Tata Cara Pengajuan Perjalanan Dinas & Training

Pengajuan Perjalanan Dinas dan Training (bukan Cuti) yang sifatnya uang muka (BDD) dilakukan melalui
My Travel Requests V2
 Tata Cara Pengajuan Perjalanan Dinas & Training
Alur proses pengajuan perjalanan dinas & training adalah sebagai berikut :

MEMBUAT FORM TA,

CREATE MY TRAVEL APPROVE TRAVEL
SEKALIGUS MENYERAHKAN TA KE
REQUEST MELALUI REQUEST DI SAP, SERTA
MENULISKAN TRIP HRS
FIORI TANDA TANGAN TA
NUMBER

Keterangan :

WARNA HIJAU dilakukan oleh karyawan sendiri

WARNA BIRU dilakukan oleh atasan karyawan tersebut (level section head_up)

WARNA KUNING boleh dilakukan oleh karyawan sendiri maupun via Admin

Form TA ada format baru dan akan kami sosialisasi di slide selanjutnya

Penyerahan Form TA ke HRS bisa diantar langsung maupun melalui scan-email

 Tata Cara Pengajuan Perjalanan Dinas & Training
Langkah pembuatan My Travel Requests adalah sebagai berikut :

Langkah 1:
Tekan My Travel Requests V2 pada menu utama.

Langkah 2:
Setelah muncul tampilan di bawah, tekan “tambah (+)” untuk membuat Travel Requests baru.
 Tata Cara Pengajuan Perjalanan Dinas & Training
Langkah 3:
Mengisi detail perjalanan dinas dengan langkah sebagai berikut :

 Start Date = Tanggal berangkat dinas  Destination = Tujuan Pelaksanaan Dinas

 Trip Begins At = diisi 06:00:00  Activity = Pilih salah satu dari 4 pilihan, yaitu:
 Departure = diisi “Departure form First Workplace” - Business Trip : Dinas
 End Date = Tanggal kembali dinas - Training : Training
 Trips Ends At = diisi 18:00:00 - Field Break : Cuti
 Total Estimated Cost = diisi 0 (dilarang diisi selain nol) - Family Leave : Cuti Keluarga
Country = diisi “Indonesia” Reason = Keterangan kegiatan dinas

Pengetikan harus menggunakan CAPS LOCK (HURUF BESAR)

 Tata Cara Pengajuan Perjalanan Dinas & Training

Kolom “Cost Assignment”

diskip /dilewati saja.
Jangan ada klik / conteng

Langkah 4:
Mengisi Advances (Uang Muka) perjalanan dinas, dengan terlebih dahulu tekan “tambah (+)”

Diisi TOTAL Advance (Uang Muka), JANGAN DIKLIK/CONTENG,

bukan rinciannya karena akibatnya tidak bisa melakukan
pembayaran Advance
Contoh Perhitungan Total Advance :
Jika karyawan melaksanakan dinas dengan uang muka :
Taksi = Rp 500.000,-
Hotel = Rp 1.000.000,-
Uang Makan = Rp 230.000,- maka amount Advances diisi Rp 1.730.000,-

Nominal ini menyesuaikan dengan informasi dari panitia pelaksana dinas / training
 Tata Cara Pengajuan Perjalanan Dinas & Training
Langkah 5:
Klik SAVE & SUBMIT, sehingga akan muncul TRIP NUMBER seperti berikut ini :

TRIP NUMBER

Trip Number ini kemudian disalin ke form TA, kemudian proses persetujuan atasan dan diserahkan ke HRS

Proses input Travel Request di Fiori selesai.

Tata Cara Pengajuan Perjalanan Dinas & Training
Posisi kolom isian Travel Request jika digambarkan dengan formulir ST adalah sebagai berikut :

Destination

Start Date

End Date

Activity

Advance

Reason