Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, di distribusikan
dan digunakan di Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.

Tujuan :

Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan

Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian

Sumber data untuk pembuat laporan.

(Depkes RI,2003).

Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di Puskesmas adalah Laporan Pemakaian
dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dan kartu stok.

1) Fungsi

a) Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan

b) Sebagai bukti penerimaan obat di Puskesmas

c) Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kab/ Kota

d) Sebagai bukti penggunaan obat Puskesmas.

2) Fungsi Kartu stok

a) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak,
kadaluarsa)

b) Tiap lembaran kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 jenis obat yang berasal dari 1
sumber anggaran.

c) Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat

d) Data pada kartu stok digunkan untuk menyusun laporan, perencanaan, pengadaan distribusi dan
sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat pada tempat penyimpanan (Depkes RI, 2002).

Pernahkah Anda mengalami keadaan yang kurang sehat dan diharuskan untuk menjalani suatu
perawatan yang dibantu oleh obat ? Yah, tentu saja setiap manusia pernah mengalami kondisi yang
kurang sehat hal tersebut dikarenakan metabolisme yang ada pada tubuh manusia dapat berubah
bahkan tidak seimbang.
Bebicara masalah pemakaian obat tentu saja ada tata cara yang harus ditaati dengan seksama. Hal
tersebut dibuktikan dengan ketatnya laporan pemakain obat yang ada.

Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) merupakan suatu pngelolahan terhadap obat
yang pemakian, distribusi, tingkatan stok, kebutuhan obat dibatasi dengan tujuan agar pemakaian yang
ada dapat terkendali dengan baik.

Manajemen yang baik terhadap pengelolahan obat akan terasa lebih efektif dan efisien jika diselingi
dengan adanya sistem informasi manajemen obat yang optimal.

Dalam pelaksanaan kegiatan pengelolahan obat dappat dilakukan dengan mudah dan sesuai dengan
aturan apabila pemakain tersebut juga diseimbangkan pada ketentuan yang ada.

Dari adanya manajemen pengelolahan obat juga bermanfaat bagi pencarian berbagai solusi yang ada
ketika pada suatu jalan mengalami kegagalan yang signifikan. Dalam lembaga kesehatan , salah satunya
puskesmas tentu saja akan memiliki pengaruh besar terhadap pelayanan kesehatan itu sendiri.

Ketepatan dan kebenaran data di Puskesmas akan berpengaruh terhadap ketersediaan obat dan
perbekalan kesehatan secara keseluruhan di Kab/Kota. Dalam proses perencanaan kebutuhan obat
pertahun Puskesmas diminta menyediakan data pemakaian obat dengan mengunakan LPLPO.
Selanjutnya Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota yang akan melakukan kompilasi dan analisa terhadap
kebutuhan obat Puskesmas diwilayah kerjanya.

Permintaan akan obat yang selama ini menjadi berhatian khusus atas kegiatan perbekalan kesehatan
yang ada pada seluruh kota. Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing
Puskesmas diajukan oleh Kepala Puskesmas kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan
menggunakan format LPLPO, sedangkan permintaan dari sub unit ke kepala puskesmas dilakukan secara
periodik menggunakan LPLPO Sub unit.

Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di Puskesmas adalah LPLPO dan kartu
stok. LPLPO yang dibuat oleh petugas Puskesmas harus tepat data, tepat isi dan dikirim tepat waktu
serta disimpan dan diarsipkan dengan baik. LPLPO juga dimanfaatkan untuk analisis penggunaan,
perencanaan kebutuhan obat, pengendalian persediaan dan pembuatan laporan pengelolaan obat.

Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
penataan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan, dan
digunakan di Puskesmas, dan atau unit pelayanan lainnya.

Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah :

1. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.

3. Sumber data untuk pembuatan laporan (Anonim, 2003).

Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan di gudang obat Puskesmas Pekauman meliputi :

1) Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

2) Register Penerimaan Obat

3) Register Pengeluaran Obat

4) Register Perencanaan Obat

5) Register Harian Pemakaian Obat

6) Register Bulanan Pemakaian Obat

7) Register Tahunan

8) Register Psikotropika

9) Pencatatan 10 macam Pemakaian Obat Terbanyak

10) Pencatatan indikator monitoring peresepan

Langkah-langkah pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di Puskesmas Pekauman meliputi :

1) Gudang Obat
a) Petugas (Apoteker/AA) mencatat setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari gudang obat ke
dalam kartu stok.

b) Petugas membuat Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat berdasarkan kartu stok dan
catatan harian penggunaan obat. Laporan ini dibuat setiap akhir bulan dan dikirim ke Dinas Kesehatan
Kota dan Gudang Farmasi Dinas Kota.

2) Apotek

a) Setiap hari Apoteker mencatat jumlah obat yang dikeluarkan kepada pasien pada buku register
harian.

b) Apoteker merekapitulasi jumlah obat yang keluar setiap bulannya kedalam buku register bulanan dan
menjadi acuan untuk pembuatan LPLPO pada akhir bulan yang kemudian akan dilaporkan ke Gudang
Farmasi Dinas Kesehatan Kota dan Pelayanan Kesehatan (Yankes) kota.

3) Pustu, Posyandu, Puskesdes

a) Setiap hari petugas mencatat jumlah obat yang dikeluarkan kepada pasien pada buku register
pemakaian obat harian.

b) Petugas merekapitulasi jumlah obat yang dikeluarkan setiap bulannya kedalam buku register bulanan
yang akan menjadi acuan dalam pembuatan LPLPO pada akhir bulan untuk dilaporkan ke Gudang
Farmasi Dinas Kesehatan Kota dan Pelayanan Kesehatan (Yankes) Kota.

Gambar 3.1 Alur Pelaporan Narkotika dan Psikotropika di Puskesmas

Pelaporan Psikotropika dilakukan setiap sebulan sekali dan dikirim ke Dinas Kesehatan Kota Banjarmasin
langsung ke bagian Gudang Farmasi Kota. Laporan Psikotropika terdiri dari jumlah dan jenis golongan
Psikotropika yang datanya diperoleh dari resep penggunaan psikotropika oleh Puskesmas setiap harinya
yang dicatat pada buku register psikotropika sebanyak 2 rangkap. Pencatatan tersebut disertai dengan
nama pasien, alamat lengkap pasien, waktu pengambilan obat, (hari, tanggal, bulan, dan tahun), jumlah
obat yang diambil, serta pada resep harus ada nama dan paraf dokter. Pencatatan tersebut untuk
pertanggung jawaban jika ada pemeriksaan.

Pelaporan Narkotika dilakukan sebulan sekali sebanyak 2 rangkap, dimana 1 rangkap ke Dinas Kesehatan
Kota Banjarmasin bagian Gudang Farmasi Kota dan 1 lembar sebagai arsip Apotek. Pelaporan
Monitoring Indikator Peresepan dilaporkan satu bulan sekali. Hal ini bertujuan untuk mengetahui
kerasionalan pengobatan dalam hal penggunaan antibiotik pada 3 indikator penyakit yaitu ISPA non
pneumonia, diare non spesifik dan mialgia.
Pelaporan penulisan presentasi resep obat generik oleh dokter dilakukan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Hal
ini bertujuan untuk mengetahui presentasi penggunaan resep obat generik oleh dokter yang sesuai
dengan kerasionalan.

Puskesmas. Pencatatan dan pelaporan obat memegang peranan penting dalam keberhasilan
pengelolaan obat secara keseluruhan. Pengelolaan obat mencakup : perencanaan, permintaan,
penyimpanan, distribusi, pengendalian persediaan, pencatatan, dan pelaporan. Pencatatan dan
pelaporan obat merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara
tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan, dan digunakan di Puskesmas atau unit
pelayanan lainnya