DENKESYAH 05.04.

04 SURABAYA
FKTP KLINIK DKT 02 SIDOARJO

PANDUAN KOMUNIKASI INTERNAL

FKTP KLINIK DKT 02 SIDOARJO

BAB I
DEFINISI

1. Pendahuluan.
FKTP Klinik DKT 02 Sidoarjo merupakan salah satu fasilitas kesehatan tingkat
pertama (FKTP) dibawah Denkesyah 05.04.04 Surabaya yang mempunyai tugas
melaksanakan pelayanan dan dukungan kesehatan di area service jajaran Korem 084/BJ.
Dalam rangka melaksanakan tugas pelayanan kesehatan guna meningkatkan
kesejahteraan personel militer dan PNS melalui peningkatan derajat kesehatan, sehingga
diperoleh personel militer dan PNS yang sehat dan siap melaksanakan tugas beserta
keluarganya serta mampu berguna bagi masyarakat sekitarnya.
Tugas FKTP Klinik DKT 02 Sidoarjo diatas harus didukung oleh sistem kerja yang
kondusif dengan berjalannya komunikasi baik atasan bawahan maupun antar pegawai
dari masing-masing bagian unit kerja.
Komunikasi internal dikaitkan dengan pencapaian efektifitas dalam proses
komunikasi kerja dan membawa harmoni di organisasi. Salah satu tugas komunikasi
internal adalah membawa semua pegawai dalam organisasi menerima informasi yang
benar dan penting untuk pekerjaan dalam waktu yang tepat.
Komunikasi internal merupakan kunci sebuah organisasi dalam membangun
organizational identification, sebuah kondisi dimana pegawai merasa bangga untuk
bekerja, memiliki rasa aman dan rasa memiliki kepada sebuah organisasi yang
diwujudkan dengan dedikasi pribadi dalam bekerja.
Dalam rangka mewujudkan komunikasi internal yang kondusif yang mampu
memberikan kontribusi yang positif, maka diperlukan panduan komunikasi internal FKTP
Klinik DKT 02 Sidoarjo sehingga pelaksanaan tugas pelayanan kesehatan dan
operasional FKTP dapat tercapai dengan baik.
2. Pengertian.
a. Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang,
kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan mengunakan informasi
agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Pada umumnya komunikasi
dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.
b. Internal adalah menyangkut bagian dalam.
c. Komunikasi Internal adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh
pihak internal atau karyawan FKTP baik yang dilakukan secara formal maupun non
formal.

BAB II
RUANG LINGKUP

Komunikasi internal FKTP Klinik DKT 02 Sidoarjo merupakan pertukaran informasi

secara timbal balik yang terjadi antara Kepala FKTP dengan penanggung jawab dan atau
pelaksana dan atau sesama pegawai di FKTP Klinik DKT 02 Sidoarjo guna untuk
membangun dan membina hubungan internal, sehingga tercipta kedekatan emosional
yang diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan
pencapaian visi, misi dan tujuan FKTP Klinik DKT 02 Sidoarjo.
Panduan Komunikasi Internal dilakukan dengan cara :
a. Pertemuan/Rapat.
b. Apel.
c. Tatap muka dan konsultasi.
d. SMS atau Whatsapp dan telephon.
 BAB III
TATA LAKSANA

1. Tata Laksana Komunikasi Internal.

Komunikasi Internal dilakukan secara timbal balik antara kepala FKTP dengan
penanggung jawab dan pelaksana/seluruh pegawai FKTP.
a. Komunikasi Internal dapat dilakukan melalui :
1) Pertemuan / Rapat;
2) Media Whats App;
3) Tatap muka;
4) Media elektronik seperti : Telepon, Faximile dan Email
5) Menggunakan media komunikasi seperti :
a) Papan Informasi;
b) Lembar disposisi;
c) Buku Ekspedisi;
d) Pengumuman
b. Materi Komunikasi Internal berupa :
1) Notulen/Hasil Rapat;
2) Pemberitahuan seminar;
3) Visi, Misi, Tata Nilai Organisasi, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu,
Janji Layanan;
4) Sosialisasi hasil pelatihan/seminar/hasil survey;
5) Pengumuman tentang Peraturan / undang-undang /Surat Edaran.
2. Pelaksanaan.
a. Pertemuan/Rapat.
Pertemuan/rapat dilakukan secara rutin setiap akhir bulan dan rapat
insidentil.
1) Pertemuan/Rapat rutin.
a) Pertemuan yang sudah terjadwal dengan agenda sebagai
wadah dalam mengevaluasi kinerja bulannya dan merencanakan
kegiatan selanjutnya.
b) Langkah-langkah yang dilakukan.
 (1) Kepala FKTP memberitahukan kepada Kaadmin untuk
melakukan pertemuan yang disampaikan kepada seluruh
pegawai.
(2) Kaadmin memberitahukan kepada seluruh pegawai
melalui undangan, penyampaian secara langsung dan media
Whats App.
(3) Kaadmin mempersiapkan semua keperluan rapat mulai
penyiapan tempat dan perlengkapan rapat.
(4) Kaadmin mengagendakan hasil rapat.
2) Pertemuan/Rapat insidentil.
a) Pertemuan yang tidak terjadwal dengan agenda sesuai
dengan masalah yang dihadapi.
b) Langkah-langkah yang dilakukan.
(1) Kepala FKTP memberitahukan kepada Kaadmin untuk
melakukan pertemuan insidentil terhadap masalah yang
dihadapi disampaikan kepada seluruh pegawai.
(2) Kaadmin memberitahukan kepada seluruh pegawai
melalui penyampaian secara langsung dan media Whats App.
(3) Kaadmin mempersiapkan semua keperluan rapat mulai
penyiapan tempat dan perlengkapan rapat.
(4) Kaadmin mengagendakan hasil rapat.
b. Apel.
Merupakan kegiatan yang wajib dilaksanakan setiap pagi sebelum
pekerjaan dimulai. Apel merupakan sarana membangun komitmen dan
disiplin pegawai serta media informasi kepada pegawai.
Langkah-langkah apel sebagai berikut:
1) Pelaksanaan apel pagi :
a) Pukul 06.45 WIB, seluruh pegawai persiapan pelaksanaan
apel pagi.
b) Pukul 06.50 WIB apel dilaksanakan dengan pembacaan doa
dan penyampaian rencana kerja.
c) Pukul 06.55 WIB, apel pagi selesai dilanjutkan dengan
pembersihan ruangan.
c) Pukul 07.00 WIB pelaksanaan operasional pelayanan
kesehatan FKTP.
 2) Apel pagi dilakukan sebagai media informasi tentang rencana kerja
dan evaluasi kinerja hari sebelumnya.
c. Konsultasi dan Tatap muka.
Konsultasi merupakan proses yang didasarkan pada karakteristik hubungan
yang sama yang ditandai dengan saling mempercayai dan komunikasi yang
terbuka, bekerjasama dalam mengidentifikasi masalah, menyatukan sumber-
sumber pribadi untuk mengenal dan memilih strategi yang mempunyai
kemungkina dapat memecahkan masalah dan pembagian tanggung jawab
dalam pelaksanaan dan evaluasi program atau strategi yang direncanakan.
Langkah langkah konsultasi dan tatap muka sebagai berikut :
1) Kepala FKTP melalui Kaadmin meminta agar salah satu
penanggungjawab atau pelaksana untuk menghadap membahas masalah
atau topik.
2) Penanggung jawab atau pelaksanan memberikan informasi, laporan
dan permasalahan yang diahadpi untuk dicarikan solusi atau pemecahan
masalah.
3) Kepala FKTP bersama penaggung jawab atau pelaksana mencari
solusi pemecahan masalah sehingga permasalahan dapat diatasi.
d. SMS atau Whatsapp dan Telepon.
Merupakan media elektronik untuk penyampaian informasi baik secara
group maupun personal melalui pesan tulisan elektronik dan telepon.
Langkah-langkah sebagai berikut:
1) Kepala FKTP dan penanggung jawab serta pelaksana harus
mempunyai fasilitas elektronik yang mendukung SMS, Whats Apps dan
Telepon.
2) Kepala FKTP dan penanggung jawab serta pelaksana menuliskan
dan mengirimkan informasi yang diinginkan, ingin diketahui, klarifikasi dan
lain-lain melalui group jika perlu semua dan melalui saluran pribadi jika
menyangkut masalah personal.
3) Penanggung jawab dan atau pelaksana menuangkan dalam bentuk
tulisan laporan.
 BAB IV
DOKUMENTASI

Bukti dokumentasi pelaksanaan komunikasi internal di FKTP Klinik DKT 02

Sidoarjo berupa:
a. Hasil komunikasi internal berupa petunjuk, arahan dan perintah serta surat
akan ditindak lanjut yang akan dijadikan pedoman dalam pelaksanaan tugas.
b. Dokumentasi hasil komunikasi internal diarsipkan dalam file kegiatan FKTP
Klinik DKT 02 Sidoarjo.
Demikian panduan komunikasi internal di FKTP Klinik DKT 02 Sidoarjo agar
dijadikan dasar dalam pelaksanaan tugas.

Kepala FKTP Klinik DKT 02 Sidoarjo,

Tery Prihastutik
Letnan Dua Ckm (K) NRP 21000144441079