PAPER

STRUKTUR ORGANISASI
HOTEL GRAND SAHID JAYA JAKARTA
( HOTEL BINTANG 5 )

KELOMPOK 6

Windy Amelia Safitri – 1508520040

Nadiva Artamevia – 1508520048
Tsaqif Isyaqi – 1508520056
Michael Nagaruda – 1508520061
Alamanda Marina Putri – 1508520064
Findy Amira Salsanila – 1508520067
 SEJARAH HOTEL SAHID JAYA

PT Hotel Sahid Jaya International

Didirikan di Jakarta tanggal 23 Mei 1969 dengan maksud dan tujuan untuk
menjalankan usaha-usaha dalam bidang industri perhotelan dan pariwisata. Pada
tahun 1970, perseroan memulai pembangunan sebuah hotel di Jalan Jendral
Sudirman 86 Jakarta yang kemudian beroperasi pada tanggal 23 Maret 1974
dengan nama Hotel Sahid Jaya. Disamping memiliki 439 kamar pada waktu itu,
Hotel Sahid Jaya memeiliki beberapa ruang pertemuan, restauran dan ruangan
untuk perkantoran, pertokoan kecil serta fasilitas olahraga seperti kolam renang dan
lapangan tenis. Pada tahun 1987, Hotel Sahid Jaya mendapatkan status sebagai
hotel bintang lima.

Pada tanggan 22 Desember 1986 para pemegang sahar perseroan memulai

mebangun sebuah bangunan yang merupakan pembangunan dari hotel yang lama,
sehingga pada akhirnya Hotel Sahid Jaya memeiliki 751 kamar. Selaras dengan
perkembangan perusahaan dan usaha perhotelan, PT Hotel Sahid Jaya
International Tbk melakukan penawaran umum perdana dan mencatatkakan
sahamnya di Bursa Efek Jakarta pada tahun 1990. Upaya ini dilakukan untuk
memperoleh dana segar dari masyarakat guna pembangunan usaha Perseroan.
Selain itu, PT Hotel Sahid Jaya Internasional Tbk juga mendirikan anak perusahan
yang bernama PT Sahid International Hotel Management and Consulting pada tahun
1993. PT Sahid International Hotel Management and Consulting bergerak di bidang
jasa manajemen dan operator hotel, sampai saat ini PT Sahid International Hotel
management and Consulting mengelola sebanyak 21 hote dibawah jaringan Sahid
Hotel.

Selanjutnya pada tanggal 26 September 1997, Perseroan memperoleh surat

pernyataan efektif dari Bapepam unutk melakukan penawaran umum terbatas
dengan hak memesan efek terlebih dahulu sebesar 217.600.000 lembar saham,
dimana setiap pemegang 1 lembar saham berhak untuk membeli 2 lembar saham.
Perseroan pada tanggal 22 Desember 2011 telah mengadakan kuasi reorgansasi
yang telah mengadakan kuasi reeorganisasi yang twlah disetujui oleh rapat umum
pemegang saham luar biasa pada tanggal yang sama. PT Hotel Sahid Jaya
Internasional Tbk adalah salah satu perusahaan yang menjadi bagian dari kelompok
usaha Sahid Group.
 GSA
RCP Mgr RCP Supervisor GRO

front office RSV Mgr RSV Supervisor RSV Agent

AS FOM
Mgr
Chief Bell boy, APTray,
Concierge
Concieger Doorman

Chief TLP TELP

operator supervisor operator

FRM HR ADM
Human
HR Officer
Resources
HR Payroll
Mgr
• Ma HR Insurance
Ass. TM Time Keeper

EDP manager EDP Staff

Pursashing Ass Receiving

Manager Prcs Manager Purc Officer

FOC FOC Staff

Coord

general manager Chief Acct Asst CA RBC RBC Staff

Coord

AP, AR
Night Auditor

Creadit Manager EDP Staff

Cost
CC Staff
Controller

Seles ADM

Sales Sales Sales

Director Asst DOS Manager Executive

F&B FB Manager FB
Director Coordinator
witers,
Bartender,
Outlet Outlet SPV greeter
MGR/ASST

Chief Asst. CE Head ENG SPV Gardener Staff

Engineer Section

Chief Gardener Gardener Staff

Gardener SPV
Exec.
Houskeeper
Asst. MK Housman Houseman
SPV

Room
SPV Room boy
 TUPOKSI MASING-MASING DEPARTEMEN

1. Front Office Department

Front office adalah bagian atau departemen di sebuah hotel yang berada di
bagian paling depan dan bertanggung jawab terhadap segala proses pemesanan
kamar, baik saat proses check-in maupun check-out, berikut tupoksi front office:

 melakukan penjualan kamar hotel

 menyampaikan segala informasi tentang hotel
 mengkoordinasi pelayanan tamu
 menyusun laporan status kamar
 mengurus pembayaran tamu
 menyusun riwayat kunjungan tamu
 melayani segala komunikasi via telepon,dll
 menangani barang bawaan tamu

2. Food and Beverage Department

Fungsi dasar dari departemen ini adalah untuk melayani makanan &
minuman untuk para tamu, untuk memenuhi berbagai jenis kebutuhan mereka.
Tujuan utama adalah untuk mencapai kepuasan pelanggan.Secara umum, tugas
dan tanggung jawab dari departemen Food & Beverage Service adalah untuk
memastikan memberikan kualitas pelayanan di Restoran, Room Service, Bar
Cafe, Lounge dan Coffee Shop baik di hotel,melakukan perhitungan kas masuk
dan keluar, pembelanjaan dan distribusi stok, serta menjaga kebersihan di
berbagai area pelayanan

3 .Housekeeping Department
Housekeeping adalah salah satu bagian yang ada di dalam hotel yang
berfungsi menangani hal-hal terkait dengan keindahan, kerapian, kebersihan,
kelengkapan seluruh kamar juga seluruh areal umum agar seluruh tamu dan
karyawan dapat merasa aman dan nyaman di dalam hotel.
Selain itu tanggung jawab dan tugas dari housekeeping yaitu:
 Menghubungi F.O untuk memperoleh informasi tentang kamar VIP dan check
out room sebelum memulai tugasnya, lalu mengirimkan laporan itu ke
masing-masing Supervisor.
 Melakukan pemeriksaan dan pencatatan barang yang rusak atau hilang.
 Membagi cleaning supplies ke masing-masing floor.
 Bertanggung jawab kepada jalannya pekerjaan di waktu sore hari utamanya
jika Executive Housekeeper sedang tidak ada.
 Membuat housekeeping evening shift report.
 Mengisi log book untuk housekeeping morning shift utamanya jika ada pesan
penting.
 Melakukan pemeliharaan dan membersihkan kamar-kamar tamu di hotel.
 Selalu menjaga kebersihan area umum hotel atau public area
 Membuat laporan status kamar pada bagian front office
  Menjaga kebersihan linen hotel
 Selalu merawat peralatan kerja housekeeping
 Menata kamar supaya dapat digunakan agar terlihat indah dan bersih.

4. Accounting Department
Fungsi Accounting Department atau Bagian Keuangan adalah  untuk
mencatat seluruh transaksi keuangan, dan membuat laporan keuangan hotel baik
pemasukan dan pengeluaran, serta mengawasi segala hal tentang keuangan
keuangan hotel
 
Tugas tugas accounting department :
a. Menerima dan melakukan pembayaran
b. Menerima pembayaran cash (cash payment), melakukan pembayaran secara
cash maupun cek
c. Melakukan pencatatan uang dan barang(Pembukuan)
d. Mencatat semua pembelian barang oleh hotel yang tidak dibayar cash
e. Melakukan pencatatan pembeli barang barang yang diperlukan oleh hotel
f. Melakukan pencatatan penyimpanan dan pengeluaran barang barang
g. Mencatat hasil penjualan hotel
h. Mengawasi aliran uang di hotel
i. Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel
j. Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelian barang di hotel
k. Membuat laporan keuangan hotel baik pendapatan maupun pengeluaran

5. Personalia/HRD Department
HRD atau Human Resources Development, adalah bagian atau
departemen dari perusahaan yang tugas utamanya mengelola sumber daya
manusia di hotel, mulai dari tugas perencanaan yang sering disebut perencanaan
SDM, rekrutmen dan Seleksi, Pelatihan dan Pengembangan, kinerja manajemen,
Kompensasi dan Benefit dan menumbuhkan hubungan kerja yang baik..
Tugas, Tanggung Jawab dan Peran HRD dalam hotel, antara lain:
1. Persiapan
2. Rekrutmen Tenaga Kerja
3. Seleksi Tenaga Kerja
4. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan
5. Penyediaan Kompensasi dan Perlindungan Karyawan
 
Fungsi HRD
Internal : HRD bekerja sebagai pelatih untuk karyawan di perusahaan.
Eksternal : HRD Karyawan yang memeilki konseling di luar kategori perusahaan
dapat dilihat dari tingginya tingkat kemampuan dan kemauan dari kemampuan
akan mengikuti

6. Engineering Department
 Fungsi engineering adalah menyangkut hal , seperti kerusakan , listrik
padam , tersumbat , bocor kamar gas , atau AC tidak bekerja .
Tugas Engineering:
 Pemeliharaan dan perbaikan seluruh instalasi, alat mesin, bangunan dan
fasilitas hotel lainnya.
 Penghematan energi dalam menggunakan segala keperluan.
 Menangani alat, mesin dan instalasi lainnya yang menggunakan listrik, gas
dan air.
 Mencegah instalasi, mesin, alat dan bangunan terhadap bahaya kebakaran
dan segala situasi yang membahayakan.
 Menyiapkan keperluan air, gas dan listrik secara teratur dan melaporkannya.
 Menangani pekerjaan yang sifatnya umum seperti, mengecat, dll.

7. Marketing Department
    Tugas tugas Marketing department :
 Menerima dan melakukan follow up event
 Memantau perkembangan event
 Melakukan telemarketing
 Melakukan Sales Call
 Membuat BEO, Breakdown, GRM, dan segala report yang diperlukan dalam
satu kali pelaksaan event.
 Menjaga hubungan baik dengan Media
 
Fungsi Sales & Marketing Department :
 Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang
dikehendaki olehnya yaitu membeli.
 Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan
ditawarkan dan dijual.
 Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.
 Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam
mengambil keputusan atau menentukan pilihan.

8.Security Department
Chief Security (Sec. Manager)
1. Mengadministrasikan dan meninjau operasi untuk memastikan lingkungan
yang aman dan aman bagi karyawan, tamu, dan lain-lain.
2. Menyarankan manajemen dalam meningkatkan dan melaksanakan kebijakan 
sesuai dengan keamanan dan peraturan negara.
3. Menganalisis data statistik dan laporan untuk mengidentifikasi dan
menentukan bagai
4. Mengembangkan metode untuk meningkatkan kebijakan keamanan, proses,
dan praktik, dan merekomendasikan perubahan manajemen.
5. Persiapan langsung dan pendistribusian informasi tertulis dan verbal untuk
menginformasikan manajer, karyawan dan lainnya kebijakan keamanan,
prosedur dan praktek.
 6.  Mengelola desain dan pengembangan pelatihan khusus untuk membimbing
petugas keamanan dan orang lain melalui keputusan keamanan dan
tindakan.
7. Mewakili Hotel di pertemuan formal dengan organisasi luar dalam hal-hal
yang berhubungan dengan keamanan dan layanan perlindungan.
 
Assistant Security Manager
1. Mengkoordinir,  mengarahkan dan melaporkan kegiatan sehari-hari dari staf
Keamanan & Keselamatan dalam perlindungan pengunjung, staf, pelanggan,
dan properti saat tidak adanya Security Manager.
2. Mengelola Ruang Properti untuk item yang hilang dan ditemukan dan
mengawasi disposisi dari item yang tidak diklaim.
3. Assistant Security Manager membantu dalam perencanaan, koordinasi, dan
mengarahkan program keamanan dan keselamatan untuk mencakup
pencegahan kehilangan, parkir / kontrol lalu lintas, patroli dari properti fisik,
penegakan patung dan peraturan hotel, inspeksi fasilitas, dan penyelidikan
tindak pidana.
4. Assistant Security Manager membantu dalam pengembangan dan
pelaksanaan prosedur keamanan dan keselamatan; kepatuhan dijamin
dengan keselamatan dan standar kesehatan, kebijakan dan prosedur, dan
negara yang berlaku.
5. Melakukan tindak lanjut investigasi laporan kegiatan kriminal dan pelanggaran
standar keselamatan.
 
 
Security Supervisor
1. Mengawasi secara teratur karyawan lain.
2. Merencanakan jadwal kerja
3. Mengajar dan memberlakukan peraturan keselamatan di tempat kerja.
4. Mendirikan prioritas keamanan patroli.
5. Membantu Asisten Manager Keamanan dalam mengidentifikasi daerah
berisiko tinggi dan tindakan  dimulai untuk mengurangi eksposur risiko.
6. Melakukan semua tugas-tugas seorang Security Guard.
7. Ulasan pemanfaatan dan pemeliharaan peralatan keamanan.
8. Menyiapkan laporan harian dan periodik untuk pejabat hotel mengenai
kegiatan.
9. Mengambil tindakan yang telah ditentukan dan diberikan pertolongan pertama
dalam kondisi darurat seperti kecelakaan, kebakaran dan penyakit.
10. Membantu dalam pengembangan kebijakan keamanan dan prosedur.
11. Berkomunikasi dengan pengguna layanan tentang kebutuhan keamanan dan
masalah.
12. Memelihara dan merekomendasikan perubahan dan perbaikan dalam sistem
pencatatan perangkat lunak untuk kegiatan petugas keamanan.
Security Guard
1. Secara langsung bertugas memantau dan mengatur keamanan hotel selama
24 jam secara bergantian dengan petugas keamanan yang lain
 2. Melaporkan segala kejadian / peristiwa yang terjadi di hotel ke security
manager atau atasannya baik itu kehilangan atapun penemuan barang milik
tamu
3. Berjaga di pos keamanan hotel dan memantau serta membantu keluar
masuknya kendaraan yang keluar masuk hotel baik kendaraan milik tamu
ataupun staf hotel demi keselamatan dalam penyeberangan jalan

9.Purchasing Department
Fungsi nya adalah sebagai pusat transaksi pembelian segala jenis barang
keperluan operasional hotel, sehingga bagian pembelian ini sering dikatakan
sebagai pusat pembelian pada perusahaan atau hotel yang bersangkutan.

Tugas Purchasing Department :

1. Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier,
agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal dan
spesifikasi yang diinginkan.
2. Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang
dibebankan kepada penerima barang.
3. Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi
bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.
4. Melakukan pembelian alat-alat , barang, seperti office supplies, agar tersedia
sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.
5. Setiap nama barang atau item yang ada di dalam PR (Purchase Requisition )
harus membuat perbandingan harga (quotation) paling sedikit 3 supplier untuk
pembelian alat-alat, barang, obat dan lain-lain, yang nantinya akan dilampirkan
kedalam PR tersebut.
6. Membuat perbandingan harga untuk sayuran, buah-buahan, daging, poultry,
seafood, dairy dan groceries yang selau dilakukan setiap bulannya.
HOTEL GRAND SAHID JAYA

Lobby
Solo lounge
 BUSINESS CENTER

BUSINESS CENTER PRIVATE

 EXECUTIVE SUITE

GRAND EXECUTIVE SUITE

PRESIDENTIAL SUITE
 BATHROOM PRESIDEN SUITE

DELUXE KING
TWIN DELUXE

WEDDING BALLROOM
PURI AGUNG CONVENTION HALL

PURI RATNA CONVENTIAL HALL

MEETINGS ROOM
CANDI PAWON
CANDI SINGOSARI FUNCTION BALLROOM
GOLDEN DRAGON RESTAURANT

ANDRAWINA RESTAURANT
BENGAWAN SOLO RESTAURANT

WELLNESS
GYM
SWIMMING POOL
BERSIH SEHAT SPA & MASSAGE