1.

Pengenalan

Dalam sebuah organisasi, komunikasi memainkan peranan penting untuk

menyampaikan suatu maklumat yang benar dan tepat. Komunikasi yang berlaku akan
memberi kesan terhadap prestasi kerja dan kepuasan bekerja dalam organisasi. Kemahiran
berkomunikasi adalah aspek dan juga elemen penting dalam kelangsungan sesebuah
organisasi. Kejayaan organisasi sering dikaitkan dengan pemimpin disebabkan pemimpin
bertangungjawab menentukan matlamat dan hala tuju organisasi. Sebagai seorang
Pengurus Komunikasi di sebuah agensi pengiklanan, MOFAZ Advertising & Enterprise, saya
bertanggungjawab untuk menguruskan bagaimana agensi saya berkomunikasi dengan
ahlinya dan pihak luar. MOFAZ Advertising & Enterprise adalah sebuah agensi pengiklanan
yang ditubuhkan pada 2002 dan menjalankan perniagaan membuat, merancang dan
mengendalikan iklan. Agensi ini juga bertanggungjawab mengendalikan promosi strategi
pemasaran dan penjenamaan semula untuk pelanggan. Pelanggan bagi agensi kami
biasanya terdiri daripada perniagaan persendirian, agensi swasta, badan korporat dan
organisai bukan kerajaan.

2. Elemen komunikasi

Seorang pengurus memainkan peranan yang penting dalam menggerakkan organisasi

yang dipimpinnya. Pengurus bertindak sebagai pembekal maklumat yang bertanggungjawab
menyalurkan segala bentuk informasi atau arahan semasa kepada setiap ahlinya. Secara
tidak langsung pengurus menjadi penghubung antara pemimpin dan ahli organisasi. Maka,
seseorang pengurus itu mestilah individu yang mahir dan cekap dalam menjalinkan
hubungan dua hala dengan persekitaran organisasi. Tidak terhad hanya sebagai pembekal
maklumat dan menjadi penghubung, pengurus juga berperanan sebagai `decision roles’.
Pengurus harus bijak mengumpulkan data dan maklumat bagi memudahkan proses
membuat keputusan. Menurut Ahmad Atory Hussain (1991), kemahiran komunikasi yang
baik membantu keberkesanan membuat keputusan. Setiap keputusan yang diambil
adalah rasional tetapi bergantung kepada situasi yang mengelilingi individu atau
kumpulan dalam membuat keputusan.

Elemen komunikasi adalah seperti penyampai, penerima, mesej, saluran, maklum balas
dan gangguan. Penyampai bertanggungjawab untuk memastikan komunikasi yang berlaku
adalah berkesan. Seorang penyampai perlulah jelas dan teliti dengan mesej yang hendak
disampaikan. Penerima adalah sasaran kepada siapa maklumat itu hendak disampaikan.
Menurut Jaafar Muhamad (2004), komunikasi berkesan merupakan proses interaksi antara
penerima dan pemberi maklumat supaya kedua- dua pihak memahami maksud yang
hendak disampaikan. Penyampai perlu memastikan bagaimana sesuatu mesej akan
disampaikan sama ada menggunakan perkataan, simbol, ayat atau bahasa tertentu bagi
menggambarkan makna sesuatu mesej yang akan disampaikan itu benar- benar jelas
diterima. Mesej yang telah dipastikan itu boleh disampaikan melalui saluran tertentu yang
dirasakan mudah dan lebih jelas diterima. Saluran ini boleh berbentuk lisan, tidak lisan,
simbol atau lain- lain. Walaubagaimana cara mesej itu disampaikan, pemilihan saluran ini
akan mempengaruhi keberkesanan sesuatu komunikasi itu. Setelah sesuatu mesej itu
disampaikan, penyampai dapat menerima tindak balas daripada penerima mesej. Tindak
balas ini boleh diterima sama ada dalam bentuk lisan atau tidak lisan. Dalam menyampaikan
mesej, penyampai perlu sedar dengan gangguan yang akan terjadi. Gangguan ini akan
memberi kesan kepada penerima untuk menerima mesej yang tepat atau kemungkinan
mesej yang dihantar tidak dapat diterima.

3. Kaedah yang bersesuaian

Pengurus Komunikasi yang baik, perlulah mempunyai kemahiran dalam bertutur dan
penggunaan bahasa. Sebelum menyampaikan sesuatu mesej, penyampai perlu membuat
persediaan agar mesej yang hendak disampaikan itu dapat diterima dan menarik perhatian
penerima untuk mendengar. Selain dari gerak tubuh dan penampilan kita sebagai
penyampai, kaedah lain juga dapat membantu dalam meyampaikan mesej dengan
berkesan. Menggunakan bahasa atau dialek tempatan yang lebih `dekat’ dengan penerima,
namun tidak lari dari matlamat dan maklumat mesej yang hendak disampaikan, sedikit
sebanyak akan memberi keselesaan dan menarik minat penerima. Edy Rosyadie (2007),
memperkenalkan konsep 4M untuk pengucapan awam yang sesuai diaplikasikan kedalam
konsep penyampaian maklumat yang berkesan. 4M yang bermaksud memahami,
menghayati, menghafal dan melafaz. Memahami merujuk kepada tahap kefahaman
penyampai tentang mesej yang hendak disampaikan, menghayati pula merujuk kepada
tahap penghayatan topik dengan penuh emosi. Menghafal berkait rapat dengan ketajaman
pemikiran dan kelancaran penyampai. Melafaz bermaksud menyampaikan mesej dengan
penuh yakin.

Untuk menyampaikan maklumat berkenaan inovasi sistem baru dalam agensi kepada
setiap ahli, saya memilih untuk menggunakan saluran penulisan dan juga interaksi
bersemuka secara lisan. Saluran penulisan adalah dengan menggunakan kaedah surat
elektronik. Pada masa ini, aplikasi perhubungan seperti Whatsapp, Telegram, Facebook,
Twitter dan lain- lain lagi, adalah begitu popular. Kaedah ini adalah cara yang lebih pantas,
mudah dan tidak memerlukan persediaan teliti. Maklumat yang hendak disampaikan juga
dapat diterima secara serentak oleh ahli atau kumpulan sasar dalam agensi. Sebagai
penyampai, saya juga dapat menerima maklum balas yang cepat daripada penerima melalui
saluran ini. Saya akan menggunakan saluran ini sebagai maklumat awal dan ringkas untuk
persediaan kepada setiap ahli bagi perjumpaan secara interaksi bersemuka atau sesi
taklimat. Menurut Sidik & Sobandi (2018), Komunikasi interpersonal adalah komunikasi
antara orang- orang secara bersua muka, yang memungkinkan setiap pesertanya
menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal mahupun nonverbal.
Interaksi sebegini membolehkan saya menyampaikan mesej kepada setiap ahli dengan lebih
jelas dan lancar berkenaan mesej yang ingin disampaikan. Saya memilih kaedah ini kerana
lebih mudah bagi saya menerima maklum balas spontan hasil daripada maklumat yang
disampaikan. Seperti yang kita tahu, maklum balas yang diterima dapat dijadikan sebagai
`kayu ukur’ kepada kefahaman penerima terhadap mesej yang disampaikan. Selain dari itu,
interaksi secara bersemuka ini juga membolehkan ahli organisasi menyumbangkan idea
baru untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja. Perjumpaan seperti ini secara tidak
langsung dapat menjalinkan dan mengeratkan hubungan antara setiap ahli dalam
organisasi.

4. Rumusan

Dalam sebuah organisasi, komunikasi menjadi asas kepada pembentukan kerjasama

antara ahlinya. Saluran komunikasi yang wujud dalam organisasi, tidak hanya terhad kepada
individu untuk berinteraksi dan bertukar maklumat tetapi iainya juga secara tidak langsung
mewujudkan kerjasama yang erat antara ahli organisasi. Oleh itu, organisasi akan dapat
berkembang dan produktiviti dapat ditingkatkan. Dapat disimpulkan disini, dengan adanya
komunikasi yang berkesan, maka sesuatu mesej itu dapat disampaikan dengan jelas dan
mudah difahami oleh penerima. Pemilihan kaedah dan strategi komunikasi yang harus
diguna pakai untuk menyampaikan maklumat, perlu dititik beratkan oleh Pengurus
Komunikasi. Penyampaian melalui proses komunikasi yang efektif dan efisyen adalah
penting bagi menggerakan organisasi kearah yang lebih maju dan berjaya.

Rujukan
Hussain, A. A. (1991). Pengurusan organisasi. Utusan Publications & Distributors.
Jaafar Muhamad (2000). Kelakuan Organisasi. Edisi keempat. Kuala Lumpur: Leeds
Publications.
Rosyadie, E. (2007). Juara Pentas!. Kuala Lumpur: PTS Milennia
Sidik, Z., & Sobandi, A. (2018). Upaya meningkatkan motivasi belajar siswa melalui
kemampuan komunikasi interpersonal guru. Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran
(JPManper), 3(2), 190-198.
mengalir dari individu ke
individu lain atau dari satu
kelompok
ke kelompok lain atau kedua-
duanya sekali.
Semua organisasi mengunakan
kedua-dua saluran
komunikasi, iaitu yang rasmi
dan tidak rasmi. Saluran rasmi
ialah rangkaian atau rantai
komunikasi yang menentukan
arah
dan aliran mesej rasmi di
kalangan ahli-ahli dan bahagian
di
dalam organisasi. Saluran
komunikasi rasmi ini
merupakan
sebahagian daripada struktur
organisasi yang menyalurkan
mesej mengikut peraturan, adat,
kebiasaan, pengagihan
autoriti, pangkat, dan jenis
tugas di dalam
organisasi.Saluran
komunikasi tidak rasmi pula
merangkumi rangkaian atau
rantai
komunikasi yang wujud
daripada perhubungan sosial
dan
persahabatan di persekitaran
tempat kerja. Saluran tidak
rasmi
ini disebut grapevine, dan
dianggap sebagai komunikasi
tidak
rasmi yang terpenting di dalam
organisasi. Contoh, di tempat
bertugas, di sekolah, di hospital
dan dalam tentera