PUSKESMAS (#14)
Audit internal merupakan salah satu program mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3,
kriteria 3.1.4. EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara periodik
Pokok Pikiran:
Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaran-
sasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal
disampaikan kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen
mutu, Penanggung jawab Program/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan
sebagai dasar untuk melakukan perbaikan.
Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan Puskesmas, maka permasalahan
tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.
Elemen Penilaian:
Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan
kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan
kinerja yang ditetapkan.
Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas,
Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas
untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan
Puskesmas.
Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit
internal.
6. Wajib ditindaklanjuti
Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika tidak dapat
diselesaikan sendiri oleh Puskesmas
Pengertian Audit
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan
tujuan organisasi
Beberapa pengertian yang digunakan dalam audit:
Kriteria audit:
Bukti audit:
o Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria
audit dan dapat diverifikasi
Temuan audit:
Jenis Audit
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga
karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
o Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa
yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit
pihak pertama
o Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS
terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
o Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)
1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit)
Tujuan Audit
Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
Aktivitas Audit
1. Telaah dokumen
2. Observasi
Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit
Standar/
Unit/ Kegiatan/
kriteria Tanggal Tanggal
No sasaran Auditor proses yang
yang audit I audit II
audit diaudit
digunakan
Pelaksanaan Audit
o Mencari bukti-bukti
o Menarik kesimpulan
o Memberikan rekomendasi
Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument
pengumpulan data
Standar/Kriteri Daftar
No Fakta Temuan audit Rekomendasi
audit yang diacu pertanyaan/observasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg
tenaga puskesmas
(khususnya
tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2
SOP
penyimpanan B3
Analisis Data
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor
bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya
kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan
Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang
diaudit.
o Hasil audit
1. Latar belakang
2. Tujuan audit
3. Lingkup audit
4. Objek audit
6. Auditor
7. Proses audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
Contoh Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut
Tindak Lanjut
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk
upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit,
sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan
manajemen
Uraian
Bukti – Bukti Obyektif Metode Audit
Ketidaksesuaian
Perencanaan Wawancara
belum (jelaskan bukti/fakta-fakta yang mendukung) Periksa
dilakukan dokumen/rekaman
berdasarkan
masukan dari
sasaran dan
lintas sector
Capairan
kinerja K1 dan
K4 belum
sesuai dengan
standar yang
ditetapkan
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan
dengan waktu
penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan)
Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)
(lakukan analisis sehingga ditemukan akar masalahnya……)
Tanggal:
Sebelum kaji banding dalam akreditasi sebaiknya teman-teman menyiapkan instrumen kaji
banding puskesmas, rencana pelaksanaan kaji banding, kerangka acuan kaji banding. Ada
baiknya juga dilakukan evaluasi internal sebagai acuan bagian mana saja yang akan
diperbaiki nanti. Saya coba mendeskripsikan hal tersebut untuk memudahkan teman-teman
dalam pelaksanaannya nanti.
Ini berfungsi untuk mengukur berapa besar biaya nanti yang akan dikeluarkan dalam
pelaksanaan kahi banding tersebut.
Tentukan waktu yang tepat termasuk administrasinya ( surat tugas, surat permohonan
kaji banding ke puskesmas yang di tuju, nota dinas bila perlu, stake holder terkait bila
memungkinkan ). Rencanakan waktu sebaik mungkin. Bila memungkinkan semua
penanggung jawab bab dapat ikut serta sehingga dapat mempelajari secara
menyeluruh.
2. Kerangka acuan kaji banding. Membuat kerangka acuan sesuai petunjuk yang
sudah ada.
3. Instrumen kaji banding. Adalah alat bantu yang akan di gunakan pada saat kaji
banding misalnya ( ceklist wawancara, kamera, quisioner, bahan persentasi, diskusi
personal dan observasi ).
1. Laporan kaji banding. Tim akreditasi membuat laporan perjalanan dinas yang isi
nya memuat tentang apa saja yang dikerjakan pada saat kaji banding ( misalnya,
diskusi apa saja, diterima siapa, hal apa saja yang di dapat dan akan diterapkan di
puskesmas ).
2. Rencana perbaikan. Membuat rencana dan time line pelaksanan perbaikan setelah
kajibanding.
4. Hasil evaluasi kaji banding. Membuat laporan matrik hasil evaluasi kaji banding.
INSTRUMENKAJIBANDING
KE PUSKESMAS XXX KABUPATEN XXX
TAHUN ……
3. Menggali informasi tentang penyusunan kelengkapan pedoman tata naskah terkait dengan
dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasiXXX KabupatenXXX.
Mengetahui,
Kepala Puskesmas XXX
..................................
NIP.