I.

SIKLUS PENDAPATAN
1. Tujuan dari Siklus Pendapatan
Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah untuk memfasilitasi pertukaran produk
atau jasa dengan pelanggan secara tunai (cash). Tujuan dari siklus pendapatan dapat
dijabarkan yaitu:
1) Untuk merekam perintah penjualan secara cepat dan akurat .
2) Untuk memastikan bahwa pelanggan layak mendapatkan kredit.
3) Untuk menunjukkan produk atau layanan dengan tanggal yang disepakati.
4) Untuk tagihan produk atau jasa secara tepat waktu dan dengan cara yang akurat.
5) Untuk merekam dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat dan akurat.
6) Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas untuk pelanggan yang tepat dalam
akun buku besar piutang.
7) Untuk melindungi produk sampai dikirim.
8) Menjaga uang tunai sampai disetor.

2. Hubungan Dengan Organisasi

Unit organisasi yang terlibat dalam siklus pendapatan adalah:
1) Pemasaran atau Distribusi
Manajemen pemasaran memiliki tujuan: (1) menentukan dan memenuhi kebutuhan
pelanggan, (2) menghasilkan pendapatan yang cukup untuk menutupi biaya dan beban
dan pengeluaran, mengganti asset, (3) memberikan pengembalian investasi yang
memadai.
2) Keuangan atau Akuntansi
Tujuan keuangan dan akuntansi manajemen adalah: (1) perencanaan dan pengendalian
kas, (2) data yang berkaitan dengan penjualan dan rekening pelanggan, (3)
pengendalian persediaan, (4) informasi yang berkaitan dengan uang tunai, penjualan
dan pelanggan

3. Input Data
1) Sumber Input: Pelanggan memulai transaksi penjualan dan penerimaan kas. Untuk
penjualan produk sumber-sumber lainnya meliputi orang bagian penjualan, referensi
pelanggan, catatan kredit, catatan persediaan, barang jadi di gudang, pemasok,
pengangkutan dan pengangkut umum.

1
2) Bentuk-bentuk Input:
a) Pesanan pelanggan : pesanan pelanggan baik pembelian atau suatu formulir yang
disiapkan oleh seorang tenaga penjualan dari perusahaan penjualan.
b) Order penjualan : formal, bentuk multicopy dipersiapkan dari pesanan pelanggan.
c) Pengakuan order : biasanya sebuah salinan dari order penjualan yang dikirim ke
pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.
d) Daftar pilihan : sebuah salinan dari order penjualan atau dokumen terpisah dikirim ke
gudang untuk digunakan dalam memilih barang-barang yang dipesan dari sampah.
e) Packing slip: sebuah salinan dari order penjualan atau daftar memilih dilampiri
dengan barang ketika mereka dikemas untuk pengiriman pesanan.
f) Surat Muat : sebuah dokumen pengiriman ditujukan untuk para agen dari
pengangkutan yang umum adalah untuk mengangkut produk.
g) Pemberitahuan pengiriman : sebuah salinan dari order penjualan atau dokumen
pengiriman yang terpisah yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang-barang
dikapalkan.
h) Faktur penjualan : dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan untuk mencerminkan
jumlah penjualan.
i) Saran Pengiriman uang : sebuah dokumen yang menunjukkan jumlah penerimaan kas
dari pelanggan.
j) Slip penyetoran : dokumen yang menyertai deposito uang tunai di bank.
k) Pengembalian order : suatu dokumen yang disiapkan ketika kuantitas mencukupi
dalam persediaan untuk memenuhi order penjualan.
l) Memo kredit: sebuah dokumen yang memungkinkan kredit ke pelanggan untuk
pengembalian penjualan.
m) Aplikasi kredit : suatu formulir yang disiapkan untuk seorang pelanggan baru berlaku
untuk kredit, yang menunjukkan data rinci yang berkaitan dengan pemohon kondisi
keuangan saat ini dan tingkat penghasilan.
n) Laporan wiraniaga: formulir yang digunakan untuk menguraikan panggilan yang
dibuat oleh seorang penjual pada calon pelanggan dan untuk menunjukkan hasil dari
panggilan.
o) Pemberitahuan tunggakan : pemberitahuan dikirim ke pelanggan yang telah melewati
batas saldo kreditnya.
p) Pemberitahuan penghapusan : suatu dokumen yang disiapkan oleh manajer kredit
ketika sebuah akun dianggap tidak dapat ditagih.
2
 q) Penerimaan kas : suatu bentuk yang digunakan oleh pengecer untuk mencerminkan
uang tunai yang diterima

4. Proses Data
1) Sistem Pengolahan Penjualan Kredit
a. Order Entry. Setiap pesanan pelanggan yang dimasukkan ke sebuah layar sudah
terformat di terminal online segera setelah diterima oleh petugas order penjualan
dalam fungsi pemasaran. Program edit memvalidasi keakuratan data dan
memverifikasi bahwa barang yang memadai siap untuk memenuhi pesanan.
b. Pengiriman (shipping). Setelah produk yang dipesan telah diambil di gudang, produk
dipindahkan ke dermaga pengiriman, di mana seorang pegawai menghitung produk
dan menyiapkan jumlah untuk pengiriman dari daftar pilihan.
c. Penagihan (billing). Setelah menerima pemberitahuan pengiriman untuk hari itu,
seorang petugas penagihan menghitung dan input batch total (terdiri dari jumlah yang
dikirim, jumlah pengiriman, dan nomor pelanggan).
d. Mempersiapkan Analisa dan Laporan. Pada akhir setiap hari, faktur diregistrasi dan
bagian piutang meringkas yang tercetak. Faktur register adalah daftar transaksi
penjualan.
e. Penanganan Sales Returns dan Allowances. Pengembalian penjualan muncul ketika
pelanggan mengirim kembali semua atau bagian dari barang-barang yang dipesan.
f. Pengolahan Order Pengembalian. Pengembalian order diperlukan bila kuantitas
persediaan tidak mencukupi jumlah pesanan.
2) Sistem Pengolahan Penerimaan Kas
a. Remittance Entry (pengiriman uang). Kontrol dan berita pengiriman uang diterima di
ruang surat di batch setiap pagi. Salah satu petugas ruang surat mendukung
pemeriksaan untuk hanya deposit dan memverifikasi bahwa jumlah setiap kali
mengakses disetujui pada berita penyetoran.
b. Penerimaan Deposit. Satu rangkap remittance list dan cek diantarkan ke kasir yang
bertugas membandingkan dan melakukan rekonsiliasi. Setelah itu memasukkan
penerimaan cek dari sumber lain selain kotak surat melalui terminalnya.
c. Penerimaan Posting. Sebelum meng-update akun pelanggan, klerk akun penerimaan
harus memasukkan koreksi yang diperlukan ke daftar transaksi penerimaan kas
dengan pengecualian dan laporan ringkas. Koreksi tersebut dibuat selama penerimaan

3
 kas jika diperlukan bisa juga hari berikutnya. Ada dua metode yang dipakai yaitu: a)
balance forward method yang dan b) open invoice method.
d. Menyiapkan analisis dan pelaporan. Ringkasan aktivitas akun penerimaan dibuat
pada akhir hari yang bersangkutan. Ringkasan tersebut boleh dikombinasikan dengan
ringkasan akun piutang yang disebutkan di prosedur penjualan kredit atau dibuat
terpisah tetapi printoutnya berhubungan.
e. Mengumpulkan piutang macet. Secara umum prosedur ini mulai dengan adanya
pemberitahuan kedua terhadap saldo pelanggan. Kemudian pemberitahuan yang
macet tersebut dikirim.
3) Sistem Berbasis Web
Beberapa contoh transaksi yang memakai akses web antara lain:
a. Pelanggan dapat membeli beberapa barang seperti: komputer, buku dan tiket pesawat.
b. Investor dapat membeli atau menjual saham di pasar modal.
c. Perseorangan dapat mengecek beberapa item seperti saldo akun penerimaan, saldo
akun investasi dan akumulasi.
d. Profesional seperti CPA bisa mengikuti dan melengkapi kursus secara online.

5. Output Informasi
Meliputi empat jenis output yaitu:
1) Daftar dan laporan operasional.
Laporan bulanan memuat saldo faktur seorang pelanggan. Ini adalah sebuah output
keuangan berdasarkan informasi pelanggan, akun penerimaan, faktur penjualan dan
file-file penerimaan. Register dan jurnal yang dipakai sebagai jejak audit antara lain:
register faktur penjualan, register pengiriman, jurnal penerimaan kas dan register
memo kredit.
2) Tampilan layar permintaan
Permintaan dari pihak professional cenderung lebih analitikal misalnya, akuntan
mendownload penjualan dan informasi data beberapa tahun ke dalam paket
spreadsheet di komputer. Dia bisa memakai data tersebut untuk membandingkan
pengaruh metode biaya langsung dan biaya absorption. Permintaan bisa dibuat oleh
manajer secara analitikal dan orientasi keputusan.
3) Laporan manajerial terjadwal
Jadwal ini sama seperti laporan bulanan contohnya daftar umur akun piutang. Daftar
tersebut berisi daftar saldo awal dari semua kredit akftif pelanggan. Ini menunjukkan
4
 jumlah tunggakan piutang. Pelaporan faktor-faktor kritikal merefleksikan hasil dari
pengukuran kinerja yang dinilai dengan nilai dollar tiap pesanan, presentase pesanan
yang dikirim tepat waktu dan rata-rata hari antara tanggal pesanan dan tanggal
pengiriman. Analisis penjualan mencerminkan kinerja penjualan dari penjual individu,
penjualan regional, garis produk dan pangsa pasar. Laporan arus kas menunjukkan arus
kas dalam satu periode akuntansi.
4) Laporan permintaan manajerial
Laporan ini merupakan laporan khusus. Informasinya digunakan secara khusus dalam
pembuatan keputusan manajemen dan pengendalian. Informasi tambahan dalam
laporan ini berisi informasi eksternal terkait pesaing dan aspek lain dari lingkungan.

6. Manajemen Data
Manajemen data yang dipakai sebuah perusahaan yaitu:
1) Pendekatan berorientasi file
Pendekatan berorientasi file untuk siklus pendapatan meliputi master file, transaksi-
transaksi dan file-file lainnya. Master file berfokus pada kredit pelanggan. Ini mungkin juga
mengonsolidasi semua elemen-elemen data pelanggan dalam file tunggal.
2) Pendekatan berorientasi data
Isinya sama seperti pendekatan berorientasi file. Data yang terstruktur tersebut
difokuskan secara khusus pada kesatuan kunci dan hubungan. Untuk mendeterminasi struktur
data yang berhubungan ini memerlukan pengembangan sebuah konseptual dan logical view.
a) Entity Related Diagram Siklus Pendapatann ada dua yaitu: a) one to many
relationship, pesanan untuk barang diterima dari pelanggan oleh bagian penjualan. b)
many to one relationship, setiap pesanan penjualan dan penjualan boleh melibatkan
lebih dari satu item barang yang setiap barang terlibat di dalamnya lebih dari satu
pesanan dan penjualan.
b) Logical View Struktur Data Siklus Pendapatan. Sistem ini dideterminasi oleh
mapping dari entity related diagram untuk diagram struktur data.

7. Pengendalian Internal
1) Risk Exposures
Risiko dari pembayaran kredit pelanggan mungkin terjadi ketika catatan akun piutang
direkam. Lapping merupakan sebuah tipe penggelapan yang melibatkan pencuri dari kas dan
penyembunyian dengan penundaan suksesi pemostingan ke akun pelanggan.
5
2) Tujuan Pengendalian
Untuk menetralkan risk exposures sebuah perusahaan membangun sebuah variasi
pengendalian internal. Ada dua tipe pengendian internal yaitu: a) pengendalian umum
meliputi organisasional, dokumentasi, asset, keahlian manajemen, pusat data, autoritas dan
akses dan b) pengendalian aplikasi meliputi pengendalain input, proses dan output.

II. SIKLUS PENGELUARAN

1. TUJUAN DARI SIKLUS PENGELUARAN
Tujuan yang lebih luas yaitu:
1. Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Menerima barang dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7. Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

2. HUBUNGAN DENGAN ORGANISASI

1) Manajemen Persediaan
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana
perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut.
2) Keuangan atau Akunting
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi,
perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.

3. INPUT DATA
1) Sumber Input
Data yang digunakan dalam siklus pengeluaran terutama didasarkan pada masukan dari
catatan persediaan dan dari pemasok. Catatan persediaan adalah sumber utama dari transaksi
pembelian, sementara faktur pemasok adalah sumber dari transaksi/pembayaran hutang.
Sumber lain adalah kepala departemen, pembeli, file sejarah pemasok, penerimaan dan
departemen toko dan departemen produksi.

6
2) Bentuk - bentuk Input
Memberikan bukti dokumen terlihat nyata dan yang diperlukan untuk pengguna
tertentu. Misalnya sebuah permintaan tertulis pembelian: yang memulai bentuk dalam siklus
pengeluaran untuk penempatan dan memesan untuk barang dan jasa. Dokumen yang terkait
dengan siklus pengeluaran adalah: permintaan pembelian barang, order pembelian, laporan
penerimaan, faktur pemasok, voucher pembayaran, nota debet, formulir pemasok baru,
permintaan proposal.

4. PENGOLAHAN DATA
1) Sistem Proses Pembelian dan Pembayaran
Pada akhir setiap hari, pencatatan pesanan pembelian harian dicetak dan diberikan
kepada manajer yang mengawasi pembelian. Laporan-laporan lain, seperti laporan status
persediaan, yang diberikan kepada manajer persediaan. Pembelian dimulai dengan file
persediaan barang dagangan yang diperiksa untuk produk-produk yang jumlahnya telah jatuh
di pihak yang memesan ulang. Langkah ini dilakukan oleh petugas persediaan yang
mengaktifkan program pencarian melalui line terminal. Penerimaan ditunjukkan dari
flowchart sistem prosedur penerimaan secara online. Petugas penerima pertama memeriksa
barang, kemudian ia kunci perhitungan dan nomor inventaris barang, ke layar menerima
dengan format pada terminal monitor online. Bersama-sama dengan urutan jumlah pembelian
yang tercantum pada kemasan. Mengedit rutinitas dalam program, menerima penomeran
berbagai cek pada data yang dimasukkan. Satu cek penting adalah untuk membandingkan
jumlah yang dipesan di file pesanan pembelian online terbuka dengan jumlah yang dihitung.
Hutang dilakukan dari alur sistem on-line / batch hutang gabungan. Sebagai faktur yang
diterima sekarang dari suplier disebut rekening hutang, petugas melakukan pemeriksaan
visual untuk kelengkapan dan menarik hard copy terkait penerima laporan yang menyertai
barang-barang ke gudang. Daftar lain analisis, dan laporan dapat dicetak sesuai kebutuhan.
Sebagai contoh, bendahara dapat menggunakan account analisis hutang untuk memverifikasi
bahwa diskon yang tidak terjawab. Penanganan retur pembelian dan pengurangan harga.
Pembelian kembali muncul ketika sebuah perusahaan membeli dan tidak puas dengan barang
yang dipesan. Pembelian dengan pengurangan harga diberikan kepada perusahaan sebagai
kompensasi pembelian barang yang rusak, kelebihan atau kekurangan tertentu seperti
pembayaran lebih. Salinan memorandum debit juga dikirim ke gudang (atau departemen
penerima) dan pengiriman departmen. Barang yang dikembalikan tersebut kemudian
dilepaskan ke departemen pengiriman, yang menghitung barang, catatan jumlah pada
7
memorandum debit dan pengiriman. Departemen pengiriman kemudian meneruskan
memorandum debit ke departemen hutang dan melakukan langkah-langkah yang baru saja
dijelaskan.
2) Sistem Proses Pengeluaran Kas
Sistem yang diusulkan untuk pengolahan pengeluaran kas infoage terjadi secara
berkala (biasanya setiap hari) dimana seorang pegawai pengeluaran memasukkan permintaan
untuk pengeluaran yang dijadwalkan akan dibayar, terutama untuk mendapatkan diskon.
Sebuah program pencarian melalui file voucher terbuka bagi semua yang harus dibayar pada
waktu itu, memeriksa tanggal jatuh tempo yang tercantum dalam faktur yang disimpan. Jika
lebih dari satu voucher yang ditemukan untuk suplier tunggal, maka voucher digabungkan.
Semua voucher disimpan sementara dalam file pencairan jatuh tempo. Batch total dihitung
berdasarkan akumulasi voucher, dan total ditampilkan pada layar terminal.
3) Sistem Kartu Procurement
Banyak perusahaan mengadopsi sistem kartu procurement untuk meningkatkan
efisiensi dan mereduksi biaya dari proses transaksi pembelian. Kartu procurement adalah
kartu kredit yang mempercayakan untuk membuat pembelian yang bernilai kecil, supplier
akan membayar kepada bank yang mengeluarkan kartu. Dalam hal ini bank mengirimkan
invoice setiap bulan yang menunjukkan segala biaya yang terjadi daripenggunaan kartu
procurement. Proses ini secara signifikan dapat meningkatkan efisiensi dengan mereduksi
aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti persiapan, persetujuan, pencocokan, dan
penyediaan dari daftar permintaan pembelian dan pemesanan pembelian.
4) Sistem Berdasarkan Web
Keuntungan dari sistem pembelian berdasarkan web meliputi jumlah staf yang
menangani proses pembelian lebih sedikit, pengurangan penggunaan kertas, integrasi lebih
baik, informasi yang up to date dan biaya proses pemesanan yang lebih murah.

5. OUTPUT INFORMASI
Output informasi menfokuskan pada daftar dan laporan operasional, inquiry display
screens, laporan manajerial terjadwal dan laporan permintaan manajerial.
1. Daftar dan Laporan Operasional
Berbagai macam daftar dan jurnal membantu mengelola audit trail (jejak audit). Setiap
daftar spesifik transaksi beserta dokumen-dokumen yang berhubungan, mengidentifikasi
jumlah kejadian ataupun peristiwa yang terjadi dalam siklus pengeluaran.

8
 Laporan operasional bertujuan untuk mengendalikan operasi dengan berfokus pada
dokumen yang terbuka (open documents).
a. Laporan order pemesanan yang terbuka (open purchase orders report) menunjukkan
semua pemesanan dimana invoice (faktur) yang saling berhubungan belum disetujui
dalam pembayarannya.
b. Laporan invoice terbuka (Open payables report) atau laporan kas yang disyaratkan
(cash requirement report) mendaftar invoice yang disetujui yang belum dibayar.
2. Inquiry Display Screen
Pemeriksaan/ penyelidikan oleh personel administrasi sering kali lebih spesifik dan
melibatkan data yang terbatas, misalnya pengecekan oleh petugas gudang pada order
pemesanan ataupun petugas administrasi melakukan pemeriksaan pada invoices dari suplier.
3. Laporan Manajerial Terjadwal
Keragaman laporan, seperti laporan status inventory bisa disiapkan secara terjadwal dan
dapat digunakan oleh manajer persediaan dan keuangan. A payable aging report
mencerminkan status dari invoice atau voucher lama yang tidak terbayar, biasanya mengacu
pada masalah yang tidak teratasi dengan suplier atau masalah likuiditas.
4. Laporan Permintaan Manajerial
Laporan permintaan manajerial adalah laporan tidak terjadwal ad hoc. Informasi yang
terkandung didalamnya digunakan terutama untuk membuat keputusan manajerial dan
pengendalian. Jika dikombinasikan dengan software model orientasi keputusan dan sistem
yang berpengalaman, hasilnya bisa jadi sangat kuat.

6. MANAJEMEN DATA
1. Pendekatan Berorientasi File
Suatu perusahaan dagang yang menggunakan pendekatan berorientasi file untuk siklus
pengeluarannya terdiri dari daftar master, transaksi, dokumen terbuka, referensi, dan file lain
yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan dagang . Elemen data yang terkandung dalam
catatan file tersebut akan bervariasi dari perusahaan.
2. Pendekatan Basis Data
Ketika perusahaan mengubah pendekatan basis data, isi basis data siklus pengeluaran
akan sangat mirip dengan pendekatan berorientasi file. Dalam rangka untuk menentukan
struktur data tertentu, perancang sistem mengembangkan pandangan konseptual dan logis.
Diagram Entity-Relationship Siklus Pengeluaran. Diagram telah disederhanakan dengan
menggabungkan peristiwa permintaan dan pembelian ke peristiwa pembelian tunggal dan
9
menggabungkan peristiwa penerimaan dan vouching menjadi peristiwa pembayaran tunggal
ada dua jenis yaitu: a) one to many realtionship, hubungan satu suplier dengan banyak order
pemesanan dan b) many to many realtionship, setiap order pembelian dan hutang dapat
melibatkan lebih dari satu item barang (produk).
Logical view Struktur Data Siklus Pengeluaran. Data pandangan logis ditentukan oleh
"pemetaan" dari diagram entitas-hubungan dengan diagram struktur data. Jika struktur
jaringan yang dipilih, misalnya, pemetaan akan menghasilkan catatan yang sesuai dengan
entitas dan hubungan dalam diagram entity-relationship. Jika struktur relasional yang dipilih,
pemetaan lebih melibatkan tabel daripada catatan.

7. PENGENDALIAN INTERNAL
Ada dua jenis yaitu:
1. Pengendalian umum terdiri dari: (1) Pengendalian organisasi,fungsi penyimpanan harus
dipisahkan dari fungsi pencatatan. (2) Pengendalian dokumentasi yang lengkap dan up
to date berhubungan dengan siklus pengeluaran. (3) Pengendalian akuntabilitas
aset,dengan melakukan rekonsiliasi hutang, persediaan dan bank secara periodik. (4)
Pengendalian praktik manajemen,meliputi karyawan yang terlatih, pengembangan
sistem yang terencana, pelaksanaan audit dan analisis periodik oleh manajer. (5)
Pengendalian operasi pusat data, jadwal pemrosesan komputer serta pembelian dan
batch pengeluaran kas harus ditentukan dengan jelas. (6) Pengendalian otorisasi,
dimana semua transaksi pembelian barang atau jasa harus diotorisasi oleh manajer
yang ditunjuk. (7) Pengendalian akses, meliputi penggunaan password, terminal entry
sistem, perlindungan fisik gudang dan back up data.
2. Pengendalian aplikasi meliputi pengendalian input, pengendalian pemrosesan, dan
pengendalian output. Bagi perusahaan yang menggunakan sistem berbasis Web untuk
transaksi pembelian memerlukan prosedur keamanan tambahan berkaitan dengan
pembuktian, pengotorisasian, akuntabilitas, pengiriman data, serta kemungkinan
bencana dan rencana perbaikan.

10
 DAFTAR REFERENSI

Wilkinson, Joseph W., Michael J. Cerullo, Vasant Raval, dan Bernard Wong-On-Wing. 2000.
Accounting Information System: Essential Concepts and Applications 4th Edition.
New York: John Wiley and Sons.

11