Kertas kerja pemeriksaan terdiri dari semua dokumen yang dibuat sendiri dan juga yang diperoleh dari

hasil kerja auditor sebagai dasar informasi yang dipakai untuk membuat suatu kesimpulan dan opini.

1. Kertas Kerja Pemeriksaan

Dokumen yang berisi seluruh informasi yang diperoleh, analisis yang dibuat, dan kesimpulan yang
didapat selama melaksanakan audit. Kertas kerja pemeriksaan terdiri dari semua dokumen yang dibuat
sendiri dan juga yang diperoleh dari hasil kerja auditor sebagai dasar informasi yang dipakai untuk
membuat suatu kesimpulan dan opini.

2. Kegunaan kertas kerja pemeriksaan adalah sebagai berikut:

Bahan bukti dalam memebrikan pendapat dan saran perbaikan (audit report).

Membantu dalam merencanakan, menjalankan, dan mereview proses audit.

Memungkinkan atasan untuk langsung menilai bahwa pekerjaan yang didelegasikan telah dilaksanakan
dengan baik.

Membantu auditor untuk menilai hasil kerja yang telah dilakukan sesuai dengan rencana, dan
mencangkup semua aspek finansial serta operasional yang dapat dijadikan pedoman untuk memebrikan
pendapat dan saran perbaikan.

Sebagai dasar bahwa prosedur audit telah diikuti, pengujian telah dilakukan, sebab-sebab masalah
diketahui, dan akibat dari masalah diungkapkan untuk mendukung pendapat (opini) dan saran
(perbaikan yang diberikan).

Memungkinkan staf auditor lain untuk dapat menyesuaikan dengan tugas yang diberikan dari periode ke
periode sesuai dengan rencana penggatian staf audit.

Sebagai alat bantu untuk mengembangkan profesionalisme bagi Internal Audit Division.

Menunjukkan kepada pihak lain bahwa suatu pekerjaan audit telah dilaksanakan sesuai dengan standar
keahlian yang dimiliki oleh staf audit hingga laporan evaluasi akhir yang sesuai dengan “audit proses”.

3. Isi dan bentuk kertas kerja pemeriksaan

a. Isi dan bentuk kertas kerja tidak dapat ditentukan secara pasti dan standar karena sangat bergantung
pada jenis pemeriksaan yang dilakukan serta tujuan dibuatnya kertas kerja. Meski demikian, kertas kerja
pemeriksaan harus mencangkup aspek:
Perencanaan

Pengujian dan evaluasi atas kecukupan dan keefektifan dari sistem internal control yang ada

Audit prosedur yang telah dijalankan, informasi yang telah didapat, dan kesimpulan yang diambil

Review

Reporting

Follow up

b. Kertas kerja harus lengkap, termasuk bukti pendukung untuk mendapatkan suatu kesimpulan.

c. Selain hal-hal di atas, kertas kerja juga menyampaikan:

Dokumen perencanaan dan audit program

Control questionnaire, flowchart, checklist, dan narrative

Catatan dan memo hasil interview

Data organisasi, misalnya struktur organisasi dan job description

Fotokopi dari kontrak-kontrak dan perjanjian penting

Informasi tentang kebijakan operasional dan financing

Hasil dan evaluasi atas kontrol yang ada

Surat konfirmasi

Analisis atas transaksi, proses, dan saldo akun

Hasil dari prosedur analytical review

Audit report dan komentar manajemen

PICA dari Auditee

d. Media kertas kerja dapat berbentuk: kertas, disket, foto maupun media lainnya.
e. Jika auditor menggunakan informasi keuangan dalam laporannya, maka kertas kerja harus
mendokumentasikan dokumen akuntansi yang dipakai atau rekonsiliasi atas data tersebut.

f. Kertas kerja dapat dikategorikan sebagai permanent file dan current file.

4. Persiapan pembuatan kertas kerja

Kertas kerja “audit” harus rapi, jelas, ringkas dan komentar yang disampaikan harus bersifat umum
tetapi yang dapat diterima. Hindari pernyataan atas praduga yang tanpa dasar; semua komentar harus
didukung dengan data dan fakta.

Memanfaatkan laporan, daftar dan schedule yang dibuat oleh petugas dari perusahaan (yang sedang
diaudit) sangat membantu ketimbang menyalin kembali dan menyesuaikannya dengan bentuk kertas
kerja (standar audit working, paper), dengan catatan bahwa kertas kerja tersebut sudah di-review, diberi
tanda oleh staf yang mengerjakan, serta tanggal (sama seperti kertas kerja yang umum) dibuat oleh staf
audit, dan ini merupakan bagian dari kertas kerja auditor.

Kertas kerja harus dibuat dan disesuaikan dengan standar formulir yang tersedia. Penyajian yang lebih
jelas dan keterangan yang rinci harus dibuat sebagai dokumen pendukung yang disajikan secara
terpisah, dan merupakan satu kesatuan dengan kertas kerja induk (harus ada “cross reference”).

Sebagian kertas kerja hanya akan memuat daftar pertanyaan atau catatan-catatan atas diskusi yang
telah dilakukan sebelumnya, hal yang sangat penting adalah menyediakan tempat yang cukup dalam
kertas kerja untuk membuat catatan-catatan penting agar sesuatu yang dievaluasi/diperiksa diketahui
dengan jelas.

Semua schedule/ daftar-daftar dan kertas kerja harus dapat dikaitkan satu sama lain sehingga
memudahkan untuk mengidentifikasi, dan dapat dijadikan sebagai sumber informasi.

5. Filling

Semua kertas kerja audit harus di-file berurutan sesuai dengan indeks yang diberikan. Setiap file kertas
kerja harus dapat diidentifikasikan, dan pada halaman pertama tertera:

Index File-file reference

Nama Perusahaan
Subjek yang diaudit

Tempat

Tanggal kunjungan hingga selesai

Tanggal laporan

Nomor file (jika ada lebih dari satu file)

6. Pengawasan dan pengamanan

Kertas kerja yang berisi informasi rahasia perlu dijaga, diamankan, dan disimpan pada tempat yang tidak
mudah diambil atau dibaca oleh staf lain, atau orang yang tidak mempunyai kepentingan dengan
pekerjaan yang dilakukan oleh Internal Audit. Setiap staf Internal Audit wajib menjaga dan
mengamankan kertas kerja secara terus menerus.

Jika file kerja (audit working paper file) hilang, hal ini harus segera dilaporkan kepada Coprporate
Controller.

Setiap tugas yang telah selesai, semua audit file, harus dikembalikan pada tempat yang telah disiapkan.

7. Review Procedure

Semua kertas kerja harus di-review:

Diparaf/diberi tanda pada setiap kertas kerja oleh staf yang diberi tanggung jawab penugasan
(staf/Person in Charge).

Secara berkala di-review oleh Corporate Controller.

Kesimpulan yang diperoleh atas hasil audit harus diungkapkan, sedangkan file kertas kerja umumnya
berisikan bukti-bukti yang menyatakan bahwa pekerjaan audit telah selesai dan telah di-review oleh staf
yang bertanggung jawab, serta semua masalah telah diungkapkan.

8. Standar kode audit (audit tick mark)

Kode/tanda telah diperiksa (audit ticks) merupakan standar yang lazim dipakai oleh auditor dalam
melaksanakan tugas dengan maksud untuk menghemat waktu. Semua kode yang digunakan harus diberi
penjelasan di dalam kertas kerja dan harus ada hubungan dengan “Audit Program”, serta sebagai
pembuktian atas pekerjaan yang telah dilakukan (audit procedure).

Standar kode audit sebagai berikut:

Catatan:

Kode audit harus ditempatkan pada angka di mana telah dilakukan pemeriksaan sesuai dengan audit
prosedur/program, atau, jika tidak dilakukan prosedur pemeriksaan, sebaiknya pemberian tanda
tersebut diabaikan.

Pada saat memberikan kode pada buku besar (ledger cards=general ledger), jurnal entry, dan dokumen
lainnya disarankan menggunakan pulpen merah dan memberi tanda kecil yang terlihat jelas.

Penggunaan kode audit pada kertas kerja harus disertai dengan penjelasan tentang dokumen apa yang
diperiksa dan dokumen apa yang tidak tersedia. Sementara itu, transaksi yang terjadi sebagai dasar
pemeriksaan harus dibuatkan kertas kerja. Jika didapatkan suatu pencatatan atas transaksi yang tidak
umum/wajar, dokumen tersebut sebaiknya di-fotokopi dan ditelusuri hingga ke dokumen asli atas
transaksi tersebut untuk diyakinkan kebenarannya, dan dokumen itu harus di-file sebagai salah satu
kertas kerja.

9. Audit file yang permanen (permanent file)

a. Permanent file terdiri dari berbagai macam schedule dan ada hubungannya dengan setiap
pelaksanaan audit, yang pada umumnya dapat digabungkan menjadi satu dengan permanent file.
Schedule atau daftar yang diperoleh harus berupa sumber informasi yang berhubungan dengan
aktivitas, kelangsungan bisnis perusahaan, sistem, prosedur, dan ketentuan/kebijaksanaan lain yang
sangat penting untuk kepentingan audit.

b. Isi permanent file harus selalu di-review dan di-update pada setiap pekerjaan audit yang dilakukan
dan harus mengacu pada situasi terkini.
c. Dalam meng-update permanent file, beberapa dokumen (system and procedure, peraturan
perusahaan, peraturan pemerintah dan pajak, dan lain-lain) kemungkinan sudah tidak relevan lagi
dengan kondisi terkini dan masa yang akan datang. Jika ada beberapa dokumen yang didapat sebagai
bagian dari kertas kerja untuk pelaksanaan audit saat ini masih dapat dikaitkan dengan permanent file,
dokumen ini harus di-file secara terpisah di dalam permanent audit file yang baru.

d. Isi dari permanent audit file pada umumnya adalah sebagai berikut:

Struktur organisasi perusahaan

Daftar kantor-kantor cabang dan lokasinya

Daftar sewa beli serta sewa dan biaya yang dibayarkan

Daftar polis asuransi

Daftar personil perusahaan (level manajemen)

Daftar tanda tangan dari personel yang diberi wewenang serta batasan wewenang

Contoh tanda tangan

Daftar nama bank

Daftar petty cash yang diberikan kepada departemen/cabang

Daftar evaluasi pengendalian intern (internal control evaluation questionnaire)

Buku petunjuk operasional, finance, and accounting

Chart of account

Flowchart/arus dokumen semua departemen

Daftar dokumen penjualan (perjanjian), kontrak, dan standar perjanjain-perjanjian yang ada dalam
perusahaan (peraturan kepegawaian)

Rencana audit yang akan datang

10. Manfaat meng-update permanent file antara lain:

Permanent file menyajikan hubungan antara audit yang sekarang dan audit yang lalu. File ini
memungkinkan auditor sekarang untuk mendapat gambaran tentang bagaimana proses audit yang lalu
dilaksanakan. Hal ini akan menentukan cara pelaksanaan audit sekarang.

Permanent file mencangkup rencana audit yang dibuat pada awal audit dan revisi-revisinya serta
pertimbangan dalam merevisi. Hal ini akan memudahkan pembuatan perencanaan audit sekarang
dan/kemudian hari.

Permanent file adalah aset yang berharga bagi auditor untuk menghemat waktu, terutama untuk
auditor yang kurang mengenal aktivitas perusahaan yang diaudit.

11. Current working paper (current file)

Current file dibuat setiap melaksanakan audit. Kertas kerja ini harus dibuat dengan jelas dan secara
eksplisit memberikan informasi berikut:

Hasil review dari internal control dan pengembangan dari sebuah rencana audit atau update dari
planning.

Korespondensi dari Auditee untuk memulai suatu audit, konfirmasi, memvalidasi temuan, dan
mengonfirmasi semua tindakan perbaikan yang diambil.

Melakukan suatu tes untuk mencapai tujuan audit yang telah diidentifikasi.

Kesimpulan yang diambil oleh auditor dari hasil kerja.

Audit report dan distribusinya.

12. Menjernihkan temuan pemeriksaan

Temuan pemeriksaan harus didiskusikan dengan karyawan yang bersangkutan dan juga atasan langsung
pada perusahaan yang sedang diaudit. Di dalam diskusi tersebut, perhatian atas masalah yang
ditemukan harus merupakan bagian dari sasaran yang ingin dicapai oleh atasan tersebut dan bukan
menyalahkan karyawan karena yang bersangkutan melakukan kekeliruan. Jika ditemukan solusi untuk
memperbaiki catatan atau operasi perusahaan, maka harus segera dilaksanakan, bila semua pihak telah
setuju, dengan membuat catatan terpisah dari perubahan tersebut dan melaporkannya bersamaan
dengan laporan audit. Tambahan saran perbaikan akan melindungi kedua belah pihak: internal auditor
dan pihak yang diperiksa (Auditee).
13. Laporan perkembangan (progress report)

Untuk pemeriksaan yang membutuhkan awaktu cukup panjang, laporan perkembangan pemeriksaan
harus dibuat sehingga President Director/President Commissary bisa mengetahui perkembangan proses
audit yang berlangsung (exceptions noted, recommendation).