DISUSUN OLEH:
MESPATI SIHOTANG
XII FARMASI A
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya penyusunan makalah
KKPI tentang Puji Microsoft Office Acces ini. Makalah ini hadir sebagai salah satu sumber atau
media pembelajaran yang berperan penting dalam pembelajaran kita.
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari guru mata
pelajaran KKPI dan untuk meningkatkan pembelajaran saya.
Saya menyadari bahwa dalam menyelesaikan makalah ini saya banyak kekurangan, maka
dari itu kritik dan saran sangat saya perlukan.
Mespati Sihotang
1
DAFTAR ISI
Kata Pengantar............................................................................................................................ 1
Daftar Isi..................................................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN
1.3 Tujuan.................................................................................................................................. 3
BAB II PEMBAHASAN
2.2 Versi..................................................................................................................................... 4
2.3 Penggunaan.......................................................................................................................... 5
2.4 Fitur...................................................................................................................................... 6
3.1 Kesimpulan.......................................................................................................................... 15
3.2 Saran.................................................................................................................................... 15
DAFTAR PUSTAKA…….…………………………………………………………………… 16
2
BAB I
PENDAHULUAN
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis
data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga
menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain
tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini
menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan
grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft
Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua
kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir
dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks,
sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman
berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman
berorientasi objek.
1 .2 Rumusan Masalah
2. Versi.
3. Penggunaan.
4. Fitur.
5. Pengertian database.
1.3 Tujuan
3
BAB II
PEMBAHASAN
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan
dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk
menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft
Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong
hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft
Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.
Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan
banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh,
pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat
itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang
dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat
yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.
Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang
dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin
pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat
purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC
harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas.
Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah,
dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya.
Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).
2.2 Versi
Tahun Nama Versi Nomor Versi System operasi Versi Ms. Office
Yang didukung
1992 Microsoft 1 Microsoft T/A
Acses1.1 Windows
1993 Microsoft acses 2 Microsoft Microsoft office
2.0 windows 4.3 professional
1995 Microsoft acses 7 Microsoft Microsoft Office
for windows 95 Windows 95 dan 95 Professional
Windows NT
3.51
1997 Microsoft Access 8 8 Microsoft Microsoft Office
97 Windows 95/98 97 Professional
4
dan Windows NT
3.51/NT 4.0
1999 Microsoft Access 9 9 Microsoft Microsoft Office
2000 Windows 98/Me, 2000 Premium
Windows NT dan Office 2000
4.0/2000 Professional
2001 Microsoft Access 10 Microsoft Microsoft Office
2002 Windows 98/Me, XP Professional
Windows
NT/2000/XP
2003 Microsoft Access 11 Microsoft Microsoft Office
2003 Windows 2000 System 2003
(Service Pack 3
ke atas)/XP
(Service Pack 1
ke atas)/Server
2003
2007 Microsoft Office 12 12 Microsoft Microsoft Office
Access 2007 Windows XP System 2007
(Service Pack
2)/Server
2003/Vista/Server
2008 (Beta 2 ke
atas)
2.3 Penggunaan
5
Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-
aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem
manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access
(form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani
basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya
Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access),
Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.
2.4 Fitur
Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah
kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat
dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara
langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data
dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa
tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan
konsep berorientasi objek.
Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi
mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan
dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.
Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft
JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft
Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis
yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi
halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah
pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat
dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger,
selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu
hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik
lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang
mendukungnya.
Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access
2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi
format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat
koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan
Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk
membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut
(tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun
6
demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul,
sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi
program tersebut.
Database adalah sebuah file yang mengandung banyak data dan informasi yang sudah
terorganisir secara rapi dan sistematis dalam berbagai elemen pembentuknya yaitu:
Elemen Pengertian
Tabel Sebuah menu di dalam database dalam bentuk
baris dan kolom, yang digunakan untuk
memasukan data.
Query Sebuah menu di dalam database yang sudah
terkait dengan perintah-perintah khusus yang
berfungsi untuk melakukan pencarian data,
mengurutkan data.
Form Sebuah bentuk tampilan data yang di desain
sedemikian rupa sehingga proses pemasukan,
pencarian, dan pembacaan data dapat
dilakukan dengan mudah.
Report Sebuah fasilitas yang berfungsi untuk membuat
lembar-lembar laporan dari data yang kita
access sehingga data tersebut dapat dicetak
atau diprint.
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows
95 – 2003 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program – Pilih – Program MS-Access.
Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak
dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara
2. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan yang disediakan yaitu
7
Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan
program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check
Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access.
Pilihan Keterangan
Blank Access Database Digunakan untuk membuat data base baru yg
masih kosong dan Anda dapat menambahkan
Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyel
lainnya
Blank Data Access Page Dipakai untuk membuat data base baru yang
diberikan oleh MS Access secara bertahap
Project Existing Data Diapaki untuk membuat data base baru
berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh
microsoft access.
Open And Existing File Dipakai untuk membuka file database yang
telah dibuat sebelumnya
Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan
disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda
bisa membuka jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik
menu file pilih New atau pada Toolbars klik tombol new seperti berikut dibagian Toolbars
sedang file database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat
dibutuhkan apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka
sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file
database.
Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut:
2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database
8
d. Menutup File Database
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup
file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah.
Berikut:
2. Klik Icon control Menu yang terletak disudut kiri atas pilih Close
3. Klik ganda pada icon control menu yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela
database.
5. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database.
Untuk keluar dari program tersebut dengan cara Klik menu File pilih Exit.
f. Membuat Tabel
6. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar) kemudian klik OK.
g. Membuat Queries
4. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
9
5. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga namanama field tersebut tersimpan
dalam dafatra queries.
6. Pada kolom Jml_nilai masukan rumus pembobotan setiap mata pelajaran. Pembobotan dibuat
sesuai aturan yang ada. Contoh PPKn, Bah_ind, IPS dikalikan 1, IPA, Matemt dikalikan 4 dan
Bahasa Inggris dikalikan 3.
h. Membuat Form
1. Klik Form pada Objects. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard.
2. Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field Available field ke
Selected Fields dengan menekan tombol.
.4. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daftar)
i. Mengatur Form
3.Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris kosong
5.Untuk mengisi Form Header klik. Kemudian klik daerah Form Header dan Ketikkan kata-kata
diatas. Untuk mengedit letak label klik 2 x label geser letak. Label keposisi yang Anda Inginkan.
6.Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai dengan mengklik 2 x field
Jml_nilai sebelah kanan
7.Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan muncul jendela Expression Builder
Klik 2 x akan tampil.
10
9.Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form
contohnya field PPKn simbol matematika yang kita gunakan tinggal klik yg ada pada bagian
bawah ruang rumus.
10.Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box
11.Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran dengan mengkilk 2 x field
Jml_x_bbt
14.Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan data
Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela Data Sheet View dari sebuah table selain
itu dapat juga melakukan proses Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data
record , memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.
1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan .
2. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah:
· Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil
· Setelah Anda jalan salah satu perintah tersebut diatas maka akan tampil sebuah jendela
data Sheet dari sebuah tabel yang masih kosong.
11
· Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda
berikan pada jendela desain View
b) MENG-UPDATE DATA
Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan dan minat
Anda berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang pernah sangat
penting bisa saja sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu, sementara
informasi yang tidanya tidak berguna sama sekali bias berubah menjadi informasi penting.
Seiring meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, Anda mungkin perlu menata
ulang atau mendistribusikan ulang informasi tersebut untuk mencatatnya. Anda mungkin tahu
bahwa Anda harus membeli rak baru, folder file baru, atau bahkan satu set kabinet file baru
untuk menampung bidang yang anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.
Anda harus memikih data yang ada sebelum melakukan editingpada sebuah jendela data sheet
untuk emilih data atau record pada sebuah jendela data sheet dapat Anda lakukan dengan
menggunakan beberapa cara untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini.
Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunakan pasilitas yang ada di perintah Go To
dari menu Edit . Anak panah atas, anak panah bawah Page Up Page Down atau menggunakan
Vertikal scroll Bar untuk memindah data Record dalam sebuah data sheet selain itu Anda dapat
12
juga memindah posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian
bawah dari jendela data Sheet sebuah tabel perhatikan tabel berikut Pindah Ke klik Awal record
First Record Akhir record Last record Record Sebelumnya Previus Record Record beruikutnya
Next Record Record Baru New Record Record tertentu Atau tekan tombol F5 atau ketik nomoer
Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter
1. Jika kita memiliki data baru dalam arti pendaftar baru maka kita dapat mengupdate database
kita dengan menambahkan data tersebut dapat melalui queries maupun melalui form.
2. Update melalui gueris, buka file kemudian buka queries lalu masukan data baru
3. Update melalui Form caranya sama dengan saat entry pertama kali.
3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field pertama kali.
7. Untuk menampilkan di queries, Klik Objects - pilih Nilai - klik - design akan tampil jendela
8. Pilih Field yang akan disisipi field baru kemudian klik insert – klik-columns
9. Pada gambar diatas terbentuk columns kosong, lalu masukan field baru (Contoh Asl_skl)
dengan mengklik panah drop down pada lalu pilih Asl_skl
11. Setelah selesai Anda dapat memasukan data berikutnya, sama seperti insert data awal.
13
A. Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheetview .
Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu
perintah berikut :
d.Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil plih perintah
delete Record.
2. Setelah Anda berikan salah satu perintah diatas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih Yes
apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan
proses penghapusan.
· Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan pemasukan
data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja
· Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.
· Mengatur Design Report dalam sebuah lembar kerja Preview mengubah teks-teks yang
terdapat didalam lembar kertja design tersebut agar menjadi diskristif dan memindahkan label
sehingga dapat tampil sejajar dengan Ctrl – Ctrl yang lain.
14
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Perancangan basis data sangat dibutuhkan kecermatan dalam menyesuaikan kondisi data
yang dimiliki fiskus dan disesuaikan dengan bidang tugasnya. Sehingga pembuatan database
dapat berguna untuk menunjang bidang tugas fiskus. Banyak software-software yang
menawarkan kemudahan dalam membuat database. Basis data Ms Access 2007 merupakan salah
satu dari software yang dapat digunakan untuk membangun suatu basis data sederhana.
Kesederhanaan dan mudah digunakan untuk fiskus untuk melakukan penggalian potensi atau
pelaporan.
3.2 Saran
Saran dari saya pribadi yaitu kita harus meningkatkan pembelajaran kita mengenai
Microsoft Acces ini agar kita lebih menguasai materi ini.
15
DAFTAR PUSTAKA
http://hennyika.blogspot.com/2010/12/makalah-microsoft-access.html
https://tugassekolahoke.blogspot.com/2014/03/makalah-microsoft-access.html
https://orgberuang.blogspot.com/2015/03/makalah-microsoft-excel-dan-access.html
16