TAKE HOME EXAMINATION

SEMESTER JANUARI 2023

BDKN3103

INTRODUCTORY BUSINESS COMMUNICATION

NO. MATRIKULASI : 980204125697001

NO. KAD PENGNEALAN : 980204125697

1
BAHAGIAN A

1. A) Kegagalan komunikasi yang berkesan merupakan salah satu isu penting dalam organisasi
yang perlu segara ditangani.Halangan komunikasi dalam sesebuah organisasi boleh
mewujudkan salah faham antara sesasama,halangan ini juga dapat menggangu proses kerja atau
sesebuah aktivit dalam organisasi serta dapat melambatkan dan memesongkan mesej yang ingin
disampaikan.Ini akan mengakibatkan salah faham dan timbulnya masalah serta konflik baru
dalam kalangan organisasi,Antara Halangan kepada komunikasi ialah.

HALANGAN SIKAP
Halangan sikap wujud kesan daripada masalah yang dohadapi dengan kakitangan dalam
sesebuah organisasi.Ini mungkin disebabkan faktor-faktor pengurusan yang lemah,kekurangan
perbincangan dan perundingan sesama dengan kakitangan yang lain.Konflik personaliti yang
mengakibatkan orang engan berkomunikasi,sikap peribadi kakitangan yang kurang bermotivasi
atau rasa tidak puas hati di tempat kerja serta kurang latihan untuk mereka menjalankan tugas
tertentu.

REKA BENTUK SISTEM

Kegagalan reka bentuk sistem merujuk kepada masalah dengan struktur atau sistem yang ada
dalam organisasi,contohnya,stuktur organisasi yang tidak jelas boleh mengelirukan kakitangan
organisasi untuk mengetahui dengan siapa untuk mereka berkomunikasi,Selain itu, sistem
maklumat yang tidak cekap atau tidak sesuai,kekurangan penyeliaan atau latihan juga boleh
menjadi penghalangan kepada komunikasi yang berkesan.Ketidakjalsan dalam peranan dan
tangungjawab juga boleh menyebabkan kakitangan tidak pasti tentang apa yang diharapkan
daripada mereka.

HALANGAN FIZIKAL
Halangan fizikal selalunya disebabkan oleh persekitaran,Sebagai contoh,halangan semula jadi
yang wujud jika kakitangan berada di bangunan yang berbeza atau lokasi yang tidak sama.Selain
itu kegagalan pihak pengurusan untuk memperkenalkan teknologi baharu yang selaras dengan
kemajuan semasa juga boleh menyebabkan kesukaran komunikasi.Kekurangan kakitangan
adalah salah satu punca yang menyebakan masalah komunikasi dalam organisasi.Ganguan
seperti bunyi bising ,pencahayaan yang kurang baik atau suhu persekitaran yang terlalu panas
atau sejuk juga menyebakan masalah komunikasi.

FRASA YANG TIDAK JELAS

Pengunaan bahasa atau loghat yang berbeza menyebabkan satu satu perkataan itu mempunyai
bunyi yang sama namun makna yang berbeza juga menjadi punca salah faham atau kesalahan
tafsiran mesej yang ingin di sampaikan oleh kakitangan.

2
KESESUAIAN LARAS BAHASA
Penggunaan bahasa,perkataan yang tidak sesuai dalam komunikasi boleh menghalang penerima
daripada memahami konteks mesej yang ingin di sampaikan dan akan menyebapkan kekeliruan.

HALANGAN FISIOLOGI
Halangan ini berkemungkinan disebabkan oleh faktor kesihatan yang tidak baik serta usia yang
sudah lanjut,.Contohnya apabila seseorang kakitangan itu pekak atau mempunyai masalah
penglihatan yang kurang baik.

KAEDAH PENYAMPAIAN MAKLUMAT

Kaedah untuk menyampaikan maklumat adalah penting bagi membantu pemahaman,.Pengirim
atau penyampai komunikasi mesti mempertimbangkan kaedah yang terbaik untuk digunakan
sebelum memulai komunikasi atau pembentangan dan cuba memudahkan pembendaharaan kata
supaya majoriti memahami maklumat yang ingin disampaikan.

1 B) Menyampaikan pemikiran dengan jelas dan ringkas,memastikan mesej diterima oleh

pendengar .Semasa dalam pangilan,becakap dengan perlahan dan dengan niat memastiakn idea
anda berjalan dengan lancar.Seterusnya gunakan kata kata atau bahasa yang mudah difahami
umum dan tawarkan kesediaan untuk berkongsi kepakaran dan pengetahuai dengan individu lain.
Selain itu,kita dapat memperbaiki komunikasi kita dengan mendorong budaya yang
positif,memperkukuhkan budaya positif yang inklusif menjadikan pekerja ingin
bersuara,menyumbang dan mengambil bahagian .
Senyuman dan mimik air muka boleh mewujudkan komunikasi yang sihat antara oeniaga dan
menjual.Pekara ini dapat membuat aura yang positif dan membuat hati pelangan lebih tenang dan
senang semasa berurus niaga dengan peniaga.Selain itu,senyuman menunjukan yang kita
memberi hormat dengan seseorang yang kita sedang berkomunikasi.Benda ini dilihat sebagai
pekara kecil namun membawa impak yang besar kerana jika kita menunjukan sifat yang positif
kepada pendengar maka konflik sesama dapat di elakan.Seterusnya Syarikat atau peniaga perlu
memperbaiki sistem yang akan menyebakan ganguan komunikasi secara berkesan,dengan
kurangnya masalah ini,sesebuah organisasi akan membentuk komunikasi yang baik.Dengan
menghantar pekerja atau kakitangan dalam bengkel mengatasi masalah komunikasi juga mampu
membendung atau meningkatkan keberhasilan komunikasi dalam organisasi perniagaan.Peniaga
juga boleh belajar menggunakan bahasa tubuh yang lebih baik agar dapat menarik hati
pelangan.Bagi meningkatkan mutu komunikasi dalam perniagaan agar membantu meningkatkan
hasil jualan atau keuntungan Syarikat,peniaga atau kakitangan harus mempunyai hati yang sabar
agar tidak cepat naik angin ketika pelangan kurang sopan atau kurang berminat dengan barang
atau produk yang kita tawarkan.Dengan menggunakan komunikasi yang berkesan dan
menarik,pelangan yang tidak suka produk kita akan suka setelah dilayan dengan baik dan sopan,
Seterusnya,penambahbaikan komunikasi dalam perniagaan sekiranya dapat mengatasi masalah
masalah komunikasi dalam sesebuah syarikat akan meningkatkan hasil jualan serta dapat
menarik minat dan hati pelabur serta pembeli.Oleh itu,komunikasi adalah salah satu platform
yang sangat penting dalam perniagaan.Dengan mengambil langkah langkah pemulihan dalam
komunikasi seperti membaca buku - buku artikel atau majalah tentang cara komunikasi yang
baik dan sihat dapat mewujudkan satu suanana yang harmoni dalam organisasi atau dapat
meningkatkan cara berkomunikasi dengan jauh lebih baik.

3
2. A) PENYAMPAI/SUMBER/PENGEKOD
Elemen pertama ialah penyampai mesej atau pemberi yang dikenali sebagai enkod. Sumber
permulaan maklumat atau orang yang memulakan proses komunikasi merupakan penyampai.
Penyampai harus memilih jenis maklumat yang ingin disampaikan sama ada melalui lisan,
bahasa badan atau tulisan yang didapati paling efisien untuk menyampaikan maklumat kepada
penerima. Bagi memudahkan mesej difahami oleh penghantar dan penerima, mesej yang telah
dihantar perlu dienkod, disusun dan dipilih simbol-simbolnya sama ada lisan atau bukan lisan.
Bagi mengelakkan proses komunikasi terhenti begitu sahaja, penghantar perlu menggunakan
enkod yang difahami oleh penerima.
Komunikasi berlaku apabila penyampaian maklumat tersebut melibatkan dua atau lebih orang.
Dalam situasi organisasi, setiap penghantar atau “encoder” akan menyampaikan mesej secara
bertulis atau secara lisan. Penghantar mesej perlu mengambil langkah iaitu dengan menghantar
mesej pada masa yang sesuai dan mendapat perhatian daripada penerima agar mesej tersebut
dapat disampaikan kepada mereka.
Sebenarnya, sumber atau penyampai boleh terdiri daripada orang perseorangan, sesuatu
kumpulan dan boleh juga terdiri dariapada sesebuah organisasi. Menghasilkan utusan merupakan
fungsi sumber itu sendiri. Mesej pula boleh terhasil daripada perasaan yang hendak diluahkan ,
pendapat dan idea-idea yang hendak disampaikan kepada pihak lain. Tujuan mesej yang
dihasilkan sama ada untuk perbincangan, kefahaman dan memberikan maklumat serta arahan.
Bagi memastikan komunikasi berlaku secara berkesan, beberapa perkaara perlu dipatuhi oleh
penyampai. Mesej yang disampaikan oleh penyampai haruslah jelas, meneliti dengan baik mesej
yang ingin disampaikan , pasti denngan mesej yang ingin disampaikan, pasti dengan kepentingan
mesejnya dan mengurangkan gangguan yang mungkin akan diterima oleh penerima dan
sebagainya.

PENERIMA/SASARAN/PENYAHKOD
Elemen kedua ialah merujuk kepada penerima atau dalam istilah lain ialah dekod. Individu yang
memahami maksud yang disampaikan oleh penyampai mesej atau maklumat dikenali sebagai
dekod. Penerima maklumat boleh datang dari dalam atau luar organisasi atau pelbagai pihak.
Melalui saluran komunikasi, individu akan menerima mesej yang disampaikan oleh sumber atau
penyampai. Mesej yang disampaikan akan dihantar menggunkan perkataan, simbol, ayat atau
bahasa tertentu bagi menggambarkan makna sesuatu mesej. Mesej yang diterima akan
diterjemahkan mengikut interpretasi penerima itu sendiri.
Penerima mesej tersebut perlu menerima dan faham maksud maklumat yang disampaikan sama
ada melalui telinga iaitu mendengar atau melalui mata iaitu melihat dengan membaca
kandungan maklumat yang disampaikan. Penerima mesej perlu meneliti dengan baik mesej yang
akan diterima dan memberi perhatian sepenuhnya kepada penyampai ketika proses penyampaian
maklumat berlangsung. Dalam konteks ini, aspek penglihatan dan pendengaran terlibat dalam
proses menerima mesej. Kedua-dua saluran ini penting bagi penerima agar dapat berkomunikasi
dengan berkesan dan saling memahami mesej yang disampaikan oleh sumber.
Dalam komunikasi antara manusia, penerima merupakan pihak yang penting. Sebagai penerima,
ciri-ciri yang ada pada sumber sepatutnya dimiliki. Ciri-ciri tersebut perlu selari agar komunikasi
yang berlaku lebih berkesan. Jika penyampai berkeupayaan mengenkod, maka pihak penerima
haruslah berkeupayaan mendekod. Maka, maksudnya kedua-dua sumber dan penerima perlu
membentuk kesefahaman agar komunikasi antara mereka berkesan.

4
MESEJ
Elemen ketiga ialah mesej atau maklumat yang ingin disampaikan. Maklumat atau mesej
merupakan isi kandungan yang dihantar kepada penerima oleh pengirim. Maksud atau fakta serta
niat yang ingin dikirim hendaklah mudah difahami oleh penerima mesej. Mesej yang
disampaikan oleh pemberi boleh berbentuk sama ada lisan atau bukan lisan.
Mesej merupakan intipati dalam proses komunikasi. Mesej terdiri daripada simbol-simbol bukan
lisan atau perkataan lisan yang digunapakai oleh sumber untuk menyampaikan sesuatu makna.
Mesej juga mengandungi maksud yang tersurat dan tersirat. Penerima haruslah mentafsirkannya
mengikut persekitaran termasuk pengetahuan dan pengalaman. Maka, mesej merupakan apa
sahaja yang boleh membawa makna semasa berkomunikasi.
Apa-apa maklumat yang disampaikan oleh pengirim perlu mudah difahami agar penerima
memahami apa yang cuba disampaikan. Cara penyampaian boleh melalui penulisan,
pendengaran, penglihatan, sentuhan, bau, rasa, pergerakan badan, mimik muka dan hubungan
mata.
Sebagai contoh, pasangan suami isteri perlu bijak dalam berkomunikasi bagi memastikan
pertukaran maklumat adalah bebas dan tepat. Proses pertukaran maklumat yang dilakukan oleh
suami dan isteri bole berbentuk bukan lisan iaitu lebih kepada pandangan mata, mimik muka,
gerak-geri badan, sentuhan, isyarat atau kelantangan nada suara pasangan. Biasanya maklumat
komunikasi secara lisan lebih berkesan sekiranya dilakukan bersama-sama dengan komunikasi
bukan lisan. Contoh mesej atau maklumat secara sentuhan ialah pelukan suami terhadap isteri.
Ini menunjukkan emosi dan perasaan antara satu sama lain.

SALURAN
Elemen yang terakhir ialah saluran. Saluran merujuk kepada alat atau perantara yang
berkemampuan menyalurkan mesej daripada penyampai kepada penerima. Dalam erti kata lain,
saluran merupakan satu alat untuk menghubungkan penghantar maklumat dan penerima
maklumat. Pemilihan saluran dan komunikasi memainkan peranan yang penting kerana ia
menyumbang kepada ketepatan dan kesahihan maklumat komunikasi.
Mesej yang dibentuk boleh dihantar melalui saluran tertentu. Saluran ini boleh berbentuk lisan,
bukan lisan, tulisan, media elektronik dan sebagainya. Keberkesanan sesuatu komunikasi itu
dipengaruhi oleh saluran.
Kesesuaian memilih saluran untuk digunakan sebagai penyalur mesej yang berkesan adalah
sangat penting. Sebagai contoh, dalam kehidupan sepasang suami isteri, saluran yang digunakan
lebih kepada bersemuka. Saluran ini lebih melibatkan penglihatan dan pendengaran. Kedua-dua
saluran ini penting dalam sebuah keluarga agar kedua-dua suami isteri dapat berkomunikasi
dengan erkesan dan saling memahami antara satu sama lain.

2.B) PERBINCANGAN
 Kaedah yang menemukan beberapa ahli organisasi untuk membincangkan sesuatu perkara
 Berbentuk komunikasi lisan tidak formal
 Komunikasi dua hala
 Tujuan : (a) Menghsasilkan satu keputusan yang terbaik
(b) Mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat
(c) Mencetuskan idea-idea yang bernas

5
 -Contoh : Proses penyediaan kertas kerja , perjumpaan dan sebagainya

UCAPAN
 Kaedah penyampaian maklumat sehala oleh pengucap kepada pendengar
 Komunikasi sehala
 Berbentuk komunikasi lisan formal
 Tujuan : (a) Menyampaikan kata-kata aluan dan ucapan
(b) Menyampaikan maklumat
-Contoh : Pidato, ceramah

PEMBENTANGAN
 Kaedah penyampaian maklumat hasil kajian dan laporan oleh pembentang kepada
pendengar
 Komunikasi sehala
 Berbentuk komunikasi lisan formal
 Tujuan adalah untuk menyampaikan maklumat kepada pendengar
 Contoh : Pembentangan kertas kerja

MESYUARAT
 Kaedah yang menemukan beberapa ahli organisasi untuk membuat perancangan, berkongsi
idea dan membuat keputusan dalam jangka masa pendek dan jangka masa panjang.
 Komunikasi dua hala
 Berbentuk komunikasi lisan formal
 Tujuan : (a) Menghasilkan satu keputusan yang terbaik
(b) Mendapatkan persetujuan semua pihak yang terlibat
(c) Mencetuskan idea -idea yang bernas

PERBUALAN TELEFON
 Penyampaian mesej menggunakan media telekomunikasi
 Komunikasi dua hala
 Berbentuk komunikasi tidak formal

6
 BDKN3103
BAHAGIAN B

Soalan 1
Sistem keselamatan di sesebuah bangunan amatlah penting untuk dititik beratkan
terutama sekali kawasan meletak kenderaan. Kawasan tempat meletak kenderaan adalah lebih
terbuka dan segala bahaya boleh terjadi. Sebagai contoh, dinding konkrit yang telah retak.
Pihak pengurusan bangunan haruslah mengenalpasti punca keretakkan dinding konkrit
tersebut. Dinegara kita Malaysia, iklim yang panas dan lembab sepanjang tahun amatlah
membimbangkan kerana keadaan tanah yang sentiasa lembab. Justeru itu, pihak pengurusan
bangunan pusat membeli belah ini haruslah memeriksa kawasan sekitar bangunan ini jika
terjadinya sebarang tanah mendap. Sistem perparitan dikawasan bangunan yang juga
berpotensi menjadi punca tanah mendap juga haruslah sentiasa diperiksa. Pihak pengurusan
bangunan haruslah sentiasa memastikan tidak ada berlakunya takungan air ataupun parit
tersumbat. Hal ini bagi mengelakkan berlakunya runtuhan bangunan akibat daripada tanah
mendap. Keretakan konkrit pada dinding bangunan tidak seharusnya dipandang mudah.
Selain daripada itu, kawasan tempat meletak kenderaan dibangunan pusat membeli
belah ini amatlah gelap dan suram. Situasi ini amatlah bahaya kepada orang awam terutama
sekali pekerja yang bekerja sehingga lewat malam. Sebagai contoh, akitiviti merompak dan
meragut boleh berlaku. Oleh yang demikian pihak pengurusan bangunan haruslah
memperbaiki ataupun menambah bilangan lampu dikawasan tempat letak kenderaan.
Disamping itu, sistem keselamatan dikawasan meletak kenderaan ini haruslah dinaiktarafkan
dengan menambah kemudahan sistem CCTV dikawasan ini. Dengan itu orang awam dapat
menggunakan kemudahan meletak kenderaan ini tanpa kembimbangan.
Disamping itu, pihak pengurusan seharusnya memperpanjangkan waktu bertugas
pengawal keselamatan sehingga jam12 tengah malam. Ini bagi memastikan keselamatan
pekerja yang bekerja sehingga larut malam dapat dijaga. Penambahan bilangan pengawal
keselamatan yang bertugas pada waktu malam juga harus diketengahkan dalam isu ini.
Keselamatan pengawal keselamatan juga amatlah penting. Jika sesuatu terjadi, pengawal
keselamatan yang lain dapat saling membantu antara satu sama lain.
Justeru itu, sistem keselamatan dibangunan membeli beli belah ini seharusnya tidak
diambil mudah. Saya percaya setiap bangunan mempunyai garis panduan ataupun protokol
keselamatan yang harus dipatuhi oleh mana-mana pengurus sesebuah bangunan tersebut.
Sistem keselamatan yang efisien membantu meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja
dalam sesebuah bangunan.

6
 BDKN3103

Soalan 2

Rancangan perniagaan adalah elemen yang penting dalam sesebuah perniagaan

kerana ianya akan menentukan hala tuju syarikat dan strategi yang akan digunakan bagi
mencapai sesuatu matlamat yang diingini. Penyediaan rancangan perniagaan bagi sesebuah
syarikat akan dijadikan sebagai panduan dalam menerajui perniagaan pada masa akan datang.
Terdapat beberapa elemen- elemen penting yang diperlukan dalam sesebuah rancangan
perniagaan yang mana perkara tersebut adalah asas rujukan atau panduan yang akan
digunakan dalam menjalankan perniagaan.
Elemen pertama yang diperlukan dalam dokumen rancangan perniagaan ialah
maklumat berkenaan produk atau perkhidmatan yang akan dipasarkan kepada orang ramai.
Dalam menyediakan maklumat berkaitan dengan produk atau perkhidmatan tersebut, adalah
perlu memperincikan tentang jenis produk atau perkhidmatan yang akan ditawarkan kepada
pengguna. Dalam pada itu, adalah perlu untuk menerangkan tentang cara atau corak
perkhidmatan dan teknologi yang akan digunakan dalam penyediannya. Dalam masa yang
sama juga, kuantiti keluaran juga penting kerana ini akan mempengaruhi kos pengeluaran
lainnya. Sebagai contoh, kos bahan mentah, kos buruh dan sebagainya yang akan terlibat
dalam proses pengeluaran. Oleh yang demikian, ianya akan dapat membantu dalam
menjangkakan perolehan syarikat untuk suatu tempoh masa.
Selain itu, rancangan perniagaan juga harus merangkumi sasaran pengguna yang akan
menggunakan perkhidmatan tesebut. Sasaran pengguna pada dasarnya terbahagi kepada dua
iaitu sasaran pelanggan utama dan pelanggan bukan utama. Usahawan perlu untuk
mengenalpasti sasaran pengguna yang akan menggunakan perkhidmatan yang akan
dijalankan. Perletakan harga yang tinggi yang dikenakan kepada pengguna akan
menyebabkan perkhidmatan tersebut berkemungkinan sukar untuk bersaing dengan
perkhidmatan sedia ada di pasaran. Dalam pada itu, usahawan perlu menitik beratkan tentang
kesanggupan dan kemampuan pengguna untuk memiliki perkhidmatan tersebut. Hal ini
penting supaya perkhidmatan yang dijalankan dapat bersaing dengan perkhidmatan sedia ada
dalam pasaran. Dalam masa yang sama, adalah perlu untuk melihat kepada pesaing yang ada.
Sekiranya perkhidmatan yang akan dijalankan mempunyai kadar persaingan yang tinggi,
maka adalah perlu untuk memikirkan corak pemasaran yang mampu mengatasi pesaing lain.

78
 BDKN3103

Oleh yang demikian, perkhidmatan yang ingin dijalankan haruslah mempunyai ciri-ciri yang
berlainan dengan perkhidmatan sedia ada dalam pasaran agar dapat menarik pengguna untuk
menggunakan perkhidmatan tersebut. Oleh itu, usahawan perlu sentiasa memikirkan
kelebihan yang perlu ada pada perkhidmatan yang disediakan.
Seterusnya, strategi pemasaran adalah antara elemen penting dalam penyediaan
rancangan perniagaan. Strategi inilah yang akan menjayakan atau menggagalkan
perkhidamtan yang hendak disediakan. Sekiranya strategi pemasaran yang digunakan tidak
dapat menarik perhatian pengguna, maka usahawan perlu menggunakan strategi lain yang
lebih baik dan menarik. Elemen bagi rancangan perniagaan juga adalah dengan menyatakan
teknik pengeluaran yang akan digunakan dalam menyediakan perkhidmatan tersebut.
Pemilihan teknik penyediaan ini akan mempengaruhi kos dan hasil yang akan diperolehi pda
masa akan datang. Oleh yang demikian, usahawan perlu memikirkan corak pengeluaran yang
dapat meminimumkan kos dan dapat meningkatkan keuntungan. Hal ini penting agar dapat
menarik minat lebih ramai pelabur untuk melabur dalam perkhidmatan yang disediakan.
Selanjutnya, aspek pengurusan dan kewangan juga adalah antara elemen lain yang
diperlukan dalam penyediaan rancangan perniagaan yang baik. Aspek pengurusan
merangkumi kelebihan tenaga kerja yang akan digunakan sepanjang perkhidmatan tersebut
dijalankan. Sebagai contoh, kemahiran pekerja, kelulusan yang dimiliki, perbelanjaan untuk
gaji pekerja, kos bahan mentah dan sebagainya. Kesemua elemen pengurusan ini perlu
didokumenkan dalam rancangan perniagaan yang akan dibentuk. Dalam pada itu, usahawan
juga perlu membuat anggaran keuntungan yang akan diperolehi untuk suatu tempoh masa.
Kebiasaannya, amggaran ini perlu meliputi tiga hingga lima tahun agar para pelabur dapat
membuat anggaran yang akan diperolehi sebelum melabur dalam perkhidmatan yang
disediakan.
Kesimpulannya, sesuatu organisasi haruslah menyediakan satu cadangan perniagaan
agar dapat mencapai perniagaan yang berjaya. Hal ini kerana rancangan perniagaan boleh
digunakan untuk mengurus perniagaan dengan lebih baik dan berkesan yang mana ianya
akan menyediakan ruang yang membolehkan sesebuah syarikat untuk melihat penstrukturan
syarikat. Dalam pada itu, ianya juga penting untuk meningkatkan keyakinan dan untuk
memperlihatkan kekuatan syarikat kepada pihak lain tentang kelebihan dari segi kewangan,
sumber tenaga dan keupayaan untuk menjana keuntungan. Oleh itu, kesemua aspek ini adalah
antara faktor yang mempengaruhi sama ada usahawan tersebut akan berjaya atau sebaliknya.

78
 BDKN3103

78