RANGKUMAN T-SAC

PURCHASING ORDER (PO)

Definisi : Suatu proses permintaan barang ke internal (DC & CK) dan ke external (vendor/supplier)

Jenis : ❶ Order Proposal (proses permintaan barang baik internal ataupun eksternal yang dibuat setiap hari dan mengacu kepada
jadwal orderan yang ada pada order kalender)
❷ Order Manual ( proses permintaan barang baik internal maupun eksternal yang dibuat berdasarkan kebutuhan toko )

Waktu pembuatan PO : ❶ Order Proposal (08.01 wib s/d 07.30 wib) ❷ Order Manual (sesuai dengan kebutuhan store)

Proses PO : ❶Store Create PO ❷ Release by SM ❸ Delivery ❹ Goods Receipts (Store GR)

1. CREATE PURCHASING ORDER
Menu : PO Sub menu : Order Proposal

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Site Input kode toko
Date Otomatis pasa system
Purchasing Group Pilih (M01, M02, M03, M04, M05, M06)
PO Type Pilih internal (ZSI) atau eksternal (ZSE)
Show article w/o proposed qty Klik sehingga muncul icon ceklist
Execute Klik pada toolbar atau F8
Create PO Pilih setelah menginput CNF Quantity
1.1 Order Proposal

Istilah dalam order Proposal

Uom (Unit of Measure) Satuan order (pcs, kg, pack, gr)
ABC (Hanya M01 internal) A = Fast Moving, B = Standart Moving, C = Slow Moving
SS (Safety Stock) Jumlah barang yang harus ada ditoko berdasarkan average penjualan
LDU (Lowest Delivery Unit) Batas minimal order barang pada order proposal
SoH (Stock On Hand) Jumlah/stok barang yang ada ditoko
Dlv.lt (Delivery lead time) Batas waktu pengiriman barang
OP Qty Jumlah barang yang dibutuhkan toko berdasarkan data pada order proposal
OP Round Pembulatan jumlah orderan berdasarkan LDU

CNF Quantity Jumlah barang yang disarankan untuk diorder berdasarkan data pada OP round

Result Nomor Purchasing order yang muncul setelah melakukan klik create PO
NOMOR PO : ........................................................ (catat untuk dilanjutkan ke proses 2 yaitu RELEASE

Menu : PO Sub menu : Create Internal PO

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Vendor/Site Input DC (D001) atau CK (K001)
GTIN/Article Barcode produk/input secara manual. contoh : chitato* (akhiri dengan
tanda bintang)
Create order
manual (Internal) Quantity
Jumlah barang yang ingin diorder (otomatis rounding berdasarkan LDU)
Order Unit Satuan order (otomatis by system)
Save and print preview Klik untuk Create
1.2 Order Manual

NOMOR PO : ........................................................ (catat untuk dilanjutkan ke proses 2 yaitu RELEASE

Menu : PO Sub menu : Create Eksternal PO

Vendor/Site Input Vendor. Contoh : prima*
Barcode produk/input secara manual. contoh : walls* (akhiri dengan
GTIN/Article tanda bintang)
Create order
manual (eksternal)
Quantity Jumlah barang yang ingin diorder (otomatis rounding berdasarkan LDU)
Order Unit Satuan order (otomatis by system)
Save and print preview Klik untuk Create
NOMOR PO : ........................................................ (catat untuk dilanjutkan ke proses 2 yaitu RELEASE)
 2. DISPLAY PURCHASE ORDER
Definisi : Menampilkan semua PO yang telah dibuat
Menu : PO Sub menu : Search All

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Vendor/Site Diisi jika hanya ingin menampilkan by vendor
Display PO

GTIN Diisi jika hanya ingin menampilkan satu barang

Document Date From Input tanggal pembuatan PO
Start Search Klik untuk menampilkan
Reset Klik untuk refresh data
GM Open PO belum di GR
Display PO
Tampilan

GM Done PO sudah di GR
GM Done/IE Open Terdapatnya GR gantung dan sudah di GR
GM Open/ IE Open Terdapatnya GR gantung dan belum di GR

3. EDIT PURCHASE ORDER

Definisi : Proses perubahan terhadap quantity, article atau delete sebelum PO tersebut di RELEASE
Menu : PO Sub menu : Change PO

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Purchasing Document Inpt nomor PO dan enter
Edit PO

Delete Row Untuk menghapus

Save Klik apabila sudah selesai mengedit

RELEASE PO
Definisi : Proses persetujuan terhadap purchase yang telah dicreate, dan dilakukan oleh SM

Waktu Release : Maksimal 08.00 wib

Menu : PO Sub menu : Release Purchase Order

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Password Input sesuai password store
Release Code 04 (store manager)
Release PO

Document Number Input apabila hanya merelease 1 nomor PO saja

Document Date Pilih tanggal sesuai dengan tanggal pembuatan PO
Execute Klik untuk menampilkan menu release

Release Klik icon yang ada pada kolom release sehingga hanya icon ceklis saja

GOODS RECEIPTS
Definisi
: Proses penerimaan barang internal atau external atas dasar permintaan barang pada order proposal ataupun order manual

Alat GR : PC (Goods Movement) & HHT

: ① Quantity GR tidak melebihi dari permintaan pada PO
Syarat GR
② Jika quantity lebih dari permintaan maka kembalikan dengan STTU
③ Jika quantity kurang dari permintaan maka GR sesuai fisik/GR gantung
④ Tidak melakukan GR apabila sedang PI
⑤ Tidak di hari Minggu dari jam 12.00 s/d 13.00 wib (SAP Istirahat)
Goods Receipt Internal
Menu : Goods Movement Sub menu : Goods Movement

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Transaksi 1 Goods Movement
Transaksi 2 Outbond delivery
Transaksi 3 Input nomor outbond delivery (DN) dan enter
GR Internal by PC

Delivery Header Text Input nomor PO

Delivery Note Input nomor DN

OK Klik OK bagian bawah dan klik kolom OK sehingga kolom akan terblok
dan klik toolbar content
Check Klik check untuk pastikan tidak ada masalah
Post Klik post sehingga muncul nomor GR
Nomor GR : .....................................................................
 Goods Receipt External
Menu : Goods Movement Sub menu : Goods Movement
1
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Transaksi 1 Goods Movement
Transaksi 2 Purchasing Ordering
Transaksi 3 Input nomor PO dan enter
GR External

Delivery Header Text Input nomor PO

Delivery Note Input nomor PO
Klik OK bagian bawah dan klik kolom OK sehingga kolom akan terblok
OK dan klik toolbar content
Check Klik check untuk pastikan tidak ada masalah
Post Klik post sehingga muncul nomor GR
Nomor GR : .....................................................................

Print GR
Syarat print GR : ① Khusus untuk external
② Jika suplier minta print ulang maka supplier harus membawasurat kehilangan dari kepolisian
③ Print GR harus disertai dengan Tanggal, Nama, Tanda tangan dan stempel toko
Menu : Goods Movement Sub menu : Goods Receipt MIM Store
2
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Site Kode toko
GR Date Tanggal GR
Print GR

Purchase Order Nomor Input nomor PO

Klik execute, lalu klik kotak pojok kiri sampai sampai ada tanda ceklist
Execute dan klik pojok kanan atas pilih print selected/article document number
dan klik print
Kertas print 2 rangkap ( yang asli untuk vendor dan copy untuk store)

RETURN BARANG
: Proses pengembalian barang kepada internal (DC/CK) dan external (Vendor) dikarenakan expired, rusak, ataupun adanya
Definisi permintaan pengembalian barang
Syarat Return : Expired, Damage, dan Vendor request
Waktu Return : R1 (Return H-1) R3 (Return H-3)
R7 (Return H-7) R90 (Return H-90)
Return Internal
Menu : PO Sub menu : Create Return Internal
1
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Vendor/Site DC atau CK
Return Pilih Only Return
Reason for ORD Pilih Expired atau Vendor request
Create

GTIN Scan atau input secara manual

Quantity Input jumlah barang yang akan direturn
Check Purchase Order Klik check untuk memastikan tidak ada kesalahan
Save and print preview Klik, lalu catat nomor return internal PO
Nomor PO : .........................................

Menu : PO Sub menu : Release Purchase Order

2
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Password Input sesuai password store
Release code 04 (store manager)
Document number Input apabila hanya merelease 1 nomor PO saja
Release

Document Date Pilih tanggal sesuai dengan tanggal pembuatan PO

Execute Klik untuk menampilkan menu release
Release Klik icon yang ada pada kolom release sehingga hanya icon ceklis saja
Nomor PO : .........................................

Menu : Delivery Note Sub menu : Purchase order due for delivery
3
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
CalcRuleDeftltDlvCrDt All up to maximum number of days
Purchase order due
for delivery

Purchasing Document input nomor Po dan execute dan klik kotak kiri
Pilih tab Purchase Order sehingga terblock, klik background dan klik showhide/delivery dan catat
nomor yang ada pada kolom document

Nomor DN : .........................................
 Menu : Good Movement Sub menu : Goods Movement
4
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Transaksi 1 Goods Movement
Transaksi 2 Outbond delivery
Transaksi 3 Input nomor outbond delivery (DN) dan enter
GR Internal

Delivery Note Input nomor DN

Klik OK bagian bawah dan klik kolom OK sehingga kolom akan terblok
OK
dan klik toolbar content
Check Klik check untuk pastikan tidak ada masalah
Post Klik post sehingga muncul nomor GR
Nomor GR : .....................................................................

Menu : Good Movement Sub menu : Output Processing Art Document

5
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Output Type ZGR2
Print Document Return

Sort Order 2
Processing Mode 2
Article Document Input nomor GR
Execute Klik execute

Kotak kecil pada kolom Art.doc Klik sehingga uncul tanda ceklist dan klik print preview dan klik print

Print Asli : Store, Copy : DC/CK

Return external
Menu : PO Sub menu : Create Return External PO
1
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Vendor/Site Vendor, contoh : prima*
Return Pilih Only Return
Reason for ORD Pilih Expired atau Vendor request
Create

GTIN Scan atau input secara manual

Quantity Input jumlah barang yang akan direturn
Check Purchase Order Klik check untuk memastikan tidak ada kesalahan
Save and print preview Klik, lalu catat nomor return external PO
Nomor PO : .........................................

Menu : PO Sub menu : Release Purchase Order

2
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Password Input sesuai password store
Release code 04 (store manager)
Document number Input apabila hanya merelease 1 nomor PO saja
Release

Document Date Pilih tanggal sesuai dengan tanggal pembuatan PO

Execute Klik untuk menampilkan menu release
Release Klik icon yang ada pada kolom release sehingga hanya icon ceklis saja
Nomor PO : .........................................

Menu : PO Sub menu : PO Print Out

3
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Document Number Input nomor PO
Processing Status 1 (Sucessfully Processed)
Execute Klik execute
Print PO

ZP01 Klik kolom sehingga muncul tanda ceklist

Panah pojok kanan atas " ,," Klik dan pilih "Display Message"
Print Pilih icon print
Print print dan simpan ditempat barang yang direturn

Menu : Good Movement Sub menu : Goods Movement

4
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Transaksi 1 Goods Movement
Transaksi 2 Purchasing Ordering
Transaksi 3 Input nomor PO dan enter
GR External

Delivery Note Input nomor PO

OK Klik OK bagian bawah dan klik kolom OK sehingga kolom akan terblok
dan klik toolbar content
Check Klik check untuk pastikan tidak ada masalah
Post Klik post sehingga muncul nomor GR
Nomor GR : .....................................................................
 Menu : Good Movement Sub menu : Output Processing Art Document
5
TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
Output Type ZGR2
Print Document Return

Sort Order 2
Processing Mode 2
Article Doc. Year Input tahun berjalan
Article Document Input nomor GR
Execute Klik execute
Kotak kecil pada kolom Art.doc Klik sehingga uncul tanda ceklist dan klik print preview dan klik print
Print Asli : Store, Copy : DC/CK

RESERVATION COST CENTER

Definisi : Proses pengajuan pengeluaran stok barang yang digunakan untuk kebutuhan operational toko
Jenis barang : Cheese, Sauce sachet, Mayonaise, Plastik sampah, All tissue, All condiment, Selotif, Es batu
Symple syrup, All sedotan, All gula, Minyak goreng, Paper roll
Proses : Create Reservation → Goods Issue
Goods Issue : Proses pemotongan stok barang-barang yang sudah dibuat di reservation cost center
1. Crate Reservation
Menu : Reservation Sub Menu : Create Reservation

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Base Date Tanggal Pembuatan (Tanggal berjalan)
Movement Type Input 201
Site Input kode toko
G/L Account Input 607099
Cost Center Input kode toko
1
Goods Recipient Input nama yang membuat
Article Input → format tissue*
Stor Location (S.loc) Input M001 (merchandise)
Unit of entry Input quantity
Text Copy dari article description: blok ctrl C dan Ctrl v
Nomor Reservation:

2. Goods Issue
Menu : Goods Movement Sub Menu : Goods Movement

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Transaksi 1 Pilih Goods Issue
Goods Issue

Transaksi 2 Pilih Reservation

Transaksi 3 Input Nomor Reservation yang akan di GI (enter)
Document Header Text Input Nomor Reservation
Post Klik Post dan catat nomor reservation
Nomor Goods Issue:

CEK RESERVATION
Definisi: Proses untuk melihat dan menampilkan status pada reservation yang telah dibuat

Cek Reservation

Menu : Reservation Sub Menu : Reservation List

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Requirement Date Tanggal Pembuatan Reservation
Cek Reservation

Scoop Of List Open reservation & Cancelablle reservation

Execute
Klik tanggal
Fls (Finnal Issue) Jika ceklis artinya reservation telah di GI
 WASTE FFRTE
Definisi: Proses pengajuan pengeluaran stok barang FFRTE dikarenakan sudah expired date atau damage dan
mengacu kepada proses scraping
Sraping: Proses pembuangan barang-barang waste yang telah diiput dalam system
Langkah-Langkah scraping: Kumpulan semua barang-barang waste diarea yang tercover CCTV dan Foto, Input semua
produk yang akan diwaste, lepaskan "label, lid, bowl, packaging" dan buang
Jenis barang waste: All gorengan, All yakitori, All siomay, All dimsum, All Bread FM, All fresh food FM, FM drink
FM ready to eat
Proses: Create Waste → Cek Waste
1. Crate Waste FFRTE

Menu : Goods Movement Sub Menu : Inventory adjustment

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Business Transaction Pilih "GI Mark Out" (Waste)
Waste FFRTE

Reason for movement Pilih " Expired" (Normal)

Goods Receipt/Issue Slip Inpu nama yang membuat
Document Date Tanggal produk yang diwaste
Posting Date Tanggal input waste
Nomor Waste:

2. Cek Waste FFRTE

Menu : Reports Sub Menu : Article doc. List

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN

Site Kode Store
Cek Waste

Movement type 905

Posting Date Input tanggal pembuatan Waste
Execute

STO (STOCK TRANSFER ORDER)

Definisi : Suatu proses perpindahan suatu barang atas dasar adanya permintaan
Jenis barang : Semua bisa di STO kecuali barang consigment dan tukar guling (games card, e-money, majalah,
manon brownies, rokok)

Proses STO
Yang Meminta Barang Yang Memberikan Barang
1. Konfirmasi adanya stok produk 1. Purchasing order due delivery
2. Create Internal PO 2. Change outbond deilvery (picking)
3. Konfirmasi AM untuk Release 3. Delivery note printing
4. GR dan Print GR

Konfirmasi ke toko Create internal Release (AM Delivery Note

yang PO (Toko yang yang meminta (Toko yang
mengeluarkan mengeluarkan
barang meminta barang) barang) barang)

Delivery Note
GR Internal printing (Toko Picking (Toko yang
Print GR (Toko yang (Toko yang yang mengeluarkan
meminta barang)
meminta barang) mengeluarkan barang)
barang)

A. Yang Meminta Barang

TRANSACTION DETAIL TRANSACTION LATIHAN
1. Create Internal PO Menu: PO Sub Menu: Create Internal PO
a. Vendor/Site Input Kode toko yang akan memberikan barang
Toko Penerima

b. Article & Quantity Input barang yang dibutuhkan

c. Save Catat nomor PO
2. Informasikan nomor PO Email/Phone AM agar Release PO
Apabila sudah menerima barang (mengacu kepada
3. GR & Print proses GR Internal
Nomor GR =
Pastikan tidak ada perbedaan antara fisik barang dengan jumlah yang ada di PO
 B. Yang Memberi Barang
Menu Sub Menu Detail Transaction Latihan
1. Delivery Note Purchase Order a. CalcRuleDefltDlvCrDt:
(DN) due for Delivery Pilih: All up to maximum number of day
b. Purchasing Dokument: Input nomor PO & execute
c. Klik kotak pojok kiri → Klik Background → klik
show/hide delivery dan catat nomor DN
Toko Pemberi

2. Delivery Note Change Outbond a. Outbond delivery: input nomor DN

(DN) Delivery b. Klik Picking dan input jumlah yang diberikan
dikolom PICKED
c. Klik panah pojok kanan → Pilih Post Goods Issue
3. Delivery Note Delivery Note a. Output Type: Input ZGR2
Printing Printing b. Sort Order: Input 2 output type/Delivery/Item
c. Processing mode: input 2 repeat processing
d. Delivery: input nomor outbond delivery
e. Klik kotak pojok kiri dan klik print priview