BAB I

Visioning Phase

Tahap visioning adalah tahap awal yang dilakukan pada proses perencanaan
strategis STI yang berisi mengai proses bisnis perusahaan. Langkah ini dilakukan
untuk mengetahui kondisi perusahaan agar dapat menentukan STI apa yang tepat
diterpakan dalan perusahaan tersebut. Metode yang digunakan dalam membantu
penyelesaian tahap ini yaitu Activity Chain, PEST, SWOT. Tahap visioning
terdiri dari Activity Chain, PEST, analisis business SWOT, strategi bisnis dalam
matriks SWOT, dan visi misi perusahaan saat ini.

Visi Dan Misi Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya

1. Visi
Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul, dan Terkenal.
2. Misi
1. Mengembangkan IPTEKS sesuai dengan kompetensi.
2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi.
3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat.
5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
3. Tujuan
1. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai
bidang kajian dan kompetensi.
2. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi,mandiri, dan
profesional.
3. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
4. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan
produktif.
5. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
6. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat.
7. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
8. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
 ADMINISTRASI UMUM

Menurut buku Pedoman Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu

(P3M), Bagian Administrasi Umum (AU) adalah unsur administrasi yang
berfungsi melaksanakan kegiatan untuk menjamin terselenggaranya pelayanan
umum terkait pengelolaan sarana, prasarana, dan pengamanan aset-aset
dilingkungan kampus. Bagian AU dipimpin oleh Kepala Bagian (Kabag) yang
bertanggung jawab kepada Wakil Rektor. Bagian Sumber Bagian AU membawahi
seksi-seksi, yaitu kerumahtanggan, Seksi keamanan, Seksi pengadaan, dan Seksi
Perbaikan dan Perawatan.
Tugas Pokok Administrasi Umum (AU) Institut Bisnis dan Informatika
Stikom Surabaya
A. Tugas pokok
Kabag AU memiliki tugas pokok sebagai berikut :
1. Mengoordinasikan penyusunan blue print pengembangan Bagian AU dan
road map pencapaiannya sesuai dengan Renstra Institut Bisnis dan
Informatika Stikom Surabaya yang meliputi model pengembangan yang
berhubungan dengan urusan umum dan Sumber Daya Manusia (SDM).
2. Menyusun dan melaksanankan rencana proker tahunan Bagian AU sebagai
pedoman kerja berdasarkan blue print dan road map Bagian AU.
3. Menyusun dan mengendalikan anggaran tahunan Bagian AU.
4. Mengoordinasi pengelolaan urusan rumah tangga termasuk keindahan dan
kebersihan di lingkungan kampus.
5. Mengelola urusan perbekalan (inventaris), perawatan, dan perbaikan
sarana prasarana.
6. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan Institut Bisnis
dan Informatika Stikom Surabaya dengan tetap memperhatikan efektifitas
dan efisiensi.
7. Mengelola keamanan dan ketertiban di lingkungan kampus.
8. Mengevaluasi pelaksanaan proker dan anggarn bagian AU sebagai bahan
pertimbangan dalam penyusuman rencana proker dan anggaran di tahun
berikutnya.
 B. Wewenang
Kabag AU memiliki wewenang sebagai berikut:
1. Mengambil kebijakan terhadap semua pekerjaan yang terkait dengan
tugas-tugas administrasi di lingkungan adminitrasi umum.
2. Mengambil kebijakan mengenai pengelolaan sarana dan prasarana
yang berkaitan dengan urusan rumah tangga, perbekalan (inventaris),
perbaikan dan perawatan, pengadaan barang-jasa, dan keamanan.
3. Melakukan verifikasi dan justifikasi terhadap pengeluaran biaya yang
terjadi dalam hal pengelolaan, perawatan, dan pengadaan sarana dan
prasaranan di kampus.
4. Melakukan verifikasi dan justifikasi mengenai pembagian tugas dan
jam kerja Petugas Umum (PU) dan Satuan Pengamanan (SATPAM)
sesuai dengan kebutuhan.
5. Memberikan usulan dan masukan kepada atasan langsung dalam hal
pengmbangan Bagian AU

Seksi Kerumahtanggaan pada Administrasi umum (AU) Institut Bisnis dan

Informatika Stikom
Menurut buku Pedoman pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu
(P3M), Seksi kerumahtanggaan adalah sub unit kerja di bawah Bagian AU yang
berfungsi melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan kerumahtanggaan.
Kelancaran pelayanan sarana dan prasarana interior dan eksterrior yang berada di
lingkungan kampus. Seksi kerumahtangaan dipimpin oleh Kepala Seksi (Kasi)
yang bertangung jawab kepada Kabag AU.
A. Tugas pokok
Kasi Kerumahtanggaan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Mengendalikan masalah kerumahtanggan yaitu gedung beserta
kelengkapannya, perabotan mebel, taman, dan parkir.
2. Mengontrol perwatan rutin aset kerumahtanggaan dengan
berkoordinasi kepada unit kerja yang berkait.
3. Menginventarisasi dan melakukan stock opname rutin satu tahun sekali
terhadap aset kerumahtanggaan.
 4. Melakukan perawatan rutin terhadap armada kendaraan kampus dan
pimpinan.
5. Melaksanakan pengiriman surat, dokumen, dan barang.
6. Mengatur distribusi armada kendaran sesuai permintaan unit
kerja/personil yang melakukan kegiatan kedinasan dengan
memperhatikan efektifitas dan efisiensi kerja.
7. Mengelola keindahan dan keasrian taman maupun gedung.
8. Mendukung kertersediaan perangkat kerumahtanggaan untuk kegiatan
didalam maupun kedinasan diluar kampus.
9. Melaksanankan pembagian tugas jam kerja tenaga PU sesuai dengan
kebutuhan.
10. Membina hubungan dengan lingkungan disekitar kampus, seperti
kelurahan, kecamatan, BINMAS, dan lain-lain.
11. Mengoordinasi dekorasi gedung kampus untuk perayaan hari besar
seperti keagamaan dan nasional

Seksi keamanan pada Administrasi umum (AU) Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya
Menurut buku pedoman Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu
(P3M), Seksi keamanan adalah sub unit kerja di bawa Bagian AU yang berfungsi
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan keamanan dan ketertiban
kampus. Seksi keamanan dipimpin oleh kepala seksi (kasi) yang bertanggung
jawab kepada kabag AU.
A. Tugas Pokok
Kasi keamanan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Melaksanakan keamanan dan ketertiban di lingkungan kampus.
2. Melaksanankan pembagian tugas jam kerja SATPAM sesuai dengan
kebutuhan.
3. Membina hubungan dengan pihak kepolisian setempat.
Seksi Pengadaan Administrasi UmumInstitut Bisnis Dan Informatika Stikom
Surabaya
Menurut buku pedoman Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu
(P3M), Seksi pengadaan adalah sub unit kerja di bawah Bagian AU yang
berfungsi melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pembelian barang.
Seksi pengadaan dipimpin oleh Kepala Seksi (Kasi) yang bertanggung jawab
kepada Kabag AU.
A. Tugas Pokok
Kasi pengadaan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Melakukan pembelian barang (raw material, comsumable material, dan
tools) dan pengadaan jasa sesuai kebutuhan.
2. Membuat rekap realisasi pembelian bulanan sebagai kendali
pengluaran.
3. Melakukan pengarsipan data penawaran dan garansi.
4. Melakukan proses klaim terhadap barang yang rusak dan memiliki
garansi untuk permintaan perbaikan/replacement pada pihak supplier.

Seksi perbaikan dan perawatan Administrasi UmumInstitut Bisnis Dan

Informatika Stikom Surabaya
Menurut buku pedoman pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu (P3M),
Seksi perbaikan dan perawatan adalah sub unit kerja di bawah Bagian AU yang
berfungsi melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan perbaikan dan
perawatan aset Institut Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya. Seksi perbaikan
dan perawatan dipimpin oleh Kepala Seksi (Kasi) yang bertanggung jawab kepada
kabag AU.
A. Tugas pokok
Kasi perbaikan dan perawatan memiliki tugas pokok sebagai berikut:
1. Melakukan perawatan rutin dan perbaikan terhadap aset komputer dan
eletronika non komputer.
2. Melakukan inventarisasi serta stock opname rutin satu tahun sekali
terhadap aset komputer dan elektronik non komputer.
 3. Mendukung ketersediaan perangakat komputer dan eletronik non
komputer untuk kegiatan di dalam maupun kedinasan di luar kampus.

Struktur Organisasi Bagian Administrasi Umum (AU) Stikom Surabaya

Struktur Organisasi Stikom Surabaya

Kepala Bagian:
Indra Gunawan, S.T
Unit kerja AU
Kepala Sie Rumah Tangga
Siti Fadilah Toha Fatima
Kepala Sie Pengadaan
Sylvia
Kepala Sie Perbaikan dan Perawatan
Yohanes Gabriel Yanuar, S.T.
Kepala Sie Keamanan
Dedi Ridwan

Lokasi, Tempat dan Waktu terlaksananya Proyek

Bagian Administrasi Umum (AU) berada di Lantai 2 Gedung Biru Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya yang terletak di
Jalan Raya Kedung Baruk 98 Surabaya.
WORK PLAN
ID Task Task Name Duration Start Finish
Mode 05 May '19 12 May '19 19 May '19 26 May '19 02 Jun '19 09 Jun '19 16 Jun '19
W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M
1 Perencanaan Strategi TI 39 days Wed 08-05-19 Mon 01-07-19
2 Visioning 5 days Wed 08-05-19 Tue 14-05-19
3 Memulai dan mengelola proyek 3 days Wed 08-05-19 Fri 10-05-19
4 Memahami situasi & visi bisnis 2 days Fri 10-05-19 Sun 12-05-19
5 Mendokumentasikan dan 2 days Mon 13-05-19 Tue 14-05-19
mengkonfirmasikan hasil
6 survey
Analysis 8 days Wed 15-05-19 Fri 24-05-19
7 Memahami situasi IS saat ini 3 days Wed 15-05-19 Fri 17-05-19
8 Menganalisis situasi IS saat ini 2 days Sat 18-05-19 Mon 20-05-19
9 Mengembangkan rekomendasi 4 days Tue 21-05-19 Fri 24-05-19
dan solusi alternatif
10 Direction 14 days Sat 25-05-19 Thu 13-06-19
11 Mengembangkan visi dan arah IS5 days Sat 25-05-19 Thu 30-05-19
12 Mengembangkan perencanaan IS5 days Fri 31-05-19 Thu 06-06-19
13 Mengidentifikasi projek IS 5 days Fri 07-06-19 Thu 13-06-19
14 Communication 9 days Fri 14-06-19 Wed 26-06-19
15 Mengembangkan roadmap 5 days Fri 14-06-19 Thu 20-06-19
16 Mengembangkan kasus bisnis 4 days Fri 21-06-19 Wed 26-06-19
17 finishing 3 days Thu 27-06-19 Mon 01-07-19
18 Menggabungkan dan 3 days Thu 27-06-19 Mon
melakukan pengecekan pada 01-07-19
dokumen akhir
Prosedur Pengadaan Barang Pada bagian Administrasi Umum Institut
Bisnis Dan Informatika Stikom Surabaya

Bagian Administrasi Umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom

Surabaya memiliki alur proses pengadaan barang yang mempermudah pengajuan
untuk pembelian barang sesuai kebutuhan perdivisi. Bagian Administrasi umum
(AU) merupakan pusat pengadaan barang untuk seluruh kebutuhan perdivisi
seperti ATK, konsumsi, elektronik, dan sebagainya. Bagian dari Stikom Surabaya
yang memberikan fasilitas yang terbaik kepada dosen, dan karyawan untuk
melakukan pekerjaan secara optimal. Bagian tersebut juga memantau kebutuhan
perdivisi agar pembelian kebutuhan tidak lebih dari perencanan,dalam proses
pengadaan barang sie pengadaan barang bertugas dan bertanggung jawab sebagai
berikut:
a. Setiap divisi mengambil form permohonan yang telah disediakan oleh sie
pengadaan barang yang bertujuan untuk mengajukan permintaan
kebutuhan divisi, seperti : ATK, eletronika dan non eletronika, komsumsi,
dan sebagainya. Setelah perdivisi mengisi from yang sudah disetujui oleh
kepala bagian kemudian diajukan kebagian sie pengadaan barang.
b. Setelah form diterima oleh sie pengadaan barang, sie pengadaan barang
mengecek form permohonan yang telah diajukan oleh divisi tersebut.
c. Form permohonan yang telat dikoreksi oleh sie pengadaan barang akan
diajukan kepada kepala bagian Administrasi Umum (AU) untuk dikoreksi,
form pengadaan yang telah diajukan untuk pembelian kebutuhan divisi,
setelah form permohonan disetujui oleh Kabag AU, form tersebut akan
diajukan kepada sekertaris Wakil Rektor II.
d. Setelah form permohonan dikoreksi oleh seketaris kemudian diajukan
kepada Wakil Rektor II untuk dikoreksi pembelian yang telah diajukan
oleh divisi tersebut, setelah disetujui oleh Wakil Rektor II akan
dikembalikan kepada sie pengadaan untuk proses pembelian kebutuhan
yang telah diajukan.
 Pengadaan Barang

Proses Laporan Permintaan Anggaran Administrasi Umum Stikom

Surabaya
Proses Laporan Permintaan Anggaran Keuangan Pada Bagian Administrasi
Umum Intitut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya Setiap form pengajuan
permohonan barang yang telah diajukan oleh divisi sie pengadaan membuat
laporan permintaan anggaran yang bertujuan untuk pengambilan anggaran yang
telah dianggar untuk pembelian kebutuhan, sebelum pembelian barang sie
pengadaan mencari informasi tentang barang yang telah dibutuhkan oleh divisi,
sie pengadaan barang memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain:
a. Sie pengadaan barang membuat laporan anggaran dan melampirkan form
permintaan barang kemudian diajukan ke Kabag AU untuk disetujui oleh
Kabag AU. Setelah disetujui oleh Kabag AU sie pengadaan barang
memberikan form permintaan barang diajukan keseketaris untuk diajukan
ke Wakil Rektor II.
b. Sie pengadaan meyerahkan form permintaan barang yang meliputi :
1. Form permintaan barang divisi sesuai kebutuhan yang diajukan oleh
divisi.
 2. Melampirkan laporan anggaran dana yang sesuai dengan form
permintaan barang.
c. Setelah seketaris menerima perlengkapan form dari sie pengadaan tersebut
akan diserahkan ke Wakil Rektor II untuk disetujui permintaan pembelian.
d. Form yang telah disetujui oleh Warek II akan di kembalikan kepada
seketaris untuk kembalikan ke pada sie pengadaan barang untuk di proses
kebagian keuangan untuk mengambil anggaran untuk kebutuhan divisi.

Laporan Permintaan Anggaran

Proses laporan arus dana dan Realisasi Anggaran Keuangan pada bagian
Administrasi umum Stikom Surabaya
Setelah pembelian terjadi sie pengadaan melaporakan seluruh anggaran yang telah
keluar dengan cara membuat laporan arus dana, sie pengadaan membuat laporan
arus dana sesuai dengan permintaan anggaran yang telah diajukan sebelum
pembelian. Laporan arus dana yang sudah diselesaikan akan dipertanggung jawab
kan ke bagian keuangan ada beberapa lampiran yang harus dilampirkan saat
penanggung jawabkan kebagian keuangan yaitu:
1. Sie pengadaan membuat laporan arus dana melampirkan seluruh nota
yang telah dikeluarkan oleh sie penyediaan barang (toko), jika nota yang
diatas satu juta nota akan diberi tanda sebuah materai 6000, kemudian
laporan arus dana tersebut akan dikoreksi oleh Kabag AU untuk
persetujuan untuk pembuatan laporan.
2. Setelah Kabag AU menyetujui dengan laporan arus dana yang telah
dibuat oleh sie pengadaan barang, laporan tersebut akan diajukan kepada
seketaris Wakil Rektor II untuk persetujuan atas pembuatan laporan
tersebut.
3. Setelah laporan arus dana telah disetujui dari pihak-pihak maka sie
pengadaan barang akan mengajukan kepada bagian keuangan.
4. Bagian Keuangan akan mengkoreksi hasil dari pembelian yang telah
diajukan perdivisi, sie pengadaan barang melampirkan laporan arus dana
dan nota yang sesuai dengan laporan yang telah dibuat, dan sudah
disetujui oleh pihak-pihak tertentu seperti Kabag AU, WAREK II
5. Bagian keuangan akan memproses laporan arus dana dan nota yang
sudah dilampirkan oleh sie pengadaan barang terebut.
Laporan Realisasi hampir sama dengan laporan arus dana tetapi
laporan realisasi adalah laporan yang tidak dianggar kan sebelumnya,
tetapi ada pembelian secara darurat laporan tersebut dibuat setelah
pembelian dilaksanakan, sie pengadaan akan membuat laporan realisasi
jika ada tanda bukti (nota), laporan realisasi tersebut dilampirkan:
1. Nota pembelian yang jelas dari penyedia (toko), setelah sudah ada nota
pembelian dari penyedia (toko), sie pengadaan barang membuat laporan
realisasi sesuai dengan nota pembelian dan diajukan kepada Kabag AU.
2. Jika laporan realisasi sudah disetujui oleh Kabag AU sie pengadaan
barang akan mengajukan kepimpinan yaitu WAREK II, permbuatan
laporan realisasi yang dilampirkan nota lengkap, dan ada perhitungan
untuk mencocokan pengeluaran sesuai dengan nota, setelah disetujui oleh
 pimpinan laporan realisasi akan dikembalikan kepada sie pengadaan
barang.
3. Mempertanggung jawabkan laporan realisasi kebagian keuangan untuk
pengambilan dana anggaran yng sesuai dengan nota.

Laporan Arus Dana dan Realisasi

KESIMPULAN HASIL WAWANCARA ADMINISTRASI UMUM BAGIAN

KERUMAHTANGGAAN :

1. Tujuan
Adanya Administrasi Umum Bagian Kerumahtanggaan ini dimaksudkan
untuk mengatur Pengadaan dan Pendistribusian alat tulis kantor, macam-
 macam barang kerumahtanggaan dan barang-barang elektronik, sesuai
permintaan dan peminjaman dari unit kerja dan fakultas, agar semua
kebutuhan yang diperlukan terpenuhi oleh pengguna, terlayani dengan baik.

2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari AU mengatur prosedur mulai dari pelayanan dan
penanggung jawab pembelanjaan untuk pemenuhan kebutuhan unit kerja
dalam tiap semester.

3. Target Mutu (Indikator Keberhasilan)

Semua proses dalam pengadaan pendistribusian dan peminjaman barang
kerumahtanggaan sampai ke unit kerja yang membutuhkan, bisa terlaksana
dengan baik dan merasa puas dan nyaman untuk fasilitas sarana saat proses
perkuliahan dan kegiatan nantinya.

4. Pihak Terkait
a. Penanggung jawab Sarana ATK
b. Kepala AU
c. Wakil Rektor II
d. Rektor Stikom Surabaya
e. Kepala Yayasan

5. Dokumen Penunjang Kegiatan

a. Form jadwal kegiatan
b. Form permintaan barang dan ATK
c. Form peminjaman barang dan alat
d. Form peminjaman transportasi
e. Form peminjaman ruangan

6. Penanggung Jawab
a. Bagian penanggung jawab sarana dan kerumah tanggaan sebagai
pelaksana kegiatan.
 b. Kepala Bagian AU selaku penanggung jawab bagian umum.
c. Warek II selaku tim persetujuan sarana dan aset.
d. Rektor selaku pengesahan SOP.

7. Prosedur
a. Umum
1. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas
langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas
dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Rektor.
2. Penyusunan Prosedur dalam pemeriksaan harus betanggung jawab
untuk memastikan:
a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur mengerti dan
memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur.
b. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan
tanggung jawab.
3. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum
dalam Daftar Pemeriksaan SOP.
b. KetentuanUmum
1. Pembelian ATK dan sarana yang diperlukan, dilakukan jika ada
permintaan barang dari fakultas yang ada di lingkungan stikom
surabaya.
2. Pengajuan surat permohionan sarana dan barang dipenuhi setelah ada
disposisi dari warek II dan Kepala Bagian AU.
c. Kepala Bagian AU bertanggung jawab atas laporan sisa barang ATK yang
ada di gudang dan sarana lain di lingkungan kampus.

d. Prosedur pelayanan sarana dan ATK

1. Pemohon yang meminta dan meminjam alat atau barang, membuat
surat permohonan yang ditujukan ke Wakil Rektor II.
2. Bagian AU menerima disposisi surat permohonan dari Wakil Rektor
II.
 3. Kepala AU memberi disposisi ke staf untuk ditindak lanjuti.
4. Staf bidang pengadaan sarana dan kelengkapan barang, mendata dan
berkoordinasi dengan rekanan untuk melakukan pembelanjaan barang
yg diperlukan.
5. Staf bidang pengadaan sarana mendistribusikan barang yang sudah
datang fakultas yang membutuhkan, berdasar surat permohonan yang
masuk tadi.
6. Staf bidang pengadaan sarana mencatat dan menyimpan keluar
masuknya barang.
e. Evaluasi pelayanan permohonan pinjam alat dan barang.
1. Evaluasi pelayanan permohonan pinjam alat dan barang
dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggungjawab pelaksanaan,
yang kita catat dalam sebuah buku khusus peminjaman khusus
untuk mahasiswa dan fakultas.
2. Kepala AU menentukan tindakan yang harus dilakukan pada
perbaikan kinerja pelayanan pengadaan dan peminjaman barang.
3. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Kepala AU kepada Wakil
Rektor II.
f. Prosedur pelayanan sarana dan ATK
1. Bagian AU menerima surat permintaan sarana dari fakultas,
yang sudah ditanda tangani pimpinan dari fakultas yang
bersangkutan.
2. Staf sarana dan kerumahtanggaan, mendata semua permintaan
yang sudah masuk, untuk kemudian meng-orderkan ke rekanan
yang sudah ditunjuk oleh pimpinan.
3. Staf sarana dan kerumahtanggaan, membagi dan mencatat
barang datang yang sudah terbagi.
4. Syarat untuk meminta sarana dan prasarana adalah :
 Mengirim surat permintaan ke Bagian AU dan Warek II, barang
apa saja yang diperlukan beserta jumlah dan spesifikasi (jika itu
barang elektronik) yang sudah ditanda tangani oleh pimpinan.
  Staf sarana dan kerumahtanggaan akan mengorderkan jika
pimpinan sudah mendisposisikan surat yang masuk.
g. Evaluasi sarana dan kerumahtanggaan
h. Mendata barang yang sudah terbeli dan yang terbagi, disesuaikan dengan
sisa barang yang ada di gudang.
i. Laporan tiap satu semester ke Kapala AU.

Analisis Kondisi Internal (Activity Chain)

Analisis activity chain dilakukan untuk memetakan keseluruhan proses bisnis
yang terjadi dalam perusahaan yang memiliki dua kategori yaitu aktivitas utama
dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama pada Administrasi Umum (AU) Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya meliputi layanan administrasi umum,
administrasi permintaan barang, administrasi permintaan akun, administrasi
permintaan internet, administrasi pengaduan komputer, administrasi pengaduan
Non-Komputer, administrasi pengaduan kebersihan, administrasi peminjaman
ruangan, administrasi peminjaman mobil, serta memiliki beberapa service yaitu
layanagan kebersihan, layanan keamanan, layanan peminjaman ruangan dan
transportasi. Sedangkan pada aktivitas pendukung meliputi keuangan,
kepegawaian, dan pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi. Activity
Chain pada Administrasi Umum Stikom Surabaya dapat dilihat pada gambar
dibawah :

Activity Chain Administrasi Umum Stikom Surabaya

Analisis SWOT
1. Kondisi Internal
Kekuatan(Strenght):
1. Angket persediaan yang diisi ,cepat ditinjaklanjuti dalam hal sarana
prasarana
2. Karyawan pada setiap bagian sudah mengerjakan sesuai dengan tugas
pokok pada masing-masing bagian
3. Telah terbangunnya budaya organisasi yang baik
4. Komunikasi dan koordinasi antar bagian sudah baik
5. Penyusunan pengembangan program kerja telah dilakukan secara
berkala
6. Komitmen pegawai dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa
telah terkategori baik
7. Keberadaan sistem informasi memudahkan peminjaman ruang oleh
dosen dan karyawan dimanapun dan kapanpun
8. Kemampuan menjalin hubungan kerjasama dengan stakeholder oleh
AU sudah optimal
9. Pengaduan keluhan cepat ditanggapi
10. Sarana untuk pelaksanaan pendidikan yang memadai seperti ruang
kuliah
11. Dukungan anggaran pengembangan TI yang memadai

Kelemahan(Weakness):
1. Pemahaman karyawan administrasi umum mengenai proses realisiasi
dari visi dan misi dalam aktivitas belum optimal
2. Terjadinya error saat peminjaman ruangan berbasis online
menyebabkan terjadinya crass
3. Kepala bagian belum memahami IT secara penuh
4. Penggunaan sistem dan prosedur yang masih manual
5. Fokus pada sarana belajar mengajar mengabaikan perihal sub program
yang lain
 6. Sudah ada form penunjang seperti angket sarana prasarana, angket
peminjaman namun masih bersifat manual
7. Memiliki banyak layanan tapi tidak memiliki ciri khas administrasi
umum Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya
8. Branding administrasi umum masih lemah di mahasiswa
9. Penggunaan Teknologi Informasi yang belum optimal
10. Belum seluruh sistem informasi terintegrasi

2. Kondisi Eksternal
Peluang(Opportunities):
1. Adanya kemauan yang kuat dari pimpinan Institusi untuk
mengembangkan sarana dan prasarana berupa pembangunan ruang
kuliah yang representatif.
2. Pengembangan sistem informasi untuk meningkatkan kualitas dan
efektifitas layanan informasi.
3. Kemitraan dan kerjasama dengan lembaga lainnya masih terbuka luas
4. Program sertifikasi yang mengharuskan untuk melanjutkan sekolah ke
tingkat yang lebih tinggi
5. Perkembangan perangkat TI yang semakin mature
6. Perkembangan konsep dalam penyempurnaan SI serta penyelarasan SI
dengan bisnis

Ancaman(Threat):
1. SDM bagian IT yang sangat terbatas
2. Peningkatan sarana dan prasarana seiring dengan kebutuhan pasar dan
perkembangan teknologi informasi
3. Perkembangan teknologi
4. Kompetisi antar pegawai
5. Trend penggunaan teknologi sehingga menghapuskan peralatan
penunjang perkuliahan yang bersifat manual
6. Kerentanan terhadap sistem informasi meningkat
Matriks Strategi SWOT
Tabel 1 Matriks SWOT
Kekuatan(Strength) Kelemahan(Weakness)
Peluang(Opportunities) (SO) (WO)
Meningkatkan kualitas Peningkatan efektifitas
pelayanan administrasi AU melalui perbaikan
umu teknologi informasi
Ancaman(Threats) (ST) (WT)
Peningkatan sarana Memanfaatkan potensi
prasarana untuk menarik SDM secara optimal dan
minat akademisi baru menambah SDM yang
mumpuni yang berkaitan
dengan Teknologi
Informasi

Tabel 2 Hasil analisis Matriks SWOT

Strategi Kebutuhan SI/TI
Strategi SO
Meningkatkan kualitas Sistem informasi yang mampu melayani
pelayanan administrasi umum civitas akademik tidak hanya
peminjaman ruang saja
Strategi ST
Peningkatan sarana prasarana Sistem informasi yang dapat mengelola
untuk menarik minat akademisi sarana prasarana
baru
Strategi WO
Peningkatan efektifitas AU melalui Sistem informasi terintegrasi untuk
perbaikan teknologi informasi segala keperluan berkenaan dengan
Administrasi Umum
Strategi WT
Memanfaatkan potensi SDM Sistem informasi kepegawaian
secara optimal dan menambah
SDM yang mumpuni yang
berkaitan dengan Teknologi
Informasi
 BAB II

Analysis Phase

Identifikasi situasi SI saat ini

1. Aplikasi bisnis
-Sicyca
2. Infrastruktur Teknis
-Teknologi Jaringan Internet
-Perangkat Keras

Identifikasi Aplikasi Potensial STI

Hasil analisis
Aktivitas Utama Bagian/unit Kebutuhan bisnis Kebutuhan data
dan informasi
Peminjaman ruangan
Kegiatan Bagian rumah 1. Bagian rumah 1. Data user (data
menggunakan tangga, civitas tangga dapat karyawan, data
ruangan pada waktu stikom menginputkan mahasiswa)
tertentu dengan cara data dari form 2. Data ruangan
mengisi sejumlah yang diisi oleh 3. Data inventori
data yang mahasiswa (meja, spidol,
diperlukan sebagai 2. Mahasiswa kursi, alat
jaminan melakukan elektronik, dkk)
pertanggung peminjaman 4. Data admin
jawaban melalui
pegawai yang
ada
3. Karyawan
melakukan
peminjaman
melalui sitem
4. Bagian rumah
tangga
bertugas
melakukan
controllig
terhadap
inventori yang
ada
Peminjaman kendaraan
Kegiatan Bagian rumah 1. Bagian rumah 1. Data user (data
menggunakan tangga, civitas tangga dapat karyawan, data
kendaraan yang stikom, bagian menginputkan mahasiswa)
dimilikiinstansi driver data dari form 2. Data kendaraan
untuk kepentingan yang diisi oleh 3. Data driver/
dan waktu tertentu mahasiswa sopir
dengan cara mengisi 2. Mahasiswa 4. Data admin
sejumlah data yang melakukan
diperlukan sebagai peminjaman
jaminan melalui
pertanggung pegawai yang
jawaban ada
3. Karyawan
melakukan
peminjaman
melalui sitem
4. Bagian driver
bertugas
melakukan
controllig
terhadap
kendaraan yang
ada
Permintaan barang
Menyediakan Bagian 1. Pelapor yang 1. Data
inventori yang akan pengadaan, mengisi form divisi(data
dibeli untuk bagian rumah permintaan karyawan)
memenuhi fasilitas tangga, barang 2. Data
yang rusak dan pimpinan(rektor 2. Bagian admin(karyawa
tidak dapat II) pengadaan n AU bagian
diperbaiki menginputkan pengadaan)
permintaan 3. Daftar supplier
barang ke
aplikasi
3. Persetujuan
dari kepala
bagian AU dan
Wakil rektor II
4. Bagian
pengadaan
mengajukan
permohonan
anggaran
pembelian
barang
5. Pelapor dapat
mengajukan
suplier untuk
pembelian
 dengan mengisi
form yang telah
disediakan
bagian
pengadaan
Pengaduan komputer
Memberikan Dosen, PU, 1. Pelapor dapat 1. Data karyawan
informasi tentang bagian rumah mengisi form 2. Data komputer
kelayakan fasilitas tangga yang 3. Data ruangan
komputer yang ada disediakan PU
(pekerja
umum) atau
mengisi pada
aplikasi sicyca
yang
disediakan
PPTI
2. Pengaduan
akan di proses
langsung oleh
bagian rumah
tangga
3. Bagian rumah
tangga
melakukan
pengecekkan,
bila terjadi
kerusakan yang
bisa diperbaiki
maka tugas
selanjutnya
akan diberikan
kepada bagian
teknis, bila
tidak dapat
diperbaiki akan
melakukan
pengajuan
permintaan
barang
Pengaduan non-komputer
Memberikan Dosen, PU, 1. Pelapor 1. Data karyawan
informasi tentang bagian rumah mengisi form 2. Data inventori
kelayakan fasilitas tangga yang (bangku, AC,
non-komputer yang disediakan PU spidol, papan
ada (pekerja tulis, dkk)
umum) atau 3. Data ruangan
mengisi pada
 aplikasi sicyca
yang
disediakan
PPTI
2. Bagian rumah
tangga
bertanggung
jawab untuk
langsung
memproses
pengaduan
3. Bagian rumah
tangga
melakukan
pengecekkan,
bila terjadi
kerusakan
Pengaduan kebersihan
Memberikan Civitas stikom, 1. Pelapor 1. Data ruangan
informasi tentang Divisi, PU mengisi form 2. Data PU
kebersihan yang ada yang ada di PU 3. Data user
diinstansi untuk atau
menyediakan menggunakan
kenyamanan bagi angket yang
civitas telah
disediakan AU
pada sicyca
2. Bagian rumah
tangga selalu
melakukan
controlling
mngenai
kebersihan
tersebut
Perbaikan non-komputer
Melakukan reparasi Bagian teknisi, 1. Bagian teknisi 1. Data teknisi
barang – barang PU, civitas mendapatkan 2. Data
yang rusak tetapi stikom informasi pengaduan
masih bisa dipakai melalui non-komputer
pengaduan 3. Data inventori
yang dibuat 4. Daftar
oleh bagian pengaduan
rumah tangga non-komputer
2. Perbaikan
dilakukan pada
bengkel yang
telah
disediakan oleh
 instansi
Perbaikan komputer
Melakukan Bagian teknisi 1. Perbaikan 1. Data teknisi
perbaikan komputer komputer, PU, dilakukan pada 2. Data komputer
yang masih bisa civitas stikom bengkel yang 3. Daftar
untuk diperbaiki telah pengaduan
disediakan oleh komputer
instansi
2. Kebutuhan
bahan dalam
perbaikan
dapat diajukan
kepada bagian
pengadaan
3. Bagian teknisi
dapat
mengajukan
supllier barang
yang tepat
kepada bagian
pengadaan
dengan mengisi
formnya
 Berdasarkan identifikasi potensial STI maka hasilnya dapat
disimpulkan dalam tabel clustering untuk menentukan sistem informasi
apa yang sesuai. Clustering dilakukan dengan cara menggunakan symbol.
Seperti tabel berikut :
Simbol Kebutuhan STI
A Aplikasi peminjaman ruangan dai sisi mahasiswa dan
karyawan(dosen)
B Aplikasi peminjaman kendaraan dari sisi mahasiswa dan
karyawan
C Form permintaan barang
D Form pengaduan komputer
E Form pengaduan non-komputer
F Form pengaduan kebersihan
G Form pengajuan perbaikan komputer
H Form pengajuan perbaikan non komputer
Peminjaman ruangan

Permintaan barang

Pengaduan non-komputer
Peminjaman kendaraan

Pengaduan komputer

Pengaduan kebersihan

Perbaikan komputer

Perbaikan non-komputer
Data karyawan
G
F
D

H
C

Data inventori
A

Data mahasiswa
F

Data kendaraan
Data komputer
D

Data ruangan
A

H
C

Data driver B
Data teknisi
D

H
E

Daftar supplier
C

Daftar pengaduan komputer

G

Daftar pengaduan non-

H

komputer
Identifikasi kondisi eksternal SI
Tabel 3 Hasil analisa kondisi eksternal SI

Tren Teknologi Manfaat

Compatibility hardware komputer Memudahkan dalam penentuan
dengan peralatan digital penggunaan hardware dalam
menunjang efektifitas dan efisiensi
Kemampuan hardware semakin Meningkatkan efisiensi dalam
meningkat dengan ukuran yang penggunaan teknologi dan ruangan
semakin mengecil
Database dengan aplikasi open source, Mengurangi biaya pengelolaan dan
online transaction processing serta pemeliharaan data, integrasi data secara
penggunaan data warehousing menyeluruh serta memudahkan dalam
ringkasan data
Business intelegent Business intelegent Membantu dalam
pengambilan keputusan
System information security Menjamin keamanan pemrosesan dan
penyebaran informasi
Mobile broadband, web based service, Memudahkan atau mendukung
service oriented architecture (SOA) pengelolaan dan distribusi informasi
layanan/hasil jasa kependidikan
terutama antara lembaga dengan
mahasiswa dan stakeholder lainnya

Tabel 4 Solusi SI/TI dari matrik SWOT

Strategi Kebutuhan SI/TI Solusi SI/TI

Strategi SO Sistem informasi yang Sicyca
mampu melayani civitas
akademik tidak hanya
peminjaman ruang saja
Strategi ST Sistem informasi yang SI sarana prasarana
dapat mengelola sarana
prasarana
Strategi WO Sistem informasi Enterprise integratoin
 terintegrasi untuk segala system
keperluan berkenaan
dengan Administrasi
Umum
Strategi WT Sistem informasi SI kepegawaian
kepegawaian