TUGAS MAKALAH

Menerapkan etika komunikasi via email

Oleh :
1. Melania kurniawati (1720046)
2. Qisfafatul ifqi (17200)

PROGAM STUDI D-III KEPERAWATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN HANG TUAH
SURABAYA
2019/2020
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam berinteraksi,  komunikasi merupakan kegiatan yang tidak bisa

dipungkiri.  Perawat adalah salah satu profesi yang berhubungan erat dengan

penggunaan komunikasi sebagai salah satu bentuk sarana yang sangat efektif

dalam memudahkan untuk melaksanakan peran dan fungsinya dengan baik

sehingga berkontribusi dalam memperbaiki derajat kesehatan individu, keluarga

dan masyarakat melalui pemahaman yang lebih besar tentang hubungan timbal

balik melalui perubahan tingkah laku sehat  ke arah yang diyakini akan

meningkatkan kesehatan yang lebih baik.  Untuk itu perawat memerlukan

kemampuan khusus dan kepedulian sosial yang mencakup ketrampilan intelektual,

tehnical dan interpersonal yang tercermin dalam perilaku “caring” atau kasih

sayang / cinta dalam berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi sebagai salah

satu intervensi dalam pemberian pelayanan keperawatan yaitu dengan pendekatan

komunikasi therapeutic. Sehingga perawat yang memiliki ketrampilan

berkomunikasi secara terapeutik tidak saja akan mudah menjalin hubungan rasa

percaya dengan klien, mencegah terjadinya masalah legal, memberikan kepuasan

profesional dalam pelayanan keperawatan dan meningkatkan citra profesi

keperawatan serta citra rumah sakit, tetapi yang paling penting adalah

mengamalkan ilmunya untuk memberikan pertolongan terhadap sesama manusia

 Perkembangan teknologi yang semakin maju ikut memudahkan urusan kita

dalam urusan berkomunikasi, contohnya dalam surat-menyurat melalui email.

Namun, bukan berarti kemudahan ini boleh mengalihkan kita dari aturan teknis

yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi melalui email. Yang perlu

diingat dalam berkirim surat melalui email adalah, kita harus benar-benar

memperhatikan efek yang didapat penerima pesan setelah membaca email dari

kita.

Dalam menulis email, kita harus untuk menampilkan ucapan dan sikap yang baik

dalam bentuk tulisan. Semakin jauh relasi kita dengan penerima pesan, maka

bahasa yang digunakan harus lebih formal. Dengan kata lain, kita harus

memperhatikan etika dalam mengirimkan pesan melalui email.

Di saat penggunaan email menjadi berkembang pesat pada awal tahun 90-an,

email telah berhasil menggeser media komunikasi sebelumnya, termasuk mesin

fax dan surat. E-mail menjadi sangat populer digunakan oleh para pekerja dan

orang-orang biasa. Kehadiran email benar-benar memudahkan segala bentuk

komunikasi antara satu orang kepada orang lainnya. maka dari itu terdapat cara

menerapkan etika berkomunikasi via email yang baik agar mampu mencapai

tujuan dalam berkomunikasi yaitu tidak terjadi miss komunikasi dan kesalah

pahaman dalam berkomunikasi.

1.2 Rumusan masalah

1. Apa pengertian dari etika dan komunikasi ?

2. Bagaimana prinsip etika dalam berkomunikasi?

3. Apa saja bentuk etika berkomunikasi ?

4. Bagaimana cara menerapkan etika berkomunikasi via email?

1.3 Tujuan Penulisan

Makalah ini dibuat agar mahasiswa mengetahui dan memahami etika

berkomunikasi via email dan cara menerapkan etika berkomunikasi via email.

 
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian etika

Secara etimologi istilah etika berasal dari bahasa yunani, yaitu ethos yang

berarti adat istiadat atau kebiasaan, perasaan batin, kecenderungan hati untuk

melakukan perbuatan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), etika

adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan

kewajiban moral (akhlak). Dalam bentuk tunggal, etika mempunyai banyak arti,

yaitu kebiasaan, adat, watak, perasaan, dan cara berfikir, dalam bentuk jamak kata

ta-etha artinya kebiasaan. Jadi, etika adalah ilmu tentang apa yang bisa dilakukan

atau ilmu tentang kebiasaan.Komunikasi dalah elemen dasar dari interaksi

manusia yang memungkinkan seseorang untuk menetapkan,mempertahankan,dan

meningkatkan kontak dengan orang lain. Karena komunikasi dilakukan oleh

seseorang setiap hari, orang sering sekali salah berfikir bahwa komunikasi adalah

sesuatu yang mudah.Namun sebenarnya komunikasi adalah proses kompleks yang

melibatkan tingkah laku dan hubungan serta memungkinkan individu berasosiasi

dengan orang lain dan dengan lingkungan sekitarnya. Hal itu merupakan peristiwa

yang terus berlangsung secara dinamis.

Komunikasi adalah proses interpersonal yang melibatkan perubahan verbal

dan nonverbal dari informasi dan ide. Komunikasi mengacu tidak hanya pada isi

tetapi juga pada perasaan dan emosi dimana individu menyampaikan

hubungan.Kebisuan juga merupakan sebuah makna komunikasi. Misalnya

seorang perawat yang yang menyimak kesedihan seorang suami yang ditinggal

mati istrinya.Komunikasi menyampaikan informasi , dan merupakan suatu aksi

saling berbagi. Komunikasi adalah sebuah faktor yang paling penting, yang

digunakan untuk menetapkan hubungan terapeutik antara perawat dan klien.

2.2 Prinsip etika dalam berkomunikasi

1. Isi pesan harus jujur dan benar

informasi harus disampaikan dengan jujur dan benar, tanpa di buat-buat

tidak mengurangi atau menambah isi informasi.

2. menyerukan kebenaran dan kebaikan.

3. informasi yang di sampaikan hendaknya membekas pada jiwa seseorang.

4. informasi yang di ucapkan hendaknya berupa ucapan atau tulisan yag

pantas untuk di bicarakan.

5. informasi haruslah berupa perkataan yang memiliki etika yang baik.

2.3 Bentuk etika berkomunikasi

1. etika berkomunikasi lewat telepon

a. hendaknya memulai pbicaraan dengan ucapan denga salad an

menutunya dengan sala.

b. Ceklah dengan baik nomor telepon yang akan di hubungi agar tidak

salah sambung

c. Pilih waktu yang tepat agar tidak mengganggu orang yang sedang tidur

ataupun istirahat.

2. Etika komunikasi massa

a. Media massa media yang mengkomunikasikan informasi kepada massa

baik media cetak (koran, majalah) mauun media elektronik.

 b. Tata cara span santun diperhatikan dala menampilkan tayngan, tulisa,

dan berita.

c. Mengutamakan isi pesan yang memuat budaya daerah yang

bersangkutan.

3. Etika bergurau

a. Hendaknya gurauan tersebut tidak mengandung dusta

b. Hendaknya gurauan tidak mengandung unsur menyakiti perasaan

orang lain.

2.4 cara menerapkan etika berkomunikasi via email

1. Mengisi Subjek Email yang Jelas dan Spesifik.

Etika pertama dalam berkomunikasi melalui email adalah memiliki subjek

yang jelas dan spesifik. Jangan pernah lupa untuk mencantumkan subjek

karena penerima email kita bisa saja mendapatkan puluhan email di kotak

masuknya. Sehingga, ini akan menyulitkan mereka untuk membedakan

mana email yang perlu segera direspon dan mana email yang bisa

dikesampingkan terlebih dahulu. Selain itu, memberikan subjek yang jelas

dan spesifik juga membantu kita untuk mendapatkan respon yang cepat

dari penerima email, sehingga kita tidak perlu menunggu waktu yang lama

untuk mendapat balasan. Dan tentunya, memiliki subjek yang tepat

merupakan salah satu tanda berkomunikasi melalui email secara

profesional. Ini menandakan bahwa kita mengirim email bukan untuk

main-main. 
2. Menggunakan Salam Profesional.

Etika kedua yang perlu kita terapkan adalah menggunakan salam sebagai

pembuka email kita. Namun, perlu diingat kembali bahwa kita harus

membedakan antara email yang formal dan non-formal. Email non-formal

biasanya ditujukan kepada rekan-rekan kerja kita di dalam kantor

(internal) dan email formal biasanya ditujukan untuk bos, manajer atau

atasan kita di kantor (internal) dan klien juga mitra bisnis kita (eksternal).

Hindari penggunaan “Hai”, “Woi”, “Bro/ Sis” atau salam lainnya yang

kurang formal dan tidak profesional saat mengirim email formal. Agar

lebih formal, rekan pembaca bisa menggunakan “Yang terhormat

(masukkan nama)”. Menggunakan nama orang tersebut dalam salam

seperti, “Halo Stevanie”. Ini adalah salam profesional yang cukup tepat,

tetapi ingatlah untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali kita

telah diberi izin untuk melakukannya.

 3. Balas Semua Email Penting yang Masuk.

Hindari sikap mengabaikan email-email yang masuk ke dalam kotak

masuk kita. Terlebih lagi jika kita menerima email penting yang harus

segera dibalas, misalnya dari pimpinan perusahaan atau dari klien. Kita

perlu menanggapi email dengan balasan yang tepat, jangan membalas

email dengan isi yang membingungkan penerima email.  Berikan balasan

email secara tepat waktu dan menggunakan Bahasa yang sopan untuk

setiap email resmi yang ditujukan kepada kita.  Bagaimana jika kita belum

memiliki jawaban yang tepat untuk membalasnya? Kita tetap perlu

membalas email tersebut, minimalnya kita membalas untuk memberitahu

sang penerima bahwa kita sudah menerima email mereka. 

Sebagai contoh:

Dear Ratna, 

Terima kasih untuk informasinya. Untuk saat ini kami belum mendapatkan

jawaban yang pasti dari CEO Perusahaan kami terkait undangan

pembicara yang perusahaan Anda berikan. Dalam hal ini, kami akan

memberi jawaban kembali dalam waktu 2x48 jam ke depan. Terima kasih

atas pengertiannya. 

Best Regards,

Silvia Hanum. 

 
 4. Jangan Menggunakan Humor

Memang bagus untuk membuat orang lain tertawa, terhibur dengan lelucon

yang kita berikan kepada mereka. Namun, menggunakan humor bukanlah

hal yang tepat untuk dimasukkan ke dalam email formal maupun non-

formal. Karena humor tidak dapat diterjemahkan dengan baik melalui email.

Apa yang menurut kita lucu, bisa saja disalah tafsirkan oleh pihak lain

(penerima email), atau mungkin dianggap sebagai sarkasme, karena humor

dibaca oleh penerima tanpa disertai nada vokal dan ekspresi wajah. Jadi,

kami sangat tidak menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk

menggunakan humor di dalam email. 

5. Jangan Menganggap Penerima Email tahu Apa yang Kita Bicarakan.

Etika kelima yang perlu kita perhatikan adalah menulis email yang serinci

dan sejelas mungkin. Jangan beranggapan bahwa penerima email akan

memahami segala hal yang kita bicarakan di dalam email. Hindari

penggunaan jargon atau menyingkat kalimat dengan singkatan-singkatan

yang aneh. Singkatan yang aneh hanya akan membingungkan penerima

email, bahkan ini bisa menciptakan kesalahpahaman antara kita dan

penerima email. 

6. Jangan Membalas Email dengan Emosi.

tidak di anjurkan untuk membalas email dengan kata-kata yang

menunjukkan emosi, kemarahan atau frustasi. Sebelum membalas email atau

mengirim email, pastikan rekan pembaca sudah melakukan beberapa

pertimbangan sebelum mengirim email kepada penerima. 

 
Solusi lainnya, apabila rekan pembaca sedang merasa marah, ketik email,

keluarkan emosi yang Anda rasakan, masukkan pesan email tersebut ke dalam

folder “draft”, dan tinjau kembali nanti saat rekan pembaca sudah merasa lebih

tenang dan punya waktu lebih untuk merancang balasan email yang lebih baik dan

sesuai. Untuk kebaikan rekan pembaca, jangan sampai emosi yang dirasakan

dicurahkan ke dalam email.

7. Jangan Lupa Mencantumkan Tanda Tangan (Signature).

Setiap email harus menyertakan tanda tangan (signature) yang memberitahu

penerima tentang siapa yang mengirim email kepada mereka. Selain itu, kita juga

perlu mencantumkan kontak kita di bawah tanda tangan. Sehingga, penerima tidak

perlu mencari alamat, email, atau nomor telepon kita, jika mereka harus

menghubungi kita kembali. Kita bisa membuat pengaturan otomatis agar signature

dapat muncul di akhir email, setiap kali kita mengirim email kepada siapapun.

8. Jaga Kerahasiaan Materi Pribadi.

Etika kedelapan adalah hindari berbagi materi email yang sifatnya pribadi atau

rahasia (confidential), baik itu secara sengaja maupun tidak sengaja. Apabila

rekan pembaca memang HARUS berbagi informasi yang sangat pribadi atau

rahasia, bicarakan secara langsung di ruangan tertutup atau komunikasikan hal ini

melalui telepon. Jangan lupa untuk meminta izin sebelum memposting materi

sensitif baik di bagian badan email atau dalam lampiran.

9. Hindari Menggunakan Tanda Perintah (!) secara Berlebihan.

Memang sih tanda perintah (!) itu memiliki indikasi yang bermacam-macam.

Bukan hanya untuk mengekspresikan kemarahan, namun juga dapat

mengekspresikan kegembiraan. Misalnya, “Ya ampun! Hahaha!!!”, Sayangnya, di

dalam bisnis atau dunia profesional, penggunaan tanda seru atau tanda perintah (!)

secara berlebihan tidak diterjemahkan dengan baik dalam komunikasi bisnis,

terutama melalui email. Hindari penggunaan tanda baca tersebut, kecuali kita

benar-benar mengenal penerima email dengan sangat baik.

10. Jangan Lupa Koreksi Pesan kembali 

Secara tidak langsung, orang bisa menilai kepribadian kita melalui tulisan-tulisan

email yang kita kirim kepada mereka. Apabila email yang kita kirim terlalu

banyak salah ejaan atau kesalahan tata bahasa, maka jangan heran jika orang-

orang akan menilai kita sebagai seorang yang ceroboh. Sedangkan, saat kita

mengirim email dengan sangat rinci dan tanpa kesalahan tata bahasa, orang-orang

akan menganggap kita sebagai seorang yang sangat teliti. Jadi sebelum email

dikirim kepada penerima, jangan lupa untuk mengoreksi isi email kita dengan

teliti. 
 BAB 3

KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan

Sesuai hasil dari perumusan masalah dan tujuan penulisan yang

berdasarkan pembahasan, didapat kesimpulan dari penulisan ini yaitu,
komunikasi merupakan proses belajar seumur hidup bagi perawat. Perawat
mempunyai peran penting dalam menjaga kesehatan dan kebahagian
khususnya dalam memberikan komunikasi dalam bentuk komunikasi apapun.
Etika itu sendiri Secara etimologi istilah etika berasal dari bahasa yunani,
yaitu ethos yang berarti adat istiadat atau kebiasaan, perasaan batin,
kecenderungan hati untuk melakukan perbuatan. Menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia (KBBI), etika adalah ilmu tentang apa yang baik dan apa
yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlak) Tujuannya adalah
untuk menjaga, melindungi, memajukan, serta membina hubungan saling
percaya serta kenyamanan karena mampu menerapkan etika komunikasi yang
baik selain itu memperlihatkan dii kita bahwa perawat di ajarkan untuk
memiliki etika yang baik dalam melayani klien.

3.2 Saran

Adapun saran yang akan disampaikan berhubungan dengan penulisan

yaitu kita harus menerapkan etika saat kita melakukan komunikasi via email
bukan di viaemail saja tetapi di semua bentuk komunikasi.
 DAFTAR PUSTAKA

Tamsuri,Anas.2005.Buku Saku Komunikasi Dalam Keperawatan.Jakarta : EGC

Mundakir, 2006, komunikasi keperawatan; Aplikasi dalam pelayanan,

Yogyakarta: graha ilmu

Sya’diyah, Hidayatus, 2013, komunikasi keperawatan- edisi pertama, Yogyakarta: Graha

ilmu