Panduan GKM

PT Waskita Karya (Persero) Tbk

1
Gugus Kendali Mutu
1. Terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama,
2. Sukarela secara berkala dan
berkesinambungan mengadakan pertemuan
pengendalian mutu
3. Menggunakan alat kendali mutu dan proses
pemecahan masalah

2
Pengendalian Mutu
1. Produk, biaya dan waktu
2. Keamanan, keselamatan, kesehatan dan
kenyamanan kerja
3. Metodologi kerja bagi kepentingan stakeholder
(pemangku kepentingan)

3
GKM
GKM adalah kelompok yang punya semangat serta
tekad sangat besar untuk menyelesaikan masalah
spesifik :
1. masalah yang mereka alami sendiri secara
nyata
2. masalah yang berada dalam jangkauan
kemampuan dan wewenangnya

4
Asas-asas Pokok GKM
1. Asas Pembangunan Manusia
2. Asas Dinamika Kelompok dan Kerjasama
Kelompok (Group Dynamic and Teamwork)

5
Asas Umum GKM
1. Asas Informalitas
2. Asas Kesukarelaan
3. Asas Keterlibatan Total
4. Asas Memadukan
5. Asas Belajar Bersama secara
Berkesinambungan
6. Asas Kegunaan
7. Asas Keterbukaan
8. Asas Loyalitas pada Organisasi 6
Sasaran GKM
1. Meningkatkan kemampuan manajerial
2. Mendorong karyawan mampu memberikan
sumbangan pikiran yg berkaitan dengan
pengendalian mutu
3. Meningkatkan moral karyawan dengan
membuka kesempatan untuk berperan serta
dalam mengembangkan mutu
4. Mengarahkan agar setiap karyawan dapat
terlibat untuk mencari pemecahan masalah
7
dalam mutu
Manfaat umum GKM
1. Perbaikan mutu dan peningkatan nilai tambah
2. Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan
biaya
3. Peningkatan kemampuan menyelesaikan
pekerjaan sesuai target
4. Peningkatan moral kerja dengan mengubah
tingkah laku
5. Peningkatan hubungan yang serasi antara atasan
dan bawahan
6. Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja
7. Peningkatan kepuasan kerja
8. Pengembangan tim (gugus kendali mutu) 8
Manfaat GKM bagi Karyawan
1. Kesempatan untuk meningkatkan kemampuan
pribadi.
2. Kesempatan untuk menemukan dan
memecahkan masalah yang belum mendapat
perhatian orang lain.
3. Latihan menganalisis masalah dengan
mempergunakan metode-metode statistik
yang praktis.
4. Lebih memahami teknik-teknik pengendalian
kualitas.
9
5. Mendorong peningkatan kreativitas.
Manfaat GKM bagi Perusahaan
1. Sarana untuk meningkatkan produktivitas.
2. Kualitas hasil kerja pelayanan dan jasa menjadi
lebih baik.
3. Membangkitkan semangat dan
mengembangkan rasa memiliki, bertanggung
jawab dan selalu mawas diri dari seluruh
karyawan.
4. Mengurangi kesalahan serta memperbaiki
mutu
10
Aturan main GKM
1. Anggota berasal dari unit kerja yang sama
2. Jumlah anggota 3-10 orang (ideal 7-8 orang)
3. Dipilih pimpinan kelompok
4. Waktu pertemuan ditentukan bersama dan diakui
atasan
5. Masalah yang dipilih berkaitan dengan tugas
6. Anggota hendaknya aktif terlibat dan
mengemukakan pendapatnya
7. Pembahasan masalah dipilih dan dipecahkan
bersama dengan teknik kendali mutu
8. Hasil pertemuan dicatat secara singkat 11
Peranan Fasilitator GKM
• Mengembangkan gugus mutu menjadi kelompok
pemecah persoalan yang efektif.
• Mampu turut campur dalam situasi yang tidak
positif, seperti timbulnya rasa bosan atau rasa
tegang dalam kelompok, persaingan antar
anggota, tidak adanya partisipasi dari satu atau
beberapa orang anggota, dominasi pemimpin
(ketua) atau ketidakmampuan kelompok
mencapai suatu kesepakatan.
• Mampu menjadi pendengar yang baik 12
Tugas Fasilitator
• Membentuk dan membimbing GKM agar rutin
mengadakan pertemuan informal
• Mengarahkan aktivitas GKM dalam berbagai
tahap
• Memberikan cara-cara menetapkan
judul/masalah
• Memberikan saran-saran pemecahan masalah
apabila terjadi kemacetan
• Mencari ide-ide dan evaluasi terhadap hasil GKM
• Membuat laporan kegiatan GKM kepada 13
Koordinator Fasilitator
Tugas Ketua GKM
1. Membuat rencana pertemuan
2. Membangkitkan semangat kegiatan kelompok
3. Menyimpulkan hasil pertemuan dan rencana
pertemuan berikutnya
4. Menjaga kontinuitas kerja kelompok dengan cara
memelihara koordinasi yang harmonis
5. Memastikan semua kegiatan mempunyai rekaman
6. Menjaga agar rapat berjalan dengan tertib sesuai
waktu yang disepakati.
7. Menjadi perantara utama (Key Link) antara
kepentingan anggota kelompok dan atasan
(manajemen). 14
Tugas Anggota GKM
1. Menghadiri semua pertemuan kelompok
dengan senang dan sesuai waktu yang
disepakati.
2. Mempelajari metoda statistik dalam rangka
penerapan Delta (8 langkah dan 7 alat).
3. Berpartisipasi aktif dalam memecahkan
masalah
4. Mempromosikan program GKM dan
membantu menarik anggota baru masuk gugus
15
Tugas Manajemen
1. Memberi pengarahan tentang manfaat GKM dan
mempromosikan program GKM
2. Menentukan arah dan tujuan pembentukan GKM
3. Menyusun wadah organisasi dan menyiapkan
sarana GKM
4. Memberikan petunjuk pelaksanaan GKM
5. Memilih dan mengangkat fasilitator
6. Menjaga agar program tetap menarik dan
menyenangkan bagi anggota gugus
7. Memperkaya pengetahuan/wawasan bagi para
anggota GKM
8. Menilai dan memberikan hadiah/penghargaan 16
7 perangkat GKM
1. Stratifikasi
2. Lembar Data
3. Diagram Pareto
4. Diagram Ishikawa (tulang ikan)
5. Peta Kendali
6. Histogram
7. Diagram Tebar

17
Delapan langkah GKM
1. Menentukan tema masalah.
2. Mengumpulkan dan menyajikan data.
3. Menentukan sebab-sebab masalah.
4. Menyusun rencana perbaikan
5. Melaksanakan rencana perbaikan
6. Memeriksa hasil perbaikan.
7. Menentukan standarisasi.
8. Menetapkan rencana berikutnya.
18
7 tools GKM
1. Stratifikasi (Pengelompokan)
• Mengklasifikasikan persoalan menjadi kelompok-kelompok atau
golongan sejenis atau menjadi unsur tunggal dari persoalan,
sehingga persoalan menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti
serta menghindari salah interpretasi.

2. Lembar Periksa (Lembar Data)

• Adalah lembaran (sheet) yang digunakan untuk mencatat kegiatan
atau kejadian (data) dengan format yang sudah disiapkan terlebih
dahulu. Pengisi sheet tinggal memberikan tanda pada kolom yang
sudah disediakan.

3. Diagram Pareto
• Diagram pareto digunakan untuk menampilkan data dengan tujuan
untuk mengetahui suatu penyebab yang memberikan pengaruh yang
paling besar terhadap akibat. 19
7 tools GKM
4. Diagram Ishikawa (Tulang Ikan) / Fish Bone Chart
• Diagram ini menggambarkan hubungan antara sebab
dan akibat dari suatu kegiatan. Diagram Ishikawa
biasa juga disebut sebagai diagram Tulang Ikan (Fish
Bone Chart)
• Untuk memudahkan dalam menginventarisasi
semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat
(masalah) dengan menggunakan diagram Ishikawa
harus mempertimbangkan faktor 4M dan 1L yaitu :
Mesin, Material, Metode (cara), Man (orang) dan
Lingkungan, yang ditempatkan pada tulang ikan yang
pertama. 20
7 tools GKM
5. Peta Kendali (Control Chart)
• Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan
minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali
juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan
produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan
dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas-
batas kendali.
• Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak
terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya
menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu.
6. Histogram
• Histogram adalah diagram berupa diagram batang (balok) yang
menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada.
7. Diagram Tebar
• Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui
apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. 21
No Langkah Tujuan Uraian Kegiatan Alat Yang Dipakai
Kegiatan
1 Menentukan Untuk menentukan - Buat check sheet, - Check Sheet
Pokok tema yang akan kumpulan data - Stratifikasi
Permasalahan dibahas - Stratifikasi data - Pareto diagram
- Buat Pareto diagram - Grafik
- Menentukan pokok - Histogram
masalah
2 Membahas Mencari penyebab - Sumbang saran - Diagram tulang ikan
Penyebab dari problem yang untuk menganalisa atau fish bone diagram
sedang dibahas sebab akibat
- Buat diagram tulang
ikan
3 Menguji Sebab Menguji kebenaran - Buat check sheet, - Check sheet
Penyebab dengan kumpulan data - Pareto diagram
data untuk uji sebab
- Buat pareto diagram
4 Rencana Membuat rencana - Buat rencana - Matriks
Perbaikan guna mengatasi perbaikan yang apa permasalahannya
penyebab memenuhi 5 W + 1 mengapa ditanggulangi
H Bagaimana
Kapan Dimana Siapa
5 Penanggulangan Melaksanakan apa - Melakukan - Penjelasan dengan
yang telah perbaikan sesuai gambar/uraian tindakan
direncanakan dengan rencana yang dilaksanan
- Gambarkan caranya
/ dengan uraian
6 Evaluasi Hasil Mengkonfirmasi - Buat check sheet, - Check sheet
hasil antara kumpulkan data - Pareto diagram
sebelum dan - Buat pareto sebelum
sesudah Langkah dan sesudah
Perbaikan perbaikan
7 Standarisasi Membakukan - Membuat standar - Kalimat perintah
prosedur proses kerja/flow cerminan
sesuai L5 process/Bakayoke L4
(Anti salah)

8 Masalah Berikut Merencanakan - Membuat jadwal

kegiatan rencana kegiatan
selanjutnya dan pilih pokok
permasalahan
selanjutnya
22
 Langkah
No Tujuan
Kegiatan
Menentukan
Untuk menentukan tema
1 Pokok
yang akan dibahas
Permasalahan
Mencari penyebab dari
Membahas
2 problem yang sedang
Penyebab
dibahas
Menguji kebenaran
3 Menguji Sebab
Penyebab dengan data
Rencana Membuat rencana guna
4 mengapa ditanggulangi
Perbaikan mengatasi penyebab
Melaksanakan apa yang
5 Penanggulangan
telah direncanakan
Mengkonfirmasi hasil antara
6 Evaluasi Hasil sebelum dan sesudah
Langkah Perbaikan
Membakukan prosedur
7 Standarisasi
proses sesuai L5
Merencanakan kegiatan
8 Masalah Berikut
selanjutnya
Uraian Kegiatan Alat Yang Dipakai
8 LANGKAH 7 ALAT
- Buat check sheet, kumpulan data - Check Sheet
- Stratifikasi data - Stratifikasi
- Buat Pareto diagram - Pareto diagram
- Menentukan pokok masalah - Grafik
- Histogram
- Sumbang saran untuk menganalisa
sebab akibat - Diagram tulang ikan atau
- Buat diagram tulang ikan fish bone diagram
- Buat check sheet, kumpulan data
- Check sheet
untuk uji sebab
- Buat pareto diagram - Pareto diagram
- Matriks
apa permasalahannya
- Buat rencana perbaikan yang
memenuhi 5 W + 1 H
Bagaimana Kapan Dimana
Siapa
- Melakukan perbaikan sesuai
Penjelasan dengan
dengan rencana
gambar/uraian tindakan
- Gambarkan caranya/dengan uraian yang dilaksanan
- Buat check sheet, kumpulkan data - Check sheet
- Buat pareto sebelum dan sesudah
- Pareto diagram
perbaikan
Membuat standar kerja/flow process Kalimat perintah cerminan L4 23
Membuat jadwal rencana kegiatan
dan pilih pokok permasalahan
selanjutnya
Siklus GKM

24