Standard Operating Prosedur (SOP)

Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Kerjasama

STIKes Hang Tuah Pekanbaru

Pendidikan Hang Tuah Pekanbaru

Tahun 2013
 Daftar Isi

I. PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1
A. LATAR BELAKANG ..................................................................................................... 1
B. TUJUAN .................................................................................................................... 1
II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP .................................................................................... 2
III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI .......................................................................... 2
A. VISI MISI BAAK STIKes HTP PEKANBARU ................................................................... 3
B. KEBIJAKAN LAYANAN................................................................................................ 3
C. BUDAYA KERJA ......................................................................................................... 3
D. STRKTUR ORGANISASI .............................................................................................. 3
IV. KEBIJAKAN MUTU ........................................................................................................... 4
V. PENERIMAAN MAHASISWA BARU ................................................................................... 9
VI. LAYANAN PENGISISAN KRS ............................................................................................. 12
VII. LAYANANCUTI KULIAH .................................................................................................... 17
VIII. LAYANAN MAHASISWA AKTIF (CUTI/NON STATUS KE AKTIF) .......................................... 20
IX. LAYANAN MAHASISWA PINDAHAN/TRANSFER ............................................................... 23
X. LAYANAN REGISTRASI WISUDA ....................................................................................... 26
XI. LAYANAN PELAPORAN EPSBED DIKTI .............................................................................. 30
XII. LAYANAN PENGAJUAN NIDN .......................................................................................... 35
XIII. LAYANAN PERPANJANGAN IZIN PRODI ........................................................................... 39
1. PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Salah satu sasaran jangka pendek RENSTRA STIKes Hang Tuah Pekanbaru 2010-2015
adalah meningkatkan pelayanan administrasi akademik yang terarah kepada pengunaan
teknologi informasi. Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen
pendidikan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Hang Tuah Pekanbaru yang mencakup seluruh
aspek manajemen, yaitu bidang akademik, sumber daya (manusia, keuangan, sarana dan
prasarana, dan informasi) dan mutu, pada setiap jenjang agarmampu menyelenggarakan
seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk mencapai sasaran tersebut, diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas
dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian sasaran renstra tersebut.
Praktik-praktik baik yang telahberlangsung di STIKes Hang Tuah Pekanbaru perlu
distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi acuan bagi manajemen dalam
menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi hal
tersebut, meskipun terjadi transisi kepemimpinan manajerial.

Terkait dengan sasaran RENSTRA STIKes Hang Tuah Pekanbaru 2010-2015 BAAK akan
membangun standarisasi sistem layanan berbasis teknologi informasi yang dapat
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAAK serta mampu
memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk
kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan
berbasis teknologi informasi diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau
semacam Standard Operating Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga
dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya.

b. Tujuan

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi
prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang
digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan
fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan
secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem
manual standar operasional prosedur (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi

1
 dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh BAAK. Dengan adanya instruksi kerja
yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara
konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan
yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir.
Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan
efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan
maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan
layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses
pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan
demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja layanan.

2. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

Layanan yang diberikan di BAAK dapat dibedakan menjadi 2 kelompok besar
layanan, yaitu pertama, layanan yang diberikan kepada mahasiswa/mahasiswa mulai
dari perekrutan mahasiswa baru. SOP yang dihasilkan adalah SOP Penerimaan
Mahasiswa Baru, SOP Kartu Rencana Studi, SOP Mahasiswa Cuti, SOP Mahasiswa
Transfer atau Pindahan, SOP Mahasiswa Aktif Kuliah Kembali, SOP Registrasi Wisuda,.
Kedua, layanan yang diberikan selain kepada mahasiswa misalnya Kopertis, DIKTI, BAN-
PT . SOP kelompok kedua ini meliputi SOP Laporan EPSBED, SOP Laporan Wisuda, SOP
Perpanjangan Izin, SOP Pengajuan NIDN.
Sementara layanan eksternal akan mengembangkan proses standarisasi layanan
yang berhubungan dengan pihak luar dan proses layanan setelah mahasiswa lulus
termasuk di dalamnya adalah alumni sendiri misalnya laporan EPSBED ke Kopertis,
legalisasi ijasah dan lain-lain.

3. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI

a. Visi dan Misi BAAK STIKes Hang Tuah Pekanbaru.
i. Visi : Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswa dan Kerjasama menjadi pusat
pelayanan akademik yang prima terhadap seluruh sivitas akademik (cepat, tepat,
dan mudah) sesuai dengan perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan
teknologi.

2
 ii. Misi :

1. Memberikan layanan informasi akademik yang optimal melalui prosedur

yang singkat, tepat, dan mudah
2. Menyempurnakan data base dan peningkatan informasi data yang akurat
sesuai dengan kebutuhan
3. Memberikan layanan akademik secara optimal melalui tenaga yang
professional terhadap sivitas akademik baik secara manual maupun digital

iii. Tujuan :

1. Meningkatkan pengelolaan administrasi seiring dengan peningkatan jumlah

mahasiswa dan volume kerja dibantu layanan administrasi akademik
2. Meningkatkan layanan administrasi akademik kepada seluruh civitas
akademik dilingkungan STIKes Hang Tuah Pekanbaru.

b. Kebijakan Layanan
i. Masing-masing staf bertanggung jawab terhadap bidang layanan yang diberikan.
ii. Masing-masing staf harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya, artinya
apabila seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf
lainnya berkewajiban membantunya
c. Budaya Kerja
i. Mengedepankan keterbukaan antar staf
ii. Membangun kepercayaan antar staf
iii. Mengembangkan budaya team work
iv. Mewujudkan komunikasi kekeluargaan
d. Struktur Organisasi
Sistem organisasi BAAK terdiri dari Kepala Bidang, kasubid EPSBED dan Sistem
Informasi, Kasubid ADM Umum, Staf Operator EPSBED, Staf Operator ADM Umum.
Secara struktur organisasi BAAK dapat dilihat pada gambar berikut :

3
 STRUKTUR ORGANISASI BAAK STIKes HANG TUAH PEKANBARU

Ka. BAAK

Yulanda, S. Kom

Kasubid. EPSBED Kasubid. ADM

& SI Umum

Ade Cahya, Amd Darmijais, Amd

Staf Operator Staf Operator Staf Operator Staf Operator

EPSBED EPSBED EPSBED EPSBED

Bambang K, Amd Yunaldi, Amd Wianoza, Amd Andik, Amd. Kom

KEBIJAKAN MUTU
Untuk menjamin agar kinerja layanan BAAK dapat berkembang dengan baik dan
dapat mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa
kebijakan umum yang dilakukan oleh BAAK
i. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk
menjamin agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan
baik :
1) Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan.
2) Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang
menjadi tanggung jawab BAAK seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru,
daftar ulang laporan EPSBED dan lain-lain
ii. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui workshop dan pelatihan
sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan maupun perkembangan
teknologi informasi
iii. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap
yang mengarah kepada budaya kerja yang ingin dicapai
iv. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan
melalui masukan dari pihak eksternal dalam bentuk penyebaran kuesioner

4
Kuesioner Layanan BAAK STIKes Hang Tuah Pekanbaru
PETUNJUK PENGISIAN. Mohon kesediaan anda untuk mengisi kuesioner ini dengan baik
guna pengembangan dan perbaikan pelayanan BAAK STIKes Hang Tuah
Pekanbaru.Pilihlah bilangan yang sesuai dengan penilaian anda terhadap pernyataan
yang disediakan dengan cara mencentang kolom yang sudah disediakan.

No Pernyataan 1 2 3 4
1. Prosedur pelayanan di BAAK tidak berbelit-belit
2. Proses pelayanan di BAAK cepat dan tepat
3. Kegiatan administrasi rapi dan teratur
4. Staf BAAK memberi pelayanan yang memuaskan
sesuai kebutuhan anda
5. Staf BAAK menunjukkan disiplin kerja yang tinggi
6. Staf BAAK memberi tanggapan yang cepat dan
baik terhadap keluhan anda
7. Prosedur penyampaian informasi jelas dan
mudah dimengerti
8. Staf BAAK selalu ada sesuai jadwal
9. BAAK memberikan jaminan apabila terjadi
kesalahan pada hasil kerja staf BAAK
10. Staf BAAK memiliki sifat sopan, ramah, jujur, dan
dapat dipercaya
11. Staf BAAK memiliki kemampuan, pengetahuan,
dan kecakapan yang tinggi dalam menjalankan
tugasnya
12. BAAK memberikan kemudahan dalam akses
pelayanan administrasi akademik
13. BAAK tidak membiarkan pengguna layanan
menunggu antrian terlalu lama
14. Staf BAAK bertugas sepenuh hati dalam
memberikan pelayanan
15. Komunikasi staf BAAK dengan pengguna layanan
berjalan dengan baik dan lancar
16. Staf BAAK memberikan perlakuan yang adil
kepada setiap pengguna layanan
17. Ruang pelayanan dan ruang tunggu BAAK nyaman
18. Staf BAAK berpenampilan rapi, sopan, sesuai
dengan situasi dan kondisi
19. Kantor BAAK tertata secara bersih dan rapi
20. Informasi yang diberikan BAAK dapat diandalkan
21. Sistem Informasi (komputer) yang ada di BAAK
bekerja dengan handal

5
Keterangan :
1. Sangat Setuju
2. Setuju
3. Tidak Setuju
4. Sangat Tidak Setuju
Berdasarkan pengalaman anda, mohon dituliskan jenis layanan BAAK yang masih
mengecewakan dan perlu diperbaiki.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Terima kasih atas partisipasi Anda

6
 DOKUMEN LEVEL KODE
STANDAR OPERATING PROCEDURE SOP BAAK-01

JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN

PENERIMAAN MAHASISWA BARU
AREA No.REVISI : -
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN
DAN KERJASAMA (BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan penerimaan mahasiswa baru mulai dari pendaftaran
sampai dengan registrasi mahasiswa baru.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan
mahasiswa baru.
3. Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang
berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan STIKes Hang Tuah Pekanbaru.

DESKRIPSI
Kegiatan layanan penerimaan mahasiswa baru dilakukan melalui beberapa tahapan proses,
yaitu persiapan pendaftaran, penerimaan mahasiswa baru melalui sistem informasi
akademik kampus danpengunduran diri calon mahasiswa baru.Proses penerimaan
mahasiswa baru dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara
efisien dan efektif dengan mengacu pada peraturan akademik yang ditetapkan STIKes Hang
Tuah Pekanbaru. Kepanitiaan SPMB disusun dengan memperhatikan struktur organisasi
tingkat STIKes Hang Tuah Pekanbaru.

RUANG LINGKUP
1. Persiapan Pendaftaran
2. Penerimaan mahasiswa baru dengan Sistem Informasi Akademik Kampus.
3. Publikasi hasil seleksi.
4. Registrasi.
5. Pengunduran diri mahasiswa baru.
6. Data mahasiswa baru

7
No Dokumen/Alat/Sarana Prasarana
Kegiatan
1 1.1. SK Penerimaan Mahasiswa Baru
1.2. Leaflet, Brosur
1.3. Lembar Formulir
1.4. Lembar Kwitansi
1.5. Alat alat tulis penerimaan mahasiswa baru
1.6. Perlengkapan pendaftaran
2 2.1. Informasi SPMB; Rincian biaya
2.2. Peraturan Pelaksanaan Tes
2.3. Kartu Ujian
2.4. Fotocopy ijazah yang telah dilegalisir oleh sekolah
2.5. Fotocopy SKHUN yang telah dilegalisir oleh sekolah
2.6. Fotocopy akte kelahiran
2.7. Isian Data Pribadi
2.8. Keterangan tidak buta warna untuk program studi tertentu
2.9. Pas Foto

3 3.1. Data peserta seleksi

4 4.1. Print out hasil seleksi penerima mahasiswa baru

4.2. Pengumuman; website;koran
5 5.1. Slip pembayaran
5.2. Aturan registrasi

8
PENJELASAN PROSEDUR DANTANGGUNG JAWAB
1. Penerimaan Mahasiswa Baru
a. Persiapan Pendaftaran
i. BAAK melakukan persiapan sistem informasi akademik kampus (SIAK) untuk
penerimaan mahasiswa baru, penginputan jadwal penerimaan mahasiswa
baru, rincian biaya, jenis formulir.
ii. BAAKbersama Perlengkapan menyiapkan perlengkapan tempat
pendaftaran. Beberapa hal yang perlu disiapkan adalah : bahan dan
dokumen pendaftaran, meja kursi untuk pendaftaran, komputer untuk
menginput data pendaftar, jaringan sistem informasi dan lain lain.
b. Proses Pendaftaran
i. Pendaftaran calon mahasiswa baru diterima oleh petugas pendaftaran
ii. Petugas Pendaftaran memberikan informasi SPMB kepada calon mahasiswa
baru secara detail, tepat dan akurat.
iii. Petugas Pendaftaran melakukan pencetakan kwitansi dan menyerahkan
formulir penerimaan mahasiswa baru.
iv. Petugas Pendaftaran memberikan petunjuk pengisian formulir pendaftaran
dan pengentryan data dalam sistem.
v. Petugas Pendaftaran melakukan pencetakan kartu ujian
vi. Petugas pendaftaran setiap hari melakukan validasi data pendaftaran. Jika
terjadi perubahan pilihan, penambahan peserta dan pembatalan pendaftar
pada saat akhir pendaftar maka perubahan ini juga harus diinformasikan ke
Kasubid EPSBED dan Sistem informasi.
vii. Petugas Pendaftaran melakukan pengarsipan dan pengelompokan calon
mahasiswa baru ke prodi masing masing.
c. Pelaksanaan Tes masuk
i. BAAK menginventarisir calon mahasiswa yang akan mengikuti ujian.
ii. BAAK menyerahkan data calon mahasiswa baru yang akan mengikuti ujian
ke Sekretariat SPMB.
iii. BAAK menerima hasil seleksi tes
iv. BAAK mengumumkan hasil seleksi tes ke website

9
d. Registrasi
i. BAAK menerima jadwal registrasi mahasiswa baru.
ii. Petugas Pendaftaran menginformasikan jadwal registrasi di web site dan
mading.
iii. Petugas Pendaftaran menyerahkan slip pembayaran mahasiwa baru.
iv. Petugas Pendaftaran melakukan generate NIM Mahasiswa baru setelah
mahasiswa baru menyelesaikan urusan administrasi keuangan yang meliputi
Dana Pengembangan Pendidikan, Uang Kuliah Tetap, Uang Kemahasiswaan
dan lain lain sesuai dengan yang telah di tentukan.
e. Proses Pengunduran Diri
i. Petugas Pendaftaran menerima dokumen pengunduran diri calon
mahasiswa baru.
ii. Petugas Pendaftaran melaporkan ke Kasubid EPSBED dan Sistem Informasi
bagi calon mahasiswa yang mengundurkan diri.
iii. Petugas Pendaftaran memberikan surat pengunduran diri calon mahasiswa
baru yang dikeluarkan oleh BAAK.
iv. Dengan membawa bukti surat pengunduran diri calon mahasiswa baru
menghadap ke BAUK.
f. Data Mahasiswa Baru
i. BAAK menyerahkan data mahasiswa baru kepada prodi masing masing.
ii. Hasil Akhir dari proses Penerimaan Mahasiswa Baru adalah Data Mahasiswa
yang selanjutnya menjadi dasar bagi STIKes Hang Tuah Pekanbaru untuk
proses kegiatan berikutnya.

10
 FLOWCHART LAYANAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU

Calon Petugas 1.Petugas pendaftaran

Mahasiswa Pendaftaran memberikan formulir.
2.Petugas pendaftaran
mencetak kwitansi
Cek berkas
Tdk Lengkap

Calon Mahasiswa :
- Memberikan informasi penerimaan 1. Mengisi formulir ditempat
mahasiswa baru yang telah disediakan
- Checking Kelengkapan Berkas: 2. Menyerahkan formulir yang
a. Fotocopy ijazah yang telah telah diisi ke petugas
dilegalisir oleh sekolah pendaftaran
b. Fotocopy SKHUN yang telah
dilegalisir oleh sekolah
c. Fotocopy akte kelahiran
d. Foto Copy KTP
e. Pas Foto

Calon Mahasiswa :
1. Menerima Kartu
Ujian
2. Mengikuti ujian tulis
dan tes kesehatan
sesuai jadwal yang
telah ditentukan
Petugas Pendaftaran :
1. Menerima formulir yang telah diisi oleh calon mhs. Kasubid.
2. Mengentrykan bio data mhs ke SIAK. EPSBED dan SI
3. Mencetak nomor ujian untuk calon mhs dan 1. Perubahan data
menyerahkan pada calon mhs. calon mhs
4. Memberikan informasi pada calon mhs jadwal ujian. 2. Pengunduran
5. Melakukan pengarsipan dokumen fisik calon diri data calon
mahasiswa. mhs
6. Menginventarisir peserta ujian untuk masing masing
prodi.
7. Print out data peserta ujian untuk proses ujian tulis dan
kesehatan.
8. Merekapitulasi data penjualan formulir untuk BAUK.

Sekretariat SPMB
1. Menerima print out data
calon mahasiswa yang
ikut tes BAUK
1. Menerima rekapitulasi
penjualan formulir
11
 DOKUMEN LEVEL KODE
STANDAR OPERATING PROCEDURE SOP BAAK-02

JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN

LAYANAN REGISTRASI (KARTU RENCANA STUDI)
AREA NO REVISI : -
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN
KERJASAMA(BAAK)
TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) yang diberikan oleh
BAAK kepada mahasiswa.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan ini.
3. Meningkatkan kecepatan layanan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan
pendidikan yang ditetapkan STIKes Hang Tuah Pekanbaru.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan

DESKRIPSI
Kegiatan layanan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) adalah kegiatan layanan yang
diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa.

RUANG LINGKUP
1. Pengambilan blanko KRS
2. Pengisian KRS
3. Perubahan KRS
4. Print-out Data KRS MahasiswaPeserta Kuliah

DAFTAR ISTILAH
1. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah Kartu yang dikeluarkan oleh STIKes Hang Tuah
Pekanbaru yang berisi daftar matakuliah yang akan diambil oleh mahasiswa yang
bersangkutan selama satu semester ke depan
2. Perubahan KRS adalah proses perubahan pengambilan matakuliah oleh mahasiswa
karena mahasiswa merasa tidak cocok dengan matakuliah yang sudah diambil
sebelumnya

REFERENSI
1. Kalender Akademik

12
 2. Panduan/Pedoman Akademik Program Studi

No Dokumen/Alat/Prasarana
Kegiatan
1 1.1.Blanko Kartu Tanda Studi (KRS)
1.2.Kalender akademik
2 2.1 Sistem Informasi Akademik Kampus

3 3.1 Bukti Pembayaran yang disahkan bank

3.2 Surat dispensasi pembayaran

PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAYANAN PENGISIAN KARTU RENCANA

STUDI (KRS)
1. Pengumuman Pengisian KRS
a. BAAK bersama bidang akademik menyusun kalender akademik
b. BAAK membuat pengumuman jadwal pengisian KRS dan dikirimkan ke Kaprodi,
BAUK dan Mahasiswa.
c. Pengumuman berisi tentang :
1) Jadwal pengentryan Jadwal Kuliah masing masing prodi di SIAK
2) Jadwal pengisian KRS manual dan on-line
3) Jadwal pembayaran uang kuliah
4) Jadwal Cuti Kuliah
5) Jadwal Mahasiswa Transfer
6) Jadwal Aktif Kuliah Kembali
7) Jadwal Penyerahan Laporan Ke Kopertis
8) Prosedure Registrasi
2. Pengisian KRS (Kartu Rencana Studi)
a. Staf operator EPSBED berkoordinasi dengan bidang akademik program studi
dalam mempersiapkan Sistem Informasi Akademik Kampus
b. Prodi mengentrykan jadwal perkuliahan pada SIAK
c. Mahasiswamengambil blanko KRS di Staf Operator EPSBED
d. Staf Operator EPSBED memvalidasi slip pembayaran uang kuliah mahasiswa
e. Staf Operator EPSBED memberikan blanko KRS
f. Staf Operator EPSBED memvalidasi status mahasiswa di SIAK

13
 g. Mahasiswa mengisi blanko KRS sesuai dengan matakuliah yang diberikan oleh
prodi
h. Mahasiswa melakukan konsultasi kepada Pembimbing Akademik
i. Mahasiswa meminta tanda tangan sesuai yang tertera di balnko KRS
j. Mahasiswa melakukan pengisian KRS On-line di tempat yang telah ditentukan
oleh BAAK
k. Mahasiswa menyerahkan blanko KRS lembar 3 ke Staf Operator BAAK untuk di
validasi.
l. Staf Operator EPSBED menerima balnko KRS lembar 3 dari mahasiswa dan
menvalidasinya.
m. Staf Operator EPSBED melakukan pengentryan data akademik mahasiswa pada
laporan EPSBED DIKTI.
n. Staf Operator EPSBED melakukan pengarsipan dokumen akademik mahasiswa.
o. Staf Operator EPSBED print out data mahasiswa untuk kegiatan berikutnya.
3. Prosedur Terlambat KRS
a. Staf Operator EPSBED meninvetarisir mahasiswa yang tidak melakukan pengisian
KRS.
b. BAAK prin out data mahasiswa yang tidak melakukan pengisian KRS
c. BAAK memberikan laporan mahasiswa yang tidak melakukan pengisian KRS ke
prodi.
d. BAAK membuat pengumuman bagi mahasiswa yang tidak melakukan pengisian KRS.
e. BAAK melakukan konfirmasi kepada pihak KOPERTIS
f. BAAK bersama Bidang Akademik membuat ketentuan tentang keterlambatan
pengisian KRS
g. Mahasiswa melapor kepada Staf Operator EPSBED.
h. Mahasiswa mengisi form keterlambatan pengisian KRS yang di ketahui oleh Ketua
Prodi dan disetujui oleh Kepala BAAK.
i. Jika di setujui, Mahasiswa menyerahkan form keterlambatan KRS ke bidang
Keuangan atau BAUK.
j. Mahasiswa menyerahkan form keterlambatan yang telah di validasi oleh BAUK
k. Staf Operator EPSBED menerima bukti validasi keterlambatan dari BAUK

14
 l. Staf Operator ESPBED memberikan informasi dan ketentuan keterlambatan kepada
mahasiswa.
m. Staf Operator EPSBED memberikan blanko KRS kepada mahasiswa.
n. Mahasiswa mengisi blanko KRS sesaui dengan mata kuliah yang di tawarkan oleh
prodi.
o. Mahasiswa melakukan konsultasi kepada Pembimbing Akademik.
p. Mahasiswa meminta tanda tangan sesuai yang tertera di blanko KRS
q. Mahasiswa melakukan pengisian KRS secara On-line ditempat yang telah ditentukan
oleh BAAK
r. Mahasiswa menyerahkan blanko KRS lembar 3 ke Staf Operator BAAK untuk di
validasi.
s. Staf Operator EPSBED menerima balnko KRS lembar 3 dari mahasiswa dan
menvalidasinya.
t. Staf Operator EPSBED melakukan pengentryan data akademik mahasiswa pada
laporan EPSBED DIKTI
u. Staf Operator EPSBED melakukan pengarsipan dokumen akademik mahasiswa.
v. Staf Operator EPSBED print out data mahasiswa untuk kegiatan berikutnya.
4. Perubahan KRS
Proses perubahan KRS diatur oleh program studi :
a. Perubahan KRS dilakukan bagi mahasiswa yang merasa tidak cocok dengan
matakuliah yang sudah diambil pada waktu KRSon-line.
b. Mahasiswa mengambil blanko perubahan KRS di prodi
c. Mahasiswa menyerahkan blanko perubahan KRS ke Staf Operator EPSBED.
d. Proses perubahan KRS tidak bisa dilakukan pada saat laporan EPSBED telah diserah
kan ke KOPERTIS
e. Staf Operator EPSBED melakukan perubahan data KRS mahasiswa pada SIAK dan
Laporan EPSBED DIKTI.

15
 FLOWCHART LAYANAN PENGISIAN KRS MAHASISWA

Mahasiswa Staf Operator Mahasiswa

EPSBED Mengisi Blanko KRS

Konsultasi kepada
Mengambil KRS
dengan menunjukan pembimbing
bukti pembayaran akademik
uang kuliah

Pembimbing
Akademik
Menanda tangani
blanko KRS
mahasiswa

Mahasiswa Prodi Mahasiswa

Mengisi KRS Ketua Prodi menanda
secara online tangani blanko KRS
mahasiswa
Menyerahkan
rangkap blanko
KRS

BAAK Prodi PA
KRS warna merah KRS warna putih KRS warna hijau

Mahasiswa
Mengikuti perkuliahan sesuai
jadwal yang telah ditentukan

16
 DOKUMEN LEVEL KODE
STANDAR OPERATING PROCEDURE SOP BAAK-03

JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN

LAYANAN CUTI KULIAH
AREA No.REVISI : -
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN
KERJASAMA(BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan administrasi cuti kuliahyang diberikan oleh BAAK kepada
mahasiswa.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan ini.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa dan pihak-pihak yang
membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan
pendidikan yang ditetapkan STIKes Hang Tuah Pekanbaru.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standart layanan.

DESKRIPSI
Kegiatan layanan Cuti Kuliah adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh BAAK kepada
mahasiswa, melalui sistem informasi akademik kampus (SIAK).

RUANG LINGKUP
1. Pengelolaan status akademik mahasiswa.
2. Print out data cuti kuliah

REFERENSI
1. Peraturan Akademik
2. Pedoman/Pedoman Akademik Program studi
3. Kalender akademik

17
 No
Dokumen/Alat/Prasarana
Kegiatan
1.1. Flowchart pengajuan cuti kuliah
1 1.2. Form pengajuan cuti Kuliah
1.3. Kartu Hasil Studi
2 2.1. Sistem Informasi Akademik Kampus

3 3.1. SK Cuti Kuliah

PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAYANAN CUTI KULIAH

1. Proses cuti kuliah
a. Staf Operator EPSBED mempersiapkan Sistem Informasi Akademik Kampus
b. Mahasiswa mengambil form cuti kuliah di BAAK
c. Staf Operator EPSBED memberikan penjelasan tentang ketentuan dan aturan
dalam pemgambilan cuti kuliah.
d. Staf Operator EPSBED memberikan form cuti kuliah kepada mahasiswa.
e. Mahasiswa mengisi form cuti kuliah yang telah diberikan Staf Operator
EPSBED.
f. Mahasiswa meminta tanda tangan pihak berkompeten yang sudah tertera di
dalam form cuti kuliah.
g. Mahasiswa menyerahkan form cuti kuliah yang telah di tanda tangani dan di
ketahui oleh pihak yang berkompeten ke BAAK untuk persetujuan cuti kuliah.
h. Jika disetujui, Staf Operator EPSBED melakukan perubahan status
mahasiswa di SIAK dan laporan EPSBED.
i. Mahasiswa menyerahkan form cuti kuliah yang telah disetujui ke BAUK dan
Prodi.
j. Prodi membuat SK Mahasiswa Cuti Kuliah pada semester tersebut.
k. Staf Operator EPSBED melakukan pengarsipan dokumen cuti kuliah
mahasiswa.
l. Staf Operator EPSBED print out data cuti kuliah mahasiswa untuk kegiatan
selanjutnya.

18
 FLOWCHART LAYANAN CUTI KULIAH MAHASISWA

Kasubid
MAHASISWA Administrasi &
Umum

1. Mendapatkan form
Permohonan Cuti
2. Meminta TTD pejabat yg
berwenang
Persyaratan Cuti :
1. Cuti di berikan 2 semester
berturut-turut
2. Cuti diberikan pada semester 3
dan seterusnya
3. Melihat status mahasiswa di
laporan ESPBED
4. Memberikan form permohonan
Cuti

KEPALA
BAAK

MAHASISWA
Mahasiswa Menyerahkan Surat Ya Disetujui
Cuti Cuti ke
Bag.Keuangan &
Prodi
Tidak

Selesai

19
 DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BAAK-04
STANDAR OPERATING PROCEDURE
JUDUL
LAYANAN MAHASISWA AKTIF KULIAH (CUTI/NON STATUS KE TANGGAL DIKELUARKAN
AKTIF)
AREA
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN NO REVISI : -
KERJASAMA (BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan untuk mahasiswa yang akan aktif kembali setelah cuti
akademik atau pun status non aktif yang diberikan oleh BAAK kepada mahasiswa
pindahan
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan mahasiswa aktif
kembali.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada unit unit yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan
pendidikan yang ditetapkan STIKes Hang Tuah pekanbaru.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan.

DESKRIPSI
Kegiatan layanan mahasiswa aktif kuliah adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh BAAK
kepada mahasiswa pindahan, melalui proses Sistem Informasi Akademik Kampus.

RUANG LINGKUP
1. Registrasi ulang mahasiswa aktif kembali.
2. Proses status data mahasiswa
3. Pelaporan data mahasiswa aktif kembali ke KOPERTIS.
REFERENSI
1. Peraturan Akademik
2. Panduan/Pedoman akademik prodi

20
PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
1. Registrasi mahasiswa aktif dari cuti/non status
1.1. BAAK mengirimkan mekanisme dan prosedure pengaktifan kembali mahasiswa dari
cuti/non status ke Prodi.
1.2. Mahasiswa melapor ke BAAK ;
a. Bagi Mahasiswa cuti membawa dan menyerahkan form cuti semester
sebelumnya.
b. Bagi Mahasiswa non status/alpa studi mengisi form aktif kuliah yang telah
disediakan oleh BAAK.
1.3 Kasubid Adm Umum menerima berkas form aktif kuliah dari mahasiswa.
1.4 Kasubid Adm umum memeriksa kelengkapan berkas dan dokumen mahasiswa
untuk dilanjutkan ke Ka. BAAK sebagai proses persetujuan.
1.5 Jika disetujui, Kasubid Adm Umum menyerahkan berkas dan dokumen mahasiswa
ke Staf Operator EPSBED untuk proses selanjutnya.
1.6 Staf Operator EPSBED melakukan perubahan status mahasiswa pada SIAK dan
Laporan EPSBED DIKTI.
1.7 Staf Operator EPSBED print out data mahasiswa di web DIKTI.
1.8 Mahasiswa menerima dokumen dari Staf Operator BAAK yang akan dipergunakan
untuk proses registrasi lanjutan di BAUK dan Prodi.

21
 FLOWCHART LAYANAN AKTIF KULIAH DARI CUTI/NON STATUS

Mahasiswa Staf Operator

EPSBED Form Surat
permohonan aktif
kembali

Mhs. sudah
Buat Surat Tidak mengisi form
permohonan permohonan
Aktif

Form
permohonan aktif Ya
kembali MHS

Kasubid. Adm.Umum
BAAK

Print Out Data

Mhs di Web Dikti
1. Form Permohonan
2. Print Out Data Evaluasi

Evaluasi Ka.BAAK

STATUS
Staf Operator EPSBED
Keputusan Tidak
Ya 1. DO
1. Mengambil Surat Ka.BAAK
2. Keluar
2. Entry data
3. Non Aktif
EPSBED

Mahasiswa
MHS Mengikuti
Surat aktif 1. Registrasi ke Perkuliahan
kembali MHS Bag.keuangan
2. Registrasi ke Prodi

22
 DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BAAK-05
STANDAR OPERATING PROCEDURE

JUDUL
LAYANAN MAHASISWA PINDAHAN/TRANSFER TANGGAL DIKELUARKAN

AREA
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN NO REVISI : -
KERJASAMA(BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan untuk mahasiswa pindahan yang diberikan oleh BAAK
kepada mahasiswa pindahan
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan mahasiswa
pindahan.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada unit unit yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan
pendidikan yang ditetapkan STIKes Hang Tuah pekanbaru.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan.
DESKRIPSI
Kegiatan layanan mahasiswa pindahan adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh BAAK
kepada mahasiswa pindahan, melalui proses Sistem Informasi Akademik Kampus.

RUANG LINGKUP
1. Pendaftaran mahasiswa pindahan
2. Validasi data mahasiswa pindahan
3. Pelaporan data mahasiswa pindahan ke KOPERTIS.
REFERENSI

1. Peraturan Akademik
2. Panduan/Pedoman akademik prodi

23
PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

Registrasi Mahasiswa Pindahan

1. BAAK mengirimkan mekanisme dan persyaratan penerimaan mahasiswa pindahan atau
transfer ke Prodi. Persyaratan meliputi :
a. Surat permohonan pribadi dari mahasiswa
b. Surat pindah dari perguruan tinggi asal
c. KHS ( Kartu Hasil Studi ) dari perguruan tinggi asal
2. Kasubid Adm umum menerima berkasdan dokumen mahasiswa pindahan.
3. Kasubid Adm Umum berkoordinasi bersama Prodi tentang kelayakan penerimaan
mahasiswa pindahan menyangkut kuota mahasiswa.
4. Kasubid Adm umum memeriksa kelengkapan berkas dan dokumen mahasiswa
pindahan.
5. Jika lengkap, Kasubid Adm Umum menyerahkan berkas dan dokumen mahasiswa
pindahan ke Staf Operator EPSBED untuk proses selanjutnya.
6. Staf Operator EPSBED melakukan pengecekan data mahasiswa pindahan di web DIKTI.
7. Staf Operator EPSBED print out data mahasiswa pindahan di web DIKTI.
8. Staf operator EPSBED memberikan formulir mahasiswa pindahan atau transfer.
9. Mahasiswa melakukan pengisian formulir mahasiswa pindahan.
10. Staf Operator EPSBED membuat surat aktif kuliah yang di tanda tangani oleh Ka. BAAK.
11. Kasubid. EPSBED Dan Sistem Informasi melakukan generate NIM untuk mahasiswa
pindahan.
12. Mahasiswa menerima surat aktif kuliah beserta dokumen yang akan dipergunakan
untuk proses registrasi lanjutan di BAUK dan Prodi.
13. Mahasiswa mengikuti perkuliahan.

24
 FLOWCHART LAYANAN MAHASISWA PINDAHAN/TRANSFER

1. Surat Pindah dari PT

CALON
Asal
MAHASISWA KA.SUB BAG.
2. Surat Permohonan
ADMINISTRASI
Pindah dari Mahasiswa
& UMUM BAAK
diatas materai 6000
3. KHS

Tidak Persyaratan
Berkas Lengkap
Simpan di
KEPALA BAAK
Arsip
1. ACC Surat
Ya

Pengambilan
Formulir/Registrasi
1. Membayar
Formulir/Registrasi
KASUBID. ESPBED BAAK MAHASISWA
Mahasiswa Pindahan
1. Pengecekkan data mahasiswa
2. Mengisi Formulir
di web DIKTI
2. Print Out data mahasiswa di
web DIKTI
3. Generate NIM Baru
Mahasiswa
4. Membuat Surat Ket Aktif PRODI
kuliah di Pendidikan Hang
Tuah Pekanbaru
5. Paraf Pak Ade

KEUANGAN

25
 DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BAAK-06
STANDAR OPERATING PROCEDURE
JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN
LAYANAN REGISTRASI WISUDA
AREA
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN NO REVISI : -
KERJASAMA (BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme layanan Registrasi Wisuda yang diberikan oleh BAAK kepada
mahasiswa.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan registrasi wisuda.
3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4. Terkendalinya proses layanan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan
pendidikan yang ditetapkan STIKes Hang Tuah Pekanbaru.
5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan.
DESKRIPSI
Kegiatan layanan Registrasi Wisuda adalah kegiatan layanan yang diberikan oleh BAAK
kepada mahasiswa dan unit kerja lain, melalui proses Sistem Informasi Akademik Kampus.

RUANG LINGKUP
1. Pendaftaran Wisuda
2. Validasi data wisuda
3. Pelaporan data lulusan ke Kopertis
REFERENSI
1. Peraturan Akademik
2. Panduan/Pedoman akademik prodi

26
No Dokumen/Alat/Prasarana
Kegiatan

1.1 SK yudisium
1
1.2 Data mahasiswa lulusan
1.3 Jadwal registrasi wisuda
1.4 KHS mahasiswa wisuda
2 2.1. Print out data EPSBED
2.2. Sistem Informasi Akademik Kampus

PENJELASAN PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB LAYANAN REGISTRASI WISUDA

Proses Registrasi Wisuda
1. BAAK membuat jadwal dan persyaratan registrasi mahasiswa yang akan di wisuda.
Persyaratan meliputi :
1.1. Surat Pengantar dari program studi
1.2. KHS dari awal sampai akhir
2. BAAK mengirimkan jadwal registrasi mahasiswa yang akan diwisuda dan persyaratan
registrasi ke prodi.
3. Mahasiswa melakukan registrasi wisuda di ruangan BAAK dengan membawa
persyaratan registrasi.
4. Mahasiswa mengisi formulir registrasi wisuda.
5. Staf Operator EPSBED melakukan pengecekan data dan jumlah SKS yang telah ditempuh
oleh mahasiswa pada laporan EPSBED DIKTI.
6. Staf Operator EPSBED melakukan validasi data mahasiwa yang akan di wisuda pada
laporan EPSBED DIKTI.
7. Staf operator EPSBED melakukan pengentryan data data mahasiswa yang akan di
wisuda pada laporan EPSBED DIKTI.
8. Staf Operator EPSBED print out data mahasiswa yang akan diwisuda dan telah di
validasi.
9. BAAK mengirimkan print out data mahasiswa yang akan diswisuda dan telah di validasi
ke masing masing prodi.
10. BAAK mengirimkan data mahasiswa yang akan di wisuda ke KOPERTIS WILAYAH 10.

27
11. Mahasiswa mengikuti wisuda sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh STIKes
Hang Tuah Pekanbaru.

28
 FLOWCHART LAYANAN REGISTRASI WISUDA

BAAK Prodi
Membuat jadwal dan persyaratan Mengiformasikan jadwal registrasi dan
registrasi mahasiswa yang akan di persyaratan kepada calon wisuda.
wisuda.

Mengirim
jadwal

Calon
Wisuda

Staf Operator EPSBED

Menerima persyaratan
wisuda

Tdk Lengkap Lengkap

Calon Wisuda
Cek
berkas Mengisi form
registrasi wisuda

Staf Operator EPSBED

1. Menvalidaisi data calon wisuda
pada web dikti Kasubid. Adm
2. Mengentrykan data wisuda Ka. BAAK
Umum BAAK
pada Laporan EPSBED DIKTI. Paraf form registrasi Tanda tangan mengetahui
3. Menanda tangani form registrasi
wisuda

Calon Wisuda
1. Menerima 2 rangkap form registrasi
wisuda
Prodi BAAK
2. Menyerahkan form pesetujuan
Membuat SK Wisuda Pelaporan wisuda
wisuda ke prodi dan BAUK ke KOPERTIS

Mengikuti wisuda dengan jadwal yang

telah ditentukan

29
 DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BAAK-08
STANDAR OPERATING PROCEDURE
JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN
LAYANAN PELAPORAN EPSBED DIKTI
AREA NO REVISI :-
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN
KERJASAMA (BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya pelaporan EPSBED mulai persiapan sampai dengan pengiriman dokuman
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan pelaporan EPSBED
3. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EPSBED sampai ke Kopertis
4. Menjamin terpenuhinya baku mutu EPSBED
5. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program
studi.

DESKRIPSI (keterangan mengenai SOP)

Laporan EPSBED dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang dilakukan oleh
pihak eksternal dalam hal ini adalah KOPERTIS, dengan tujuan monitoring dan evaluasi
terkait dengan baku standart EPSBED. Bentuk layanan yang diberikan adalah laporan
seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan selama satu semester termasuk seluruh fasilitas,
sarana dan prasarana yang disediakan untuk pelaksanaan kegiatan tersebut kepada
Kopertis. Laporan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang
dapat diakses oleh publik dengan alamat http://evaluasi.dikti.go.id. Laporan EPSBED
menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan akreditasi kepada
BAN-PT.
RUANG LINGKUP
1. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke Kopertis
2. Ukuran kinerja program studi
3. Monitoring kinerja akademik program studi

REFERENSI
1. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(21), Ps. 57(1) - Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi

30
2. Kepmendiknas No. 184/2001 Ps. 5, SK Dirjen Dikti No. 08/2002, SK Dirjen Dikti No.
34/2002 - EPSBED
3. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 50(2), Ps. 51(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 4, Ps. 91, Ps. 92(1
& 8) - Penjaminan Mutu PT
4. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(22), Ps. 60, PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(27), Ps. 86, Ps. 87,
Ps. 88 - Akreditasi PT (Audit Eksternal)
5. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 35(1), Ps. 50(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(1), Ps. 2, Ps. 4 -
Standar Nasional Pendidikan

31
PROSEDUR LAYANAN PELAPORAN EPSBED DAN TANGGUNG JAWAB
1. Penjelasan SOP Laporan EPSBED DIKTI

a. BAAK merangkum berbagai persoalan yang muncul dari laporan EPSBED

sebelumnya
b. Hasil rangkuman persoalan dari BAAK didiskusikan untuk menyamakan persepsi
tentang persoalan yang ada. Jika persoalan yang ditemukan harus diselesaikan
dengan pengambilan kebijakan tertentu maka untuk menyelesaikan persoalan
yang ada perlu melakukan pertemuan dengan ketua program studi. Namun jika
persoalan yang ada bersifat teknis maka pertemuan dengan ketua program studi
ditiadakan
c. Hasil rangkumam persoalan yang ada didiskusikan bersama antara BAAK dengan
ketua program studi untuk mencari solusi bersama atas masalah yang ada.
i. BAUK memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : data dosen
dan karyawan, SK pengangkatan dosen, pengelompokan karyawan dalam
bidang keahliannya
ii. BAAK memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : data
mahasiswa baru, mahasiswa cuti, mahasiswa berhenti, dan mahasiswa
lulus
iii. BAAK memiliki tanggung jawab terhadap Sistem Informasi Mahasiswa
iv. Staf Operator EPSBED memiliki tanggung jawab update data terkait
dengan : laporan EPSBED.
v. Ka.Prodi memiliki tanggung jawab terhadap data yang di berikan kepada
Staf Operator EPSBED.
d. BAAK melakukan validasi terhadap laporan EPSBED untuk melakukan ceking
apakah pengisian data yang dilakukan sudah sesuai aturan KOPERTIS. Jika dalam
validasi elektronik masih ditemukan persoalan maka pihak-pihak terkait perlu
mengulangi updating data dengan benar sampai tidak ditemukan lagi kesalahan
dalam validasi elektronik
e. BAAK melakukan pengiriman Laporan EPSBED ke Kopertis

32
2. Proses pengisian Laporan EPSBED

1. BAAK mengirimkan jadwal pengiriman laporan EPSBED DIKTI ke Prodi

a. Jadwal pengiriman Laporan EPSBED semester ganjil setiap tanggal 15 April
b. Jadwal pengiriman Laporan EPSBED semester genap setiap tanggal 15
Oktober
2. Staf Operator EPSBED meminta seluruh data kegiatan akademik ke Prodi dan
unit terkait, data tersebut meliputi :
a. Nilai mahasiswa
b. Data KRS
c. Data cuti mahasiswa
d. Data jumlah buku
e. Data sarana dan prasarana
f. Data dosen pengampu matakuliah.
g. Data penelitian dan pengabdian masyarakat
h. Konversi mata kuliah
3. Prodi memberikan data kepada Staf Operator EPSBED satu (1) bulan sebelum
pelaporan EPSBED DIKTI ke KOPERTIS.
4. Staf Operator EPSBED melakukan pengentryan data ke laporan EPSBED DIKTI.
5. Staf Operator EPSBED melakukan validasi data yang telah di entrykan ke laporan
EPSBED DIKTI.
6. Masing masing Staf Operator EPSBED menyerahkan laporan EPSBED yang telah
di validasi ke Kasubid. EPSBED dan Sistem Informasi.
7. Kasubid. EPSBED dan Sistem Informasi melakukan proses pengabungan laporan
EPSBED masing masing Prodi.
8. Kasubid. EPSBED dan Sistem Informasi melakukan validasi pengabungan seluruh
laporan EPSBED.
9. BAAK mengirimkan laporan EPSBED DIKTI ke KOPERTIS setelah di validasi sesuai
jadwal yang telah ditentukan oleh pihak KOPERTIS.

33
 FLOWCHART LAYANAN PELAPORAN EPSBED DIKTI

Prodi
Mempersiapkan data untuk
Laporan
BAAK
BAUK
Mempersiapkan data untuk
Laporan

1. Mengirimkan jadwal
pengiriman Laporan EPSBED
ke KOPERTIS
2. Meminta data data untuk
pengisian Laporan

Staf Operator EPSBED

Kasubid. ESPBED dan SI
1. Melakukan proses
pengabungan laporan EPSBED
2. Melakukan validasi
pengabungan laporan EPSBED
1. Menerima data untuk laporan
EPSBED
2. Mengentrykan data ke
Laporan EPSBED DIKTI
3. Melakukan validasi data
laporan

BAAK

KOPERTIS

34
 DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BAAK-09
STANDAR OPERATING PROCEDURE
JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN
LAYANAN PENGAJUAN NIDN
AREA NO REVISI :-
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN
KERJASAMA(BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pengajuan NIDN dosen mulai persiapan dokumen sampai dengan
Pengiriman dokumen
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan pengajuan NIDN
3. Terkendalinya pelaksanaan pengajuan NIDN sampai ke DIKTI
4. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan dosen
DESKRIPSI
Layanan proses pengajuan NIDN dimaksudkan untuk mengelompokan secara administratif
status dosen yang ada pada STIKes Hang Tuah Pekanbaru, dengan tujuan monitoring dan
evaluasi terkait dengan baku standar yang telah diteapkan oleh KOPERTIS dan DIKTI.
Pengajuan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang dapat
diakses oleh publik dengan alamat http://evaluasi.dikti.go.id. Pengajuan NIDN EPSBED
menjadi bagian yang tak terpisahkan dari laporan EPSBED DIKTI.
RUANG LINGKUP
1. Persyaratan pengajuan NIDN
2. Proses pengajuan NIDN
3. Monitoring status dosen di perguruan tinggi
REFERENSI
1. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(21), Ps. 57(1) - Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi
2. Kepmendiknas No. 184/2001 Ps. 5, SK Dirjen Dikti No. 08/2002, SK Dirjen Dikti No.
34/2002 - EPSBED
3. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 50(2), Ps. 51(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 4, Ps. 91, Ps. 92(1
& 8) - Penjaminan Mutu PT
4. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(22), Ps. 60, PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(27), Ps. 86, Ps. 87,
Ps. 88 - Akreditasi PT (Audit Eksternal)

35
5. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 35(1), Ps. 50(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(1), Ps. 2, Ps. 4 -
Standar Nasional Pendidikan

36
PROSEDUR LAYANAN PENGAJUAN NIDN DAN TANGGUNG JAWAB
1. BAAK mengirimkan persyaratan pengurusan NIDN ke Prodi dan BAUK, persayaratan itu
meliputi :
1. Surat Permohonan dari pimpinan perguruan tinggi
2. SK Dosen tetap dari yayasan yang memuat hak dan kewajiban dosen
3. Surat pernyataan dosen tetap diatas materai 6000
4. Ijazah dari jenjang S1 sampai terakhir
5. Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku
6. Rekening Koran/Tabungan 6 bulan terakhir dosen yang bersangkutan
2. Kasubid Adm Umum BAAK menerima bahan dan dokumen pengajuan NIDN dosen
3. Kasubid Adm Umum BAAK melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas pengajuan
NIDN.
4. Jika lengkap, Kasubid Adm Umum menyerahkan berkas dan dokumen ke Staf Operator
EPSBED
5. Staf Operator EPSBED melakukan scaning berkas pengajuan NIDN.
6. Staf Operator EPSBED melakukan upload berkas pengajuan NIDN yang telah di Scaning
pada web DIKTI.
7. Staf Operator EPSBED print out data pengiriman pengajuan NIDN ke DIKTI.
8. Staf Operator EPSBED melakukan pengarsipan berkas dan dokumen pengajuan NIDN
secara fisik dan File komputer.
9. Staf Operator EPSBED melakukan pengecekan status pengajuan NIDN di web DIKTI
sampai Pengajuan NIDN tersebut telah disetujui.
10. Staf Operator EPSBED print out data NIDN dosen yang telah disetujui untuk diserahkan
ke dosen yang bersangkutan.

37
 FLOWCHART LAYANAN PENGAJUAN NIDN DOSEN

Program Studi
BAAK Menerima Persyaratan pengajuan NIDN
DOSEN

Kasubid. Adm Umum BAAK

Menerima berkas pengajuan NIDN
Mengirimkan persyaratan pengajuan NIDN :
1. Surat Permohonan dari pimpinan
perguruan tinggi
2. SK Dosen tetap dari yayasan yang
memuat hak dan kewajiban dosen
3. Surat pernyataan dosen tetap diatas Tdk Lengkap
Cek
materai 6000
Berkas
4. Ijazah dari jenjang S1 sampai terakhir
5. Kartu Tanda Penduduk yang masih
berlaku Lengkap
6. Rekening Koran/Tabungan 6 bulan
terakhir dosen yang bersangkutan 1

2 Staf Operator EPSBED

1. Menerima berkas pengajuan NIDN
2. Melakukan Scaning berkas
pengajuan NIDN
Kasubid. ADM Umum BAAK 3. Melakukan Upload berkas
1. Menerima print out bukti pengajuan
pengajuan NIDN yang telah di Scan
NIDN
di web DIKTI
2. Menerima print out yang telah
4. Print out bukti pengajuan NIDN
disetujui

Tugas setelah pengajuan

1. melakukan pengecekan status
2 pengajuan NIDN di web DIKTI sampai
Pengajuan NIDN tersebut telah
disetujui.
2. Print out NIDN yang telah disetujui

38
 DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BAAK-10
STANDAR OPERATING PROCEDURE
JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN
LAYANAN PERPANJANGAN IZIN PRODI
AREA NO REVISI :-
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN
KERJASAMA(BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme proses pengajuan perpanjangan izin prodi mulai dari persiapan
dokumen sampai dengan Pengiriman dokumen
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan proses
perpanjangan izin.
3. Terkendalinya pelaksanaan pengajuan perpanjangan izin ke KOPERTIS dan DIKTI.
4. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program
studi.
DESKRIPSI
Layanan proses pengajuan perpanjangan izin prodi dimaksudkan untuk tertibnya
mekanisme proses perpanjangan izin secara administratif pada STIKes Hang Tuah
Pekanbaru, dengan tujuan monitoring dan evaluasi terkait dengan baku standar yang telah
ditetapkan oleh KOPERTIS dan DIKTI. Pengajuan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi
akan dimuat di internet yang dapat diakses oleh publik dengan alamat
http://evaluasi.dikti.go.id.
RUANG LINGKUP
1. Proses Perpanjangan izin
2. Monitoring status prodi di perguruan tinggi
REFERENSI
1. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(21), Ps. 57(1) - Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi
2. Kepmendiknas No. 184/2001 Ps. 5, SK Dirjen Dikti No. 08/2002, SK Dirjen Dikti No.
34/2002 - EPSBED
3. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 50(2), Ps. 51(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 4, Ps. 91, Ps. 92(1
& 8) - Penjaminan Mutu PT

39
4. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(22), Ps. 60, PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(27), Ps. 86, Ps. 87,
Ps. 88 - Akreditasi PT (Audit Eksternal)
5. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 35(1), Ps. 50(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(1), Ps. 2, Ps. 4 -
Standar Nasional Pendidikan

40
PROSEDUR LAYANAN PENGAJUAN PERPANJANGAN IZIN DAN TANGGUNG JAWAB
1. BAAK menginventarisir status program studi yang akan habis masa berlaku izin
operasionalnya.
2. BAAK menginformasikan secara administratif ke pada program studi yang akan habis
masa berlaku izin operasinalnya beserta persyaratan yang telah ditetapkan
KOPERTIS/DIKTI untuk proses pengajuan perpanjangan izin.
3. BAAK menerima berkas pengajuan perpanjangan izin dari prodi.
4. Kasubid Adm Umum BAAK melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas pengajuan
perpanjangan izin prodi.
5. Jika lengkap, Kasubid Adm Umum menyerahkan berkas dan dokumen ke Staf Operator
EPSBED
6. Staf Operator EPSBED melakukan scaning berkas pengajuan perpanjangan izin.
7. Staf Operator EPSBED melakukan upload berkas pengajuan perpanjangan izin yang telah
di Scaning pada web DIKTI.
8. Staf Operator EPSBED print out data pengiriman pengajuan perpanjangan izin ke
KOPERTIS/DIKTI.
9. Staf Operator EPSBED melakukan pengarsipan berkas dan dokumen pengajuan

perpanjangan izin secara fisik dan File komputer.

10. Staf Operator EPSBED melakukan pengecekan berkala terhadap status pengajuan
perpanjangan izin prodi di web DIKTI sampai Pengajuan tersebut telah disetujui.
11.Staf Operator EPSBED print out data pengajuan perpanjangan izin yang telah disetujui
untuk diserahkan Ketua STIKes untuk proses selanjutanya.

41
 FLOWCHART LAYANAN PROSES PERPANJANGAN IZIN PRODI

BAAK PRODI
1. Menginventarisir program Mempersiapkan bahan dan
studi yang akan habis masa dokumen untuk proses
berlaku izin operasionalnya. perpanjangan izin
2. Membuat persyaratan
proses perpanjangan izin ke
prodi sesuai dengan aturan
yang dikeluarkan oleh
KOPERTIS/DIKTI Menginformasikan
Tdk lengkap

Tdk disetujui

Kasubid. ADM dan

Umum BAAK
1. Menerima bahan dan Cek
dokumen perpanjangan izin berkas
2. Memeriksa kelengkapan
bahan dan dokumen
perpanjangan izin

Tdk disetujui lengkap

Staf Operator EPSBED

1. Scaning bahan dan dokumen
perpanjangan izin
2. Upload bahan dan dokumen ke web
Disetujui dan
tdk disetujui DIKTI
oleh 3. Prin out bukti penerimaan
KOPERTIS/DIKT
I perpanjangan izin dari KOPERTIS/DIKTI
disetujui 4. Melakukan pengecekan berkala status
pengajuan perpanjangan izin di web
DIKTI

Kasubid. ADM
dan UMUM BAAK
Menerima print out
pengajuan
perpanjangan izin
yang telah disetujui Ka. BAAK
Menerima print out
pengajuan Ketua STIKes
perpanjangan izin
yang telah disetujui

42
 DOKUMEN LEVEL KODE
SOP BAAK-11
STANDAR OPERATING PROCEDURE
JUDUL TANGGAL DIKELUARKAN
LAYANAN PENGURUSAN FUNGSIONAL DOSEN
AREA NO REVISI :-
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN DAN
KERJASAMA(BAAK)

TUJUAN
1. Tertibnya mekanisme pengajuan jabatan fungsional dosen mulai persiapan dokumen
sampai dengan Pengiriman dokumen
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan pengajuan
fungsional dosen
3. Terkendalinya pelaksanaan pengajuan fungsional dosen sampai ke KOPERTIS
4. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan jabtan
fungsional dosen
DESKRIPSI
Layanan proses pengajuan NIDN dimaksudkan untuk mengelompokan secara administratif
status dosen yang ada pada STIKes Hang Tuah Pekanbaru, dengan tujuan monitoring dan
evaluasi terkait dengan baku standar yang telah diteapkan oleh KOPERTIS dan DIKTI.
Pengajuan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang dapat
diakses oleh publik dengan alamat http://forlap.dikti.go.id. Pengajuan NIDN EPSBED
menjadi bagian yang tak terpisahkan dari laporan EPSBED DIKTI.
RUANG LINGKUP
4. Persyaratan pengajuan NIDN
5. Proses pengajuan NIDN
6. Monitoring status dosen di perguruan tinggi
REFERENSI
6. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(21), Ps. 57(1) - Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi
7. Kepmendiknas No. 184/2001 Ps. 5, SK Dirjen Dikti No. 08/2002, SK Dirjen Dikti No.
34/2002 - EPSBED
8. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 50(2), Ps. 51(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 4, Ps. 91, Ps. 92(1
& 8) - Penjaminan Mutu PT

43
9. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(22), Ps. 60, PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(27), Ps. 86, Ps. 87,
Ps. 88 - Akreditasi PT (Audit Eksternal)
10. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 35(1), Ps. 50(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(1), Ps. 2, Ps.
4 - Standar Nasional Pendidikan

44
 Pekanbaru, 17 Januari 2013
Mengetahui Kepala BAAK
Ketua STIKes Hang Tuah Pekanbaru STIKes Hang Tuah Pekanbaru

dr. H. Zainal Abidin, MPH Yulanda, S. Kom

45