STANDARD OPERATING PROCEDURE

DOKUMENTASI WISUDA LFM ITB

KONSUMSI

Standard Operating Procedure Last Updated:

Proyek Dokumentasi Wisuda ITB Wisuda April 2019

KONSUMSI 15 Halaman
PEMBUKA

Halo! Selamat telah menjadi Koordinator Divisi Konsumsi di Proyek Dokumentasi Wisuda ITB kali ini

dan selamat datang di dunia konsumsi! Tanggung jawab divisi konsumsi adalah menyediakan makanan

yang memuaskan bagi para kru agar proyek dokumentasi wisuda dapat berjalan dengan lancar dan

sukses! Jadi mari berusaha untuk menyenangkan kru-kru semua!

Hard work should be rewarded with good food!

Divisi konsumsi bertanggung jawab untuk menyediakan konsumsi bagi para kru yang bekerja sejak

pra hingga pasca wisuda. Untuk masa pra-wisuda divisi konsumsi akan diminta untuk menyediakan

makanan ringan dan makanan berat untuk divisi marketing. Sediakan makanan ringan jika ada rapat

koordinator atau latihan divisi (koordinasi dengan kordiv lain juga). Pada hari Gladi resik dan hari-H

divisi konsumsi harus menyediakan makanan untuk seluruh kru yang bekerja. Begitu pula untuk

pasca wisuda divisi konsumsi akan diminta untuk menyediakan makanan bagi para editor, notulen,

dan sortir.

Sehingga, sangat penting untuk selalu berkoordinasi dengan pimpro beserta kordiv-kordiv

kamu!

"Hati boleh kosong, tapi jangan perut yang kosong" - Jono

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 2

JOB DESCRIPTION

1. Menyediakan konsumsi sepanjang perjalanan proyek dokumentasi wisuda

2. Menyenangkan dan mengapresiasi kru-krunya dengan konsumsi

3. Berkoordinasi dengan kordiv lainnya mengenai kebutuhan konsumsi dari setiap divisinya

4. Berkoordinasi dengan kordiv lainnya mengenai kebutuhan divisi konsumsi

5. Berkoordinasi dan saling membantu dengan pimpro dan kordiv lainnya dalam perjalanan

proyek dokumentasi wisuda

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 3

PERSIAPAN

Gambar diatas memberikan gambaran kasar mengenai konsumsi yang perlu kamu persiapkan. Tapi

perhatikan, tidak semua yang diatas masih sama sampai saat ini. Karena itu, KOORDINASIKAN ya!

Tanyakan saja pada pimpro kamu apa saja konsumsi yang harus kamu persiapkan.

Dari gambar diatas, yang perlu kamu perhatikan adalah:

1. Beberapa jumlah dapat disesuaikan lagi.

2. Untuk Oktober, bisa jadi ada dua sesi makan dalam satu hari atau Gladi ada 3 hari.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 4

 3. Makanan Postman biasanya diurus oleh Pimpro DVD

4. Brownies Teh Netty biasanya diurus oleh Sortir

Selain itu, sediakan juga minuman isotonik untuk Pimpro, Kordiv Fotografer, Notulen, dan Sortir

yang melakukan QC.

Lalu beberapa kontak yang mungkin dapat membantu kamu:

Nama Vendor No HP LINE Nama Kontak

Kantin Fivy Tubis 0812 2149 9681

Si Bontot 0812 2422 4882

Ayam Harmony 087722820885

Nasi Kuning SR 0812 1468 2132 Bu Sri

Red Orchid 0821 1862 7117 Nivaalee

Sari Roti 0821 3013 5484 Pak Yadi

Fortune Catering @fortune.catering

Bunda Catering 0812 2431 0303 Oci

Kedai Nyeureng +6282240440443

Dapur Nini +62 896 79206196

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 5

PRA HARI-H

1. Make the Team!

Sistem untuk mencari staff konsumsi adalah melalui closerec. Maka dari itu, kamu harus pintar

dalam memilih siapa saja yang akan bekerja bersama kamu. Cepat-cepatlah dalam memilih staff

konsumsi agar tidak diambil divisi lain karena memang tidak mudah untuk mencari staff

konsumsi. Disini kamu tidak membutuhkan staff yang terlalu banyak, kamu hanya membutuhkan

4 atau 5 orang saja. Kalau bisa, ada setidaknya dua orang yang tidak mengambil divisi lain saat

hari-H nanti. Usahakan staff dengan jurusan yang berbeda-beda dan jangan lupa untuk

menanyakan dia masuk divisi apa saja saat wisuda. Pastikan mereka mengambil divisi yang berbeda-

beda agar kamu tidak kekurangan staff saat divisi lain itu bekerja, tanyakan juga apa saja

kesibukan mereka. Usahakan terdapat staff laki-laki untuk memudahkan membawa konsumsi dalam

jumlah banyak. Selain itu, usahakan juga kamu memiliki staff yang memiliki kendaraan untuk

mempermudah kamu saat survei nanti, berbelanja, dan tentunya membawa konsumsi.

2. Manajerial : RAB & Timeline

Susunlah RAB dan Timeline. RAB yang kamu buat ini, sangat berhubungan dengan divisi-divisi

lainnya, sehingga koordinasi bersama seluruh divisi sangat penting! Tanyakan pada setiap

divisi kebutuhan konsumsi mereka apa saja, dan perlu berapa banyak. Langsung paksa mereka

untuk memberikan jumlah saja. Rancangan Anggaran ini juga sesuaikan dengan realisasi anggaran

yang dibuat oleh bendahara proyek dokumentasi wisuda sebelumnya (bukan RAB sebelumnya)

ya. Gunakan harga yang ada pada realisasi itu sebagai acuan. Lebihkan sedikit jumlah orang

yang datang untuk hari-h ataupun gladi untuk berjaga-jaga.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 6

Kemudian, susunlah timeline konsumsi. Kamu dapat melihat ke timeline konsumsi sebelumnya

dan menyesuaikannya. Jangan lupa untuk memerhatikan timeline dari divisi-divisi lainnya,

terutama saat ada latihan!

3. Get Together

Minimal satu kali sebelum hari-H wisuda kumpul untuk membahas pembagian kerja dan apa saja

yang harus dipersiapkan supaya seluruh staff tau apa saja tugas mereka dan apa saja yang harus

dipersiapkan.

4. Jobdesc

Untuk memudahkan pekerjaan konsumsi, alangkah baiknya bila setiap hari kerja ditunjuk salah

satu staff untuk menjadi PJ of the Day yang akan bertanggung jawab untuk membeli makanan

dan mengkoordinasikan distribusi makanan. Sebaiknya ada juga staff yang bertugas membantu

untuk mengangkut barang dari LFM ke Sabuga pada pagi hari saat hari-H wisuda (sebaiknya

laki-laki).

Tips: selalu cek kinerja staffmu dan secepatnya kumpulkan bon di tiap staff agar tidak tercecer, lebih baik

sediakan satu pouch untuk menyimpan segala bon yang akan diberikan ke bendahara

5. Koordinasi!

Karena penyediaan konsumsi adalah hal yang penting bagi kelancaran wisuda, seorang

koordinator konsumsi sangat diwajibkan untuk berkoordinasi dengan seluruh koordinator

divisi lainnya tentang jumlah konsumsi yang harus disediakan untuk masing-masing staff divisi.

Pastikan jumlah yang diminta oleh koordinator divisi lain adalah jumlah yang benar, agar

konsumsi yang tersedia tidak kelebihan atau bahkan kekurangan. Selain untuk jumlah konsumsi,

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 7

koordinasi juga tentang jadwal masing-masing divisi. Contoh, pada saat hari H wisuda, pastikan

waktu berangkat kerja divisi doksos. Pastikan staff diberi konsumsi pada waktu yang tepat agar

tidak bentrok dengan acara mereka.

Tips: selalu tanya update staff tiap divisi karena suka nambah atau berkurang secara tiba-tiba

6. Survey

Untuk pemilihan menu makanan, survei lah terlebih dahulu. Tanyakan juga kepada kru-kru ingin

konsumsi seperti apa. Siapa tahu mereka punya rekomendasi suatu catering yang enak dan

murah karena terkadang ada kru sudah pernah merasakan suatu catering baik hasilnya puas

ataupun tidak. Jangan takut untuk mencoba vendor baru, namun harus tetap memperhatikan

menunya dan pastikan makanan sesuai dengan gambar atau ketentuan yang telah disepakati.

Bandingkan lah tiap catering (tanyakan juga mengenai ongkir dan diskon jika membeli dalam jumlah

banyak). Jika ada yang lebih mahal tetapi enak, boleh dijadikan sebagai makan malam gladi

atau setelah acara wisuda selesai (digunakan sebagai apresiasi atas kerja keras kru). Dalam membuat

menu di hari H, sebaiknya makanan hari pertama dan hari kedua sama agar kru yang bekerja

hanya satu hari tidak iri karena makanan yang berbeda. Sebaiknya dibuat pilihan menu dan

konsultasikan kepada pimpro dan kordiv lain. Jangan lupa tanyakan kepada catering kesanggupan

mengerjakan agar tahu kapan waktu maksimal memberikan data fix kepada catering tersebut.

7. Pendataan Konsumsi Gladi dan Hari H

Agar kita bisa mendata siapa saja yang akan mendapatkan konsumsi maka kamu wajib menanyakan

kepada para kordiv berapa orang dan siapa saja dari staff mereka yang akan datang di gladi

dan hari H.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 8

Untuk memudahkan hal itu lebih baik buatlah google form yang berisikan kapan saja mereka

datang dan menu sarapan apa yang mereka pilih. Jangan lupa untuk menyertakan data pribadi

krunya juga, seperti nama dan dari divisi apa mereka. Lalu google form tersebut disebarluaskan

oleh para kordiv ke group masing-masing. Selalu cek data siapa saja yang belum mengisi untuk

di follow up ke kordiv masing-masing. Jangan lupa kirimkan juga google form tersebut kepada

fungs. Bandingkan data form dengan data kru yang seharusnya bekerja pada hari-H, pastikan semua

yang bekerja di hari-h mengisi form. Terakhir, jangan lupa isi untuk diri kamu juga!

INGATKAN SEMUA KRU UNTUK MENGISI! Pimpro, Kordiv, Fungs, dan Kru-krunya!

dan ancam saja, kalau kru yang tidak mengisi tidak usah diberikan konsumsi.

8. Konsumsi Latihan

Biasanya akan ada beberapa kali latihan dari berbagai divisi yang dilakukan sebelum hari-H. Cek

timeline dari divisi lainnya dan pastikan tersedia konsumsi selama latihan berlangsung. Untuk latihan

divisi selain foto studio biasanya konsumsi yang disediakan adalah makanan ringan (snack)

kiloan yang disediakan ½ kilogram setiap latihan. Sebaiknya beli dua jenis makanan ringan

untuk setiap latihan (masing-masing ¼ kg). Untuk latihan foto studio tanyakan kepada kordivnya

butuh bantuan untuk menyediakan konsumsi atau tidak, konsumsi yang disediakan biasanya seperti

martbak, donat, dan sebagainya.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 9

HARI-H

1. It's the Day!

Pada hari H, pastikan jumlah konsumsi tidak kurang tapi jangan sampai ada konsumsi berlebih.

Pertimbangkan waktu konsumsi tiba karena tidaklah mudah untuk keluar-masuk Sabuga.

Mintalah nomor telepon pengantar makanan dari vendornya agar dapat memastikan makanan tidak

telat datang. Perhatikan juga jadwal makan para kru jika terdapat dua shift dalam satu hari. Selain

makanan berat, siapkan juga makanan ringan dan minuman berenergi.

2. Buat Daftar Konsumsi, dan Catat Pengambilannya

Jangan lupa dicatat kru yang sudah mengambil dan yang belum, agar terdata dengan baik siapa

yang belum mengambil konsumsi. Dengan begitu, kamu bisa meminta kepada kru tersebut

untuk mengambil konsumsinya. Hubungi krunya dan wajibkan dia untuk mengambil konsumsi

yang sudah dipesannya. Untuk mempermudah, kamu dapat membagi konsumsi per divisi.

3. Konsumsi Menyamakan Buku

Berkoordinasilah dengan kordiv notulen untuk membantu menyediakan konsumsi untuk

menyamakan buku di rusan. Tanyakan saja apakah mereka kordiv notulen kamu mau

menyediakan konsumsi sendiri atau meminta bantuan kamu.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 10

PASCA HARI-H

1. Bon, Nota, dan Kwitansi

Setiap belanja untuk kebutuhan konsumsi wisuda jangan lupa untuk meminta nota, kwitansi, atau

struk sebagai pertanggungjawaban kepada bendahara. Sangat disarankan untuk mencatat

semua pengeluaran untuk kebutuhan konsumsi dalam sebuah laporan keuangan. Sebisa

mungkin tidak memakai uang pribadi untuk belanja kebutuhan konsumsi. Begitu pula sebaliknya,

jangan menggunakan uang belanja kebutuhan konsumsi untuk keperluan pribadi karena

nantinya akan menyulitkan masalah perhitungan dan pertanggungjawaban. Untuk pengumpulan

nota juga sebaiknya dikumpulkan dalam sebuah tas atau tempat tersendiri agar tidak tercecer.

2. Almost Done!

Pasca wisuda masih ada beberapa divisi yang harus bekerja, disini kita harus terus berkoordinasi

dengan para kordiv lainnya. Lakukan pendataan siapa saja yang harus disediakan konsumsi.

3. Cropping Day

Kegiatan pertama yang perlu kamu siapkan konsumsinya di masa pasca ini adalah Cropping

yang dilakukan oleh Sortir. Biasanya ini dilakukan pada H+1 wisuda. Karena itu, jangan lupa

untuk berkoordinasi dengan Kordiv Sortir mengenai konsumsinya. Tanyakan berapa perkiraan kru

yang akan hadir, dan mulai mencari vendor makanan.

Biasanya, Jonas akan memberikan konsumsi sebanyak 25 porsi. Sediakan konsumsi yang cukup

seimbang dengan makanan yang disediakan Jonas. Dan untuk kehadiran, lebih baik melihat

kehadiran pada saat hari itu dibandingkan melihat dari absensi kehadiran, karena biasanya akan

berbeda. Jadi sesuaikan saja.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 11

4. Suasanakan Bantu Pasca!

Pasca adalah masa yang berat untuk kordiv dan krunya, jadi kamu tidak boleh patah semangat dan

tetap membantu pimpro dan kordiv yang lain untuk mensuasanakan, mengajak, dan

menyemangati krunya untuk membantu pasca ya! Bantu juga segala kegiatan kordiv yang

bekerja saat pasca karena mereka sangat membutuhkan bantuan kamu!

5. Packaging

Kegiatan lain yang perlu kamu siapkan konsumsinya adalah Packaging. Datanglah dan bantu- bantu

packagingnya dari pagi, kemudian saat sudah mulai siang, hitung ada berapa kru yang datang

membantu dan belikan konsumsi sesuai jumlah tersebut. Kamu bisa melebihkan beberapa

porsi untuk berjaga-jaga kalau ada yang datang menyusul.

6. Evaluasi, SOP, dan Bantu Kordiv Selanjutnya!

Setelah selesai, jangan lupa untuk mulai mencicil menyusun evaluasi dan SOP! Buatlah evaluasi

konsumsi dan krunya, tanyakan pendapat krunya juga mengenai konsumsi kali ini. Kemudian,

perbaharui dan lengkapi SOP ini kalau kamu rasa perlu. Jangan lupa untuk menyemangati dan

membantu kordiv konsumsi selanjutnya ya! Terimakasih sudah menjadi kordiv konsumsi!

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 12

 Catatan Penting

1. Untuk gladi resik selalu pastikan jumlah orang yang datang (kru wisuda, Fungs, kru non

wisuda) karena semua orang yang membantu di gladi dapat jatah makanan.

2. Untuk sarapan hari H, kru ada yang suka makan berat, ada yang ringan. Begitu pun minuman

paginya. Jadi ada baiknya dibuat 2 menu, biar kru yang memilih dan lebih baik lagi didata

agar tidak terlalu berlebihan. Berikan penekanan dalam pilihan ini karena kru terkadang menjadi

tidak memilih.

3. Cek selalu air mineral karena cepat habis. Jangan sampai kru kehausan.

4. Jangan boros. Pertimbangkan dengan sangat harga.

5. Ketahuilah untuk wisuda hari kedua, tidak semua kru mendapat makan malam. Tanyakan kembali

kepada pimpro staff apa saja yang akan mendapat jatah makan malam. Serta ketahuilah wisuda

hari pertama doksos tidak mendapatkan makan siang.

6. Jangan lupa untuk memberikan minuman berenergi atau minuman khusus untuk beberapa

staff yang bekerja ekstra saat hari-h wisuda. Tanyakan kepada pimpro siapa saja yang

mendapatkan minuman berenergi. Lebih baik dalam bentuk minuman botol untuk memudahkan

kru membawa minuman tersebut. Minuman sebaiknya dilabeli nama kru yang bekerja dan

dipisah berdasarkan divisi atau lokasi kerjanya.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 13

7. Selalu melakukan pendataan nama kru yang bekerja saat wisuda, agar yang mengambil

konsumsi sesuai dengan yang di data. Hal ini ditujukan untuk mengurangi jumlah makanan

sisa yang berlebih.

8. Selalu kumpulkan bon, nota, ataupun kwitansi dan catat segala pengeluaran.

9. Usahakan tidak memilih konsumsi yang bertulang dan berair untuk memudahkan kru dalam

memakannya. Pastikan juga sendok tersedia, kontak vendor agar tidak lupa menyediakan alat

makannya.

10. Jangan lupa untuk menyediakan tisu kering, tisu basah, dan trashbag. Pastikan jumlah

trashbag cukup, biasanya sekali waktu makan membutuhkan dua trashbag.

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 14

PENUTUP

Semangat dan selamat bekerja! Disini terdapat beberapa contact untuk memesan konsumsi. Semoga

bermanfaat dan membantu kamu! Jangan sungkan juga untuk bertanya dan meminta bantuan dari

kordiv-kordiv sebelumnya

Wisuda Oktober 2019 : Elvina (KI’18)

Wisuda Juli 2019 : Albert (MT’17)

Wisuda April 2019 : Qiva (EB ’18)

Wisuda Oktober 2018 : Jono (FT ’16)

Wisuda Juli 2018 : Sharul (SA '17)

Wisuda April 2018 : Lala (KI '16)

Wisuda Oktober 2017 : Edly (AR '16)

Wisuda Juli 2017 : Rifda (STI '16)

Wisuda April 2017 : Shafia (TL '16)

dan seterusnya...

SEMANGAT DAN SEMOGA SUKSES YA!

Standard Operating Procedure - Konsumsi Dokumentasi Wisuda LFM ITB - 15