CASE STUDY 2: JWD CONSULTING’S PROJECT MANAGEMENT INTRANET SITE PROJECT (AGILE

APPROACH)

Bagian ini akan mendemonstrasikan pendekatan agile untuk mengatur proyek dari JWD Consulting,
yaitu proyek managemen situs intranet. Dari pada mengulangi dokumen sampel yang ditunjukkan
pertama, bagian ini menekankan perbedaan dalam menggunakan pendekatan agile pada setiap process
group.

Diingat kembali bahwa pendekatan agile sering digunakan dalam proyek yang dimana business team
tidak dapat mendefenisikan cakupan dengan jelas atas siklus hidup produk, namun tim ingin
menyediakan produk yang siap untuk dikirimkan lebih cepat. Tim dengan pendekatan agile biasanya
menggunakan beberapa iterasi atau deliveries(pengiriman/pengantaran/penyampaian) terhadap
software daripada menunggu hingga akhir proyek untuk menghasilkan sebuah produk.

Ketika menggunakan teknik agile dan menggunakan metode paling popular yaitu Scrum, sebuah tim
menggunakan peran, artifacts (artefak), dan ceremonies (acara).

Peran, Artefak, dan Ceremonies dalam Scrum

Terdapat tiga peran dalam Scrum :

- Product Owner
- Scrum Master
- Scrum Team/development team

Dalam Scrum, artefak adalah objek yang penting yang dibuat oleh manusia. Berikut adalah artefak yang
dibuat dengan Scrum :

- Product backlog
- Sprint backlog
- Burndown chart

Scrum Master (role dalam Scrum), memudahkan empat ceremony atau meeting ketika menggunakan
metode Scrum:

- Sprint planning session

- Daily Scrum
- Sprint reviews
- Spring retrospectives
Figure 1 Scrum framework dan Process Groups

Gambar tersebut menjelaskan :

1. Initiating
- Menentukan role
- Menentukan seberapa banyak sprint yang akan dirilis dan batasan dari software yang
disampaikan
2. Planning
- Create product backlog
- Create sprint backlog
- Create release backlog
- Merencanakan tugas yang akan dikerjakan setiap harinya
- Dokumentasikan daftar kendala
3. Executing
- Menyelesaikan tugas berdasarkan jangka setiap sprint
- Menghasilkan produk pada tiap akhir sprint
4. Monitoring and Controlling
- Mengatasi masalah dan rintangan yang membatasi
- Menciptakan dan memperbaharui burndown chart
- Mendemonstrasikan produk yang sudah jadi selama proses pertemuan sprint
5. Closing
- Mencari solusi untuk meningkatkan produk dan proses selama proses pertemuan sprint
Project Pre-Initiation and Initiation
Dengan menggunakan Scrum role, Joe Fleming sebagai pemilik produk dan Erica Bell merupakan
ScrumMaster, dan orang lain yang tercantum dalam proyek akan menjadi anggota tim. Joe dan Erica
akan berdiskusi untuk membahas fungsi apa yang akan dibuat dalam setiap rilisnya, berapa banyak
sprint yang dibutuhkan untuk setiap rilis, berapa banyak software yang akan diperlukan, dan
pendekatan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Perusahaan harus melakukan survei untuk
mengumpulkan persyaratan untuk perangkat lunak baru dan menentukan nilai setelah implementasi.
Setelah mengumpulkan dan menganalisis informasi, diperkirakan project ini akan memakan waktu
sekitar dua bulan. Joe dan Erica akan membuat sebuah survei tentang penilaian. Misalnya dengan
meminta responden servei untuk template, tool, dan beberapa informasi yang bermanfaat kepada
dapertemen IT. Informasi ini akan membantu proses pengembangan software. Joe dan Erica
memutuskan aka bahwa 3 software yang dirilis akan realistis, mengingat kendala waktu dan biaya.
Setiap sprint ditargetkan mencapai empat minggu, dan melakukan review dan pembuatan produk dan
sprint backlog akan menjadi proses yang berkelanjutan dalam setiap sprint. Dalam langkah selanjutnya,
tim departemen IT menyarankan untuk mengirimkan desain interface kepada user untuk mendapatkan
feedback. Karena dengan pendekatan ini, akan menghemat banyak dalam pengerjaan ulang selama
pengembangan. Hal ini juga akan membantu menghasilkan interface yang lebih baik.

Planning
Executing
Tim akan menyelesaikan tugas setiap harinya, Tetapi dengan menggunakan pendekatan agile, team
akan menghasilkan beberapa iterasi dari produk yang mungkin shippable. Iterasi pertama akan
memberikan kemampuan untuk . Dengan menggunakan metode Scrum, bisnis bisa mendapatkan
keuntungan dari fitur baru ini beberapa bulan lebih cepat dibandingkan kerika perusahan menggunakan
pendekatan predictive yang telah dijelaskan. Tetapi karena project team tidak memiliki pengalam dalam
menggunakan Scrum, team harus menyelesaikan beberapa tantangan. Dalam hal ini, misalnya dalam hal
komunikasi. Komunikasi sangan berbeda dikarenakan team akan bertemu setiap harinya. Dan team
pembangun project juga bingung karna mendapatkan tiga iterasi produk, bukan hanya satu.
Monitoring and Controlling
Closing
Dalam studi case ini, ScrumMaster akan mengarah ke sprint retrospektif. Untuk tahap closing team akan
menjelaskan apa saja yang terjadi selama sprint.