Nomer Bahan Training :

042
Judul Bahan Training : ELLIPS SYSTEM

Definisi Kompetensi:

1. Kemampuan untuk mengusai system ellips yang terdapat pada departemen logistic
2. Kemampuan untuk mengaplikasikan system ellips tersebut didalam pekerjaan sehari-
hari dan mampu mengambil keputusan dalam setiap permasalahan yang terdapat
dalam ellips.

Jakarta,
Ditetapkan Oleh :

Timmy Nugroho
Procurement and Logistic Division Head

1 Rev : 0
 Pengantar Bahan Training Nomor 042
ELLIPS SYSTEM

Pada modul Ellips System akan membahas mengenai keseluruhan akses system
ellips yang digunakan pada departemen logistic. Dalam memberikan gambaran lebih
lengkap mengenai stock management, bahan ini disusun dalam empat modul training,
yaitu :

1. MODUL 1. INVENTORY AND CATALOGUE SYSTEM

Membahas tentang keseluruhan system ellips yang digunakan didalam
inventory dan catalogue sub section

2. MODUL 2. WAREHOUSE SYSTEM

Membahas tentang keseluruhan system ellips yang digunakan didalam
warehouse sub section

3. MODUL 3. PURCHASING SYSTEM

Membahas tentang keseluruhan system ellips yang digunakan didalam
purchasing sub section
4. MODUL 4. FOG SYSTEM
Membahas tentang keseluruhan system ellips yang digunakan didalam
FOG sub section

PESERTA TRAINING
Head Office Site
1. Logistic DH 1. Logistic SH
2. Procurement DH 2. Logistic SPV
3. Inventory SH 3. Inventory GL
4. Warehouse SH 8. Warehouse GL
5. Procurement SH 5. Purchasing GL
6. Cataloguer 6. FOG GL
7. Inventory Control & Analysis 7. Cataloguer
8. Logistik SPV 8. Inventory Admin
9. Inventory GL 9. Warehouse Admin
10. Warehouse GL 10. Purchasing Officer
11. Supplier Resources
12. Expedition Officer
13. Purchasing Officer

2 Rev : 0
 MODUL 1
INVENTORY AND CATALOGUE SYSTEM

1. PENGANTAR

Modul 1 ini adalah bagian pertama dari 4 modul Bahan Training, No 42 Ellips
System dan akan menjelaskan beberapa hal pokok berikut :

1. MSO 178 (INVENTORY ITEM REVIEW)

2. MSO 100 (MAINTAIN SUPPLY CATALOGUE)
3. MSO 170 (MAINTAIN INVENTORY CONTROL INFORMATION)
4. MSO 240 (CREATE RECOMMENDED ORDER STORES)
5. MSO 14R (CREDIT/RETURN)
6. MSO 173 ( ADJUSMENT TRANSACTION)
7. MSO 146 (CREATE WAREHOUSE TRANSFER)

2. SASARAN TRAINING

Setelah mempelajari bahan module training ini, peserta training:

1. Mengetahui tugas seorang inventory dalam mengaplikasikan beberapa fungsi ellips
dalam pekerjaan sehari-hari.
2. Melakukan analisa mengenai berbagai persoalan yang terjadi didalam inventory

3. PERSYARATAN TRAINING SEBELUMNYA

Untuk mengikuti training ini, peserta tidak diharuskan secara khusus mengikuti bahan
training lainnya.

4. METODE TRAINING

Training ini diselenggarakan secara tutorial dengan lama waktu ½ hari.

3 Rev : 0
 5. MSO 178 (INVENTORY ITEM REVIEW)
Mso 178 digunakan untuk melakukan review mengenai item, untuk lebih jelasnya
lihat gambar berikut :

MSO178 mempunyai
banyak TAB, guna melihat
seluruh informasi, maka
harus click pada setiap TAB

Action
Code

Berikut rincian action code field information :

4 Rev : 0
Tab Item Description

Tab General

5 Rev : 0
Tab Holding

Action: D

Action: M

Action: I
3
Action: Y

Total available : Menunjukkan besarnya part yang dapat di supply, jumlahnya akan
berkurang setiap ada permintaan (IR atau WR).
Jumlah available diperoleh dari perhitungan :

SOH-Dues Out

SOH : menunjukkan jumlah part yang terdapat didalam gudang, SOH akan
berkurang setelah di lakukan check out dan nilai terkecilnya adalah 0
yang menunjukkan part sudah habis.
Dues Out : Jumlah permintaan yang ada didalam IR atau WR
In transit : Jumlah part yang masih dalam perjalanan kesite yang merupakan
pengiriman dari site lain
Dues In : Jumlah barang yang dalam proses pembelian dan sudah dibuatkan
PO nya.
Recommended Order Quantity :
Jumlah RO buy yang dibuat oleh inventory merupakan instruksi untuk
melakukan pembelian part

6 Rev : 0
Action A Review APL Information

APL adalah Aplication Part List, dari option ini didapatkan informasi berupa aplikasi
penggunaan part

7 Rev : 0
Action D Review Dues Out Information

Dari action ini didapatkan no IR dan tanggal pembuatan IR serta jumlah quantity
permintaan yang terdapat pada dues out.

8 Rev : 0
Action G Review Stock Holding Across All District (MSO117)

Dari action ini didapatkan jumlah stock disemua site yang ada untuk stock code
tersebut, dengan melakukan monitoring mengenai hal ini dapat mengefektifkan SOH di
PT.SIS sebelum melakukan pembelian keluar.

9 Rev : 0
Action I Review Dues In Information

Dari action ini maka dapat diperoleh informasi mengenai PO atas pembelian item
tersebut. Inventory bisa melakukan pengecekan due date dan jika pada hari ini sudah
melebihi due date bisa mengingatkan kepada purchasing untuk mengepush vendor .
Informasi vendor dapat dilihat pada kode supplier dan di review pada msq200

10 Rev : 0
 Berikut tampilan msq200. Pada search method pilih exact match, kemudian pada
tab supplier number tuliskan kode supplier. Maka muncul keterangan mengenai
supplier.

11 Rev : 0
Action L Review Purchasing and Supplier Detail

Pada action ini didapatkan informasi mengenai nama purchaser officer yang
membuat PO ketika ada dues in. Selain itu informasi mengenai adanya FPA juga
tertera pada table net UOP Price.FPA merupakan Fix Price Agreement yang diajukan
kepada vendor selama periode jangka waktu tertentu

12 Rev : 0
Dari tampilan dibawah maka dapat diperoleh informasi 5 order terakhir dari Stock Code
yang dipilih. User dapat dengan mudah melihat PO yang ada relasi ke stock code dengan
mudah.

Namun untuk lebih lengkapnya dapat melakukan review historical dnegan mengguakan
mso 221. Berikut Tampilannya.

13 Rev : 0
 Pada tampilan diatas pilih option 2 dan bisa memasukkan stock code dari item yang
akan dicari historical pembeliannya.

Informasi yang diriview pada tampilan diatas adalah mengenai macam-macam

supplier yag pernah mensupply part tersebut dan historical dari nilai net price.

Action T Review Accounting Transaction History (MSO 119)

14 Rev : 0
 Pada general dapat dilihat bahwa terdapat dua warehouse yang memiliki stock
untuk part ini yaitu nort dan ttpn.

Owned Stock uini menunjukkan jumlah stock pada warehouse utama, dapat juga
melakukan jumlah stock pada warehouse lainnya dengan memasukkan warehouse
lain.

15 Rev : 0
Pada transaksi quantity jika nilai positif maka terdapat issued part nmaun jika terdapat
nilai negative maka dimungkinkan adanya proses credit return. Untuk mengetahui jenis
transaksi yang dilakukan maka pada kolom action tulis “T” untuk meriew lebih dalam
transaksi. Lalu pada tampilan dibawah lihat keterangan typenya

16 Rev : 0
Action R Review Provisioning information (MSO 186)

Pada level district dapat dilihat mengenai keterangan ROP dan ROQ pada tab
provisioning 1

17 Rev : 0
Action W Review Purchasing and Supplier Detail (MSO 181)

Dengan memasukkan warehousenya, maka dapat melihat keterangan min dan max
ketika site tersebut terbagi menjadi dua warehouse dalam satu district.

18 Rev : 0
 3

Pada tab storage dapat dilihat keterangan mengenai bin location dari part tersebut.

19 Rev : 0
Action Y Review Purchasing and Supplier Detail

Pada status, dapat dilihat keterangan purchasing artinya pada saat membuat RO
sudah memasukkan nama purchasing. Dan nama purchasing dapat dilihat pada
keterangan employee. Type manual menunjukkan bahwa RO tersebeut dibuat secara
manual.

20 Rev : 0
 6. MSO 100 (MAINTAIN SUPPLY CATALOGUE)

MSO 100 digunakan untuk pembuatan catalogue baru kedalam system ellips.
Tentunya sebelum melakukan proses ini harus dipastikan bahwa form New & Request
Catalogue Item (NERCI) harus sudah dibuat oleh user. Cataloguer membuat catalogue
item di Ellipse berdasarkan form NERCI dan melengkapi informasi yang diperlukan.
Pastikan pada form nerci keterangan description sudah jelas menerangkan secara
detail spesifikasi item. Berikut tampilan awal pada MSO 100.

Option 1 : Membuat katalog item baru dengan menggunakan long form

Pada Filed Part Number, Input Part Number sesuai form NERCI (Referensi part Book,
Link One dll), kemuadian OK / Enter. Maka muncul tampilan dibawah.

21 Rev : 0
 2

Pada Tab Description, di isi selengkapnya tentang descripsi dari item yang akan di
cataloguekan, Jika pada informasi yang dibutuhkan lebih banyak lagi maka bisa
ditambahkan extended Description. Pada Fild Created/Modifiy Extended Description
input “Y”. Lalu kemudian isi keterangan pada group class, stock class, stock type dan
UOI. Untuk lebih jelasnya simak keterangan sebagai berikut :

Stock Class Stock Type

B = Bahan Pendukung Peralatan Operasi

A = ActiveItem C = Consumer Part
C = Consignment D = Drilling & Accesories
I = Insurance Item E = Explosive & Accesories
O = Obsolete F = Fuel
P = Purchase As Required G = Ground Enganged Tool (GET)
R = Repairable Item O = Olie
V = Vendor Held Stock S = Spare Part
B = VHS non Kontrak Item T = Tyre
X = Transit to VHS U = Under Carriage
L = Coolant
R = Grease
H = Hose and Accesoris
W = Workshop Tool
N = External Service - Fee
M = External Service - Material
Lalu kemudian muncul tampilan dibawah dan Input Catalogue Status (PC / FC)
PC : Partial Catalaogue ( Proses Cataloguing yang belum lengkap)
FC : Full Catalaogue (Proses Cataloguing sudah lengkap)

22 Rev : 0
 3

Kemudian muncul tampilan dibawah. Isi mnemonic dan preference dengan kode 01
jika part genuine jika bukan produk genuine isi dengan kode 98. Isi status dengan huruf
“v” yang menyatakan valid.Ketik save maka muncul tampilan berikutnya, yaitu colloquial
name update. Isi dengan nama lain dari item yang didaftarkan ke catalogue.

23 Rev : 0
 Lalu masukkan kode IC pada kolom XRef Code pada part jika part memiliki
interchange pada part lainnya, masukkan stock code.

Save dan ok, lalu kemudian catat stock codenya.

24 Rev : 0
 7. MSO 170 (MAINTAIN INVENTORY CONTROL INFORMATION)

Mso 170 digunakan untuk menambah suatu Stock Code kepada distrik. Beberapa
fungsi dari kesebelas option yang ada di mso 170 adalah :
Option 1 : Menambah suatu Stock Code kepada distrik ini untuk pertama kalinya
Option 3 :Melakukan perubahan / modifikasi semua kategori dari informasi yang
berhubungan pada pengendalian Inventory.
Option 4 s/d 8 : Melakukan perubahan / modifikasi satu dari lima seksi spesifik dari
informasi pengendalian Inventory – Satu dari Pilihan 4 – 8.
Option 9 : Melakukan perubahan / modifikasi informasi acuan silang item
Option A :Melakukan perubahan / modifikasi ulasan informasi item
Option B : Merubah harga Inventory dari suatu item. Pilihan ini hanya tersedia untuk
pemakai dengan suatu akses 1 tingkat lebih tinggi untuk program Perubahan Harga
(MSO17E)
Option C : Menghapus / deleted informasi gudang

MSO170 Pilihan 1
Muatan bentuk panjang ini memberikan fleksibelitas tertinggi untuk memuat informasi
pengendalian Inventory lengkap pada kedua tingkat diatas.

25 Rev : 0
 1

Kemudian muncul tampilan sebagai berikut :

Harus memperhatikan seluruh

Tab untuk mengisi data-data
inventory.

Layar ini berasal dari MSO170 opt 1 + Stock Code (screen ini untuk:
Add Stock Item to this District

Untuk stock code yang baru pertama kali terdaftar stock class diisi dengan P (Purchase
as Required), karena historical dari pemakaian item masih belum terbaca.

26 Rev : 0
 3

Smoothing control : tidak digunakan, karena tidak menganalisa deviasi

Inventory Control Days : batching untuk inventory
Purchasing Control Days : batching untuk puchasing

27 Rev : 0
Pada provisioning 1 isi keterangan inventory controller sesuai dengan nrp cataloger
pendaftar stock code pada distrik tersebut. Kemudin pada ROP, ROQ dan Minimum
stock level diisi dengan 0. Pada auto update ROP/ROQ dan auto update min from ss
diisi dengan N. hal ini dilakukan agar ellips tidak secara otomatis mengubah jumlah
ROP dan ROQ atau SS ketika ada lonjakan permintaan.

Pada tampilan ke lima, isi planned dengan angka 2 yang menunjukkan jangka waktu
maksimal yang diberikan untuk pemakaian barang, misalkan selama 60 hari atau setara
dengan 2 bulan. Pada order type khusus untuk stock yang ada didalam gudang diisi
“S” yang menunjukkan Owned stock, namun jika stock adalah consignment diisi dengan
“C” yaitu consignment stock.
Untuk By pass Rec Order Stores di isi dengan keterangan No,hal tersebut
dilakukan agar system tidak langsung membuat RO stores secara otomatis ketika ada
duesout.

28 Rev : 0
 Lalu tekan enter.

Harus memperhatikan seluruh

Tab untuk mengisi data-data
inventory.

6
0
Pada tampilan diatas isi statistic code sesuai dengan kode 4 digit terakhir pada kode
expence elemet. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat sebagai berikut :
Expence Element untuk klasifikasi material :
42201 = FUEL
42203 = GET
42204 = TYRE
42205 = EXPLOSIVE & ACCESSORIES
42206 = DRILLING & ACCESSORIES
42207 = UNDER CARRIAGE
42299 = BAHAN PENDUKUNG PERALATAN OPERASI
42301 = SPARE PART
42304 = WORKSHOP TOOL
42305 = CONSUMER PART
42211 = OLI
42212 = GREASE
42213 = COOLANT
42302 = EXTERNAL SERVICE – FEE
42303 = EXTERNAL SERVICE - MATERIAL

29 Rev : 0
Expence element dapat diriview pada table mso 931 seperti pada gambar berikut :

Kemudian lanjut pada tampilan 7 sebagai berikut :

7
0

30 Rev : 0
 Pada tampilan diatas isi expence element sesuai dengan keterangan yang tertera
diatas.

Pada tampilan 8, Home/Dift WH diisi dengan nama warehouse utama. Lalu

kemudian ketik enter. Kemudian muncul tampilan sebagai berikut :

Enter untuk ke screen berikutnya

31 Rev : 0
 10

Pada tampilan 10 minimum SOH dan maksimum SOH diisi dengan nilai 0.
Kemudian save sampai muncul tampilan demikian.

11

Maka proses pendaftaran stock code telah selesai dilakukan.

32 Rev : 0
MSO170 Pilihan 6

Pada option ini dilakukan untuk mengubah warehouse utama, warehouse utama dapat
diriview di mso 178 pada general, warehouse utama terdapat code bintang. Pada stock
code 208 terdapat dua warehouse yaitu NORT dan TTPN.

33 Rev : 0
 2

Ganti home/Dift WH hapus sesuai dengan warehouse utama yang dituju dan kemudian
check di mso 178. Pada tampilan kali ini diganti dengan nort. Maka ketika diriview pada
mos 178 terlihat sebagai berikut.

34 Rev : 0
MSO170 Pilihan 7
Option ini digunakan untuk melakukan penambahan warehouse ada stock code
tertentu, pada tampilan 1 isi stock code dan warehouse code dengan nama warehouse
yang akan ditambahkan.

Lalu akan muncul tampilan 2 seperti gambar dibawah, kemudian save.

Penambahan warehouse telah selesai dilaksanakan.

35 Rev : 0
MSO170 Pilihan B (MSO 17E)
Option B digunakan untuk mengubah price dari part yang sudah didaftarkan kedalam
level district ataupun warehouse. Proses sebagai berikut :

Setelah muncul tampilan satu kemudian save. Maka muncul tampilan 2 sebagai berikut
dan pilih tab valuation. Pada tab tersebut, isi inventory price sesuai dengan harga part
dalam kondisi saat ini. Dan pada changed by isi sesuai dengan NRP.

36 Rev : 0
MSO170 Pilihan C
Option C digunakan untuk meghapus warehouse dari part number yang sudah
didaftarkan.
Hal ini dapat dilakukan jika part number yang sudah kita daftarkan dalam warehouse
tersebut sudah tidak terpakai kembali.
Pada tampilan pertama masukkan stock code dan nama warehouse yang akan
dihapus. Lalu ketik OK , maka warehouse tersebut sudah terhapus.

8. MSO 240 (CREATE RECOMMENDED ORDER STORES)

37 Rev : 0
 2

Pada tampilan 2 yang diisi adalah untuk quantity, lead time dan currency. Untuk Proses
dipilih action S dan dapat dilihat no RO. Untuk pembuatan RO khusus untuk pembelian
kevendor maka action akan ditulis S, tapi jika dilakukan proses warehouse transfer
maka action ditulis menjadi X. Supplier diisi dengan nama warehouse pengirim.

District pengirim

38 Rev : 0
 Warehouse pengirim/vendor

Warehouse peminta

39 Rev : 0
 4

9. MSO 14R (CREDIT/RETURN)

Pada MSO14R merupakan proses Credit return, biasanya diakibatkan karena adanya
kesalahan proses pada saat order.

40 Rev : 0
Code cost center dapat dilihat pada keterangan berikut. Code cost center merupakan
gabungan dari beberapa cost yaitu C1,C2,C3,C4 dan C5.

41 Rev : 0
42 Rev : 0
 2

43 Rev : 0
 Pada tampilan 2 picking slip/ Dilivery instructions diisi denang note yang diinginkan
misalnya saja nama PIC yang merequest proses CR.

44 Rev : 0
Pada tampilan 3 dilakukan penulisan quantity, UOM dan type. Type dipilih berdasarkan
keterangan apa yang diketahui, misalnya memilih stock code. Pada tyre Id/ Description
ditulis dengan no dari stock code item yang di CR.

10. MSO 173 ( ADJUSMENT TRANSACTION)

Proses adjusment sebenarnya tidak dikehendaki, namun jika terjadi kondisi yang
tidak memungkinkan maka harus dilakukan proses adjusment sebagai penyesuaian
stock antara sistem dengan aktual. Perbedaan antara adjusment dengan proses CR
adalah record pada system. Dimana pada CR harus terdapat transaksi IR dari part
tersebut sebelum di CR.
Pada saat adujusment, perubahan stock akan terjadi namun tidak terdapat referensi
adanya perubahan stock tersebut (tidak ada IR atau CR)

45 Rev : 0
 1

11. MSQ 100 (REVIEW PART ALL DISTRICT)

46 Rev : 0
MSQ 100 di pergunakan untuk mereview suatu item dengan beberapa acuan, yaitu
stock code, coloquial, Part Number, Mnemonic dan sebagainya. Adapun metode
pencarian yang di pergunakan adalah All, Exact Match dan Starts With.

Jika ingin mengetahui seluruh item yang terdapat pada seluruh site dapat meriview
dengan cara pada tab browse, pilih stock type dan klik search. Maka muncul tampilan
sebagai berikut:

47 Rev : 0
 3

11. MSO 146 (CREATE WAREHOUSE TRANSFER)

Untuk membuat warehouse transfer, perlu dilakukan pembuatan waybill dan

manifest sebagai referensi pengiriman part antar warehouse. Pada tampilan satu
seperti yang dibawah untuk melakukan transfer warehouse pilih option 2 dan kli ok.
Maka muncul tampilan 2.

48 Rev : 0
 1

Pada tampilan 2 berikut, transfer number adalah nomer warehouse transfer

(referensi pada saat receive). Pada tab receiving warehouse diisi dengan nama
warehouse penerima part. Dilivery location diisi dengan nama warehouse pengirim.
Pada tab priority bisa dipilih urgent atau normal. Pada tab required dapat diisi dengan
tanggal kebutuhan dari part. Dilivery instruction diisi dengan perintah dalam warehouse
transfer, bisa diisi dengan PIC bersangkutan meminta adanya warehouse transfer atau
nama part. Pada type diisi dengan referensi yang bisa diberikan bila stock code bisa
diisi S atau part number bisa diisi dengan P. Serta pada issuing warehouse isi dengan
warehouse pengirim part.

49 Rev : 0
Setelah dibuat warehouse transfer maka pada proses selajutnya adalah melakukan
finalisasi. Pada tampilan satu dibawah pilih option 1 dan pada transfer number isi
dengan number transfer yang telah dibuat sebelumnya.

Selanjutnya pada tampilan dua, dipilih Finalise dan save. Lalu check di mso 178. Maka
akan terdapat warehouse transfer.

50 Rev : 0
 2

51 Rev : 0
52 Rev : 0