MODUL 4

DEFINISI
KOMUNIKASI
Suatu proses penyampaian pesan (ide,
gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain
agar terjadi saling mempengaruhi di antara Proses berjalannya Informasi
keduanya.
antara setiap bagian-bagian
UNIT KERJA kepanitiaan/organisasi demi
bagian dari sebuah sistem kerja terwujudnya tujuan bersama.
 FUNGSI
KOMUNIKASI
KONTROL UNGKAPAN PEMBERIAN MOTIVASI
EMOSI INFORMASI
Dengan Komunikasi mampu
berkomunikasi, Melalui komunikasi Dengan membangkitkan
informasi yang pula, emosi berkomunikasi, semangat dalam diri
diberikan bisa (perasaan) bisa informasi bisa sendiri maupun
dipahami dengan diungkapkan diberikan secara orang lain, sehingga
baik terarah kerja dapat
sehingga terdapat dilakukan secara
kontrol atau lebih optimal
kemampuan untuk
menyatupadukan
pandangan atau
visi saat bekerja
● Respect
Komunikasi dilakukan dengan menghargai keberadaan
orang lain, juga pendapatnya, terlepas dari perbedaan yang
ada

● Empathy
Komunikasi dilakukan dengan memahami perasaan dan
pemikiran orang lain

● Audible
PRINSIP
Komunikasi mampu didengar dan dimengerti dengan baik
oleh seluruh pihak
KOMUNIKASI
● Clarity
Komunikasi dijalankan secara jelas , dengan teknik
penyampaian
yang tepat

● Humble
Komunikasi dijalankan dengan kerendahan hati
● Pengirim (Sender)
Orang yang memulai komunikasi tersebut ELEMEN
atau orang yang menyampaikan informasi
KOMUNIKASI
● Informasi yang disampaikan
Isi dari komunikasi, e.g. pesan, pendapat,
dsb.

● Media
Alat penyampai informasi, e.g. mulut, surat,
telepon genggam, dsb

● Penerima (Receiver)
Orang yang menerima informasi dari
pengirim (sender)

● Umpan balik (Feedback)

Respon yang didapatkan saat penerima
(receiver) menerima informasi dan
dikirimkan Kembali kepada pengirim
(sender)
• Complete (Lengkap)
Penyampaian informasi dilakukan secara lengkap, tidak ada
elemen yang hilang / missed

• Clear (Jelas)
Penyampaian informasi dilakukan secara jelas dan terarah,
memiliki poin informasi yang sesuai.
KUNCI
• Concise (Singkat)
Penyampaian informasi dilakukan dengan efektif dan KOMUNIKASI
efisien. Tidak perlu bertele-tele, langsung saja sampaikan
apa yang dimaksud.

• Correct (Tepat)
Penyampaian informasi dilakukan dengan nada dan
pelafalan yang tepat, kepada orang yang tepat pula
Berikut merupakan beberapa poin yang menyebabkan komunikasi antar
unit kerja diperlukan:

● Spesialisasi pekerjaan
Dalam suatu kepanitiaan terdapat berbagai divisi, dimana setiap
pekerja akan dibagi sesuai dengan spesialisasi mereka kedalam
divisi – divisi tersebut

● Standarisasi kegiatan
Dalam menjalankan kerja, terdapat beberapa hal mendasar yang
UNSUR-
wajib ditentukan sebagai standar saat berkegiatan, pemutusan
standarisasi ini diperlukan diskusi melalui komunikasi antar unit kerja
UNSUR KAUK
● Koordinasi kegiatan
Dalam menjalankan kerja, diperlukan kesesuaian prosedur saat
berkegiatan

● Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan

Saat mengambil keputusan, diperlukan kesatuan pendapat antar unit
kerja. Terkadang, diperlukan juga perbedaan pendapat antar unit
kerja.
❖ Dalam melakukan KAUK, struktur organisasi menjadi
penting karena dari situlah kita bisa melihat arah
komunikasi yang tepat antar unit kerja.

❖ Struktur organisasi adalah susunan atau pola tetap

hubungan antar fungsi-fungsi yang ada. STRUKTUR
STRUKTUR
❖ Jenis-jenis bagan struktur organisasi adalah sebagai ORGANISASI
ORGANISASI
berikut:
1. Bentuk pyramid
2. Bentuk vertical
3. Bentuk horizontal
4. Bentuk lingkaran
5. Rantai Perintah
6. Tingkat Hirarki Manajemen
 STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI
Jaring Komunikasi Jaringan komunikasi roda = dalam proses komunikasi, ada satu pemimpin yang menjadi
sentral dari komunikasi ini. Pemimpin akan berada di tengah-tengah dengan partisipan lain
mengelilinginya. Hubungannya terjadi hanya antara pemimpin dengan partisipan lain, dimana
partisipan lain tidak saling berinteraksi. Penyelesaian masalah dalam stuktur roda cukup
efektif tapi hanya mencakup masalah yang sederhana saja.

Jaringan komunikasi Y bisa digambarkan seperti huruf Y, dimana tiga orang anggota dapat
berhubungan dengan orang-orang disampingnya seperti pada pola rantai, tetapi ada dua
orang yang hanya dapat berkomunikasi dengan seseorang disampingnya.

Jaringan komunikasi lingkaran = Tidak ada pemimpin sebagai sentral dari proses
komunikasi. Hubungan terjadi hanya antar partisipan, dan setiap partisipan terhubung satu
sama lain, sehingga isi pesan yang ada akan selalu terdistribusi dengan baik dan “berputar”.

Jaringan komunikasi bintang (menyeluruh) = Setiap partisipan mendapatkan semua jenis

pesan yang sama, dimana setiap partisipan juga saling terlibat aktif dalam interaksi.
Manajemen komunikasi ini cenderung tidak teratur karena masing-masing bisa berinteraksi
dengan bebas. Ini bisa menjadi salah satu hambatan komunikasi organisasi.

Sumber: Pakarkomunikasi.com
Alur Komunikasi

STRUKTUR
STRUKTUR
ORGANISASI
1. Hambatan Teknis
Terjadi karena media yang digunakan dalam berkomunikasi
bermasalah

2. Hambatan Semantik
Terjadi karena proses penyampaian informasi atau ide tidak efektif.
Kalimat yang digunakan multitafsir, sehingga masing-masing penerima
memiliki pemahaman yang berbeda-beda

3. Hambatan Manusiawi
Timbul dari faktor-faktor manusia, seperti emosi, prasangka pribadi, HAMBATAN
perbedaan persepsi, perbedaan umur, ketidakcakapan, dll

4. Hambatan Sosio-Antro-Psikologis
KOMUNIKASI
Terdiri dari hambatan sosiologis, antropologis, dan hambatan
psikologis. Misal seorang staff sedang terkena musibah, maka ketua
harus mengerti situasi psikologis staffnya sehingga proses komunikasi
bisa berjalan efektif

5. Hambatan Ekologis
Yaitu faktor lingkungan, seperti kondisi ramai, suara petir, hujan,
banyak kendaraan lewar, dll
 Hakikat
Motivasi
● Usaha yang dapat menyebabkan
seseorang atau kelompok bergerak
melakukan sesuatu untuk mencapai tujuan
yang dikehendaki (KBBI)
● Motivasi adalah sesuatu yang
menggerakkan seseorang ke arah suatu
tujuan tertentu.
● Motivasi penting untuk mendorong
seseorang dalam berperilaku dan bersikap
untuk mendapatkan hasil / tujuan yang
diinginkan
 Faktor yang
Mempengaruhi
FAKTOR Motivasi
INTERNA
L

FAKTOR
EKSTERNAL
 FAKTOR INTERNAL
 PERSEPSI INDIVIDU TERHADAP DIRI SENDIRI
o Persepsi seseorang terhadap dirinya sendiri akan mendorong perilaku
seseorang untuk bertindak

 HARGA DIRI dan PRESTASI

o Motivasi setiap orang dalam mengerahkan segala kemampuan untuk
mencapai prestasi yang meningkatkan harga dirinya

 HARAPAN
o Adanya harapan akan masa depan akan mempengaruhi individu dalam
bersikap dan berperilaku untuk mewujudkan harapannya

 KEBUTUHAN
o Setiap orang memiliki kebutuhan dalam hidupnya, mereka akan
termotivasi untuk melakukan sesuatu demi memenuhi kebutuhan tersebut

 KEPUASAN KERJA
o Motivasi seseorang yang muncul karena berhasil melakukan dan
menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu
 FAKTOR EKSTERNAL

Pada umumnya faktor eksternal dipengaruhi oleh kondisi lingkungan

sekitar tiap individu, contoh :

 Pekerjaan
o Jenis, sifat, maupun imbalan yang diperoleh pada suatu pekerjaan dapat
menjadi dorongan bagi tiap individu untuk bersikap

 Kelompok kerja atau Organisasi

o Kepanitiaan atau event dimana individu bergabung dapat menjadi motivasi
pendorong, seperti besarnya eksistensi suatu event, terfasilitasi akan kondisi
kepanitiaan yang kondusif, hubungan yang harmonis antar elemen, dll.

o Keluarga / Saudara
o Teman Main
o Kekasih
1. Kenalkan Misi dan Goal
Setiap anggota perlu mengetahui gambaran besar, misi, dan
Cara Menjaga

goal dari event tersebut. Karena jika tidak hanya Sebagian
anggota yang mempunyai komitmen mencapai goal, sisanya
akan merasa tidak bertanggungjawab terhadap keberhasilan
goal, juga tidak tahu harus melakukan apa untuk mencapai goal
Motivasi
dalam suatu event.
2. Libatkan Setiap Anggota Untuk Menentukan Goal Tim
 Libatkan anggota tim dengan aktif, Tanpa adanya keterlibatan
tidak akan tercipta sebuah komitmen.
3. Buat Nama Jabatan yang Membuat Bangga
 Persepsi seseorang terhadap pekerjaannya ternyata mempunyai
pengaruh besar terhadap sikap seseorang. Sikap positif akan
tumbuh jika mereka merasa berharga sehingga muncul rasa
turut memiliki tanggungjawab dalam mencapai tujuan.
4. Buatlah Atmosfir Dimana Setiap Pencapaian Diakui dan
Dihargai
5. Pendelegasian Tugas yang Tepat
6. Don’t Sweat The Small Stuff
 Dalam memonitor setiap anggota berilah space sebagai simbol
rasa kepercayaan, mereka akan merasa termotivasi karena
merasa dipercaya dan akan berusaha bertanggung jawab dalam
melaksanakan tugasnya
● Teknik ajakan (persuasi) : dilakukan dengan cara mengajak
Teknik
kelompok sasaran, dengan harapan kelompok sasaran
termotivasi untuk belajar sesuatu yang bermanfaat bagi
Memotivasi
dirinya
● Teknik rangsangan (stiulasi) : dilakukan dengan cara
memberikan rangsangan kelompok sasaran dengan imbalan
tertentu sehingga kelompok sasaran menjadi termotivasi
● Teknik sanksi atau paksaan sosial : dilakukan dengan
menekankan akibat (sanksi) yang akan dialami oleh
kelompok sasaran
● Teknik penggunaan media tertulis dan media non tertulis
- Media tertulis yang sering digunakan : bulletin,poster,
leaflet, folder, dll
- Media non tertulis yang sering dipakaih : film, kaset, siaran
radio, slide, dll
 DEFINISI
 Pengambilan
o Asal kata: Ambil/am:bil/ pegang lalu dibawa, diangkat, dsb: salah --, salah mengambil
o Pengambilan: peng.am.bil.an/proses, perbuatan, cara mengambil, pemungutan, pengutipan
dsb: contoh, yang berwenang akan memperhatikan pengambilan barang-barang di kawasan
itu
(source: KBBI)
 Keputusan
o Asal kata: putus/pu:tus/tidak berhubungan (bersambung)lagi (karena terpotong dsb)/ habis/
selesai; rampung; berakhir/ada kepastian (ketentuan, ketetapan, penyelesaian)/ hilang; tidak
ada lagi; tidak mempunyai lagi (tentang harapan, pikiran)/ mendapat; menang dsb.
o Keputusan: ke:pu:tus:an/perihal yang berkaitan dengan putusan; segala putusan yang telah
ditetapkan (sesudah didipertimbangkan, dipikirkan dsb)/ ketetapan; sikap terakhir (langkah
yang harus dijalankan)/ kesimpulan (tentang pendapat)/ hasil pemeriksaan (tentang ujian) dsb
(source: KBBI)
 KEPUTUSAN
Keputusan adalah pengakhiran dari proses pemikiran tentang apa yang dianggap sebagai
“masalah”, sebagai sesuatu yang merupakan penyimpangan dari yang dikehendaki,
direncanakan, atau dituju dengan menjatuhkan pilihan pada salah satu alternatif
pemecahannya.

KRITERIA KEPUTUSAN
 Sesuatu yang dipakai sebagai tolok ukur keoptimalan sebuah keputusan
 Bersifat Subyektif = bersifat relatif, karena keputusan diambil dari beragam opini dari
berbagai pihak
 PRINSIP DALAM
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
 Efisiensi  Ketersediaan Alternatif
Pengambilan keputusan yang efektif seharusnya dapat menyelesaikan masalah Dalam mengambil keputusan jangan hanya menyiapkan satu
tanpa menimbulkan masalah baru. Maka dari itu penting untuk memahami keputusan, namun juga menyiapkan cadangannya, agar jika
keseluruhan masalah, sehingga keputusan yang diambil dapat menghasilkan keputusan utama gagl atau sudah tidak relevan dengan
tindakan nyata yang memberi dampak untuk menyelesaikan masalah keadaan, keputusan cadangan dapat menjadi alternatif yang
dapat menggantikan secara fleksibel
 Fleksibilitas
Mudah menyesuaikan terhadap pendapat maupun kritik dari berbagai pihak saat  Adanya Kendala
akan mengambil keputusan. Juga bentuk keputusan tergantung dengan Sebelum menetapkan suatu keputusan akan lebih baik jika
karakteristik masalah yang terjadi. melakukan resiko dan konsekuensi yang mungkin muncul
Pengambilan keputusan yang terpola atau terstruktur untuk menyelesaikan akibat keputusan tersebut, sehingga jika kendala tersebut
masalah yang dapat diprediksi atau terpola. Karakteristik masalah terstruktur yaitu terjadi sudah memiliki solusi.
rutin terjadi, pasti terjadi, dan membutuhkan sedikit alternatif. Contoh : keputusan
membuat jadwal rapat rutin, jobdesk panitia, susunan organigram
Namun, bila masalah yang dihadapi bersifat insidental, tidak terpola dan tidak
dapat diprediksi maka pengambilan keputusannya juga bersifat tidak terstruktur
yang membutuhkan pemikiran-pemikiran inovatif dan kreatif. Karakteristik masalah
nya yaitu incidental, membutuhkan banyak alternatif. Contoh : saat melakukan
kolaborasi dengan komunitas atau organisasi lain, adanya konflik eksternal dengan
pihak luar, dll
  Observasi
 Merumuskan masalah secara lugas = dari hasil observasi akan
ditemukan permasalahan
 Mengajukan alternatif-alternatif = setelah selesai melakukan
LANGKAH- perumusan masalah, lalu memikirkan alternatif yang sesuai dari
permasalahan yang ada
LANGAH  Menentukan alternatif yang terbaik berdasar kriteria tertentu = ada
PENGAMBILAN banyak cara untuk mengurutkan dan menentukan alternatif terbaik

KEPUTUSAN
(dijelaskan di slide selanjutnya)  dimana alternatif terbaik ini yang
nantinya menjadi keputusan dan akan diimplementasikan untuk
memecahkan masalah
 Melakukan validasi melalui implementasi pemecahan masalah
 Merumuskan skenario pengendalian = berisi rekapan dari masalah
yang sudah dikumpulkan beserta urutan alternatif terbaik yang sesuai
untuk memecahkan masalah
• Dilihat dari poin plus minusnya = alternatif di
break down berdasar dampak positif dan
negatifnya
CARA MEMILIH
ALTERNATIF
• Dilihat dari kondisinya = memilih alternatif yang
dapat menyesuaikan atau fleksibel jika TERBAIK
diterapkan di berbagai kondisi DALAM
• Dilihat dari skala prioritas = setelah membuat PENGAMBILAN
poin plus minus dan mempertimbangkan
kondisi, alternatif keputusan dapat diurutkan
KEPUTUSAN
dengan skala prioritas, sehingga jelas terlihat
mana alternatif yang harus diterapkan duluan
Tantangan terbesar dalam pengambilan
keputusan adalah implementasinya.
Jika tidak diaplikasikan dalam suatu
kinerja bukan keputusan namanya,
melainkan sebuah niat baik.
Oleh karena itu, komitmen untuk
bertindak sesuai keputusan harus
didampingi oleh kapasitas
pelaksanaannya.
 DEFINISI
Stephen Robbins : Daniel Webber :
Konflik merupakan Konflik tidak lebih
sebuah upaya dari adanya
dengan sengaja beberapa pilihan
dibuat oleh si A
yang saling
untuk mengimbangi
dari si B dengan bersaing atau tidak
beberapa bentuk selaras
penghalang
sehingga
 Faktor Potensi
• Diri sendiri (self conflict) Terjadinya Konflik
• Tujuan

• Soal Sumber Daya

• Soal kekuasaan

• Ideologi yang berbeda

• Beranekaragam norma

• Hubungan internal dan eksternal

(sumber: perilaku organisasi, Udai Pareek)

 TRANSISI KONFLIK
INTERACTIONIS
T
Yakin bahwa HUMAN
konflik adalah RELATION TRADITIONAL
tidak hanya Meyakini bahwa
Percaya bahwa
sebuah kekuatan
positif dalam
konflik adalah semua konflik
alamiah dan tidak harus dihindari
kelompok namun
bisa dihindari
mutlak kebutuhan
pada sebuah
untuk kelompok
sebagai kelompok
pencapaian
keberhasilan
 MACAM-MACAM
 INTRAPERSONAL KONFLIK
Konflik yang terjadi di dalam diri antara diri sendiri dengan
suatu subyek yang tidak tampak (misalkan Tuhan)

 INTERPERSONAL
Konflik yang terjadi antara dua orang atau lebih, yang
biasanya tidak diatur secara formal

 ANTARA INDIVIDU DENGAN KELOMPOK

 ANTAR KELOMPOK DALAM SATU ORGANISASI
 ANTAR ORGANISASI
Konflik antara organisasi satu dengan organisasi yang
lainnya
 INDIKASI KONFLIK
• Anggota tim memberi komentar dan saran dengan penuh emosi

• Angota tim menyerang gagasan orang lain sebelum gagasan tersebut selesai

diungkapkan

• Anggota tim saling menuduh bahwa mereka tidak memahami masalah yang sebenarnya

• Anggota tim selalu beroperasi dan menolak untuk berkompromi

• Anggota tim saling menyerang secara langsung pada pribadinya

 RESPON TERHADAP KONFLIK
MELEDAKKAN MEMBERESKAN
• Konfrontasi agresif • Mengarahkan energi
• Melakukan manuver secara sehat dan
strategis langsung untuk
memecahkan masalah
• Penundaan terus-
menerus • Tidak bereaksi
secara emosional;
• “Bertempur“ pasif melakukan upaya
yang sadar untuk
menanggapinya
 DAMPAK KONFLIK
PLUS MINUS
1.Motivasi meningkat 1.Produktivitas
2.Loyalitas Menurun
meningkat 2.Kepercayaan
3.Ikatan Kelompok Merosot
Lebih Erat 3.Informasi
4.Kreativitas Dirahasiakan ->
Meningkat arus komunikasi
berkurang
5.Membantu Upaya
Mencapai Tujuan 4.Timbul masalah
• Negosiasi
PENYELESAIAN
Berunding mencari jalan tengah KONFLIK (+)
• Kolaborasi
Bekerja sama, menciptakan solusi baru

• Kompromi
Win-win solution

• Kompetisi
Bersaing mencapai tujuan
Win-lose solution, antara atasan dengan
bawahan
 PENYELESAIAN
KONFLIK (-)
• Dominasi • Mutungisme
Yang kuat menekan yang lemah Saling mengalah

• Konfrontasi • Akomodasi
Saling menghancurkan Mengalah

• Diktatorisme • Menghindari
Apa kata pemimpin
Konflik/Menunda Konflik
1. Berusaha Memahami SOLUSI ?
• Mengakui & menghargai
perasaan orang lain
• Memahami sebab timbulnya
perasaan tertentu yang
membuat orang lain bersikap
negative
• Menunjukkan empati “apa
yang bisa membuatmu lebih
baik?”
2. Berusaha Dipahami
• Menunjukkan perasaan &
kebutuhan
• Menjelaskan pandangan,
pendapat tanpa memaksakan
kehendak
 Tips !
• Tidak
mementingkan diri
sendiri (dalam
tim tidak ada
yang no. 1)
• Berorientasi pada
solusi (bertekad
menemukan solusi)
• Ulet (Pantang by : John C. maxwell
(The 17 Essential Qualities Of A Team Player)
Menyerah)
 “The trouble with life isn’t that there is no
answer, but that there are so many answers”. —
Ruth Benedict
“Thoughts give birth to actions, actions spawned a habit,
habit bore the character, and the character created fate.”
—Aristoteles
“We cannot solve our problems with the same
thinking we used when we created them.” —
Albert Einstein

“Difficulties give us the opportunity to

prove our greatness by overcoming them.” “Expect trouble as an inevitable part of life, and when it
— Meher Baba comes, hold your head high, look it squarely in the eye
and say, ‘I will be bigger than you. You cannot defeat
me.” — Ann Landers

“Many of life’s failures are people who did not realize

how close they were to success when they gave up.”
– Thomas A. Edison