M AT ER I SU PLEMEN PEN G ETAH U AN PEM BEKAL AN KEPR O F ESI AN

TEKNIK PELAPORAN
2018
( 1 J P)
BALAI PENERAPAN TEKNOLOGI KONSTRUKSI
DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
 PENDAHULUAN

D A F TA R I S I PENGUMPULAN DATA

PENGOLAHAN DATA

| 2
PENDAHULUAN

| 3
Laporan dalam suatu proyek pekerjaan instalasi mekanikal / elektrikal yang sedang berlangsung sangat dibutuhkan oleh

seorang manajemen operasi. Laporan harus disusun secara periodik dan teratur disertai dengan

masalah yang sedang dihadapi dan usulan solusi dengan alternatifnya. Laporan yang disampaikan tepat waktu
akan menolong menghindari penyimpangan makin jauh dan mencegah timbulnya biaya yang tidak semestinya ataupun
mulurnya jatah waktu yang ditetapkan.

| 4
LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN LAPORAN YANG
BAIK DAN RAPIH

Laporan yang harus disiapkan oleh seorang pengawas pelaksana untuk

disajikan kepada “manajemen operasi” (atasannya langsung) harus bersifat
objektif atas dasar fakta-fakta yang berkembang selama pelaksanaan
pemasangan lift atau eskalator.;

Laporan harus meliputi kemajuan (progress) pelaksanaan, rencana tahapan

berikut yang akan digarap, kesulitan, penyimpangan dan tentative solusi yang
perlu diusulkan dan kesimpulan singkat;

Laporan tidak perlu basa-basi bergaya sastra agar indah atau enak dibaca, tetapi
tidak pula perlu kata-kata kasar makian ataupun sebaliknya kata-kata pujian
harus dihindari. Sistimatika bentuk laporan disusun dengan nomor-nomor
masalah dan terutama dalam bentuk-bentuk daftar formulir yang baku yang
ditetapkan oleh atau dari perusahaan;
| 5
LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN LAPORAN YANG
BAIK DAN RAPIH

Laporan harus diisi lengkap dengan kata-kata dan fakta-fakta. Jika ada daftar
yang tidak ada kaitannyapun harus diberi tanda N/A (not available atau not
applicable), atau diisi TAK (tak ada kaitannya;

Laporan dibuat secara berkala teratur (rutin) dengan bentuk-bentuk khas

mingguan, bulanan, dan laporan akhir (final report), atau komisioning saat
pekerjaan selesai;

Laporan akhir dapat pula disertai dengan pendapat atau usulan dari site
supervisor atas dasar pengalamannya, agar kelak proyek-proyek yang akan
datang lebih berhasil dengan baik.

| 6
PENGUMPULAN
DATA
Data Laporan Harian
Laporan harian mencakup informasi harian mengenai :
 Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;
 Bahan: jenis dan jumlah;
 Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;
 Perubahan desain, gambar rencana;
 Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;
 Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan
kuantitas pekerjaan terlaksana;
 Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;
 Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap
untuk satu obyek yang sama;
 Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.
| 8
 Data Laporan Mingguan

Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan

(volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan
memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan
deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.

Selain hal tersebut diatas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas
identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan
permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya
pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang
telah ditetapkan dalam rapat mingguan.

| 9
 Data Laporan Bulanan

Laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai kemajuan

pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen,
yang antara lain terdiri dari:

Ringkasan Sketsa Perbandingan Sertifikat dan Foto Review

kemajuan kemajuan realisasi dan perincian dokumentasi, design, CCO,
pelaksanaan rencana
pekerjaan; pelaksanaan kemajuan
pembayaran rangkuman dan
pekerjaan; pelaksanaan bulanan; kondisi cuaca perubahan
pekerjaan harian, Kontrak (bila
(kurva-S), serta ada);
deviasi yang
terjadi; | 10
 Data Laporan Direksi Teknis
Laporan Direksi Teknis mencakup informasi harian mengenai :

 Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report)  Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh
dibuat oleh personil inti (key personel), mulai dari inspector, kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang telah
Engineer (highway, material, bridge, dan structure), site dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan
engineer (Engineer Representative), Pemimpin sementara (PHO)
Proyek/Bagian Proyek. Laporan Bulanan diperlukan  Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan
sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman diserahkan kepada Pemimpin Proyek l atas
data. kejadian-kejadian yang tidak terduga
 Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan
yang berisi hasil kemajuan pekerjaan triwulan.
Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi oleh
kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah
disusun sebelumnya.

| 11
 Data Laporan Akhir Proyek
Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi teknis,
dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan sampai
dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain terdiri dari:
o Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa pekerjaan;
o Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan
o Lampiran tambahan, terdiri dari
• I
C
O
N

Sertifikat Berita Acara Gambar terlaksana Dokumentasi photo pada

Berakhirnya Masa Penyerahan Akhir (as-built drawing); kondisi awal, selama masa
Pemeliharaan; (FHO); dan pelaksanaan, dan akhir
pekerjaan
| 12
 Tugas dan Tanggung Jawab Pembuat Laporan

Setiap jenis laporan seperti tersebut diatas, kecuali laporan direksi teknis dan
laporan akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses
sebagai berikut:

Dibuat oleh penyedia jasa,

Add Image

Diperiksa oleh direksi teknis, dan

Add Image
Disetujui oleh direksi pekerjaan Add Image

13
Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana

Diperiksa untuk
Dibuat
mendapat
langsung oleh
persetujuan
direksi teknis,
direksi
dan
pekerjaan.

14
Arsip Dokumen Pelaksanaan
Pekerjaan
Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan,
penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara
dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal
10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan
untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan :
a. UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi
b. PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi
Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan
diserahkan kepada penyelenggara jalan, antara lain terdiri dari:
a. Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;
b. Seluruh laporanpelaksanaan pekerjaan;
c. Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;
d. Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;
e. Berita acara dan notulen rapat;
f. Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai
dikerjakan);
g. Gambar terlaksana (as-built drawing);
h. Laporan akhir
| 15
RUJUKAN LAPORAN
Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-ketentuan
yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut :

Peraturan
Undang-Undang Peraturan Presiden Kepmen Kimpraswil
Pemerintah

PP No. 29/2000 tentang

UU No. 18/1999 tentang Jasa
Konstruksi
Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;
Syarat Umum Dokumen Kontrak
No. 80/2003 Lampiran I, Bab II.D.2.c
Kepmen Kimpraswil No. 257/2004
mengenai Laporan hasil Pekerjaan; mengenai Syarat-syarat Umum
Kontrak, Bab IV.A.26 mengenai
Laporan Hasil Pekerjaan;

Kepmen Kimpraswil No. 349/2004

tentang Pedoman Penyelenggaraan
Kontrak Jasa

| 16
Laporan Pengawasan
Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan
proyek adalah meliputi :
 Perencanaan (Planning)
 Pengorganisasian (Organizing)
 Penggerakan (Motivating)
 Pengawasan (Controlling)

Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya

terdapat segala sesuatu yang direncanakan dari awal termasuk segala
usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan proyek, meliputi:
 Laporan Yang Dihasilkan
 Lingkup Kegiatan Pengawasan
 Sasaran Dalam Pengawasan

| 17
Permasalahan Laporan
Pada umumnya sering dijumpai permasalahan saat pembuatan laporan
suatu pekerjaan pengawasan proyek yang berkaitan dengan masalah:
1. Pembuatan Laporan
2. Pengarsipan Laporan
3. Penyebab Permasalahan
4. Solusi Penanganan Permasalahan
5. Secara garis besar, penanganan permasalahan dan peningkatan kinerja
penyusunan pelaporan dapat difokuskan pada usaha-usaha peningkatan dalam
beberapa aspek sebagai berikut :
 Pemahaman Atas Fungsi, Dan Manfaat Serah Terima Pekerjaan
 Manajemen Penyusunan Laporan
 Koordinasi Yang Efektif
 Dukungan Substansi Laporan

| 18
PENGOLAHAN
DATA
 Berita Acara Pekerjaan (BAP) Pembayaran

 Berita acara pekerjaan dibuat atas permintaan pihak direksi proyek

PENGOLAHAN DATA sehubungan dengan tahapan pembayaran angsuran sesuai
persyaratan kontrak.
 BAP lebih cenderung sebagai persyaratan administrasi, bukan
merupakan laporan kemajuan pekerjaan.
 BAP harus diketahui / disetujui oleh CM atau pihak konsultan.
 BAP pada akhir penyelesaian yang bersifat komisioning harus disertai
dengan daftar simak (check list)

| 20
Contoh: BERITA ACARA
PEMBAYARAN

| 21
Contoh: BERITA ACARA
SERAH TERIMA
PEKERJAAN

| 22
 DAFTAR SIMAK
(Check List )

Daftar ini berlaku untuk satu (1) unit saja

Nama Pekerjaan : ……………………………………………. Jenis dan Jumlah unit : ……………...……………

Nama Proyek : ………………………………………………………………………………………………………..

Pemilik Proyek : ……………………………………………… Telp : ……………..…....

Fax : ……..……….

Pelaksanaan : tgl : ………………………….…….….….. s/d tgl : …………..………………………...….…

Dilaksanakan oleh : ………………………………………………………………………………………………….…….

Usulan dan Rekomendasi tindaklanjut

1 ……………………..…………………………………………………………………………………………………..

2 ……………………..…………………………………………………………………………………………………..

4
…………………..……………………………………………………………………………………………………..

…………………..……………………………………………………………………………………………………..
Contoh: DAFTAR SIMAK
5 ……………………..…………………………………………………………………………………………………..
(Check List)
Hasil Pemeriksaan Lapangan

No Uraian Baik & Baik Perlu Harus

sesuai tidak sesuai Koreksi ganti baru

Bagian I : Machine Room

1 Check the traction sheave, its groove, bearings, etc. ….. ….. ….. …..
2 Check the ropes at dead end hitch (if any) or at top of car ….. ….. ….. …..
3 Check the brake, brake lining/shoes, and spring pressure ….. ….. ….. …..
4 Check the motor, digital-encoder, cummutator ….. ….. ….. …..
5 Check the governor, tripping switch, ropes, retaining jaws ….. ….. ….. …..
6 Check the main switch board, fuse and the balance ….. ….. ….. …..
7 Check the earthling of motor set. ….. ….. ….. …..
8 Check the controller, connection, contact lining. ….. ….. ….. …..
9 Check oil level of machine, rubber cushions, etc. ….. ….. ….. …..

Bagian II : Inside the Car

1 Check the car call buttons : function of all switches ….. ….. ….. …..
2 Check the door gate contact and alignment. ….. ….. ….. …..
3 Check lighting and fan / ventilation. ….. ….. ….. …..
4 Check the car door shoes, door safeties, etc. ….. ….. ….. …..
5 Check the safety door edge, light curtain or light beam. ….. ….. ….. …..

| 23
No Uraian Baik & Baik Perlu
sesuai tidak sesuai Koreksi

Bagian III : On Top of the Car

1 Check inspection switch button, and emergency stop ….. ….. …..
2 Check safety railing, and other protection devices ….. ….. …..
3 Check guide shoes, its pressure and alignment. ….. ….. …..
4 Check emergency access. ….. ….. …..
5 Check thimble rod / shackle / cross B clamp. ….. ….. …..
6 Check rope tension and any defect or corrosion ….. ….. …..
7 Check car sheave (if any). ….. ….. …..
8 Check landing door, hanger, contact and lining. ….. ….. …..
9 Check the safety-device linkages and the tripping switch. ….. ….. …..
10 Check upper limit switches, direction switches ….. ….. …..
Contoh: DAFTAR SIMAK
Bagian IV : In Pit
1
2
Check safety guard of counterweight.
Check the governor idle-sheave.
…..
…..
…..
…..
…..
…..
(Check List)
(lanjutan)
3 Check the safety device (safety block). ….. ….. …..
4 Check the depth of the pit the refuge space ….. ….. …..
5 Check the lower limit switches. ….. ….. …..
6 Check the cat-ladder. ….. ….. …..
7 Check lighting, emergency stop switches ….. ….. …..
8 Check compensation and its tension sheave ….. ….. …..

Bagian V : At Landing Hall

1 Check every door panels and guide shoes,and door speed ….. ….. …..
2 Check the hall call buttons, position indicators ….. ….. …..
3 Check the hall lantern (if any), arrival gong (chime) ….. ….. …..
4 Check the car leveling. ….. ….. …..
 Contoh Formulir No.2
KONTRAKTOR
PT. FADILAT ELEVATOR REKATAMA
INSTALASI LIFT / ESKALATOR
NO. : …………………………..
LOKASI SEKTOR : ………
LAPORAN MINGGUAN KEMAJUAN PEKERJAAN
LAPORAN MINGGU KE : UNTUK PERHATIAN
PERIODE : Construction Mgt
PAKET : Direksi Proyek
Intern

NO. URAIAN PEKERJAAN VOL SAT BOBOT PER % MNG LALU PER % MNG INI KOMULATIF
FISIK BOBOT FISIK BOBOT FISIK BOBOT

A PEKERJAAN PERSIAPAN
a. Pemasangan Scaffolding Lot 0,50
b. Pemasangan template (lood) Lot 0,20
c. Shop drawing & data lapangan Lot 0,20
d. Mobilisasi, Material handling Lot 2,00
2,90
B PEKERJAAN MEKANIK
a. Pemasangan braket rail Buah 6,10
b. Pemasangan guide rail Buah 10,25
c. Setting mesin Set 15,25
d. Car assembling Set 19,10

LAPORAN KEMAJUAN
e. Ropping Set 5,05
f. Setting counterweight Set 10,20
g. Pemasangan jamb & pintu Set 12,20
h. Governor & safety Set -
78,15

Laporan rutin harus disiapkan untuk tiap-tiap periode C. ELECTRIK

a. Setting controller Unit 5,50
b. Wirring & Fixtures Unit 2,95
c. Adjusting Unit 2,15

satu minggu, pada akhir minggu (hari Sabtu) dan D.

d. Testing / Uji Coba

PEKERJAAN TAMBAHAN
Unit 3,00
13,60

a. Penarikan Cable power Meter 1,25

diserhakan kepada Construction Management atau

b. Grouting / bobok Lot 0,95
c. Pengadaan sub panel Buah 0,20
d. Instalasi penerangan R.M Buah 0,20
e. Tangga monyet Buah 0,90

pemilik proyek (dimana perlu). Ulasan kemajuan

f. Gudang material Buah 0,95
g. Pintu ruang mesin Buah 0,90
h. Lain-lain Lot -
5,35
JUMLAH 100

pekerjaan dapat ditulis secara singkat apakah lancar

Kemajuan pekerjaan telah mencapai prosentase sebesar …. % Minggu yang lalu …. %

atau ada halangan selama minggu terakhir. Lihat Ulasan dan Keterangan :
………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………….

contoh formulir no.2.

Demikianlah laporan pekerjaan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya

Mengetahui, Dibuat oleh Kontraktor Pelaksana

Construction Management PT. Fadilat Elev ator Rekatama

( …………………………….. ) ( ……………………….. )

| 25
LAPORAN LISAN
Dalam kenyataan yang terjadi dilapangan seorang site supervisor harus segera melapor
keatasannya secara lisan melalui telpon. Dalam hal ini laporan harus diikuti dengan
konformasi tulisan dan dikirim melalui facsimile atau kurir. Terutama menyangkut angka-
angka, data teknis dan jumlah biaya. Bentuk konformasi laporan lisan dapat berupa
contoh formulir no.1, sebagai berkut :

KONFORMASI LAPORAN LISAN

1. Tanggal dilaporkan : …………………. Jam : ………………..
2. Dari (nama) :
3. Nama Proyek :
4. Untuk perhatian :
Manajer operasi Superintendent
Bagian logistik Bagian teknik pendukung
5. Sifat : Segera Keadaan darurat Biasa
Keputusan, perlu / tidak perlu
6. Isi Laporan dan Usulan : ………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Tertanda,
Site Supervisor
Nama :

| 16
LAPORAN BULANAN KONTRAKTOR
PT. FADILAT ELEVATOR
LAPORAN BULANAN KEMAJUAN PEKERJAAN
LAPORAN BULANAN KE : UNTUK PERHATIAN

Laporan berkala bulanan adalah

INSTALASI LIFT / PERIODE : CONSTRUCTION MGT
ESKALATOR PAKET : INTERN
NO. :

merupakan kesimpulan global dari LOKASI SEKTOR :

Kemajuan pekerjaan :
ke-4 laporan periode mingguan Telah tercapai …………..…..%,
Terdiri dari :
Tertinggal/mendahului ……….. hari

1) Pekerjaan Mekanik ……....%, Seharusnya ………. %

terdahulu yang telah terlaksana. 2) Pekerjaan Elektrik ……....%, Seharusnya ………. %
3) Pekerjaan Tambah ………%, Seharusnya ………. %
Biasanya laporan bulanan hanya 4) Perlu perpanjangan waktu …….……….. hari
5) Alasan perpanjangan waktu ……………

dilakukan untuk proyek-proyek besar 6) Ulasan : ……………………………………………………………………

…………………………………………………………………….
Tertanda,
dimana terdapat beberapa kelompok- Site Supervisor

kelompok lift dalam beberapa sektor Nama :

dari bangunan.

| 16
 RAPAT PROYEK
 Rapat proyek perlu diadakan dengan pihak CM dan Direksi
Proyek membahas laporan bulanan kemajuan pekerjaan
ataupun membahas kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul.
Rapat sebaiknya dipimpin oleh CM, tetapi notulen rapat
sebaiknya ditulis oleh site supervisor.
 Notulen rapat mencakup : tanggal rapat lokasi ruang rapat,
daftar hadir, acara (pokok-pokok) pembahasan, kesimpulan dan
rencana tindakan (action plan) oleh siapa dan kapan
terselesaikan. Notulen harus disebarkan ke semua pihak yang
berkepentingan dengan tanda terima.

| 28
balaiptk@gmail.com sibimakonstruksi@gmail.com

TERIMA KASIH

BALAI PENERAPAN TEKNOLOGI KONSTRUKSI

DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT