Tugas Administrasi Perkantoran

Disusun Oleh :

Nama : Muhammad Iqbal Algusyairi

Kelas : X Akuntansi I

Absen : 19

SMK NEGERI 1 TERBANGGI BESAR

TERBANGGI BESAR, LAMPUNG TENGAH
Tahun Pelajaran 2017/2018
 Menerapkan Komunikasi Di Tempat
Kerja
A. MENGKLASIFIKASIKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT
KERJA

1.Pengertian

Komunikasi Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian

komunikasi adalah pengiriman serta penerimaan sebuah pesan atau berita
dari dua orang atau lebih agar pesan yang dimaksud bisa dipahami.
Secara umum, pengertian komunikasi merupakan suatu interaksi atau
sebuah proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur
lingkungannya dengan membangun hubungan antar sesama manusia,
melalui pertukaran infomrasi untuk menguatkan sikap dan tingkah laku
orang lain dan berusaha untuk mengubahnya.
Istilah komunikasi sendiri berasal dari kata komunism yang berarti
membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang
atau lebih. Komunikasi juga berasal dari kata communico yang berarti
membagi.

2.Jenis Jenis Komunikasi

Komunikasi dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu :

1. Komunikasi Personal
Komunikasi personal adalah komunikasi yang ditujukan kepada satu
orang saja atau tunggal.
2. Komunikasi Kelompok
Komunikasi kelompok merupakan komunikasi yang ditujukan kepada
kelompok-kelompok tertentu.
3. Komunikasi Massa
Komunikasi massa merupakan komunikasi yang ditujukan kepada massa
atau komunikasi yang menggunakan media massa.
3.Unsur Unsur Komunikasi

a.Menurut Para Ahli

Menurut Aristoteles,
ada tiga unsur komunikasi yaitu siapa yang berbicara, apa yang
dibicarakan, dan siapa yang mendengarkannya.
Pandangan Aristoteles ini menurut sebagian besar para ahli komunikasi
dinilai lebih tepat untuk mendukung suatu proses komunikasi publik
dalam bentuk pidato atau retorika.
Hal ini disebabkan pada zaman Aristoteles retorika menjadi bentuk
komunikasi yang sangat populer bagi masyarakat Yunani pada saat itu.

Unsur Komunikasi Menurut Claude E Shannon & Warren Weaver

Unsur komunikasi yaitu pengiriman, transmitter, penerima, tujuan, dan
signal. Kesimpulan tersebut berdasarkan atas studi yang mereka lakukan
mengenai pengiriman pesan radio dan telpon.

Unsur Komunikasi Menurut Charles Osgood Gerald Miller &

Melvin L De Fluer
Mereka menambahkan efek dan umpan balik sebagai unsur unsur
komunikasi. Umpan balik dan efek sebagai unsur komunikasi yang
nantinya akan lebih banyak dikembangkan pada proses komunikasi
antarpribadi dan komunikasi massa.

Unsur Komunikasi Menurut Joseph de Vito, Sereno, Erika Vora

Mereka menilai lingkungan adalah unsur komunikasi yang tidak kalah
pentingnya dalam mendukung terjadinya proses komunikasi.

b.Unsur Komunikasi Secara Umum

1. Komunikator
Komunikator merupakan pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan
dalam proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator adalah
seseorang atau sekelompok orang yang memiliki inisiatif untuk menjadi
sumber dalam sebuah hubungan atau interaksi.
Komunikator tidak hanya berperan sebagai pengirim pesan saja. Akan
tetapi juga memberikan sebuah respon atau tanggapan dan menjawab dari
proses komunikasi yang sedang berlangsung.
Baik itu secara langsung maupun tidak langsung.
2. Pesan atau Informasi
Pesan atau informasi merupakan keseluruhan apa yang disampaikan oleh
komunikator. Pesan bisa berupa sebuah kata-kata, tulisan, gambaran, atau
sebuah perantara lainnya.
Pesan ini mempunyai inti, yaitu mengarah pada usaha untuk mengubah
sikap dan tingkah laku orang lain.
Inti pesan akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi tersebut.
3. Sarana Komunikasi atau Channel
Sarana komunikasi atau channel dapat disebut dengan media yang
digunakan sebagai penyalur pesan dalam sebuah proses komunikasi.
Pemilihan sarana atau media dalam proses komunikasi tergantung pada
sifat berita yang akan disampaikan.
4. Komunikan atau Receiver
Komunikan adalah sebutan bagi orang yang menerima pesan atau berita
yang disampaikan oleh komunikator. Komunikan dapat terdiri dari satu
roang atau lebih dan bisa pula dalam bentuk kelompok.
Dalam sebuah proses komunikasi, komunikasi merupakan elemen penting
karena dialah yang menjadi sasaran komunikasi dan bertanggung jawab
untuk bisa mengerti pesan yang disampaikan dengan baik dan benar.
5. Umpan Balik atau Feedback
Umpan balik bisa diartikan sebagai jawaban komunikan atas pesan yang
diberikan oleh komunikator kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis,
komunikator dan komunikan akan terus menerus bertukar peran.
6. Dampak atau Effect
Dampak adalah efek perbedaan yang dialami oleh komunikan sebelum
dan sesudah menerima pesan. Apabila sikap dan tingkah laku komunikan
berubah sesuai dengan isi pesan, maka komunikator telah berhasil dengan
baik.

4.Etika Komunikasi Yang Baik

Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Berkomunikasi.
Ada beberapa hal pokok yang mana kita selaku komunikator perlu
lakukan dan perlu aplikasikan dalam kehidupan, antara lain :
a.       Fokus pada lawan bicara
Fokus dalam berkomunikasi merupakan kunci agar informasi yang
disampaikan komunikator kepada kita berjalan lebih efektif, orang yang
cinderung tidak memperhatikan lawan bicaranya biasanya kehilangan
beberapa potong informasi yang disampaikan dan terjadi kesenjangan
antara kedua belah pihak, biasanya pihak yang menyampaikan informasi
(komunikator) secara perasaan akan tersinggung dengan kita dan secara
otomatis kesalahan fatal informasi (informasi yang salah) yang masuk
dapat berdampak langsung dengan pengplikasian kita.
b.      Fokus pada masalah
Dalam beberapa kasus komunikasi beberapa individu melupakan pokok
permasalah yang ingin dibicarakan hal ini terjadi karena informasi yang
seharusnya disampaikan terlalu melenceng dari yang dibicarakan (basa-
basi), perlu adanya penyusunan konsep sebelum berbicara dengan orang
lain, komunikasi ini biasanya disebut dengan komunikasi yang tidak
efisien karena informasi yang dimiliki tidak sesuai dengan apa yang
dibicarakan komunikator. Maka dari itu perlu adanya focus masalah,
yaitu tidak mencampur adukkan masalah lain yang tidak memilik kaitan
dengan informasi tersebut.
c.       Jangan menimpali pembicaraan.
Komunikan yang baik adalah komunikan yang mau mendengarkan
dengan bijaksana perkataan dari komunikator, menghargai apa yang
dikatakannya dan tidak menimpali atau menyela perkataannya sebelum
selesai.

d.      Saling menghargai
Biasanya dalam proses ini dua individu (komunikan dan komunikator)
perlu saling memahami satu sama lain dalam model komunikasi
dipaparkan dalam konsep field experience yaitu konsep kesamaan,
dimana tingkat efektifitas komunikasi akan terjalin lebih tinggi jika dua
individu memiliki kesamaan yang besar, sebagai contoh seorang collecor
barang antik tentu akan lebih cenggung berkomunikasi dengan seorang
pecinta ayam hias dari pada seorang collector lainnya. Namun meski
demikian jika kita dan orang lain tidak memiliki faktpr kesamaan, kita
harus tetap menjaga etika dengan menghargai tiap ucapan orang tersebut
dengan menyimak dan mendengarkan apa yang dikatakannya, dengan
demikian rasa pengahargaan akan timbul pula pada orang yang kita
hargai tersebut.
e.       Selingi Dengan Humor
Ada kalanya dalam berkomunikasi kita merasa bosan dengan informasi
yang disampaikan tentu ini bukan kesalahan pendengar namun dalam
proses penyampaian informasi tersebut kurang bumbu yang menarik
pendengar, dalam hal ini kita perlu menyelinginya dengan candaan atau
gurauan agar para pendengar atau komunikan tidak merasa bosan dengan
apa yang kita sampaikan.

  Hal-Hal Yang Perlu Dihindari Dalam Berkomunikasi

Dalam berkomunikasi dengan orang lain ada etika tersendiri yang
harus kita pegang, kita selaku individu perlu menjaga perasaan lawan
bicara kita agar mereka tidak tersinggung ataupun salah paham dengan
maksud dan tujuan kita. Adapun point-point berikut ditujukan kepada
lawan bicara yang biasanya baru kita temui, baru kita kenal ataupun
kurang akrab dengan orang tersebut diantaranya :

a.       Penggunaan kalimat informal (tidak baku)

Dalam proses transaksi informasi seorang individu termasuk kepada
orang yang tidak dikenal atau belum memiliki kedekatan sama sekali, kita
perlu menggunakan kalimat baku atau formal agar orang lain merasa
dihargai.
b.      Berbicara sambil melakukan hal lain
Etika sopan santun sangat berlaku pada point ini, orang tentu akan merasa
tersinggung saat jika kita dengan sibuk makan dan dalam saat bersamaan
berbicara dengan lawan bicara kita.
c.       Terlalu banyak basa-basi
Dalam beberapa kasus, ada beberapa orang yang cinderung lebih
menyukai penyampaian langsung (to the point) sebuah informasi, meski
sebagian juga menyukai basa-basi, namun dalam komunikasi formal kita
tidak memerlukan basa-basi  kita hanya perlu memaparkan garis
besarnya.
d.      Berbicara dengan nada kasar
Berbicara dengan nada kasar tidak perlu penjelasan lebih lanjut, orang
tentu tidak akan suka jika dibentak dan dimaki.
 e.       Nada memerintah
Dalam hal ini orang cinderung tidak sadar menggunakan kalimat-kalimat
memerintah yan seharusnya kita hindari karena bisa menyinggung lawan
bicara sebagai contoah “bapak harus lebih kompeten dalam mengajar”
kalimat tersebut jelas berisi kalimat perintah.
f.       Tidak boleh menghakimi
Dalam komunikasi kita tidak boleh mengajukan kalimat yang
menghakimi seprti “bapak pasti korupsi.!” atau “tentu bapak telah
melakukan hal yang keji..” dan sebagainya
g.      Manage intonasi
Perlu adanya control dengan nada suara kita, tidak boleh terlalu tinggi
(akan terkesan membentak) dan tidak boleh terlalu rendah (terkaesan
berbisik). Perlu nada yang sesuai dan nyaman didengar.

B.MENENTUKAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

1. Alat Komunikasi : Lisan
Pengertian komunikasi lisan ialah bentuk komunikasi dengan
mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan
bicaranya. Biasanya komunikasi lisan dapat dilakukan pada kondisi para
personal atau individu yang berkomunikasi berhadapan langsung.

Contohnya, saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung, selain itu

komunikasi lisan ini juga dapat dilakukan melalui alat yang berupa
computer yang telah dilengkapi dengan fasilitas konferensi jarak jauh
( computer teleconference ) dapat juga tatap muka yang melalui televise
sirkuit tertutup ( closed cirkit televise / cctv ).

2. Alat Komunikasi : Tertulis

Komunikasi tertulis ialah komunikasi yang dilakukan yang melalui

sebuah tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang
melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia
bisnis komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk
komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis,
seperti :

 Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang

menunggak pembayarannya.
 Membuat dan mengirim surat aduan ( claim ) kepada pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
 Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada
pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada
pelanggan.
 Membuat dan mengirim surat pemesanan barang ( order ) kepada
pihak lain.
 Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak
lain.
 Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.
 Member informasi kepada pelanggan yang meminta informasi
produk-produk baru.