JOBDESK STAFF DIVTRO SURABAYA

1. DEVI INDRA QURNIA SARI ( STAFF ADMIN)

a. Melakukan pelayanan untuk pendaftaran mitra driver sebagai anggota divtro
Inkoppol :
- Memberikan sosialisasi tentang visi – misi divtro inkoppol yang bertujuan
untuk menarik para calon mitra untuk dapat bergabung dengan inkoppol.
- Mengumpulkan dan memvalidasi berkas-berkas administrasi sesuai dengan
persayaratan pendaftaran mitra inkoppol.
- Mengarahkan para calon mitra mengisi formulir yang diperlukan untuk
pendaftaran (form koperasi, surat kuasa, dll)
- Mengarahkan mitra untuk mengisi link googlesheet untuk pendataan di
database inkoppol (bit.ly/GCInkoppol)

b. Melakukan pendataan, penyimpanan dan pengarsipan berkas-berkas administrasi

seluruh mitra driver inkoppol :
- Melakukan scan terhadap seluruh berkas-berkas administrasi mitra driver
inkoppol
- Mengarsipkan berkas-berkas hardcopy sesuai dengan urutan nomor KTA
- Memastikan seluruh berkas, baik softcopy maupun hardcopy tersimpan dengan
rapi.

c. Bertanggungjawab terhadap penerbitan surat tugas, KTA, stiker, kaos komunitas

bagi seluruh mitra driver inkoppol :
- Menerbitkan surat tugas baru ataupun yang melakukan perpanjangan surat
tugas berdaasarkan data mitra sesuai dengan format terbaru.
- Melakukan foto dan penerbitan KTA bagi mitra
- Membagikan stiker INKOPPOL dan stiker PROMOTER dan membuat
pencatatan sebagai bentuk laporan distribusi stiker.

d. Mengajukan pengajuan biaya dan pengelolaan pettycash dan biaya oprasional :

- Menerima uang paket untuk biaya pettycash setiap bulan nya dari tim pusat.
- Mendistribusikan gaji kepada setiap staff divtro surabaya.
- Menyiapkan dan membuat kuitansi dan atau bukti pembayaran untuk setiap
pembayaran atau pengeluaran uang pettycash
- Membuat pengajuan biaya apabila membutuhkan dana tambahan untuk
kelancaran oprasional / kebutuhan lain yang mendadak.

e. Membuat laporan keuangan untuk kemudian dilaporkan kepada tim finance kantor
pusat disetiap bulan nya :
- Merekap pengeluaran kantor cabang dalam bentuk format excel
- Mengumpulkan bukti – bukti pembayaran dan mengarsipkan dalam bentuk
scan softcopy ataupun hardcopy yang nantinya berkas softcopy akan dilaporkan
via email dan berkas hardcopy akan dikirimkan via pos ke alamat staff finance
kantor divtro jakarta.
- Membuat laporan pertanggungjawaban untuk biaya pettycash disetiap bulannya
- Membuat laporan pertanggungjawaban untuk biaya koordinasi disetiap
bulannya.
 - Membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya yang diajukan ke tim finance
pusat yang digunakan untuk keperluan kopdar atau untuk biaya oprasional
tambahan (Ex. Membeli sound dan seperangkat LCD Projektor)
- Mengontrol dan memastikan bahwa uang paket hanya digunakan untuk
kepentingan gaji, pettycash dan operasional.

f. Membuat surat – menyurat , baik untuk pihak internal maupun eksternal :

- Membuat surat keluar untuk pihak internal (Surat tugas, surat perintah, surat
kuasa dll )
- Membuat surat keluar untuk pihak eksternal (Surat permohonan pengajuan KP
ke Dishub Provinsi, Surat Undangan dan permohonan sosialisasi dari Jasa
Raharja , dll)
- Membuat pencatatan nomor surat keluar dalam buku mutasi nomor surat
- Menerima surat masuk dari pihak – pihak ekternal dan mengarsipkannya.
- Menyimpan dokumen-dokumen pendukung dan mengarsipkannnya baik dalam
bentuk hardcopy maupun softcopy.

g. Membuat laporan operasional untuk kemudian dilaporan kepada kantor pusat :

- Pembuatan target kerja mingguan
- Membuat seluruh laporan kegiatan operasional kantor cabang untuk kemudian
dikirimkan kepada tim pusat.

h. Bertanggungjawab terhadap seluruh inventaris yang berada dikantor cabang :

- Melakukan pencatatan keluar masuk barang inventaris kantor
- Membuat daftar inventaris khusus barang – barang kantor
- Melakukan update daftar inventaris setiap tiga bulan sekali untuk dilaporkan
kepada tim pusat.
- Melakukan pengajuan permohonan kepada tim pusat apabila stok brang di
kancab sudah habis atau menipis (Ex. Pengajuan stock form regist, blanko
KTA, flyer, seragam, dll )

i. Memfasilitasi mitra driver yang ingin mengurus pembuatan KP:

- Mensosialisasi kepada para mitra bahwa Inkoppol dapat memfasilitasi
pengurusan pembuatan KP.
- Mengumpulkan data dan menerima berkas para mitra yang ingin mengurus
pembuatan KP
- Bertanggungjawab untuk memonitoring jalannya pelaksanaan pembuatan KP
- Merekap data mitra yang mendaftar KP dalam format excel
- Menyiapkan semua berkas mitra driver yang telah dikumpulkan sesuai dengan
nopol yang diajukan pergelombang nya untuk diserahkan ke Kantor dishub dan
ke kantor UPT surabaya sebagai syarat pengurusan KP.
- Menerima pembayaran untuk biaya retrebusi dishub provinsi dan jasa raharja
dari mitra yang mengurus KP.
- Mengarsipkan semua kuitansi pembayaran retribusi dishub provinsi dan jasa
raharja dalam bentuk softcopy dan hardcopy.
- Mengarsipkan seluruh KP yang sudah release dalam bentuk scan softcopy dan
hardcopy.
- Membagikan KP yang sudah release ke Mitra driver sesuai dengan data yang
terdaftar.
 - Merekap semua data mitra yang sudah menerima KP / KP yang sudah release
dalam bentuk format Excel dan kemudian dikirimkan ke tim pusat.

j. Melakukan pelayanan terhadap komplain atau pertanyaan – pertanyaan yang

diajukan oleh driver seputar Grab dan Inkoppol :
- Menerima dan menghimpun komplain atau keluhan dari para mitra terkait
sistem yang berlaku berdasarkan peraturan grab dan peraturan pemerintah yang
terbaru.
- Memfasilitasi dengan cara menjadi mediasi penyampaian komplain tersebut
kepada pihak-pihak terkait.
- Mampu menjelaskan dengan tepat ketika terdapat mitra yang memiliki
pertanyaan, khusus yang berkaitan dengan Inkoppol.

2. ANDY MEINANTO DAN INDRA YOGA E ( STAFF OPS)

a. Melakukan pelayanan untuk pendaftaran mitra driver sebagai anggota divtro
Inkoppol :
- Memberikan sosialisasi tentang visi – misi divtro inkoppol yang bertujuan
untuk menarik para calon mitra untuk dapat bergabung dengan inkoppol.
- Mengumpulkan dan memvalidasi berkas-berkas administrasi sesuai dengan
persayaratan pendaftaran mitra inkoppol.
- Mengarahkan para calon mitra mengisi formulir yang diperlukan untuk
pendaftaran (form koperasi, surat kuasa, dll)
- Mengarahkan mitra untuk mengisi link googlesheet untuk pendataan di
database inkoppol (bit.ly/GCInkoppol)

b. Mengenalkan dan mempromosikan divtro inkoppol kepada para calon mitra driver
inkoppol :
- Berkoordinasi dan menjalin relasi baik dengan komunitas-komunitas yang ada
di masing-masing wilayah.
- Mengikuti acara – acara yang diadakan komunitas dengan tujuan untuk
memperkenalkan divtro inkoppol sekaligus menarik para calon mitra untuk
bergabung dengan Inkoppol.
- Menjadi perwakilan divtro inkoppol dalam mengikuti undangan-undangan
yang diberikan oleh pihak – pihak eksteral.

c. Melakukan pelayanan terhadap komplain atau pertanyaan – pertanyaan yang

diajukan oleh driver seputar Grab dan Inkoppol :
- Menerima dan menghimpun komplain atau keluhan dari para mitra terkait
sistem yang berlaku berdasarkan peraturan grab dan peraturan pemerintah yang
terbaru.
- Memfasilitasi dengan cara menjadi mediasi penyampaian komplain tersebut
kepada pihak-pihak terkait.
- Mampu menjelaskan dengan tepat ketika terdapat mitra yang memiliki
pertanyaan, khusus yang berkaitan dengan Inkoppol.

d. Memfasilitasi mitra driver yang ingin mengurus pembuatan KP:

- Mensosialisasi kepada para mitra bahwa Inkoppol dapat memfasilitasi
pengurusan pembuatan KP.
- Berkoordinasi dengan pihak – pihak terkait dalam rangka Pengurusan KP
(Dishub, Kartor UPT Dishub, dsb)
e. Membuat dan mengkoordinir serangkaian kegiatan dalam rangka melakukan
pembinaan terhadap pada mitra dengan cara :
- Secara rutin membuat kegiatan kopdar dan atau sejenisnya sebagai bentuk
silahturahmi antar para mitra driver Inkoppol
- Berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait untuk turut memberikan sosialissasi
atau paparan sehubungan dengan pembinaan Mitra Driver Inkoppol. (Ex.
Mengundang pihak Dishub untuk memberikan sosialisasi terkait PM 118
Tahun 2018, dsb)
- Bekerjasama dengan pihak eksternal dalam rangka mengoptimalkan dan
menambah daya tarik Inkoppol dimata mitra driver. (Ex. Menjali kerjasama
dengan bengkel setempat dalam rangka pemberian potongan harga khusus bagi
bagi mitra Driver Inkoppol)