PEMERINTAH KABUPATEN JEMBRANA

DINAS KESEHATAN
PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT I PEKUTATAN
Alamat : Jalan Raya Pekutatan – Pupuan km.01
Telp. 087761006939 ( UGD )
087760463284 ( PUSKESMAS )

KEBIJAKAN UPT PUSKESMAS I PEKUTATAN

NOMOR : A/II/Kb/2/16/008

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAM IMPLEMENTASI
PUSKESMAS DAN PENANGGUNG JAWAB PENGENDALI DOKUMEN

KEPALA UPT PUSKESMAS I PEKUTATAN,

Menimbang : a. Pentingnya sistem pengendalian dokumen dan rekam

implementasi agar memudahkan didalam pengelolaan,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan
dan pemusnahan dan dokumen serta rekam
implementasi baik yang bertalian dengan administrasi
puskesmas maupun akreditasi Puskesmas;
b. bahwa sehubungan dengan butir a maka perlu
membuat Pedoman Pengendalian Dokumen dan
Rekam Implementasi Puskesmas dan Penanggung
Jawab Pengendali Dokumen yang ditetapkan dengan
Kebijakan Kepala UPT Puskesmas I Pekutatan;

Mengingat 1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008
Tentang Rekam Medik;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
4. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama Direktorat Jenderal Bina
Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015
5. Peraturan Bupati Jembrana Nomor 43 Tahun 2011
Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Jembrana

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : 1. Pengendalian Dokumen dan Rekam Implementasi

Kebijakan Puskesmas adalah sistem penomoran dan sistem
penyimpanan dokumen dan rekam implementasi, baik
dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi
Puskesmas.
2. Dokumen Puskesmas adalah semua dokumen yang
harus disiapkan puskesmas yang merupakan regulasi
internal yang berlaku di puskesmas.

3. Rekam implementasi..................
 3. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi
bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil
yang dicapai didalam kegiatan puskesmas dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang
direncanakan.
4. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah
lengkap/dinomori, disyahkan dan ditandatangani namun
belum dibubuhi cap puskesmas.
5. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis-jenis
dokumen/rekaman (contoh kelompok SOP, kelompok
rekaman kegiatan).
KESATU : Pengendalian dokumen akreditasi UPT Puskesmas I
Pekutatan wajib mentaati sistem pengendalian
dokumen yang telah ditentukan didalam kebijakan
pengendalian dokumen ini.
KEDUA : Petugas yang ditunjuk bertanggung jawab dalam
pengendalian dokumen adalah :
Nama : I MADE SEDANA YOGA, S.Kep
NIP : 19700525 199002 1 004
Jabatan : Kepala Sub.Bag TU
KETIGA : Pengendalian dokumen menerapkan hal-hal sebagai
berikut :
A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan :
1. Manajemen Puskesmas dengan kode A,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/III),
2. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas
dengan kode B,
a. Bab IV, (B/IV),
b. Bab V, (B/V),
c. Bab VI, (B/VI),
d. Apabila dari upaya Puskesmas maka
ditambahkan upaya (contoh upaya KIA =
B/KIA, upaya Promkes = B/Promkes, dll),
3. Upaya Kesehatan Perorangan dengan kode C,
a. Bab VII, (C/VII),
b. Bab VIII, (C/VIII),
c. Bab IX, (C/IX),
4. Standar Operasional Prosedur, disingkat : SOP,
5. Daftar tilik, disingkat : Dt,
6. Kerangka Acuan disingkat : KA,
7. Surat Keputusan disingkat : SK,
8. Kebijakan disingkat : Kb,
9. Dokumen eksternal disingkat : Dek,
10. Manual Mutu disingkat : MM,
11. Pedoman mutu disingkat : PM,
12. Audit Internal disingkat : AI.
B. Sistem Pembuatan/Penyusunan
1. Sistem pembuatan dokumen/arsip perkantoran
sesuai dengan aturan Pemerintah Kabupaten
Jembrana,
2. Sistem pembuatan dokumen akreditasi sesuai
dengan Pedoman Penyusunan Dokumen
Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama,
3. Sistem pembuatan rekam implementasi sesuai
aturan yang berlaku di masing-masing program,

C.Sistem Penomeran ......................

C. Sistem Penomeran
1. Surat masuk dan keluar, surat keputusan, Surat
perintah, Surat Perintah Kerja, Dokumen
Pengadaan serta Dokumen Kerjasama sesuai
dengan aturan Pemerintah Kabupaten
Jembrana,
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing-masing,
3. Urutan penomoran dokumen akreditasi meliputi :
kode pelayanan (upaya), kode dokumen, bulan
tahun dan nomor urut dokumen
Contoh : B/KIA/IV/SOP/3/15/005 (B/KIA : Kode
pelayanan KIA, IV : Bab IV, SOP : Standar
Operasional Prosedur, 3 : bulan Maret, 15 :
Tahun 2015, 005 : nomor urut SOP).
Urutan penomoran dokumen lain : kode
dokumen, bulan, tahun, dan nomor urut
dokumen
Contoh : SOP/3/15/005
4. Penomoran rekam implementasi sesuai aturan
yang berlaku di masing-masing program,
D. Sistem Penyimpanan
1. Dokumen rekam klinik/medik wajib disimpan
sekurang-kurangnya dua tahun, terhitung dari
tanggal terakhir pasien meninggal atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat
dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan atau
persetujuan lainnya harus disimpan jangka waktu
10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan
miimal dua tahun dan pada setiap resep harus
diberi tanda :
a. Umum : resep umum
b. BPJS : resep peserta asuransi kesehatan,
jamkesmas, jamkesda dan jampersal.
3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai
dengan sistem penyimpanan dokumen/arsip
aturan Pemerintah Kabupaten Jembrana.
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan
dimasing-masing kelompok pelayanan dan
program disimpan di administrasi dan
manajemen.
5. Penyimpanan Rekam implementasi disimpan di
masing-masing penanggung jawab program.
E. Sistem Regulasi dan Akses
1. Dokumen klinik/Medik menjaadi kewenangan
dokter/dokter gigi.
2. Dokumen perkantoran dan akreditasi menjadi
kewenangan Kepala Puskesmas.
3. Rekam implementasi menjadi kewenangan
penanggung jawab program.
F. Evaluasi
Evaluasi dokumen dilakukan minimal 2 tahun sekali
atau jika ada permasalahan terkait hal tersebut,

KEEMPAT : .........................
KEEMPAT : Kebijakan ini mulai berlaku mulai tanggal ditetapkan,
dengan ketentuan bila ada kekeliruan akan dilakukan
perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Pekutatan
Pada tanggal : 29 Pebruari 2016
Kepala UPT Puskesmas I Pekutatan,

I NYOMAN AGUS TRIPAYANA

NIP. 19840826 200902 1 004

TEMBUSAN, disampaikan kepada :

1. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Jembrana di Negara.
2. Yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan.
3. Arsip.