Method : This study design applied descriptive and qualitative method which
described the compiled data by using triangulation. The subjects in this study
were filing staff and medical record staff with the objects of inactive medical
record files and inactive filing room. Study instruments were interview guideline,
stationery, and observational checklist. The steps of data administration method
were editing, data entry, and cleaning. Data analysis was conducted prior to and
during on-the-field observation.
Result : The space width of filing room for inactive medical record files was 39.2
m2. The number of filing cabinet that would be necessary for the next 2 years was
1 (one) filing cabinet and the filing room for inactive medical record files
contained 5 (five) filing cabinets which made the room interior narrower.
Therefore, it was necessary to redesign a more efficient filing cabinet.

Keywords : Administration, Inactive Medical Record Files, Filing Cabinet.

1
A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in
Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta
2
A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study
Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

x
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit menurut UU No 44 tahun 2009 adalah sarana pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna yang
mencakup pelayanan rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Pesatnya
perkembangan ilmu kedokteran dan teknologi serta membaiknya keadaan sosial
ekonomi dan pendidikan, mengakibatkan perubahan sistem penilaian masyarakat
yang menuntut pelayanan kesehatan yang bermutu, oleh karena itu rumah sakit
harus mempunyai visi dan misi yang jelas.
Rumah sakit adalah institusi kesehatan yang berfungsi untuk
menyelenggarakan pelayanan kesehatan berupa pelayanan rawat jalan, rawat inap,
pelayanan gawat darurat, pelayanan rujukan yang mencakup pelayanan rekam
medis dan penunjang medis yang dimanfaatkan untuk penelitian, pendidikan dan
pelatihan tenaga kesehatan (Rustiyanto,2009). Rumah sakit harus
menyelenggarakan rekam medis untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang
diberikan. Penyelenggaraan rekam medis dimulai dari pasien datang kemudian
proses pencatatan data selama pasien mendapat pelayanan di rumah sakit.
Kemudian dilanjutakan dalam manajemen berkas rekam medis dari pengolahan
sampai dengan penyimpanan.
Rekam medis menurut Permenkes (2008), adalah berkas atau bukti tertulis
yang berisikan catatan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada saarana pelayanan
kesehatan yang sewaktu-waktu dapat dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu
perlunya pengelolaan ruang penyimpanan yang baik untuk menjaga berkas rekam
medis agar tidak rusak dan tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis.
Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting bagi sebuah rumah
sakit. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu
mengetahui bentuk penyusunan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam

1
 2

medis, dari hal cara penyimpanan, tenaga rekam medis, lokasi penyimpanan,
media penyimpanan, hingga peralatan dan perlengkapan yang di butuhkan.
Sistem retensi adalah sistem yang mengatur jangka waktu penyimpanan
berkas rekam medis. Jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis diatur
dalam Permenkes 269/MENKES/PER/III/2008 Pasal 8 yang berisikan rekam
medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib menyimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat
atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun rekam medis dapat
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik hanya
disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
ringkasan tersebut.
RSPAU dr. S. Hardjolukito adalah rumah sakit tipe B yang terletak di jln.
Raya Janti Blok “O” Yogyakarta. RSPAU dr. S. Hardjolukito memiliki
penyimpanan berkas rekam medis menggunakan sistem sentralisasi atau terpusat
dimana rekam medis diletakkan menjadi satu tempat. Berdasarkan studi
pendahuluan yang dilakukan dengan wawancara terhadap petugas rekam medis di
instalasi rekam medis di RSPAU dr. S. Hardjolukito, kesulitannya pencarian
berkas rekam medis inaktif dan dari 20 sampel peneliti mulai dari tahun 2008 -
2012, tidak dapat diambil satupun berkas rekam medis. meskipun sudah memliki
ruangan penyimpanan inaktif yang mencukupi, akan tetapi ketersediaan rak
inaktif baru saja tersedia dan masih dalam tahap proses pembuatan, selain itu
berkas rekam medis inaktif hanya diletakkan di lantai dan disimpan secara acak di
dalam kotak kardus tidak sesuai dengan urutannya. Dari studi pendahuluan
tersebut maka penulis tertarik mengambil judul “GAMBARAN RAK
PEYIMPANAN DALAM PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIS
INAKTIF DI RSPAU dr. S. Hardjoluktio”.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan masalah yaitu
bagaimanakah penyimpanan berkas rekam medis inaktif di RSPAU dr. S.
Hardjolukito yang dapat meningkatkan kualitas data pelayan kesehatan.
 3

C. Tujuan Umum
Mengetahui gambaran rak penyimpanan dalam pengelolaan berkas rekam medis
inaktif ?
D. Tujuan Khusus
1. Mengetahui luas ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif.
2. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan rekam medis inaktif.
3. Menggambarkan rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif.

E. Manfaat Penelitian
1. Manfaat bagi mahasiswa
Menambah pengetahuan bagi mahasiswa disamping teori yang didapat
sewaktu perkuliahan di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki
dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Manfaat bagi rumah sakit
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi pelayanan
kesehatan dan peningkatan sistem kinerja untuk petugas rekam medis dimasa
yang akan datang di RSPAU dr. S. Hardjolukito.
3. Manfaat bagi Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan
melakukan praktek dan penelitian dimasa mendatang dan menambah
kerjasama dengan rumah sakit pemerintah maupun swasta.

F. Keaslian Penelitian
1. Atika Nur Wahyuningtyas, dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Pengelolaan
Dokumen Rekam Medis (DRM) di Filing Rawat Inap Inaktif di RSUD Kota
Semarang tahun 2015”.
Tujuan dari penelitian Atika adalah mendeskripsikan pelaksanaan
pengelolaan dokumen rekam medis inaktif di RSUD Kota Semarang, cara
pengumpulan data observasi dan wawancara. Hasil penelitian Atika adalah
manajeman arsip rekam medis di RSUD Kota Semarang harus mencatatkan
dokumen rekam medis aktif yang dipindahkan ke rekam medis inaktif dan
 4

disusun sesuai penomorannya, melakukan pencarian berkas rekam medis dan

pembuatan SOP dalam pengolaan rekam medis inaktif. Persamaan penelitian
yaitu mengetahui pengelolaan berkas rekam medis dan mengetahui standar
operasional prosedur dan perbedaan penelitian Atika hanya mengetahui
pelaksaan pengelolaan berkas rekam medis inaktif, sedangkan pada penelitian
ini, peneliti mengetahui jumlah berkas rekam medis inaktif dan menghitung
kebutuhan rak penyimpanan. Penelitian Atika dilaksanakan di rumah sakit
islam PDHI Yogyakarta sedangkan penelitian ini dilaksanakan di RSPAU dr.
S. Hardjolukito Yogyakarta.
2. Arisanti Mustika Gita, dengan judul “Perhitungan Kebutuhan Rak dan
Perencanaan Pengadaan Rak di Rumah sakit islam PDHI Yogyakarta”.
Tujuan dari penelitian arisanti adalah menghitung berapa jumlah kebutuhan
rak dan perencanaan pengadaan rak di rumah sakit islam PDHI Yogyakarta.
Cara pengumpulan data observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Hasil
dari penelitian Arisanti adalah kondisi rak penyimpanan berkas rekam medis
di rumah sakit PDHI Yogyakarta ada 3buah rak kayu dan 2 roll’o’pack.
Untuk 5 tahun mendatang diperlukan 6 rak kayu baru. Rak kayu baru
berjumlah 1 muka oleh peneliti terbuat dari kayu tidak menggunakan
penyekat antar sub rak namun menggunakan penyangga berkas antar shaf
yang ukurannya tidak sampai muka depan, sehingga dapat fleksibel jika akan
dilakukan penambahan berkas rekam medis dengan shaf spesifik tinggi
200cm, panjang 220cm, lebar 40cm, dan tinggi per shaf 35cm, dan terdiri dari
5shaf kebawah dan 4 shaf kesamping. Persamaan penelitian yaitu menghitung
jumlah kebutuhan rak dan perbedaan penelitian Arisanti hanya menghitung
kebutuhan rak kayu saja sedangkan pada penelitian ini, peneliti menghitung
kebutuhan rak penyimpanan dan menggambarkan rak penyimpanan.
Penelitian arisanti dilaksanakan di rumah sakit islam PDHI Yogyakarta
sedangkan penelitian ini dilaksanakan di RSPAU dr. S. Hardjolukito
Yogyakarta.
3. Nurjanah, Asri (2013), dengan judul penelitian “Perencanaan Kebutuhan
Luas Ruangan Penyimpanan dan Kebutuhan Rak Roll O’pack untuk rekam
 5

medis aktif selama 5 Tahun kedepan di Rs Yap” tujuan dari penelitian

Nurjanah adalah untuk merencanakan kebutuhan ruang penyimpanan rekam
medis aktif 5 tahun kedepan. Hasil dari penelitian Nurjanah adalah jumlah
kebutuhan rak roll o’pack terdapat 2 alternatif dengan masing-masing luas
ruangan untuk alternatif I 1474,72 m2 dengan 5 roll o’pack tipe 1. Kebutuhan
dengan alternatif II dengn luas 262,08 m2 dengan 1 unit roll o’pack tipe 2,
dan 1 rak statis terbuka 2 muka dan 5 roll o’pack tipe 1. Persamaan penelitian
yaitu menghitung jumlah kebutuhan rak dan perbedaan penelitian Nurjanah,
rak yang dihitung adalah rak roll o’pack dan rak statis sedangkan pada
penelitin ini peneliti menghitung jumlah kebutuhan rak dan luas ruangan dan
lokasi penelitian Nurjanah dilaksanakan di RS Yap sedangkan penelitian ini
dilaksanakan di RSPAU dr. S. Hardjolukito.
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSPAU dr. S.

Hardjolukito Yogyakarta
1. Sejarah Rumah Sakit Pusat TNI AU dr. S. Hardjolukito
RSPAU dr. S. Hardjolukito merupakan salah satu rumah sakit di
Daerah Istimewa Yogyakarta yang berdiri berawal dengan dibentuknya TPS
(Tempat Pengobatan Sementara) pada tahun 1945 yang berada di dalam area
lanud adi sutjipto. Dalam perjalanan waktu pada tanggal 9 April 1990 TPS
dengan penambahan beberapa bangunan ruang pemeriksaan dan perawatan
serta pendukung lainnya secara resmi diubah menjadi Rumah Sakit TNI
Angkatan Udara “dr. Suhardi Hardjolukito” yang bertepatan dengan hari
ulang tahun TNI AU (Rumah Sakit Tingkat IV/Tipe D). Tepat pada tanggal 1
Maret 2004 status RSAU dr. S. Hardjolukito yang berlokasi di dalam
kompleks perkantoran Lanud Adi Sutjipto telah dinaikan menjadi Rumah
Sakit Tingkat III dengan Skep KASAU nomor : Kep/5/III/2004 tanggal 1
Maret 2004.
Tanggal 29 Mei 2006 secara bertahap kegiatan dukungan dan
pelayanan kesehatan RSAU dr. S. Hardjolukito dipindahkan ke bangunan
yang baru yang berlokasi di jln. Raya Janti Blok “O” dan dilanjutkan
peresmian penggunaannya pada tanggal 2 Agustus 2007 oleh Kepala Staf
Angkatan Udara. Selanjutnya seiring dengan perjalanan waktu, tepatnya
tanggal 22 Januari 2009 ditetapkan menjadi Rumah Sakit Tingkat II dengan
dasar Perkasau no : 8/I/2009 tentang peningkatan Status RSAU dr. S.
Hardjolukito dari Tk. III ke Tk. II.
Tidak membutuhkan waktu yang lama RSAU dr. S. Hardjolukito di
tingkatkan kembali menjadi Rumah Sakit Pusat TNI AU dengan keluarnya
Perpres No 10 tahun 2009 dengan Perkasau no : 93/X/212. Dimana tanggal
22 Oktober operasional RSPAU dr. S. Hardjolukito diresmikan oleh Kepala
Staf Angkatan Udara dengan Ka RSPAU pertama adalah Marsekal

26
 27

Pertama TNI dr. Hari Haksono.Sp.THT- KL.,Sp.KP. (12 September 2012

s/d 29 Januari 2013). Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara dr. S.
Hardjolukito dan Rumah Sakit Tipe-B Kemenkes RI adalah salah satu
pelaksana teknis Diskesau yang bertanggung jawab langsung kepada
Diskesau.
2. Motto, Visi, dan Misi RSPAU dr. S. Hardjolukito
a. Motto
Melayani dengan profesionaldan penuh kasih
b. Visi
Menjadi Rumah Sakit rujukan TNI ANGKATAN UDARA yang
mampu melaksanakan kegiatan dukungan operasi dan memberikan
kualitas pelayanan kesehatan secara profesional di wilayah Indonesia
khusunya Jawa Tengah dan DIY.
c. Misi
1) Menjamin pelayanan Prima yang berkualitas dan paripurna bagi
anggota TNI AU/TNI, PNS dan keluarga serta Masyarkat Umum.
2) Mengembangkan SDM yang profesional dan kompeten di bidang
pelayanan kesehatan dan keselamatan pasien serta kesehatan
penerbangan pada khususnya secara berkesinambungan.
3) Menyelenggarakan pengembangan pendidikan dan latihan, penelitian
di bidang kesehatan guna menunjang dukungan kesehatan dan
pelayanankesehatan yang optimal.
4) Meningkatkan srana prasarana dan pemeliharaan peralatan serta
meteriil penunjang lainnya, membangun kerjasama bidang kesehatan,
pelayanan masyarakat dan Diklat litbangkes lainnya.
3. Pelayanan Rumah Sakit
a. Pelayanan Rawat Jalan
1) Poliklinik Gigi mulut
2) Poliklinik Penyakit Dalam
3) Poliklinik Anak
4) Poliklinik Bedah
 28

5) Poliklinik Obsgyn
6) Poliklinik Saraf
7) Poliklinik Mata
8) Poliklinik THT
9) Poliklinik Kulit kelamin
10) Poliklinik Umum/Air crew
11) Poliklinik Urologi
12) Poloklinik Jantung
13) Poliklinik Orthopedi
14) Rehabmedik
15) Poliklinik Paru
16) Poliklinik Jiwa
17) Poliklinik Akupuntur
18) Poliklinik Bedah Mulut
19) Poliklinik Bedah Saraf
20) Onkologi dan Poliklinik VCT
b. Pelayanan 24 Jam
1) Rawat Inap
2) Bangsal Kebidanan
3) Bangsal Penyakit Anak
4) Bangsal Bedah Kelas III
5) Bangsal Bedah Kelas I dan II
6) Bangsal Penyakit Dalam Kelas I dan II
7) Ruang ICU/ICCU/NICU/PICU
4. Pelayanan Pemeriksaan Penunjang
a. MRI
b. CT-Scan
c. Laboratorium
d. Radiologi
 29

5. Performance Rumah Sakit

Gambaran data pelayanan rawat inap pada tahun 2016 di RSPAU dr.
S. Hardjolukito yaitu dengan LOS (Length of Stay) / rata-rata lama pasien
dirawat sebanyak 2,63 per tahun. BOR (Bed Occupancy Ratio) / angka
pengguaan tempat tidur dengan jumlah 64.07 per tahun. TOI (Turn
OverIntrval) / tenggang perputaran sebanyak 1,99 per tahun. BTO (Bed Trun
Over) / angka perputaran tempat tidur sebanyak 67.46 per tahun. NDR (Net
Death Rate) / jumlah angka kematian sebanyak 10,11 per tahun. GDR (Gross
Date Range) / jumlah angka kematian dalam gross sebanyak 17,99 per tahun.
6. Gambaran Unit Rekam Medis RSPAU dr. S. Hardjolukito
RSPAU dr. S. Hardjolukito merupakan rumah sakit tipe B dan telah
memiliki 23 orang pegawai tenaga rekam medis, 1 orang sebagai kepala
bagian layanan medis, 1 orang sebagai kepala seksi Rekam Medis, 1 orang
sebagai kepala seksi pelaporan dan analising, 2 orang di bagian pendaftaran
pasien baru, 4 orang dibagian pendaftaran pasien lama, 2 orang dibagian
assembling, 2 orang dibagian coding, 1 orang dibagian logistik, 1 orang
dibagian SKM, 3 orang dibagian Filing, 2 orang dibagian distribusi. Petugas
koding di RSPAU dr. S. Hardjolukito berlatar belakang perekam medis dan
telah mengikuti pelatihan tentang pengkodean penyakit yang diselenggrakan
oleh RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta pada bulan Februari 2016.
Proses Indexing di RSPAU dr. S. Hardjolukito sudah terkomputerisasi
melalui SIMRS. Proses Assembling dilakukan setelah berkas rekam medis
kembali dari bangsal. Proses assembling pada berkas rekam medis pasien
bertujuan untuk mengurutkan form yang ada di berkas tersebut sesuai
ketentuan rumah sakit. Untuk bagian filing di RSPAU dr. S. Hardjolukito
sudah terkoordinasi dengan baik, namun dalam aspek ruangan belum
mencukupi yaitu untuk tata ruang berkas ruang rekam medis pasien inaktif
sudah memiliki ruangan tetapi belum memiliki rak penyimpanan. Di RSPAU
dr. S. Hardjolukito sudah melakukan penyusutan dan pemusnahan.
Sedangkan untuk proses pendaftaran juga sudah terkoordinasi dengan baik.
Tempat penerimaan pasien rawat jalan baik baru maupun lama, umum atau
 30

dengan jaminan sudah tertata dengan baik dan didukung dengan adanya
mesin antrian dan pemanggilan yang terkomputerisasi.
B. Hasil
1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing dan observasi
yang dilakukan oleh peniliti di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta, untuk
luas ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif sesuai dengan hasil
pengukuran yang diperoleh yaitu luas 39,2m² dengan panjang 7m² dan lebar
5,6m². Ruang penyimpanan rekam medis inaktif terletak di bagian belakang
pada Gudang lantai 2 (Dua) RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta. Berikut
hasil wawancara kepada petugas filing dan hasil observasi yang diperoleh :

“luasnya, kalo luasnya itu 7 kali 6 sekitar 42meter”.

Responden B

Hal ini senada dengan hasil wawancara yang diperoleh dari triangulasi :

”kira-kira 7 kali 6 meter”.

Triangulasi

Tabel 4. 1 Tabel Checklist Observasi

Objek yang diamati Ya Tidak Keterangan
Ruang Penyimpanan √ Di lantai 2 (Dua) Gudang
Berkas Rekam Medis RSPAU dr. S.
Inaktif Hardjolukito. Dengan luas
39,2m² . Panjang = 7m²,
dan Lebar = 5.6m²

Hasil observasi di ruang penyimpanan rekam medis inaktif di RSPAU

dr. S. Hardjolukito ruangan sudah sangat sempit karena terdapat 5 rak besi
rakitan dengan spesifikasi 2 (Dua) muka, 8 shaft, tinggi 280cm, lebar
40cm/muka dan panjang 500cm untuk salah satu rak yang terletak diposisi
depan pintu memiliki panjang 400cm. Ruang penyimpanan tidak
memungkinkan untuk melakukan pekerjaan, karena tingkat kenyamanan kerja
 31

bagi petugas filing akan berbahaya akan tingkat kecelakaan kerja. Untuk itu
luas ruang penyimpanan yang dihitung adalah :
Panjang Ruang = (Jarak Antar Rak x Jumlah space) + (Lebar Rak x Jumlah
Rak)
= (50 cm x 6) + (80cm x 5)
= 300cm + 400cm
= 700cm
= 7m
Lebar Ruang = (Jarak Antar Rak x Jumlah antar jajaran rak) + (Panjang Rak)
= (60cm x 1) + 500cm
= 560cm
=5,6m
Luas Ruang = Panjang Ruang x Lebar Ruang
= 7m x 5,6m
= 39,2m²
Jadi luas ruang penyimpanan di RSPAU dr. S. Hardjolukito dengan
menggunakan rak besi rakitan adalah 39,2m².
 32

2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif

Berdasarkan hasil wawancara di RSPAU dr. S. Hardjolukito. Petugas
rekam medis melakukan penginputan data kedalam komputer untuk
penyusutan dari berkas rekam medis aktif menjadi ke berkas rekam medis
inaktif untuk saat ini baru berjalannya waktu kurang lebih 1 (satu) atau (dua)
tahun belakangan. Data rekam medis inaktif yang sudah di rekap kedalam
Ms.Excel berjumlah 6000 berkas rekam medis. sebagian berkas rekam medis
inaktif tidak di input kedalam Ms.Excel itu berjumlah 10000 berkas rekam
medis. Berikut hasil wawancara yang diperoleh dari responden :
“kalo untuk pastinya yang sudah terinput itu, kurang begitu tau tapi untuk
kira-kira yang sudah terinput sekitar 5000 6000 bisa jadi lebih dari 6000
status itu yang sudah terinput, karena kita memulai menginputnya aja
cuma 1tahun atau 2 tahun belakang waktu kita retensi, kalo untuk berkas
rekam medis yang tidak terinput mungkin ya cukup lumayan banyak
karena itu udah retensi dari tahun-tahun sebelumnya. Kalo dikira-kira si
yang tidak terinput bisa, bisa di atas 10ribuan”.
Responden A

Hal ini senada dengan hasil wawancara yang diperoleh dari triangulasi :

“yang sudah terinput kurang lebih sekitar 7000 tapi yang belum terinput
masih banyak banget kayaknya ee.. kurang lebih 10000an”.

Triangulasi
Hasil wawancara dengan petugas filing belum sesuai dengan hasil
yang penelitian yang dilakukan oleh peneliti, berdasarkan hasil perhitungan
kembali berkas rekam medis inaktif berjumlah 27.064 berkas. Jumlah
tersebut sudah termasuk berkas rekam medis untuk rawat jalan dan rawat
inap. Pada hasil penelitian ini akan menghitung jumlah berkas yang terisi
pada rak penyimpanan rekam inaktif yang sudah disediakan. Berikut hasil
perhitungan yang telah dilakukan :
 33

perhitungan kebutuhan rak untuk 2 (Dua) tahun kedepan.

a. Menghitung jumlah pasien rawat inap dan rawat jalan termasuk pasien
IGD. Dan tahun yang dibutuhkan untuk menyimpan berkas rekam medis
inaktif selama 2 tahun :
Pasien rawat jalan = 26.501
Pasien rawat inap = 563
27.064 berkas/tahun
27064 berkas rekam medis untuk 2 tahun = 27.064 x 2 = 54.128
berkas rekam medis 2 tahun yang akan datang.

b. Untuk menghitung ketebalan berkas rekam medis dilakukan pengukuran

ketebalan pada 100 berkas rekam medis inaktif yang didapatkan dari
jumlah berkas rawat jalan 50 berkas dan 50 berkas rawat inap.

1
1

Rata-rata ketebalan berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap yaitu 0,50 cm.

c. Menentukan berapa banyak berkas dalam 1 meter

1

Jumlah berkas rekam medis inaktif dalam satu meter berkas rawat jalan
dan rawat inap yaitu 200 berkas.
 34

d. Menghitung total ruang jajaran yang dibutuhkan

Sebelum melakukan perhitungan diketahui terlebih dahulu masa tahun penyimpanan
yaitu 2 tahun.

= 270 meter
Jadi panjang jajaran berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan adalah
270 meter untuk 2 tahun kedepan.
e. Menentukan jenis rak yang akan dipakai (panjang,muka,shaft)
Untuk menentukan rak jenis yang digunakan adalah rak besi rakitan
dengan panjang 5 meter, maka diperoleh hasil sebagai berikut :
Panjang 1 rak penyimpanan jenis rak besi rakitan
= panjang x shaft x muka
= 5m x 8 shaft x 2 muka
= 80 meter
f. Setelah itu akan diperoleh jumlah unit rak yag dibutuhkan
Setelah diketahui panjang jajaran dan jenis rak yang digunakan untuk 2 tahun
mendatang, akan diketahui jumlah rak yang dibutuhkan dengan perhitungan
penggunaan rak besi rakitan digunakan akan diperoleh hasil :

Jadi rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif yang dibutuhkan untuk 2
tahun mendatang adalah 3,3 rak.
 35

3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif

Berdasarkan Hasil wawancara dan observasi di RSPAU dr. S.
Hardjolukito dalam pengelolaan berkas rekam medis inaktif sudah memiliki
rak penyimpanan akan tetapi masih dalam tahap penyelesaian. Sehingga
berkas rekam medis yang telah melakukan penyusutan hanya disimpan di
dalam kotak kardus dan diletakkan ke lantai begitu saja. Untuk rak
penyimpanan rekam medis inaktif memiliki 5 rak rakitan dengan spesifikasi 2
(Dua) muka, 8 shaft, tinggi 280cm, lebar 40cm/muka dan panjang 500cm
untuk salah rak yang terletak diposisi depan pintu memiliki panjang 400cm.
Berikut hasil wawancara dengan petugas filing dan observasi yang diperoleh:

“sudah mempunyai, untuk rak penyimpanan kita sudah memiliki tapi

untuk saat ini yang belum tertata hanya berkasnya. Soalnya untuk raknya
kan baru saja kita memiliki rak penyimpanan inaktif”
Responden A

Hal ini senada dengan hasil wawancara yang diperoleh dari triangulasi :

“ya sudah , baru saja”.

Triangulasi.

Tabel 4. 2 Tabel Checklist Observasi

Objek yang diamati Ya Tidak Kerangan

Rak Penyimpanan Rekam √ Rak penyimpanan rekam
Medis Inaktif medis inaktif di RSPAU
dr. S. Hardjolukito baru
memiliki rak dan saat ini
masih dalam tahap
penyelesian. Memiliki 5
rak penyimpanan, 2 muka,
8shaft.
 36

Dari hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, maka

peneliti akan menggambarkan rak penyimpanan rekam medis inaktif sesuai
dengan keadaan dan gambaran rak penyimpanan inaktif sesuai dengan
rancangan peneliti di RSPAU dr. S. Hardjolukito.
Berikut adalah layout dan gambar 3D tampak ruang penyimpanan dan
rak penyimpanan rekam medis inaktif :
a. Layout dan gambar 3D tampak ruang penyimpanan dan rak penyimpanan
di RSPAU dr. S. Hardjolukito :

Gambar 4. 1 Layout Penempatan Rak

Keterangan :
Panjang Rak : 500cm dan 400cm
Lebar Rak : 80cm
Jarak Antar Rak : 47,5cm
Jarak Dinding : 145 cm dan 45 cm
 37

Gambar 4. 2 Tampak Rak Penyimpanan Tipe A

Keterangan :
Panjang Rak : 400cm
Lebar Rak : 80cm
Tinggi Rak : 295cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Jenis rak : Besi Rakitan
Bahan : Besi dan Papan kayu
 38

Gambar 4. 3 Tampak Rak penyimpanan Tipe B

Keterangan :
Panjang Rak : 500cm
Lebar Rak : 80cm
Tinggi Rak : 295cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Jenis rak : Besi Rakitan
Bahan : Besi dan Papan Kayu
 39

Gambar 4. 4 Rak Penyimpanan 3D Tampak depan

Gambar 4. 5 Rak Penyimpanan 3D tampak Atas

 40

b. Alternatif pilihan ruang dan rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif
dalam bentuk Layout dan gambar 3D menurut peneliti di RSPAU dr. S.
Hardjolukito :
1) Gambaran rak penyimpanan besi rakitan A :

Gambar 4. 6 Layout Penempatan rak penyimpanan A

Keterangan :
Panjang Rak : 400cm
Lebar Rak : 80cm
Jarak Antar Rak : 95cm
Jarak Dinding : 160cm
 41

Gambar 4. 7 Tampak Depan Rak penyimpanan A (4m x 0.8m)

Keterangan :
Panjang Rak : 400cm
Lebar Rak : 80cm
Tinggi Rak : 190cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Jenis rak : Besi Rakitan
Bahan : Besi dan Papan Kayu
 42

Gambar 4. 8 Tampak Depan Ruang Rak A (4m x 0.4m)

Keterangan :
Panjang Rak : 400cm
Lebar Rak : 40cm
Tinggi Rak : 190cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Jenis rak : Besi Rakitan
Bahan : Besi dan Papan Kayu
 43

Gambar 4. 9 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan A (3D)

Gambar 4. 10 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A (3D)
 44

2) Gambaran rak penyimpanan besi rakitan B :

Gambar 4. 11 Layout Penempatan rak penyimpanan B

Keterangan :
Panjang Rak : 200cm
Lebar Rak : 80cm
Jarak Antar Rak : 95cm
Jarak Dinding : 80 dan 220cm
 45

Gambar 4. 12 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.8m)

Keterangan :
Panjang Rak : 200cm
Lebar Rak : 80cm
Tinggi Rak : 190cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Jenis rak : Besi Rakitan
Bahan : Besi dan Papan Kayu
 46

Gambar 4. 13 Tampak depan rak penyimpanan B (2m x 0.4m)

Keterangan :
Panjang Rak : 200cm
Lebar Rak : 40cm
Tinggi Rak : 190cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Jenis rak : Besi Rakitan
Bahan : Besi dan Papan Kayu
 47

Gambar 4. 14 Tampak Atas Ruang dan Rak penyimpanan B (3D)

Gambar 4. 15 Tampak Atas Dari Samping Ruang dan Rak penyimpanan A (3D)
 48

3) Gambaran rak penyimpanan yang menggunakan roll’o’pack :

Gambar 4. 16 Layout Penempatan rak roll’o’pack (4m)

Keterangan :
Panjang Rak : 400cm
Lebar Rak/muka : 40cm
Jarak Antar Rak : 80cm
Jarak Dinding : 30cm
Jarak antar jajaran : 160cm
 49

Gambar 4. 17 Tampak Depan Rak roll’o’pack (4m)

Keterangan :
Panjang Rak : 400cm
Lebar Rak/muka : 40cm
Tinggi Rak : 210cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Lantai Rel Rak : 640cm
Jenis rak : Roll’o’pack
Bahan : Besi
 50

Gambar 4. 18 Tampak Samping Rak roll’o’pack (4m)

Keterangan :
Panjang Rak : 400cm
Lebar Rak/muka : 40cm
Tinggi Rak : 210cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Jenis rak : Roll’o’pack
Bahan : Besi
 51

Gambar 4. 19 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m)

Gambar 4. 20 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (4m)
 52

4) Gambaran rak dengan roll’o’pack :

Gambar 4. 21 Layout Penempatan rak dengan roll’o’pack (1m)

Keterangan :
Panjang Rak : 100cm
Lebar Rak : 40cm
Jarak Antar Rak : 80cm
Jarak Dinding : 220cm
Jarak antar jajaran : 130cm dan 120cm
 53

Gambar 4. 22Tampak Depan dan Tampak Samping roll’o’pack (1m)

Keterangan :
Panjang Rak : 100cm
Lebar Rak : 40cm
Tinggi Rak : 210cm
Tinggi antar shaft : 35cm
Lantai Rak : 240cm
Jenis rak : Roll’o’pack
Bahan : Besi
 54

Gambar 4. 23 Tampak Atas Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m)

Gambar 4. 24 Tampak Atas Dari Samping Ruang Dengan Rak roll’o’pack (1m)
 55

C. Pembahasan
1. Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif
Menurut perhitungan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis
inaktif yang dilakukan selama penelitian di RSPAU dr. S. Hardjolukito
diperoleh dengan jumlah yaitu luas 39,2m² dengan panjang 7m² dan lebar
5,6m². Dalam menentukan luas ruang penyimpanan adalah salah satu faktor
untuk mendesain rak penyimpanan yang telah dipaparkan oleh Rustiyanto
(2011), menyatakan luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak
berkas rekam medis aktif dan inaktif). Ruang penyimpanan berkas rekam
medis aktif dan inaktif sebaiknya harus disendirikan, karena hal ini akan lebih
memudahkan petugas didalam mengambil berkas rekam medis dan
pemusnahan berkas rekam medis inaktif.
2. Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Inaktif
Menurut permenkes RI No. 269/MENKES/PER/2008 tentang rekam
medis wajib disimpan sekurang-kurang selama 5 tahun terhitung dari tanggal
pasien datang atau periksa di rumah sakit terakhir kali kunjungan. Untuk
rekam medis inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya 2 tahun terhitung
dari kunjungan terakhir sesaui dari jadwal retensi yang telah ditentukan.
Menurut KARS (2012) berkas rekam medis klinis pasien, serta data dan
informasi lainnya disimpan (retensi) untuk jangka waktu yang cukup dan
mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku guna mendukung
asuhan pasien, manajemen, dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan
pendidikan. Dalam perhitungan ini memilih tahun kebutuhan penyimpanan
berkas rekam medis untuk 2 tahun mendatang.
Pada hasil perhitungan berkas rekam medis inaktif yang akan terisi di
rak penyimpanan inaktif membutuhkan 12 shaft dan perhitungan kebutuhan
rak untuk 2 (dua) tahun kedepan akan memerlukan 3,3 Rak penyimpanan.
Perhitungan untuk kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif
sudah sesaui dengan IFHIMA (2012) yang dilakukan oleh peneliti dengan
mempertimbangkan tipe sistem penyimpanan yang digunakan dalam rekam
medis meliputi sistem penomoran, berapa tahun berkas rekam medis aktif
 56

disimpan, Berapa lama waktu rekam medis diretensi dan tipe rak
penyimpanan yang digunakan. Rak yang ada di ruang penyimpanan inaktif
yaitu dengan tinggi 280cm, panjang 500cm, dan lebar 80cm.
3. Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis Inaktif
Bagian filing merupakan salah satu bagian di unit rekam medis. Peran
dan fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpanan berkas
rekam medis untuk berbagai keperluan, pelindung berkas rekam medis
terhadap kerahasiaan isi data rekam medis. Menurut Budi (2011)
penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan
mempercepat dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis,
melindungi berkas dari bahaya pencurian, dan kerusakan fisik, kimiawi dan
biologi. Untuk itu dalam pemilihan bahan penyimpanan berkas rekam medis
harus mempertimbangkan berbagai hal. Rak penyimpanan berkas rekam
medis inaktif di RSPAU dr. S. Hardjolukito memiliki 5 rak yang
menggunakan bahan besi rakitan dengan luas ruangan luas 39,2m² dengan
panjang 7m² dan lebar 5,6m². untuk spesifikasi 2 (Dua) muka, 8 shaft, tinggi
280cm, lebar 40cm/muka dan panjang 500cm untuk salah satu rak yang
terletak diposisi depan pintu memiliki panjang 400cm.
Ruang penyimpanan rekam medis inaktif di RSPAU dr. S.
Hardjolukito sangatlah sempit yang disebabkan adanya 5 rak penyimpanan,
sehingga untuk melakukan pekerjaan tidak efektif dan tingkat kecelakaan
kerja lebih tinggi. Apabila rak penyimpanan tersebut ditata ulang
menggunakan rak roll’o’pack atau menggunakan rak penyimpanan dengan
rak besi rakitan di ruang penyimpanan inaktif. Dengan cara ini akan
membuka jarak antar rak yang memenuhi standar di ruangan penyimpanan
yang kedepannya dapat mengurangi tingkat kecelakaan dan supaya petugas
filing dapat melakukan pekerjaan secara nyaman. Namun untuk rak
penyimpanan menggunakan roll’o’pack memerlukan biaya yang sangat mahal
dibandingkan dalam menggunakan rak besi rakitan, akan tetapi dalam
penggunaan roll’o’pack ini dapat memaksimalkan penyimpanan berkas
rekam medis inaktif dan untuk ketahanan roll’o’pack dapat dipergunakan
 57

dalam jangka waktu yang cukup lama. Berikut spesifikasi rak penyimpanan
yang dihitung sesuai dengan luas ruang penyimpanan inaktif yang ada di
RSPAU dr. S. Hardjolukito :
a) Panjang rak 400cm dengan lebar rak 80cm, maka jarak antar rak 95cm
dan jarak dinding 160cm.
b) Panjang rak 200cm dengan lebar rak 80cm, maka jarak antar rak 95cm
dan jarak dinding yaitu 80cm dan 220cm.
c) Panjang rak 400cm dengan lebar setiap satu muka rak 40cm, maka jarak
antar rak 80cm, jarak antara dinding dan roll’o’pack yaitu 30cm dan
160cm.
d) Panjang rak 100cm dengan lebar setiap satu muka rak 40cm, maka jarak
antar rak 80cm, jarak dinding 220cm dan jarak antar jajaran yaitu 130cm
dan 120cm.
Dalam hal ini telah dipaparkan oleh Rustiyanto (2011) yang
menyatakan desain rak filing adalah kegiatan merancang rak penyimpanan
berkas rekam medis di pelayanan kesehatan dan faktor yang mempengaruhi
didalamnya yaitu folder berkas rekam medis, ruang penyimpanan, frekuensi
penyimpanan, personil (petugas filing), perlindungan keamaanan, dan lama
waktu penyimpanan.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian yang berjudul “Gamabaran
Rak Dalam Pengelolaan Berkas Rekam Medis Inaktif di RSPAU dr. S.
Hardjolukito tahun 2017” yang telah disajikan pada Bab IV dapat disimpulkan
bahwa :
1. Luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif di RSPAU dr. S. Hardjolukito
sudah memadai dan rak penyimpanan rekam medis inaktif baru tersedia,
untuk saat ini masih dalam tahap penyelesaian.
2. Kebutuhan rak penyimpanan rekam medis inaktif 2 (dua) tahun mendatang di
RSPAU dr. S. Hardjolukito sebanyak 3 rak penyimpanan. Namun berkas
rekam medis inaktif belum sama sekali ditata ke setiap rak penyimpanan yang
dikarenakan baru memiliki rak penyimpanan rekam medis inaktif.
3. Rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif di RSPAU dr. S. Hardjolukito
memiliki 5 rak penyimpanan, dalam pengadaan rak penyimpanan tersebut
tidak memperhitungkan luas ruang yang dibutuhkan. Sehingga rak yang ada
di ruang penyimpanan inaktif memakan tempat sehingga menjadi sempit. Hal
ini mempengaruhi faktor pekerjaan petugas filing dan penyimpanan untuk
berkas rekam medis inaktif menjadi tidak efisien.
B. Saran
Saran yang dapat peneliti berikan adalah sebagai berikut :
1. Sebaiknya meninjau kebutuhan rak yang akan diperlukan untuk menyimpan
berkas rekam medis inaktif dan rak penyimpanan yang masih dalam tahap
penyelesaian harus dapat digunakan secepatnya agar mencapai kualitas
penyimpanan yang baik guna menanggulangi penumpukan berkas rekam
medis inaktif.
2. Sebaiknya dalam penataan rak harus diperhitungkan sesuai dengan luas
ruangan dengan cara pemotongan rak penyimpanan ataupun pemindahan
salah satu rak penyimpanan yang ada di ruang penyimpanan inaktif. Agar rak

58
 59

penyimpanan yang ada di ruang penyimpanan inaktif dapat tertata dengan

rapi dan tidak sempit untuk melakukan pekerjaan.
3. Sebaiknya dilakukan pengadaan rak menggunakan roll’o’pack untuk
penyimpanan berkas rekam medis inaktif yang dapat dipergunakan dalam
jangka waktu yang cukup lama dan penambahan ruang penyimpanan untuk
berkas rekam medis inaktif.
4. Dibuatkan Standar prosedur operasional serta diberikannya sosialisasi terkait
tanggung jawab dan kegiatan telisir berkas rekam inaktif dalam penyimpanan
dan merapikan berkas rekam medis inaktif secara sistem penajajaran dengan
kunjungan terakhir yang akan mempermudah pencarian berkas rekam medis
inaktif.
 DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta.

Basir, Barthos. 2016 Manajmen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta:Bumi Aksara.

Budiarto, Eko. 2012. Biostatistik Untuk Kedokteran dan Kesehatan Masyarakat.

Bandung: EGC.

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta :
Quantum Sinergis Media.

Bungin, B. 2008. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Prenata Media Group.

Hatta, G.R.2013. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta:Universitas Indonesia.

IFHIMA. 2012. Education Modul 8 : Planning a Health Record Department.

International Federation of Health Information Management Associations.

KARS. 2012. Instrumen Akreditasi Rumah Sakit Standar Akreditasi. Jakarta

Notoadmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.

Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam

Medis.

Peraturan Menteri Kesehatan No.512/MENKES/PER/IV/2007 tentang Izin

Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran.

Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi : Perekam Medis Informasi Kesehatan.

Yogyakarta

Rustiyanto, E, Rahayu,W.A 2011 Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Poltekkes Permata Indonesia.

Sudra, Rano Indradi. 2013. Rekam Medis. Universitas Indonesia. Tangerang

Selatan.

Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

________. 2012. Memahami Penelitian Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta

________.2015. Memahami Penelitian Kuantitatif Dan Kualitatif dan R&D.
Bandung: Alfabeta.

Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan Nasional.

Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

WHO. 2002. Medical Record Manual A Guide For Developing Countries. World
Health Organization.
L
A
M
P
I
R
A
N
 PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA

PEDOMAN WAWANCARA

A. Identitas Responden
Nama : Triangulasi
Pekerjaan : PNS
Lokasi : Rekam Medis RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta
Tanggal,Pukul : 21 Juli 2017, pukul 13.45 WIB
B. Daftar Pertanyaan
1. Apakah anda lulusan D3 Rekam Medis?
2. Apa yang anda ketahui tentang pengelolaan berkas rekam medis inaktif?
3. Apakah anda pernah mendapatkan pengetahuan tentang manajeman filing
melalui pelatihan atau seminar?
4. Apakah sudah memiliki ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?
5. Berapa luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?
6. Apakah sudah mempuyai rak penyimpanan untuk berkas rekam medis inaktif ?
7. Berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang di input kedalam komputer
dan ada berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang tidak terinput ?
8. Berapa lama dalam pencarian berkas rekam medis inaktif, jika ada pasien
datang kembali meminta pelayanan kesehatan?
9. Apakah rekam medis inaktif itu penting?mengapa?
10. Apakah anda mengalami kendala dalam melakukan pencarian berkas
rekam medis yang inaktif?
 PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA

PEDOMAN WAWANCARA

A. Identitas Responden
Nama : Responden A
Pekerjaan : TNI AU
Lokasi : Rekam Medis RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta
Tanggal,Pukul : 18 Juli 2017, pukul 15.00 WIB
B. Daftar Pertanyaan
1. Apakah anda lulusan D3 Rekam Medis?
2. Apa yang anda ketahui tentang pengelolaan berkas rekam medis inaktif?
3. Apakah anda pernah mendapatkan pengetahuan tentang manajeman filing
melalui pelatihan atau seminar?
4. Apakah sudah memiliki ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?
5. Berapa luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?
6. Apakah sudah mempuyai rak penyimpanan untuk berkas rekam medis inaktif ?
7. Berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang di input kedalam komputer
dan ada berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang tidak terinput ?
8. Berapa lama dalam pencarian berkas rekam medis inaktif, jika ada pasien
datang kembali meminta pelayanan kesehatan?
9. Apakah rekam medis inaktif itu penting?mengapa?
10. Apakah anda mengalami kendala dalam melakukan pencarian berkas
rekam medis yang inaktif?

PROGRAM STUDI
REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
 STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA

PEDOMAN WAWANCARA

A. Identitas Responden
Nama : Responden B
Pekerjaan : TL/Staf Rekam Medis
Lokasi : Rekam Medis RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta
Tanggal,Pukul : 21 Juli 2017, pukul 14.53 WIB
B. Daftar Pertanyaan
1. Apakah anda lulusan D3 Rekam Medis?
2. Apa yang anda ketahui tentang pengelolaan berkas rekam medis inaktif?
3. Apakah anda pernah mendapatkan pengetahuan tentang manajeman filing
melalui pelatihan atau seminar?
4. Apakah sudah memiliki ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?
5. Berapa luas ruang penyimpanan rekam medis inaktif ?
6. Apakah sudah mempuyai rak penyimpanan untuk berkas rekam medis inaktif ?
7. Berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang di input kedalam komputer
dan ada berapa jumlah berkas rekam medis inaktif yang tidak terinput ?
8. Berapa lama dalam pencarian berkas rekam medis inaktif, jika ada pasien
datang kembali meminta pelayanan kesehatan?
9. Apakah rekam medis inaktif itu penting?mengapa?
10. Apakah anda mengalami kendala dalam melakukan pencarian berkas
rekam medis yang inaktif?