(/blogs)
(https://www.facebook.com
(https://twitter.com
(https://www.linkedin.com
(https://www.instagram.co
/Studilmu)
/STUDILMU)
/company
/studilmu/)
/studilmu)
Productivity
Setiap pagi saat sudah sampai di kantor, buka laptop dan cek kotak masuk email dan… ups! Ternyata ada 50
email lebih di dalam kotak masuk kita. Disisi lain, kita punya setumpuk pekerjaan di depan mata yang harus
segera diselesaikan dan tenggat waktunya juga sudah semakin dekat. Setiap harinya, email yang masuk selalu
bertambah (https://www.studilmu.com/blogs/details/bantu-perusahaan-anda-mengurangi-email) dari hari ke
hari, sampai-sampai kita kewalahan dan bingung, yang mana yang harus kita dahulukan, membalas email atau
menyelesaikan pekerjaan (https://www.studilmu.com/blogs/details/4-cara-menyelesaikan-tugas-kantor)?
Kenyataannya, realita seperti ini banyak terjadi pada para pengusaha dan karyawan. Seakan waktu 24 jam
dalam sehari tidak cukup bagi kita untuk menyelesaikan semua itu. Pernyataan ini juga didukung oleh
penelitian yang menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan 28% waktu dari minggu-minggu kerjanya hanya
untuk merespon email (https://www.studilmu.com/blogs/details/4-cara-agar-email-cepat-mendapat-tanggapan),
dan ini sekitar 11 jam per minggunya.
Walaupun email berfungsi sebagai salah satu alat produktivitas bagi kebanyakan orang, namun email juga bisa
menjadi gangguan serius yang memperlambat kita dalam menyelesaikan pekerjaan yang lebih penting. Pada
artikel kali ini, kami akan membahas tentang bagaimana cara tetap fokus kerja tanpa harus terganggu dengan
segudang email yang masuk ke dalam inbox kita? Mau tau apa saja cara-caranya? Yuk, kita simak
penjelasannya berikut ini.
1 of 9 20/07/2020, 19:22
8 Cara Tetap Fokus Kerja tanpa Terganggu dengan Email https://www.studilmu.com/blogs/details/8-cara-tetap-fokus-kerja-tanpa-t...
Begitu juga ketika rekan-rekan Career Advice sampai di kantor dan membuka laptop, kami menyarankan rekan
pembaca untuk tidak langsung mengecek kotak masuk email. Entah mengapa, kita seakan selalu memiliki
kecenderungan untuk selalu membuka kotak masuk. Hmm, sebenarnya titik permasalahan dari hal ini adalah
kita membuat orang lain tahu bahwa kita siap membantu mereka secepat mungkin. Apalagi jika kita selalu
merespon email, text atau whatsapp dari orang lain dengan sangat cepat. Ini hanya akan menimbulkan kesan
bahwa kita adalah orang-orang yang selalu available atau tersedia, sehingga orang-orang bisa mengontak kita
kapanpun yang mereka mau.
Seharusnya, pagi hari itu kita isi dengan pikiran-pikiran yang positif dan membuat kita rileks, sehingga kita
dapat mengatur strategi untuk meraih segala prioritas kita pada hari itu. Dan, tentunya tidak fokus pada
berbagai permintaan dari orang lain yang membuat kita semakin jauh dari prioritas harian.
Nah untuk dapat mencapai tujuan ini, kita bisa menggunakan metode berikut:
- Segera balas dan lakukan! Apabila email yang dikirim dapat dijawab dan dikerjakan kurang dari 2 menit,
maka kita bisa menjawabnya secepat mungkin.
- Mendelegasikan email. Ini bukan berarti melempar tanggung jawab kepada orang lain, namun kita mencoba
untuk meneruskan tugas yang tepat kepada orang yang tepat.
Menunda jawaban email. Apabila email tidak terlalu urgent (mendesak), maka kita dapat membalas pesan
pada waktu yang lebih baik dan tepat.
- Menghapus email. Ini dapat dilakukan jika email yang diterima tidak ada kaitannya dengan kita, tidak penting,
atau sudah didelegasikan. Jadi, hapus saja deh!
- Simpan email. Ini bisa kita lakukan jika informasi yang diberikan akan sangat diperlukan di masa depan,
sehingga kita dapat merujuknya nanti dan menyimpannya terlebih dahulu.
Solusinya, apabila jawaban yang ingin diberikan sudah tidak berkaitan dengan banyak orang, lakukan CC
hanya kepada beberapa orang tertentu saja, stop klik ‘reply-to-all’, balas saja email tersebut kepada orang
yang bersangkutan secara pribadi.
Dalam hal ini, tipe yang kedua jauh lebih efektif dalam menyelesaikan pekerjaan daripada yang pertama. Tidak
hanya itu, golongan kedua juga akan merasakan sedikit stres loh! Karena mereka tidak mencampur-adukkan
antara pekerjaan dan email.
2 of 9 20/07/2020, 19:22
8 Cara Tetap Fokus Kerja tanpa Terganggu dengan Email https://www.studilmu.com/blogs/details/8-cara-tetap-fokus-kerja-tanpa-t...
Cara lainnya, rekan pembaca bisa menggunakan alat manajemen email yang mengatur pesan-pesan yang
masuk ke kotak email Anda. Dengan begini, kita bisa tetap fokus kerja tanpa terganggu dengan berbagai email
yang masuk.
8. Menunda Respon.
Ini bukan berarti bahwa kita tidak memerdulikan email-email yang masuk. Akan tetapi, kita bisa menahan
jawaban terhadap email untuk sesaat. Sehingga, ketika kita membalas email-email tersebut, kita bisa
menjawabnya dengan pikiran yang lebih tenang, positif dan memberikan jawaban yang tepat. Dengan begitu,
pekerjaan kita juga tidak akan terganggu.
Jadi, bagaimana pendapat rekan-rekan pembaca terhadap 8 cara di atas? menarik bukan! Yuk, kita mulai
terapkan dari sekarang, sehingga kita akan menjadi lebih produktif (https://www.studilmu.com/blogs/details/6-
tips-agar-anda-memiliki-hari-yang-produktif) dan tetap fokus kerja (https://www.studilmu.com/blogs/details/6-
cara-mengatur-ulang-fokus-kerja-dan-kreativitas) tanpa harus terganggu dengan email-email yang masuk
secara berlebihan. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
3 of 9 20/07/2020, 19:22