LAPORAN BIG PROJECT

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

(CASE STUDY DI UKM: HK UTAMA FURNITURE)

Disusun Oleh:

Arrys Hadarwan (17522004)

Muhammad Hasby Aditya P (17522049)

Zain Akbar Rivaldhy (17522145)

Irfanda Budi Nurwindu (17522156)

Farid Naufal Fitriady (17522199)

Laboratorium Enterprise Resource Planning

Program Studi Teknik Industri

Fakultas Teknologi Industri

Universitas Islam Indonesia

Yogyakarta
 2020

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................2

DAFTAR GAMBAR...............................................................................................3

DAFTAR TABEL....................................................................................................4

BAB I PROFIL PERUSAHAAN...........................................................................5

1.1 Sejarah Perusahaan....................................................................................5

1.2 Visi dan Misi.............................................................................................5

1.3 Produk.......................................................................................................6

1.4 Struktur Perusahaan...................................................................................7

BAB II PROSES BISNIS PERUSAHAAN...........................................................8

2.1 Proses Bisnis..............................................................................................8

2.2 Proses Sales and Distribution....................................................................8

2.3 Proses Material Management..................................................................10

2.4 Proses Production Planning....................................................................12

2.5 Proses Financial and Control..................................................................13

2.6 Proses Human Capital Management.......................................................14

2.7 Integrasi Bisnis........................................................................................15

BAB III ANALISIS..............................................................................................16

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................17

4.1 Kesimpulan..............................................................................................17

4.2 Saran........................................................................................................17

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................18
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi HK Utama Furniture...............................................7

 DAFTAR TABEL

Table 1 Perbandingan Sales and Distribution..........................................................9

Table 2 Perbandingan Material Management........................................................11
Table 3 Perbandingan Production Planning...........................................................12
Table 4 Perbandingan Financial and Control.........................................................13
Table 5 Perbandingan Human Capital Management.............................................15
 BAB I
PROFIL PERUSAHAAN

1.1 Sejarah Perusahaan

HAKA Utama Furniture adalah sebuah perusahaan maubel dan furniture
yang sudah berdiri sejak tahun 2000. Awalnya HAKA Utama Furniture ini
membuka perusahaannya di Jl.Damai dan sekarang sudah membuka
tokonya di Jl. Palagan Km.11. HAKA Utama Furniture memproduksi
meubel dan furniture sesuai dengan pesanan yang ada dan memiliki 8
orang pekerja. HAKA Utama Furniture di dirikan oleh Mas Bimo, mantan
penjual kayu kalimantan yang collapse lalu mencoba membuka
perusahaan meubel dan furniture dengan bahan dasar kayu jati. Nama
HAKA Utama Sendiri di ambil dari nama anak pemiliknya yaitu Hussein
dan Kana.

1.2 Visi dan Misi

Visi adalah serangkaian kata yang menunjukkan impian, cita-cita atau nilai
inti sebuah organisasi, perusahaan atau instansi. Visi merupakan tujuan
masa depan sebuah instansi, organisasi, atau perusahaan. Visi juga adalah
pikiran-pikiran yang ada di dalam benak para pendiri. Pikiran-pikiran
tersebut adalah gambaran tentang masa depan yang ingin
dicapai[ CITATION Sal17 \l 1033 ]. Sedangkan misi adalah penjelasan
tentang apa yang mesti dikerjakan oleh institusi dalam usahanya
mewujudkan Visi. misi industri merupakan tujuan dan latar belakang
mengapa industri itu ada. misi juga akan memberikan arah sekaligus
batasan proses pencapaian tujuan[ CITATION Mer20 \l 1033 ].

Visi dari UKM Haka Utama Furniture adalah

Menjadi perusahaan mebeul yang unggul dan terkemuka di daerah Palagan

Sleman.
 Misi dari UKM Haka Utama Furniture adalah

1. Menyediakan bahan baku yang terbaik

Haka Utama Furniture ini berusaha untuk memberikan kualitas kayu
terbaik kepada pelanggan agar dapat dipercaya yang membuat UKM
ini menjadi berkembang dan maju.
2. Menjaga kualitas produk
Kualitas produk merupakan salah satu hal yang penting agar pelanggan
merasa puas dengan pelayanan terbaik dari UKM ini.
3. Menjaga kepercayan pelanggan
Kepercayaan pelanggan merupakan hal yang penting juga karena
dengan pelayanan terbaik dari UKM ini, pelanggan dapat berlangganan
produk dari UKM ini.
4. Menciptakan dan mensejahterakan tenaga kerja sekitar
Untuk melancarkan UKM ini, tenaga kerja sangat dibutuhkan dalam
UKM ini. Dengan komitmen penuh kepada UKM ini, pemilik UKM
akan memberikan feedback berupa gaji dan kompensasi kepada tenaga
kerja di Haka utama Furniture ini guna mensejahterakan tenaga kerja.

1.3 Produk
Produk adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan ke pasar untuk
mendapat perhatian, dibeli, dipergunakan, atau dikonsumsi dan yang dapat
memuaskan keinginan atau kebutuhan[ CITATION Fan02 \l 1033 ].
Produk adalah sekumpulan atribut yang nyata, didalamnya sudah tercakup
warna, harga, kemasan, prestise pabrik, prestise pengecer dan pelayanan
dari pabrik serta pengecer mungkin diterima oleh pembeli sebagai sesuatu
yang mungkin bisa memuaskan keinginannnya[ CITATION Ams00 \l
1033 ].

Pada UKM ini, produk yang dibuat adalah produk furniture yang berbahan
dasar kayu. Seperti pintu, lemari, meja, kursi, dan produk yang lainnya.
UKM ini menganut sistem make to order sehingga produk yang akan
dibuat sesuai dengan produk yang akan dipesan.
1.4 Struktur Perusahaan
Struktur organisasi adalah sebuah hierarki (jenjang atau garis yang
bertingkat) berisi komponen-komponen pendiri dan penyusun perusahaan
yang menggambarkan adanya pembagian kerja, dan bagaimana aktivitas
dalam perusahaan yang berbeda mampu dikoordinasikan[ CITATION
Adm19 \l 1033 ]. Berikut merupakan struktur dari perusahaan HK Utama
Furniture.

Gambar 1 Struktur Organisasi HK Utama Furniture

Pada struktur organisasi HK Utama Furniture ini mempunyai jenis

ketergantungan yaitu mengumpul (Pooled). Karena pada UKM ini pekerjaan tidak
mengalir dari suatu bagian ke bagian yang lain. Tetapi setiap bagian merupakan
anggota organisasi dan walaupun bekerja secara independent, tetapi sama-sama
mempunyai kontribusi terhadap tugas bersama.

Dalam struktur perusahaan HK Utama Furniture ini mempunyai tiga divisi

dan satu owner. Owner ini memunyai tanggung jawab terhadap seluruh pekerjaan
dari tiga divisi ini. kemudian ada divisi produksi yang bertanggung jawab sebagai
melakukan produksi furniture, lalu ada divisi administrasi yang bertanggung
jawab terhadap keuangan dan pembukuan, dan terakhir adalah divisi logistik yang
bertanggung jawab terhadap segala kebutuhan material dari vendor untuk
diproduksi di HK Utama Furniture.
 BAB II
PROSES BISNIS PERUSAHAAN

2.1 Proses Bisnis

Proses bisnis adalah aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk
memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat
di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu
dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang
berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan
urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu
awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan
output[ CITATION Tho93 \l 1033 ]. Proses bisnis adalah kumpulan
aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan
output yang bermanfaat/bernilai bagi pelanggan[ CITATION Mic93 \l
1033 ]. Berikut merupakan proses bisnis dari UKM HK Utama Furniture.

2.2 Proses Sales and Distribution

2.2.1 Proses penjualan dan distribusi produk HK Utama Furniture
1. Kustomer memesan produk
Kustomer datang ke UKM HK Utama Furniture. Pada proses
pemesanan produk ini, kustomer akan dilayani oleh pekerja dari
divisi administrasi. Kustomer akan menanyakan harga dan produk
apa yang ingin dibuat. Dari divisi administrasi memberikan harga
kepada kustomer. Apabila kustomer merasa harganya kurang sesuai
dengan tawaran tersebut, maka dilakukan negosiasi sampai
harganya sesuai. Selain harga, negosiasi kustomer dan divisi
administrasi melakukan negosiasi tentang diskon, estimasi waktu
pembuatan produk, dan mekanisme pembayaran.
 2. Pembayaran DP

Pembayaran DP ini diberikan 50% dari harga produk yang ingin

dibuat oleh kustomer. Pembayaran DP ini dilakukan langsung setelah
negosiasi.

3. Produksi
Setelah melakukan pembayaran DP, divisi administrasi langsung
menghubungi divisi logistik untuk menanyakan ketersediaan bahan
baku. Apabila bahan baku tidak tersedia, maka divisi logistik akan
menghubungi vendor.
4. Tagihan ke customer
Setelah produk jadi, divisi administrasi akan menghubungi
kustomer untuk melakukan konfirmasi pembayaran.
5. Pelunasan
Pada pelunasan ini, kustomer bisa melakukan dua metode
pembayaran. Cash dan transfer melalui bank.
6. Pengambilan produk
Pengambilan produk ini bisa dilakukan dengan customer atau
dengan divisi logistik.

Berikut merupakan proses bisnis dari sales and distribution di UKM HK

Utama Furniture :
2.2.2 Perbandingan proses Sales and Distribution UKM HK Utama Furniture
dengan proses bisnis SAP GBI

Table 1 Perbandingan Sales and Distribution

No HK Utama Furniture GBI

1. Pembayaran DP setelah dilakukan pemesanan Hanya menginfokan
produk oleh kustomer. Lalu produk langsung terkait harga dan diskon
diproses (jika ada), tetapi tidak
diharuskan melakukan
pembayaran setelah
pemesanan untuk
diproses lebih lanjut,
2. Proses pengecekan tidak dilakukan karena Melakukan proses
pada UKM ini menganut sistem make to pengecakan bahan baku
order. Sehingga akan langsung melakukan yang dibutuhkan
pembelian bahan baku. sehingga apabila tidak
tersedia langsung
ditindak lanjuti.
3. Tidak ada pencatatan dokumen mengeluarkan Ada proses pencatatan
barang yang keluar dari gudang karena tidak dokumen barang yang
ada stok yang disimpan dalam gudang. keluar dari gudang
karena GBI mempunyai
gudang penyimpanan
bahan baku sehingga
setiap barang yang
dikeluarkan harus dicatat
agar terlihat jumlah
bahan baku yang
tersedia dalam gudang.
2.3 Proses Material Management
2.3.1 Proses Pengadaan Material Management
1. Pengecekan Material
Bahan baku akan dicek terlebih dahulu apakah tersedia apa tidak
oleh divisi logistik. Apabila tidak ada akan menghungi vendor.
2. Pemilihan Vendor
Divisi logistik akan memilih vendor yang biasa mereka pesan.
Pada pemilihan vendor ini, divisi logistik mempunyai 5 supplier
langganan. Dan dipilih salah satu yang sesuai dengan kebutuhan.
3. Pemesanan Material
Divisi logistik melakukan pemesanan sesuai dengan kebutuhan
UKM yang diinginkan. Divisi ini harus datang langsung menuju
vendor karena untuk mengetahui kondisi bahan bakunya seperti
apa.
4. Tagihan dari Vendor
Tagihan ini akan diberikan setelah pihak UKM memesan bahan
baku dari vendor. Tagihan ini biasanya diberikan langsung di
tempat vendor
5. Pembayaran ke Vendor
Setelah mendapatkan tagihan dari vendor. Divisi logistik UKM
melakukan pembayaran secara cash di vendor.
6. Pengiriman bahan baku dari Vendor
engiriman bahan baku ini dilakukan setelah pembayaran lunas.
Dan divisi Logistik bertanggung jawab untuk mengantarkan bahan
baku ke UKM.
7. Pengelolaan material
Setelah baku datang dari vendor oleh divisi logistik, divisi produksi
langsung memproduksi.
 Berikut merupakan proses bisnis material management :

2.3.2 Perbandingan proses Material Management HK Utama Furniture dengan

Proses bisnis SAP GBI

Table 2 Perbandingan Material Management

No HK Utama Furniture GBI

1. Proses pembelian bahan baku dan pemilihan Pada perusahaan GBI,
vendor dilakukan oleh divisi logistik. ada departemen khusus
yang bertugas pengadaan
bahan baku dan seluruh
proses dilakukan secara
madiri.
2. Tidak ada pencatatan bahan baku yang dari Terdapat proses
vendor. Karena bahan baku yang digunakan pencatatan barang masuk
langsung diproses oleh divisi produksi. dari vendor ke gudang
dengan tujuan
menghitung bahan baku
keseluruhan.
2.4 Proses Production Planning
2.4.1 Proses Produksi
1. Pesanan dari Kustomer
Setelah pihak divisi administrasi dan kustomer telah selesai
melakukan transaksi, kedua belah pihak melakukan MoU untuk
menentukan kapan produk itu selesai, jumlah produk, harga, dan
waktu pelunasan pembayaran.
2. Proses Produksi
Proses produksi dilakukan oleh divisi produksi sesuai dengan
pesanan kustomer.
3. Pembayaran oleh Kustomer
Divisi produksi akan melaporkan produknya yang sudah jadi ke
divisi administrasi sesuai dengan kesepakatan MoU.
4. Pengambilan Produk
Kustomer akan mengambil produk tersebut dari UKM.

Berikut merupakan proses bisnis dari sales and distribution :

2.4.2 Perbandingan proses Material Management HK Utama Furniture dengan

Proses bisnis SAP GBI

Table 3 Perbandingan Production Planning

No HK Utama Furniture GBI

1. Proses produksi pada UKM menggunakan Proses produksi pada
 sistem make to order. Bahan baku datang dari perusahaan GBI
divisi logistik langsung diproduksi oleh divisi menggunakan sistem
produksi. made to stock. Dalam
melakukan produksi,
divisi terkait akan
melakukan forecasting
jumlah pesanan,
perencanaan, dan
penjadwalan produksi.

2.5 Proses Financial and Control

2.5.1 Proses Finansial dan Kontrol
1. Penjualan
Peran financial accounting pada proses ini adalah membuat tagihan
dan menerima pembayaran dari kustomer yang dilakukan oleh
divisi administrasi.
2. Pembelian Bahan Baku
Divisi logistik akan memberi tagihan kepada divisi administrasi
setelah dilakukan pembayaran bahan baku di vendor. Disinilah
peran financial accounting.
3. Produksi
Proses dari pembelian bahan baku, proses produksi bahan baku,
sampai produk jadi akan dicatat oleh divisi administrasi yang
melibatkan proses keuangan.
4. Dokumen Keuangan
Pembukuan dilakukan oleh satu orang dari divisi administrasi.
Yang bertugas sebagai mengolah seluruh data keuangan dan
pembukuan yang kemudian diberikan kepada owner. Pemberian
hasil pembukuan ini dilakukan setelah kustomer mengambil
produk yang sudah dibuat.

Berikut merupakan proses bisnis dari Financial and Control :

2.5.2 Perbandingan proses Financial and Control HK Utama Furniture dengan
Proses bisnis SAP GBI

Table 4 Perbandingan Financial and Control

No HK Utama Furniture GBI

1. Karyawan divisi administrasi yang melakukan Terdapat divisi yang
penerimaan dan mengeluarkan tagihan, khusus yang bertugas
menyusun dan mengelola pembukuan. untuk mengelola taguhan
dan pembayaran.
Sistemnya selalu update
setiap saat.
2. Pembuatan laporan masih menggunakan excel. Pembuatan laporan
menggunakan SAP
secara real time.

2.6 Proses Human Capital Management

2.6.1 Proses Manajemen Sumber Daya Manusia
1. Pembukaan Lowongan Pekerjaan
Lowongan pekerjaan ini dilakukan oleh owner dari HK Utama
Furniture. Karena untuk mengurusi perekrutan pekerjaan tidak ada
divisi yang terlibat.
2. Perekrutan Karyawan
Perekrutan menyeleksi calon karyawan apakah sudah sesuai
dengan kualifikasi atau tidak. Dalam perekrutan ini, divisi logistik,
divisi administrasi, dan divisi produksi akan mendapatkan peran
untuk menilai calon karyawan ini.
 3. Penerimaan Karyawan
Apabila calon karyawan sudah memenuhi syarat kualifikasi yang
dilakukan owner dan melibatkan divisi terkait, calon karyawan
yang sudah diterima akan ditempatkan pada posisi yang sesuai
dengan calon karyawan diinginkan.
4. Manajemen Karyawan
Karyawan yang sudah diterima akan menerima gaji dan
kompensasi yang disediakan oleh HK Utama Furniture.

Berikut merupakan proses bisnis dari Human Capital Management :

2.6.2 Perbandingan proses Human Capital Management HK Utama Furniture

dengan Proses bisnis SAP GBI

Table 5 Perbandingan Human Capital Management

No HK Utama Furniture GBI

1. Proses perekrutan karyawan dilakukan olehAda divisi khusus dalam
ownernya sendiri tanpa ada divisi yang mengelola sumber daya
bertanggung jawab dalam melakukanmanusia dari pembukaan
perekrutan karyawan. lowongan kerja,
perekrutan, dan
sebagainya.
2. Struktur organisasi sangat sederhana dan Struktur organisasi
jumlah karyawan terbatas dan tidak ada kompleks, jumlah
jenjang karir. karyawan yang
mencungkupi, sehingga
adanya jenjang karir.
 2.7 Integrasi Bisnis

Order dari Pembayaran DP Tagihan

SD Produksi
customer dari customer customer

Pengambilan produk Pelunasan

jadi oleh customer pembayaran

Proses produksi
Ya

Material
MM Pembayaran ke
tersedia? Pengelolaan
Pengiriman material Pembayaran dp ke
material vendor
vendor
Tidak Pemesanan
Memilih vendor Tagihan
Material

Tidak Invoice

Material
Order dari
PP customer, MoU tersedia?

Ya Proses
produksi

Order dari customer,

FI- Laporan keuangan
pembelian material ke
CO kepada owner
vendor, proses produksi

Pembukaan lowongan Manajemen

HCM Penerimaan
Perekrutan karyawan karyawan
pekerjaan karyawan
 BAB III
ANALISIS

UKM HK Utama Furniture merupakan usaha furniture yang menerapkan

sistem make to order sehingga pembelian bahan baku dilakukan setelah adanya
permintaan dari pelanggan. Pada UKM ini memiliki struktur organisasi yang
terdiri dari owner, divisi produksi, divisi administrasi, dan divisi logistik. Divisi
produksi bertugas dalam melakukan produksi furniture, divisi administrasi
bertanggung jawab terhadap keuangan dan pemukuan, dan divisi logistik
bertanggung jawab terhadap segala kebutuhan material dari vendor untuk
diproduksi.

Masing-masing divisi tersebut berperan dalam proses bisnis pada UKM

HK Utama Furniture seperti proses pengadaan material yang melibatkan divisi
logistik, proses produksi yang melibatkan divisi produksi, dan proses financial
dan control melibatkan divisi admin. Pada proses sales and distribution untuk
pengambilan produk yang sudah jadi customer bisa mengambil sendiri atau
diantar oleh divisi logistik.

Berdasarkan perbandingan yang telah dilakukan antara proses bisnis UKM

HK Utama Furniture dengan GBI, pada UKM HK Utama Furniture
menggunakan sistem make to order yaitu memproduksi hanya ketika ada order
dari pelanggan, sedangkan perusahaan GBI menggunakan sistem made to stock
dengan melakukan forecasting jumlah pesanan, perencanaan, dan penjadwalan
produksi. Pada financial control pembuatan laporan UKM HK Utama Furniture
masih menggunakan excel, sedangkan GBI sudah menggunakan SAP secara real
time.
 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
 DAFTAR PUSTAKA
Admin. (2019, Desember 10). Jenis & Bentuk Struktur Organisasi pada
Perusahaan. Retrieved from LinovHR: https://www.linovhr.com/jenis-
struktur-organisasi/

Davenport, T. (1993). Process Innovation: Reengineering work through

information technology. Boston: Harvard Business School Press.

Hammer, M. (1993). Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business

Revolution. Harper Business.

Kotler, A. (2000). Prinsip-prinsip Pemasaran, edisi keduabelas, Jilid 1. Jakarta:

Erlangga.

Merry. (2020, Januari 6). Visi dan Misi: Pengertian, Tujuan, dan Contoh.
Retrieved from Majalah Pendidikan: https://majalahpendidikan.com/visi-
dan-misi-pengertian-tujuan-dan-contoh/

Salamadian. (2017, Agustus 30). VISI DAN MISI: Pengertian, Contoh &
Perbedaan Visi dan Misi. Retrieved from Salamadian:
https://salamadian.com/pengertian-contoh-perbedaan-visi-dan-misi/

Tjiptono, F. (2002). Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Penerbit Andi.