PERENCANAAN PROYEK & KONTROL

Sesi – 3

INISIASI DAN PERENCANAAN PROYEK

S1-Teknik Sipil
 INISIASI PROYEK

S1-Teknik Sipil
 INISIASI PROYEK
Menurut PMBOK 6th Edition, Inisiasi Project atau Project Initiation merupakan serangkaian kegiatan untuk
mengawali proses pembangunan suatu produk dalam hal ini adalah infrastruktur/ bangunan/ proyek
konstruksi. Dalam proses pertama dari lima fase dalam proyek ini, proyek dibuat dan ditentukan (determine)
untuk mulai merencanakan proyek. Langkah ini melibatkan pengaturan proyek, dan memastikan bahwa
organisasi pelaksana jelas tentang tujuan, sasaran , dan prioritas seputar proyek. Biasanya ada masalah
tertentu yang memerlukan pengaturan, seperti masalah pendanaan atau pemangku kepentingan. Ini adalah
langkah kecil namun perlu, dan kepentingannya seringkali diremehkan.

The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) mengidentifikasi dua proses dalam fase ini.

Project Identifikasi
Charter Stakeholder

S1-Teknik Sipil
 INPUT PERENCANAAN PROYEK

1 2
Dokumen Inisiasi Proyek/ Proposal Konsep
project charter

S1-Teknik Sipil
 PROJECT
CHARTER:
• Integration
• Scope !
• Schedule Beberapa hal yang harus
• Cost diperhatikan saat
mengaplikasikan project
• Quality charter
• Coomunications
• Risk
• Stakeholder
• Resource
• Procurement

S1-Teknik Sipil
 Tabel ini menunjukan beberapa faktor berpengaruh pada setiap tahap proyek.

S1-Teknik Sipil
 PROJECT CHARTER
Project Charter adalah dokumen yang mendefinisikan dan mengesahkan proyek.
Ini menguraikan tujuan dan sasaran organisasi untuk proyek. Pada dasarnya ini
mewakili apa yang dipikirkan organisasi saat membuat proyek dan meletakkan
fondasi di bawah fase perencanaan. Ini dapat berisi hal-hal berikut:

Ruang
Lingkup

Stakeholder Milestone

Kriteria
Profit
Keberhasilan

Keuangan

S1-Teknik Sipil
 1. RUANG LINGKUP
Batasan ruang lingkup umum yang mengidentifikasikan tujuan dan sasaran
goals yang akan dicapai proyek. Untuk memastikan keberhasilan proyek,
perlu untuk menentukan ruang lingkup proyek dengan benar. Proyek tidak
dapat berhasil tanpa ruang lingkup proyek, tidak peduli seberapa keras
bekerja.
Mendefinisikan ruang lingkup proyek berarti kita harus memiliki visi dan
kesepakatan yang jelas tentang hasil proyek. Ini memungkinkan output
dapat dikirimkan proyek tetap sesuai jadwal.
Lingkup proyek adalah langkah pertama dalam menentukan tujuan proyek.
Setelah menentukan ruang lingkup, kemudian menetapkan sumber daya
dan plot garis waktu untuk proyek. Setelah itu, diberikan tugas kepada
anggota tim sehingga pelaksanaan proyek sesuai dengan tenggat waktu
dan anggaran..

S1-Teknik Sipil
 MENENTUKAN RUANG LINGKUP PROYEK
Kebutuhan Proyek
Jika kita dapat dengan jelas menentukan kebutuhan suatu proyek, kita cenderung memiliki target yang baik sejak awal. Ini berfungsi sebagai tolok ukur
untuk semua langkah selanjutnya dalam proyek. Ketika 'apa dan mengapa' sebuah proyek jelas, kita dapat menetapkan tujuan menengah yang spesifik.
Ini juga meletakkan dasar untuk urutan tugas dan bagaimana kita harus melakukannya.

Tujuan dan Sasaran

Dasar dari lingkup proyek ini sejalan dengan tujuan dan sasaran kami menggunakan konsep SMART. Ini berarti bahwa kriteria tersebut harus Spesifik,
Measurement (terukur), Archieveable (dapat dicapai), Realistis, dan Time-related (diselesaikan dalam jangka waktu tertentu).

Deskripsi Proyek
Sebelum memulai setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan harus dideskripsikan dengan jelas sehingga dapat menunjang keberhasilan proyek dimasa
mendatang

Kepuasan Pelanggan
Proyek yang berhasil adalah proyek di mana harus memperhitungkan kepuasan pengguna akhir (client). Pada akhirnya, perlu adanya penyelarasan
ruang lingkup proyek dengan harapan client.

Risiko dan Perubahan

Dengan mengetahui potensi risiko, dapat meminimalkan masalah dengan mengajukan langkah-langkah sebelumnya. Dengan cara ini akan membatasi
penundaan. Mengubah lingkup proyek terkadang tidak dapat dihindari. Tentu saja tidak dapat menerapkan perubahan secara sepihak, perlu komunikasi
dengan pelanggan, pemangku kepentingan, dan anggota tim proyek. Ini meminimalkan ketidaksepakatan di tahap selanjutnya.
 2. MILESTONE
Mirip dengan output proyek, tonggak utama dapat dan harus diidentifikasi dalam
project chapter tetapi bukan peran piagam proyek untuk mencantumkan semua
tujuan utama. Project Chapter tidak boleh berisi jadwal terperinci, tetapi deskripsi
kegiatan penting yang dapat membantu dalam mengkomunikasikan proyek
seperti yang dibayangkan oleh organisasi.

S1-Teknik Sipil
 3. PROFIT
Penjelasan tentang mengapa perlu melakukan proyek akan membantu untuk
menempatkan semua orang pada presepsi yang sama sejak awal. Metrik bisnis
seperti keuntungan atau pendapatan yang diharapkan, atau Return on Investment
(ROI) yang diperlukan dapat menjelaskan kepada tim manajemen proyek tentang
manfaat yang diharapkan dan didapatkan. Contohnya mungkin ada satu masalah
yang tidak menguntungkan dan harus diselesaikan, hal seperti ini secara eksplisit
dapat memandu pengambilan keputusan selama proyek berlangsung.

S1-Teknik Sipil
 4. KEUANGAN
Sebagian besar proyek dimulai dengan tingkat pendanaan yang disetujui oleh pihak
pelaksana. Menyatakan jumlah dana dalam Project Chapter dapat menetapkan
batasan proyek dan memastikan bahwa tidak melewati jumlah yang ditentukan.

Status pendanaan
Pendanaan selalu datang dengan syarat, bahkan ketika perencanaan biaya telah
disetujui. Perubahan status pendanaan ini kemudian harus diperhitungkan dan
diberikan toleransi untuk mengatasinya. Proyek yang memiliki tingkat pendanaan
tertentu yang disetujui tetapi kemudian mengalami masalah pendanaan, kebanyakan
itu tidak benar-benar disetujui untuk memulai, karena masalah komunikasi di tingkat
pendanaan.

S1-Teknik Sipil
 5. KRITERIA KEBERHASILAN
Setiap proyek mengandung kriteria keberhasilannya dan organisasi yang
melaksanakan proyek harus mengidentifikasinya pada tingkat "di luar"
proyek (yaitu Project Charter). Biasanya ada faktor keberhasilan utama
seperti membuat jalan yang mulus, atau tingkat penjualan tinggi. Namun,
faktor keberhasilan sekunder yang biasanya diabaikan dan menimbulkan
risiko yang lebih besar pada proyek. Ini mungkin termasuk memastikan
ketersediaan material dan menyiapkan tim marketing yang andal.

S1-Teknik Sipil
 6. STAKEHOLDER
Meskipun bukan tanggung jawab Project Charter untuk mengidentifikasi
semua pemangku kepentingan (Stakeholder), namun harus
mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang merupakan bagian
utama dari proyek dan di bawah naungan siapa proyek itu dibuat.
Misalnya, untuk proyek pengerasan jalan di atas, pengembang lahan
adalah sponsor proyek dan kota (pemerintah daerah) adalah pemangku
kepentingan utama yang harus ditangani selama Project Charter. Tujuan
utama setiap pihak harus diidentifikasi sehingga jelas mengapa proyek
dibuat.

S1-Teknik Sipil
 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Mengidentifikasikan pemangku kepentingan adalah proses lain dalam tahap permulaan (Initiation.
Pemangku kepentingan datang dalam berbagai bentuk dan memiliki kebutuhan yang sangat berbeda
sehubungan dengan proyek. Mereka bisa menjadi:

1. Pendukung. Misalnya, daerah yang akan menerima pendapatan pajak dari pabrik baru.
2. Ditentang (Lawan). Misalnya, pemilik tanah lokal yang tidak mau menjual kepada pengurus proyek.

Mereka juga dapat memiliki berbagai tingkat dukungan. Seringkali tidak tahu seberapa kuat mereka
mendukung atau menentang proyek sampai ada komunikasi dengan mereka. Banyak proyek
mengalami masalah karena dibuat asumsi tentang kepentingan pemangku kepentingan yang tidak
didasarkan pada komunikasi langsung dengan pemangku kepentingan tersebut.

S1-Teknik Sipil
STAKEHOLDER UMUM DALAM PROYEK KONSTRUKSI

01 MANAJER PROYEK 04 SPONSOR

Seseorang yang bertanggung Penyedia sumber dana
jawab untuk mengelola Proyek untuk proyek

02 PELANGGAN 05 MASYARAKAT
Seorang/organisasi yang Konsumen dan pemerhati
menggunakan produk proyek proyek.

ORGANISASI
03 PROYEK
Hirarki/ susunan tugas
dan wewenang individual
 STAKEHOLDER INTERNAL PROYEK

Pemilik Proyek Kontraktor Konsultan

Seseorang atau perusahaan yang Perusahaan yang dipilih dan Seseroang atau perusahaan yang ditunjuk oleh memilik yang
mempunyai dana, memberikan tugas kepada seseorang disetujui untuk melakukan memiliki keahlian dan pengalaman merancang dan mengawasi
atau perusahaan yang memiliki keahlian dan pengalaman pekerjaan konstruksi yang proyek konstruksi
dalam pelaksanaan pekerjaan agar hasil proyek sesuai direncanakan sesuai dengan
sasaran dan tujuan yang ditetapkan keinginan pemilik proyek dan
bertanggung jawab penuh
terhadap pembangunan fisik
proyek.
Sub- Kontraktor Pemasok/ Supllier Pemasok/ Suplier
Pihak yang ditunjuk oleh kontraktor dan disetujui pemilik untuk Pihak yang ditunjuk oleh kontraktor untuk memasok
mengerjakan sebagaian pekerjaan kontraktor pada bagian fisikSaturn is the ringedmaterial yang memiliki kualitas yang diinginkan oleh pemilik
proyek yang memiliki keahlian khusus spesialis.
one and a gas giant
 PERENCANAAN PROYEK

S1-Teknik Sipil
 DEFINISI PERENCANAAN
• Perencanaan unit kerja di suatu instansi yang mengurusi masalah perencanaan
di instansi tersebut (KBBI)
• Perencanaan konstruksi adalah proses mendasar dan menantang dalam manajemen dan
pelaksanaan proyek konstruksi. Tugas mengembangkan rencana teknis sangat penting
untuk memastikan keberhasilan proyek konstruksi. Tugas menyiapkan rencana teknis ini
biasanya dilakukan secara manual menggunakan dua proses terpisah: (1) definisi
rencana dan (2) verifikasi / pengecekan. Menurut B.T. Zhong a,b , L.Y. Ding a,b, ⁎,
Peter E.D. Love c , H.B. Luo a,b (2015)
• Douglas: Perencanaan adalah suatu proses kontinu dari pengkajian, membuat tujuan dan
sasaran, dan mengimplementasikan serta mengevaluasi atau mengontrolnya.
• Alexander: Perencanaan adalah memutuskan seberapa luas akan dilakukakan,
bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
• Steiner: Perencanaan adalah suatu proses memulai dengan sasaran-sasaran, batasan
strategi, kebijakan, dan rencana detail untuk mencapainya, mencapai organisasi untuk
menerapkan keputusan, dan termasuk tinjauan kinerja dan umpan balik terhadap
pengenalan siklus perencanaan baru.

S1-Teknik Sipil
 DEFINISI PERENCANAAN
Umumnya, dalam suatu perencanaan seorang manajer atau pemgambil keputusan akan memulai dengan menjawab
pertanyaan 5W dan 1H, seperti berikut ini:
What: seorang manajer harus menjawab pertanyaan, apa yang hendak dicapai dan dirumuskan dalam mencapai tujuan
tertentu.
Why: seorang manajer harus menjawab, mengapa hal itu yang menjadi tujuan, bukan yang lain. Manajer harus bisa
memberi alasan yang disertai analisisnya.
Where: seorang manajer harus mampu mempertanggung jawabkan pemilihan lokasi perusahaan. Misalnya, mengapa
memilih lokasi dekat konsumen? Tentunya keputusan pemilihan tempat itu harus dapat dipertanggungjawabkan manajer
dilihat dari aspek ekonomis, sosial, dan teknis.
When: seorang manajer atau pengambil keputusan harus dapat dengan tepat menentukan jadwal pekerjaan yang harus
diselesaikan.
Who: seorang manajer harus mempertanggungjawabkan mengapa orang-orang itu yang dipilih untuk melaksanakan suatu
pekerjaan. bukan orang lain. Manajer harus memberi alasan tersebut.
How: seorang manajer harus dapat menentukan bagaimana cara melaksanakan suatu pekerjaan. Seorang manajer tidak
selalu harus melaksanakan suatu pekerjaan seorang diri. Pekerjaan tersebut dapat pula dilimpahkan kepada stafnya.

S1-Teknik Sipil
 Proses Mengidentifikasi pendekatan teknis yang akan

Perencanaan
digunakan.
Mengidentifikasi urutan tugas yang akan dilakukan dan

Proyek
Sesuai output yang diharapkan

Perkirakan sumber daya

Perkirakan biaya/ cost proyek

Identifikasi organisasi/ pelaksana yang melaksanakan

proyek

Identifikasi resiko yang ada

Mendifinisikan metode/ cara yang digunakan untuk

pelaksanaan proyek untuk memastikan kualitasnya

Identifikasi metode yang digunakan untuk mengawasi

pekerjaan

S1-Teknik Sipil
 Sumber daya
seperti apa yang
dibutuhkan?

Orang seperti
apa yang

Proses
Rencana dibutuhkan
dalam proyek?

Perencanaan Bagaimana
mengatur tim
yang sudah
terbentuk?

Bagaimana cara
mengontrol apabila
ditemukan deviasi
pada pelaksanaan
proyek ?

S1-Teknik Sipil
 SASARAN PROYEK
Yang harus diketahui dari setiap proyek:

Goal (Sasaran / Tujuan)

Output (Keluaran)

Outcome (Manfaat)

Impact (Dampak)

S1-Teknik Sipil
 CONTOH SKEMA PROSES PROYEK

(INPUT) (PROSES) (OUTPUT)

• Bendung 1 unit
• Money • Manajemen / • Sal. primer 2,5 km
• Man Power metode • Sal. sekunder 4 km (GOAL)
• Material • Tepat waktu • Jmbtn 10 unit
• Tepat mutu Jaringan
• Machine • Bang. Bagi 30 unit
• Tepat biaya • Gorong² 12 unit
Irigasi Muara
• Tepat aturan • Perkuatan tebing 320 Bangun, luas
• Tepat lingkungan m 3000 ha
• Tepat kemanan

S1-Teknik Sipil
 PROYEK HANDAL MEMENUHI 8T
No 8T Alat Kendali
1. Tepat Mutu Sistem Manajemen Mutu
RMU ( rencana mutu unit) oleh ES I dan ES II
RMP ( rencana mutu pelaksanaan ) oleh kasatker dan PPK
RMK (rencana mutu kontrak) oleh penyedia jasa (kontraktor & konsultan)
Spesifikasi Teknis, Hasil test lab./ lap.
2. Tepat Waktu Bar chart, S-curve, Network Planning, CPM
3. Tepat Biaya Manajemen Keuangan, DIPA, DPA, PO, DKH, CCO, VO
4. Tepat Aturan UU, PP, Perpres, Permen, Dokumen Kontrak, dll
5. Tepat Lingkungan AMDAL, UKL/UPL
6. Tepat Keamanan Dokumen K3 (Keamanan & Keselamatan Kerja)
7. Tepat Manfaat Hasil Pengamatan
8. Tepat Fungsi Hasil Pengamatan (Hasil Uji)

S1-Teknik Sipil
 PENCIPTAAN PROYEK
Sifat Usulan Alur Usulan Jenis Proyek
Bottom – UP • dari masy. ke pemerintah Proyek kecil / sederhana
(dari bawah) • dari daerah ke pusat c/o: Irigasi sederahana, embung,
• dari unit di bawahnya jembatan-jembatan bentang
pendek

Top – Down • dari pemerintah ke masy. Proyek besar (pekerjaan

(dari atas) • dari pusat ke daerah kompleks)
c/o: bendungan, jalan tol,
pelabuhan, bandara

Gabungan Top-Down dan Sebagian dari atas dan sebagian Proyek sedang (pengguna adalah
Bottom-Up dari bawah masy.)

S1-Teknik Sipil
 TUJUAN & SASARAN PROYEK
• Mencerdaskan
masyarakat • Pendidikan tinggi
• Revolusi mental • Gedung kampus

TUJUAN KELUARAN

DAMPAK MANFAAT
• Tempat pendidikan
• SDM meningkat realtif dekat
• Minat kuliah meningkat
• Karakter bangsa
• Persaingan ilmu
terbentuk pengetahuan
• Bangsa semakin maju, • Masyarakat semakin pintar
dll • Generasi penerus bangsa
tercipta, dll
S1-Teknik Sipil
 TAHAPAN KONSEPTUAL

Tahap perencanaan yang paling awal adalah tahap konseptual. Tahap konseptual adalah menuangkan sebuah gagasan ke dalam
konsep. Pada tahap ini cenderung belum ada data yang cukup untuk menentukan sasaran / tujuan proyek, tetapi telah
mempunyai gagasan tentang apa yang akan dibangun atau diproduksi, mempunyai wacana tentang manfaat yang diinginkan
serta dampak yang diharapkan.

S1-Teknik Sipil
 TUJUAN & SASARAN PROYEK
• Menciptakan lapangan
kerja • Proyek perumahan
• Keuntungan tinggi

TUJUAN KELUARAN

DAMPAK MANFAAT

• Lingkungan • Pengangguran
perumahan tersusun berkurang
• Ekonomi meningkat • Mendapat
• Kejahatan berkurang keuntungan

S1-Teknik Sipil
 TAHAPAN KONSEPTUAL

Ketika keputusan untuk melaksanakan suatu proyek dibuat, seringkali ada beberapa definisi tentang apa yang akan
dibangun, dan seringkali tidak akurat dalam mengestimasi biaya [Cláudio Ricardo Bettini, Orlando Celso Longo, Luciane
Ferreira Alcoforado, Alana Caroline Gamba Maia, (2016)]
Oleh karena pada tahap konseptual cenderung belum ada data pendukung, sehingga perlu ada metode estimasi tahap
konseptual, agar konsepnya terukur dan layak untuk ditindak lanjuti dan melakukan studi kelayakan. Apabila tidak ada
metode estimasi konseptual, maka konsep yang terukur hanya bisa dilakukan oleh orang yang berpengalaman, atau konsep
seseorang yang belum punya pengalaman, perlu dilakukan pengukuran oleh ahli sebelum dilakukan studi kelayakan.

S1-Teknik Sipil
 TAHAPAN KONSEPTUAL
 Penyusunan dan perumusan gagasan
 Analisis pendahuluan
 Pengkajian kelayakan

Studi meja

S1-Teknik Sipil
 REFERENSI
1. B.T. Zhong a,b , L.Y. Ding a,b, ⁎, Peter E.D. Love c , H.B. Luo a,b (2015) An ontological approach for technical plan
definition and verification in construction. Automation in Construction journal homepage: www.elsevier.com/locate/autcon.
https://doi.org/10.1016/j.autcon.2015.02.002
2. Cláudio Ricardo Bettini, Orlando Celso Longo, Luciane Ferreira Alcoforado, Alana Caroline Gamba Maia, (2016) Method
for Estimating of Construction Cost of a Building Based on Previous Experiences. Open Journal of Civil Engineering
Vol.06 No.05(2016) Article ID:72521,15 pages 10.4236/ojce.2016.65060
3. 1Paikun, 2SriRahayu, 3Ade Selpi, 4Andini Awalia (2019) Quick Ways to Calculate Shophouse Construction Project
Materials Using Regression Analysis Programs
4. 1Angga Aprilia 2Mochamad Rajib Siddiq, 3Roni Eka Hamdani, 4Paikun. (2019) Nusa Putra University, Sukabumi –
Indonesia. Regression Model of Shophouse Construction Costs and Percentage of Building Component Costs.
5. Paikun., Kadri, T., & Hudayani Sugara, R. D. (2017). Estimated budget construction housing using linear regression model
easy and fast solutions accurate. 2017 International Conference on Computing, Engineering, and Design (ICCED).
doi:10.1109/ced.2017.8308095.

S1-Teknik Sipil
 Thank you

S1- Akuntansi