BAB II

AKTIVITAS PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Tempat Penugasan

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di PT Mitra Profitamas Motor

(MPM) Banjarmasin yang bertempat di Jl. A. Yani Km. 12,2 Kertak Hanyar,

Kalimantan Selatan kode pos 70652. Waktu pelaksanaan PKL terhitung 2 bulan sejak

01 Februari 2019 sampai dengan 31 Maret 2019. Selama PKL berlangsung penulis

ditempatkan di Departement Marketing (SCM) Bagian Bea Balik Nama Kendaraan

Bermotor (BBNKB)/ Departement SCM BBNKB. Kegiatan PKL ini merupakan

sarana guna penerapan ilmu selama mengemban pendidikan kuliah serta agar dapat

menambah wawasan maupun pengalaman kerja di tempat penulis melaksanakan PKL.

B. Macam Kegiatan dan Uraiannya

Pelaksanaan PKLyang penulis lakukan pada Departement SCM BBNKB Banjarmasin

sebagai berikut:

1. Membuat Surat Jalan yang akan diajukan pada Kantor Sistem Administrasi

Manunggal Satu Atap (Samsat).

Penulis membuat Surat Jalan untuk customer yang telah melakukan transaksi

pembayaran, baik itu secara cash ataupun melalui leasing. Dalam pembuatan Surat

Jalan tersebut dilakukan melalui aplikasi Ms. Word menggunakan format yang ada

dan berdasarkan data customer. Data yang diisi berupa nama atas nama kendaraan,

alamat yang tertera pada Kartu Tanda Penduduk (KTP) bagi orang pribadi ataupun

Tanda Daftar Perusahaan (TDP) bagi perusahaan, merk atau type kendaraan, jenis

atau model kendaraan, tahun pembuatan, isi silinder, warna kendaraan, nomor

rangka kendaraan, nomor mesin kendaraan, masa berlaku yaitu selama satu bulan,

tujuan pembuatan surat jalan, serta warna plat kendaraan. Surat Jalan yang telah

12
 13

dibuat akan dibubuhkan tanda tangan Department SCM Head Unit sebagai tanda

keabsahan surat tersebut, yang selanjutnya akan diserahkan kepada customer.

(Contoh Surat Jalan terlampir).

2. Membuat Tanda Terima Faktur Kendaraan.

Ketika faktur kendaraan telah diterbitkan oleh Principal (HMSI) yang

sebelumnya telah dilakukan pengajuan oleh sub bagian SCM BBNKB, maka

selanjutnya Penulis akan membuat tanda terima faktur kendaraan yang dilakukan

menggunakan Ms. Excel berdasarkan data kendaraan dan atas nama kendaraan

yang tertera pada faktur kendaraan tersebut. Data yang diisi berupa atas nama

kendaraan, alamat atas nama kendaraan, type kendaraan, nomor rangka kendaraan,

nomor mesin kendaraan, tahun pembuatan, nomor Faktur Kendaraan, tanggal

Faktur Kendaraan dan leasing apabila pembelian secara kredit. Tanda terima

Faktur Kendaraan yang telah dibuat oleh penulis akan diserahkan kepada

Departmen Marketing Head untuk dibubuhkan tanda tangan sebagai bukti

keabsahannya, yang selanjutnya akan diserahkan ke Adm. Sales. (Contoh Tanda

Terima Faktur Kendaraan terlampir).

3. Melengkapi dan mengecek dokumen-dokumen persyaratan dalam pengajuan

BBNKB.

Penulis melakukan pengecekan dokumen persyaratan pengajuan BBNKB,

seperti, dokumen gesekan polda, KTP/ TDP/ SIUP/ SKD/ NPWP, rubah bentuk,

SRUT, TERA, SUT, dan TPT. Pengecekan dilakukan berdasarkan atas nama

kendaraan apakah orang pribadi atau perusahaan. Dokumen tersebut masing-

masing dilampirkan 2 (dua) lembar dan dokumen yang dilampirkan berdasarkan

keperluan customer.
 14

Lampiran yang wajib ada apabila atas nama orang pribadi yaitu, Faktur STNK

dan BPKB, NIK STNK dan BPKB, Gesekan Polda dan KTP. Lampiran yang

wajib ada apabila atas nama entitas yaitu, dokumen Faktur STNK dan BPKB, NIK

STNK dan BPKB, Gesekan Polda, TDP, Surat Izin Perusahaan (SIUP), Surat

Keterangan Domisili (SKD) apabila wilayah Banjarmasin dan Tanah Bumbu serta

NPWP. Dokumen yang sudah lengkap persyaratannya disatukan dan diklip

bersama dengan list dokumennya. Penulis kemudian menyerahkan dokumen yang

telah lengkap kepada sub bagian Department SCM BBNKB yang selanjutnya

akan diserahkan ke vendor BBNKB yaitu Polda, Samsat dan Dinas Perhubungan.

Dokumen persyaratan pengajuan BBNKB dapat dilihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1
Dokumen Persyaratan Pengajuan BBNKB
PT MPM Banjarmasin

Sumber: PT MPM Banjarmasin Departmet SCM BBNKB (2019).

 15

4. Membuat Tanda Terima BBNKB.

Penulis membuat tanda terima BBNKB yang vendor serahkan kepada SCM

BBNKB sub bagiannya, penulis mengolah tanda terima BBNKB melalui aplikasi

MS. Excel berdasarkan data yang tertera pada BBNKB tersebut. Tanda terima

BBNKB yang telah dibuat diserahkan kepada Adm. Sales, yang kemudian

diserahkan kepada customer. Dikarenakan kurun waktu pembuatan BBNKB

beragam sehingga BBNKB tidak terbit secara bersamaan. BBNKB merupakan

dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kendaraan, seperti STNK, PLAT,

STCK, Buku Kir, dan Notice Pajak. Setelah Kantor Polda, Samsat dan Dinas

Perhubungan menerbitkan dokumen-dokumen tersebut maka Department SCM

BBNKB harus segera membuat Tanda Terima BBNKB di hari yang sama

dikarenakan keperluan customer yang mendesak. (Contoh Tanda Terima BBNKB

terlampir).

5. Memindai dan Mengarsipkan dokumen BBNKB customer.

Penulis memindai dokumen BBNKB customer yang telah diterbitkan oleh

vendor menjadi PDF dengan format nama atau perusahaan customer disertai

nomor rangka kendaraan. Dokumen-dokumen customer tersebut kemudian

dipindahkan ke otner arsip perusahaan. Dokumen BBNKB, seperti BPKB,

STNK, Notice Pajak, STCK, Buku Kir dan Surat Jalan. File PDF Tanda Terima

BBNKB pada gambar berikut.

 16

Gambar 2.2
File PDF Tanda Terima BBNKB
PT MPM Banjarmasin

Sumber: PT MPM Banjarmasin Department SCM BBNKB (2019).

6. Memindai dan mengarsipkan Tanda Terima Faktur Kendaraan dan BBNKB PT

MPM Banjarmasin.

Penulis memindai Tanda Terima Faktur Kendaraan dan BBNKB milik PT

MPM Banjarmasin. Dokumen yang telah dipindai kemudian disimpan dalam

bentuk PDF dengan format nama perusahaan, nomor Tanda Terima Faktur

Kendaraan dan BBNKB serta tahun pembuatan kendaraan. Dokumen Tanda

Terima Faktur Kendaraan dan BBNKB tersebut kemudian dipindahkan kedalam

otner arsip perusahaan. File PDF Tanda Terima Faktur Kendaraan dan BBNKB

pada gambar 2.3.

 17

Gambar 2.3
File PDF Faktur dan Tanda Terima BBNKB Tahun 2012-2017
PT MPM Banjarmasin

Sumber: PT MPM Banjarmasin Department SCM BBNKB (2019).

7. Memilah, Memindai serta mengarsipkan data Faktur Kendaraan dan BBNKB PT

Cakrawala Putra Motor (CPM) Cabang Sampit Kalimantan Tengah.

Penulis memilah dan mengelompokkan dokumen-dokumen milik PT CPM

Cabang Sampit yang kini tidak beroperasi lagi. Dokumen yang telah tersusun

dipindai dan disimpan dalam bentuk PDF dengan format nama perusahaan serta

nomor rangka kendaraan. Dokumen Tanda Terima Faktur Kendaraan dan BBNKB

PT CPM Cabang Sampit tersebut kemudian dipindahkan kedalam otner arsip

perusahaan.

Dokumen-dokumen tersebut merupakan transaksi beberapa tahun silam yang

urutannya masih dalam keadaan belum runtun. Dokumen dikelompokkan

berdasarkan urutan tanggal transaksi, yaitu sejak Januari 2010 hingga Desember

2016. Dokumen yang dikelompokkan berupa BPKB, Faktur dan NIK Kendaraan,

STNK, STCK, Notice Pajak, serta Tanda Terima BBNKB. Dokumen BBNKB

milik Cabang Sampit yang perusahaannya sudah tidak beroperasi lagi masih

sangat diperlukan. Perusahan terakhir beroperasi pada Tahun 2016, namun bentuk

fisik dari BBNKB tersebut masih diperlukan sebagai bukti dan pelaporan

pertanggungjawaban yang secara sistem belum dimasukkan walaupun

 18

transaksinya telah diselesaikan, sehingga seluruh dokumen BBNKB sejak tahun

2010 hingga 2016 perlu diarsipkan dalam bentuk file agar dokumen tetap aman.

File PDF Tanda Terima Kendaraan dan BBNKB Tahun 2010-2016 PT CPM

Cabang Sampit pada gambar berikut.

Gambar 2.4
File PDF Faktur dan Tanda Terima BBNKB Tahun 2010-2016
PT CPM Cabang Sampit

Sumber: PT MPM Banjarmasin Department SCM BBNKB (2019).

C. Masalah yang Dihadapi

Pada umumnya masalah yang Penulis hadapi dalam pelaksanaan PKL yang

bertempat di PT MPM Banjarmasin sebagai berikut:

1. Belum mengenal istilah-istilah dan nama-nama dokumen dalam bidang distributor

kendaraan, seperti Sertifikat Uji Tipe (SUT), Sertifikat Registrasi Uji Tipe

(SRUT), Tanda Daftar Perushaan (TDP), Surat Keterangan Domisili (SKD), Surat

Keterangan Rubah Bentuk (SKRB), TERA, dan TPT.

2. Belum mengetahui cara memindai dan mencetak dua sisi berkas milik customer.

D. Penanganan Masalah

Setiap permasalahan yang penulis hadapi, dapat diatasi dengan cara:

 19

1. Memahami, mendengarkan, mengingat dan mencatat setiap penjelasan yang

dipaparkan atasan terkait istilah-istilah dan dokumen-dokumen yang berkaitan

dengan pekerjaan yang akan dilakukan oleh penulis.

2. Mempelajari dan mencatat cara penggunaan alat-alat penunjang pekerjaan di

kantor, seperti printer ink jet, scanner cek, dan printer LX.