Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi merupakan perencanaan tentang produk apa dan

berapa yang akan diproduksi oleh perusahaan yang bersangkutan dalam satu periode
yang akan datang. Perencanaan produksi merupakan bagian dari perencanaan
operasional di dalam perusahaan. Dalam penyusunan perencanaan produksi, hal yang
perlu dipertimbangkan adalah adanya optimasi produksi sehingga akan dapat dicapai
tingkat biaya yang paling rendah untuk pelaksanaan proses produksi tersebut.
Perencanaan produksi juga dapat didefinisikan sebagai proses untuk
memproduksi barang-barang pada suatu periode tertentu sesuai dengan yang
diramalkan atau dijadwalkan melalui pengorganisasian sumber daya seperti tenaga
kerja, bahan baku, mesin dan peralatan lainnya. Perencanaan produksi menuntut
penaksir atas permintaan produk atau jasa yang diharapkan akan disediakan
perusahaan di masa yang akan datang. Dengan demikian, peramalan merupakan
bagian integral dari perencanaan produksi. (Buffa & Sarin, 1996).
Perencanaan adalah fungsi manajemen yang paling pokok dan sangat luas
meliputi perkiraan dan perhitungan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan pada
waktu yang akan datang mengikuti suatu urutan tertentu. Perencanaan merupakan
salah satu sarana manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan karena itu
setiap tingkat manajemen dalam organisasi sangat membutuhkan aktivitas
perencanaan

Tujuan perencanaan harus tegas, jelas dan mudah dimengerti. Seringkali

perencanaan harus mengalami perubahan, oleh karena itu perencanaan harus besifat
luwes dan terbuka untuk dapat dirubah bila diperlukan.  Sifat luwes ini
mengakibatkan pelaksanaan kegiatannya harus dimonitor dan dikendalikan terus
menerus yang disesuaikan dengan kondisi yang ada namun perencanaan harus tetap
pada tujuan yang ditetapkan.

Perencanaan juga merupakan fungsi memilih sasaran perusahaan secara

kebijaksanaan, program dan pemilihan langkah-langkah apa yang harus dilakukan,
siapa yang melakukan dan kapan aktivitasnya dilaksanakan.
Dalam perencanaan produksi kita selalu menginginkan agar diperoleh perencanaan
produksi yang baik namun merencanakan proses produksi bukanlah hal yang mudah
karena banyaknya faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor internal relative
mudah dapat dikuasai oleh PPC manager, namun faktor external tidak demikian.
Karena itu perencanaan harus dibuat ketat namun tidak kaku, artinya dapat dirubah
bila diperlukan dan kemungkinan perubahan ini juga harus diperhitungkan agar tidak
menimbulkan kesulitan. Perencanaan  yang baik hanya akan diperoleh dengan
didasarkan kepada informasi yang baik dan pengukuran keberhasilan didasarkan
kepada standard  yang ditetapkan.

Unsur-unsur Perencanaan

Perencanaan adalah suatu hasil pemikiran yang rasional dimana di dalamnya

terdapat dugaan/perkiraan, perhitungan untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai
pada masa yang akan datang. Syarat mutlak suatu perencanaan harus mempunyai 
tujuan yang jelas dan mudah dimengerti. Perencanaan harus terukur  dan mempunyai
standard tertentu. 

Perencanaan digolongkan sebagai fakta yang Objective  kebenarannya bahwa

pemikiran yang rasional itu tidak atas hayalan belaka tetapi  suatu perhitungan
berdasarkan data yang objective.  Walau perencanaan mengandung unsur
dugaan/pemikiran namun harus didasarkan pada suatu  standard  yang terukur.
Perencanaan adalah sebagai tahap persiapan / tindakan pendahuluan untuk
melaksanakan kegiatan dengan memperhatikan penyimpangan yang mungkin terjadi

Fungsi  Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai

macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi
yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.
Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan
sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi perencanaan
dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan.  Ditinjau dari bentuk industri,
perencanaan produksi suatu perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya
terdapat perbedaan. Banyak hal yang menyebabkan perbedaan tersebut, bahkan pada
perusahaan yang sejenis. Tujuan produksi bagi perusahaan adalah barang dengan
spesifikasi tertentu memenuhi permintaan pelanggan. Tujuan tersebut dituangkan
dalam Order Confirmation yang dibuat oleh bagian penjualan. Dengan demikian
dapat disimpulkan tujuan produksi sepenuhnya  dirumuskan oleh sales department,
berdasarkan order yang telah diterima. Karena tujuan produksi dirumuskan
berdasarkan order yang telah diterima maka dalam fungsi perencanan produksi
pengaruh forecasting pada sistem perencanaan produksi dapat dikatakan tidak
signifikan.

Untuk mencapai tujuan, khususnya dalam perencanaan produksi dan

pengendalian persediaan perusahaan perlu menyediakan fasilitas komunikasi  dan
sistem informasi yang mendukung sistem pengolahan data terdistribusi. Program
aplikasi database management system yang terintegrasi dengan sistem lainnya di
lingkungan perusahaan sehinngga bagian perencanaan produksi dan pengendalian
persediaan memiliki sarana yang cukup handal yang dapat memberikan informasi
yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat. Bagian perencanaan dengan 
mudah dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam menyusun
perencanaan produksi.

Agar masing-masing fungsi yang terdapat dalam Sistem perencanaan dan

bagian terkait dengan sistem perencanaan produksi dapat menjalankan kerja dan
tanggungjawabnya sesuai  dengan sistem, maka setiap  personal  disyaratkan
mengenal sistem akuntansi komputer dan procedure yang diterapkan.  Dengan
demikian efektifitas kerja dapat ditingkatkan.

Dalam usaha mencapai tujuan perencanaan produksi terdapat berbagai macam

permasalahan sesuai dengan proses yang akan dilaksanakan, kemudian dirumuskan
bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien serta bagaimana
cara pengendaliannya.  Keberhasilan dalam membuat perencanaan produksi dan
pencapaiannya tidak hanya tergantung pada organisasi  bagian perencanaan itu
sendiri, melainkan sangat tergantung pada struktur organisasi secara keseluruhan dan
sistem  yang diterapkan. 

Kegagalan dapat terjadi akibat kesalahan dalam penggunaan sistem informasi

tidak efektif, bahkan sering terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan akibat
tidak memahami informasi yang ditampilkan  oleh sistem informasi yang tersedia.
Manajer bagian prencanaan mutlak harus memahami sistem informasi yang
digunakan, karena sistem informasi yang digunakan adalah berbasis komputer maka
manajer bagian perencanaan produksi dan pengendalian persediaan serta bagian yang
terkait langsung dengan bagian tersebut harus memahami dan mengerti sistem
komputer yang digunakan. Jika tidak maka terbuka peluang untuk mengambil
keputusan-keputusan yang keliru.

Kelancaran proses produksi ditentukan oleh tingkat kematangan penjadwalan

produksi. Dalam menyusun perencanaan harus memperhatikan berbagai element dari
berbagai bagian sehingga sangat memerlukan sistem yang terintegrasi dan harus
didukung dengan fasilitas yang memadai. Perencanaan produksi dituntut harus lebih
besifat (sales oriented) namun di sisi lain tanpa mengabaikan efisiensi dan kelancaran
proses produksi Kemampuan sumber daya manusia sangat tergantung pada sistem
yang diterapkan.  Tidak jarang orang yang mampu tidak dapat berbuat karena terikat
oleh sistem dan fasilitas yang tersedia. Pembagian tugas dan tanggung jawab harus
jelas dan dilakukan pengukuran efektifitas kerja. (Standard operational process) dan
(Standard Instruction Process) harus dipahami oleh bagian operasional dan juga
bagian perencanaan.

Perencanaan produksi sangat tergantung pada kapasitas, jenis perusahaan,

sumberdaya  dan jenis produksi yang dikerjakan. Berdasarkan hal tersebut perusahaan
yang mengerjakan order yang terputus-pustus berdasarkan permintaan pelanggan
yang pemenuhannya pada waktu yang akan datang,  tingkat kesulitan dalam
menyusun perencanaan jauh lebih sulit  dibanding perusahaan yang mengerjakan
produksi continue. Pengukuran keberhasilan perencanaan tidak tepat untuk
dibandingkan dengan perusahaan lain karena perbedaan kelengkapan, kapasitas dan
sumber daya  apalagi dibanding dengan perusahaan lain yang tidak sejenis.

Faktor penting dalam melakukan pengukuran adalah standar produksi

meliputi waktu, mutu, jumlah yang dapat dihasilkan berdasarkan penelitian yang
dilakukan pada jangka waktu tertentu di perusahaan ini.  Pengukuran perlu dilakukan
secara terus-menerus sehingga keputusan yang diambil untuk pengembangan jangka
panjang mempunyai dasar yang objectif.

Fungsi pengendalian persediaan

Persediaan adalah barang milik perusahaan  dengan maksud untuk dijual

(barang jadi) atau barang dalam process produksi atau barang yang menunggu
penggunaannya dalam process produksi (bahan baku).  Fungsi dasar pengendalian
persediaan baik bahan baku, barang dalam proses  maupun barang jadi banyak sekali.
Fungsi tersebut meliputi proses berurutan  mulai dari timbulnya kebutuhan,
pembelian, pengolahan, delivery.  Permasalahan utama  persediaan  yang timbul yaitu
bagaimana fungsi tersebut  dapat mengatur persediaan sehingga setiap permintaan
dapat dilayani akan tetapi  biaya persediaan harus minimum.
Bila persediaan cukup banyak, permintaan dapat segera dilayani akan tetapi
menyebabkan biaya penyimpanan barang tersebut akan menjadi sangat mahal.
Dengan memperhatikan hal tersebut diambil keputusan untuk menentukan nilai
persediaan. Menentukan nilai persediaan sangat tergantung kepada jenis perusahaan,
modal kerja dan omzet perusahaan serta lead time untuk mendapatkan barang
tersebut. Karena PT. Adi Teknik sebagai perusahaan manufaktur proses assembling
yang bersifat memenuhi permintaan pelanggan pada periode yang akan datang maka,
besarnya kebutuhan akan barang tersebut tidak dapat ditentukan sebelum disepakati
sales contract. Fungsi pengendalian persediaan adalah bagian dari fungsi perencanaan
produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya material produksi dan material
pembantu agar  proses produksi dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan

Fungsi perencanaan produksi yang bertanggung jawab atas tersedianya

material produksi dan material pembantu agar  proses produksi dapat berjalan sesuai
rencana yang ditetapkan. Keperluan meminimumkan persediaan berhubungan dengan
besarnya biaya yang diperlukan  oleh persediaan yaitu :

Biaya pembelian

Yang dimaksud biaya pembelian dalam hal ini adalah biaya pembelian bahan
baku untuk produksi. Pembelian skala besar dapat mengurangi biaya pembelian
dengan adanya potongan harga (quantity discount) yang diberikan Supplier dengan
konsekwensi biaya transportasi yang ditanggung Supplier relative lebih murah karena
pengangkutan barang dilakukan tidak terlalu sering, namun perlu diperhitungkan
apakah potongan harga tersebut lebih kecil dari biaya  penyimpanan.

Disamping itu jumlah persediaan yang cukup dapat mempercepat delivery

sehingga tidak menimbulkan kekecewaan pelanggan. Karena jenis perusahaan
memproduksi suatu barang sesuai permintaan pelanggan dimana permintaan tersebut
akan dipenuhi pada waktu yang akan datang, cara pembelian tersebut tidak
menguntungkan karena penyimpanan barang tersebut membutuhkan  ruang yang luas
dan waktu penyimpanan yang relative lama

Biaya penyimpanan

Biaya  penyimpanan meliputi biaya penyediaan ruang/gudang  yang

diperlukan untuk menampung barang tersebut, biaya perawatan atas resiko
kerusakan,  serta biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk merawat dan
mengamankan barang tersebut dari segala macam bentuk gangguan. Selain itu biaya
penyimpanan juga berkaitan dengan biaya bunga  dimana semakin besar dana yang
dialokasikan pada persediaan akan mengakibatkan  alokasi  akan investasi yang lain
akan terhambat  atau  dilakukan dengan suntikan dana dari kreditur dalam hal ini
adalah Bank. Sesuai dengan sifat perusahaan yang memenuhi permintaan  pelanggan
pada waktu yang akan datang  maka  persediaan bahan baku dasar, tinta spesial yang
tidak diperuntukan untuk order produksi tertentu (bebas) adalah nol.