BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

B. Rumusan Masalah
1. Apa saja komponen dari Project Charter
2. Bagaimana Panduan dalam menulis Project Charter
C. Tujuan
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Komponen Project Charter

Project Charter memberikan sebuah kerangka arahan untuk menjalankan

proyek TI. Project Charter sebagai perjanjian/kontrak antara proyek sponsor dan
tim proyek – mendokumentasikan MOV proyek, menetapkan infrastruktur,
meringkas detail rencana proyek, menetapkan role dan tanggung jawab,
memperlihatkan komitmen proyek dan menjelaskan mekanisme kontrol proyek.

1) Dokumentasi MOV Proyek

Walaupun MOV proyek telah ada pada business case, penting sekali MOV
ditetapkan dengan jelas dan disetujui sebelum menjalankan rencana proyek. Jika
sudah disetujui, MOV untuk proyek tidak bisa dirubah. MOV berisi proses
rencana proyek dan landasan untuk semua keputusan proyek.

2) Menetapkan Infrastruktur proyek

Project charter menetapkan tim, resource, teknologi, metode, proses

manajemen proyek dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung proyek.
Contoh, mengetahui siapa yang akan berada pada tim proyek dan resource apa
yang akan tersedia dapat membantu manajer proyek mengestimasi jumlah waktu
sebuah task atau serangkaian aktivitas yang dibutuhkan. Tim yang memiliki
kemampuan tinggi dan pengalaman membutuhkan waktu yang lebih sedikit
dalam menyelesaikan task tertentu dibanding orang yang belum berpengalaman.
Risiko pada rencana proyek dapat terjadi jika estimasi dikembangkan
berdasarkan kemampuan orang terbaik. Jika satu dari orang terbaik harus pergi
selama proyek dijalankan dan digantikan oleh yang kemampuan atau
pengalamannya kurang maka estimasi harus diperbaiki jika kemungkinan proyek
melebihi batas waktu yang ditentukan.

3) Ringkasan detail rencana proyek

Project charter harus meringkas ruang lingkup, jadwal, anggaran, kualitas,

deliverable dan milestone proyek karena akan bertindak sebagai tool komunikasi

4) Menetapkan role dan tanggung jawab

 Project charter tidak hanya mengidentifikasi proyek sponsor, proyek manajer,
dan tim proyek, tetapi juga kapan dan bagaimana mereka akan terlibat selama
siklus hidup proyek.

5) Memperlihatkan komitmen terhadap proyek

Project charter harus mendetailkan resource yang harus disediakan oleh

proyek sponsor dan siapa yang akan menjadi pemilik produk proyek jika proyek
sudah selesai. Persetujuan project charter memberi tim proyek kewenangan resmi
untuk memulai pekerjaan proyek.

6) Menetapkan mekanisme kontrol proyek

Perubahan ruang lingkup, jadwal, anggaran tidak diragukan lagi diperlukan

selama proyek berlangsung. Manajer proyek bisa kehilangan kendali dan tim
proyek bisa kehilangan fokus jika perubahan ini tidak diatur secara benar. Untuk
itu, project charter harus menguraikan proses untuk meminta dan menanggapi
terhadap perubahan yang diajukan.

Pada umumnya, project charter dan rencana proyek harus dikembangkan

bersama, detail dari rencana proyek perlu diringkas pada project charter, dan
infrastruktur di project charter akan mempengaruhi estimasi yang digunakan
dalam pengembangan rencana proyek. Ini tanggung jawab proyek manajer untuk
memastikan bahwa project charter dan rencana dikembangkan, disepakati dan
disetujui. Seperti business case, project charter dan rencana harus dikembangkan
oleh tim dan proyek sponsor untuk memastikan proyek mendukung organisasi,
tujuan dan sasaran proyek realistis dan bisa dicapai.

B. Panduan Menulis Project Charter

Kerangka untuk project charter harus berdasarkan area pengetahuan
manajemen proyek. Pengembangan project charter bergantung pada ukuran dan
dari proyek, landasan manajemen proyek dan proses pengembangan produk dan
area yang harus diperhatikan dan ada pada proyek. Berikut area yang terdapat
pada project charter,
organisasi dan manajer proyek harus menyesuaikan project charter berdasarkan
pengalaman dan karakteristik proyek itu sendiri.
1) Project Identification
Proyek memiliki nama yang unik atau sebuah cara untuk mengidentifikasi
mereka. Ini penting jika organisasi memiliki beberapa proyek yang harus
 dikerjakan pada satu waktu. Menamakan proyek dapat memberikan tim proyek
dan stakeholder pengenal dan rasa memiliki. Organisasi sering menggunakan
singkatan untuk nama proyek. Contoh, maskapai penerbangan Amerika
menamakan sistem Semi-Automated Business Research Environment (SABRE).
Saat ini SABRE telah menjadi produk yang dikenal yang menghubungkan agen
perjalanan, pelanggan online, dengan semua penerbangan, peminjaman mobil,
hotel, kereta api dan kapal pelayaran.

2) Project Stakeholder
Penting sekali bagi project charter untuk menyebutkan nama proyek sponsor
dan manajer proyek untuk mengurangi kebingungan ketika menentukan siapa
yang akan memiliki produk proyek dan siapa yang akan memimpin proyek.
Sebagai tambahan, nama tim proyek harus disertakan beserta role, nomor telepon
dan alamat email pada proyek. Bagian ini harus menggambarkan siapa yang akan
terlibat pada proyek, bagaimana mereka akan terlibat, dan kapan mereka akan
dilibatkan. Nomor telepon dan alamat email dapat memberikan bantuan untuk
tetap terhubung dengan berbagai partisipan.

3) Project Description
Project charter harus menjadi satu-satunya sumber dari informasi. Untuk itu,
akan berguna untuk menyertakan penjelasan proyek yang bisa membantu
seseorang yang belum mengetahui dengan proyek memahami tidak hanya detail,
tetapi garis besar dari proyek. Ini mungkin termasuk gambaran singkat atau latar
belakang proyek berupa masalah atau peluang yang bisa menjadi alasan atau
tujuan untuk mengambil proyek. Akan berguna juga untuk menyertakan visi
organisasi atau proyek dan bagaimana ini sejajar dengan tujuan strategi
organisasi. Kebanyakan bagian ini meringkas seluruh keuntungan yang
diharapkan dari proyek yang digambarkan pada business case. Sangat penting
bahwa project description fokus pada bisnis bukan teknologi.
4) Measurable Organizational Value (MOV)
MOV harus jelas, ringkas, disepakati untuk semua proyek stakeholder. Untuk
itu, MOV harus di highlight dan mudah diidentifikasi pada project charter.

5) Project Scope
Project scope adalah pekerjaan yang harus diselesaikan. Bagian spesifik dari
project charter yang mengklarifikasi tidak hanya apa yang akan dihasilkan atau
diselesaikan oleh tim proyek, tetapi juga apa yang tidak akan menjadi bagian dari
ruang lingkup proyek. Perbedaan ini sangat penting untuk dua alasan. Satu, ini
memberikan landasan untuk mengembangkan rencana proyek estimasi jadwal
dan biaya. Perubahan ruang lingkup proyek akan berdampak pada jadwal dan
anggaran proyek, jika resource tetap, memperluas jumlah pekerjaan yang harus
diselesaikan akan membutuhkan waktu dan uang lebih. Untuk itu pembuatan
pekerjaan tambahan untuk tim proyek akan memperluas jadwal proyek dan
menambah biaya proyek. Prosedur resmi harus tersedia untuk mengkontrol dan
mengatur ruang lingkup proyek. Kedua, sangat penting bagi manajer proyek
untuk mengatur harapan dari proyek sponsor dan tim proyek. Dengan membuat
ruang lingkup jelas, apa yang harus dan apa yang tidak untuk diselesaikan,
kesalahpahaman bisa dikurangi.

Contoh, tim proyek dan beberapa pengguna dapat melakukan beberapa

diskusi berkaitan ruang lingkup proyek. Satu pengguna mungkin menyarankan
bahwa sistem harus dapat mendownload laporan ke smart phone. Setelah diskusi
ide ini terlalu luas, manajemen memutuskan bahwa biaya dan waktu untuk
menambahkan kemampuan smart phone tidak menjadi perhatian organisasi. Pada
kasus ini, akan menjadi ide yang bagus untuk menyatakan secara jelas pada
project charter bahwa kemampuan smart phone tidak akan menjadi bagian dari
ruang lingkup proyek. Walaupun isu ini jelas, orang lain mungkin memiliki
harapan berbeda. Ruang lingkup harus menetapkan kunci deliverable dan
deskripsi dari fungsionalitas sistem informasi. Detail fitur sistem dan
fungsionalitas akan ditetapkan nanti di SDLC ketika proyek tim melaksanakan
analisa kebutuhan sistem.

Pada titik ini, tujuan utama adalah menetapkan ruang lingkup proyek
berdasarkan informasi yang diberikan oleh proyek sponsor. Detail ruang lingkup
dibutuhkan untuk merencanakan proyek sehingga estimasi untuk jadwal dan
anggaran proyek dapat ditetapkan. Termasuk deliverable produk dan kriteria
untuk penerimaan oleh proyek sponsor. Detail kebutuhan sistem akan di
spesifikasikan nanti saat fase pelaksanaan proyek ketika SDLC dilakukan.

Ruang lingkup pada project charter dapat berupa deskripsi cerita dari produk
atau layanan yang dihasilkan proyek, yang disebut statement of work (SOW).
SOW dapat dikembangkan oleh proyek sponsor atau dengan mewawancara key
stakeholder dilakukan oleh tim proyek.
6) Project Schedule
Walaupun detail jadwal proyek akan ada pada rencana proyek, sangat penting
untuk meringkas detail dari rencana untuk mengetahui tanggal mulai dan selesai.
Sebagai tambahan, tanggal deliverable, milestone, dan fase harus di sorot dan
diringkas.

7) Project Budget
Bagian project charter yang menyorot total biaya proyek. Total biaya proyek
diringkas dari rencana proyek.

8) Quality Standards
Rencana manajemen kualitas harus diterapkan untuk mendukung proyek,
bagian yang mengidentifikasi apapun yang membutuhkan standar kualitas harus
dibuat jelas pada project charter. Contoh, laporan sistem aplikasi harus
memenuhi kebutuhan agensi pemerintah.

9) Resource
Project charter bertindak sebagai kontrak, akan berguna untuk
menspesifikasikan resource yang dibutuhkan dan siapa yang bertanggung jawab
untuk menyediakan resource. Resource termasuk orang, teknologi, atau fasilitas
untuk mendukung tim proyek. Akan aneh untuk tim konsultan saat sampai pada
klien dan menemukan tidak ada tempat yang layak untuk mengerjakan proyek.

10) Assumptions and Risks

Asumsi termasuk sesuatu yang harus benar, seperti anggota tim tersedia untuk
poyek atau spesifik kriteria digunakan untuk mengembangkan estimasi rencana
proyek. Risiko dapat dikatakan sebagai sesuatu yang bisa salah atau sesuatu yang
memberi dampak pada kesuksesan proyek. Rencana manajemen risiko harus
ditetapkan untuk mendukung tim proyek , project charter harus meringkas
dampak potensial berikut :
a. Keadaan atau kejadian penting yang akan memberi dampak project scope,
schedule, atau budget – Risiko ini, dan strategi untuk mengatasi atau
meminimalkan dampaknya harus dijelaskan detail pada rencana risiko
proyek.
b. Mengetahui kendala yang mungkin dipaksakan oleh organisasi atau
lingkungan proyek – Mengetahui kendala termasuk pemaksaan tenggat
waktu, anggaran, tool teknologi yang dibutuhkan.
 c. Ketergantungan dengan proyek lain, internal atau external organisasi –
Ketergantungan antar proyek dapat terjadi, terutama jika sistem aplikasi
berbeda atau teknologi yang harus diintegrasikan. Penting untuk
mendeskripsikan peran proyek dengan hubungannya ke proyek lain.
d. Dampak pada area berbeda dari organisasi – Pengembangan dan penerapan
solusi TI akan memiliki dampak pada organisasi. Penting untuk
mendeskripsikan bagaimana proyek akan memberikan dampak pada
organisasi dalam bentuk gangguan, downtime, atau hilang produktifitas.
e. Isu yang beredar – Ini dapat berupa isu yang diidentifikasi oleh proyek
sponsor, manajer proyek atau tim proyek yang harus di sampaikan dan
disepakati selama proyek berjalan. Termasuk seperti resource yang harus
disediakan atau diputuskan berkaitan dengan fitur atau fungsionalitas pada
sistem.

11) Project Administration

Project administration fokus pada area pengetahuan, proses, dan kontrol yang
akan mendukung proyek. Termasuk administrasi :
a. Rencana komunikasi – bagaimana status proyek yang akan dilaporkan ke
berbagai stakeholder. Rencana ini termasuk proses untuk melaporkan dan
memperbaiki isu yang muncul.
b. Rencana manajemen ruang lingkup -- menggambarkan bagaimana perubahan
ruang lingkup proyek akan di ajukan, catat dan review.
c. Rencana manajemen kualitas -- berisi detail bagaimana perencanaan kualitas
, assurance dan control akan mendukung selama siklus hidup proyek. Sebagai
tambahan, rencana untuk pengujian sistem informasi akan disertakan.
d. Rencana manajemen perubahan dan penerapan – menspesifikasikan
bagaimana produk proyek akan diintegrasikan ke lingkungan organisasi.
e. Rencana sumber daya manusia -- memperoleh staf dan tim pengembang.

12) Acceptance and Approval

Project charter bertindak sebagai perjanjian atau kontrak antara proyek
sponsor dan tim proyek, sangat penting untuk key stakeholder menandatangani
project charter. Dengan menandatangi dokumen, project stakeholder
memperlihatkan penerimaan secara resmi proyek dan memberikan manajer
proyek dan tim kewenangan untuk menjalankan rencana proyek.
13) References
Dalam pengembangan project charter and plan, manajer proyek dapat
menggunakan banyak referensi. Sangat penting untuk mendokumentasikan
referensi ini dalam menambah kredibilitas ke project charter and plan, dan juga
untuk memberikan dasar dalam mendukung proses, kegiatan atau estimasi.

14) Terminology
Kebanyakan proyek TI menggunakan istilah tertentu atau singkatan yang
mungkin tidak biasa untuk banyak orang. Untuk mengurangi kompleksitas dan
kebingungan, akan
sangat berguna untuk menyertakan kamus yang memberikan arti dari istilah dan
singkatan, membantu proyek stakeholder dengan menggunakan bahasa yang
mudah dimengerti.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan

B. Saran