Nomor : IM - 00.00.

001
Tgl. Terbit :
INSTRUKSI MUTU Revisi :0
Halaman : 01 dari 03

Judul: TATA CARA PEMBUATAN PURCHASE REQUWST (PR) DAN PR RUSH

ORDER (RO)

I. Tujuan
Menjaga ketepatan jadwal pembelian material sesuai dengan kebutuhan yang
diinformasikan dalam Bill of Material (BOM), BQ, Spek Tek dan Preparation
Table (PT).

II. Ruang Lingkup

Tata cara ini berlaku untuk proses dalam Departemen Perencanaan Produksi yang
berkaitan dengan produksi dan pemeliharaan operasional perusahaan.

III. Personil Yang Terlibat

1. General Manager Perencanaan dan Pengendalian Produksi.
2. Senior Manager Perencanaan Produksi.
3. Manager Perencanaan Material & Tool.
4. Staf Perencanaan Material & Tool.

IV. Kualifikasi Personil

1. Personil berpendidikan minimal SLTA/sederajat, D3/Sl jurusan Teknik.
2. Personil yang telah mendapat pembekalan tentang pembuatan PR dan PR Rush
Order dan penguasaan software SAP.

V. Tanggung Jawab
1. General Manager Perencanaan dan Pengendalian Produksi bertanggung jawab
menyetujui PR dan PR Rush Order yang sudah terbit.
2. Senior Manager Perencanaan Produksi bertanggung jawab terhadap pembuatan
dan memonitoring PR dan PR Rush Order yang sudah terbit.
3. Manager Perencanaan Material & Tool bertanggung jawab memastikan
memeriksa PR dan PR Rush Order yang sudah terbit sesuai dengan kebutuhan
produksi.
4. Staf Perencanaan Material & Tool bertanggung jawab atas PR yang sudah
terbit sesuai dengan kebutuhan produksi.

VI. Petunjuk Kerja

A. Alat/Material
1. Komputer dan printer.
2. Alat tulis kantor.
3. Odner.

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

Disiapkan Oleh : Diperiksa oleh : Disahkan oleh :
Staf Purna Jual SM. Purna Jual Wakil Manajemen

Form No.III-01.001.Rev.C
 Nomor : IM - 10.09.001
INSTRUKSI MUTU Tgl. Terbit :
Revisi :0
Halaman : 02 dari 03

Judul: TATA CARA PEMBUATAN PURCHASE REQUWST (PR) DAN PR RUSH

ORDER (RO)

4. Daftar Kebutuhan Material (DKM).

5. Checksheet monitoring material.
6. SAP.

B. Aktivitas
Staf Perencanaan Material & Tool di bawah pengawasan Manager Perencanaan
Material & Tool melakukan aktivitas pembuatan Purchase Request (PR) dan
Rush Order (R0) dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. PR dibuat sesuai dengan deskripsi, spesiflkasi dan kuantitas yang ada di

dalam BOM dan BQ dengan dilampirkan Spek-Tek.
2. Kuantitas PR harus sesuai dengan kuantitas yang ada pada BOM atau BQ
Kuantitas PR tidak sesuai dengan Kuantitas BOM atau BQ apabila:
a. Masih terdapat sisa stock material yang ada di SAP sehingga bisa
mengurangi kuantitas PR yang diajukan.
b. Menambahkan kuantitas PR sebagai allowance, dimana hal ini
berfungsi sebagai cadangan/spare material apabila terdapat kerusakan
pada saat proses atau hal-hal yang tidak diinginkan.
c. Menambahkan kuantitas PR dikarenakan adanya jumlah Minimum
Order (MOQ) pada saat proses pembelian, permintaan MOQ akan di
sampaikan oleh Departemen Pengadaan Barang Produksi kepada
Departemen Perencanaan Produksi.

3. Dalam melakukan Input PR, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan:
a. Menyiapkan jadwal produksi sebagai pendukung proses PR.
b. Log in Ice SAP menggunakan user dan password yang telah ditentukan.
c. Masuk ke Menu MMBE untuk melihat stock, Memeriksa jumlah stock
dapat djlakukan dengan memasukkan kode barang yang ingin diketahui
jumlah stocknya (stock bebas dan stock untuk proyek).
d. Untuk mengetahui status stock untuk project, double klik pada project
stock.

4. Selanjutnya masuk ke menu ME51 untuk membuat PR.

a. Masukkan kode material.
b. Masukkan jumlah yang akan di PR.
c. Masukkan WBS proyek yang akan di PR.
d. Masukkan tanggal material kapan harus datang.
e. Kemudian di save dan akan keluar no PR.

5. Otorisasi PR dan PR Rush Order dibuat oleh Senior Manager Perencanaan

Produksi dan disetujui oleh General Manager Perencanaan dan
Pengendalian Produksi.

Form No.III-01.001.Rev.C
 Nomor : IM - 10.09.001
INSTRUKSI MUTU Tgl. Terbit :
Revisi :0
Halaman : 03 dari 03

Judul: TATA CARA PEMBUATAN PURCHASE REQUWST (PR) DAN PR RUSH

ORDER (RO)

VII. Identifikasi Risiko

1. Terdapat ketidaksesuaian spek dan quantity sesuai BOM dengan PR.

VIII. Mitigasi Risiko

1. Sebelum menerbitkan PR hams benar benar dicek apakah spek dan quantity
sudah sesuai dengan BOM.

IX. Dokumen Terkait

1. Prosedur Mutu “Perencanaan dan Realisasi Produk & Jasa” (PM 08.01).
2. Surat Edaran tentang “Tata Cara Pembelian Langsung
Barang dan/atau Jasa”.

X. Lampiran
-

Form No.III-01.001.Rev.C