15 2

a. An inadvertent data entry error caused an employee’s wage rate to be overstated in the payroll master file.

• Mintalah departemen personalia mempertahankan total hash dari tingkat upah karyawan •
Periksa total hash terhadap total file master gaji setelah setiap pembaruan. • Uji kewajaran
perubahan tingkat upah selama entri data untuk mendeteksi kesalahan besar.

• Mintalah pengawas meninjau biaya penggajian departemen sebagai cara untuk mendeteksi
masalah-masalah semacam ini.

b. Catatan gaji karyawan fiktif ditambahkan ke file master penggajian.

• Gunakan teknik autentikasi multifaktor yang kuat untuk membatasi akses ke staf master data gaji
resmi di departemen SDM.

• Mintalah departemen personalia untuk menjaga jumlah catatan dari jumlah karyawan dan
memeriksa terhadap catatan yang dihasilkan selama setiap proses pemrosesan daftar gaji. Tanyakan
identifikasi penerima yang positif ketika setiap cek gaji didistribusikan. Ini kemungkinan akan
mengakibatkan gaji tidak diklaim, yang kemudian akan memicu penyelidikan.

• Mencetak dan memverifikasi secara berkala semua perubahan pada file master penggajian

c. Selama entri data, jam kerja pada kartu waktu karyawan selama satu hari secara tidak sengaja
dimasukkan sebagai 80 jam, bukan 8 jam.

Gunakan pemeriksaan batas selama entri data untuk memeriksa bidang jam kerja untuk setiap
catatan transaksi karyawan. Manajemen akan menetapkan batas yang masuk akal dalam organisasi
mereka. Jika lembur tidak pernah diizinkan, mereka dapat menggunakan 8 jam untuk batas tersebut.
Jika lembur diizinkan, mereka mungkin memutuskan untuk menggunakan 9 atau 10 jam.

d. Seorang operator komputer menggunakan terminal online untuk menambah gajinya sendiri.

• Gunakan kata sandi dan matriks kontrol akses untuk membatasi akses ke personel yang
berwenang.
• Gunakan uji kompatibilitas pada semua transaksi yang dimasukkan untuk memverifikasi bahwa
kata sandi operator memungkinkan akses dan modifikasi otoritas.

 • Mintalah departemen personalia mempertahankan total batch dari semua gaji dan memeriksa
terhadap total terkait yang dihasilkan selama setiap proses penggajian sebagai kontrol cadangan,

e. Seorang penyelia pabrik gagal memberi tahu departemen HRM bahwa seorang karyawan telah
dipecat. Akibatnya, gaji terus dikeluarkan untuk karyawan itu. Pengawas mengantongi dan
menguangkan gajinya.

 Menerapkan kebijakan yang melarang pengawas mengambil atau membagikan gaji. Alih-alih,
minta departemen penggajian mendistribusikan semua cek gaji.

 Selidiki semua gaji yang tidak diklaim.

f. Karyawan pabrik meninju kartu waktu seorang teman pada jam 1:00 P.M dan keluar pada jam 5:00
P.M sementara teman bermain golf sore itu.

Gunakan kontrol biometrik untuk merekam waktu masuk dan waktu habis \

 Mengamati (secara langsung atau melalui pengawasan video) aktivitas jam waktu untuk
mengungkap meninju kartu orang lain

 Mengumpulkan data waktu kerja yang terperinci dan sebelum proses penggajian, rekonsiliasi
dengan data o Dipersiapkan atau disetujui oleh pengawas pabrik, atau o Diambil dengan peralatan
pengumpulan data otomatis

 g. Seorang programmer memperoleh file master penggajian dan meningkatkan gajinya.

• Menerapkan kontrol akses fisik seperti fungsi pustaka file untuk mencegah pemrogram agar tidak
memiliki basis data akses toproduksi yang tidak diawasi

• Menerapkan kontrol autentikasi dan otorisasi seperti ID pengguna, kata sandi, dan matriks kontrol
akses untuk membatasi akses ke semua file masteruntuk personel yang berwenang

• Minta pengawas meninjau laporan semua perubahan pada data master penggajian untuk
mendeteksi jenis penipuan ini

• Mintalah departemen personalia mempertahankan total batch dari semua gaji dan memeriksanya
terhadap total terkait yang dihasilkan selama setiap penggajian dijalankan sebagai kontrol cadangan,
• Total batch dari semua gaji yang dikelola oleh departemen personalia yang diperiksa terhadap
total yang sesuai yang dihasilkan selama setiap proses penggajian.

h.Beberapa kartu waktu hilang selama persiapan penggajian; akibatnya, ketika gaji dibagikan,
beberapa karyawan mengeluh tidak dibayar. Catatan jumlah catatan waktu kerja harus disiapkan
sebelum catatan diserahkan untuk diproses, dan diperiksa setelah pemasukan data. Selain itu,
rekonsiliasi catatan waktu pekerjaan ke kartu jam karyawan harus mendeteksi hal ini.

• Mempersiapkan catatan jumlah catatan waktu kerja sebelum diserahkan untuk diproses dan
membandingkan jumlah catatan setelah entri data dengan jumlah gaji yang disiapkan. • Rekonsiliasi
catatan waktu kerja ke kartu jam karyawan

• Cetak laporan daftar gaji dengan cek gaji. Jumlah total karyawan harus sesuai dengan nomor dalam
file master penggajian

• Segera selidiki perbedaan apa pun.

i. Sebagian besar file master penggajian dihancurkan ketika paket disk yang berisi file tersebut
digunakan sebagai file awal untuk aplikasi lain.

Gunakan label file internal dan eksternal untuk mengidentifikasi konten dan tanggal kedaluwarsa
semua file yang aktif Latih komputer

operator untuk hati-hati memeriksa label file eksternal sebelum pemrosesan file dimulai.

Memiliki semua program memeriksa label file internal sebelum diproses.  Pertahankan salinan
cadangan dari semua file saat ini.

Hallj. Organisasi didenda $ 5.000 karena melakukan pembayaran pajak gaji triwulanan terlambat ke
IRS.

Gunakan Publikasi IRS Edaran E, yang menyediakan instruksi untuk melakukan pengiriman pajak
gaji yang diperlukan, untuk mengkonfigurasi sistem untuk melakukan pembayaran pajak gaji.

 Set up "tickler" triwulanan atau pesan pengingat kepada kasir tentang membuat pembayaran
pajak gaji yang diperlukan.
15.9

a. Membandingkan daftar karyawan saat ini dan mantan karyawan dengan daftar gaji.

Untuk memastikan mantan karyawan tidak lagi ada dalam daftar gaji dan masih mengambil gaji.

b. Rekonsiliasi biaya tenaga kerja (berdasarkan data tiket pekerjaan-waktu) dengan penggajian
(berdasarkan data kartu waktu).

Untuk memeriksa data waktu yang tidak akurat atau tidak lengkap serta kesalahan dalam
pemrosesan.

c. Setoran gaji secara langsung.

Untuk mengurangi risiko pencurian gaji dan

memotong biaya.

d.Validity memeriksa nomor Jaminan Sosial semua karyawan baru yang ditambahkan ke file master
penggajian.

Untuk mencegah penambahan karyawan fiktif ke daftar gaji.

e. Melintasi daftar gaji.

Untuk memeriksa proses penggajian yang tidak akurat atau tidak lengkap.

Cek terbatas pada jam kerja untuk setiap kartu waktu.

Untuk mencegah karyawan membayar lebih.

g.Gunakan pemindai sidik jari agar karyawan dapat mencatat waktu mereka mulai dan waktu
mereka berhenti bekerja setiap hari.
Untuk memastikan validitas waktu karyawan dan data kehadiran dengan mencegah satu karyawan
mencatat bahwa karyawan lain muncul untuk bekerja ketika orang itu benar-benar tidak ada.

h. Enkripsi

data penggajian baik ketika dikirim secara elektronik ke biro layanan penggajian dan saat istirahat di
database HR / penggajian.

Untuk melindungi kerahasiaan informasi penggajian.

i.Membentuk rekening giro penggajian yang terpisah dan mendanai sebagai gadai.

Untuk membatasi jumlah dana yang beresiko dengan jumlah dana cadangan; untuk memudahkan
rekonsiliasi akun penggajian dan memvalidasi biaya penggajian.

j.Perbandingan total hash dari jumlah karyawan yang dibuat sebelum mentransmisikan data waktu-
kerja ke penyedia penggajian dengan hash total jumlah karyawan yang dibuat oleh penyedia
penggajian saat menyiapkan cek gaji.

Untuk memastikan pemrosesan yang lengkap dari semua transaksi penggajian.

k.Periodik melaporkan semua perubahan pada database penggajian yang dikirim ke masing-masing
manajer departemen.

Untuk mendeteksi perubahan yang tidak sah pada file master penggajian.

l.Menyediakan karyawan dengan laporan laba rugi setiap periode pembayaran.

Ini adalah kontrol detektif. Karyawan kemungkinan akan melihat dan melaporkan kesalahan dalam
perhitungan penggajian serta kesalahan dalam berbagai pemotongan, kontribusi pensiun, dll.\

m.