No.

Soal
1. Komunikasi adalah proses mengirimkan, menerima, dan memahami gagasan dan perasaan dalam
bentuk pesan verbal atau nonverbal secara disengaja atau tidak disengaja (Berlo, et. al. 1995). Proses
tersebut melibatkan (1) komunikator yang menyatakan gagasan perasaan, (2) gagasan dan perasaan
yang diubah menjadi pesan, (3) Pesan yang disampaikan, (4) komunikan yang menerima pesan, (5)
reaksi dan umpan balik (efek) yang disampaikan komunikan kepada komunikator. Rosenblatt, et al
(Iriantara, 2008) menguraikan variabel- variabel komunikasi bisnis dengan menambahi variabel
konteks, yaitu variabel sumber (who), pesan (say what), penerima (to whom), konteks (in what context),
saluran (throught which channel), dan efek (with what effects). Uraikan variabel pesan yang dimaksud
oleh Rosenblatt!
1. Variabel Sumber (who)
Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam komunikasi bisnis, karena
merupakan pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang
mengambil inisiatif mendorong terjadinya proses komunikasi. Di samping itu, penerimaan atau
penolakan pesan komunikasi sering kali terkait dengan penilaian suka-tidak suka, percaya-tidak
percaya atau respek-tidak respek penerima atau komunikan terhadap komunikator. Selain itu,
“status” dan “kekuatan/kekuasaan” (power) yang ada pada komunikator pun berpengaruh pada
penerimaan pesan oleh komunikan.
2. Variabel Pesan (say what)
Pesan, seperti yang sudah kita bahas, dapat diartikan sebagai sesuatu yang berupa
pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi yang disampaikan komunikator kepada
orang lain, atau dari satu lembaga kepada lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain. Pesan
ini dapat disampaikan secara personal atau impersonal dengan menggunakan simbol atau sinyal
tertentu. Pesan yang menggunakan kata-kata dinamakan pesan verbal dan pesan yang disampaikan
dengan tidak menggunakan kata-kata seperti menggunakan bahasa tubuh dinamakan pesan
nonverbal.
Dalam praktik komunikasi bisnis, dikembangkan berbagai teknik penyusunan pesan. Pada
intinya teknik-teknik yang dikembangkan itu dimaksudkan agar komunikasi yang kita lakukan bisa
berjalan dengan efektif. Di samping itu, agar pesan yang disampaikan bisa mencapai tujuan
komunikasi dan tujuan organisasi. Pada Modul 2 mata kuliah ini, kita akan lebih mendalami teknik
penyusunan pesan ini. Untuk sementara ini, kita baru sampai pada dua kategori besar pesan yaitu
pesan verbal dan pesan nonverbal. Dalam praktik komunikasi, kedua kategori pesan ini
sesungguhnya bisa kita gunakan secara bersama-sama. Misalnya, saat Anda menulis surat dengan
menggunakan surat berlogo perusahaan Anda, pesan verbal dan pesan nonverbal Anda sampaikan.
Isi suratnya merupakan pesan verbal. Namun jenis kertas surat, warna logo perusahaan, atau
penempatan logo perusahaan dalam kop surat merupakan pesan nonverbal. Semua itu berpengaruh
pada cara komunikan menafsirkan pesan yang Anda sampaikan sekaligus citra
perusahaan/organisasi bisnis Anda.
3. Variabel Penerima (to whom)
Ketika kita sedang mempersiapkan pesan yang hendak disampaikan, tentunya kita pun
berpikir siapa yang akan menerima pesan itu. Perhatikan saja, cara dan isi pembicaraan kita akan
berbeda bila sedang berbicara pada seorang anak TK dan bawahan anda. Dalam lingkup
bisnis,publik yang menerima pesan kita sangat beragam. Ada pihak-pihak yang berkepentingan
dengan perusahaan (stakeholder), seperti karyawan, manajer, pemegang saham, distributor, mitra
bisnis, pemasok, konsumen, serikat pekerja, dan pemerintah.
Oleh karena itu, ketika berkomunikasi, maka kita perlu memperhatikan betul karakteristik
komunikan. Bagaimana berkomunikasi dengan pemegang saham dan berkomunikasi dengan
karyawan atau berbeda. Karakteristik komunikan ini, biasanya dilihat dari sisi fisiologis (demogafis),
psikologis dan sosiologis. Ada juga mengelompokkan khalayak komunikasi kita itu dengan
menggunakan konsep VALS (value and life style) yang sebenarnya memadukan aspek sosiologis
dan psikologis khalayak.
4. Variabel Konteks (in what context)
Dalam kegiatan bisnis mutakhir ada istilah yang dinamakan business lunch, yang memadukan
antar kepentingan bisnis dan makan siang. Kesempatan itu biasanya digunakan untuk melakukan
lobi, negosiasi, atau kontak bisnis. Hal tersebut dilakukan mengatasi kendala-kendala yang biasanya
terjadi pada pertemuan yang sifatnya formal.
Konteks itu bisa kita ciptakan seperti lewat business lunch tadi,. Oleh karena itu, banyak
konteks komunikasi bisnis, seperti menyelanggarakan pemeran untuk berkomunikasi dengan pihak
luar atau menyelenggarakan hari keluarga untuk berkomunikasi dengan lingkungan internal. Ada
juga yang menggunakan momentum tertentu untuk konteks komunikasi seperti dengan
menyelenggarakan kegiatan olahraga bagi para karyawan yang tujuannya bukan untuk komunikasi
namun bisa dimanfaatkan untuk pencapaian tujuan komunikasi.
5. Variabel Saluran (throught which channel)
Penentuan saluran komunikasi yang akan dipergunakan bergantung pada variabel pesan dan
variabel penerima, bila penerima pesan itu adalah sejumlah besar orang yang tidak berdiam di satu
tempat, tentu saluran media massa yang akan kita pilih dibandingkan dengan saluran komunikasi
 tatap muka. Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi termasuk yang paling berpengaruh
adalah internet yang mengintegrasikan saluran-saluran komunikasi yang tadinya terpisah, yaitu
komputer, media massa dan telekomunikasi yang memungkinkan penyampaian pesan secara audio-
visual dan interaktif. Begitu juga halnya dengan jenis pesan. Pesan verbal lisan untuk meminta
secangkir kopi pada seorang office bo tentu lebih efektif dibandingkan dengan pesan tertulis.
6. Variabel Efek (with what effects)
Komunikasi bisnis ini dirancang untuk menciptakan perilaku, perubahan sikap,.Perolehan
informasi tentang bisnis kita atau cerita positif organisasi bisnis kita seperti yang kita inginkan.
Tujuan komunikasi yang dilakukan berkisar mulai dari kesediaan menerima, rasa suka/tidak suka
terhadap organisasi atau pruduk sampai para stakeholder merasa nyaman dengan keberadaan
perusahaan dan produknya yang pada akhirnya membuat mereka memiliki keyakinan untuk membeli
dan menggunakan produk yang kita buat.
2. Chester Bornder dalam bukunya The Function of Executive menjelaskan salah satu fungsi atau
tanggung jawab seorang eksekutif selain berfungsi menciptakan kooperasi dan memformulasikan
tujuan organisasi, juga memelihara dan mempertahankan fungsi komunikasi dalam organisasi. Fungsi
komunikasi dalam bisnis terdiri atas (1) fungi informatif (2) fungsi persuasif/motivatif, (3) fungsi kontrol,
(4) fungsi emotif, dan (5) fungsi koordinasi. Kemukakan fungsi kontrol dalam komunikasi bisnis dan
berikan contohnya!
1. Funsi Informatif
Fungsi informatif yakni suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk mengubah domain kognitif
khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi
ketidakpastian dan mengubah keadaan bisnis yang sedang anda lakukan begitu pula dalam
mengambil keputusan. Dalam fungsi informatif, aktivitas komunikasi yang kita lakukan adalah
memberi informasi tentang bisnis anda, pada saat yang bersamaan kita juga mungkin mencari
informasi tentang siapa pesaing kita, bagaimana kondisi perusahaan dan dinamikanya pada pangsa
pasar (market-share). Fungsi informatif kegiatan komunikasi ini akan membawa perubahan pada
ranah (domain) kognitif setiap pelaku komunikasi bisnis, baik di lingkungan internal maupun
lingkungan eksternal.
2. Fungsi Persuasif
Fungsi persuasif atau motivatif yakni di mana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi
orang lain melalui rangsangan ataupun treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang
kita inginkan. Pembicara persuasif akan berusaha mengubah sikap dan kepercayaan pendengar,
atau barangkali mengubah prilaku pendengar. Tujuan komunikasi diarahkan untuk memberikan
pesan agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diinginkan oleh
komunikator. Dalam organisasi bisnis internal, fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen
para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat ia bekerja, dari mulai manajer hingga
tukang sapu, sehingga misi, visi, strategi dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai
tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya. Cara yang paling umum biasanya melalui
implementasi perencanaan, instruksi-instruksi, pendisiplinan, pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab, deskripsi tugas yang jelas, sistem penggajian, pelatihan-pelatihan dan sebagainya.
3. Fungsi Kontrol
Fungsi kontrol yakni mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini,
yakni dengan membuka feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis,
baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis
yaitu umpan balik informatif, umpan baik korektif dan umpan balik peneguhan.
Tujuan dari fungsi kontrol ini yaitu :
a. Menjamin kotinuitas implementasi dari perencanaan
b. Membudayakan prosedur baku
c. Menghindari kemangkiran dan penyimpangan yang tak berarti
d. Membina disiplin kerja dan sekaligus berfungsi
e. Sebagai motivasi yang terarah
Fungsi ini dapat berjalan efektif apabila :
a. Informasi yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan
b. Komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan
c. Bawahan mampu menggunakan informasi tersebut
d. Membuka saluran umpan balik (feed-back loop)
4. Fungsi Emotif
Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tidak bisa tidak akan melibatkan emosi.
Ungkapan emosi bisa disadari atau tidak disadari, hal ini dapat terlihat jelas dalam tahapan
komunikasi antarpersona. Ekspresi wajah ataupun bahasa tubuh, nada suara bahkan perilaku, dapat
menunjukkan suasana emosi anda ketika berkomunikasi. Kepekaan kita menangkap gejala tersebut
membantu efektivitas komunikasi yang kita lakukan. Fungsi emotif misalnya, aspek-aspek afektif
emosional, tingkah laku, gesture, ekspresi. Kita harus peka menangkap aspek ini, terutama dalam
komunikasi interpersonal. Berkaitan dengan rasa suka, benci, puas, tidak puas. Fungsi emotif atau
ekspresif yang berorientasi pada sikap, status dan keadaan emosi.
5. Fungsi Koordinasi
Satu organisasi tentu saja memerlukan kesatuan dan kohesi, agar organisasi tersebut bisa
 beroperasi dengan baik. Biasanya melalui fungsi ini, satu organisasi secara kolektif merumuskan
tujuan dan sasarannya, menetapkan jadwal kerja termasuk cara pencapaian tujuan dan sasaran, dan
mengomunikasi penugasan dan menerima umpan balik. Karena itulah maka organisasi bisnis bisa
berjalan dengan baik. Pembagian tugas tidak melahirkan pencapaian tujuan hanya untuk masing
masing kelompok, unit atau bagian melainkan menjadi sarana untuk mencapai tujuan organisasi
secara keseluruhan, untuk itu diperlukan koordinasi.
3. Dalam kegiatan bisnis saat ini komunikasi tertulis dapat berupa laporan tertulis, surat pemberitahuan,
surat peringatan, surat keputusan, surat undangan, surat penawaran, surat permintaan barang,
memo/nota dinas, dan sebagainya. Komunikasi tertulis paling cocok ketika komunikator dan penerima
berada di luar media komunikasi lisan. Para eksekutif di semua organisasi dapat mempertahankan
hubungan yang efektif antardepartemen dan intra melalui pesan dari kata-kata tertulis. Komunikasi
tertulis meliputi semua jenis materi pelajaran, seperti pemberitahuan, memorandum, laporan kegiatan
laporan keuangan, surat bisnis, dan jenis komunikasi formal yang harus selalu tertulis seperti aturan,
perintah, manual, materi kebijakan. Kemukakan kriteria isi tulisan agar bisa digunakan untuk
mengevaluasi sebuah teks bisnis!
Kriteria isi tulisan sebagai berikut :
1. Akurasi
Dalam menulis bisnis, akurasi adalah kriteria yang paling penting. Informasi yang tidak akurat dan
tidak benar sering bisa lebih berbahaya daripada tidak ada informasi sama sekali. Sebuah tingkat
akurasi yang tinggi membutuhkan informasi yang detail.
2. Singkat / sederhana
Dalam setiap situasi komunikasi, penulis biasanya memiliki informasi lebih daripada yang diperlukan
dan karena itu harus menentukan :
a. Apa yang publik sudah tahu;
b. Apa yang publik perlu tahu;
c. Apa yang publik ingin tahu?
3. Kejelasan
Kurangnya kejelasan sering disebabkan oleh gaya yang buruk, daripada materi pelajaran yang sulit,
dan mungkin disebabkan oleh :
a. Kaku frase dan klise;
b. Terlalu banyak detail dan pengulangan;
c. Kurangnya struktur logis;
d. Berlebihan penggunaan istilah, abstrak (kurang jelas) dan generik (terlalu umum).
4. Penekanan
Informasi penting harus ditekankan. Tapi bagaimana kita memutuskan apa yang penting tergantung :
a. Informasi yang penting untuk publik, dan
b. Informasi yang akan mendukung argumen anda sebagai penulis.
Informasi yang kurang penting harus ditinggalkan atau ditempatkan kemudian dalam teks. Selain item
perangkat dalam urutan kepentingan, penekanan dapat dicapai dengan metode lain, sebagai berikut :
a. Format dan tipografi, tata letak dan tipografi dokumen dapat digunakan untuk menyoroti poin
penting, teknik meliputi penggunaan ruang, penggunaan daftar dan poin-poin, serta
penggunaan judul;
b. Struktur gramatika, kita dapat menekankan sebuah kata dengan membuat subjek kalimat,
penekanan tidak harus dilakukan ke titik di mana informasi terdistorsi atau di mana fakta
penting yang tersembunyi.
4. Negosiasi adalah suatu proses antara dua pihak atau lebih yang mempunyai kepentingan yang sama
atau bertentangan bertemu dan berbicara dengan maksud untuk mencapai suatu kesepakatan.
Negosiasi dapat diartikan sebagai proses tawar-menawar untuk meloloskan keinginan para pihak
dalam mencapai kesepakatan. Pertentangan kepentingan maupun persamaan kepentingan dapat
menjadi alasan yang mendasari terjadinya negosiasi. Negosiasi dapat berlangsung secara kolektif atau
individual. Negosiator adalah orang yang melakukan pekerjaan negosiasi, baik bersama-sama maupun
individu. Analisislah hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam bernegosiasi!
1. Kenali dan ketahui Apa yang diinginkan dari Negosiasi
Hal ini berarti jangan pernah melakukan negosiasi sebelum benar-benar paham dan mengerti apa
tujuan dari negosiasi itu. Hal ini sangat mendasar karena jika tidak mengerti tujuan dari negosiasi
maka akibatnya bisa sangat besar. Walaupun kita orang yang mempunyai wewenang untuk
mengambil keputusan, tetapi tidak tahu keputusan mana yang terbaik dan harus diprioritaskan,
hasilnya bisa kacau. Jadi, jangan pernah main main dalam tujuan negosiasi, karena hal ini yang
terpenting.
2. Identifikasi penciptaan nilai potensial
Hal ini berhubungan dengan mencari jalan keluar apabila tujuan tidak tercapai. Setelah mengetahui
tujuan negosiasi maka kita akan bisa mengidentifikasi wilayah kesepakatan, mekanisme penawaran,
wilayah kompromi, serta cara-cara untuk melakukan pertukaran yang baik.
3. Identifikasi kemungkinan akibat gagalnya negosiasi dan harga yang mungkin untuk dibayar
Untuk mempersiapkan diri bernegosiasi, anda harus menentukan alternatif terbaik jika terjadi
kegagalan, baik alternatif dari sisi anda maupun pihak lain. Dengan memahami seluruh pilihan
 alternatif itu maka persiapan negosiasi bisa difokuskan pada hal itu. Termasuk dalam hal ini adalah
menghitung risiko serta biaya yang harus ditanggung jika negosiasi itu mentok, tidak hanya risiko
dan biaya kita, tetapi juga biaya dari orang lain.
4. Meningkatkan kualitas alternatif
Setiap upaya untuk meningkatkan kualitas alternatif terbaik dalam setiap negosiasi akan menaikkan
posisi tawar kita. Dalam kasus jam kerja Stella kita bisa meningkatkan alternatif terbaik tersebut
dengan mempersiapkan diri untuk bertemu dengan si karyawan. Caranya? Anda bisa
mengidentifikasi orang lain yang mau menggantikan posisinya, bila yang bersangkutan terlalu sulit
diajak berunding. Posisi tawar terkuat dari Stella adalah perannya yang penting untuk memuluskan
gerak kerja tersebut. Sekali dia bisa digantikan, maka kekuatan itu akan kehilangan tenaga.
5. Antisipasi isu-isu terkait dengan otoritas
Dalam negosiasi, kita harus benar-benar yakin bahwa mitra kita dalam bernegosiasi mempunyai
otoritas penuh untuk membuat sebuah kesepakatan. Barangkali, kita harus berhadapan dengan
sejumlah situasi negosiasi yang sulit memastikan apakah kita sedang berhadapan dengan
pengambil keputusan sesungguhnya atau tidak. Sebagai contoh, kita bertugas untuk menjamin
kontrak dengan sebuah perusahaan besar yang menyediakan manajemen manfaat (benefil) atau
jasa training. Kita tidak tahu apakah orang yang dikirim perusahaan untuk berbicara dengan kita
mungkin bukan pengambil keputusan final. Dalam kasus seperti ini, usahakan untuk mengetahui
siapa pengambil keputusan yang sebenarnya, jangan ragu untuk menanyakan. Selain itu cobalah
untuk mengetahui bagaimana pihak yang satu mengambil keputusan.
6. Mempelajari segala hal tentang pihak lain
Negosiasi merupakan aktivitas antar individu. Para negosiator tangguh akan selalu berusaha
mempelajari apa saja tentang pihak lain. Siapa sebenarnya orang itu, apakah dia negosiator
berpengalaman atau pemula, apakah mereka tergolong agresif atau seorang yang tidak mau
berkonflik, apakah kultur organisasi mereka tergolong birokratik atau sangat lincah, apakah ia
memiliki otoritas untuk mencari kesepakatan, ataukah dia harus melapor dulu kepada bosnya untuk
menunggu instruksi dan persetujuan dan yang paling penting, apa yang ingin dicapai dari negosiasi
ini dan berapa penting negosiasi terhadap bisnis mereka? Semua pertanyaan tersebut harus mampu
anda ketahui dari pihak lain. Bila kita bernegosiasi dengan individu perorangan, pencari kerja,
karyawan, eksekutif perusahaan, bos atau seorang konsultan, langkah semacam ini juga perlu
dilakukan. Untuk menempatkan posisi kita sangat kuat dalam negosiasi, kita tetap perlu
mengantisipasi kepentingan, tujuan, perhatian, dan harapan pihak lain. Isu ini sama pentingnya
dengan isu tentang otoritas di atas. Semakin tahu anda tentang orang itu, semakin baik kemampuan
anda untuk mewujudkan kesepakatan yang memenuhi harapan kedua belah pihak.
7. Membangun Fleksibilitas dalam Proses
Layaknya bagian dari 'kehidupan, negosiasi tidak selalu berlangsung sesuai perkiraan atau
mengikuti garis lincar. Ada kalanya suatu hubungan yang dibangun menjadi rusak. Perkembangan
yang tidak bisa diantisipasi bisa menyebabkan satu pihak menarik diri atau membekukan
pembicaraan. Temuan terhadap peluang baru bisa mendorong pihak lain untuk bersikap lebih keras
dalam bernegosiasi. Perkembangan semacam itu sanyat bermakna. Kedua pihak harus
mempersiapkan diri untuk terus maiu adanya peta jalan yang jelas. Mereka harus melatih diri
bersabar karena banyak negosiasi baru selesai setelah rangkaian proses maju mundur.
8. Menyusun Standar dan Kriteria yang Adil
Pada setiap negosiasi, kedua pihak harus yakin bahwa setiap persetujuan yang dicapai bersifat adil
dan masuk akal, sebab hal tersebut akan sangat penting saat para pihak berharap untuk terus
memiliki hubungan. Dalam banyak industri, negosiator menggunakan kriteria objektif untuk
mengatakan apa yang adil dan masuk akal itu. Oleh karena begitu banyaknya kriteria adil dan masuk
akal tersebut maka kita perlu:
a. meriset kriteria terbaik yang diterapkan;
b. memperlihatkan bahwa kriteria yang lebih sukai itu juga lebih relevan; serta
c. menggambarkan kenapa kriteria yang kurang sukai itu juga kurang relevan.
Sepanjang kita mampu meyakinkan kriteria tertentu itu adil dan masi akal maka pihak lain sulit
menolak upaya mencrima standar dimaksud.
9. Hentikan Proses Negosiasi bila Kita Tidak Suka
Pernahkah merasa ide kita diabaikan sépanjang rapat atau negosiasi formal? Kebanyakan
negosiator pernah merasakan hal ini khususnya jika ia merasa pihak lawan memiliki kekuasaan
lebih. Bila menghadapi masalah seperti ini, ambil langkah untuk mengubah proses negosiasi.
Deborah Kolb dan Judith Williams merekomendasikan apa yang disebutnya process moves, tidak
menyentuh isu substansial dalam negosiasi. Lebih banyaklah mendengarkan bagaimana isu itu
diterima pihak lain. Agenda negosiasi, persiapan sebelum negosiasi, dan urut-urutan di mana ide
atau orang lain didengar, semuanya ini mempengaruhi penerimaan opini dari pihak lain.