MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN

MASYARAKAT
NNNo. Dokumen : 449/SOP/ADMEN/002/2019
No. Revisi : 00
SOP Tanggal Terbit: 15 Januari 2019
Halaman :1/4

UPTD
Drg. Budhi Wibowo
PUSKESMAS
NIP.196903222002121003
MONDOKAN

Menjalin komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi

Pengertian
timbal balik yang dilakukan oleh puskesmas dengan
masyarakat baik untuk menyampaikan informasi kepada
masyarakat maupun untuk mendapatkan umpan balik
ataupun keluhan dari masyarakat.

Tujuan Sebagai acuan petugas dalam menjalin komunikasi dengan

masyarakat

Kebijakan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Mondokan Nomor

440.1/SK-002/112/2019 Tentang Menjalin Komunikasi Dengan
Masyarakat

Referensi Peraturan Daerah Kabupaten Sragen Nomor 9 Tahun 2006

tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik Kabupaten Sragen;
Penyampaian informasi kepada masyarakat secaratertulis
Prosedur
dilakukan dengan cara penyampaian melalui
a. Papan pengumuman
1. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab
pelayanan menentukan informasi yang harus
disampaikan lewat papan pengumuman.
2. Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan
pada papan pengumuman.
3. Petugas memasang papan pengumuman pada tempat
yang telah ditentukan.
b. Leaflet/Brosur
1. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab
menetapkan informasi apasaja yang perlu dicantumkan
dalam leaflet/brosur.
2. Petugas merancang leaflet/brosur.
3. Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.
4. Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur.

1/3
 5. Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke
pendaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor.
b. Poster :
1. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab
menetapkan informasi apa saja yang perlu
dicantumkan dalam .
2. Petugas merancang poster.
3. Kepala puskesmas menyetujui desain poster
4. Petugas melakukan order pencetakan poster
5. Petugas mendistribusikan poster ruang tunggu
dan lintas sektor.
c. Standing banner
1. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab
menetapkan informasi apasaja yang perlu
dicantumkan dalam standing banner.
2. Petugas merancang standing banner.
3. Kepala puskesmas menyetujui standing banner.
4. Petugas melakukan order pencetakan standing
banner.
5. Petugas memasang standing banner di tempat yang
sudah ditentukan.
Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan
dilakukan dengan tatap muka melalui :
a. Penyuluhan atau Pertemuan
1. Petugas embuat kesepakatan jadwal kegiatan
dengan sasaran atau peserta penyuluhan.
2. Petugas menentukan materi yang akandisampaikan.
3. Petugas memastikan jadual kegiatan, bila terjadi
perubahan maka dilakukan kesepakatan ulang.
4. Petugas p memberikan penyuluhan atau
melaksanakan pertemuan
5. Petugas menyusun laporan hasil kegiatan
b. Lokakarya mini tiga bulanan
1. Petugas melakukan koordinasi, komunikasi dan
meminta camat untuk dapat memimpin lokakarya
mini tiga bulanan
2. Petugas menyampaikan informasi kepada semua
sektor yang terkait.
2/3
 3. Petugas membuat materi yang akan digunakan
dalam lokakarya mini dalam bentuk yang mudah
dipahami
4. Petugas membuat surat undangan lokakarya mini
untuk ditandatangani oleh Camat.
5. Petugas membagikan surat undangankepada
semua sektor yang terkait.
6. Petugas menjadi pemateri saat lokakarya mini tiga
bulanan.
7. Petugasmelaksanakan lokakarya mini sesuai
jadwal.
8. Petugas membuat notulen lokakarya mini ti bulanan.
9. Kepala Puskesmas bersama Tim manajemen
mutu membuat rencana tindak lanjut dan tindak
lanjut dari hasil lokakarya mini.
Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik)
dilakukan cara :
a. Kotak saran
1. Petugas membuka kotak saran seminggu sekali
(setiap hari sabtu)
2. Petugas mencatat isi dari kotak saran yang
disertai identitas dan nomer telepon
3. Petugas merekap isi dari kotak saran
4. Petugas melaporkan kepada tim manajemen
kepuasan pelanggan
5. Tim manajemen kepuasan pelanggan
mengadakan pertemuan untuk membahas isi
kotak saran dan membuat rencana tindak lanjut
terhadap masukan dari kotak saran dan
melaporkannya pada Tim Mutu dan Kepala
Puskesmas
6. Petugas menghubungi penulis kotak saran untuk
memberikan tanggapan.
b. SMS atau WA
1. Petugas menerima sms atau WA umpan balik
2. Petugas mencatat isi sms atau WA umpan balik
3. Petugas merekap isi umpan balik
4. Petugas melaporkan kepada tim manajemen
3/3
 kepuasan pelanggan
5. Tim manajemen kepuasan pelanggan
mengadakan pertemuan untuk membahas isi
SMS/WA dan membuat rencana tindak lanjut
terhadap masukan dari SMS/WA dan
melaporkannya pada Tim Mutu dan Kepala
Puskesmas
6. Petugas menghubungi pengirim sms
menyampaikan bahwa masalah sudah
diselesaikan oleh puskesmas
c. Survey
1. Petugas menyusun instrumen survey
2. Kepala puskesmas menyetujui instrumen
3. Petugas melakukan survey
4. Petugas mengumpulkan hasil survey
5. Petugas mengolah data hasil survey
6. Petugas menganalisa hasil survey
7. Petugas menyampaikan hasil analisa survey
kepada kepala puskesmas dan tim mutu
8. Kepala puskesmas dan tim mutu mengadakan
rapat koordinasi untuk membahas hasil survey
dan rencana tindak lanjutnya
9. Petugas mencatat hasil rapat
10. Petugas menyampaikan hasil survey di papan
pengumuman

Unit Terkait - UKP

- UKM
- Admen

Rekaman Historis Perubahan

Tanggal
No Halaman Yang Dirubah Perubahan
Diberlakukan

4/3
 DAFTAR TILIK MENJALIN
KOMUNIKASI DENGAN
MASYARAKAT
No. Dokumen :ADMEN/I/SOP-MDK/01/2017/

DAFTAR No. Revisi 00

TILIK Tanggal Terbit
Halaman 1/2
UPTD
Drg. Budhi Wibowo
PUSKESMAS
NIP.196903222002121003
MONDOKAN

Unit :
Nama Petugas :
Tanggal Pelaksanaan :

NO URAIAN KEGIATAN YA TIDAK KET

A. Tahap Persiapan

1 Apakah koordinator admen mengundang anggota tim admen

2 Apakah koordinator dan anggota tim admen mengidentifikasi

sasaran yang akan dilakukan jalinan komunikasi

3 Apakah sekretaris mencatat semua proses pembahasan

4 Apakah koordinator dan anggota tim admen mengidentifikasi

materi yang akan di komunikasikan

5 Apakah ketua tim membagi tugas anggota tim

6 Anggota tim mengidentifikasi alat-alat dan bahan untuk

membuat kuesioner kepada masyarakat,

7 Apakah anggota tim yang diberi tugas menyiapkan materi dan

gambar untuk membuat leaflet untuk menyampaikan informasi,

8 Apakah anggota tim yang mendapat tugas menginformasikan

kepada kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua RT tentang
rencana menjalin komunikasi dengan masyarakat

9 Apakah anggota tim yang mendapat tugas dan kepada kepala

desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua RT menentukan waktu
pelaksanaan menjalin komunikasi dengan masyarakat,

10 Apakah anggota tim yang mendapat tugas mengajukan

permohonan kepada kepala desa/kepala dusun/ketua
RW/Ketua RT untuk mengumpulkan sasaran/ masyarakat

B. Tahap Pelaksanaan

1 Apakah kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua RT

5/3
 menyiapkan ruang/tempat/sarana dan prasarana pertemuan,

2 Apakah kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua RT

membuka pertemuan

3 Apakah petugas membagikan materi menjalin komunikasi

4 Apakah anggota tim yang diberi tugas menyampaikan materi

sesuai dengan rencana

5 Apakah anggota tim yang diberi tugas memberi kesempatan

kepada masyarakat untuk bertanya apabila materi yang
disampaikan belum jelas,

6 Apakah masyarakat bertanya apabila ada materi yang belum

jelas

7 Apakah petugas memberi jawaban pertanyaan kepada peserta

sesuai dengan pertanyaan

8 Apakah apabila petugas tidak bisa menjawab (tidak menguasai)

maka jawaban akan disampaikan lain waktu

9 Apakah petugas menutup penyampaian materi

10 Apakah petugas menutup penyampaian materi

11 Apakah petugas mendokumentasikan hasil penyampaian

12 Apakah petugas meminta tanda tangan kepala Desa/kepala

dusun/ketua RW/ketua RT sebagai tanda bukti telah
menyampaikan komunikasi

13 Apakah petugas mencatat ke dalam buku catatan kegiatan

14 Apakah petugas melapor kepada koordinator admen dan kepala

Puskesmas

15 Apakah setiap akhir bulan petugas menyerahkan bukti

pelaksanaan kegiatan kepada bendahara BOK

Mondokan,........................
CR........................ Pelaksana / Auditor

.................................................

6/3