FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN REKAM MEDIS DI

PUSKESMAS SEWON 1

PROPOSAL KARYA TULIS ILMIAH

Proposal ini dibuat untuk memenuhi persyaratan penyusunan Karya Tulis

Ilmiah Diploma III Rekam Medis Informasi Keshatan Politekhnik Bhakti
Setya Indonesia Yogyakarta.

Disusun oleh:

Richa Indriani

(19134091)

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

POLITEKNIK BHAKTI SETYA INDONESIA YOGYAKARTA 2022 Commented [A1]: Di bawah
HALAMAN PERSETUJUAN

NAMA : Richa Indriani

NIM : 19134091

PROGRAM STUDI: D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

JUDUL KTI : FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN DOKUMEN

REKAM MEDIS DI PUSKESMAS SEWON 1

Laporan Karya Tulis Ilmiah ini telah disetujui oleh pembimbing untuk
Program D3 Studi Rekam Medis Politeknik Kesehatan Bhakti Setya
Indonesia Yogyakarta.

Yogyakarta, 13 Januari 2022

Disetujui Oleh:

Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II

(M.Imron Mawardi.SKM.,M.Kes(Epid)) Eddy Kristiyono,A.Md.Perkes.,SKM

Mengetahui,

Ketua Program Studi D3 Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan

(Ibnu Mardiyoko,SKM.,MM)

ii
HALAMAN PERNYATAAN

Yang bertandatangan dibawah ini:

Nama : RICHA INDRIANI

NIM : 19134092

Dengan ini menyatakan bahwa Proposal KTI saya dengan judul:

Analisis Faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis Di
Puskesmas Sewon 1 .

Tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar

kesarjanaan disuatu perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya
juga tidak terdapat karya tulis atau pendapat yang pernah ditulis atau
diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah
ini dan disebutkan dalam daftar Pustaka. Demikian pernyataan ini dibuat
dengan sesungguhnya dan dengan sebenar-benarnya.

Yogyakarta 13 Januari 2022

Yang Menyatakan,

(Richa Indriani)
19134091

iii
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah, sang maha pencipta dan pengatur alam
semesta, berkat ridho-nya, Saya akhirnya mampu menyelesaikan tugas
Proposal yang berjudul " Faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam
Medis Di Puskesmas Sewon 1” dalam menyusun Proposal ini, tidak sedikit
kesulitan dan hambatan yang saya alami, namun berkat dukungan,arahan
dari dosen pembimbing dan semangat dari orang terdekat, sehingga saya
mampu menyelesaikannya. Oleh karena itu saya pada kesempatan ini
mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada:

1. Ibu Dra. Hj. Yuli Puspito Rini, M.Si, selaku Direktur Politeknik
Kesehatan Bhakti Setya Indonesia Yogyakarta.

2. Bapak Ibnu Mardiyoko, SKM.,MM Selaku Ketua Program D3 Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan Politheknik Kesehatan Bhakti Setya
Indonesia Yogyakarta.

3. Bapak M. Imron Mawardi,SKM.,M.Kes(Epid) selaku dosen pembimbing

I (satu) yang telah meluangkan waktu memberikan arahan, bantuan,
serta membimbing sehinga terselesaikan Proposal ini.

4. Bapak Eddy Kristiyono, A.Md.Perkes.,SKM. Selaku dosen Pembimbing

II (dua) yang bermurah hati dan berjasa telah bersedia meluangkan
waktu demi mendampingi dan membimbing saya menyelesaikan
proposal ini.

Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam proposal ini. Oleh
karena itu segala kritikan dan saran yang membangun akan saya terima
dengan baik.

Yogyakarta,13 Januari 2021

(Richa Indriani)

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................... ii
HALAMAN PERNYATAN.................................................................... iii
KATA PENGANTAR ........................................................................... iv
DAFTAR ISI ........................................................................................ v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................. vii
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN....................................................................... 9

A. Latar Belakang ......................................................................... 9

B. Rumusan Masalah ................................................................... 12
C. Tujuan Penelitian ..................................................................... 12
D. Manfaat Penelitian ................................................................... 12
E. Keaslian Penelitian................................................................... 13

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................. 14

A. Rekam Medis ...................................................................... 14

1. Definisi Rekam Medis .................................................... 14
2. Tujuan Rekam Medis ..................................................... 16
3. Manfaat Rekam Medis ................................................... 17
4. Kegunaan Rekam Medis ............................................... 18
a. Aspek Administrasi................................................... 18
b. Aspek Medis............................................................. 18
c. Aspek Hukum ........................................................... 18
d. Aspek Keuangan ...................................................... 19
e. Aspek Penelitian ...................................................... 19
f. Aspek Dokumentasi ................................................. 19
B. Penyebab KerusakanDokumen Rekam Medis .................... 20
1. Faktor Itrinsik ................................................................. 20

v
 2. Faktor Ektrinsik .............................................................. 21
a. Faktor Fisik .............................................................. 21
b. Faktor Biologi ........................................................... 21
c. Faktor Kimiawi.......................................................... 21
d. Kelalaian Manusia .................................................... 21
C. Kerangka Teori ................................................................... 22
D. Kerangka Konsep ............................................................... 23
E. Pertanyaan Penelitia ........................................................... 24

BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................................. 25

A. Jenis dan Rancangan Penelitian .............................................. 25

B. Tempat dan Waktu Penelitia .................................................... 25
C. Subjek dan Objek Penelitian .................................................... 25
D. Populasi Penelitia..................................................................... 26
E. Variabel Penelitian ................................................................... 27
F. Definisi Operasional Variabel ................................................... 27
G. Instrumen Penelitian ................................................................ 29
H. Jalannya Penelitian .................................................................. 30
I. Cara Analisis Data ................................................................... 30

DAFTAR PUSTAKA............................................................................ 31

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Kerangka Teori ................................................................. 23

Gambar 2. Kerangka Konsep ............................................................. 23

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Gambar surat ijin penelitian............................................. 33

Lampiran 2. Gambar balasan surat ijin penelitian ............................... 34
Lampiran 3. Gambar kerangka teori ................................................... 35
Lampiran 4. Gambar kerangka konsep ............................................... 35

viii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Commented [A2]: Menjorok ke kiri

Puskesmas merupakan kesatuan organisasi fungsional yang Commented [A3]: Masuk 7 huruf

menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu,

merata dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat dengan peran serta
aktif masyarakat dan menggunakan hasil pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi tepat guna, dengan biaya yang dapat dipikul
oleh pemerintah dan masyarakat luas guna mencapai derajat kesehatan
yang optimal, tanpa mengabaikan mutu pelayanan kepada perorangan
(Depkes, 2009).

Rekam medis merupakan rekaman atau gambaran dalam bentuk tulisan

yang didalamanya berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
hasil pemeriksaan, tindakan, pengobatan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien yang meliputi kelengkapan identitas pasien dan
catatan tentang penyakit pasien seperti diagnosis,terapi dan pengamatan
perjalanan penyakit pasien.dimana berkas rekam medis ini bersifat rahasia
dan sangat penting dalam sarana pelayanan kesehatan (Kemenkes RI
2008). Rekam medis mempunyai nilai guna sebagai sumber informasi
pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien, bukti dalam peroses
pnegakan hukum, dasar pembayaran biyaya pelayanan kesehatan,
membina kedisiplinan para tenaga medis, untuk keperluan penelitian dan
pendidikan dan juga untuk menyusun data statistic kesehatan. Sehingga
setiap fasilitas pelayanan kesehatan harus mengelola rekam medis dengan
baik dan benar (Suraja, 2019).

Pengelolaan rekam medis di puskesamas mempunyai tujuan untuk

menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan mutu pelayanan kesehatan dipuskesmas. Sistem pengelolaan
dokumen rekam medis terdiri dari pemberian nomor rekam medis

9
kesehatan, analisa kelengkapan, assembling, pendaf taran pasien, coding,
indexing, dan filing. Pengelolaan rekam medis pada bagian filing memiliki
tujuan agar mempercepat pencariannya dan mempermudah pengambilan
dokumen dari tempat penyimpanannya yaitu di rak filing. Penyimpanan
berkas rekam medis di dalam rak filing juga dapat melindungi dokumen
rekam medis dari bahaya kerusakan fisik, pencurian kimiawi maupun biologi
(Budi, 2011).

Kerusakan dokumen rekam medis adalah tidak utuhnya dokumen sperti

sobek, kusut, pudar, luntur tidak terbaca, atau ada bagian yang hilang dan
penggunaan clip atau stapler yang tidak hati-hati dapat merobek dokumen
rekam medis. Pada umumnya kerusakan dokumen rekam medis yang
sering terjadi adalah sobek, kusut dan terserang jamur (Sugiarto dan
Wahyono 2015). Adapun faktor penyebab terjadinya kerusakan dokumen
rekam medis yaitu faktor instrinsik dan eksterinsik. Faktor istrinsik yaitu
kerusakan yang disebabkan dari benda arsip itu sendiri seperti kualitas
kertas, pengaruh perkat dan pengaruh tinta. Sedangkan faktor eksterinsik
yaitu kerusakan yang disebabkan dari luar benda arsip seperti faktor
lingkungan fisik kimiawi dan biologis. Faktor fisik yang menyebabkan
kerusakan dokumen rekam medis yaitu kelembaban, temperature ruangan
kondisi dinding, folder atau sampul yang kurang bagus juga dapat
menyebabkan berkas tercecer. Faktor kimiawi yaitu kerusakan arsip yang
diakibatkan oleh kandungan kimia yang merosot dari bahahan arsip, dan
bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman juga dapat
merusak kertas sedangkan Faktor bilogis yaitu faktor berupa organisme
yang dapat menyebabkan kerusakan dokumen seperti jamur, kutu buku,
rayap, kecoa dan tikus (Budi, 2011).

Keamanan dokumen rekam medis tidak jauh dari kata bahaya dan
kerusakan (Widiastuti 2014) banyak faktor yang memengaruhi terjadinya
kerusakan dokumen rekam medis seperti cara pengelolaan yang kurang
baik. Berdasarkan survey penelitian saya di Puskesmas Sewon 1 pada

10
tanggal 7 Desember 2021 Ada dokumen yang rusak tapi tidak keliatan Commented [A4]: Pakai angka berpa yg rusak

karena berantakan kalau disortir satu-satu baru kelihatan (Anita,2021) dan

faktor penyebab terjadinya kerusakan dokumen rekam medis seperti
pemanfaatan unsur man yaitu di dalam ruang filling terdapat ada 6
petugasnya tetapi yang lulusan rekam medis hanya 2 orang saja sisanya
pegawai sukarela sehingga dapat menyebabkan kurangnya pengetahuan,
keterampilan dan kedisiplinan petugas rekam medis dalam mengelaola dan
pemeliharaan dokumen rekam medis tersebut. Selanjutnya pada unsur
machine yaitu kurang tersedianya rak penyimpanan sehingga banyak sekali
berkas yang tertumpuk dan ada juga unsur material dimana kualitas kertas
map rekam medis yang digunakan terlau tipis atau tidak tebal sehingga
dapat menyebabkan kertas menjadi gampang robek dan kusut.

Dari hasil survey di Puskesmas Sewon 1 pada tanggal 7 Desember

2021 melihat ada beberapa dampak yang disebabkan oleh faktor-faktor
tersebut sepert :

1. Ketidak amananya dokumen rekam medis

2. Kerusakan pada sampul dan formulir didalamnya
3. Kurang tersedianya rak rekam medis yang menyebabkan
berkas rekam medis jadi tertumpuk-tumpuk. Commented [A5]: Masalah di angkakan

Sampul doukumen yang digunakan di Puskesmas Sewon 1 berbeda-

beda ada yang menggunakan map pelastik dan ada juga yang
menggunakan map kertas yang berbentuk amplop sehingga dokumen
menjadi tidak rapi dan dapat menyebabkan petugas menjadi kesulitan
dalam mencari berkas rekam medis di rak penyimpanan.Dampak dokumen
rekam medis yang rusak dapat merugikan pasien yang bersangkutan,
dimana informasi tentang riwayat kesehatan pasien akan berkurang nilai
kelengkapannya dan mehilangkan informasi arsip yang terkandung
didalamnya sehingga rekam medis tidak akan berjalan secara
berkesinambungan(Oktavia,2016)

11
B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian

ini yaitu, apakah faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di
Puskesams Sewon 1?

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui faktor penyebab
kerusakan dokumen di Puskesmas Sewon 1
2. Tujuan Khusus
a) Mengetahui faktor penyebab keruskan dokumen rekam medis di
tinjau dari faktor intrinsik (kualitas kertas formulir dan sampul
dokumen) di Puskesmas Sewon 1.
b) Mengetahui faktor kerusakan dokumen rekam medis di tinjau dari
faktor ekstrinsik (kondisi ruangan) di Puskesmas Sewon 1.

D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Puskesmas
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan pada bagian pelayanan
rekam medis dalam menjaga dokumen tetap aman dari faktor
penyebab kerusakannya.
2. Bagi Instuti Pendidikan
Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang
rekam medis terutama pada analisis faktor penyebab kerusakan
rekam medis.
3. Bagi Peneliti
Sebagai wujud penerapan ilmu pengetahuan yang telah saya dapat
selama berada dibangku perkuliahan.

12
E. Keaslian Penelitian

Tabel 1. Keaslian Penelitian Commented [A7]: Tidak mirirng

NO Nama Peneliti Judul Tujuan Jenis Commented [A6]: Perbedaan dengan punya kamu apa

(Tahun) Penelitian
1. Melia Sinta Analisis faktor Mengetahui faktor penyebab Literature
Lestari penyebab kerusakan kerusakan dokumen rekam review
2020 dokumen rekam medis di rumah sakit.
medis di rumah sakit:
Literature review
2. Nadya Hariani Upaya Pencegahan Mengetahui faktor-faktor apa Kualitatif
2012 Bahaya Kerusakan saja yang dapat memicu
dan Pemeliharaan terjadinya kerusakan/bahaya
Rekam Medis Rumah pada unit rekam medis dan
Sakit Umum Daerah juga mengetahui tindakan
Tarakan Jakarta pencegahan minimal apa
saja yang telah dilakukan di
RSUD Tarakan Jakarta
3. Nia Tinjauan Penyebab Meninjau faktor –faktor apa Kuaitatif
Nurhasanah Kerusakan Dokumen saja yang menjadi penyebab
dan Yuyun Rekam Medis Bagian kerusakan dokumen rekam
Yunengsih Filing Di Rumah Sakit medis di ruanagn filling RS
BMC MAYAPADA BMC MAYAPADA

13
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis Commented [A8]: Ke kiri

1. Pengertian Rekam Medis

Sesuai dengan PERMENKES No. 75 Tahun 2014 Pusat Kesehatan

Masyarakat atau Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan
upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (Purnamasari
et al., 2017). Puskesmas merupakan unit pelaksanaan teknis dinas
kesehatan kabupaten/kota yang bertanggungjawab menyelenggarakan
pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja. Rekam medis
merupakan salah satu faktor penting penunjang pelayanan puskesmas
(Suryanto, 2020).

Unit rekam medis adalah salah satu gerbang terdepan dalam

pelayanan kesehatan sehingga merupakan ukuran kepuasan pasien
dalam menerima pelayanan. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan
(Permenkes) No. 269 tahun 2008 tentang rekam medis disebutkan
bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis
diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam
tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosis
segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien,
dan pengobatan baik di rawat inap, rawat jalan (Hatta, 2008).

Dokumen rekam medis merupakan alat untuk merekam mencatat

terjadinya transaksi pelayanan. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang Commented [A9]: rapikan

14
dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang
dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan maka
puskesmas berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan isi dokumen rekam
medis yang berisikan catatan, identitas pasien, pemeriksaan, riwayat
penyakit pasien, pengobatan, tindakan dan pelayanan yang diberikan
kepada pasien karena rekam medis merupakan bukti yang sah yang dapat
dipertanggung jawabkan sehingga berkas rekam medis dapat memberikan
informasi yang akurat dan berkesinambungan, mutu pelayanan dapat
ditingkatkan bila didukung oleh keamanan dan kerahasiaan berkas rekam
medis pasien di ruangan peyimpanan berkas rekam medis itu sendiri (Hatta,
2008)

Selain pengertian di atas, adapun pengertian Rekam Medis adalah

rekaman mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan bagaimana
pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang
memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya
serta memuat informasi yang cukup untuk menemukan, membenarkan,
diagnosis dan pengobatan pasien serta merekam hasilnya (Huffman EK,
1992)

Menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam

Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pengobatan lain yang
telah diberikan kepada pasien. Rekam Medis juga dapat diartikan sebagai
keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan
tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik rawat
jalan maupun rawat inap (Permenkes, 2008).

Dokumen Rekam Medis merupakan alat untuk merekam mencatat

terjadinya transaksi pelayanan. Sehingga berkas rekam medis dapat
memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan, mutu

15
pelayanan dapat ditingkatkan bila didukung oleh keamanan dan
kerahasiaan berkas rekam medis pasien di ruang penyimpanan berkas
rekam medis itu sendiri (Sebayang, 2018).

PMK No. 312 Tahun 2020 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan menegaskan bahwa profesi Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan (PMIK) di setiap fasilitas pelayanan kesehatan dituntut
untuk memberikan pelayanan informasi kesehatan yang profesional dan
berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi layanan
kesehatan (Garmelia et al., 2021).

Adapun pengelolaan rekam medis itu sendiri yaitu merupakan salah

satu bentuk dari pelayanan penunjang medis. Sistem pengelolaan rekam
medis sendiri di mulai dari tempat penerimaan pasien (menyiapkan atau
membuatkan berkas rekam medis), dilanjut dengan assembling, coding,
indexing dan filing. Pada bagian filing penyimpanan dan pengembalian
kembali rekam medis dilakukan, penyimpanan berkas rekam medis
bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat pengambilan dan
pengembalian berkas rekam medis yang tersimpan, juga melindungi berkas
rekam dari berbagai faktor diantaranya yaitu bahaya pencurian, faktor
intrinsik dan faktor ekstrinsik (Sebayang, 2018).

2. Tujuan Rekam Medis

Berkas rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Untuk mencapai tujuan tersebut makan dalam pengisian atau
pencatatan rekam medis di rumah sakit dilakukan oleh dokter dan perawat
mengenai hasil kegiatan medis yang telah dilakukan, untuk itu di dalam
pelaksanaan pengisian dan pencatatan dokumen rekam medis haruslah
diisi dengan lengkap sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat
dan berkesinambungan (Alaydrus, 2011).

16
 Menurut Hatta (2008) tujuan primer rekam medis adalah untuk:

a) Kepentingan pasien Commented [A10]: lihat pedoman KTI

b) Kepentingan pelayanan pasien

c) Kepentingan manajemen pelayanan
d) Kepentingan menunjang pelayanan, dan
e) Kepentingan pembiyayaan.

Sedangkan tujuan sekundernya adalah untuk: edukasi, riset, peraturan

dan pembuatan kebijakan.

3. Manfaat Rekam Medis Commented [A11]: ke kiri

Berdasarkan Permenkes No.269 tahun 2008 paa pasal 13 ayat 1, rekam

medis dapat dimanfaatkan sebagai dokumen yang berisi pemeliharaan dan
pegobatan pasien, sebagai alat bukti dalam proses penegakan hukum,
disiplin dan penelitian, sebagai dasar pembayaran atas pelayanan
kesehatan yang telah diberikan serta untuk statistic kesehatan.

Selain manfaat di atas ada juga manfaat rekam medis seperti berikut:

1. Pengobatan pasien

Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk

untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta
merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis
yang harus diberikan kepada pasien.
2. Peningkatan kualitas pelayanan

Membuat rekma medis bagi penyelengaraan praktik

kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan
kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan untuk
pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.
3. Pendidikan dan penelitian

Rekam medis merupakan informasi perkembangan

kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobatan dan

17
 tindakan medis, bermanfaat untuk bahan informasi bagi
perkembangan pengajaran penelitian dibidan profesi
kedokteran dan kedokteran gigi.
4. Pembiyayaan

Berkas rekam medis yang dapat dijadikan petunjuk

dan bahan untuk menetapkan pembiyayaan dalam pelayanan
kesehatan pada sarana kesehatan. Catatan tersebut dapat
dipakai sebagai bukti pembiyayaan kepada pasien.
5. Statistik kesehatan

Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik

kesehatan, khususnya untuk mempelajarai perkembangan
kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah
penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
6. Pembuktian masalah hukum, disiplin dan etik

Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama,

sehingga bermanfaat dalam penyelsaian masalah hukum,
disiplin dan etik.

4. Kegunaan Rekam Medis

Tujuan rekam Medis berdasarkan Hatta (1985) terdiri
dari beberapa aspek diantaranya aspek administrasi, legal,
finansial, riset, edukasi dan dokumentasi, yang dijelaskan
sebagai berikut:
a) Aspek Administrasi Commented [A12]: lihat pedoman KTI

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai

administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan
wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
tenaga kesehatan lainnya dalam mencapai tujuan pelayan
kesehatan.

18
 Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi khususnya dalam bidang teknologi informasi yang
sudah memasuki bidang kesehatan, maka penggunaannya di
dalam rekam medis saat ini sangat diperlukan karena kita melihat
proses pengobatan dan tindakan yang diberikan atas diri seorang
pasien dapat diakses secara langsung oleh bagian yang
berwenang atas pemeriksaan tersebut. Kemudian pengelohan
data-data medis secara komputerisasi juga akan memudahkan
semua pihak yang berwenang. Commented [A13]: pustaka

b) Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena
catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan/perawatan yang diberikan kepada
pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan
mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen risiko
klinis serta keamanan/keselamatan pasien dan kendali biaya.
c) Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai hukum,
karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian
hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaaha menegakkan
hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk meneggakan
keadilan.
d) Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena
isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek keuangan. Rekam medis adalah milik dokter dan
rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang
dapat dimiliki oleh pasien sesuai dengan peraturan dan

19
 perundang-undangan yang berlaku (Undang-undang Praktik
Kedokteran RI No.29 Tahun 2004 pasal 47 ayat (1)).
e) Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,
karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan di bidang kesehatan.
f) Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan
kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada
pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai
bahan/referensi pengajaran di bidang profesi kesehatan.
g) Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis yang rnempunyai nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus
didokumentasikan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban
laporan di rumah sakit. Perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi informasi dapat diaplikasikan penerapannya didalam
penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang cukup efektif
dan efisien. Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat
dilaksanakan dengan mudah dan efektif sesuai aturan serta
prosedur yang telah ditetapkan. Commented [A14]: pustaka

B. Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis

Kerusakan dokumen rekam medis adalah tidak utuhnya dokumen

sperti sobek, kusut, pudar, luntur tidak terbaca, atau ada bagian yang hilang
dan penggunaan clip atau staples yang tidak hati-hati dapat merobek
dokumen rekam medis. Kerusakan tersebut biasanya disebabkan oleh
beberapa faktor seperti faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik (Sugiarto,
Wahyono.2015)

20
1. Faktor intrinsik

Faktor intrinsik adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari

benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh Commented [A15]: di rapikan

lem pelekat dan lain-lain. Kertas dibuat dari campuran kimiawi, kertas akan
mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan itu bisa terjadi dalam
waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian
pula tinta dan bahan pelekat dapat menyebabakan proses kimia yang
merusak kertas.

2. Faktor ektrinsik

Faktro ekstrinsik merupakan faktor yang meyebabkan kerusakan

yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme Commented [A16]: dirapikan

perusak, dan kelalaian manusia:

a. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi

arsip antara lain temperatur, kelembaban udara, sinar matahari,
polusi udara, dan debu.
b. Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara
lain jamur, kutu buku, rayap, kecoa, dan tikus.
c. Kimiawi, yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan
merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.
d. Kelalian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan
arsip bisa rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan atau
percikan minuman, dan sebagainya.

Menurut Permenkes No. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan

Pekerjaan Perekam Medis Pasal 1 yaitu Manajemen Pelayanan Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan adalah kegiatan menjaga memelihara dan
melayani rekam medis baik secara manual maupun elektronik sampai
menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktek dokter klinik,

21
asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman (Sandika,
2019).

Pemeliharaan rekam medis merupakan kegiatan yang bertujuan

untuk menjaga keselamatan dokumen dengan cara menyimpan, merawat,
melindungi dokumen dari faktor-faktor yang dapat merusak dan
memusnahkan dokumen rekam medis. Faktor yang mengakibatkan kurang
optimalnya pemeliharaan rekam medis adalah faktor sumber daya manusia
(SDM) serta faktor sarana dan prasarana. Commented [A17]: pustaka ?

Puskesmas Sewon 1 menggunakan sistem penyimpanan sentralisas

dan menggunakan penomoran terminal digit, serta masih belum
mengunakan family folder atau masih individu Berdasarkan hasil observasi
dan wawancara kepada salah satu perekam medis, di Puskesmas Sewon
1 menyatakan bahwa rekam medis di Puskesmas Sewon 1 terdapat 2 (dua)
rekam medis dengan map yang berbeda, yang pertama rekam medis
dengan menggunakan map yang berbahan tebal dan yang kedua dengan
map putih yang berbahan tipis dan teransparan. Rekam medis dengan map
putih yang berbahan tipis dan teransparan inilah yang membuat dokumen
mudah rusak sehingga mudah terbaca atau tidak terjaga kerahasiaanya,
dikarenakan belum semua dokumen diganti dengan map hijau yang
kualitasnya lebih tebal, kurangnya rak penyimpanan dan ruangan yang
kurang memadai serta baru sebagian dokumen yang di retensi. Keamanan
merupakan keadaan bebas dari bahaya dan merupakan faktor yang sangat
penting dalam pengelolaan rekam medis (Dini, 2021).

Berdasarkan hasil penelitian saya di Puskesmas Sewon 1 bahwa rekam

medis yang rusak dikarenakan sampul map tipis yang menyebabkan
dokumen mudah robek sehingga menyebabkan formulir didalam nya
terlipat dan jika dibiarkan semakin lama maka akan robek. Penyebab

22
 rusaknya rekam medis juga disebabkan oleh kurangnya rak penyimpanan
serta keadaan ruangan yang tidak memadai.

C. Kerangka Teori

Kerangka teori adalah gambaran dan arahan asumsi mengenai

variabel – variabel atau memiliki arti sebuah hasil dari proses berfikir
deduktif atau induktif dengan kemampuan kreatif dan inovatif diakhiri
konsep dan ide baru (Supriyanto, 2008). Kerangka teori pada penelitian
digambarkan seperti:

1. Definisi Rekam medis

2. Tujuan Rekam Medis

3. Manfaat Rekam Medis

3. Kegunaan Rekam Medis

Rekam Medis

Penyebab a. Faktor Intrinsik

Kerusakann
Rekam Medis b. Faktor Etrinsik
Commented [A18]: panah terbalik

Gambar 1. Kerangka Teori Commented [A19]: tidak mirirng

(Sumber: Supriyanto, 2008)

23
D. Kerangka Konsep

Faktor Intrinsik:

1.Kualitas kertas

2. Kualitas sampul Faktor Kerusakan Dokumen Rekam

dokumen Medis

Faktor Ekstrinsik

fisik
Commented [A20]: kondisi yg bagaimana
1.Kondisi ruangan

Gambar2. Kerangka konsep Commented [A21]: tidak miring

E. Pertanyaan Penelitian Commented [A22]: ke kiri

Apakah faktor kerusakan dokumern rekam medis yang ditinjau dari Commented [A23]: kalimatnya kurang pas

faktor intrinsik (kualitas kertas dan sampul dokumen) dan ekstrinsik

(Ruang penyimpanan) di Puskesmas Sewon 1?

24
 BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis dan Rancangan Penelitian

1. Jenis Penelitian

Dalam penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif, Commented [A24]: delete

metode pengumpulan data yang digunakan penulis adalah metode

secara Sampel Random Sampling terhadap dokumen rekam medis yang Commented [A25]: delete

ada diruang penyimpanan Puskesmas Sewon 1 dengan mengambil

sampel sebanyak 71 dokumen rekam medis (Natmodjo, 2010).

2. Rancangan Penelitian
Penelitian ini di desain dengan cross sectional yaitu suatu jenis Commented [A26]: deskriptif atau kuanti ?
crosectioanl utk kuantitatf
penelitian yang menentukan pada waktu pengukuran/observasi data
variabel independent dan dependent diamati hanya satu kali pada suatu
saat, artinya setiap subjeknya di observasi satu kali saja secara deskriptif
yang ditunjukkan untuk mengetahui hubungan antara faktor penyebab
dengan kerusakan dokumen rekam medis yang ada di Puskesmas
Sewon 1. (Notoatmodjo, 2012).

B. Tempat dan waktu penelitian

Penelitian yang berjudul faktor penyebab kerusakan dokumen
rekam medis di Puskesmas Sewon 1 ini dilakukan di Puskesmas Sewon
1 yang beralamat di Jl. Parangtritis No. KM 7, Dadapan, Timbulharjo,
Kec. Sewon, Kabupaten Bantul, Daerah Istimewa Yogyaakarta 55188.
Waktu penelitian akan dilaksanakan pada bulan januari-februari.

C. Subjek dan objek penelitian Commented [A27]: halaman baru

25
1. Subjek penelitian Commented [A28]: rapikan ketikannya

Subjek penelitian ini adalah petugas Rekam medis di Puskesmas

Sewon 1 yang berjumlah 2 orang.
2. Objek penelitian
Objek penelitian ini adalah faktor penyebab kerusakan dokumen
Rekam medis di Puskesmas Sewon 1.

D. Populasi dan sampel penelitian Commented [A29]: ke kiri

1. Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek yang
mempunyai kualitas dan karekteristik tertentu yang ditetapkan oleh
peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya Sugiyono
(2014). Populasi dalam penelitian ini adalah Dokumen-dokumen rekam
medis yang mengalami kerusakan di Puskesmas Sewon 1 yang
berjumlah 240 dokumen.
2. Sempel
Sampel adalah objek yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh
populasi. Sampel pada penelitian ini yaitu kerusakan dokumen rekam
medis di Puskesmas Sewon 1. Teknik dalam pengambilan sampel
menggunakan Teknik sampel random sampling adalah Teknik
pengambilan sampel dari 240 populasi yang dilakukan secara acak
tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu (Sugiyono,
2001)
Karena populasi sudah diketahui sehingga penentuan sampel ini
dihitung dengan Rumus Slovin menurut Sugiyono (2013):

𝑁
𝑛=
1 + (𝑁 × 𝛼 2 )

n = Sampel untuk populasi

N = Populasi (dalam hal ini berjumlah 240 populasi)

26
 α = Taraf kesalahan (dalam hal ini 10% atau α = 0,1)

Dengan demikian:

240
𝑛=
1 + (240 × 0,12 )

240
𝑛=
1 + 2,4

240
𝑛=
3,4

𝑛 = 70,58

Berdasarkan perhitungan sampel di atas, sampel yang didapatkan

adalah sebanyak 70,58 Kemudian dibulatkan menjadi 71 dokumen
rekam medis.

E. Variabel Penelitian Commented [A30]: ke kiri

Variabel faktor kerusakan rekam medis dalam penelitian ini adalah

faktor penyebab kerusakan dokumen. Variabel yang digunakan dalam
penelitian ini adalah faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di
puskesmas sewon 1 yang meliputi faktor intrinsik yaitu kualitas kertas dan
sampul dokumen rekam medis, faktor ekstrinsik kondisi ruangan
penyimpanan di pskesmas sewon 1.

F. Definisi Operasional Variabel Commented [A31]: ke kiri

Definisi operasional adalah seperangkat petunjuk yang lengkap

tentang apa yang harus diamati dan mengukur suatu variabel atau
konsep untuk menguji kesempurnaan. Definisi Operasional pada
penelitian ini adalah:
1. Kualitas kertas adalah jenis kertas yang digunakan pada dokumen
reka medis, meliputi ukuran, ketebalan, daya serap, dan tekstur
kertas.

27
 2. Map adalah sampul yang digunakan untuk melindungi formulir-
formulir rekam medis, yang meliputi ketebalan dan kualitas map yang
digunakan.
3. Faktor fisik adalah faktor yang berkaitan dengan kondisi ruangan
yang dapat merusak dokumen rekam medis.

Pengukuran variable penelitian ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 2. Pengukuran Variabel Bebas dan Terikat
Variabel Alat ukur Hasil ukur Skala ukur
Faktor Intrinsik

1. Kualitas Kertas Lembar 1. Baik,jika skor 3-5 Ordinal Commented [A32]: nominal

Observasi 2. Tidak baik, jika skor 0-2 Commented [A33]: mau deskriptif atau kuanttatif

2. Tinta Lembar 1. Baik, jika skor 3-5 Ordinal

Observasi 2. Tidak baik, jika skor 0-2
Faktor Ekstrinsik
1. Faktor fisik
a. Kondisi Ruangan Lembar 1. Ya Ordinal Commented [A34]: nominal

Observasi 2. Tidak

Kerusakan Dokumen Lembar 1. Rusak, Jika skor

Rekam Medis Observasi 5-9 Ordinal
2. Tidak rusak, jika
skor 0-4

Tabel 3. Distribusi Frekuensi Faktor Intrinsik Dokumen Rekam Medis di Commented [A35]: taruh lampiran

Ruang Penyimpanan Puskesmas Sewon 1

NO Faktor Frekuensi Persentase

Intrinsik
1. Kualitas
kertas
Tidak Baik
Baik
Total
2. Map

28
 Tidak Baik
Baik
Total

Tabel 4. Distribusi frekensi faktor ekstrinsik dokmen rekam medis di ruang Commented [A36]: taruh di lampiran

penyimpanan Pskesmas Sewon 1

No Kondisi Ruangan Keterangan

1. Terdapat atap yang bocor
2. Rembesan air dari dinding
3. Rembesan air dari lantai
4. Kabel listrik tidak tersusun rapi
5. Sinar matahari langsung jatuh di
permukaan dokumen
6. Rak terlalu penuh dan sempit

Total

Tabel 5. Distribusi Frekuensi Kerusakan Dokumen Rekam Medis di Commented [A37]: lampiran

Ruang Penyimpanan Puskesmas Sewon 1

No Kerusakan Frekuensi Persentase

Dokumen
Rekam Medis
1. Rusak
2. Tidak Rusak
Total

G. Instrumen Penelitian

1. Lembar observasi Lembar observasi adalah untuk merekam hasil

pengamatan agar menyajikan gambaran realistik kejadian (Saryono,
2013). Lembar observasi digunakan untuk mengukur kualitas kertas,
tinta, perekat, faktor fisik, faktor biologis, faktor kimiawi dan
kerusakan dokumen rekam medis.

29
 2. Alat pengukuran suhu dan kelembaban Termometer digunakan
untuk mengukur suhu ataupun perubahan suhu, sedangkan
hydrometer adalah alat untuk mengukur kelembaban udara pada
ruangan penyimpanan. Pengukuran dilakukan sebanyak tiga kali
pada hari yang berbeda dan setiap pengukuran dilakukan pada dua
titik yaitu dekat pintu masuk, tengah dan belakang ruangan.

H. Jalannya Penelitian
1. Tahap Persiapan Penelitian
Pada tahap ini peneliti melakukan studi pendahuluan untuk
mengetahui situasi di tempat penelitian terkait dengan data yang ada
dan juga mengurus perizinan penelitian.
2. Tahap Pelaksanaan Penelitian
Pada tahap ini peneliti telah mendapatkan izin untuk melakukan
penelitian sehingga pada tahapan ini peneliti memulai melakukan
pengumpulan data yang dibutuhkan.
3. Tahap Akhir
Setelah data terkumpul, tahap selanjutnya adalah melakukan
perhitungan Analisa data untuk menjawab pertanyaan penelitian.

I.Cara Analisis Data

Data dianalisis secara univariat untuk melihat persentase dari tiap-

tiap kolom dalam tabel distribusi frekuensi. Analisis univariat adalah analisis Commented [A38]: rapikan

yang digunakan untuk menentukan distribusi frekuensi variabel bebas dan

variabel terikat dan dilakukan interpretasi secara deskriptif kualitatif
berdasarkan (Faktor Intrinsik, Etrinsik dan kerusakan dokumen rekam
medis).

30
 DAFTAR PUSTAKA

Budi, SC. 2011. Manajemen Unit Rekam Medis : Quantum Sinergis Media,
Yogyakarta

Depkes RI. Peraturan Menkes Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang

Rekam Medis: Kementrian Kesehatan Republik Indonesia,2008.
Jakarta

Depkes RI Direktorat Jendral Medik .1997. Pedoman Pengolahan Rekam

Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi I. Jakarta.

Depkes RI Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik (2006:13-15).

Pedoman Penyelenggaraan dan Perosedur Rekam Medis Di Rumah
Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta

Garmelia et al., (2021) Kmk 312 Tahun 2020 Tentang Standar Profesi
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan/ https://www.hakayuci.com.
Menkes RI. (2013). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013
Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis.
Melia Sinta., (2021) Tentang Analisis Faktor Penyebab Kerusakan
Dokumen Rekam Medis Berdasarkan Pendekatan Faktor Manajemen
6m Di Rs: Literature Review. Jember
Notoatmodjo, S. 2005, Metodologi Penelitian Kesehatan. Promosi
Kesehatan Dan Ilmu Perilaku. Rineka Cipta, Jakarta.
Novia, Wijiastuti. (2014). Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen
Rekam Medis di Ruang Filling Rawat Inap RSUD Sunan Kalijaga
Demak Tahun 2014. Dikutip: 7 September 2017
Nadya Hariani., (2012) Tentang Upaya Pencegahan Bahaya Kerusakan
dan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis. Tarakan Jakarta
Sugiarto dan wahyono (2015) https://sipora.polije.ac.id Commented [A39]: hitam

Sugiyono, 2013, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatitif, dan R&D, CV.

PT. Alfabeta, Bandung.
Sugiyono. 2014, Metode Penelitian Pendidikan, Alfabeta, Bandung.

31
Sugiyono. 2016, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. PT
Alfabeta, Bandung.
Supriyanto, 2008, Kerangka Teori dan Analisis Tabel Input-Output, Badan
Pusat Statistik, Jakarta
Widyastuti., (2014) Manajemen Resiko Redesign System Penjajaran
Rekam Medis dengan Metode Failure Mode and Effect Analysis
(Keamanan dokumen rekam medis), Jakarta
Yuliani, N. (2016). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keamanan Berkas
Rekam Medis berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan (Studi
Kasus di Rumah Sakit Umum Daerah Sukoharjo). Available

LAMPIRAN

Lampiran 1. Gambar Surat Ijin Studi Pendahuluan

32
Lampiran 2. Balasan Surat Ijin Penelitian

33
Lampiran 3. Kerangka Teori Commented [A40]: delete

34
 1. Definisi Rekam medis

2. Tujuan Dan Manfaat Rekam Medis

3. Kegunaaan Rekam Medis

Rekam Medis

Penyebab a.Faktor Intrinsik

Kerusakan
Rekam Medis b.Faktor Entrinsik

Gambar 1. Kerangka Teori

(Sumber: Supriyanto, 2008)

Lampiran 4. Kerangka Konsep Commented [A41]: delete

Faktor Intrinsik

1.Kualitas kertas

2. Sampul/Map
Faktor Kerusakan Dokumen
Rekam Medis

Faktor Ekstrinsik

fisik

1.Kondisi ruangan

Gambar 2. Kerangka Konsep

35