TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS

REKAM MEDIS GUNA MENUNJANG EFEKTIFITAS

PELAYANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
UMBULHARJO II

PROPOSAL KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat dalam Menyelesaikan Pendidikan

Program Studi Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun Oleh:
Mohamad Abimayu Kai
NIM 18134052

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

POLITEKNIK KESEHATAN BHAKTI SETYA INDONESIA
YOGYAKARTA
2023
 HALAMAN PERSETUJUAN

NAMA : MOHAMAD ABIMAYU KAI

NIM : 18134052
PROGRAM STUDI : D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
JUDUL KTI : TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS
REKAM MEDIS GUNA MENUNJANG EFEKTIFITAS
PELAYANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
UMBULHARJO II

Laporan Karya Tulis Ilmiah ini telah disetujui oleh pembimbing untuk
Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Bhakti
Setya Indonesia Yogyakarta

Yogyakarta, Januari 2023

Disetujui oleh:

Dosen Pembimbing 1 Dosen Pembimbing 2

(Vidya Widowati, S.KM., M.A.R.S.) (Oni Noviandi K., S.Pd., M.Pd)

Mengetahui,

Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

(Hendra Rohman, S.KM., M.P.H)

ii
 SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan dibawah ini:

NAMA : Mohamad Abimayu Kai

NIM : 18134052

Dengan ini menyatakan bahwa Proposal Karya Tulis Ilmiah saya

dengan judul: TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS
REKAM MEDIS GUNA MENUNJANG EFEKTIFITAS PELAYANAN REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS UMBULHARJO II

Tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar diploma di
suatu perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya juga tidak terdapat
karya tulis atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain,
kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar
pustaka. Demikian pernyataan ini dibuat dengan sesungguhnya dan dengan
sebenar-benarnya.

Yogyakarta, Januari 2023

Yang Menyatakan

(Mohamad Abimayu Kai)

18134052

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan proposal karya tulis ilmiah ini
dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Guna
Menunjang Efektifitas Pelayanan Rekam Medis Di Puskesmas Umbulharjo II”.
Dalam penyusunan proposal ini tentu memiliki tujuan untuk melengkapi
persyaratan dan menyelesaikan Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan Politeknik Kesehatan Bhakti Setya Indonesia Yogyakarta. Penulis
menyadari bahwa proposal karya tulis ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan baik
dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Dra. Yuli Puspito Rini, M.Si selaku Direktur Politeknik Kesehatan Bhakti
Setya Indonesia Yogyakarta.
2. Hendra Rohman, S.KM., M.P.H selaku Ketua Program Studi D3 Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan.
3. Vidya Widowati, S.KM., M.A.R.S. selaku Dosen Pembimbing satu yang
telah memberikan arahan, saran, bantuan, serta membimbing sehingga
terselesaikan proposal karya tulis ilmiah ini.
4. Oni Noviandi K., S.Pd., M.Pd selaku Dosen Pembimbing kedua yang
telah memberikan arahan, saran, bantuan, serta membimbing sehingga
terselesaikan proposal karya kulis ilmiah ini.
Besar harapan penulis agar proposal karya kulis ilmiah ini dapat dijadikan
acuan bagi mahasiswa yang akan menempuh tugas akhir pada tahun berikutnya.
penulis menyadari bahwa proposal karya tulis ilmiah ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat
dibutuhkan demi kesempurnaan proposal karya tulis ilmiah ini.

Yogyakarta, Januari 2023

(Mohamad Abimayu Kai)

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ ii
SURAT PERNYATAAN ................................................................................ iii
KATA PENGANTAR .................................................................................... iv
DAFTAR ISI .................................................................................................. v
DAFTAR TABEL .......................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... viii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................ 4
C. Tujuan Penelitian ............................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian ............................................................................. 5
E. Keaslian Penelitian ............................................................................ 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Puskesmas ........................................................................................ 7
B. Rekam Medis .................................................................................... 9
C. Konsep Efektivitas Pelayanan ........................................................... 18
D. Kerangka Teori .................................................................................. 20
E. Kerangka Konsep .............................................................................. 21

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis dan Rancangan Penelitian........................................................ 22
B. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................... 22
C. Subjek dan Objek Penelitian ............................................................. 23
D. Populasi dan Sampel ........................................................................ 23
E. Definisi Operasional Variabel ............................................................ 24
F. Instrumen Penelitian .......................................................................... 24
G. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 25
H. Jalannya Penelitian ........................................................................... 25
I. Jadwal Penelitian .............................................................................. 26

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 27

Lampiran ..................................................................................................... 29

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Keaslian Penelitian ....................................................................... 6

Table 3.1 Jadwal Penelitian .......................................................................... 26

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Teori ......................................................................... 20

Gambar 2.2 Kerangka Konsep ..................................................................... 21

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Izin Studi Pendahuluan

Lampiran 2 Surat Izin Penelitian Dinas Kesehatan
Lampiran 3 Pedoman Wawancara
Lampiran 4 Pedoman Observasi

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Terwujudnya derajat kesehatan berada di tangan seluruh masyarakat,
pemerintah maupun swasta secara bersama-sama. Berkaitan dengan hal
tersebut maka pemerintah indonesia menyelenggarakan berbagai program
kesehatan, salah satunya program indonesia sehat 2025. Tujuan
pembangunan kesehatan menuju Indonesia sehat 2025 adalah
meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap
orang agar peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-
tingginya dapat terwujud, melalui terciptanya masyarakat, bangsa dan
Negara Indonesia yang ditandai oleh penduduknya yang hidup dengan
prilaku dan dalam lingkungan sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau
pelayanan yang bermutu, adil, dan merata, serta memiliki derajat kesehatan
yang setinggi-tingginya di seluruh wilayah Republik Indonesia yang
sejahtera, yaitu terciptanya hak hidup sehat bagi seluruh lapisan masyarakat
melalui sistem kesehatan yang dapat mempengaruhi kesehatan dan
tersedianya pelayanan kesehatan yang bermutu, terjangkau dan merata
(Nialita, 2018).
Salah satu tempat pelayanan kesehatan yang juga berfungsi untuk
meningkatkan derajat kesehatan adalah puskesmas. Pusat kesehatan
masyarakat yang juga disebut puskesmas adalah fasilitas pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk
mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggitingginya di wilayah
kerjanya. Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan
untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya dalam
rangka mendukung terwujudnya kecamatan sehat (PMK No 75 Tahun 2014).
Puskesmas merupakan suatu unit pelaksanaan fungsional yang
berperan sebagai pusat pembangunan dibidang kesehatan masyarakat,
pusat binaan masyarakat dalam bidang kesejahteraan kesehatan yang
dipentingkan dalam kondisi fisik manusia, dan sebagai pelayanan kesehatan
tingkat pertama, terpadu berkesinambungan, yang melaksanakan

1
 2

kegiatannya secara berkesinambungan dan terpadu pada suatu masyarakat

yang berdomisili dalam suatu wilayah tertentu, dalam suatu keputusan
menteri kesehatan dapat memberikan suatu keadaan yang baik dan dapat
menjadikan suatu perumusan dalam pengertian puskesmas. Setiap
Puskesmas diwajibkan menyelenggarakan rekam medis sebagai bukti
penyelenggaraan kesehatan yang dilakukan di puskesmas. Rekam medis
adalah salah satu catatan pasien tertulis merupakan golongan arsip vital
dalam pelaporan. Arsip vital merupakan suatu berkas yang keberadaanya
tidak dapat dirubah, dan tidak dibuat ulang apabila terjadi kerusakan,
terbakar atau hilang dan sering disebut arsip kelas satu (Putra, D. M., 2021).
Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Oleh karena itu Rekam Medis sangat rahasia (strictly
medical confidential), karena rekam medis berisi catatan penting tentang
kondis pasien dan tidak boleh disebarluaskan. Kerahasiaan rekam medis
tidak terbatas pada data medis saja tetapi juga terhadap data identitas
dokter maupun pasien antara lain, nama, alamat rumah, alamat kantor, dan
lain-lain, karena keterangan tersebut memungkinkan dapat disalahgunakan
untuk tujuan yang merugikan pasien maupun staf medik. Penyelenggaraan
Rekam Medis dilakukan sejak Pasien masuk sampai Pasien pulang, dirujuk,
atau meninggal (Permenkes No 24 Tahun 2022).
Pengelolaan rekam medis pada Puskesmas yaitu teknik penomoran,
penataan, penyimpanan, pelaporan, pemilahan berkas dan pemusnahan.
Pemberian nomor rekam medis menggunakan kode yang berbeda untuk
setiap kelurahan yang ada pada wilayah kerja puskesmas atau yang ada di
luar wilayah kerja puskesmas. Kegiatan assembling dilakukan oleh petugas
untuk menyusun lembaran formulir rekam medis dan menganalisa
pencatatan yang lengkap. Petugas menyimpan berkas rekam medis sesuai
nomor pada lemari penyimpanan. Pelaporan rekam medis dapat
dilakukankan setiap hari atau bulanan. Berkas rekam medis setelah jangka
waktu lama tidak digunakan akan di retensi dan dimusnakan sesuai prosedur
yang ada. Proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat
diterimanya pasien di Puskesmas, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan
data medis oleh dokter, tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan
 3

kesehatan langsung kepada pasien selama pasien itu mendapatkan

pelayanan medis di Puskesmas, yang kemudian dilanjutkan dengan
pengelolaan berkas rekam medis dimana salah satunya adalah
penyelenggaraan penyimpanan serta peminjaman berkas rekam medis dari
tempat penyimpanan (Tarigan, S.F. 2022).
Proses penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis harus
dilakukan dengan baik karena proses ini menyangkut berkas yang berisikan
informasi tentang pasien selama pasien diberikan pelayanan medis di rumah
sakit, sehingga rekam medis tersebut dapat digunakan kembali untuk
berobat ulang pasien, data bukti pengajuan asuransi dan penelitian dokter.
Kegiatan rekam medis yang menjadi sorotan dalam menjaga informasi
rekam medis pasien yaitu pengelolaan penyimpanan rekam medis.
Pengelolaan penyimpanan rekam medis yang baik akan berdampak pada
tingkat efektivitas pelayanan rekam medis di rumah sakit. Efektivitas
pelayanan rekam medis menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan
pelayanan yang diberikan puskesmas kepada pasien, terutama dari
pelayanan penyimpanan rekam medis di instalilasi unit rekam medis.
Puskesmas Umbulharjo II menggunakan sistem penyimpanan
sentralisasi dimana rekam medis rawat jalan secara integral disimpan dalam
satu ruang penyimpanan. Dalam pelaksanaan penyimpanan berkas di
Puskesmas Umbulharjo II belum dapat dikatakan sempurna karena masih
ditemukan beberapa kendala. Berdasarkan studi pendahuluan di Puskesmas
Umbulharjo II, kegiatan penyimpanan berkas rekam medis untuk tinjauan
pelaksanaan penyimpanan di ruang rekam medis Puskesmas Umbulharjo II,
penulis menemukan beberapa permasalahan, yaitu: Adanya keterlambatan
pengembalian rekam medis, yaitu berkas rekam medis pasien rawat jalan ke
bagian penyimpanan rekam medis dikarenakan saat perawat
mengembalikan berkas rekam medis pasien rawat jalan, petugas rekam
medis telah pulang. Petugas rekam medis selain bekerja di ruang filling juga
melayani bagian pendaftaran. Seharusnya pengembalian berkas rekam
medis dilakukan setiap 1x24 jam atau setelah pelayanan selesai. Akan tetapi
kenyataan yang terjadi di Puskesmas Umbulharjo II tidak demikian. Ada
sekitar 10 sampai 20 berkas rekam medis yang sudah selesai diisi di ruang
poliklinik tidak langsung dikembalikan di rak penyimpanan ruang filling pada
 4

hari itu juga, sehingga mengakibatkan terjadinya miss file karena berkas
telah tertumpuk saat dikembalikan. Hal ini menyebabkan petugas rekam
medis dalam mencari berkas yang diperlukan membutuhkan waktu yang
lama karena penyimpanannya sudah tidak sesuai lagi sehingga menambah
beban kerja petugas rekam medis dan mengakibatkan terganggunya
pelayanan terhadap pasien.
Dari penjabaran dan permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk
mengetahui sejauh mana pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di
Puskesmas Umbulharjo II. Sehingga penulis mengambil judul “Tinjauan
Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Guna Menunjang Efektivitas
Pelayanan Rekam Medis di Puskesmas Umbulharjo II”

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka pokok
permasalahan yang diambil yaitu sebagai berikut: Bagaimana pelaksanaan
penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis
di Puskesmas Umbulharjo II.

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang
efektivitas pelayanan rekam medis di Puskesmas Umbulharjo II.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di
Puskesmas Umbulharjo II;
b. Mengetahui tingkat efektivitas pelayanan rekam medis dalam
pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas
Umbulharjo II;
c. Mengidentifikasi hambatan dan permasalahan yang ada dalam
pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas
Umbulharjo II;
d. Untuk mengetahui upaya yang ditempuh dalam meminimalisasi
masalah yang sering timbul ditempat penyimpanan berkas rekam
medis di Puskesmas Umbulharjo II.
 5

D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Bagi Penulis
Merupakan latihan bagi penulis untuk menganalisis dan mengaplikasikan
antara teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan kenyataan yang
terjadi di lapangan serta dapat memperluas pengetahuan penulis
terhadap fenomena yang terjadi di lapangan terutama mengenai
pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan
rekam medis di Puskesmas Umbulharjo II.
2. Manfaat Bagi Puskesmas
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan masukan
dalam rangka upaya meningkatkan mutu pelayanan rekam medis
khususnya dalam pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang
efektivitas pelayanan rekam medis di Puskesmas Umbulharjo II.
3. Manfaat Bagi Akademik
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai sumber informasi yang
bermanfaat dan berguna bagi rekan-rekan mahasiswa Politeknik
Kesehatan Bhakti Setya Indonesia Yogyakarta khususnya jurusan Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan dalam menunjang kegiatan studi
pustaka, serta dapat memperkaya wawasan dan pengetahuan mengenai
pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis.
 6

E. Keaslian Penelitian
Tabel 1.1 Keaslian Penelitian
Peneliti
dan
N Judul Jenis Tempat
Tahun Perbedaan Persamaan
o Penelitian Penelitian penelitian
Penelitia
n
1. Tinjauan Wiguna, Jenis RSU Lokasi Sistem
Sistem A.S penelitian Sinar penelitian Penyimpana
Penyimpana (2019) yang Husni yaitu di RSU n Rekam
n Dokumen digunakan Sinar Husni Medis dan
Rekam adalah dan waktu jenis
Medis penelitian penelitian penelitianny
di RSU deskriptif pada tahun a sama-
Sinar Husni 2019 sama
sedangkan menggunaka
penelitian ini n penelitian
dilakukan deskriptif
Puskesmas kualitatif
Umbulharjo
II dan akan
dilaksanaka
n pada
tahun 2023
2. Tinjauan Putra D. Kuantitatif Puskesma Metode Rekam
Pelaksanaa M. (2021) s penelitian medis dan
n Kuranji dalam jenis
Kerahasiaa Padang peneitian ini rancangan
n Rekam menggunaka penelitian
Medis Di n metode menggunaka
Puskesmas kuantitatif n rancangan
Kuranji sedangkan crossectiona
Padang penelitian ini l
menggunaka
n metode
Kualitatif
3. Tinjauan Suharto Metode Di RSAU Lokasi Sistem
Pelaksanaa (2022) deskriptif Lanud penelitian ini Penyimpana
n dengan Sulaiman di RSAU n Rekam
Penyimpana pendekata Bandung Lanud Medis dan
n Berkas n Sulaiman jenis
Rekam kualitatif Bandung penelitianny
Medis dan a sama-
Berdasarka dilaksanaka sama
n Unsur n pada menggunaka
Manajemen tahun 2022 n penelitian
5M (Man, sedangkan deskriptif
Money, penelitian ini kualitatif
Method, dilakukan di
Machine, Puskesmas
Material) Di Umbulharjo
RSAU II dan akan
Lanud dilaksanaka
Sulaiman n pada
 7

Bandung tahun 2023

 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Puskesmas
1. Pengertian Puskesmas
Kementerian Kesehatan RI dalam permenkes no. 75 Tahun 2014
menyatakan bahwa Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat
pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk
mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah
kerjanya.
Puskesmas sebagai tulang punggung penyelenggaraan upaya
pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat di wilayah kerjanya berperan
menyelenggarakan upaya kesehatan untuk meningkatkan kesadaran,
kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap penduduk agar
memperoleh derajat kesehatan yang optimal, sehingga untuk
melaksanakan upaya kesehatan baik upaya kesehatan masyarakat tingkat
pertama dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama dibutuhkan
manajemen Puskesmas yang dilakukan secara terpadu dan
berkesinambungan agar menghasilkan kinerja Puskesmas yang efektif dan
efisien (PMK No 44 Tahun 2016).

2. Tujuan Puskesmas
Puskesmas adalah Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP)
yang bertanggung jawab atas kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya
pada satu atau bagian wilayah kecamatan, memiliki tujuan yaitu mengacu
pada kebijakan pembangunan kesehatan Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota bersangkutan, yang tercantum dalam Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Rencana Lima
Tahunan dinas kesehatan kabupaten/kota (PMK No 44 Tahun 2016).
Tujuan pembangunan kesehatan yang dilaksanakan oleh puskesmas
yang tertera pada peraturan menteri kesehatan Republik Indonesia nomor
75 tahun 2014 Pasal 2 yang mana tujuan tersebut Untuk mewujudkan

7
 9

masyarakat yang memiliki perilaku sehat yang meliputi kesadaran,

kemauan dan kemampuan hidup sehat; untuk mewujudkan masyarakat
yang mampu menjangkau pelayanan kesehatan bermutu; untuk
mewujudkan masyarakat yang hidup dalam lingkungan sehat;untuk
mewujudkan masyarakat yang memiliki derajat kesehatan yang optimal,
baik individu, keluarga, kelompok dan masyarakat.

3. Fungsi Puskesmas
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun
2014 Tentang Puskesmas, dimana Puskesmas menyelenggarakan fungsi
yaitu penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) tingkat
pertama di wilayah. kerjanya dan Upaya kesehatan mayarakat (UKM)
tingkat pertama di wilayah kerjanya. Dalam menyelenggarakan fungsinya,
Puskesmas berwenang untuk:
a. Melaksanakan perencanaan berdasarkan analisis masalah kesehatan
masyarakat dan analisis kebutuhan pelayanan yang diperlukan
b. Melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan
c. Melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan
masyarakat dalam bidang kesehatan
d. Menggerakkan masyarakat untuk mengindentifikasi dan menyelesaikan
masalah kesehatan pada setiap tingkat perkembangan masyarakat yang
bekerjasama dengan sektor lain terkait
e. Melaksanakan pembinaan teknis terhadap jaringan pelayanan dan
upaya kesehatan berbasis masyarakat
f. Melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia
Puskesmas
g. Memantau pelaksanaaan pembangunan agar berwawasan kesehatan
h. Melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses,
mutu, dan cakupan pelayanan kesehatan
i. Memberikan rekomendasi terkait masalah kesehatan masyarakat,
termasuk dukungan terhadap sistem kewaspadaan dini dan respon
penanggulangan penyakit.
 10

4. Jenis Pelayanan Puskesmas

Berdasarkan kemampuan penyelenggaraan Puskesmas dikategorikan
menjadi dua, yaitu (PMK No 75 Tahun 2014):
a. Puskesmas non rawat inap
Puskesmas non rawat inap adalah Puskesmas yang tidak
menyelenggarakan pelayanan rawat inap, kecuali pertolongan
persalinan normal
b. Puskesmas rawat inap
Puskesmas rawat inap adalah Puskesmas yang diberi tambahan
sumber daya untuk meenyelenggarakan pelayanan rawat inap,
sesuai pertimbangan kebutuhan pelayanan kesehatan.

B. Rekam Medis
1. Pengertian Rekap Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis, Rekam Medis adalah dokumen
yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Penyelenggaraan rekam medis sangat diperlukan sebagai salah
satu sarana pelayanan kesehatan. Unit pengelolaan rekam medis
merupakan unit yang paling bertanggung jawab terhadap pengumpulan,
pengolahan, dan pelaporan data yang dihasilkan untuk menjadi informasi
yang akurat (Tarigan, 2022)

2. Tujuan Rekam Medis

Pengaturan Rekam Medis Menurut Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 bertujuan untuk
a. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan;
b. Memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan dan
pengelolaan Rekam Medis;
c. Menjamin keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data
Rekam Medis; dan
d. Mewujudkan penyelenggaraan dan pengelolaan Rekam Medis yang
berbasis digital dan terintegrasi
 11

3. Kegunaan Rekam Medis

Unit rekam medis memiliki peranan untuk mengumpulkan,
mengolah dan menyajikan data seperti Assembling, Coding, Indexing,
dan atau pelaporan (Ferdianto et al., 2021). Informasi yang didapat dari
proses registrasi pada penerimaan pasien dimasukkan ke dalam data
Puskesmas, dalam penerimaan informasi ini merupakan hal penting
untuk penyimpanan dan penagihan pada pasien. Puskesmas dalam
melaksanakan pelayanan kepada masyarakat berhubungan satu sama
lain dalam pengumpulan informasi yang terkait yaitu rekam medis. Unit-
unit yang ada di Puskesmas Bilato dalam penerimaan pasien harus
memberikan nomor register rekam medis dengan tepat, guna mencegah
terjadinya duplikasi catatan rekam medis.
Sistem yang diberikan apalagi dalam penerimaan pasien sangat
penting untuk mengelola strategi ternecana dalama aliran atau informasi
tentang pasien. Bagian yang menerima pasien bertanggung jawab untuk
tepatnya waktu, tertib dan pencatatan yang cermat dari pasien (Frenti,
2018).
Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting
untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam
medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam
pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya,
melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya
kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Ariana, 2018)

4. Kegiatan Rekam Medis

Rekam medis berkaitan pada pencatatan, pengolahan data, dan
pelaporan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan di Puskesmas.
Adapun proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis dimulai pada
saat diterimanya pasien di Puskesmas, dilanjutkan dengan kegiatan
pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi atau tenaga
kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada
pasien. selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di Puskesmas,
dan dilanjutkan dengan pengelolaan berkas rekam medis yang meliputi
 12

penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat

penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman karena pasien
datang berobat, dirawat, atau keperluan lainnya. Proses pengolahan
rekam medis dari bagian Assembling, Coding, Indeksing, Analising dan
Filling (Aprilia, D.K.A., Nurmawati, I., & Wijayanti, A, 2020)

5. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Filling adalah salah satu dari unit kerja rekam medis yang berfungsi
sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan dokumen rekam medis
atas dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur yang ditentukan
dan menyajikan secara cepat dan tepat. Rak filling adalah tempat
penyimpanan dokumen rekam medis di sarana pelayanan kesehatan.
Penyimpanan dokumen rekam medis sangat penting untuk melindungi
dokumen rekam medis dari kerahasiaan isi dokumen rekam medis
pasien. Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Revisi II
(2006), sebelum menentukan sistem yang akan dipakai perlu terlebih
dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang diselenggarakan di dalam
pengelolaan instalasi rekam medis. Ada dua cara penyimpanan berkas di
dalam rekam medis yaitu :
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam
satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan poliklinik maupu
catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Penggunaan sistem
ini sentralisasi memiliki kelebihan dan juga kekurangannya. Adapun
kelebihannya yaitu:
1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan berkas rekam medis.
2) Mengurangi terjadinya jumlah biaya yang digunakan untuk
peralatan dan ruangan.
3) Tata kerja mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasikan.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan.
5) Mudah untuk menerapkan sistem unit record.
 13

Sedangkan untuk kekurangannya adalah:

1) Petugas menjadi lebih sibuk dan padat, karena harus menangani
unit rawat jalan.
2) Petugas TPP harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah terjadinya pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Dokumen
rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan tempat
penyimpanan yang terpisah. Kelebihannya :
1) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih
cepat.
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas akan lebih ringan.
Kekurangannya :
1) Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis.
2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan manjadi
lebih banyak.

6. Sistem Penomoran
Sistem pemberian nomor rekam medis dalam pengelolaan rekam medis
yaitu tata cara penulisan dan pemberian nomor rekam medis yang
diberikan kepada pasien yang datang berobat dan setiap formulir rekam
medis serta folder rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan.
Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu:
a. Sebagai pedoman dalam tata cara pendaftaran pasien di admission
office.
b. Sebagai petunjuk folder DRM pasien yang bersangkutan.
c. Sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) DRM.
d. Sebagai petunjuk dalam pencarian DRM yang telah tersimpan di rak
file.

Ada 3 sistem pemberian nomor rekam medis pasien untuk penderita

masuk:
 14

a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

Pemberian nomor secara seri atau dikenal dengan Serial Numbering
System adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis kepada
setiap pasien yang datang berobat baik pasien yang baru datang
maupun berobat ulang. Selain itu pemberian nomor rekam medis itu,
dibuatkan pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut.
Keuntungannya : bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang
(kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani karena pasien
langsung memperileh nomor rekam medis berikut DRMnya dan
petugas tidak perlu mencari DRM lamanya. Selain itu, pasien tidak
perlu membawa KIB serta petugas tidak perlu mencatat dan
mengelola KIUP.
Kerugianya sebagai berikut:
1) Terhadap Pasien yang pernah datang berobat, informasi medis
yang tercatat di dalam dikumen rekam medis pada kunjungan
yang lalu tidak dapat dibaca pada kunjungan berikutnya.
2) Terhadap penyimpanan DRM, sehubungan dengan setiap pasien
yang datang berobat memperoleh DRM baru akibatnya tempat
penyimpanan DRM akan cepat bertambah sehingga beban
penyimpanan cepat penuh.
b. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering
System adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis bagi
pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam
medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya bila
pasien datang mendaftar untuk berobat ulang. Untuk mempermudah
pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan DRM
hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di sarana
kesehatan yang bersangkutan. Kelebihan pada unit numbering
system adalah bagi pasien yaitu informasi yang dihasilkan hasil –
hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu
dan dari tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi
mengenai pasien dan pelayanan diberikan terdapat dalam satu folder
DRM. Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang
 15

pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih

lama dibandingkan dengan cara Serial Numbering System.
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit
Numbering System adalah suatu sistem pemberian nomor tengah
dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit, yaitu setiap
pasien datang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor
rekam medis baru dengan DRM baru. Kelebihan dari sistem ini yaitu
pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilah antara pasien
baru atau lama semua pasien yang datang seolah-olah dianggap
sebagai pasien baru.
Kekuranganya yaitu :
1) Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan.
2) Infomasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada
kesinambungan (kesinambungannya terjadi pada pelayanan
berikutnya lagi.

7. Sistem Penjajaran
Dokumen rekam medis yang disimpan didalam rak penyimpanan tidak
ditumpuk melainkan disusun, berdiri sejajar satu dengan yang lain,
Menurut Wijaya dan Rosmala (2017) penjajaran dokumen rekam medis
ada 3 cara yaitu:
a. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan
folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis
dari awal.
Angka ke – 1 Angka ke – 2 Angka ke – 3
Contoh :
Seksi 01 Seksi 02 Seksi 03
01-11- 98 02 -08 -75 03 -89 - 55
01 -11 -99 02 -08 -76 03 -89 -56
Kelebihan:
1) Mudah melatih petugas – petugas yang harus melaksakan
pekerjaan penyimpanan
 16

2) Mudah dalam pencarian dokumen rekam medis dalam jumlah

banyak dengan nomor berurutan.
Kekurangan:
1) Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis
sehingga mudah terjadi kekeliruan penyimpanan makin besar
angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat
kesalahan.
2) Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk nomor besar
yaitu rekam medis dengan nomor baru, sehingga beberapa
petugas yang bekerja bersamaan akan berdesak-desakan disatu
tempat.
3) Tidak semua petugas memiliki kemauan untuk bekerja lebih baik.
b. Sistem angka tengah (Middle Digit Filing)
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan
folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis
pada dua angka kelompok tengah.
Angka ke -2 Angka ke - 1 Angka ke -3
Contoh :
Seksi 17 Seksi 70 Seksi 99
25 -17 -78 80 -70 -99 11 -99 -85
25 -17 -79 81 -70 -00 11 -99 -86
Keuntungan:
1) Mudah mengambil 100 dokumen rekam medis yang nomornya
berurutan.
2) Penggantian sistem nomor langsung ke angka tengan lebih mudah
dari pada ke sistem angka akhir.
3) Petugas mudah diserahi tanggung jawab sejumlah rak.
Kelemahan:
1) Latihan dan bimbingan petugas lebih lama.
2) Sistem tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi 6
digit.
3) Terjadi rak – rak lowong pada beberapa seksi apabila dilakukan
pencabutan dokumen non aktif.
 17

c. Sistem Angka akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan
folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis
pada dua angka kelompok akhir.
Angka ke -3 Angka ke -2 Angka ke -1
Contoh :
Seksi 42 Seksi 89 Seksi 99
23 -01 -42 98 -60 -89 98 -24 -99
24 -01 -42 99 -60 -89 99 -24 -99
Kelebihan:
1) Tersebar secara merata
2) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu
3) Rekam medis non aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
4) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak – rak kosong
5) Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan
(jumlah rak)
6) Kekeliruan menyimpan (missfile) dapat dicegah.
Kekurangan:
Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem
angka akhir mungkin lebih lama.

8. Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis

Menurut Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 65 tahun
2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan
Minimal BAB 1 ayat 6 menyatakan Standar Pelayanan Minimal yang
selanjutnya disingkat SPM adalah ketentuan tentang jenis dan mutu
pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak
diperoleh setiap warga negara secara minimal.
Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis Berdasarkan
KEPMENKES RI No.129/MENKES/SK/II/2008 tentang Standar
Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit yang didalamnya terdapat
informasi mengenai standar pelayanan rekam medis yaitu :
 18

a. kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai

pelayanan.
b. kelengkapan informed concent setelah mendapatkan informasi yang
jelas.
c. waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan
memiliki standar ≤ 10 menit.
d. waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap
memiliki standar ≤ 15 menit.

C. Konsep Efektivitas Pelayanan

Kata efektif berasal dari bahasa inggris yaitu effective yang berarti
berhasil, atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik. Kamus ilmiah
popular mendefinisikan efektifitas sebagai ketepatan penggunaan, hasil
guna atau menunjang tujuan. Efektivitas adalah melakukan hal yang benar,
sedangkan efisien adalah melakukan hal secara benar atau efektifitas
adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efesiensi bagaimana kita
mecampur segala sumber daya secara cermat (Apriyanti, 2018).
Upaya pemeliharaan dan peningkatan kesehatan diwujudkan dalam
suatu wadah pelayanan kesehatan yang disebut sarana atau pelayanan
kesehatan (healt service). Menurut Notoadmodjo (2010) bahwa Pelayanan
Kesehatan adalah tempat atau sarana yang digunakan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan. Pelayanan kesehatan merupakan
suatu alat organisasi untuk menjabarkan mutu pelayanan kesehatan
kedalam terminology operasional, sehingga semua orang yang terlibat dalam
layanan kesehatan akan terikat dalam suatu system, baik pasien, penyedia
layanan kesehatan, penunjang layanan kesehatan ataupun manajemen
organisasi layanan kesehatan, dan akan bertanggung gugat dalam
melaksanakan tugas perannya masing-masing.
Menurut keputusan bersama menteri kesehatan dan badan
kepegawaian negara (2003), mengemukakan bahwa: “pelayanan rekam
medis adalah kegiatan pelayanan secara profesional yang berorientasi pada
kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi pelayanan kesehatan,
administrator dan manajemen pada sarana pelayanan kesehatan dan
instalasi lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan
 19

rekam medis (sintesa ilmu-ilmu sosial, epidemiologi, terminologi medis,

biostatistika, prinsip hukum medis dan teknologi informasi)”. Maka efektivitas
pelayanan rekam medis diartikan sebagai pengorganisasian terstuktur dalam
pelaksanaan pelayanan secara profesional berorientasi pada pemenuhan
kebutuhan informasi medis agar tercapai tujuan yang telah ditentukan secara
tepat guna dalam memberikan pelayanan.
 20

D. Kerangka Teori
Sentralisasi
Penyimpanan
dokumen RM
Desentralisasi

Rekam
Medis

SNF

Filling dokumen TDF

RM
MDF

Gambar 2.1 Kerangka Teori

 21

E. Kerangka Konsep

PROSES

Pengelolaan RM
INPUT Formulir OUTPUT
Pendaftaran
Sumber Daya Penamaan
Manusia Penomoran
Sarana dan Penyimpanan
Distributing
Prasarana Rekam Medis yang
Coding
SPO efektif
Filling/
Organisasi Penyimpanan
Penyusutan
Pemusnahan
Pelaporan

Gambar 2.2 Kerangka Konsep

 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis dan Rancangan Penelitian

Menurut Prof. Dr. Sugiyono (2022) Metode penelitian kualitatif
dinamakan sebagai metode baru, karena popularitasnya belum lama,
dinamakan metode postpositivistik karena berlandaskan pada filsafat
postpositivisme. Metode ini disebut juga sebagai metode artistic, karena
proses penelitian lebih bersifat seni (kurang berpola), dan disebut sebagai
metode interpretive karena data hasil penelitian lebih berkenaan dengan
interprestasi terhadap data yang ditentukan di lapangan.
Pendekatan penelitian kualitatif adalah suatu proses penelitian dan
pemahaman yang berdasarkan pada metode yang menyelidiki suatu
fenomena social dan masalah manusia. Pada penelitian ini peneliti membuat
suatu gambaran kompleks, meneliti kata-kata, laporan terinci dari pandagan
responden dan melakukan studi pada situasi yang alami. Penelitian kualitatif
dilakukan pada kondisi alamiah dan bersifat penemuan. Dalam penelitian
kualitatif, peneliti adalah instrument kunci. Oleh karna itu peneliti harus
memiliki bekal teori dan wawasan yang luas jadi bisa bertanya, menganalisis
dan mengkonstruksi objek yang dilteliti menjadi lebih jelas. Penelitian ini lebih
menekankan pada makna dan terikat nilai (Iskandar, 2009).
Rancangan penelitian ini adalah deskriptif yaitu mengambarkan dan
menganalisa keadaan sistem penyimpanan rekam medis di Puskesmas
Umbulharjo II tentang masalahnya secara objektif yang diperoleh dari hasil
pengamatan, dengan penggunakan pendekatan cross sectional yaitu
penelitan yang menggunakan data berdasarkan waktu tentu secara
bersamaan pendekatan kualitatif.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian
Tempat penelitian ini adalah di bagian Rekam Medis Puskesmas
Umbulharjo II yang beralamat di Jl. Hibrida No.194, Muja Muju, Kec.
Umbulharjo, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta 55165.

22
 23

2. Waktu Penelitian
Waktu pelaksanaan penelitian yaitu akan dilakukan pada bulan
Januari 2022 sampai dengan bulan Maret 2022.

C. Subjek dan Objek Penelitian

1. Subjek Penelitian
Dalam pendekatan kualitatif, ada beberapa istilah yang digunakan
untuk menunjuk subjek penelitian. Ada yang mengistilahkan informant
karna informant memberikan informasi tentang suatu kelompok atau
entitas tertentu, dan informan bukan diharapkan menjadi representasi dari
kelompok atau entitas tersebut. Istilah lain adalah participant. Partisipan
digunakan, terutama apabila subjek mewakili suatu kelompok tertentu,
dan hubungan antara peneliti dengan subjek penelitian dianggap
bermakna bagi subjek. Istilah informan dan partisipan tersebut secara
substansial dipandang sebagai instrument utama dalam penelitian
kualitatif (Afifuddin dan Beni, 2009). Subjek pada penelitian ini adalah
petugas rekam medis dan petugas di bagian pendaftaran rawat jalan
Puskesmas Umbulharjo II.
2. Objek Penelitian
Objek adalah sasaran ilmiah untuk mendapatkan data dengan
tujuan dan kegunaan tertentu tentang suatu objektif, valid dan reliabel
tentang suatu hal (Sugiyono, 2022). Objek pada penelitian ini adalah
berkas rekam medis Puskesmas Umbulharjo II.

D. Populasi dan Sampel

1. Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri dari objek/subjek
yang mempunyai kualitas dan karateristik tentu yang ditetapkan oleh
peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono,
2022). Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh petugas rekam medis
di Puskesmas Umbulharjo II sebanyak 3 orang.
Puskesmas Umbulharjo II melayani pasien rata-rata setiap bulannya
sebanyak 80 orang pasien. Sehingga populasi berkas rekam medis dalam
penelitian ini sebanyak 80 orang.
 24

2. Sampel
Sampel adalah bagian dari jumlah karakteristik yang dimiliki oleh
populasi tersebut. Pengambilan sampel ini dilakukan jika pada penelitian
terdapat jumlah populasi yang besar dan memiliki keterbatasan dalam
pelaksanaan penelitian. Adapun kriteria pengambilan sampel harus
benar-benar representative, sehingga data yang diambil dapat mewakili
keseluruhan populasi yang ada (Sugiyono, 2022). Adapun dalam
penelitian ini karena populasi hanya 3 orang petugas rekam medis,
sehingga peneliti mengambil keseluruhan populasi. Teknik pengambilan
sampel dalam penelitian ini adalah total populasi.
Sampel berkas rekam medis Menurut Winarno Surakhmad (2004)
yang dikutip oleh Yazid (2018), berpendapat bahwa “Apabila ukuran
populasi sebanyak kurang lebih dari 100, maka pengambilan sampel
sekurang-kurangnya 50% dari ukuran populasi. Apabila ukuran sama
dengan atau lebih dari 100, ukuran sampel sekurang-kurangnya 15% dari
ukuran populasi”. Dalam penelitian ini jumlah populasi sebanyak 80 orang
(kurang dari 100) maka sampel diambil sekurang-kurangnya 50% dengan
perhitungan sebagai berikut:

E. Definisi Operasional Variabel

Definisi operasional adalah uraian tentang batasan variabel yang
dimaksud atau tentang apa yang diukur oleh variabel yang bersangkutan
(Notoatmodjo, 2014). Definisi operasional yang digunakan dalam oenelitian
ini antara lain:
1. Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis adalah Penyimpanan
berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan oleh petugas rekam
medis di bagian filing termasuk sarana prasarana dan prosedur
kerjanya.
2. Efektivitas Pelayanan adalah Suatu tindakan atau kegiatan yang
diberikan dengan harapan dapat memiliki nilai guna bagi pemakai jasa
pelayanan, dalam arti pelayanan yang diberikan tidak sia- sia/
bermanfaat dan menghasilkan pelayanan cepat dan tepat sehingga
 25

tercapai tujuan yang diinginkan.

F. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat-alat yang akan digunakan untuk
pengumpulan data. Instrumen penelitian ini dapat berupa: Kuisioner (daftar
pertanyaan), formulir observasi, formulir-formulir lain yang berkaitan dengan
pencatatan data dan sebagainya (Notoatmodjo, 2014). Dalam penelitian
kualitatif peneliti bertindak sebagai instrumen sekaligus pengumpul data.
Pada penelitian ini selain peneliti intrumen penelitiannya adalah:
1. Panduan wawancara
2. Alat tulis
3. Alat rekam

G. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah langkah paling strategis dalam
penelitian, karena tujuan utama penelitian adalah mendapatkan data, tanpa
teknik pengumpulan data maka penelitian tidak akan mendapatkan data
yang memenuhi standar data yang ditetapkan (Sugiono, 2022).
Teknik pengumpulan data terdiri dari:
1. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang mempunyai
ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain.
2. Wawancara
Wawancara adalah salah satu instrumen penelitian yang kerap
dipakai untuk penelitian kualitatif. Dalam wawancara, peneliti
mengumpulkan informasi dari responden melalui interaksi verbal.
Sebelumnya peneliti menyiapkan daftar pertanyaan terstruktur yang
berkaitan dengan penelitian. Peneliti kemudian bertemu dengan
narasumber dan mengajukan pertanyaan.
Peralatan dan perlengkapan yang dapat digunakan selama periode
wawancara adalah tape recorder, kertas, pulpen, laptop, dan lain-lain.
Wawancara dapat dilakukan secara pribadi atau melalui telepon atau
sistem surat elektronik (email).
 26

H. Teknik Validitas Data

Untuk menjamin validitas data dalam penelitian ini maka akan
digunakan teknik triangulasi. Triangulasi merupakan teknik pemeriksaan
keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk
kepentingan pengecekan data atau sebagai pembanding terhadap data itu
(Moleong, 2017). Dalam hal ini teknik triangulasi yang digunakan adalah
triangulasi dengan sumber yang berarti membandingkan dan mengecek
balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan
alat yang berbeda dalam metode kualitatif (Moleong, 2017), sedangkan cara
yang ditempuh untuk pengecekan data tersebut adalah:
1. Membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil wawancara
2. Membandingkan apa yang dikatakan orang di depan umum dengan apa
yang dikatakan secara pribadi
3. Membandingkan apa yang dikatakan orang orang tentang situasi
penelitian dengan apa yang dikatakan sepanjang waktu
4. Membandingkan keadaan dan perspektif seseorang dengan berbagai
pendapat dan pandangan orang yang memiliki latar belakang berlainan
5. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang
berlainan

I. Jalannya Penelitian
1. Tahap Persiapan
Peneliti meminta surat izin observasi dari Program Studi Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan (Prodi) untuk diajukan ke Puskesmas
Umbulharjo II. Kemudian peneliti menyerahkan surat tersebut ke bagian
Tata Usaha Puskesmas Umbulharjo II dan melakukan studi pendahuluan
di Puskesmas Umbulharjo II. Tahapan ini dimulai pada bulan Desember
2022.
2. Penyusunan Proposal
Peneliti membuat proposal karya tulis ilmiah mengenai tema yang
akan peneliti tulis. Penulisan proposal karya tulis ilmiah dimulai pada
bulan Desember sampai dengan bulan Januari tahun 2023. Ujian
proposal karya tulis ilmiah dilaksanakan setelah mendapatkan
persetujuan dari Dosen Pembimbing I dan Pembimbing II, uji proposal
 27

dilakukan pada bulan Januari 2023.

3. Proses Penelitian
Peneliti mengurus surat izin dari Program Studi Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan (Prodi), setelah dibuatkan surat izin penelitian,
kemudian peneliti memberikan surat izin penelitian ke Puskesmas
Umbulharjo II, setelah diterima oleh pihak Puskesmas Umbulharjo II
kemudian peneliti diizinkan untuk melakukan penelitian, uji KTI
dilaksanakan setelah mendapat persetujuan Dosen Pembimbing I dan
Pembimbing II.

J. Jadwal Penelitian
Tabel 3.1 Jadwal Penelitian
Pelaksanaan
N
Kegiatan Desember Januari Februari Maret
o
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengajuan surat studi
1
pendahuluan
2 Studi pendahuluan
3 Penyusunan proposal
4 Ujian proposal
Pengajuan surat ijin
5
penelitian
6 Penelitian
7 Penyusunan KTI
 28

DAFTAR PUSTAKA

Afifuddin dan Beni A. S. (2012). Metode Penelitian Kualitatif. Pustaka Setia.

Bandung.
Aprilia, D.K.A., Nurmawati, I., & Wijayanti, A, R. (2020). Identifikasi Penyebab
Keterlambatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Di
Rumah Sakit Husada Utama Surabaya Tahun 2020. J-REMI : Jurnal
Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1 (4), 631.
Apriyanti, P. (2018). Efektivitas Pemberdayaan Ekonomi Pesantren Dalam
Perspektif Ekonomi Islam. Skripsi. Universitas Islam Negeri Raden Intan
Lampung
Ariana, D. (2018). Dampak Penumpukan Berkas Rekam Medis Di Ruang filing. In
Skripsi, tidak dipublikasikan.
Dirjen yanmed. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis.
Depkes RI. Jakarta.
Ferdianto, A., Kamila, N., & Nugraha, R. I. (2021). Tinjauan Proses Pembuatan
Laporan Internal Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Anna Medika
Madura. Jurnal Informasi Kesehatan Indonesia, 7(2), 131.
Frenti, G. (2018). Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah
Sakit Umum Daerah Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat.
Iskandar, (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif (cet.1 h. 11). Gaung Persada.
Jakarta
KEPMENKES RI No.129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM)
Rumah Sakit
Moleong, L. J. (2017). Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya
Nialita, Ni Putu (2018). Tingkat Pengetahuan Tentang Cara Memelihara
Kebersihan Gigi Dan Mulut Pada Siswa Kelas IV Dan V SDN 1
Batubulan Kangin (Studi Dilakukan di Desa Batubulan Kangin
Kecamatan Sukawati Tahun 2018). Diploma thesis, Politeknik
Kesehatan Kemenkes Denpasar
Notoatmodjo, S. ( 2010), Metode Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta.
Notoatmodjo, S. ( 2010), Ilmu Perilaku Kesehatan. Rineka Cipta. Jakarta.
Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 65 tahun 2005 tentang
Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal.
Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis.
Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 44 Tahun 2016 tentang Pedoman
Manajemen Puskesmas.
 29

Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan

Masyarakat.
Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 268 Tahun 2008 tentang Rekam Medis.
Putra, D. M. (2021). Tinjauan Pelaksanaan Kerahasiaan Rekam Medis Di
Puskesmas Kuranji Padang. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi
Kesehatan Imelda. Vol. 6 No. 1.
Sugiyono, (2022). Metode Penelitan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D-MPKK. Edisi
ke-2 cetakan 4. Alfabeta. Bandung.
Suharto, (2022). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan Unsur Manajemen 5M (Man, Money, Method, Machine,
Material) di RSAU Lanud Sulaiman Bandung. Jurnal TEDC. Program
Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik TEDC Bandung.
Tarigan, S. F. (2022). Sistem Pengelolaan Rekam Medis Puskesmas. Jambura
Health and Sport Journal. Vol. 4 No. 2. Universitas Negeri Gorontalo.
Wiguna, A. S. (2019) Tinjauan Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di
RSU Sinar Husni. Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan
Imelda. Vol. 4 No. 2.
Wijaya, L. & Rosmala Dewi. (2017). Bahan Ajar Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan (Manajemen Mutu Informasi Kesehatan II, Akreditasi, dan
Manajemen Resiko). Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
 30

LAMPIRAN
 31

Lampiran 1: Surat Izin Studi Pendahuluan

 32

Lampiran 2: Surat Izin Penelitian Dinas Kesehatan

 33

Lampiran 2: Pedoman Wawancara

PEDOMAN WAWANCARA

TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS GUNA

MENUNJANG EFEKTIFITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
UMBULHARJO II

PETUNJUK PENGISIAN

I. Mohon bantuan dan kesediaan petugas rekam medis untuk menjawab

pertanyaan di bawah ini dengan jujur
II. Jawablah setiap pernyataan sesuai dengan kenyataan yang ada di
Puskesmas Umbulharjo II.
A. Umur :
B. Jenis Kelamin :
C. Status Perkawinan :
D. Lama Kerja :
E. Pendidikan :

1. Bagaimana tugas – tugas yang anda lakukan di ruang

penyimpan rekam medis Puskesmas Umbulharjo II?
2. Bagaimana sistem penyimpanan berkas rekam medis di
Puskesmas Umbulharjo II?
3. Jelaskan bagaimana prosedur penyimpanan berkas rekam medis
di Puskesmas Umbulharjo II?
4. Apa saja fasilitas yang ada untuk mendukung pelaksanaan
penyimpanan berkas rekam medis Puskesmas Umbulharjo II?
5. Jelaskan kendala yang anda alami dalam melakukan
penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Umbulharjo II?
 34

Lampiran 2: Pedoman Observasi

PEDOMAN OBSERVASI

TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS GUNA

MENUNJANG EFEKTIFITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS
UMBULHARJO II

PETUNJUK PENGISIAN

Berilah tanda (√) pada setiap pernyataan yang sesuai dengan kenyataan yang
ada di Puskesmas Umbulharjo II.
a. Umur :
b. Jenis Kelamin :
c. Status Perkawinan :
d. Lama Kerja :
e. Pendidikan :

No. Observasi Ada Tidak Ada Keterangan

1. Prosedur penyimpanan berkas
rekam medis
2. Prosedur penjajaran berkas
rekam medis
3. Prosedur peminjaman berkas
rekam medis
4. Prosedur pengambilan berkas
rekam medis
5. Prosedur penomoran berkas
rekam medis
6. Tracer
7. KIUP
8. Berkas rekam medis
9. Tangga di penyimpanan
10. Ruang penyimpanan
11. Rak penyimpanan berkas
12. Kebersihan Ruangan
13. Pendingin Udara