DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

E. URAIAN PENDEKATAN, METODOLOGI DAN PROGRAM KERJA

E.1. Pola Pikir Pendekatan

Pola pikir pendekatan merupakan salah satu upaya untuk menentukan metodologi yang
tepat bagi pelaksanaan pekerjaan. Dengan mengacu pada Kerangka Acuan Kerja dan
berpedoman pada metodologi yang tepat diharapkan pelaksanaan pekerjaan “Bantuan
Teknis Balai” ini dapat dilaksanakan dan diselesaikan secara efektif dan efisien. Untuk dapat
mencapai tujuan tersebut maka dalam melaksanakan pekerjaan ini konsultan akan
menerapkan pola pikir pendekatan sebagai berikut :
 Pemahaman terhadap KAK dan materi layanan yang diperlukan.

 Pemahaman terhadap isu permasalahan yang ada dalam pelaksanaan manajemen proyek,
khususnya dalam pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan di lingkungan
Wilayah Kerja BBPJN XV yang mencakup :

 sistem dan metode monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan/proyek, metode

pemetaan permasalahan yang ada, sistem manajemen data dan informasi serta
pelaporan, sistem database jalan dan jembatan, SDM pelaksana sistem manajemen
proyek;
 hubungan kelembagaan antar institusi terkait, antara tim Bantek Balai dengan institusi
terkait maupun antara institusi dengan organisasi profesi yang terkait dalam
pelaksanaan proyek dan pengendalian pelaksanaan proyek;
 kebutuhan penanganan dan metode penanganan terhadap permasalahan yang ada;
 norma/standar/pedoman/tatacara/spesifikasi teknik untuk pekerjaan jalan dan
jembatan serta peraturan-peraturan/ketentuan-ketentuan yang berlaku yang terkait
dengan pengadaan dan pelaksanaan jasa konstruksi dalam bidang prasarana jalan dan
jembatan.
 Kajian teknis secara umum guna menetapkan rencana kerja dan metode pelaksanaan
pekerjaan yang tepat dan efektif.

 Pengumpulan data mengenai proses dan hasil pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan
jembatan secara rutin, terinci dan tepat waktu sebagai masukan untuk kegiatan monitoring
dan evaluasi.

 Monitoring dan evaluasi proses dan hasil pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan
Jembatan;

Halaman
E-1
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan
Jembatan, pemetaan permasalahan dan pemberian saran/masukan/rekomendasi secara
tepat waktu guna penyelesaian permasalahan.

 Pengembangan pengolahan pelaporan data kedalam sistem database.

 Pengembangan dan updating database jalan dan jembatan.

 Penyiapan dan penyampaian laporan.

E.1.1. Pendekatan Pelaksanaan Amanat KAK

Yang di amanatkan oleh Kerangka Acuan Kerja adalah sebagai berikut:

E.1.1.1. Lingkup Kegiatan

Luasan wilayah pekerjaan yang akan dilakukan meliputi Lingkup BBPJN XV, dalam
pelaksanaan pekerjaan ini akan melibatkan pihak-pihak sebagai berikut :
1. Satker Fisik/PPK yang menangani paket-paket antara lain :

 Pemeliharaan rutin jalan dan jembatan;

 Paket berkala/rehabilitasi jalan dan jembatan;
 Paket rekonstruksi jalan dan jembatan;
 Paket peningkatan kapasitas jalan;
 Paket Pelegeran Jalan.
2. Satker BBPJN XV, yang menangani paket-paket antara lain :

 Paket perencanaan jalan dan jembatan;

 Paket pengawasan jalan dan jembatan.

E.1.1.2. Lingkup Pekerjaan

1. Pembinaan, pengendalian dan monitoring semua kegiatan tahun berjalan pada masing-
masing seksi, meliputi :
 Pra kontrak;
 Executive summary report, meliputi data kontrak, pekerjaan utama, progress fisik dan
keuangan, kegiatan yang sedang berlangsung serta permasalahan yang terjadi;
 Perencanaan Konsultan;
 Pengawasan Konsultan;
 Pengelolaan Leger jalan;

Halaman
E-2
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Audit keselamatan jalan/Laik Fungsi Jalan;

 Proses Kelaikan AMP;
 Penerapan sistem manajemen mutu, sistem manajemen keselamatan dan kesehatan
kerja, sistem manajemen lingkungan;
 Peta program/paket.
Inventarisasi data sekunder terhadap kontrak-kontrak yang sedang berjalan, kegiatan dalam
proses pelelangan pada semua unit kerja di lingkungan BBPJN XV serta membantu memberi
masukan permasalahan yang membutuhkan T3 (Tindak Turun Tangan).
2. Memetakan permasalahan yang ada meliputi permasalahan pra kontrak, permasalahan
teknis serta permasalahan administrasi dan kualitas.
3. Melakukan evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan yang terindikasi
dalam proses monitoring dan membuat suatu analisa atas evaluasi tersebut sebagai
masukan kepada pengguna jasa, melalui laporan dan paparan kepada BBPJN XV termasuk
evaluasi dan pengendalian analisa harga satuan, pelaksanaan penilikan jalan dan
pengendalian pemanfaatan bagian-bagian jalan.
4. Membantu dalam penyelesaian jika terjadi masalah pada penyelenggaraan kontrak jasa
konstruksi yang terkait dengan klaim, perselisihan kontrak dan pemutusan hubungan
kontrak.
5. Membantu memberikan rekomendasi terhadap usulan Review Design, perpanjangan waktu
di tingkat BBPJN XV.
6. Membantu dalam persiapan, penyusunan materi dan pelaksanaan bimbingan teknis/diskusi
di lingkup BBPJN XV.
7. Mengevaluasi hasil tes/uji coba terhadap jenis pekerjaan (material) sesuai kebutuhan dan
job mix formula pekerjaan utama jalan dan jembatan yang telah dibuat oleh pihak terkait.
8. Menyiapkan bahan dan mempresentasikan laporan kegiatan secara berkala disertai data
pendukungnya untuk BBPJN XV.

E.1.2. Pendekatan Langkah Kerja

Secara umum, pekerjaan Bantuan Teknis Balai ini dapat dikelompokkan menjadi 10
(sepuluh) kegiatan utama sebagai berikut :
D1 Persiapan;
D2 Monitoring semua Kegiatan Tahun Berjalan;
D3 Pemetaan Permasalahan;
D4 Evaluasi & Analisa Permasalahan;

Halaman
E-3
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

D5 Masukan/Saran Atas Permasalahan Yang Ada;

D6 Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data kedalam Database;
D7 Melakukan Manajemen Informasi;
D8 Bantuan dan Advis Teknis & Administratif;
D9 Alih Pengetahuan (bila diperlukan oleh Pengguna Jasa);
D10 Manajemen Pelaporan.
Masing-masing tahapan kegiatan utama tersebut di atas terdiri dari sub-sub kegiatan yang
diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini :
D1 Kegiatan Persiapan, mencakup :
1) Mobilisasi;

2) Koordinasi dan konfirmasi dengan Pengguna Jasa dan instansi-instansi/pihak-pihak

terkait;
3) Inventarisasi Undang-Undang dan/atau Peraturan Perundang-undangan yang
berlaku dan terkait dengan pengadaan barang dan jasa dan pelaksanaan jasa
konstruksi khususnya dalam bidang prasarana jalan dan jembatan;
4) Inventarisasi Norma, Standar, Pedoman, Tatacara dan Spesifikasi Teknik yang
berlaku untuk pekerjaan prasarana jalan dan jembatan.
5) Inventarisasi Pedoman/Petunjuk/Metode/Alat Bantu yang relevan untuk
pelaksanaan manajemen proyek, terutama untuk pekerjaan prasarana jalan dan
jembatan.
6) Inventarisasi laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan Bantuan Teknis Balai yang
pernah dilaksanakan, utamanya di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV, serta laporan
hasil kegiatan pengendalian pelaksanaan pekerjaan dan kualitas pekerjaan
konstruksi (pekerjaan jalan dan/jembatan) yang pernah ada.
7) Inventarisasi data-data dan informasi lain yang terkait.

8) Penyusunan/penajaman Rencana Kerja Terinci.

D2 Monitoring Semua Kegiatan Tahun Berjalan, mencakup :
1) Penyiapan metode dan alat bantu monitoring pelaksanaan pekerjaan.

2) Inventarisasi data sekunder pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan

pada semua unit kerja di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV.
3) Identifikasi dan Indikasi Permasalahan, mencakup :

 Identifikasi dan indikasi permasalahan dalam kegiatan/proses pelelangan/pra-

kontrak.

Halaman
E-4
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kontrak yang sedang

berjalan.
4) Membantu memberi masukan mengenai permasalahan yang membutuhkan Tindak
Turun Tangan (T3).
D3 Pemetaan Permasalahan, mencakup :
 Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses/pelaksanaan kegiatan
pelelangan/pra-kontrak.
 Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses pelaksanaan
kegiatan/kontrak yang sedang berjalan.
D4 Evaluasi dan Analisa Permasalahan, mencakup :
 Evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan yang telah
diidentifikasi dan diindikasikan dalam proses Monitoring.
 Membuat analisa atas evalausi yang telah dilakukan.
D5 Memberikan masukan/saran/rekomendasi atas Permasalahan yang ada, mencakup :
 Memberikan masukan/saran penyelesaian atas permasalahan yang muncul dalam
proses pelelangan/pra-kontrak, yang diidentifikasi dalam tahap kegiatan
Monitoring.
 Memberikan masukan/saran penyelesaian atas permasalahan yang muncul dalam
proses pelaksanaan kontrak, yang telah diidentifikasi dan diindikasikan pada tahap
kegiatan Monitoring, termasuk permasalahan yang membutuhkan tindak turun
tangan (T3) yang diperlukan.
 Masukan/saran
D6 Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data Kedalam Sistem Database, mencakup :
 Penyiapan format-format laporan data yang aplikatif dengan sistem database jalan
dan jembatan yang telah ada.
 Penyajian data-data yang diperoleh dari hasil kegiatan monitoring kedalam format-
format laporan data yang telah disiapkan (yang aplikatif dengan sistem database).
D7 Melakukan Manajemen Informasi, mencakup :
 Konsultan menyiapkan sistem manajemen informasi dalam pengelolaan data (peta,
kurva, foto, film, dokumen lainya) yang telah dikumpulkan.
 Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan
semua informasi yang diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan
kepada penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.
 Mengembangkan/memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan
masukan berupa harga satuan dimasing-masing daerah.

Halaman
E-5
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Pelaksanaan Jalan

Nasional.
D8 Bantuan dan Advis Teknis dan Administratif, mencakup :
 Membantu memberikan advis atas usulan review desain dan/atau perpanjangan
waktu kontrak Pelaksanaan Jalan Nasional;
 Proaktif dalam mengevaluasi prosedur variasi kontrak untuk CCO atau Addendum
Kontrak.
 Membantu dalam penyiapan data dan bahan/laporan untuk presentasi atau
peresmian yang diperlukan.
 Bantuan teknis dalam penyiapan peta jalur lebaran dan tahun baru, sehubungan
dengan adanya blackspot pada lokasi-lokasi tertentu di ruas jalan nasional.
D9 Alih Pengetahuan
Apabila dipandang perlu/diminta oleh Pengguna Jasa, maka tim Bantek Balai akan
mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi dan seminar terkait dengan substansi
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada staf di lingkungan
organisasi Pejabat Pembuat Komitmen.
D10 Manajemen Pelaporan, mencakup :
Penyiapan laporan hasil kegiatan dalam bentuk Laporan Pendahuluan, Laporan Dua
Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Teknis/Khusus, Konsep Laporan Akhir dan
Laporan Akhir.

Halaman
E-6
 GAMBAR 2.1
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS
BAGAN ALIR METODOLOGI PELAKSANAAN PEKERJAAN
Gambar E.1. Bagan Alir Pelaksanaan
KONSULTAN Pekerjaan
MANAJEMEN PROYEK (CORE TEAM) BPJN IX MALUKU DAN MALUKU UTARA

D1 D2 MONITORING DAN EVALUASI

PERSIAPAN
D2.3
Mobilisasi D2.2
Inventarisasi Data Identifikasi Permasalahan
D2.1
Koordinasi Skunder
Penyiapan Metode dan Kegiatan/Proses Pra
Alat Bantu Monitoring Data Kegiatan/Proses Pra
Kontrak
Inventarisasi Kontrak
Konsep Metode Kegiatan Kontrak yang
NSP, UU dan Monitoring yang Efektif Data Kegiatan Kontrak
sedang berjalan
Peraturan yang sedang berjalan
Format-format hasil
Monitoring yang aplicable Peta Program/Paket
Inventarisasi
dengan Database D2.4
Data/Laporan Hasil
Bantuan Saran atas
Pekerjaan Serupa Data lain yang terkait
Format Laporan Terkait Permasalahan yg
yang Pernah Ada
membutukan Tindak Turun
Tangan (T3)
Penyusunan Rencana
Kerja Terinci

D3 PEMETAAN PERMASALAHAN D6 D7
(Teknis, Administrasi, Kualitas) PENGEMBANGAN PENGOLAHAN MEMBANGUN
Kegiatan/Proses Pra Kontrak DATA KEDALAM DATABASE SISTEM INFORMASI

Kegiatan Kontrak yang sedang

berjalan D8 BANTUAN & ADVIS
TEKNIS/ADMINSTRATIF

D4 Evaluasi atas Usulan Review

EVALUASI DAN ANALISA
PERMASALAHAN SECARA Evaluasi Prosedur Variasi Kontrak
untuk CCO/Addendum Kontrak
KONPREHENSIF
Bahan/Laporan untuk
Presentasi/Peresmian D9
D5 ALIH PENGETAHUAN
Advis terkait Masalah Klaim (bila diperlukan/Diminta
MASUKAN/SARAN PENYELESAIAN Perselisihan Kontrak/Pemutusan
ATAS PERMASALAHAN YANG ADA Pengguna Jasa)
Hubungan Kontrak Jasa Konstruksi

D10 MANAJEMEN PELAPORAN

Penyiapan dan Penyerahan Laporan-laporan :

- Laporan Pendahuluan
- Laporan Dua Mingguan
- Laporan Bulanan
- Laporan Teknis/Khusus
- Laporan Akhir

Halaman
E-7
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

E.2. Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan

Berdasarkan kronologis tahapan pelaksanaan kegiatan tersebut di atas, konsultan menyusun

metodologi pelaksanaan pekerjaan secara logis dan cermat dengan mempertimbangkan
segala aspek yang terkait guna mencapai tujuan dan sasaran pelaksanaan pekerjaan secara
optimal dan hasil pekerjaan dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan di dalam
Kerangka Acuan Kerja.
Secara lebih jelas, alur metodologi pelaksanaan pekerjaan Bantuan Balai ini diilustrasikan
dalam Gambar E.1 Bagan Alir Metodologi Pelaksanaan Pekerjaan.

E.2.1. D1-Kegiatan Persiapan

Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Bantuan Teknis Balai, pada tahap Persiapan ini
meliputi :
1. Mobilisasi, yang akan mencakup kegiatan-kegiatan :

 Mobilisasi personil tim Bantek Balai;

 Penyiapan kantor tim Bantek Balai dan fasilitasnya;
 Penyiapan peralatan pendukung pelaksanaan pekerjaan.
2. Koordinasi awal, mencakup :

a. Koordinasi internal tim Bantek Balai :

Agenda dari kegiatan koordinasi internal tim Bantek Balai ini mencakup :
 Aspek-aspek penting yang disebutkan di dalam Kerangka Acuan Kerja (antara lain :
latar belakang, maksud, tujuan dan sasaran, lingkup kegiatan, lokasi kegiatan, out
put&outcome dari kegiatan, sistem pelaporan, dll.);
 Metode monitoring yang akan diterapkan;
 Mekanisme koordinasi internal Tim;
b. Koordinasi dengan Pengguna Jasa dan instansi-instansi/pihak-pihak terkait, antara lain :

 Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional;

 SNVT beserta PPK terkait;
 Dinas/Sub Dinas PU Propinsi dan Kabupaten/Kota terkait (khusus untuk kegiatan
pekerjaan yang ada kaitan pendanaan dengan Pusat);
 Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait.
Kegiatan koordinasi awal dengan instansi-instasi/pihak-pihak terkait dimaksudkan untuk :
 Pemberitahuan kepada semua instansi/unsur terkait mengenai keberadaan tim Bantek
Balai dan hal-hal yang terkait dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan tim

Halaman
E-8
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

Bantek Balai sehubungan dengan pelaksanaan tugas jasa konsultansi Bantuan Teknis
Balai ini;
 Mendapatkan pemahaman dan pengertian yang sama mengenai misi dan visi dari
pelaksanaan pekerjaan jasa konsultansi ini;
 Konfirmasi dan pengumpulan data/informasi awal dan masukan-masukan yang terkait
dengan proses dan hasil pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Jalan dan Jembatan, baik yang
pernah dilakukan pada waktu sebelumnya maupun harapan-harapan yang ingin
diwujudkan di masa mendatang.
3. Inventarisasi Undang-Undang dan/atau Peraturan Perundangan yang berlaku dan terkait
dengan penyelenggaraan dan pelaksanaan pekerjaan prasarana jalan dan jembatan, antara
lain :
 Undang-Undang No. 38 Tahun 2004 tentang Jalan;
 Undang-Undang No.18 Tahun 2000 tentang Jasa Konstruksi;
 Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2006 tentang Jalan;
 Keppres No. 80 Tahun 2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah;
 Ketentuan-ketentuan hukum kontrak yang mengatur tentang Klaim maupun pemutusan
hubungan Kontrak;
 Peraturan/Perundangan lain yang terkait, seperti ketentuan mengenai keselamatan
jalan (road safety), ketentuan mengenai pengendalian lingkungan, dll.
4. Inventarisasi Norma, Standar, Pedoman, Manual yang berlaku untuk pekerjaan prasarana
jalan dan jembatan, khususnya di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, antara lain :
 Tatacara/prosedur/standar teknis pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan jalan dan jembatan;
 Tatacara/prosedur administrasi penyelenggaraan proyek;
 Pedoman/panduan pelaksanaan manajemen proyek;
 Pedoman/panduan sistem manajemen data dan pengelolaan database jalan dan
jembatan di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga;
 Spesifikasi Teknik untuk pekerjaan jalan dan jembatan yang berlaku;
 Gambar-gambar Standar untuk pekerjaan jalan dan jembatan;
 Tatacara/prosedur pelaksanaan design review dan CCO;
 Manual dan Modul Road Design System, Direktorat Jenderal Bina Marga;
 Dan lain-lain.

Halaman
E-9
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

5. Inventarisasi alat bantu yang relevan untuk pelaksanaan Bantuan Teknis Balai, terutama
untuk pekerjaan pembangunan prasarana jalan dan jembatan, sebagai contoh : software
MS Project sebagai alat bantu untuk monitoring dan pengendalian pelaksanaan pekerjaan.
6. Inventarisasi laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan Bantuan Teknis Balai yang pernah
dilaksanakan, utamanya di lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur,
Direktorat Jenderal Bina Marga, serta laporan hasil kegiatan pengendalian pelaksanaan
pekerjaan dan pengendailan mutu (pekerjaan jalan dan/jembatan) yang pernah di lakukan.
7. Inventarisasi data-data dan informasi-informasi lain yang terkait.

8. Pengarsipan secara terstruktur dokumen-dokumen yang telah dikumpulkan pada tahap

persiapan maupun yang diinventarisasi selama berlangsungnya kegiatan.
9. Penyusunan/penajaman Rencana Kerja Terinci.

E.2.2. D2-Monitoring Semua Kegiatan Tahun Berjalan

Kegiatan monitoring ini dimaksudkan untuk menjamin tersedianya data dan informasi
terkini mengenai proses dan hasil pelaksanaan kegitatan pekerjaan jalan dan jembatan pada
tahun berjalan, termasuk terdeteksinya secara dini setiap kendala dan permasalahan yang
muncul dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, sebagai bahan dalam pengambilan keputusan
atau tindak turun tangan yang diperlukan secara tepat waktu dan tepat sasaran terhadap
setiap permasalahan yang ada. Selain itu data yang diperoleh dari kegiatan ini juga
merupakan masukan untuk pemutakhiran database jalan dan jembatan secara rutin
(minimal satu kali pada setiap bulan) selama berlangsungnya pelaksanaan kegiatan
pekerjaan jalan dan jembatan.
Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Bantuan Teknis Konsultansi Manajemen Teknis pada
tahap ini meliputi :
D2.1 Penyiapan metode dan alat bantu monitoring pelaksanaan pekerjaan, mencakup :
 Penyiapan konsep metode monitoring kegiatan pelaksanaan Pekerjaan Jalan dan
Jembatan yang lebih efektif, mencakup kegiatan-kegiatan :
 Kajian terhadap metode monitoring yang pada saat ini diterapkan di lingkungan
Wilayah Kerja BBPJN XV;
 Kajian terhadap metode monitoring yang pernah diterapkan dalam kegiatan tim
Bantek Balai pada tahun/periode sebelumnya.
 Pengembangan metode monitoring sesuai tingkat kompleksitas dan/atau
kuantitas kegiatan, lingkup kegiatan dan sumberdaya yang ada.
 Penyiapan format-format laporan monitoring yang simpel, informatif dan aplicable
dengan sistem database jalan dan jembatan yang telah ada dan diterapkan di
lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV;

Halaman
E-10
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Penyiapan format-format laporan data lain yang terkait dengan pelaksanaan

pekerjaan jalan dan jembatan.
D2.2 Inventarisasi data sekunder pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan
yang sedang berjalan (baik paket-paket reguler TA. 2017 maupun paket-paket Multi
Years Contract yang masih berlanjut) pada semua unit kerja di lingkungan Direktorat
Jalan dan Jembatan Wilayah Timur, mencakup :
1) Data kegiatan pra-kontrak/dalam proses pelelangan, antara lain :

 Daftar nama satker dan paket pekerjaan;

 Panjang penanganan;
 Perkiraan nilai pekerjaan;
 Pagu anggaran;
 Informasi mengenai proses lelang;
 Tanggal penandatanganan kontrak;
 Data-data lain yang terkait.
2) Data Paket-paket pekerjaan yang sedang berjalan (Paket reguler/Single Year
Contract TA. 2017 maupun Multi Years Contract yang masih berlanjut), antara lain :
 Data kontrak paket-paket pekerjaan jalan dan/atau jembatan;
 Jadwal Pelaksanaan (Rencana dan Realisasi) Pekerjaan, yang umumnya disajikan
dalam bentuk grafik/Kurva-S;
 Laporan Realisasi/Progres Fisik dan Keuangan, yang terangkum di dalam
ringkasan Laporan Mingguan dan Laporan Bulanan Satker/PPK/Konsultan
Supervisi;
 Laporan kendali mutu pekerjaan struktur dan perkerasan :
 Data/laporan yang disusun oleh Konsultan Supervisi, dan

 Hasil uji petik secara random sampling terhadap ketepatan/perhitungan mix

design dan job mix formula untuk pekerjaan perkerasan jalan dan pekerjaan
beton;
 Laporan manajemen mutu;
 Data/informasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan pekerjaan jalan
dan jembatan, yang dapat dideteksi dari dan/atau terangkum di dalam
ringkasan Laporan Bulanan/Laporan Mingguan Satker/PPK/Konsultan Supervisi.
 Laporan mengenai saran yang sudah diberikan dan tindakan yang telah
dilakukan atas permasalahan yang ada, yang terangkum di dalam Laporan
Mingguan dan/atau Laporan Bulanan Satker/PPK /Konsultan Supervisi.

Halaman
E-11
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Laporan/dokumen usulan review desain, CCO dan variasi kontrak (bila ada).
 Data-data/Laporan-laporan pada tahun sebelumnya (untuk Paket-paket Multi
Years Contract yang masih berlanjut).
 Data-data lain yang terkait.
1. Peta program/paket : yang merupakan peta yang menginformasikan lokasi Paket-paket
pekerjaan jalan dan atau jembatan pada tahun berjalan, nama ruas jalan/jembatan,
program penanganan, nilai kontrak, nama Kontraktor, nama konsultan supervisi, dan data-
data khusus yang perlu ditampilkan, yang diplot pada peta jaringan jalan Nasional di setiap
Provinsi;
2. Data dan informasi lain yang terkait (jika ada), antara lain :

 Data terbaru IRMS meliputi panjang dan kondisi jalan dan jembatan untuk dimasukkan
kedalam database;
 Data/peta jalur lebaran/tahun baru (bila ada);
 Laporan/dokumen usulan review desain, variasi kontrak (bila ada);
 dll.
Metode Pengumpulan Data :
Untuk mendapatkan data-data sekunder tersebut di atas, tim Bantek Balai akan
menerapkan cara-cara sebagai berikut :
 Mengakses melalui website PU pada www.pu.go.id.
 Mengakses dan mengunduh (download) data-data yang ada di database Sistem
Pemantauan Proyek (SiPP); SiPP merupakan alat bantu (software) resmi yang digunakan
oleh pejabat Eselon I dan jajaran lain di bawahnya untuk mengetahui perkembangan
seluruh kegiatan pekerjaan jalan dan jembatan di jajaran Direktorat Jenderal Bina
Marga.
 Dalam men-download data SiPP, dimulai dengan menentukan Tahun Anggaran yang
akan dimonitor, dilanjutkan dengan pemilihan provinsi dan Satker yang dituju. Pada
lembar Satker yang dituju dapat diperoleh beberapa formulir yang dapat dipilih
untuk memantau perkembangan proyek pada Satker tersebut.
 Proses input dan upload data kedalam SiPP dilakukan oleh Satker berdasarkan
data/laporan dari PPK. Uploading dilakukan setiap dua minggu, tepatnya di
pertengahan bulan dan di akhir bulan. Selain untuk Eselon I, data SiPP juga
dibutuhkan oleh jajaran Direktorat dan Balai Besar/Balai. Data pada SiPP
berkelanjutan dari waktu ke waktu, artinya, ketika uploading tidak dilakukan pada
waktu yang ditentukan maka data yang muncul pada SiPP adalah data yang telah di-
upload pada waktu sebelumnya.

Halaman
E-12
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Melakukan koordinasi dengan instansi-instansi terkait sebagai berikut (dimana

untuk hal ini pihak Pemberi Tugas, sebagaimana disebutkan di dalam Kerangka
Acuan Kerja, akan menginformasikan kepada instansi-intansi terkait agar Penyedia
Jasa Konsultansi mendapatkan data dan informasi yang diperlukan sehubungan
dengan pelaksanaan pekerjaan Bantek Balai ini) :
 Tim Bantek Balai akan berkoordinasi terutama dengan pihak Wilayah Kerja
BBPJN XV. Selain itu tim Bantek Balai juga akan berkoordinasi dengan instansi-
instansi terkait sebagai berikut :
 SNVT P2JJ, SNVT Pekerjaan Fisik beserta PPK terkait;

 Dinas/Sub Dinas PU Provinsi dan Kabupaten/Kota (khusus masalah

pendanaan yang ada kaitannya dengan Pusat);
 SKPD terkait;

Data-data dan informasi yang telah diinventarisasi dalam kegiatan monitoring ini akan
disajikan dalam format-format laporan data yang informatif dan aplikatif dan aplicable
dengan sistem database jalan. (sebagai contoh : seperti ditunjukan pada Gambar 2.2a
s/d Gambar 2.2c).
D2.3 Identifikasi dan Indikasi Permasalahan, mencakup :
 Identifikasi dan indikasi permasalahan dalam kegiatan/proses pelelangan/pra-
kontrak, baik permasalahan teknis maupun administrasi.
Contoh : Paket-paket yang belum ditenderkan dan penyebabnya atau kendala dalam
proses tender, dsb.
 Identifikasi permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan kontrak yang sedang
berjalan (mencakup permasalahan teknis, administrasi dan kualitas), termasuk yang
diindikasikan dapat mengakibatkan keterlambatan pencapaian progres pekerjaan
atau pemutusan hubungan kontrak.
Contoh Permasalahan :
 Material : kelangkaan material, keterbatasan dan variabilitas sifat-sifat material,
keterlambatan pasokan material, ketergantungan pada suplai bahan;
 Peralatan : kerusakan alat, keterbatasan peralatan;
 Kondisi alam : cuaca/iklim, banjir, longsor;
 Sumber daya manusia : keterbatasan jumlah dan/atau kapasitas SDM;
 Indikasi Permasalahan : adanya satu atau beberapa permasalahan yang berpotensi
menyebabkan keterlambatan penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan.
D2.4 Membantu memberikan masukan mengenai permasalahan yang membutuhkan
Tindak Turun Tangan (T3), mencakup :

Halaman
E-13
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Memberikan masukan/informasi/laporan mengenai adanya permasalahan yang

membutuhkan tindak turun tangan; (contoh adanya permasalahan yang jika tidak
segera diselesaikan akan dapat/berpotensi menyebabkan keterlambatan kemajuan
pekerjaan secara keseluruhan atau bahkan pemutusan hubungan kontrak).
 Memberikan masukan berupa saran/rekomendasi mengenai tindak turun tangan
(T3) yang diperlukan.

Halaman
E-14
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL

Halaman
E-15
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

MALUKU
PROVINSI MALUKU

Halaman
E-16
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

Halaman
E-17
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

E.2.3. E3-Pemetaan Permasalahan

Kegiatan yang akan dilakukan oleh tim Bantek Balai pada tahap ini adalah sebagai berikut :
 Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses/pelaksanaan kegiatan

pelelangan/pra-kontrak di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV (Sebagai contoh : seperti

disajikan pada Gambar 2.2c).

 Pembuatan peta permasalahan yang muncul dalam proses pelaksanaan kontrak yang
sedang berjalan di lingkungan Wilayah Kerja BBPJN XV, mencakup permasalahan teknis,
administrasi dan kualitas pekerjaan. (Sebagai contoh : seperti disajikan pada Gambar 2.2d).
Gambar 2.2c
Contoh Peta Monitoring Pra-Kontrak

PETA MONITORING PRA-KONTRAK PENANGANAN JALAN NASIONAL TA. 2017

Sudah Tanda Tangan Sedang Proses Lelang

Kontrak (50 Paket)
(25 Paket)

Gambar 2.2d Belum Lelang (25 Paket)

Contoh Peta Permasalahan Pelaksanaan Kontrak
PETA PERMASALAHAN PELAKSANAAN KONTRAK PENANGANAN JALAN NASIONAL TA. 2017
BINTEK JALAN

Kelangkaan / Keterlambatan Pasokan Material

(2 Paket (10%))
Keterlambatan Rangka
Jembatan / Tiang Pancang
(2 Paket (10%))
Kerusakan /
Kekurangan Alat
(2 Paket (10%))

Manajemen
Lain-lain
(1 Paket (5%))
(13 Paket (65%))

Halaman
E-18
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

E.2.4. E4-Evaluasi dan Analisa Permasalahan

Kegiatan yang diaksanakan tim Bantek Balai pada tahap ini mencakup :
 Melakukan evaluasi secara komprehensif atas permasalahan-permasalahan (pra-kontrak

maupun pelaksanaan kontrak) yang telah diidentifikasi;

 Membuat analisa atas evaluasi yang telah dilakukan guna memberikan masukan kepada
Pengguna Jasa mengenai penyelesaian masalah.
Evaluasi dan analisa yang dilakukan mencakup hal-hal yang bersifat teknis dan admistratrif
(untuk permasalahan pra-kontrak) serta hal-hal yang terkait dengan pengendalian mutu
pekerjaan (untuk permasalahan pelaksanaan kontrak), antara lain :
 Evaluasi atas permasalahan/kendala teknis/administratif dalam proses pelelangan;

 Evaluasi atas permasalahan yang menyebabkan keterlambatan progres/Realisasi pekerjaan

terhadap Rencana, antara lain :

 Jumlah dan kapasitas peralatan utama (kesesuaian antara daftar peralatan utama yang
tercantum di dalam Kontrak dengan kenyataan yang ada, sebagaimana dilaporkan di
dalam Laporan Mingguan dan Laporan Bulanan Konsultan Supervisi);
 Penilaian/assessment kelayakan Grafik Rencana Pelaksanaan Pekerjaan (kurva-S dan
Bar-Chart) yang dibuat oleh Penyedia Jasa Konstruksi, yaitu kesesuaian/tingkat kelogisan
antara Target pencapaian kemajuan pekerjaan dengan jumlah dan/atau kapasitas
peralatan yang ada di dalam Kontrak ataupun kenyataan yang ada maupun dengan
metode konstruksi yang diterapkan;
 Metode konstruksi yang diterapkan;
 Hal-hal yang menyebabkan keterlambatan pasokan material konstruksi jalan/konstruksi
jembatan;
 Hal-hal yang terkait dengan proses review desain dan/atau variasi kontrak;
 Kinerja penyedia jasa konstruksi, sebagaimana disampaikan di dalam Laporan
Mingguan/Laporan Bulanan Konsultan Supervisi;
 Hal-hal lain yang terkait.
 Evaluasi atas permasalahan kelambatan progres penyerapan keuangan;

 Evaluasi atas permasalahan tidak tercapainya mutu dan performa hasil pelaksanaan
pekerjaan, antara lain :

 Kondisi peralatan utama dan peralatan laboratorium lapangan;

 Ketepatan/perhitungan mix design dan job mix formula untuk pekerjaan perkerasan
jalan dan beton;

Halaman
E-19
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Prosedur pelaksanaan pekerjaan;

 Metode konstruksi;
 Hal-hal lain yang terkait.
 Evaluasi atas permasalahan manajemen pelaporan pelaksanaan kegiatan, antara lain :

 Keterlambatan waktu penyerahan Laporan Mingguan dan/atau Laporan Bulanan dari

Konsultan Supervisi kepada SNVT P2JJ/Satker/PPK terkait, atau dari Satker Fisik/PPK
terkait kepada Balai Besar/Balai PJN;

E.2.5. E5-Masukan / saran atas Permasalahan Yang Ada

Kegiatan yang akan dilaksanakan oleh tim Bantek Balai pada tahap ini antara lain :
 Membantu memberikan masukan/saran kepada Pengguna Jasa atas permasalahan yang

muncul dalam proses pelelangan/pra-kontrak.

 Masukan/saran/rekomendasi penyelesaian/tindak turun tangan yang diperlukan atas

permasalahan yang muncul/terdeteksi dalam proses pelaksanaan kontrak.

E.2.6. E6-Pengembangan Pengolahan Pelaporan Data Kedalam Database

Kegiatan yang akan dilaksanakan tim Bantek Balai pada tahap ini mancakup :
 Koordinasi/diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf pengelola sistem database mengenai

kendala yang ada dalam pengoperasian sistem database dan hal-hal yang perlu
dikembangkan/ditingkatkan.

 Penyiapan format-format laporan data yang lebih aplikatif (aplicable) dengan sistem
database jalan dan jembatan yang telah ada.

 Pengembangan pengolahan pelaporan data kedalam sistem database jalan dan jembatan
yang telah ada dan terintegrasi pada setiap unit pelaksana kegiatan untuk diterapkan di
Wilayah Kerja BBPJN XV. Kegiatan ini akan mencakup :

 Pengembangan proses perekaman dan penyimpanan data teknis dan data administrasi
jalan dan jembatan (sesuai dengan kondisi terkini jalan dan jembatan yang
bersangkutan) ke dalam database jalan dan jembatan (dalam bentuk software) yang
telah ada di Wilayah Kerja PHLN dan terintegrasi pada setiap unit pelaksana kegiatan.
 Pengembangan Sistem Informasi/Pelaporan Data, yaitu dalam hal koneksitas sistem
database yang telah ada di Wilayah Kerja PHLN dengan sistem database pada setiap
unit pelaksana kegiatan.

Halaman
E-20
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Pencetakan laporan data jalan dan jembatan kedalam formulir standar pelaporan serta
penyimpanannya di dalam sistem pengarsipan laporan (hard copy filling system).

E.2.7. E7-Membangun Sistem Informasi

Kegiatan tim Bantek Balai mencakup :

 Inventarisasi permasalahan dalam penerapan/pengoperasian program sistem informasi

data yang telah ada dilakukan melalui koordinasi dan diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf
pengelola program di Wilayah Kerja PHLN mengenai permasalahan yang ada;

 Penyiapan konsep pengembangan program/sistem informasi data dan updating data GIS
untuk menunjang kebutuhan Wilayah Kerja BBPJN XV;

 Uji coba penerapan program/sistem informasi database berbasis Website hasil

pengembangan dan melakukan input data untuk meng-update database dengan
menggunakan data-data terbaru (dua mingguan/bulanan) sesuai data laporan dari para
Satker dan/atau PPK terkait.

 Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua
informasi yang diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada
penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.

 Mengembangkan/memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan

berupa harga satuan dimasing-masing daerah.

 Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Balai Besar Pelaksanaan Jalan
Nasional XV.

E.2.8. E8-Bantuan & Advis Teknis Teknis dan Administratif

Kegiatan tim Bantek Balai pada sub kegiatan ini mencakup :

 Membantu memberikan masukan dalam penyelesaian masalah penyelenggaraan kontrak

jasa konstruksi, yang terkait dengan klaim, perselisihan kontrak dan pemutusan hubungan
kontrak;

 Membantu memberikan masukan atas usulan review desain dan/atau perpanjangan waktu
kontrak di Wilayah Kerja BBPJN XV;

 Membantu dalam penyiapan data dan bahan/laporan untuk presentasi atau peresmian
yang diperlukan, baik di Wilayah Kerja PHLN maupun di Direktorat Jalan dan Jembatan
Wilayah Timur.

Halaman
E-21
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Bantuan teknis dalam penyiapan peta jalur lebaran dan tahun baru, sehubungan dengan
adanya blackspot pada lokasi-lokasi tertentu di ruas jalan nasional.

 Proaktif dalam mengevaluasi prosedur variasi kontrak untuk CCO atau Addendum Kontrak.

E.2.9. D9-Alih Pengetahuan

Apabila dipandang perlu/diminta oleh Pengguna Jasa, maka tim Bantek Balai akan
mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi dan seminar terkait dengan substansi
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka alih pengetahuan kepada staf di lingkungan organisasi
Pejabat Pembuat Komitmen.
Tim Bantek Balai akan melakukan kegiatan tersebut setelah melakukan
koordinasi/konfirmasi dengan Pengguna Jasa dan para Pejabat Komitmen terkait mengenai
hal-hal sebagai berikut :
 Tema-tema yang esensial sesuai dengan kondisi dan kebutuhan yang ada untuk

pelaksanaan program pelatihan. Dalam hal ini Konsultan beranggapan bahwa materi yang
paling tepat adalah yang terkait dengan substansi pelaksanaan pekerjaan mencakup :

 Permasalahan yang banyak terjadi dalam penerapan prosedur teknis pelaksanaan

pekerjaan jalan dan jembatan;
 Permasalahan yang banyak terjadi dalam penerapan prosedur administratif
pelaksanaan pekerjaan jalan dan jembatan;
 Manajemen konstruksi yang terkait dengan penyiapan dan evaluasi Grafik Rencana
Pelaksanaan Pekerjaan (Kurva-S);
 Permasalahan yang terkait dengan sistem pelaporan data, termasuk metode
pengolahan data dan updating database;
 Materi lain yang dianggap perlu.
 Staf yang perlu mendapatkan pelatihan/menerima alih pengetahuan : dalam hal ini
Konsultan beranggapan bahwa staf yang tepat untuk kegiatan ini adalah staf yang terlibat
dalam pelaksanaan pekerjaan, dalam arti sudah memiliki pemahaman mengenai kegiatan
pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian pekerjaan jalan dan jembatan.

 Jadwal waktu penyusunan materi pelatihan/kursus/seminar;

 Jadwal waktu pelaksanaan dan tempat penyelenggaraan pelatihan/kursus/seminar;

 Kebutuhan nara sumber yang kompeten;

 Koordinasi internal tim Bantek Balai untuk pelaksanaan kegiatan tersebut;

 Penyiapan semua materi yang diperlukan.

Halaman
E-22
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

E.2.10. E10-Manajemen Pelaporan

Selama pelaksanaan layanan jasa konsultansi ini Bantuan Teknis Balai akan menyusun dan
menyerahkan laporan-laporan hasil pelaksanaan kegiatan Bantuan Teknis, yang terdiri dari
Laporan Pendahuluan, Laporan Dua Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Teknis / Laporan
Khusus, Konsep Laporan Akhir dan Laporan Akhir.
Laporan-laporan tersebut akan disusun dalam Bahasa Indonesia dengan format yang
disetujui oleh Pengguna Jasa dan akan diserahkan kepada Pengguna Jasa dalam waktu,
dalam jumlah dan sistem penyampaian sebagai berikut :
1. Manajemen Reporting/Laporan Manajemen.

a. Inception Report/Laporan Awal;

Laporan awal yang telah dikoreksi oleh pemberi kerja harus diserahkan tidak lebih dari
30 (tiga puluh) hari setelah diterimanya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja).
Laporan menguraikan metodologi kerja, struktur organisasi, jadwal pelaksanaan kerja
serta software yang dipakai dalam analisis dan interpretasi, diserahkan sebanyak 5
(lima) rangkap, termasuk 1 (satu) asli.
b. Monthly Report (Laporan Bulanan)

Laporan bulanan diserahkan oleh konsultan dalam 10 (sepuluh) hari setelah akhir tiap-
tiap bulan. Laporan akan termasuk ringkasan secara keseluruhan dan mencakup
kegiatan dan membuat laporan selama 1 (satu) bulan, dan menggaris bawahi beberapa
rekomendasi untuk tindakan yang akan diambil.
c. Final Report (Laporan Akhir)

Satu bulan sebelum penyelesaian pekerjaan Konsultansi, sebaiknya mengajukan Draft

Laporan Akhir yang merangkum metoda konstruksi pengawasan konstruksi yang telah
dilakukan, rekomendasi dalam persyaratan pemeliharaan yang akan datang, semua
persoalan teknis pembangunan selama pekerjaan konstruksi jalan, permasalahan yang
potensial dalam pekerjaan konstruksi yang baru yang mungkin diharapkan, dan
memberikan saran-saran, jika ada, untuk berbagai macam perbaikan yang dibutuhkan
pada proyek di masa yang akan datang yang ditangani oleh Direktorat Jenderal Bina
Marga. Laporan Akhir sebaiknya diajukan pada saat pekerjaan selesai, dan mencakup
koreksi (perbaikan) atau penambahan reaksi terhadap komentar yang diterima dalam
draft laporan akhir.
Semua laporan manajemen dibuat rangkap 5 (lima), termasuk 1 (satu) asli.
2. Technical Report (Laporan Teknis)

Seperti laporan manajemen, di dalamnya terdapat persyaratan on going untuk Laporan

Teknis (termasuk Design Report/Laporan Perencanaan) harus disiapkan untuk memenuhi

Halaman
E-23
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

hasil dari pekerjaan utama yang ditangani. Laporan Teknis dibuat untuk menjadi persiapan
standar profesionalisme yang tinggi, rangkap 5 (lima), 1 (satu) asli.

E.3. Pengembangan Sistem Informasi Dan Membuat Website

Kegiatan ini mencakup :

 Inventarisasi permasalahan dalam penerapan/pengoperasian program sistem informasi

data yang telah ada dilakukan melalui koordinasi dan diskusi dengan Pengguna Jasa dan staf
pengelola program di Wilayah Kerja PHLN mengenai permasalahan yang ada;

 Penyiapan konsep pengembangan program/sistem informasi data dan updating data GIS
untuk menunjang kebutuhan Wilayah Kerja BBPJN XV;

 Uji coba penerapan program/sistem informasi database berbasis Website hasil

pengembangan dan melakukan input data untuk meng-update database dengan
menggunakan data-data terbaru (dua mingguan/bulanan) sesuai data laporan dari para
Satker dan/atau PPK terkait.

 Menerbitkan informasi data yang sesuai dengan prosedur untuk menyampaikan semua
informasi yang diperlukan tentang semua aspek dari perkembangan kegiatan kepada
penyedia jasa untuk analisa dan pelaporan.

 Mengembangkan/memperbaharui database harga satuan yang sudah ada dengan masukan

berupa harga satuan dimasing-masing daerah.

 Membuat situs (website) yang menyangkut informasi tentang Balai Besar Pelaksanaan Jalan
Nasional XV.

E.3.1. Pengembangan Pengolahan Data Ke Dalam Database

Guna mendukung pelaksanakan sebagian tugas dan kewajiban tim Bantek Balai
sebagaimana tertuang dalam KAK, khususnya dalam hal penyusunan dan penyerahan
pelaporan secara periodik (dua mingguan dan bulanan), diperlukan sebuah tools basisdata.
Tools basis data tersebut bukan hanya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan-
laporan internal dan eksternal secara otomatis, namun juga dapat memberikan rangkuman
informasi (executive summary) paket-paket pekerjaan jalan dan jembatan Wilayah Kerja
BBPJN XV. Laporan data ini dapat dijadikan sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam
pengambilan di tingkat pimpinan (pengambil keputusan) terhadap setiap permasalahan
yang ada.
Tools sebagaimana dimaksud di atas, akan dibangun dengan memanfaatkan perangkat lunak
berbasis Sistem Manajemen Database (Database Management System).
Alternatif aplikasi yang dipilih adalah Microsoft Access, dengan pertimbangan :
 Cukup handal untuk volume data dengan kuantitas sedang;

Halaman
E-24
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Sudah merupakan aplikasi database yang bersifat RDBMS (Relational Database

Management System);

 Kemudahan dan kecepatan dalam penyesuaian terhadap permintaan perubahan;

 Merupakan aplikasi umum yang melekat bersama aplikasi populer Microsoft Office,
sehingga diharapkan telah tersedia di setiap unit pelaksana kegiatan di Wilayah Kerja BBPJN
XV.
Tools ini dibangun dengan pendekatan dan penyesuaian yang kuat terhadap struktur dan
komponen data yang tersedia di dalam SiPP (Sistem Pemantauan Proyek), dimana SiPP
merupakan alat bantu (software) resmi di Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur
yang telah digunakan dan terintegrasi pada semua unit pelaksana kegiatan di lingkungan
Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur. Data yang ada di dalam SiPP adalah data
kondisi ‘terbaru’ terkait dengan proses dan hasil pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan
jembatan yang di-input/di-update dan di-upload oleh setiap Satker terkait secara
rutin/periodik ‘setiap satu minggu’.
1. Arsitektur Sistem Informasi Manajemen.

Untuk menghimpun data paket yang dikelola oleh sekian banyak unit pelaksana kegiatan,
maka perlu dibangun sebuah sistem yang dapat secara cepat mengintegrasikan semua
data-data yang diperlukan dengan menggunakan teknologi dan manajemen informasi yang
tepat. Oleh karena itu, pemahaman akan mekanisme sumber dan aliran data perlu
mendapat penanganan tersendiri, baik secara teknis maupun secara prosedural.
2. Data-data yang ada di dalam SiPP.

Data-data yang ada di dalam SiPP adalah data-data yang di-input/di-update dan di-upload
secara rutin/periodik oleh setiap Satker terkait.
Data-data tersebut mencakup :
 Informasi tentang kondisi paket pekerjaan, mulai dari proses pengadaan hingga status
kontraknya;
 Status progress fisik dan keuangan setiap paket pekerjaan;
 Paket-paket yang mengalami keterlambatan (deviasi negatif).
3. Beberapa kelemahan dalam SiPP yang perlu dibenahi :

a. Data-data yang disajikan di dalam SiPP mengacu pada data-data yang ada di masing-
masing Satker terkait, sehingga SiPP tidak dapat menyajikan secara langsung status
progress per Wilayah (baik wilayah Balai bahkan Provinsi).
b. SiPP juga tidak bisa menyajikan ringkasan data (Data Summary) berdasarkan kategori
spesifik yang diinginkan (misalnya : paket-paket yang mengalami leterlambatan 10%,
15% atau 20%), karena data yang tersedia di SiPP sebenarnya merupakan data yang
relatif masih mentah (hasil olahan spreadsheet excel).

Halaman
E-25
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

c. SiPP juga tidak menyajikan report visual berupa Grafik-grafik yang lebih informatif dan
komunikatif.
Intinya : data/informasi yang tersaji di dalam SiPP merupakan data detil dan rinci dari
setiap paket pekerjaan pada setiap unit pelaksana kegiatan, dan untuk dapat
menyajikan Laporan Ringkasan Eksekutif (Executive Summary Report) masih perlu
dilakukan pengolahan data lebih lanjut.

Diagram Alir Data SIM Database Pelaporan

PPK

Bantek
Pusat
Bantek
R

KETERANGAN :
Data Hardcopy
Data Softcopy
Data Hardcopy diperoleh Bantek Regional
langsung dari Satker (SNVT)

4. Konsep Pengembangan Aplikasi Manajemen Database Pelaporan

a. Tampilan Awal Aplikasi Database

Konsep pengembangan aplikasi manajemen database akan memberikan tampilan awal

sebagai berikut :

Halaman
E-26
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

PEMANTAUAN PERKEMBANGAN PELAKSANAAN

PENGADAAN DAN PEKERJAAN PAKET
JALAN DAN JEMBATAN BINTEK JALAN

KEMENTRIAN PEKERJAAN UMUM

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA
BINTEK JALAN MALUKU DAN MALUKU UTARA

Gambar E.4
Jendela Awal Aplikasi (disertai Menu Log In)
1) Menu-menu Utama Aplikasi Databse

Setelah melewati proses Log In maka jendela menu berikutnya adalah papan menu
aplikasi yang terdiri dari beberapa menu-menu utama serta sub-sub menu dengan
fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda, namun secara umum dimaksudkan untuk
mengelola, memantau dan monitoring pelaksanaan kegiatan pekerjaan jalan dan
jembatan pada setiap unit pelaksana kegiatan yang ada di lingkungan Direktorat
Jalan dan Jembatan Wilayah Timur.
Secara garis besar, menu-menu tersebut adalah sebagai berikut :
a) Executive Summary Report (ESR);
b) Basis Data & Monitoring;
c) Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian;
d) Pencetakan Laporan & Dokumentasi;
e) Hal Khusus;
f) Exit.

Gambar E.5
Tampilan Jendela Menu Utama
APLIKASI MANAJEMEN DATABASE

Halaman
E-27
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

Menu-menu utama tersebut di atas masih memiliki Sub-sub Menu di bawahnya,

yang akan segera tampil setelah di-click pada menu utamanya sebagai berikut.
a) Executive Summary Report (ESR);
Menu ini akan terdiri atas 3 (tiga) sub menu, yaitu :
01. Progress Report :
Dengan meng-klik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang
menggambarkan status progress/kemajuan pekerjaan jalan dan jembatan
untuk semua Paket kegiatan di Wilayah Kerja BBPJN XV.
02. Progress Report :
Dengan mengklik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang
menggambarkan status Progress untuk seluruh Paket kegiatan di Wilayah
Kerja BBPJN XV.
03. Intensitas Masalah :
Menampilkan Grafik Intensitas permasalahan yang muncul dalam
pelaksanaan pekerjaan pada paket-paket kegiatan yang ada di lingkungan
Wilayah Kerja BBPJN XV.
b) Basis Data & Monitoring
Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu (lihat Gambar E.7), yaitu :
 Pengadaan paket;

 Entry Data & Monitoring Paket;

 Data Sekunder.

Gambar E.7
Jendela Menu dan Sub Menu Basis Data Monitoring

c) Pengadaan Paket :
Sub Menu ini masih terbagi menjadi 2 (dua) bagian (Gambar E.8) yaitu :
 Entry Data Pengadaan : digunakan untuk memasukkan data Pengadaan
Paket yang baru.

Halaman
E-28
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

 Edit Data Pengadaan : digunakan untuk mengedit data Pengadaan yang

telah ada setelah terlebih dahulu memilih paket bersangkutan melalui
jendela pilihan yang ada.

Gambar E.8
Jendela Menu & Sub Menu Pengadaan Paket

Gambar E.9
Jendela Menu & Sub Menu Isi Data Pengadaan

Halaman
E-29
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

Gambar E.10
Menu Cari Data Untuk Edit Data Pengadaan

d) Entry Data & Monitoring Paket

Sub Menu ini masih terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu :
 Progress, Rencana & Realisasi (seluruh paket) : Jendela multiguna ini dapat
dipakai untuk mencari, mengisi, meng-update data Paket serta mencetak
hasilnya.
 Paket Kritis dan Paket LOAN : Digunakan untuk monitoring dan melacak
paket-paket yang kritis maupun berpotensi kritis serta paket-paket yang
dananya bersumber dari dana LOAN. Hasilnya juga dapat dicetak sebagi
keluaran.
e) Data Sekunder
Sub Menu ini masih terbagi menjadi 7 (tujuh) bagian yaitu :
 Tambah Data SATKER/PPK Baru;

 Tambah Data PPK Baru;

 Cari & Edit Data Satker/PPK;

 Data Ruas jalan;

 Informasi Konsultan & Kontraktor;

 Penambahan Kegiatan;

 Penambahan Sub Kegiatan.

Halaman
E-30
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

Gambar E.11.
Jendela Menu & Sub Menu Entry Data & Monitoring Paket

Gambar E.12
Jendela Menu & Sub Menu Data Sekunder

f) Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian

Menu ini dimaksudkan untuk mencatat dan memonitor semua permasalahan
yang ada pada paket-paket pekerjaan yang sedang berlangsung pada setiap unit
pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Timur.

Gambar E.13
Jendela Menu & Sub Menu Rekam Jejak Masalah

g) Pencetakan Laporan & Dokumentasi

Menu ini fungsinya untuk mencetak bentuk-bentuk laporan terkait dengan
paket-paket pekerjaan yang ada, baik berupa grafik maupun tabel-tabel.

Gambar E.14
Jendela Menu Daftar Laporan dan Dokumentasi

Halaman
E-31
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

Gambar E.15
Jendela Menu & Sub Menu Laporan serta Dokumentasi

h) Hal Khusus dan Exit

Seperti pada aplikasi yang lain, Aplikasi Manajemen Database Pelaporan juga
disediakan menu untuk layanan khusus, yang isinya dapat dikembangkan pada
masa-masa berikutnya, disesuaikan dengan layanan hal-hal khusus yang
diperlukan. Sedangkan tombol menu Exit adalah untuk keluar dari sistem
aplikasi.

Gambar E.16
Jendela Menu Khusus danExit

E.3.2. Membangun Website

Pembuatan Website harus memuat unsur PIECES (Performance, Information, Economy,

Control, Efficiency, & Services), yaitu sebagai berikut :
1. Performance (Kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga
menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Throughput dan Response Time. Throughput
adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu. Response
Time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu
response untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut;

Halaman
E-32
DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS

2. Information (Informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan;

3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-

keuntungan dan penurunan-penurunan biaya yang terjadi;
4. Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kekurangan-kekurangan yang akan terjadi;
5. Efficiency ( Efisien), peningkatan terhadap efisiensi operasional;

6. Services (Pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Sistem Website ini mengakomodir prinsip-prinsip yang terkandung dalam PIECES
(Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, & Services),

BAGAN ALIR TERINCI PENYUSUNAN SISTEM INFORMASI WEBSITE

TAHAP 1 : PERSIAPAN DAN KONFIRMASI
TAHAP 2. SURVEY EXISTING SYSTEM
ISSUE POKOK
B1. Pengumpulan Informasi
A1. Persiapan dan Konfirmasi Issue Pokok
B2. Studi Literatur dan Kajian Terkait
A2.Penyusunan Rencana Kerja Terinci

C1. Analisa & Ev. Perencanaan Pembangunan

C2. Analisa & Ev. Sistem Informasi Existing Verifikasi User
C3. Rekomendasi Umum

TAHAP 4. DESAIN SISTEM DAN PERANCANGAN WEB

PEMBANGUNAN DATA APLIKASI
- Physical Data Model
- Meneliti Relasi Data
- Input Data
D1. Desain System Secara Umum
D2. Desain System Secara Terinci
TAHAP 5. IMPLEMENTASI PEMROGRAMAN
D3. Desain Model
E1. Pemrograman Terstruktur
D4. Desain Input Output
E2. Testing Prog. & Inputing Data
D5. Desain Basis Data
D6. Desain Menu
D7. Desain Hardware Dan Software

Quality
Assurance

TAHAP 6. INSTALASI SISTEM APLIKASI

F1. Instalasi, setting dan Konfigurasi Sistem Aplikasi

SISTEM INFORMASI
WEBSITE
TAHAP 7. UJI COBA DAN PELATIHAN
G1. User Guide
G2. Uji Coba
G3. Pelatihan

Sistem Siap
Digunakan

Halaman
E-33